Warszawa, dn. 3 marca 2005 r. Electrolux Poland Sp. z o.o. ul. Kolejowa 5/7 01-217 Warszawa tel. +48 22 4347300 01 Elektroniczny System Organizacji Szkoleń Electrolux Poland Sp. z o.o. Spis treści Wstęp... 2 Elementy Systemu Organizacji Szkoleń... 2 Wymagania... 3 Logowanie i zmiana roli... 3 Praktyka korzystania z Systemu Organizacji Szkoleń... 3 Materiały szkoleniowe... 4 Raporty... 4 Pomoc merytoryczna i techniczna... 5
Wstęp System Organizacji Szkoleń umożliwia użytkownikom przede wszystkim zapoznanie się z planem szkoleń oraz rejestrację zgłoszeń uczestników. System posiada też wiele funkcji pomocniczych i uzupełniających. Zapewniają one dostęp do wszelkich informacji na temat szkoleń, w tym materiałów szkoleniowych, sal szkoleń, szkolących i wielu innych. Zapewniają one także automatyczne wysyłanie przypomnień o szkoleniach i możliwość sporządzania raportów. System składa się z kilku powiązanych ze sobą elementów. Elementy te oraz sposób ich powiązania prezentuje poniższy diagram. Rys. 1. Schemat i wzajemne zależności pomiędzy elementami Systemu Organizacji Szkoleń Elementy Systemu Organizacji Szkoleń Blok tematyczny jeden z dwóch, obok Szkolenia, podstawowy element Systemu. Łączy serię Szkoleń o tym samym temacie. Szkolenie jeden z dwóch, obok Bloku tematycznego, podstawowy element Systemu. Reprezentuje pojedyncze spotkanie szkoleniowe. Materiał szkoleniowy element Bloku tematycznego. Dokument elektroniczny zawierający materiały szkoleniowe. Materiały szkoleniowe Bloku tematycznego są wspólne dla wszystkich szkoleń odbywających się w jego ramach. Koordynator koordynator Bloku tematycznego. Osoba odpowiedzialna za organizację i funkcjonowanie Bloku tematycznego. Szkolący osoba prowadząca szkolenie (szkoleniowiec, trener). Sala szkoleń sala, w której odbywa się spotkanie szkoleniowe. Zgłoszenia uczestników lista zgłoszeń uczestników spotkania szkoleniowego. Szczegółowe objaśnienia znaczeń poszczególnych parametrów wszystkich elementów Systemu znajdują się w Pomocy [Pomoc / Spis treści / System Organizacji Szkoleń].
Wymagania Aby korzystać z elektronicznego Systemu Organizacji Szkoleń należy: 1. posiadać uprawnienia do logowania się w Systemie Organizacji Szkoleń Electrolux lub Systemie Obsługi Awarii Electrolux, 2. dysponować dowolnym połączeniem z internetem, 3. posiadać zainstalowany program Electrolux Asystent Serwisu w wersji min. 3.3, 4. posiadać przyznaną rolę Zgłaszający uczestników szkoleń (System Organizacji Szkoleń). Uprawnienia do logowania, o których mowa w punkcie 1. nadaje Electrolux Poland Sp. z o.o. Program, o którym mowa w punkcie 3 można pobrać ze strony http://www.electroserwis.pl/ Rolę, o której mowa w punkcie 4. przyznaje Electrolux Poland Sp. z o.o. Logowanie i zmiana roli Przed każdorazowym skorzystaniem z elektronicznego Systemu Organizacji Szkoleń należy się zalogować. W tym celu należy wykonać następujące czynności: 1. uruchomić program Electrolux Asystent Serwisu, 2. zalogować się do Systemu korzystając z przyznanych Nazwy użytkownika i Hasła, 3. w menu System wybrać polecenie Zmień rolę... 4. na liście ról wybrać rolę Zgłaszający uczestników szkoleń (System Organizacji Szkoleń) i kliknąć klawisz OK. Jeśli polecenie Zmień rolę... jest nieaktywne, oznacza to, że użytkownik nie posiada przyznanej roli innej niż podstawowa. Role przyznaje Electrolux Poland Sp. z o.o. Praktyka korzystania z Systemu Organizacji Szkoleń Krok pierwszy - zapoznanie się z listą bloków tematycznych Aby zapoznać się z listą bloków tematycznych należy otworzyć listę bloków [Szkolenia / Lista bloków tematycznych...]. Na liście wyświetlone zostaną wszystkie bloki tematyczne wraz z tematem szkoleń odbywających się w ramach bloku, czas trwania bloku ilość szkoleń (wszystkich i odbytych), data najbliższego szkolenia oraz status bloku. Krok drugi - wybór bloku Po zapoznaniu się z blokami szkoleń należy dokonać wyboru bloków, w ramach których planujemy zarejestrować zgłoszenia uczestników szkoleń. Zgłoszenia można rejestrować we wszystkich blokach posiadających status inny niż Blok zakończony. Jako, że dla każdego bloku procedura postępowania jest identyczna, w dalszej części opisana zostanie procedura dla jednego bloku. Krok trzeci - zapoznanie się z blokiem oraz szkoleniami bloku Po wyborze bloku należy zapoznać się z informacjami szczegółowymi dotyczącymi bloku oraz szkoleniami bloku. W tym celu, na liście bloków tematycznych, należy wybrać polecenie Podgląd. Lista szkoleń odbywających się w ramach bloku znajduje się na zakładce Szkolenia. Najważniejsze informacje o szkoleniu wyświetlane są poniżej listy szkoleń. Informacje szczegółowe dotyczące konkretnego szkolenia dostępne są po wybraniu polecenia Wyświetl paska poleceń listy szkoleń z zakładki Szkolenia.
Krok czwarty - zapoznanie się z listą zgłoszeń Jeśli na liście szkoleń, w kolumnie Zgłoszeń wyświetlona jest liczba większa niż zero, oznacza to, że jeden z użytkowników Systemu należących do tej samej Jednostki dokonał już zgłoszeń. Aby zapoznać się z listą zgłoszeń należy w podglądzie Szkolenia wybrać zakładkę Zgłoszenia. Krok piąty - rejestrowanie zgłoszeń Aby zarejestrować nowe zgłoszenie uczestnika szkolenia należy na liście zgłoszeń zaznaczyć Szkolenie, którego zgłoszenie ma dotyczyć, a następnie wybrać polecenie Zgłoś uczestnika. Polecenie Zgłoś uczestnika dostępne jest również z paska narzędzi listy zgłoszeń (Zakładka Zgłoszenia w podglądzie Szkolenia). Po wybraniu polecenia Zgłoś uczestnika wyświetlone zostanie okno Zgłoszenie nowego uczestnika, w którym należy wpisać imię i nazwisko uczestnika szkolenia, a następnie kliknąć klawisz OK. Uwagi System automatycznie uniemożliwi użytkownikowi wykonanie akcji, która łamie ograniczenia i/lub zasady zdefiniowane zarówno w Systemie jak i przez Koordynatorów bloków szkoleń. O przyczynie zablokowania akcji użytkownik zostanie poinformowany specjalnym komunikatem ekranowym. Materiały szkoleniowe Jako, że zgłoszeni uczestnicy szkoleń nie są użytkownikami Systemu Organizacji Szkoleń, a tym samym nie mają możliwości samodzielnego pobrania materiałów szkoleniowych, na Zgłaszającym spoczywa obowiązek pobrania ich i przekazania zgłoszonym uczestnikom przed szkoleniem. Materiały szkoleniowe są wspólne dla wszystkich szkoleń danego Bloku tematycznego, a lista ich znajduje się w oknie podglądu Bloku tematycznego [Szkolenia / Lista bloków tematycznych / Podgląd], na zakładce Dane podstawowe. Aby pobrać dokument z materiałem szkoleniowym, należy na liście materiałów szkoleniowych wskazać wybraną pozycję, a następnie wybrać polecenie Wyświetl znajdujące się bezpośrednio nad listą. Dokument zostanie wyświetlony za pomocą programu skojarzonego z jego typem. Po wyświetleniu, dokument można wydrukować, zapisać w postaci pliku na dysku lub wysłać pocztą e-mail korzystając z funkcji programu, który wyświetlił dokument. Raporty System umożliwia sporządzenie, a następnie wydrukowanie bądź zapisanie w pliku na dysku, dwóch typów raportów. Są to: Lista szkoleń bloku tematycznego raport zawiera wszystkie dane bloku tematycznego oraz listę wszystkich szkoleń odbywających się w ramach bloku wraz z ilością zgłoszeń uczestników z jednostki użytkownika sporządzającego raport. Raport dostępny jest z paska narzędzi (ikona drukarki) listy Bloków tematycznych. Lista zgłoszonych uczestników szkolenia raport zawiera wszystkie dane dotyczące szkolenia oraz listę zgłoszonych uczestników z jednostki użytkownika sporządzającego raport. Raport dostępny jest z pasków narzędzi (ikona drukarki) Listy Szkoleń, listy Szkoleń Bloku tematycznego oraz listy Zgłoszeń uczestników w podglądzie Szkolenia. Uwaga. Zgłaszający uczestników szkoleń nie widzą zgłoszeń innych jednostek.
Pomoc merytoryczna i techniczna Aby uzyskać pomoc merytoryczną dotyczącą Systemu Organizacji Szkoleń należy skontaktować się z Panem Mirosławem Trzcińskim [System / Operatorzy Electrolux] lub dowolnym Koordynatorem Bloku tematycznego. Aby uzyskać pomoc techniczną w przypadku problemów związanych z obsługą Systemu należy skontaktować się z: WebProject Systemy Informatyczne, tel.: 082 5634214, fax: 082 5625131, email: as@webproject.pl. 2005, WebProject Systemy Informatyczne