EUROREGION-NEISSE-NISA-NYSA Geschäftsordnung für den Lenkungsausschuss Gemeinsamer Kleinprojektefonds Sachsen-Polen 2007-2013 in der Euroregion Neisse Regulamin Komitetu Sterującego Wspólnym Funduszem Małych Projektów Polska-Saksonia 2007-2013 w Euroregionie Nysa PRÄAMBEL PREAMBUŁA Auf der Grundlage Na podstawie der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 des Rates vom 11. Juli 2006 mit allgemeinen Bestimmungen über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds und den Kohäsionsfonds und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 (ABl. EG L 210, S. 25) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. WE L 210, str. 25) der Verordnung (EG) Nr. 1080/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 5. Juli 2006 über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1783/1999 (ABl. EG L 210, S. 1) der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 der Kommission vom 8. Dezember 2006 zur Festlegung von Durchführungsbestimmungen zu den Verordnungen (EG) Nr. 1083/2006 des Rates mit allgemeinen Bestimmungen über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds und den Kohäsionsfonds und der Verordnung (EG) Nr. 1080/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (ABl. EG L 371, S. 1) rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. U. WE L 210, str. 1) rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. WE L 371, str. 1) des Gemeinsamen Umsetzungsdokumentes für den Kleinprojektefonds im Rahmen des Operationellen Programms der wspólnego Dokumentu Wdrożeniowego Fundusz Małych Projektów w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska Saksonia 2007- Seite / strona 1 von / z 7
grenzübergreifenden Zusammenarbeit Sachsen - Polen 2007-2013 Fassung vom 06.11.2008 wird für die Realisierung der Kleinprojekteförderung im o. g. Projekt ein Lenkungsausschuss (LaK) arbeiten. 2013 w wersji z dnia 6.11.2008 r. powołuje się do pracy Komitet Sterujący (KS) w celu realizacji wspierania małych projektów. Artikel 1 Zweck / Zuständigkeitsbereich 1) Diese Geschäftsordnung regelt die Arbeit des LaK als verantwortliches Gremium für die Projektauswahl im Rahmen o. g. Kleinprojektefonds für die Gebietskulisse auf deutscher Seite * eigentliches Fördergebiet: Landkreis Görlitz (mit den vormaligen Landkreisen Niederschlesischer Oberlausitzkreis und Löbau-Zittau sowie der vormaligen kreisfreien Stadt Görlitz) * Fördergebiet nach Flexibilisierungsregel: Landkreis Bautzen (mit den vormaligen Landkreisen Kamenz und Bautzen sowie der vormaligen kreisfreien Stadt Hoyerswerda) auf polnischer Seite * das NUTS III-Gebiet jeleniogórski/ wałbrzyski mit den Landkreisen zgorzelecki, bolesławiecki, lubański, lwówecki, złotoryjski, jeleniogórski, kamiennogórski, jaworski, wałbrzyski, świdnicki, ząbkowicki, kłodzki, dzierżoniowski, strzeliński sowie der kreisfreien Stadt Jelenia Góra. Artykuł 1 Cel / Zakres kompetencji 1) Niniejszy Regulamin reguluje pracę KS, jako gremium odpowiedzialnego za wybór projektów w ramach ww. Funduszu Małych Projektów na terenie: po stronie niemieckiej * właściwy obszar wspierania: powiat Görlitz (byłe powiaty Dolnośląsko Górnołużycki i Löbau-Zittau jak również byłe miasto na prawach powiatu Görlitz) * obszar wspierania według reguły elastyczności: powiat Bautzen (byłe powiaty Kamenz i Bautzen jak również byłe miasto na prawach powiatu Hoyerswerda) po stronie polskiej: * obszar NUTS III jeleniogórski/ wałbrzyski z powiatami zgorzeleckim, bolesławieckim, lubańskim, lwóweckim, złotoryjskim, jeleniogórskim, kamiennogórskim, jaworskim, wałbrzyskim, świdnickim, ząbkowickim, kłodzkim, dzierżoniowskim, strzelińskim oraz miastem na prawach powiatu Jelenią Górą. Artikel 2 Vorsitz und Mitglieder 1) Der LaK hat stimmberechtigte, beratende und beobachtende Mitglieder von deutscher und polnischer sowie von tschechischer Seite. a) Stimmberechtigte Mitglieder deutscherseits sind: - vier Personen aus dem Fördergebiet auf deutscher Seite, die durch die Euroregion Neisse e.v. delegiert werden - der Geschäftsführer der Euroregion Neisse e.v. als geborenes Mitglied. b) Stimmberechtigte Mitglieder polnischerseits sind: - vier Personen aus dem Fördergebiet auf polnischer Seite, die durch die Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Nysa delegiert Artykuł 2 Przewodnictwo i członkowie 1) W skład KS wchodzą członkowie uprawnieni do głosowania, członkowie z głosem doradczym oraz obserwatorzy ze strony polskiej i niemieckiej a także czeskiej. a) Członkowie z prawem głosu ze strony niemieckiej to: - cztery osoby z obszaru wsparcia po stronie niemieckiej, oddelegowane przez Euroregion Neisse e.v. - dyrektor biura Euroregionu Neisse e.v. jako członek stały. b) Członkowie z prawem głosu ze strony polskiej to: - cztery osoby z obszaru wsparcia po polskiej stronie, oddelegowane przez Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Nysa Seite / strona 2 von / z 7
werden - der Geschäftsführer der Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Nysa als geborenes Mitglied. c) Beratende/beobachtende Mitglieder können sein: o Vertreter der Verwaltungsbehörde o Vertreter des polnischen Ministeriums für Regionalentwicklung o Vertreter der Prüfbehörden (Artikel 16 - Prüfung) o der Sekretär der tschechischen Seite der Euroregion Neisse o ein Vertreter der Landesdirektion Dresden 2) Den Vorsitz des Lak hat der Geschäftsführer der Euroregion Neisse e.v., stellvertretender Vorsitzender ist der Geschäftsführer der Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Nysa. Sind beide verhindert, so nimmt ein Vertreter der gastgebenden Seite (Durchführungsort des Ausschusses) den Vorsitz wahr. 3) Deutscherseits nehmen an den Sitzungen der KPF-Koordinator und der KPF- Finanzbeauftragte teil. 4) Polnischerseits nehmen an den Sitzungen der KPF- Koordinator und der Sachbearbeiter der KPF teil. 5) Der KPF-Koordinator der deutschen Seite des Gemeinsamen KPF-Sekretariats (GKPF- Sek.) ist der Protokollant der LaK-Sitzungen. 6) Die Mitglieder gemäß Artikel 2 Punkt 1 (a) und 1 (b) erhalten Berufungsurkunden. Die Personen gemäß Artikel 2 Punkt 1 (c) sind bekannt zu geben. - dyrektor biura Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Nysa jak członek stały. c) Członkami z głosem doradczym/ obserwatorami mogą być: o przedstawiciele Instytucji Zarządzającej o przedstawiciele polskiego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego o przedstawiciele Instytucji Kontrolujących (Kontrola z Artykułu 16) o Sekretarz czeskiej strony Euroregionu Nysa o przedstawiciel Dyrekcji Krajowej Drezno 2) Posiedzeniom KS przewodniczy dyrektor biura Euroregionu Neisse e.v., zastępcą przewodniczącego jest dyrektor biura Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Nysa. W przypadku nieobecności ich obu, przewodnictwo w posiedzeniu obejmuje przedstawiciel strony gospodarza (ze względu na miejsce posiedzenia Komitetu). 3) Z niemieckiej strony w posiedzeniach biorą udział koordynator FMP oraz pracownik finansowy. 4) Z polskiej strony w posiedzeniach biorą udział koordynator FMP oraz pracownik merytoryczny FMP. 5) Koordynator FMP niemieckiej części Wspólnego Sekretariatu FMP jest protokolantem posiedzeń KS. 6) Członkowie określeni w Artykule 2 pkt. 1(a) i pkt. 1 (b) otrzymują akty powołania do KS. Osoby określone w Artykule 2 pkt.1 (c) powiadamia się. Artikel 3 Aufgaben 1) Der LaK entscheidet abschließend über die Förderung von Kleinprojekten. Dabei werden dem Lenkungsausschuss nur solche Projektanträge zur Entscheidung vorgelegt, deren fachliche Förderfähigkeit durch die zuständige Stelle festgestellt und deren grenzübergreifende Qualität im Vorfeld der Entscheidung bewertet wurde. 2) In seiner Entscheidung kann der Lenkungsausschuss erforderliche Auflagen / Bedingungen bezüglich des grenzübergreifenden Charakters der Kleinprojekte für die Aufnahme in den jeweiligen Zuwendungsvertrag formulieren. Artykuł 3 Zadania 1) KS decyduje ostatecznie o udzieleniu wsparcia projektom. Przy czym na obrady KS przedkłada się tylko te wnioski projektowe, których merytoryczna kwalifikowalność została stwierdzona przez właściwą jednostkę i których jakość transgraniczna została oceniona przed podjęciem decyzji o wsparciu. 2) Podejmując decyzje Komitet Sterujący może formułować konieczne zalecenia/ warunki odnoszące się do transgranicznego charakteru projektu, które należy uwzględnić w umowie o dofinansowaniu dla poszczególnych projektów. Seite / strona 3 von / z 7
3) Der Lenkungsausschuss beschließt die Termine seiner Sitzungen. Er kann eine für alle Kleinprojekte geltende Mindestpunktzahl bestimmen. 4) Der LaK ist der Verwaltungsbehörde des Operationellen Programms und dem polnischen Ministerium für Regionalentwicklung rechenschaftspflichtig. 3) Komitet Sterujący uchwala terminy swoich posiedzeń. Może określić jedną minimalną liczbę punktów obowiązującą dla wszystkich projektów. 4) KS podlega obowiązkowi sprawozdawczemu Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym oraz polskiemu Ministerstwu Rozwoju Regionalnego. Artikel 4 Arbeitsweise 1) Der Lenkungsausschuss tagt in der Regel viermal je Jahr. 2) Die Sitzungstermine und -orte werden durch den Ausschuss bis Ende des III. Quartals je Jahr für das Folgejahr bestimmt. Vorzugsweise wird am Sitz der deutschen Seite der Euroregion Neisse getagt. 3) Die Sitzungen des Lenkungsausschusses sind nicht öffentlich. Über Details der Sitzung (Antragsinhalte, Sitzungsunterlagen, Meinungsbildungsprozess und Förderentscheidungen) sind die Mitglieder des Lenkungsausschusses zur Verschwiegenheit verpflichtet. Antragsteller dürfen nicht an den Sitzungen des Lenkungsausschusses teilnehmen. 4) Zu den Sitzungen können bei Erfordernis vom jeweiligen Vorsitzenden sachverständige Personen zugelassen werden. Artykuł 4 Tryb postępowania 1) Komitet Sterujący obraduje z reguły cztery razy w roku. 2) Terminy i miejsca posiedzeń będą określane przez Komitet do końca III kwartału danego roku na rok następny. Zwykle będą się one odbywać w siedzibie niemieckiej strony Euroregionu Nysa. 3) Posiedzenia Komitetu Sterującego nie są jawne. Członkowie Komitetu Sterującego są zobowiązani do zachowania poufności na temat szczegółów posiedzenia (treść wniosków, dokumenty z posiedzenia, proces kreowania stanowisk i decyzje o dofinansowaniu). Wnioskodawcy nie mogą uczestniczyć w posiedzeniach Komitetu Sterującego. 4) Do udziału w posiedzeniach w razie potrzeby mogą być dopuszczeni przez przewodniczącego eksperci merytoryczni. 5) Der LaK kann grundsätzlich nur in einer ordnungsgemäß einberufenen und gemäß Geschäftsordnung durchgeführten Sitzung beraten und beschließen. 6) Die Öffentlichkeitsarbeit über die Entscheidungen des LaK wird durch die deutsche und polnische Seite des gemeinsamen KPF-Sekretariates realisiert. Artikel 5 Sitzungen des Lenkungsausschusses 1) Der KPF-Koordinator deutscherseits koordiniert federführend in Zusammenarbeit mit dem KPF-Koordinator polnischerseits die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Lenkungsausschusssitzungen. 2) Der Lenkungsausschussvorsitzende lädt die Mitglieder per e-mail bis spätestens 14 Kalendertage vor der Sitzung ein und gibt Datum, Zeit, Ort und die Tagesordnung Seite / strona 4 von / z 7 5) KS może radzić i podejmować uchwały na posiedzeniach zwołanych i prowadzonych zgodnie z Regulaminem. 6) Informacje o decyzjach podejmowanych przez KS będą podawane do publicznej wiadomości przez polską i niemiecką stronę wspólnego Sekretariatu FMP. Artykuł 5 Posiedzenia Komitetu Sterującego 1) Koordynator FMP z niemieckiej strony koordynuje wiodąco we współpracy z koordynatorem FMP z polskiej strony przygotowania, realizację i sprawozdawczość posiedzeń Komitetu Sterującego. 2) Przewodniczący Komitetu Sterującego zaprasza członków na obrady za pośrednictwem poczty elektronicznej najpóźniej 14 dni kalendarzowych przed posiedzeniem,
bekannt. Der Einladung sind a) die zu behandelnden Projektanträge in elektronischer Form und geltenden Version b) die fachliche Bewertung der Projekte c) der Bewertungsvorschlag des GKPF-Sek. hinsichtlich der grenzübergreifenden Wirkung je Projekt d) gegebenenfalls andere Unterlagen beizufügen. 3) Die stimmberechtigten Mitglieder des LaK können bezüglich Artikel 5(2)c eine vom Vorschlag abweichende Bewertung vornehmen. Diese wird wirksam, wenn sie bis zu einem in der Einladung genannten Stichtag (i. d. R. 5 Kalendertage vor Abhaltung der LaK- Sitzung) dem Lenkungsausschussvorsitzenden rückübermittelt wurde. Erfolgt keine Rückmeldung gilt jeweils der Bewertungsvorschlag des gemeinsamen Sekretariates. In die Gesamtbewertung je Projekt geht das Votum eines stimmberechtigten Mitgliedes zu 1/10 ein. 4) Die Bewertungsergebnisse werden in einer Rankingliste zusammengefasst. Der höchste Wert erhält Platzziffer 1. Vor dem Sitzungsbeginn wird den Sitzungsteilnehmern die entstandene Rankingliste vorgelegt. 5) Die Sitzungen werden vom Vorsitzenden eröffnet, geleitet und beendet. Zu Beginn der Sitzung stellt der Vorsitzende die Beschlussfähigkeit fest. 6) Die Projektabstimmungen im LaK erfolgen in der Reihenfolge die sich aus der Rankliste ergibt. Das Projekt mit der höchsten Bewertung wird zuerst aufgerufen. 7) Von jeder Sitzung eines Lenkungsausschusses wird ein Protokoll in deutscher und polnischer Sprache gefertigt. podając datę, czas i miejsce obrad. Do zaproszenia dołącza się: a) wnioski projektowe będące przedmiotem obrad w formie elektronicznej i w obowiązującej wersji b) merytoryczną ocenę projektów c) propozycję oceny transgranicznego oddziaływania dla każdego projektu, sporządzoną przez wspólny Sekretariat FMP. d) ewentualnie inne dokumenty. 3) Uprawnieni do głosowania członkowie KS mogą odnośnie Artykułu 5 pkt. (2) c dokonać własnej, różniącej się od propozycji, oceny. Ta będzie obowiązująca, jeśli zostanie przekazana w terminie określonym w zaproszeniu (z reguły 5 dni kalendarzowych przed posiedzeniem KS) przewodniczącemu Komitetu Sterującego. W przypadku braku zgłoszenia własnej oceny, obowiązywać będzie odpowiednio propozycja oceny wspólnego Sekretariatu. W łącznej ocenie dla każdego projektu, głos członka uprawnionego do głosowania stanowi 1/10. 4) Wyniki ocen przedstawia się w formie listy rankingowej. Najwyższa liczba punktów zajmuje miejsce pierwsze na liście. Przed rozpoczęciem posiedzenia sporządzoną listę rankingową przedkłada się jego uczestnikom. 5) Przewodniczący przewodniczy posiedzeniom. Na początku posiedzenia przewodniczący stwierdza zdolność do podejmowania uchwał. 6) Uchwalanie projektów przez KS przebiega w kolejności wynikającej z listy rankingowej. Projekt z najwyższą oceną omawia się jako pierwszy. 7) Z każdego posiedzenia Komitetu Sterującego sporządza się protokół w języku niemieckim i polskim. 8) Der Protokollentwurf wird den Teilnehmern einer Lenkungsausschusssitzung innerhalb von 10 Kalendertagen nach der Sitzung in elektronischer Form in deutscher Sprache vom Protokollführer übermittelt. Anmerkungen zum Protokollentwurf sind bis zu einem mit Versand genannten Stichtag (i. d. R.10 Kalendertage) dem Protokollführer per e-mail zur Kenntnis zu geben. Innerhalb von max. 5 Kalendertagen ab dem Ablaufen der Einspruchsfrist wird das Protokoll in deutscher Sprache durch den Vorsitzenden unterzeichnet. Von der unterschriebenen Fassung wird durch das GKPF-Sek. eine Übersetzung in die polnische Seite / strona 5 von / z 7 8) Protokolant przekazuje projekt protokołu uczestnikom posiedzenia Komitetu Sterującego w ciągu 10 dni kalendarzowych od zakończenia posiedzenia w formie elektronicznej w języku niemieckim. Uwagi do projektu protokołu należy przekazać protokolantowi w terminie określonym w przesyłce (z reguły 10 dni kalendarzowych) pocztą elektroniczną. W ciągu mak. 5 dni kalendarzowych od upływu terminu zgłaszania uwag, protokół w języku niemieckim zostaje podpisany przez przewodniczącego. Podpisaną wersję protokołu wspólny Sekretariat FMP zleca do tłumaczenia na język polski.
Sprache veranlasst. 9) Der Vorsitzende ist für die Richtigkeit der Protokollierung des Sitzungsinhaltes und der Beschlussfassungen verantwortlich. 9) Przewodniczący jest odpowiedzialny za poprawność zaprotokołowanej treści posiedzeń oraz uchwał. Artikel 6 Beschlussfähigkeit und Beschlussfassung 1) Der Lenkungsausschuss ist beschlussfähig, wenn mindestens drei stimmberechtigte Mitglieder jeder nationalen Delegation anwesend sind. 2) Entscheidungen über die Förderung von Kleinprojekten können nur getroffen werden, wenn deren fachliche Förderfähigkeit festgestellt und deren grenzübergreifende Qualität im Vorfeld bewertet wurde. 3) Die Beschlussfassung je Beschlussgegenstand erfolgt nach dem Delegationsprinzip. 4) Zur Abstimmung über den Beschlussgegenstand erhalten beide Delegationen je eine Stimme. Im Ergebnis der Abstimmung wird der Beschlussgegenstand bestätigt oder abgelehnt. Ein Beschlussgegenstand ist bestätigt, wenn beide Delegationen zugestimmt haben. 5) Innerhalb jeder Delegation müssen mehr als die Hälfte der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder des LaK dem Beschlussgegenstand zustimmen. 6) Bei Befangenheit eines stimmberechtigten Mitgliedes darf dieses sich in keiner Phase der Bewertung, Diskussion und Abstimmung zum betreffenden Projekt äußern. Die Befangenheit ist zu erklären und zu protokollieren. Artykuł 6 Zdolność do podejmowania uchwał oraz podejmowanie uchwał 1) Komitet Sterujący ma zdolność do podejmowania uchwał, jeśli obecnych jest przynajmniej trzech członków z prawem głosu z każdej delegacji narodowej. 2) Decyzje o wsparciu dla projektów mogą być podejmowane tylko wtedy, gdy ustalona dla nich została ocena kwalifikowalności oraz uprzednio oceniono ich transgraniczną jakość. 3) Podejmowanie uchwał dla każdego przedmiotu głosowania przebiega według zasady delegacji. 4) Do głosowania uchwały każda delegacja otrzymuje jeden głos. W wyniku głosowania uchwała zostaje przyjęta lub odrzucona. Uchwała jest przyjęta, jeśli jest przyjęta przez obie delegacje. 5) Wewnątrz każdej delegacji uchwałę musi przyjąć więcej niż połowa obecnych uprawnionych do głosowania członków KS. 6) W przypadku stwierdzenia stronniczości (powiązania z projektem) uprawnionego do głosowania członka, nie może on brać udziału w ocenie, dyskusji i głosowaniu nad danym projektem. Fakt stronniczości podlega zgłoszeniu i zaprotokołowaniu. Artikel 7 weitere Sprachenregelung 1) Die Geschäftsordnung sowie gegebenenfalls zugehörige Änderungen existieren gleichbedeutend in den Sprachversionen deutsch und polnisch. 2) Die Sitzungen des Lenkungsausschusses werden in deutscher und polnischer Sprache geführt. Die Übersetzungen während der Sitzungen stellt die gastgebende Seite des GKPF-Sek. sicher. Artykuł 7 Uregulowanie dotyczące języków 1) Regulamin jak również ewentualne zmiany w nim istnieją w jednakowo brzmiących wersjach językowych niemieckiej i polskiej. 2) Posiedzenia Komitetu Sterującego prowadzone są w języku niemieckim i polskim. Tłumaczenia w czasie posiedzeń zapewnia strona goszcząca wspólnego Sekretariatu FMP. Seite / strona 6 von / z 7
3) Einladungen, Sitzungsunterlagen, Protokollentwürfe sowie Protokolle werden den Mitgliedern des LaK in ihrer jeweiligen Landessprache übermittelt. 3) Zaproszenia, materiały na posiedzenie, projekty protokołów jak również protokoły przekazuje się członkom KS w ich języku krajowym. Artikel 8 Inkrafttreten/Änderungen 1) Der LaK beschließt die Geschäftsordnung und kann jeweils diese ändern. 2) Die vorliegende Geschäftsordnung wurde am 17.11.2009 angenommen. Sie tritt unmittelbar mit der Annahme in Kraft. 3) Die GO ist dem Begleitausschuss Operationelles Programm zur grenzüberschreitenden Zusammenarbeit Sachsen - Polen zur Kenntnis zu geben. Artykuł 8 Wejście w życie/ zmiany 1) KS uchwala Regulamin i może każdorazowo go zmieniać. 2) Niniejszy Regulamin został przyjęty dnia 17.11.2009 Wchodzi w życie z dniem przyjęcia. 3) Niniejszy Regulamin przedkłada się do wiadomości Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Współpracy Transgranicznej Polska - Saksonia. Seite / strona 7 von / z 7