Poznań 2012.01.12 ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu: Nauczyciel na praktykach nauczyciel na czasie prowadzonego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, priorytet III. Wysoka jakość systemu oświaty, działanie 3.4. Otwartość systemu edukacji w kontekście uczenia się przez całe życie, poddziałanie 3.4.3 Upowszechnianie uczenia się przez całe życie projekty konkursowe Wyższa Szkoła Zawodowa Kadry dla Europy z siedzibą w Poznaniu przy ulicy Mansfelda 4, pok. 200, 60-855 Poznań, poszukuje Wykonawcy, który w ramach prowadzonej przez siebie działalności zrealizuje zamówienie dotyczące audytu zewnętrznego. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Wyższa Szkoła Zawodowa Kadry dla Europy Ul. Mansfelda 4 60-855 Poznań Tel. Kierownika Projektu Joanna Michnikowska 512 894 203 e-mail: j.michnikowska@kde.edu.pl
strona projektu: http://www.nauczycielnapraktykach.kde.edu.pl TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie o udzielenie zamówienia w oparciu o zasadę konkurencyjności. Postępowanie prowadzone w języku polskim, wszelkie informacje i dokumenty winny być sporządzone w języku polskim. Dokumenty, materiały i inne informacje złożone w języku innym niż polskim nie będą rozpatrywane. Niniejsze zapytanie ofertowe jest: Zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego http://www.nauczycielnapraktykach.kde.edu.pl Udostępnione do wglądu w siedzibie Zamawiającego Zamieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie zewnętrznego audytu projektu realizowanego przez Wyższą Szkołę Zawodową Kadry dla Europy w Poznaniu pt. Nauczyciel na praktykach nauczyciel na czasie prowadzonego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, priorytet III. Wysoka jakość systemu oświaty, działanie 3.4. Otwartość systemu edukacji w kontekście uczenia się przez całe życie, poddziałanie 3.4.3 Upowszechnianie uczenia się przez całe życie projekty konkursowe. Numer umowy o dofinansowanie projektu: UDA-POKL.03.04.03-00-089/10-00 Informacje dotyczące projektu. Nauczyciel na praktykach nauczyciel na czasie Wartość projektu: 1 516 350,00 zł
Wartość dofinansowania: 1 516 350,00 zł Planowania liczba uczestników szkoleń: 150 (po weryfikacji wniosku o płatność ostateczna liczba uczestników wynosi 163). Liczba szkoleń zaplanowanych w projekcie: 2 Okres realizacji projektu: 01.04.2011 31.12.2012 Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Zakres zamówienia/usługi Wykonawca przeprowadza audyt zewnętrzny projektu i opracowuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi Instytucji Pośredniczącej II stopnia (IP2 Ośrodek Rozwoju Edukacji - ORE) dla Priorytetu III Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, określonymi w dokumencie System Realizacji POKL obowiązujący od 01.01.2012. W sytuacji zmian wytycznych przez IP2 dotyczących wymagań audytu, w czasie pomiędzy wyborem wykonawcy a realizacją zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia audytu zgodnie z wymogami obowiązującymi w dniu rozpoczęcia audytu. Definicję i cel audytu zewnętrznego, sposób realizacji audytu zewnętrznego projektów w ramach POKL, rezultaty przeprowadzonego audytu, a także informacje na temat tego, jakie elementy powinien zawierać raport określają wytyczne IP2 określone powyżej Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje Raport z audytu zgodnie z wytycznymi IP2, a także innymi obowiązującymi przepisami i zasadami. Wykonawca przygotuje trzy egzemplarze papierowe raportu z audytu, a także przekaże go w wersji elektronicznej.
Opis i wielkość zamówienia/usługi Oferta powinna określić cenę oraz możliwość przeprowadzenia audytu, którego zadaniem jest wskazanie, czy wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem oraz harmonogramem. W konsekwencji przeprowadzenia audytu, ma zostać wydana opinia w tym zakresie, gdzie audytor poświadcza, że wszelkie zadania wykonane w ramach projektu zostały lub nie zostały wykonane zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie realizacji projektów w ramach poddziałaia 3.4.3 POKL. a w szczególności: Ocena prawidłowości rozliczeń finansowych, obejmująca w szczególności: Weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały rozliczone w zatwierdzonych wnioskach o płatność i w szczególności wydatków poniesionych w ramach cross financingu, w tym weryfikację opisu dokumentów księgowych o poniesieniu wydatku w ramach projektu oraz weryfikację prawidłowości sporządzania metodologii wyliczania kosztów pośrednich ryczałtem, Weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających fakt zakupu zamówionych towarów i usług, Sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla Programu Operacyjnego w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013, Sprawdzenie, czy w ramach projektu nie finansuje się zwykłej działalności jednostki realizującej projekt, a jedynie koszty związane z realizacją projektu w ramach POKL, Sprawdzenie statusu początkowego beneficjenta.
Sposób rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10% uczestników projektu w ramach danego projektu poprzez odniesienie zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013, Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL, dokumentacji konkursowej oraz założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji, np. oświadczeń), Sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach Podsystemu PEFS) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o Ochronie Danych Osobowych, Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta, Ocena prawidłowości zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków oraz stosowanie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania. Sposób realizacji działań promocyjnych, Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu, Zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi ( w tym polityką równych szans i koncepcją zrównoważonego rozwoju) Raport z zamówienia/usługi powinien zawierać następujące elementy: Informacje ogólne data sporządzenia raportu, numer audytowanego przedsięwzięcia, imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie, termin przeprowadzenia audytu,
okres objęty audytem. Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu cel audytu, zakres przedmiotowy audytu, zastosowanie technik audytu, audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z audytu. Ustalenie stanu faktycznego zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. Do raportu audytor ma obowiązek dołączyć zestawienie faktycznie poniesionych wydatków, sporządzone na kosztorysie projektu. TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferty można składać do 27.01.2012 r. do godz. 15.00 w siedzibie wykonawcy osobiście, pocztą lub kurierem. Decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu pomiędzy 1 lutego 2012 r. a 29 lutego 2012 r. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWNIU OFERTOWYM ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie spełniający wymogi odnośnie podmiotów mogących przeprowadzić audyt projektów realizowanych w ramach podziałania 3.4.3 POKL. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Przez podmiot/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się: Osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem IFAC International Federation of Accountants, Osoby posiadające kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych Dz U. Nr 249, poz. 2104, z poen. Zmianami, Osoby, które zdały egzamin na audytora wewnętrznego według zasad obowiązujących przez 29 grudnia 2006 r. (zasad obowiązujących w ustawie o finansach publicznych). O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa i wytyczne IP2 nakładają obowiązek ich posiadania,
posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia (w tym doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa, doświadczenie w przeprowadzeniu audytu projektów finansowanych ze środków pomocowych, wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych), dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich umiejętności i doświadczenia przez podmiot ubiegający się o uzyskanie zlecenia stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o przeprowadzenie audytu projektu. Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia. Warunkiem ubiegania się o przeprowadzenie audytu powinno być spełnienie warunku bezstronności i niezależności w stosunku do badanego Beneficjenta. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu do oferty należy załączyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub osobę upoważnioną, następujące oświadczenia i dokumenty: oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywana określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, oświadczenie o posiadaniu wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia wymaga się by osoby przeprowadzające audyt posiadały minimum 3 letnie doświadczenia w przeprowadzeniu audytów oraz uczestniczyli minimum w 10 audytach projektów finansowanych ze środków UE. Oświadczenie o posiadaniu minimalnych kwalifikacji audytora wymagane przez IP2 Oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
Oświadczenie, że znajdują się sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projektach realizowanych w ramach POKL powinien być co najmniej dwuosobowy w skład zespołu audytowego musi wchodzić biegły rewident. KRYTERIA OCENY OFERT W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiajacy zastosuje następujące kryteria: Cena oferty 80 % Doświadczenie 20 % Cena 80 pkt. (podstawa wyliczenia: cena brutto) C = (C min/ C x)*80 C ilość punktów przyznanych danej ofercie za cenę brutto C min minimalna cena brutto zaoferowana w odpowiedzi na zapytanie C x cena brutto rozpatrywanej oferty Doświadczenie oferenta w zakresie przeprowadzenia audytów projektów ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego: 20 pkt. (D=D1+D2) - doświadczenie w latach (D1): 10 pkt. (doświadczenie w zakresie liczby lat prowadzenia audytu w ramach projektów realizowanych ze środków UE poniżej 3 lat 0 pkt., 3 i więcej lat 10 pkt.) - doświadczenie w zakresie liczby projektów (D2) realizowanych ze środków UE, w których oferent przeprowadził audyty: 10 pkt. (mniej niż 7 projektów 0 pkt., 8 i więcej -10 pkt.) Zamawiający zastrzega sobie prawo: Żądania wyjaśnień potwierdzających posiadanie umiejętności i doświadczenia w zakresie przeprowadzenia audytów,
Podjęcia dalszych negocjacji w celu zawarcia umowy, Rezygnacji z wyboru oferty bez podania przyczyny, Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami, Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub podjęcia negocjacji z oferentami w wypadku gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informację na własnej stronie internetowej oraz w swojej siedzibie na tablicy ogłoszeń. Umowa zostanie zawarta w terminie 7 dni od zakończenia postępowania. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę. ZATWIERDZAM