Znak sprawy ZO/53/2011 SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego zgodnie z zasadami ustalonymi wewnętrznym regulaminem Zamawiającego jednolicie dla wszystkich oferentów w niniejszej specyfikacji zgodnie z obowiązującymi go wytycznymi i przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania/unieważnienia przedmiotowego postępowania/zapytania bez podania przyczyny na każdym jego etapie przed podpisaniem umowy z oferentem/wykonawcą. Białystok, dnia 17.11.2011r. Zarząd Polskiego Centrum Edukacji i Analiz ORDO Sp. z o.o.
I. Tryb zamówienia: zapytanie ofertowe. II. Zamawiający: Polskie Centrum Edukacji i Analiz ORDO Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku (15-101) przy ulicy Jurowieckiej 56 KRS 0000093610, NIP 542-26-22-985, REGON 050869443 tel. 85 663 70 30 / faks 85 663 70 30 e-mail: biuro@ordo.info.pl strona internetowa: www.ordo.info.pl III. Przedmiot zamówienia: Wynajem sali konferencyjnej w dniu 9.12.2011 i sali szkoleniowej w dniu 10.12.2011 oraz/lub zapewnienie usług cateringowych podczas konferencji międzynarodowej i warsztatów opiniodawczych dotyczących ankiety w ramach projektu Portrety szpitali mapy możliwości, czyli monitorowanie jakości usług publicznych i benchmarking z zakresu nadzoru nad funkcjonowaniem szpitali, dla których organem założycielskim jest JST /Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 3 będący integralną częścią niniejszej specyfikacji/. IV. Termin realizacji zamówienia : 9-10 grudnia 2011r. V. O zamówienie mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają warunki: 1. posiadania uprawnień do wykonywania przedmiotu zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2. posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania przedmiotu zamówienia, 3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, 4. znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację przedmiotu zamówienia, 5. zaakceptują pisemnie wszystkie warunki określone w niniejszej specyfikacji łącznie z wzorem umowy. VI. Instrukcja dla Oferentów: 1. Oferent przedstawia ofertę zgodnie z wymogami określonymi w specyfikacji. 2. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych i alternatywnych.
4. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, dzieląc przedmiot zamówienia na 2 części: Część 1 - wynajem pomieszczeń, Część 2 usługa gastronomiczna. Każdy z Oferentów może złożyć ofertę albo na dowolnie wybraną Część (nr 1 lub nr 2) lub na obie z tych Części. Z tym, że oferta na wybraną Część (nr 1 lub nr 2) winna dla swej ważności obejmować całość przedmiotu zamówienia właściwego dla danej Części, a w sytuacji gdy Oferent składa ofertę na całość zamówienia (Część nr 1 i nr 2) winien w składanej ofercie wyraźnie zaznaczyć jakie warunki oferuje osobno dla Części nr 1 i osobno dla Części nr 2, pod rygorem uznania jego oferty za nieważnie złożoną. VII. Przygotowanie oferty: 1. Oferta powinna być napisana w języku polskim na maszynie, komputerze lub inną trwałą techniką. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedna ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej propozycje wariantowe lub alternatywne, spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Oferenta. 2. Ofertę podpisuje (składa) osoba lub osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta. Upoważnienie do ww. czynności prawnej winno wynikać z załączonych do oferty dokumentów. 3. Wszystkie strony oferty winny być złączone w sposób trwały uniemożliwiający ich przypadkowe rozłączenie bez naruszenia integralności oferty. Jeżeli Oferent nie zadba o integralność swojej oferty ponosi w tym zakresie wyłączną odpowiedzialność. Wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę lub osoby podpisujące (składające) ofertę w imieniu Oferenta. 4. Oferta powinna zawierać wszystkie wymagane niniejszą specyfikacją oświadczenia i dokumenty (w tym załączniki), bez wprowadzania do ich treści jakichkolwiek zmian lub zastrzeżeń ze strony Oferenta. Wprowadzenie zmian treści ww. dokumentów lub zastrzeżenie warunku zostanie uznane jako przesłanka niezgodności treści oferty z warunkami postępowania/zapytania i podlegać będzie odrzuceniu (oferta uznana będzie za nieważnie złożoną). 5. W przypadku dołączenia do oferty dokumentów (pism, oświadczeń, zaświadczeń, certyfikatów itp.) lub ich fragmentów w języku innym niż polski, wymagane jest przedstawienie ich tłumaczenia na język polski. Za treść tłumaczenia dokonaną przez inną osobę niż tłumacz przysięgły wyłączną odpowiedzialność ponosi Oferent. 6. Cena w ofercie musi być podana w PLN brutto w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku oraz zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia oraz ewentualne rabaty.
7. Cena/ceny/ winna być wpisana przez Oferentów do "Formularza ofertowego" stanowiącego załącznik nr 1 niniejszej specyfikacji. 8. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z jego udziałem w niniejszym postępowaniu/zapytaniu. Zamawiający postanawia, że wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, wyjaśnienia oraz inne dokumenty, jak i odpowiedzi na nie, przekazywane Zamawiającemu przez Oferentów jak i Oferentom przez Zamawiającego, winny dla swej ważności mieć formę pisemną, faksu lub e-mail. Za wyjątkiem oferty, która winna być złożona wyłącznie w formie pisemnej. Każda ze stron na żądanie drugiej zobowiązana jest niezwłocznie potwierdzić fakt otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia oraz innych informacji, w formie faksu lub e-mail. Przyjmuje się, że informacje wysłane przez Zamawiającego lub działające w jego imieniu osoby, na podane w ofercie lub skierowanej do Zamawiającego korespondencji danego Oferenta adresy oraz numery, uznane zostaną za ważnie doręczone w terminie ich wysłania. VIII. Wymagane dokumenty: 1. Pełnomocnictwo (oryginał lub notarialnie potwierdzona kopia) do podpisania (złożenia) oferty, jeżeli osobą podpisującą (składającą) ofertę nie jest osoba upoważniona do tej czynności w imieniu Oferenta na podstawie wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej. 2. Oświadczenia Oferenta, że: 1) Posiada uprawnienia do wykonywania przedmiotu zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Powyższe oświadczenie potwierdzić należy dołączając do oferty aktualną koncesję, licencję lub zezwolenie, jeżeli odrębne przepisy wymagają ich posiadania od Oferenta w związku z wykonaniem przedmiotu zamówienia; 2) Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia. 3) Dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, 4) Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3. Do oferty należy dołączyć również:
A/ Aktualny odpis z właściwego rejestru (KRS) albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. B/ Oświadczenie Oferenta (załącznik nr 2) do specyfikacji o dokładnym zapoznaniu się z treścią specyfikacji i przyjęciu bez zastrzeżeń jej warunków i postanowień łącznie ze wzorem umowy. C/ Wypełnione w całości i podpisane załączniki nr 1 i 3 do specyfikacji. Dokumenty i oświadczenia wymagane niniejszą specyfikacją powinny być dostarczone w oryginale lub jako poświadczona za zgodność z oryginałem kopia. Poświadczenia kopii danego dokumentu dokonuje osoba lub osoby upoważnione do podpisania (złożenia) oferty w imieniu Oferenta lub notariusz, gdy chodzi o kopię udzielonego pełnomocnictwa. Zamawiający, w sytuacji gdy dana oferta zawiera braki formalne (brak wymaganych warunkami SWZ i/lub ogłoszenia dokumentów takich jak: wypis z KRS-u lub innych dokumentów żądanych przez Zamawiającego na potwierdzenie spełnienia warunków dopuszczających danego Oferenta do ubiegania się o dane zamówienie, wezwie takiego Oferenta do ich uzupełnienia pod rygorem uznania jego oferty za nieważną, wyznaczając w tym celu odpowiedni termin. IX. Kryteria oceny ofert i sposób dokonywania wyboru: Cena -100% Ceny w ofercie przetargowej wpisane do Formularza ofertowego (załącznik nr 1) muszą obejmować wszystkie koszty oraz zobowiązania publicznoprawne jak i zastosowane rabaty i upusty finansowe. Powinny być podane jako wartości brutto. Ceny należy podać w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku. Ocena punktowa powyższego kryterium będzie obliczana wg następującej formuły: Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium ceny oraz dodatkowo mogą być brane pod uwagę położenie i wyposażenie sali i menu usługi cateringowej.
X. Termin związania ofertą wynosi 30 dni liczonych od ostatniego dnia terminu wyznaczonego na składanie ofert. XII. Pytania i wątpliwości co do treści SWZ oraz jej załączników można zgłaszać do Zamawiającego na e-mail: j.kostecka@ordo.info.pl lub faksem: (85) 663 70 30 XIII. Składanie i tryb otwarcia ofert. 1. Oferty w zamkniętych kopertach oznaczonych Oferta przetargowa na: wynajem sali konferencyjnej i sali szkoleniowej oraz/lub zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji międzynarodowej i warsztatów dotyczących ankiety w ramach projektu Portrety szpitali mapy możliwości, czyli monitorowanie jakości usług publicznych i benchmarking z zakresu nadzoru nad funkcjonowaniem szpitali dla których organem założycielskim jest JST nie otwierać przed dniem 24 listopada 2011r. opatrzone pieczątką firmową Oferenta należy złożyć (przesłać) w siedzibie firmy Polskie Centrum Edukacji i Analiz ORDO, przy ul. Jurowieckiej 56, 15-101 Białystok w nieprzekraczalnym terminie do dnia 24 listopada 2011r. do godz. 12:00. 2. Oferty złożone u Zamawiającego lub które wpłyną do niego po upływie ww. terminu nie biorą udziału w postępowaniu/zapytaniu. 3. Publiczne otwarcie ofert nastąpi w dniu 24 listopada 2011 r. o godz. 14:00 w siedzibie Zamawiającego przy ulicy Jurowieckiej 56 w sali konferencyjnej (na I piętrze). 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, w szczególności dotyczących kalkulacji ceny. 5. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty przesyłając im stosowne informacje via e-mail lub faks oraz zamieści te informacje na swojej stronie internetowej ( www.ordo.info.pl ). 6. Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany jest do stawienia się w siedzibie Zamawiającego we wskazanym przez niego terminie w celu podpisania umowy. Nie stawienie się przedstawiciela Oferenta umocowanego do podpisania umowy we wskazanym przez Zamawiającego miejscu i terminie, traktowane będzie jako uchylanie się Oferenta od podpisania umowy i skutkować konsekwencjami przewidzianymi prawem jak i warunkami niniejszej SWZ. 7. W sprawach nieuregulowanych niniejszą specyfikacją mają zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.).
XIV. Załączniki: 1. Formularz ofertowy 2. Oświadczenie 3. Opis przedmiotu zamówienia Zarząd Polskiego Centrum Edukacji i Analiz ORDO Sp. z o.o.
Załącznik nr 2 O Ś W I A D C Z E N I E Dotyczy postępowania/zapytania ofertowego prowadzonego przez Polskie Centrum Edukacji i Analiz ORDO Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku przy ul. Jurowieckiej 56, w trybie zapytania ofertowego. ZO/53/2011 1. Deklaruję/deklarujemy 21 dniowy termin płatności. 2. Oświadczam/oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Warunków Zamówienia przedmiotowego postępowania/zapytania ofertowego (ZO/53/2011) i przyjmujemy bez zastrzeżeń jej warunki i postanowienia. 3. Oferowany przeze mnie/przez nas przedmiot zamówienia spełnia bez wyjątku wszystkie wymagania określone przez Zamawiającego w specyfikacji przedmiotowego postępowania/zapytania ofertowego. 4. Posiadam/posiadamy uprawnienia niezbędne do wykonywania ww. przedmiotu zamówienia. 5. Posiadam/posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania ww. przedmiotu zamówienia. 6. Dysponuję/dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania ww. przedmiotu zamówienia. 7. Znajduję/znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację ww. przedmiotu zamówienia.... dnia... r.... podpis i pieczęć Oferent
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 3 Przedmiotem zamówienia/zapytania ofertowego (ZO/53/2011) wynajem sali konferencyjnej w dniu 9.12.2011 i sali szkoleniowej w dniu 10.12.2011 oraz zapewnienie usług cateringowych podczas konferencji międzynarodowej oraz warsztatów dotyczących ankiety w ramach projektu Portrety szpitali mapy możliwości, czyli monitorowanie jakości usług publicznych i benchmarking z zakresu nadzoru nad funkcjonowaniem szpitali, dla których organem założycielskim jest JST w terminie 9-10 grudnia 2011 według następujących kryteriów: Kryteria ogólne: Lokalizacja bazy konferencyjno-szkoleniowej i żywieniowej oferenta w centrum Krakowa w odległości do 10 kilometrów od dworca PKP, Oferent nie może podzlecać usługi będącej przedmiotem zamówienia Zamawiający ma prawo do oznakowania wynajmowanych pomieszczeń, m.in. naklejenie/rozwieszenie informacji o realizowanych spotkaniach oraz jego współfinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Część 1 wynajem pomieszczeń: I. Wynajem sali konferencyjnej dla około 100 osób: Kryteria jakie powinno spełniać miejsce, w którym odbywać się będzie konferencja: a. godziny wynajęcia sali - od 13:00 do 17:00, b. rejestracja uczestników w godz. 12:30-13:00 w pobliżu Sali konferencyjnej, c. wyposażenie sali: klimatyzacja, sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenia konferencji dla około 100 osób (ekran, projektor multimedialny, tablica typu flip-chart z wyposażeniem: papier i pisaki, łącze internetowe (stałe/wi-fi), dostęp do sieci energetycznej, przedłużacz, itp.), d. gabaryty i funkcjonalność Sali umożliwia zainstalowanie sprzętu do tłumaczeń symultanicznych, e. sala posiada okna i istnieje możliwość ich zasłaniania, f. sala posiada mocne oświetlenie, g. ustawienie sali: stół prezydialny na 2 osoby oraz miejsca siedzące dla pozostałych uczestników konferencji (ustawienie kinowe), h. zabezpieczenie obsługi technicznej sali i sprzętu, i. miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej,
j. udostępnienie przestrzeni w pobliżu sali z przeznaczeniem na serwis kawowy, k. sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje/seminaria, l. wykonawca, w ramach opłat za wynajem, ma obowiązek utrzymać pomieszczenia w czystości i porządku. II. Wynajem sali szkoleniowej w celu realizacji jednodniowych warsztatów: Kryteria jakie powinno spełniać miejsce, w którym odbywać się będą warsztaty: a. sala dostępna w godz 9:00 13:00, b. sala przestrzenna mieszcząca ok. 30 osób, ale o przestrzeni jak na ok. pięćdziesiąt osób, dla zagwarantowania niezależnej pracy przy 3 stołach, przy których zostanie usadzonych po 10 osób, c. wyposażenie sali: 3 tablice typu flip chart wraz z wyposażeniem (papier, pisaki), 3 stoły i krzesła dla 30 osób o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka z możliwością ich ustawienia wokół stołu, d. wygospodarowanie przestrzeni na terenie sali z przeznaczeniem na serwis kawowy, e. dostępność do zaplecza sanitarnego toalet, f. miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej, g. na sali jest możliwość umieszczania wypracowanych w trakcie warsztatów materiałów, np. zawieszanie ich na ścianach poprzez masę mocującą wielokrotnego użytku, h. udostępnienie przestrzeni w pobliżu sali z przeznaczeniem na serwis kawowy Część 2 usługa gastronomiczna: Przygotowanie usługi cateringowej dla uczestników konferencji oraz warsztatów. Kryteria jakie powinny spełniać usługi cateringowe: 1. w dniu 9.12.2011: a. zapewnienie serwisu kawowego dla około 100 osób b. przerwa kawowa będzie składała się z kawy, herbaty, ciastek, dekoracyjnych kanapek dostępnych bez ograniczeń w trakcie konferencji, c. obiadokolacja będzie składała się z przystawki i drugiego dania, napoje (zestaw zaakceptowany przez Zamawiającego - prosimy o przesłanie przykładowego menu oferowanego w usłudze cateringowej),
d. Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. 2. w dniu 10.12.2011: a. zapewnienie serwisu kawowego dla około 30 osób b. przerwa kawowa będzie składała się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków bez ograniczeń w trakcie seminarium, c. obiad będzie składał się z dwóch dań: zupa, drugie danie, napoje (zestaw zaakceptowany przez Zamawiającego - prosimy o przesłanie przykładowego menu oferowanego w usłudze cateringowej), d. Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia.