CZ I INSTALACJA I WPROWADZANIE DANYCH 30.09.2003 1
INSTALACJA PROGRAMU Płyta CD-ROM z wersj instalacyjn programu posiada mechanizm autostartu, co oznacza, e po jej włoeniu do czytnika płyt CD-ROM instalacja powinna si rozpocz automatycznie. Gdyby jednak tak si nie stało, moe to oznacza wyłczenie opcji autostartu dla czytnika płyt CD-ROM w systemie operacyjnym Windows. W takim przypadku trzeba odnale plik 'setup.exe' na dysku CD-ROM i uruchomi go. Podczas instalacji programu moemy dokona wyboru rodzaju instalacji. Do wyboru maj Pastwo dwa typy instalacji: 'Wersja jednostanowiskowa lub serwerowa' oraz 'Stanowisko sieciowe'. 'Wersja jednostanowiskowa lub serwerowa' słuy do zainstalowania programu na pojedynczym komputerze nie pracujcym w sieci lub na serwerze sieciowym. 'Stanowisko sieciowe' słuy do zainstalowania programu na komputerze bdcym tzw. kocówk sieciow. W takim przypadku na komputerze s instalowane jedynie niezbdne komponenty do pracy programu a nie cały program.!!! W przypadku tego typu instalacji nie mona wskazywa istniejcego ju folderu instalacyjnego, w którym znajduje si zainstalowany program w wersji serwerowej. Najlepiej pozostawi domylny folder podpowiadany przez program instalacyjny!!! Ponowne podanie istniejcego folderu instalacyjnego spowoduje utrat ju zgromadzonych przez program danych!!! Po pomylnym zainstalowaniu programu, w menu 'Start \ Programy' został utworzony przez program instalacyjny folder o nazwie 'ASJ'. Znajduj si w nim dwa skróty do zainstalowanych programów: 'Ksiga Przychodów i Rozchodów' oraz 'Administrator'. Słu one do uruchomienia tych programów (program instalacyjny nie tworzy skrótów na pulpicie Windows). W przypadku instalacji jednostanowiskowej lub serwerowej skrót do programu utworzony przez program instalacyjny jest prawidłowy. W przypadku instalacji stanowiska sieciowego utworzony skrót wskazuje na folder instalacyjny podany podczas instalacji jak pamitamy nie moglimy ponownie wskaza folderu instalacyjnego na serwerze, gdy spowodowałoby to utrat ju zgromadzonych danych. Dlatego trzeba dokona modyfikacji obu skrótów, tak by wskazywały na poprawny folder instalacyjny programów i w ten sposób słuyły do uruchomienia zainstalowanych programów. Aby tego dokona prosz wskaza przycisk 'Start' na pasku zada i nacisn prawy przycisk myszy. Z otwartego menu prosz wybra opcj 'Eksploruj', co spowoduje otwarcie okna 'Eksploracja Menu Start'. W lewej czci otwartego okna, zatytułowanej 'Foldery' podwietlona bdzie pozycja 'Menu Start'. Tu pod ni znajdowa si bdzie pozycja 'Programy', prosz j wybra (podwietli). W prawej czci okna uka si wszystkie pozycje menu 'Programy'. Prosz odszuka folder 'ASJ', wybra go (podwietli) oraz wcisn prawy przycisk myszy. Z otwartego menu prosz wybra opcj 'Eksploruj', co spowoduje, e w prawej czci okna zobaczymy skróty do zainstalowanych programów. Prosz wskaza wybrany program, wcisn prawy przycisk myszy i z otwartego menu wybra opcj 'Właciwoci'. Spowoduje to otwarcie okna, w którym w linijkach 'Obiekt docelowy:' i 'Rozpocznij w:' moemy dokona korekty litery dysku twardego i folderu instalacyjnego, tak aby skrót wywoływał zainstalowany program. Dla prawidłowego działania wersji zainstalowanej jako 'Stanowisko sieciowe' niezbdne jest zamapowanie udostpnionego przez serwer dysku lub folderu z zainstalowanym programem. Program musi odwoływa si do litery dysku (np. K:), niedopuszczalne jest odwołanie sieciowe (np. \\Serwer\ASJ). 2
ZASADY PRACY PROGRAMU FILOZOFIA PROGRAMU Praca w programie Ksiga Przychodów i Rozchodów polega na wprowadzaniu (rejestrowaniu) dokumentów w dzienniku. Zarejestrowanie dokumentów w dzienniku spowoduje, e w tym samym momencie stan si one widoczne w ewidencji ksigowej. Automatycznie zostan wypełnione rejestry faktur (jeli jest zanaczona opcja rozrachunków), ewidencja VAT oraz wszystkie pozostałe urzdzenia ksigowe. Mona natychmiast korzysta ze wszelkich istniejcych w programie zestawie i raportów. W systemie tym nie istnieje pojcie ksigowania jako czynnoci powodujcej uwidocznienie zarejestrowanych uprzednio dokumentów we wszelkich urzdzeniach ksigowych. Natychmiast bdzie moliwe skontrolowanie przychodów, kosztów, sald, wszelkich podsumowa itp. TYPOWE ZAPISY Ogromn wikszo czasu powicamy wprowadzaniu danych (dokumentów). Dlatego jest niezwykle istotne, aby czynno ta była wykonywana maksymalnie wydajnie, tzn. aby osoba wprowadzajca dane musiała wykona jak najmniej elementarnych czynnoci, aby wprowadzi dokument. W tym celu zastosowano tzw. typowe zapisy. Wykorzystano tu fakt powtarzalnoci pewnych danych na wielu dokumentach. Przykładowo co miesic rejestrujemy dokumenty dotyczce czynszu, opłat telekomunikacyjnych, zuycia energii itp. Czsto firmy sprzedaj powtarzalny asortyment towarów lub usług. Mona zatem wykorzysta ten fakt przygotowujc schematy (wzorce) takich dokumentów. W czasie rejestracji wystarczy wtedy zaktualizowa taki schemat (wzorzec) o dane takie jak data dokumentu czy kwota. Pozostała cz pracy zostanie nam wtedy zaoszczdzona. Oczywicie korzystanie ze schematów ksigowych nie jest konieczne, natomiast jeli zdecydujemy si na ich zastosowanie, przypieszymy w sposób zdecydowany t najbardziej pracochłonna czynno jak jest wprowadzanie danych. 3
MENU PROGRAMU Podstawowe menu programu Ksiga Przychodów i Rozchodów pojawia si natychmiast po uruchomieniu programu i jest widoczne w najwyszej czci ekranu. Poniej przedstawione s wszystkie pozycje menu: Rejestracja -> Rejestracja dokumentów Typowe zapisy Zapłaty -> Nam My Operacje -> Zamknicie miesica Rozpoczcie nowego roku obrotowego Niespłacone dokumenty ubiegłego okresu Edycja spisanych zapasów Zmiana roku obrotowego -> Dokumenty sprzeday Dokumenty zakupu Przedpłaty nasze Przedpłaty obce Informacje -> Obroty na kontach Zestawienie roczne Raporty -> Podatek dochodowy Podatek VAT Podsumowanie miesiczne Podsumowanie roczne Rozliczenia Zaliczki, przedpłaty -> Sprzeda Zakup -> Nasze Obce Rejestry -> Ewidencje VAT -> Sprzeda Zakup Pojazdy -> Pojazdy Przebiegi Rachunki Kontrahenci Opisy zdarze Konta Inne -> Porzdkowanie Parametry zakładu Kolory -> Paleta szara Paleta piaskowa Paleta zielona Paleta niebieska Paleta ciemna Zakłady Podatnicy 4
O programie Wyjcie Odpowiedni pozycj menu moemy wybra korzystajc z myszki lub za pomoc klawiatury przyciskajc klawisz ALT i równoczenie podkrelon liter w opisie pozycji menu. Przejcie do kolejnych (bardziej zagłbionych) pozycji menu uzyskamy posługujc si myszk albo strzałkami na klawiaturze. Poniej głównego paska menu (opisanego mniejszymi literami) znajduje si menu pomocnicze składajce si z nastpujcych pozycji: Dokumenty Podsumowanie miesica Zestawienie roczne S to po prostu wybrane pozycje głównego menu, stosunkowo czsto uywane, a wymagajce wejcia w głb głównego menu. Chodzi o przypieszenie wyboru tych pozycji. 5
SPOSÓB WYPEŁNIANIA FORMULARZY Przekazywanie danych do programu polega na wypełnianiu rónorodnych formularzy. Formularze składaj si z wielu pól które naley wypełni. Poza polami do wypełnienia na formularzu znajduj si te elementy słuce do wyboru jednej z przedstawionych moliwoci. a. Przyciski przedstawione w formie niewielkiego kwadratu bd prostokta, których uaktywnienie (nacinicie) powoduje wykonanie okrelonej czynnoci np. wywołanie listy kontrahentów lub kont w celu wybrania potrzebnego kontrahenta lub konta. Uaktywni przycisk moemy klikajc w niego myszk bd naciskajc na klawiaturze klawisz, którego nazwa znajduje si na przycisku. Najczciej jest to klawisz F2. Przyciski oznaczone trzema kropkami... słu do wykasowania zawartoci pola na prawo od którego si znajduj. b. Pola wyboru charakteryzujce si niewielkim przyciskiem z wizerunkiem trójkta zwróconym jednym z wierzchołków w dół. Jeli znajdujemy si na takim polu moemy dokona wyboru oferowanych przez niego opcji przez kliknicie myszk w klawisz z trójktem bd przez wcinicie klawisza spacji. Rozwinie si wtedy w dół okno w którym zobaczymy opcje moliwe do wyboru. Aby wybra jedn z nich naley klikn w ni myszk lub wcisn klawisz Enter. Pomidzy opcjami moemy przesuwa si równie za pomoc strzałek na klawiaturze. c. Pola wyboru składajce si z dwóch lub wikszej iloci niewielkich kółeczek z których jedno posiada w rodku kropk. Otó wybrana jest ta z pokazanych moliwoci, koło której znajduje si kółeczko z kropk w rodku. Jeli chcemy dokona wyboru innej ( ale tylko jednej ) z przedstawionych moliwoci naley klikn myszk w kółeczko znajdujce si obok niej. Nastpi wtedy przeniesienie kropki do kółka, w które kliknlimy. Przykładem tego rodzaju pola wyboru jest wybór iloci prowadzonych rejestrów VAT w parametrach zakładu. d. Pola decyzji TAK lub NIE. Maj one form małego kwadracika. Jeli w rodku znajduje si ptaszek (podobny do litery v) oznacza to decyzj pozytywn, jeli jego brak - negatywn. Przykładowo wypełniajc pozycje faktury zakupu, w kolumnie Nast. mies. znajduj si pola decyzyjne tego typu. Jeli przy jakim zapisie w kwadraciku wstawimy ptaszka, bdzie to oznaczało, e kwota podatku VAT zostanie odliczona dopiero w nastpnym miesicu, jego brak bdzie oznaczał, e kwota podatku VAT zostanie odliczona w miesicu biecym. Wstawi ptaszka lub usun go z kwadracika moemy klikajc w niego myszk. Na kocu kadego formularza znajduj si przyciski Zapisz oraz Anuluj. Jeli formularz został wypełniony poprawnie naley uy przycisku Zapisz. Spowoduje to zapisanie danych i przejcie do dalszej czci programu. W przeciwnym przypadku powinnimy uy przycisku Anuluj. Formularz nie zostanie zapisany a program cofnie si do punktu w którym formularz został wywołany. 6
OBSŁUGA DRUKAREK Program ASJ Ksiga Przychodów i Rozchodów rozrónia dwa typy wydruków : graficzne (windowsowe) i tekstowe. Te pierwsze pracuj zgodnie z zasadami rodowiska Windows, drukujc w sposób graficzny (czyli wydruk traktowany jest jak obrazek składajcy si z punkcików) to wszystko co uytkownik widzi na ekranie monitora. Do wydruku tego typu wykorzystywane s sterowniki drukarek zainstalowane w systemie Windows (niezalene od omawianego programu). Czy s one zainstalowane najłatwiej sprawdzi dokonujc na wybran drukark wydruku z innego, dostpnego programu pracujcego w systemie Windows np. Notepad lub Word. Wydruki tekstowe natomiast, uywaj swoich własnych wbudowanych znaków graficznych (fontów). Z komputera przesyłany jest wtedy sygnał, któr liter wydrukowa a nie jej rysunek. Dziki temu działaj znacznie szybciej (zwłaszcza w przypadku drukarek igłowych) oraz nie wywołuj błdów zwizanych ze złymi ustawieniami parametrów drukarki (wielko strony, marginesy itp.). Wydruki tego typu uywaj sterownika znajdujcego si programie Ksiga Przychodów i Rozchodów. W celu ułatwienia pracy oraz zminimalizowania iloci błdnych komunikatów podczas wydruków wszystkie moliwe wydruki z programu ASJ Ksiga Przychodów i Rozchodów zostały zaprojektowane jako tzw. 'wydruki tekstowe'. Cz wydruków posiada równie swoje odpowiedniki jako tzw. 'wydruki graficzne (windowsowe)'. Na formatce 'Wydruk' istnieje pole wyboru 'Rodzaj wydruku', w którym mona wybra jeli jest to moliwe (tzn. jeli istniej oba warianty wydruku) pomidzy wydrukiem graficznym a tekstowym. Istniej równie wydruki wyłcznie w wersji tekstowej. Nale do nich deklaracje. Moliwe jest skierowanie wydruku graficznego na drukark zainstalowan w systemie Windows, niezalenie od tego czy jest to drukarka lokalna czy sieciowa. W przypadku wydruku tekstowego wydruk jest kierowany do konkretnego portu LPT (LPT1, LPT2, LPT3): dla drukarki lokalnej (podłczonej bezporednio do komputera, na którym został uruchomiony program ksigowy) nie jest potrzebne adne dodatkowe ustawienie drukarki w systemie Windows, dla drukarki sieciowej (podłczonej do innego komputera ni ten, na którym jest uruchomiony program ksigowy) niezbdne jest przechwycenie portu drukarki w systemie Windows. Aby dokona przechwycenia portu drukarki naley najpierw uruchomi systemowy folder 'Drukarki' (mona go uruchomi wybierajc systemowy przycisk 'Start', a nastpnie z rozwinitego menu wybra 'Ustawienia \ Drukarki'). Nastpnie wybra z zainstalowanych drukarek t, na której chcemy drukowa i ustawi j jako drukark domyln (kliknicie prawym przyciskiem myszy na ikonie drukarki otworzy menu, w którym moemy zaznaczy opcj 'Ustaw jako domyln'). Nastpnie z menu drukarki wybieramy opcj 'Właciwoci', a w nowootwartym oknie 'Właciwoci' wybieramy zakładk 'Szczegóły'. Tutaj wciskamy przycisk 'Przechwy port drukarki', który otworzy nam nowe okno o tym samym tytule. W polu 'Nazwa urzdzenia' wybieramy port drukarki, do którego bd kierowane nasze wydruki tekstowe. W polu 'cieka' wpisujemy ciek dostpu do drukarki sieciowej (jeli wczeniej dokonywano tej operacji na tym komputerze, mona rozwin list cieek i wybra odpowiedni). Jeli chcemy, aby to ustawienie zostało zapamitane przez komputer i odtwarzane przy kadym jego starcie zaznaczamy pole 'Podłczaj ponownie po zalogowaniu'. Jeli dokonalimy 7
prawidłowego wyboru wciskamy przycisk 'OK', który zamyka okno 'Przechwy port drukarki'. Nastpnie zamykamy okno 'Właciwoci drukarki' wciskajc przycisk 'OK'. W przypadku trudnoci z wpisaniem cieki dostpu do drukarki sieciowej mona przechwyci port drukarki w inny sposób, który uwolni nas od potrzeby wpisywania tej cieki. Na pulpicie systemu Windows odszukujemy ikon 'Otoczenie sieciowe'. Po otwarciu okna zobaczymy wszystkie dostpne zasoby sieciowe. Odnajdujemy komputer, do którego przyłczona jest drukarka sieciowa, na której chcemy drukowa i otwieramy ten komputer. Zobaczymy wtedy wszystkie zasoby udostpniane przez ten komputer, a wród nich i drukark. Klikajc prawym przyciskiem myszy na ikonie drukarki otwieramy menu, z którego nastpnie wybieramy opcj 'Przechwy port drukarki...'. W otwartym oknie dokonujemy tylko wyboru portu LPT, do którego chcemy skierowa nasze wydruki oraz zatwierdzamy nasz wybór wciskajc przycisk 'OK'. W celu prawidłowego skonfigurowania drukarki tekstowej w programie ASJ Ksiga Przychodów i Rozchodów naley uruchomi zainstalowany łcznie z programem ksigowym program Administrator. Z głównego menu tego programu naley wybra opcj 'Drukarki tekstowe', która rozwinie list składajc si z dwóch elementów: Typy drukarek, Wyjcia (Porty). Opcja 'Typy drukarek' zawiera list wstpnie zdefiniowanych drukarek najczciej spotykanych u uytkowników. W przypadku uywania niestandardowej drukarki istnieje moliwo zdefiniowania jej parametrów, tak aby było moliwe drukowanie z programu ksigowego. Opcja 'Wyjcia (Porty)' zawiera list przydziału drukarek do portów LPT. Wskazujc port LPT do którego chcemy kierowa nasze wydruki tekstowe, a nastpnie klikajc przycisk 'Przydziel drukark' moemy dołczy drukark konkretnego typu (igłowa, atramentowa, laserowa) ze wstpnie zdefiniowanej listy drukarek. Aby otrzyma prawidłowe wydruki tekstowe, naley wybra odpowiedni typ drukarki zgodny z ustawion w systemie Windows drukark domyln. Jeli w systemie Windows drukark domyln bdzie drukarka lokalna 'HP LaserJet 5L', a my wybierzemy jako typ drukarki przydzielony do portu LPT1 drukark Epson (igłow), to nie osigniemy porzdanych efektów. W tym konkretnym przypadku naley dołczy do portu LPT1 drukark typu laserowego. Jeli podłczona drukarka posiada wbudowany zestaw znaków w standardzie Latin-2, moliwe bdzie osignicie wydruków z polskimi znakami diakrytycznymi. Aby umoliwi taki wydruk naley w opcji 'Typy drukarek' wskaza typ drukarki podłczony do naszego portu LPT, a nastpnie wcisn przycisk 'Popraw'. W opcji 'Standard polskich znaków' z rozwijanego menu prosz wybra pozycj 'Latin-2'. W przypadku drukarek igłowych wciskamy przycisk 'Zapisz' i koczymy operacj. Naley pamita o tym, aby dokona odpowiedniego ustawienia w drukarce igłowej na zestaw znaków drukujcy w standardzie Latin-2 ( informacje jak to zrobi mona znale w instrukcji obsługi konkretnej drukarki). W przypadku drukarek atramentowych i laserowych polecamy wstawienie odpowiedniej sekwencji inicjujcej w polu 'Reset'. Za dwoma zestawami cyfr (kodów sterujcych) oddzielonych spacj wstawiamy zestaw kodów sterujcych ustawiajcych w naszej drukarce stron kodow na Latin-2. Jeli jest to drukarka zgodna ze standardem PCL5 lub wyszym to w polu 'Reset' powinny si znale nastpujce znaki: '27 69 27 40 49 55 85'. W takim przypadku zawsze otrzymamy wydruk tekstowy z polskimi znakami diakrytycznymi, poniewa przed kadym wydrukiem drukarka otrzyma sekwencj inicjujc ustawiajc w niej odpowiedni stron kodow. Po dokonaniu powyszych zmian wciskamy przycisk 'Zapisz' i koczymy operacj. 8
ROZPOCZCIE PRACY Pierwsze uruchomienie programu Ksiga Przychodów i Rozchodów w zalenoci od zakupionej wersji przebiega odmiennie. W przypadku wersji wielozakładowej wstpie bdziemy proszeni o wprowadzenie roku obrotowego, w którym bdziemy pracowa. W przypadku wybrania przycisku Anuluj nastpi opuszczenie programu, za po wybraniu przycisku Zapisz zostanie otwarty wybrany rok obrotowy. Nastpnie przejdziemy do formularza 'Lista zakładów', gdzie bdziemy mogli wprowadza dane zakładów, dla których bdziemy prowadzi ksig przychodów i rozchodów. Musimy wprowadzi dane przynajmniej jednego zakładu, aby móc kontynuowa prac z programem. Nastpnie wskazujemy za pomoc myszy bd klawiszy strzałek na klawiaturze zakład, w którym chcemy pracowa i wybieramy przycisk Wybór lub wciskamy klawisz Enter. Od tego momentu, a wic po wybraniu zakładu w wersji wielozakładowej, praca w programie przebiega podobnie. Teraz powinnimy z górnego menu wybra pozycj Operacje / Rozpoczcie nowego roku obrotowego. W formularzu, który ukae si na ekranie powinnimy okreli od którego miesica kalendarzowego rozpoczyna si nasz rok obrotowy. Nastpnie program poprosi nas o wpisanie kwoty zapasów otwierajcej rok obrotowy. Nawet jeli jest to kwota 0,00 zł to prosz wcisn przycisk Zapisz, gdy wybranie klawisza Anuluj spowoduje zaniechanie całej operacji otwarcia roku. Dla wersji wielozakładowej - załoenie nowego zakładu. Aby załoy nowy zakład wchodzimy w pozycj menu głównego Zakłady. Poniewa program jest wieloletni musimy wybra rok, w którym bdzie działa nowo tworzony zakład. Jeli brak jest moliwoci wyboru roku który jest nam potrzebny, uywamy przycisku Nowy rok, aby go dopisa do listy moliwych do wyboru lat. Za pomoc przycisku Nowy wchodzimy w formularz, w którym powinnimy poda wszystkie dane nowego zakładu. Przechodzc przez kolejne zakładki podajemy tyle danych o nowym zakładzie, ile uwaamy za niezbdne. Bezwzgldnie konieczne jest jedynie podanie NIP-u, Nazwy firmy i Nazwy skróconej. Ponadto musimy okreli Rodzaj zakładu (główny czy podrzdny) oraz Rodzaj podatnika. Dokładny opis tej funkcji znajduje si w w drugiej czci niniejszej instrukcji noszcej nazw Funkcje programu. Opis ten został umieszczony w dziale Zakłady. Po rozpoczciu roku obrotowego powinnimy okreli zasady pracy programu dla danego zakładu. Aby to uczyni naley z górnego menu wybra pozycj Inne / Parametry zakładu. Naszym oczom ukae si formularz, na którym moemy zdefiniowa zasady zachowania si programu przy prowadzeniu ksigowoci wybranego zakładu. Dokładny opis tego formularza znajduje si w w drugiej czci niniejszej instrukcji noszcej nazw Funkcje programu. Opis ten został umieszczony w dziale Parametry zakładu. Niespłacone dokumenty ubiegłego okresu Jeli planujemy prowadzenie rozlicze nalenoci i zobowiza, powinnimy wpisa niespłacone do koca faktury sprzeday i zakupu oraz przedpłaty z ubiegłego roku. Jeli nie zamierzamy prowadzi takich rozlicze, moemy pomin niniejszy ustp. Aby wpisa nierozliczone pozycje naley wybra z górnego menu pozycj Operacje / Niespłacone 9
dokumenty ubiegłego okresu. Zawiera ona cztery moliwoci: Dokumenty sprzeday, Dokumenty zakupu, Przedpłaty nasze oraz Przedpłaty obce. Wybierzmy na przykład Dokumenty sprzeday. Na ekranie pojawi si przegldarka faktur, do której wpisywa bdziemy nowe pozycje. Na górze znajduje si grupa przycisków w której mamy m. in.: Nowy, Popraw, Powiel. Do wprowadzenia nowej, nie spłaconej do koca w ubiegłym roku faktury sprzeday słuy przycisk Nowy. Po jego wciniciu pojawi si formularz, w którym bdziemy musieli wypełni dane naszej faktury takie jak: jej symbol, dat wystawienia i dat płatnoci, wybra odbiorc oraz poda kwoty Do zapłaty i Spłacono. Opis wyboru kontrahenta znajduje si w nastpnym punkcie. Po wprowadzeniu tych danych w polu Pozostaje zostanie pokazana pozostała do spłaty kwota. Po dokonaniu zapisu odpowiednim przyciskiem, formularz zostanie zamknity a dane naszej faktury pojawi si na przegldarce. Przycisk Popraw słuy do ponownego wejcia do wypełnionej ju uprzednio faktury. Program wejdzie do tej faktury na której znajduje si pasek wyboru. Pasek wyboru (zwany te listw lub belk) moemy przesuwa za pomoc strzałek w gór lub w dół znajdujcych si na klawiaturze, klikajc myszk na wiersz, w którym jest zapisana interesujca nas faktura lub na zespół strzałek widocznych na przegldarce w lewym, górnym rogu. Przycisk Powiel działa podobnie jak Nowy z tym, e formularz wprowadzania nowej faktury jest wypełniony wstpnie danymi z faktury, na której znajdował si pasek wyboru w momencie uaktywnienia przycisku. Przycisk Podgld słuy do obejrzenia zawartoci faktury, na której znajduje si aktualnie pasek wyboru. Pozostałe dokumenty dotyczce ubiegłego okresu czyli Dokumenty zakupu, Przedpłaty nasze oraz Przedpłaty obce wprowadzane s analogicznie jak omówiony powyej Dokument (czyli faktura) zakupu. Wybór kontrahenta Wyboru kontrahenta dokonuje si z wielu rónych formularzy albo wpisujc numer NIP naszego kontrahenta (odbiorcy lub dostawcy) jeli był on ju kiedy zarejestrowany, albo klikajc myszk na przycisk znajdujcy si na prawo od pola NIP a oznaczony napisem F2. Ten sam efekt da równie nacinicie klawisza F2 na klawiaturze. Ukae si wtedy lista naszych kontrahentów, odbiorców lub dostawców, w zalenoci od tego na jakim dokumencie (sprzeday lub zakupu) si znajdujemy. W przypadku gdy istnieje wicej ni jedna lista kontrahentów danego typu, trzeba bdzie najpierw przyciskiem Wybór listy wybra odpowiedni list a dopiero póniej zobaczymy jej zawarto. Jeli odbiorcy brakuje na licie trzeba go wpisa a nastpnie wybra. Jeli ju jest, wystarczy go wybra. Pola NIP, Firma i Adres zostan wypełnione automatycznie. W przypadku gdybymy chcieli zmieni uprzednio ju wybranego kontrahenta moemy skorzysta z przycisku oznaczonego trzema kropkami, który skasuje istniejcego kontrahenta i bdziemy mogli wpisa inny numer NIP-u bd ponowi wybieranie go za pomoc myszki, przycisku F2 na formularzu lub klawisza F2 na klawiaturze. Rejestr kontrahentów został opisany w drugiej czci niniejszej instrukcji noszcej nazw Funkcje programu. Opis ten został umieszczony w dziale Rejestry / Kontrahenci. 10
ZAPISY Wybierajc pozycj głównego menu Rejestracja / Rejestracja dokumentów lub wchodzc bezporednio w pozycj Dokumenty menu pomocniczego (poniej) zobaczymy ekran zatytułowany 'Zapisy KPRa'. W górnej czci ekranu widzimy cztery przyciski strzałek słuce do przesuwania belki wskazujcej zapis. Naciskajc przycisk oznaczony pojedyncz strzałk przesuwamy belk o jedn pozycj w gór lub w dół. Nacinicie podwójnej strzałki spowoduje przesunicie belki do pierwszego lub ostatniego zapisu. Na prawo od czterech przycisków strzałek znajduj si nastpujce przyciski funkcyjne : Nowy (Insert) wprowadza nowy dokument Popraw (F4) poprawia ju istniejcy dokument Powiel powiela ju istniejcy dokument Kasuj (Delete) kasuje dokument (pod warunkiem, e miesic nie został jeszcze zamknity) Podgld pozwala obejrze ju istniejcy dokument Szukaj pozwala wyszukiwa dokument według zadanych kryteriów Ponów pozwala odszuka kolejny dokument spełniajcy zadane kryteria Funkcje uruchamia formularz z dodatkowymi funkcjami: wydruk KPRa w jednym wierszu wydruk KPRa oszczdny porzdkowanie dokumentów wydruk rejestru zapisy wg kolejnoci wprowadzania / daty dokumentu Wyjcie (Escape) wyjcie z ekranu Kady z przycisków moe by uaktywniony przez kliknicie w niego mysz. Podkrelone litery w nazwach poszczególnych przycisków pozwalaj uaktywni wybrany przycisk bez pomocy myszy, naciskajc na klawiaturze klawisz ALT i równoczenie podkrelon liter. Ponadto mona uaktywni wyej wymienione przyciski wciskajc na klawiaturze pojedynczy klawisz podany w nawiasie powyej przy licie przycisków. Poza przyciskami, na tym samym poziomie znajduje si 'okienko' słuce do wybrania okresu wywietlanych dokumentów (mona wybra okrelony miesic lub wszystkie). Jest to pole wyboru, którego działanie zostało opisane w rozdziale Sposób wypełniania formularzy. Ekran, którego szczegółowy opis zamiecilimy powyej słuy do rejestrowania wszelkich dokumentów ksigowych, które powinny znale si w ksidze przychodów i rozchcodów. Po wybraniu przycisku Nowy naszym oczom ukae si formularz 'Rejestracja dokumentu ksigowego'. W górnej, rodkowej czci formularza znajduje si przycisk Wybór typowego zapisu, który słuy do wybrania wczeniej wprowadzonego typowego zapisu. Po jego wybraniu za pomoc myszy lub skrótu klawiaturowego otworzy si okno 'Lista typowych zapisów'. Posługujc si dostpnymi przyciskami moemy wybra typowy zapis, który posłuy nam jako wzorzec do wypełnienia dokumentu lub moemy taki typowy zapis wprowadzi, poprawi, skasowa, obejrze. Jeli nie mamy typowych zapisów lub wiadomie nie chcemy z nich korzysta nie tracimy nic z funkcjonalnoci programu. 11
W pozycji kolumna wybieramy kolumn podatkowej ksigi przychodów i rozchodów, w której chcemy zarejestrowa dokument. Szczególnym przypadkiem jest rejestracja zakupu rodka trwałego w kolumnie 16 umoliwia zarejestrowanie faktury VAT w ewidencji zakupu VAT i prawidłowe rozliczenie podatku VAT. Nastpnie wybieramy typ rejestrowanego dokumentu i okres, w którym ma zosta rozliczony ten dokument oraz wprowadzamy dane tego dokumentu. Jeli w parametrach zakładu zdecydowalimy o prowadzeniu wikszej iloci rejestrów VAT, moemy dokona stosownego wyboru w pozycji 'Rej. VAT'. Jeli zdecydowalimy si na prowadzenie własnej numeracji kont podczas rejestracji, to w oknie pojawi si dodatkowe pole 'Konto'. Moemy tam wpisa numer lub nazw konta lub wybra te dane z listy kont posługujc si klawiszem F2. Opcja ta pozwala na bardziej szczegółowe okrelenie pewnych informacji gromadzonych w podatkowej ksidze przychodów i rozchodów. Na przykład kolumna 14 słuca do gromadzenia informacji o kosztach naszej firmy nie pozwala na bardziej szczegółow identyfikacj tych kosztów. Takim dodatkowym wyrónikiem tych kosztów moe by włanie konto, które bdzie grupowało wydatki okrelonych rodzajów, np. paliwo, materiały biurowe, materiały gospodarcze itp. Po wprowadzeniu tych danych przechodzimy do pola wyboru kontrahenta, pola 'NIP'. Moemy wpisa numer NIP kontrahenta, a program sprawdzi czy na listach kontrahentów (odbiorców, dostawców) istnieje ju taki kontrahent. Jeli program odszuka takiego kontrahenta, to wypełni nastpne pola dotyczce nazwy i adresu firmy danymi zapisanymi w kartotekach kontrahentów. Jeli nie znajdzie kontrahenta, wywietli stosowny komunikat i umoliwi rczn edycj pól 'Firma' oraz 'Adres'. Tak wprowadzony kontrahent nie zostanie zapamitany na adnej licie. Umoliwia to wpisanie do podatkowej ksigi przychodów i rozchodów kontrahentów, o których z góry wiemy e wystpi w naszych zapisach sporadycznie i nie chcemy zapamitywa ich danych na listach kontrahentów. Jeli chcemy korzysta z moliwoci prowadzenia rozlicze nalenoci i zobowiza to powinnimy umieszcza wszystkich kontrahentów na odpowiednich listach. Program pozwala wtedy na dokonywanie spłat faktur nierozliczonych w momencie wystawienia dokumentu. Korzystajc z klawisza F2 znajdujcego si za polem 'NIP' moemy przej do list kontrahentów odpowiednich dla danej operacji (sprzeda/zakup) i wybra kontrahenta z listy bez koniecznoci wpisywanie jego numeru NIP. Klawisz oznaczony trzema kreskami ('---') słuy do czyszczenia zawartoci pola NIP. Po wprowadzeniu danych dotyczcych kontrahenta przechodzimy do pola 'Opis', w którym umieszczamy opis operacji gospodarczej. Program nie pozwoli na zapisanie dokumentu jeli nie wypełnimy tego pola. Obok tego pola widniej znane nam ju przyciski F2 i ---, których działanie jest identyczne jak w przypadku wyboru kontrahenta pozwalaj wybra opis zdarzenia gospodarczego z odpowiedniej listy lub wyczyci zawarto tego pola. Nastpnie przechodzimy do pola 'Uwagi', które moemy pozostawi niewypełnione. Na kocu wprowadzamy dane kwotowe. W zalenoci od wybranego typu dokumentu, zobaczymy rón ilo pozycji do wypełnienia. Dla dokumentu nie dotyczcego VAT bdzie to jedna pozycja, dla dokumentów VAT bdzie to wiele pozycji umoliwiajcych wprowadzenie kwot netto dla wielu stawek podatku VAT. Tak wprowadzone dane s automatycznie umieszczane w odpowiednim rejestrze VAT i bd słuyły do sporzdzenia deklaracji VAT-7. Obok poszczególnych pól kwot brutto znajduj si pola decyzji 'Nast. Mies.', które umoliwiaj przesunicie rozliczenia kwot podatku VAT poszczególnych pozycji na nastpny miesic. Jeli chcemy, aby dana kwota podatku VAT została rozliczona w nastpnym miesicu, musimy za pomoc myszki zaznaczy dane pole decyzji, tak aby pojawił si tam ptaszek (znak przypominajcy liter v). Jeli zdecydowalimy si na prowadzenie rozlicze nalenoci i zobowiza, to dodatkowo bdziemy musieli zaakceptowa lub zmieni zgodnie ze stanem faktycznym zawarto pól 'Do zapłaty' i 'Zapłacono'. Tak wprowadzony dokument musimy zatwierdzi wybierajc przycisk Zapisz lub jeli z jakich powodów nie chcemy go jednak zapisa, moemy wybra przycisk Anuluj. Dodatkowo w lewej 12
dolnej czci ekranu znajduje si przycisk Zapamitanie typowego zapisu. Wybranie tego przycisku przed zapisaniem dokumentu spowoduje zapamitanie tak wprowadzonego dokumentu jako typowego zapisu. Umoliwi to póniejsze skorzystanie z tak zapamitanego zapisu oraz ewentualn edycj tego typowego zapisu. TYPOWE ZAPISY Typowe zapisy nie musz by stosowane. Jednak w sytuacji, gdy pewne dokumenty lub ich grupy powtarzaj si w kolejnych miesicach (a dzieje si tak prawie zawsze) wykorzystanie typowych zapisów przypiesza w sposób istotny prac. Kady zapis posiada swoj nazw umoliwiajc jego identyfikacj. Jest to po prostu jakby wzorzec dokumentu zawierajcy moliwie najwiksz ilo powtarzalnych danych. Ilo danych jakie wstawimy do typowego zapisu zaley tylko od nas, ale dziki temu nie bdziemy ich musieli wpisywa w kady wypełniany dokument powstajcy na bazie danego typowego zapisu. Wybierajc w menu pozycj Rejestracja / Typowe zapisy otrzymamy przegldark, w której widoczny bdzie spis wszystkich typowych zapisów. W znajdujcym si w górnej czci przegldarki zespole przycisków znajduj si nastpujce ich rodzaje : Nowy, Popraw, Powiel, Kasuj, Podgld i Drukuj. Ich zastosowanie jest analogiczne do tych przycisków, których uywalimy podczas rejestracji dokumentów. Wprowadzanie typowego zapisu jest analogiczne do rejestracji dokumentu, z tym e ilo wprowadzanych danych jest mniejsza. 13