KATOWICE, STYCZEŃ 2015
CZYM SĄ KOLEJKI OCZEKUJĄCYCH? Świadczenia opieki zdrowotnej w szpitalu i świadczenia specjalistyczne w ambulatoryjnej opiece zdrowotnej, realizowane w ramach umowy zawartej z Narodowym Funduszem Zdrowia, są udzielane według kolejności zgłoszenia w dniach i godzinach ich udzielania przez poszczególne komórki organizacyjne Zakładu: oddziały szpitalne, poradnie specjalistyczne, pracownie diagnostyczne, pielęgniarska opieka długoterminowa, pracownie rehabilitacji. W przypadku, gdy Zakład nie ma możliwości bieżącej realizacji świadczeń, prowadzi rejestrację Pacjentów oczekujących na udzielenie określonego świadczenia, zwaną listą oczekujących na udzielenie świadczenia.
JAKIE SĄ OBOWIĄZKI ŚWIADCZENIODAWCY? CZ.I. W ramach obowiązków wynikających z prowadzenia listy oczekujących, właściwa komórka organizacyjna Zakładu (oddział szpitalny, poradnia specjalistyczna, pracownia diagnostyczna, pracownia rehabilitacji): 1) ustala kolejność udzielenia świadczenia opieki zdrowotnej na podstawie zgłoszeń Pacjenta; 2) informuje pisemnie Pacjenta o terminie udzielenia świadczenia wraz z podaniem uzasadnienia przyczyny wyboru tego terminu; 3) wpisuje za zgodą Pacjenta lub jego przedstawiciela ustawowego: a) numer kolejny, b) datę i godzinę wpisu, c) imię i nazwisko Pacjenta, d) numer PESEL, a w przypadku jego braku - numer dokumentu potwierdzającego tożsamość Pacjenta, e) rozpoznanie lub powód przyjęcia, f) adres Pacjenta, g) numer telefonu lub oznaczenie innego sposobu komunikacji z Pacjentem lub jego opiekunem, h) termin udzielenia świadczenia, i) imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej wpisu - w kolejnej pozycji prowadzonej przez siebie listy oczekujących na udzielenie świadczenia; 4) wpisuje datę i przyczynę skreślenia Pacjenta z prowadzonej przez siebie listy oczekujących na udzielenie świadczenia.
JAKIE SĄ OBOWIĄZKI ŚWIADCZENIODAWCY? CZ.II. Dokonanie przez Zakład czynności, o których mowa w części I. ppkt 2 i 3, jest równoznaczne z zobowiązaniem się do udzielenia danego świadczenia opieki zdrowotnej. Lista oczekujących na udzielenie świadczenia stanowi integralną część dokumentacji medycznej prowadzonej przez Zakład. W poszczególnych komórkach organizacyjnych Zakładu są wyznaczone osoby odpowiedzialne za ustalanie kolejności przyjęć i zapewnienie prawidłowego prowadzenia list oczekujących. Szczegółowych informacji w tym zakresie udzielają pracownicy sekretariatów oddziałów szpitalnych, rejestracji poradni specjalistycznych, rejestracji pracowni diagnostycznych, rejestracji pracowni rehabilitacji. Listę oczekujących prowadzi się w sposób zapewniający poszanowanie zasady sprawiedliwego, równego, nie dyskryminującego i przejrzystego dostępu do świadczeń opieki zdrowotnej oraz zgodnie z kryteriami medycznymi określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 26 września 2005 r. w sprawie kryteriów medycznych, jakimi powinni kierować się świadczeniodawcy, umieszczając świadczeniobiorców.
JAKIE SĄ OBOWIĄZKI ŚWIADCZENIODAWCY? CZ.III. OCENA LIST OCZEKUJĄCYCH Listy oczekujących na udzielenie świadczenia podlegają okresowej, co najmniej raz w miesiącu, ocenie. W oddziałach i pracowniach diagnostycznych Szpitala obowiązek oceny listy oczekujących spoczywa na Zespole Oceny Przyjęć, powołanym przez Dyrektora Zakładu, natomiast w poradniach specjalistycznych, pracowni rehabilitacji oceny listy oczekujących dokonuje Kierownik Lecznictwa Specjalistycznego. Zespół / Kierownik Lecznictwa Specjalistycznego dokonuje oceny list oczekujących pod względem: 1. prawidłowości prowadzenia dokumentacji, 2. czasu oczekiwania na udzielenie świadczenia, 3. zasadności i przyczyn zmian terminów udzielenia świadczeń. Zespół/Kierownik Lecznictwa Specjalistycznego sporządza i przedstawia Dyrektorowi Zakładu raport z dokonanej oceny.
KWALIFIKACJA ŚWIADCZEŃ WEDŁUG KATEGORII MEDYCZNYCH W myśl przepisów rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 26 września 2005 r., na listach oczekujących umieszczani są Pacjenci zaliczani do kategorii medycznych przypadek pilny oraz przypadek stabilny. Określona dla Pacjenta kategoria medyczna ma wpływ na termin realizacji świadczenia. Umieszczenie Pacjenta na liście oczekujących następuje zgodnie z poniższymi kryteriami medycznymi opartymi na aktualnej wiedzy medycznej: 1) stanem zdrowia Pacjenta; 2) rokowaniami co do dalszego przebiegu choroby; 3) chorobami współistniejącymi mającymi wpływ na chorobę, z powodu której ma być udzielone świadczenie; 4) zagrożeniem wystąpienia, utrwalenia lub pogłębienia niepełnosprawności. Przy kwalifikowaniu do odpowiednich kategorii medycznych uwzględnia się: 1) skierowania z adnotacją Pilne" i Cito"; 2) pogorszenie stanu zdrowia w trakcie oczekiwania na termin udzielenia świadczenia; 3) konieczność wykonania świadczenia, od którego uzależnione jest wykonanie innego, pilnego świadczenia; 4) rozpoznanie choroby wskazujące na konieczność pilnego wdrożenia leczenia lub wykonania badania diagnostycznego.
ZASADY WPISYWANIA PACJENTÓW NA LISTY OCZEKUJĄCYCH CZ.I. Wpisanie Pacjenta na listę oczekujących następuje w dniu zgłoszenia. Zgłoszenia przyjmowane są w dniach i godzinach pracy danej komórki organizacyjnej Zakładu (oddziału szpitalnego, poradni specjalistycznej, pracowni diagnostycznej, pracowni rehabilitacji). Zgłoszenia osobiste - regułą jest rejestrowanie skierowań według kolejności zgłoszeń, na listę oczekujących zgodnie z określoną kategorią medyczną. W przypadku świadczeń opieki zdrowotnej udzielanych w szpitalu, lekarz w szpitalu potwierdza kategorię medyczną (przypadek pilny lub przypadek stabilny), wskazaną na skierowaniu wystawionym przez lekarza kierującego albo sam kwalifikuje Pacjenta do odpowiedniej kategorii medycznej. Wpisanie Pacjenta na listę oczekujących następuje po stwierdzeniu, że posiada wymagane skierowanie na świadczenie danego rodzaju. Skierowania z brakami, pozbawione części istotnych danych, nie mogą być przyczyną nie wpisania na listę oczekujących, jednakże w takich wypadkach, jeśli brakujących danych nie można uzyskać bezpośrednio w Zakładzie (od lekarza kierującego), to na Pacjencie ciąży obowiązek dostarczenia uzupełnionych danych.
ZASADY WPISYWANIA PACJENTÓW NA LISTY OCZEKUJĄCYCH CZ.II. Świadczenia udzielane Pacjentom wpisanym na listy oczekujących stanowią tylko część świadczeń udzielanych przez Zakład. Zakład udziela ponadto świadczeń w trybie nagłym oraz w trybie leczenia planowego, co uwzględnia się przy określaniu terminu udzielenia świadczenia. Pacjenci objęci leczeniem planowym (kontynuacją leczenia) nie są umieszczani na listach oczekujących. W stanach nagłych świadczenia są udzielane Pacjentowi niezwłocznie. Ponadto, zgodnie z art. 47c ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, osoby które posiadają tytuł Zasłużonego Honorowego Dawcy Krwi" lub Zasłużonego Dawcy Przeszczepu", a także inwalidzi wojenni i wojskowi oraz kombatanci mają prawo do korzystania poza kolejnością ze świadczeń opieki zdrowotnej oraz usług farmaceutycznych udzielanych w aptekach. Również, zgodnie z art. 24a wymienionej ustawy, uprawniony żołnierz lub pracownik, który podczas wykonywania zadań poza granicami kraju nabawił się urazów lub innych chorób, może korzystać ze świadczeń, w zakresie ich leczenia, poza kolejnością. Uprzywilejowanie to nie oznacza jednak bezwzględnego pierwszeństwa w korzystaniu ze świadczeń w sytuacji gdy prowadzone są listy oczekujących, a jedynie pierwszeństwa w danej kategorii medycznej (przypadki pilne i przypadki stabilne).
PACJENT PIERWSZORAZOWY Zgodnie z zarządzeniami Prezesa NFZ do kolejki wpisujemy pacjentów pierwszorazowych, takim świadczeniobiorcą nazywamy osobę, która w ciągu poprzedzających 730 dni nie korzystała ze świadczeń w danym zakresie, spośród wymienionych w kolumnie 3 załącznika nr 1a Zarządzenia Prezesa NFZ Nr 79/2014/DSOZ z dnia 5 grudnia 2014 r..
UWAGA!!! Przesunięcia z powodu zmiany stanu zdrowia W razie zmiany stanu zdrowia, wskazującej na potrzebę udzielenia świadczenia w terminie wcześniejszym, niż pierwotnie ustalony (pkt 2), Pacjent informuje właściwą komórkę organizacyjną Zakładu, która, jeśli wynika to z kryteriów medycznych, koryguje odpowiednio termin udzielenia świadczenia i niezwłocznie informuje Pacjenta o nowym terminie. Podstawą przesunięcia na liście jest zaświadczenie lekarskie, adnotacja lekarza kierującego na skierowaniu lub osobista kwalifikacja przez Zakład (przy zgłoszeniu osobistym). USTALANIE DNI DO ZAPISYWANIA SIĘ NA LISTĘ OCZEKUJĄCYCH PRZEZ ŚWIADCZENIODAWCĘ JEST NIEZGODNE Z PRAWEM
ZMIANA TERMINU UDZIELENIA ŚWIADCZENIA Z PRZYCZYN LEŻĄCYCH PO STRONIE ZAKŁADU W razie wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili ustalania terminu udzielenia świadczenia, a które uniemożliwiają zachowanie terminu wynikającego z listy oczekujących, właściwa komórka organizacyjna Zakładu (oddział szpitalny, poradnia specjalistyczna itp.) jest zobowiązana poinformować o tym fakcie Pacjentów, w każdy dostępny sposób, podając nowy termin oraz przyczynę zmiany. Dotyczy to również przypadku zmiany terminu udzielenia świadczenia na wcześniejszy. Data i przyczyna zmiany (np. remont oddziału, choroba lekarza) podlega odnotowaniu na liście oczekujących.
ZMIANA TERMINU UDZIELENIA ŚWIADCZENIA Z PRZYCZYN LEŻĄCYCH PO STRONIE PACJENTA W przypadku, gdy Pacjent nie może stawić się w Zakładzie w terminie wyznaczonym w trybie zwykłym, jak i nadzwyczajnym, z powodów osobistych (np. urlop, pobyt w sanatorium) lub medycznych (np. konieczność wykonania w tym czasie innych procedur, szczepień wieku dziecięcego itp.) lub gdy zrezygnował ze świadczenia, jest on zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym właściwą komórkę organizacyjną Zakładu (sekretariat oddziału szpitalnego, rejestrację poradni specjalistycznej itp.). W liście oczekujących dokonuje się zmiany planowanego terminu udzielenia świadczenia oraz wpisuje się przyczynę tej zmiany.
SKREŚLENIE Z LISTY OCZEKUJĄCYCH W przypadku, kiedy Pacjent nie stawi się w wyznaczonym dniu bez powiadomienia, zostaje skreślony z listy. Osoba dokonująca skreślenia odnotowuje na liście datę i przyczynę skreślenia. Skreślenia dokonuje się również na wniosek Pacjenta, a także w momencie rozpoczęcia udzielenia świadczenia. Skreśleniu podlega również pacjent, który w ciągu 14 dni od daty wpisania na listę oczekujących nie dostarczył oryginału skierowania. Podstawą do wykreślenie z listy oczekujących może być również zaprzestanie wykonywania świadczeń danego rodzaju przez świadczeniodawcę. W przypadku wykonania świadczenie należy pacjenta wykreślić z kolejki oczekujących.
ZAPEŁNIANIE ZWOLNIONYCH TERMINÓW REALIZACJI ŚWIADCZEŃ Dodatkowe wolne terminy, które powstają niezależnie od przyczyny (np. po zawiadomieniu o rezygnacji Pacjenta, wydłużenia godzin przyjęć, zatrudnienia dodatkowego personelu medycznego) przeznacza się na przyspieszenie terminów realizacji świadczeń dla Pacjentów, którzy wyrażą zgodę na zmianę terminu, po zawiadomieniu ich o takiej możliwości. Zawiadomienia są kierowane przede wszystkim do osób następnych na liście, czyli Pacjentów czekających najdłużej.
OBOWIĄZKI PACJENTA W celu otrzymania jednego świadczenia na podstawie skierowania Pacjent może wpisać się tylko na jedną listę oczekujących w jednym Zakładzie. Pacjent ma obowiązek niezwłocznie powiadomić Zakład, że nie może stawić się u niego w wyznaczonym terminie oraz o rezygnacji ze świadczenia.
Od stycznia 2015 roku wprowadzone zostały zmiany dotyczące zakresów świadczeń sprawozdawanych do OW NFZ, terminów sprawozdań, wprowadzono świadczenia udzielane na podstawie karty onkologicznej oraz szereg zmian merytorycznych.
Od stycznia 2015 r. wszyscy świadczeniodawcy sprawozdający dane z zakresu list oczekujących będą zobowiązani do przekazywania co najmniej raz w tygodniu informacji o pierwszym wolnym terminie udzielenia świadczenia. W przypadku przekazywania raz w tygodniu informacja ta powinna być sporządzona według stanu na ostatni dzień roboczy każdego tygodnia i przekazana do właściwego oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia najpóźniej następnego dnia roboczego od ostatniego dnia roboczego tygodnia. Informacja ta wraz z otrzymywanymi co miesiąc: liczbą osób oczekujących, liczbą osób skreślonych z listy z powodu wykonania świadczenia oraz średnim czasem oczekiwania będzie publikowana przez Narodowy Fundusz Zdrowia w Ogólnopolskim Informatorze o Czasie Oczekiwania na Świadczenia Medyczne. Kolejna zmiana dotyczy przekazywania informacji o pierwszym wolnym terminie udzielenia świadczenia. Sporządzona w podziale na kategorie medyczne: przypadek pilny, przypadek stabilny informacja ma być przekazywana co najmniej raz w tygodniu. Może być przesyłana częściej np. każdego dnia roboczego. Im częściej będą te informacje przekazywane, tym aktualniejszą informację uzyska użytkownik Ogólnopolskiego Informatora o Czasie Oczekiwania na Świadczenia Medyczne.
Zasadnicza zmiana w sprawozdawczości od okresu styczeń 2015 r. dotyczy sposobu obliczania średniego czasu oczekiwania. Średni czas oczekiwania, zgodnie z przedstawionym poniżej wzorem, ma być obliczany na podstawie informacji o osobach skreślonych w ostatnich 3 miesiącach z listy z powodu wykonania świadczenia, a nie jak dotychczas w okresie ostatnich 6 miesięcy. Przykładowo: obliczenia średniego czasu oczekiwania za okres sprawozdawczy styczeń 2015 r. należy dokonać na podstawie informacji o osobach skreślonych z listy oczekujących z powodu wykonania świadczenia w miesiącach: listopad 2014 r., grudzień 2014 r. i styczeń 2015 r. Tym samym ulega zmianie wzór obliczania średniego czasu oczekiwania na udzielenie świadczenia (poniżej).
Od 1 stycznia 2015 r. wchodzi w życie obowiązek prowadzenia list oczekujących w postaci elektronicznej. Na każdej liście oczekujących mają być dodatkowo gromadzone informacje: o przywróceniu świadczeniobiorcy na listę oczekujących na wniosek zgłoszony przez świadczeniobiorcę nie później niż w terminie 7 dni od ustania przyczyny niezgłoszenia się na ustalony termin udzielenia świadczenia i po uprawdopodobnieniu przez świadczeniobiorcę, że niezgłoszenie się nastąpiło z powodu siły wyższej, w takim przypadku świadczeniobiorcę wpisuję się na listę z najbliższym wolnym terminem, o uwzględnieniu, przy wyznaczaniu terminu, daty zgłoszenia się świadczeniobiorcy u świadczeniodawcy, który zakończył realizację danego świadczenia.
KOLEJKI OCZEKUJĄCYCH W SYSTEMIE MMEDICA Poniższe wskazówki dotyczą wprowadzania kolejek oczekujących w systemie mmedica.
W celu wprowadzenia pacjenta do kolejki w systemie mmedica należy zaznaczyć pacjenta na liście w module Rejestracja, następnie na dole okna nacisnąć przycisk Dodaj do kolejki.
Lub wchodząc bezpośrednio do kolejki poprzez panel główny: EWIDENCJA => Kolejki => Przegląd kolejek
A następnie po wybraniu odpowiedniej kolejki klikając na dole strony Nowa Pozycja (1).
Wprowadzanie do kolejki wymaga podania danych: 1. Planowana data i godzina realizacji 2. Dokładność planowania (w przypadku gdy data planowania wypada dalej niż pół roku dokładność może być zaokrąglona do tygodnia 3. Kategoria medyczna (przypadek stabilny lub pilny) 4. Rozpoznanie (wg. Procedur ICD10) 5 Po uzupełnieniu pól wybieramy przycisk Zatwierdź (5) lub wciskamy przycisk F9
PIERWSZY WOLNY TERMIN W SYSTEMIE MMEDICA Od stycznia 2015 roku wszedł w życie obowiązek sprawozdawczy pierwszego wolnego terminu. Wraz z aktualizacją systemu mmedica sprawozdawczość z tego zakresu została usprawniona nową funkcjonalnością, którą omówimy na następnych slajdach.
Aby przejść do panelu głównego kolejek oczekujących w aplikacji mmedica należy w panelu głównym kliknąć przycisk Kolejki, lub z wybrać z menu: Rozliczenia => Kolejki => Przegląd kolejek.
W Przeglądzie kolejek oczekujących wybieramy kolejne poradnie w celu uzupełnienia najbliższego terminu i klikamy podwójnie na nią lub klikamy na przycisk Dane kolejki.
W podglądzie kolejki oczekujących klikamy Wyznacz w celu uzyskania podpowiedzi do najbliższych terminów, należy pamiętać, że podane przez System terminy są sugestią i wskazują ostatniego pacjenta w kolejce, w celu wprowadzenia poprawnych dat należy skorelować je z danymi prowadzonymi przez Rejestrację.
EKSPORT DANYCH PIERWSZY WOLNY TERMIN W SYSTEMIE MMEDICA Konieczność wysyłania danych sprawozdawczych z pierwszego wolnego terminu określona w Ustawie z Sierpnia 2014 r. dotyczy również terminu sporządzania sprawozdania. Termin sprawozdania określono do końca pierwszego roboczego dnia kolejnego tygodnia, a okres sprawozdania na stan ostatniego roboczego dnia tygodnia (np. w poniedziałek ze stanem na piątek). slajdach. Eksport terminów w Systemie mmedica pokazany jest na kolejnych
W celu wykonania eksportu przechodzimy do panelu głównego aplikacji i wybieramy: KOMUNIKACJA => Eksport danych => Kolejki oczekujących
W kolejnym oknie określamy: Miesiąc sprawozdania oraz wybieramy opcję Terminy z listy obok. W celu wysłania sprawozdania klikamy przycisk Eksportuj.
PIERWSZY WOLNY TERMIN W SYSTEMIE MMEDICA Od stycznia 2015 roku wszedł w życie obowiązek sprawozdawczy pierwszego wolnego terminu. Wraz z aktualizacją systemu mmedica sprawozdawczość z tego zakresu została usprawniona nową funkcjonalnością, którą omówimy na następnych slajdach.
WYKREŚLANIE PACJENTA Z KOLEJKI W MMEDICA W przypadkach określonych w części teoretycznej gdy do udzielenia świadczenia nie doszło z powodu nie stawienia się świadczeniobiorcy etc. należy pacjenta wykreślić z kolejki. Czynność tą zaprezentujemy na kolejnych slajdach. NALEŻY PAMIĘTAĆ, ŻE W PRZYPADKU KIEDY WIZYTA SIĘ ODBYŁA, SYSTEM MMEDICA AUTOMATYCZNIE WYKREŚLI PACJENTA Z KOLEJKI.
W celu wykreślenia pacjenta z kolejki oczekujących przechodzimy do Przeglądu kolejek oczekujących, zaznaczamy kolejkę i wybieramy z listy pacjenta. Następnie klikamy przycisk Wykreśl z kolejki.
W oknie, które się pojawi wybieramy datę wykreślenia z kolejki (bieżąca data), a następnie z listy wybieramy przyczynę skreślenia.
Następnie wybieramy z listy Przyczynę szczegółową. Na zakończenie klikamy Zatwierdź.
W tworzeniu treści korzystano z materiałów dostępnych na www.nfz.gov.pl, przygotowane materiały należą do NetMed i nie powinny być powielane w celach komercyjnych. W razie pytań lub niejasności związanych z zawartą w prezentacji treścią proszę o kontakt na numer: 782 188 784 Zbigniew Gałęski Opracowanie: Zbigniew Gałęski IT Manager NetMed Tomasz Miłkoś