Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych

Zasady obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych Zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121. poz. 591 z 1994r.z późn.zmianami) zwanej dalej ustawą o rachunkowości, ustala się następujący obieg i kontrolę dowodów i dokumentów księgowych. Reguluje się wewnętrzny obieg dokumentów w Drugim Urzędzie Skarbowym w Katowicach w zakresie tych procedur wewnętrznych, które nie zostały uregulowane zarządzeniami Ministra Finansów, bądź decyzjami. Celem regulacji jest: uporządkowanie reguł postępowania z dokumentami księgowymi, stworzenie warunków dla badania rzetelności i legalności operacji gospodarczych, zapewnienie prawidłowości i dokładności danych trafiających od ewidencji księgowej, uregulowanie i przyśpieszenie przepływu informacji zawartych dokumentach oraz ograniczenie zbędnych zatrzymań, zwiększenie nadzoru osób uprawnionych do kontroli dokumentów w zakresie ich legalności, rzetelności i zgodności z rzeczywistością. I. Dokumentowanie operacji gospodarczych Dokumentacja księgowa Dokumentacją księgową nazywamy zbiór prawidłowo sporządzonych dokumentów (dowodów źródłowych) odzwierciedlających treść operacji i zdarzeń gospodarczych, podlegających ewidencji księgowej. Dowód księgowy powinien zawierać elementy niezbędne do wyczerpującego odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej. Dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest prawidłowo wystawiony, czyli: a) posiada swoją nazwę i ewentualnie symbol, b) stwierdza dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, c) zawiera co najmniej następujące dane: określenie wystawcy i wskazanie stron (nazw i adresów) uczestniczących w operacji gospodarczej, a w odniesieniu do wewnętrznych operacji - wskazanie uczestniczących komórek organizacyjnych, datę wystawienia dokumentu lub okres za który dokument został sporządzony, przedmiot oraz ilościowe i wartościowe określenie operacji gospodarczej, własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie, d) sprawdzony jest pod względem: merytorycznym (celów i gospodarczego uzasadnienia operacji), formalnym (zgodności z przepisami prawa), rachunkowym (nie zawiera błędów rachunkowych), a fakt sprawdzenia uwidoczniony jest w treści dokumentu, e) oznaczony jest numerem określającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie w dzienniku i księdze głównej i zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Jeżeli dowód zawiera wartość operacji gospodarczo-finansowej tylko w walucie obcej, należy ją przeliczyć na złote Strona 1 z 16 1

polskie, zgodnie z zasadami wyceny aktywów i pasywów wynikającymi z ustawy o rachunkowości i wpisać w wolnych miejscach dokumentu. Za dowód księgowy uważa się także: notę księgową sporządzaną dla udokumentowania operacji i zdarzeń gospodarczych, polecenie księgowania wystawiane w celu dokonania wstępnej korekty operacji gospodarczej wynikającej z dowodu księgowego obcego, Dopuszcza się sporządzenie zestawienia dowodów księgowych w celu dokonania w księgach rachunkowych księgowania zbiorczym zapisem operacji gospodarczych o jednakowym charakterze. Zestawienia dowodów księgowych powinny: składać się co najmniej: z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu, którego dotyczą objęte nim dowody kwot do księgowania, daty wystawienia oraz podpisu osoby sporządzającej, obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części, zapewnić sprawdzalne powiązanie ujętych w nich kwot z dowodami, na podstawie których zostały sporządzone. A. Klasyfikacja dokumentów Różnorodność zdarzeń i operacji gospodarczo-finansowych, powoduje powstawanie dużej liczby dokumentów zróżnicowanych pod względem formy i treści. Dokumenty te można klasyfikować według różnych kryteriów. Do podstawowych kryteriów zalicza się: a) podział według spełnienia funkcji, b) podział według chronologii ich wystawiania, c) podział według rodzajów operacji i zdarzeń gospodarczych, d) podział według wystawców. Z uwagi na pełnioną funkcję, dokumenty dzielimy na: a) dokumenty dyspozycyjne - zawierające polecenie dokonania pewnych czynności lub zapisów; często nie stanowią one potwierdzenia operacji lub zdarzeń gospodarczych; zaliczamy do nich zarządzenia wewnętrzne, polecenia przyjęcia lub wydania środków trwałych, materiałów, gotówki, b) dokumenty wykonawcze stanowiące potwierdzenie powstania operacji gospodarczej podlegającej ewidencji księgowej; zaliczane są do tej grupy dokumentów między innymi faktury, rachunki, pokwitowanie odbioru gotówki, wyciągi z konta bankowego, c) dokumenty dyspozycyjno-wykonawcze, które w pewnym okresie są poleceniem do wykonania określonej operacji, a po jej wykonaniu przybierają charakter dokumentów wykonawczych (potwierdzających). W ramach kryterium chronologii wystawiania dokumenty dzielą się na: a) dokumenty, które powinny być wystawiane przed dokonaniem operacji gospodarczej; do tej grupy dokumentów zalicza się umowy, zamówienia, umowy-zlecenia, b) dokumenty wystawiane w określonym czasie po dokonaniu operacji; zalicza się do nich dokumenty wtórne, powstające na podstawie dokumentów wystawionych przed lub w trakcie operacji gospodarczych. Strona 2 z 16 2

Według kryterium rodzaju operacji lub zdarzenia gospodarczego dokumenty dzieli się w szczególności na następujące grupy: a) dokumenty kasowe, b) dokumenty bankowe, c) dokumenty materiałowe, d) dokumenty kosztowe, e) dokumenty przychodowe, f) dokumenty inwestycyjne, g) dokumenty dotyczące majątku trwałego. Z uwagi na miejsce wystawienia, dokumenty dzieli się na: a) dokumenty obce np. faktury VAT, rachunki- od dostawców, b) dokumenty własne, np. polecenia księgowania referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat lub dokumenty wystawiane przez inne komórki organizacyjne jednostki jak rachunki, noty, zamówienia kierowane do dostawców. Wszystkie dokumenty obce od dostawców, wpływające do jednostki budżetowej podlegają zarejestrowaniu w dziale spraw ogólnych, kadr i szkolenia, który przeprowadza kontrolę merytoryczną i dokonuje opisu dowodu pod względem celowości poniesionego wydatku. Szczegółowy tryb postępowania określają Procedury obiegu faktur za dostawy i usługi w Drugim Urzędzie Skarbowym w Katowicach. B. Zasady sporządzania i korygowania dokumentów Wystawiane dokumenty (dowody księgowe) podlegają sporządzeniu wg następujących zasad: a) wszystkie rubryki w dokumencie wypełniane są zgodnie z ich przeznaczeniem piórem, długopisem, atramentem, tuszem lub pismem maszynowym; niektóre informacje, jak: nazwa jednostki, nazwa komórki organizacyjnej, data numer porządkowy dowodu mogą być nanoszone pieczęciami lub numeratorami, b) podpisy osób uczestniczących w dokonywaniu operacji gospodarczych muszą być autentyczne i składane na dowodzie atramentem lub długopisem, c) treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała; formułując treść dokumentu należy używać wyłącznie skrótów powszechnie przyjętych. Błędne zapisy w dowodach księgowych mogą być korygowane w ściśle określony sposób. Wyłącznym sposobem korygowania błędów powstałych w dokumencie jest przekreślenie błędnych zapisów, z całkowitym zachowaniem ich czytelności, wpisanie zapisów poprawnych, daty dokonania korekty oraz złożenia podpisu przez osobę, która dokonała poprawki. Treść i wszelkie dane liczbowe naniesione na dowody księgowe nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane i usuwane w inny sposób. Dowody obce i te dowody własne, które przekazane zostały na zewnątrz jednostki koryguje się wyłącznie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego. Błędy w dowodach gotówkowych i czekach mogą być poprawione jedynie przez unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego właściwego dowodu. Błędne zapisy w księgach rachunkowych można sprostować: poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, umieszczeniem daty i podpisu osoby dokonującej Strona 3 z 16 3

poprawki; poprawki takie muszą być dokonane we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca, poprzez wprowadzenie do ksiąg dowodu PK - polecenie księgowania - zawierającego korekty błędnych zapisów. Z uwagi na to, że w Urzędzie prowadzi się księgi rachunkowe przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane poprzez wprowadzenie dowodu PK polecenie księgowania korygującego błędne zapisy. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca i sporządzeniu i przyjęciu sprawozdań, korekty należy księgować w następnym miesiącu sprawozdawczym lub, o ile to możliwe, złożyć korektę sprawozdania. C. Dekretacja dokumentów Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania. Dekretacja obejmuje następujące etapy: a) segregację dokumentów, b) sprawdzenie prawidłowości dokumentów, c) właściwą dekretację. Segregacja dokumentów polega na: a) wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do komórki księgowości tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu, b) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy w zależności od źródeł finansowania (dot. wydatków ze środków budżetowych, środków pozabudżetowych, dochodów własnych, środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych), c) kontroli kompletności dokumentów. Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na: a) ustaleniu czy dokonana została kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa. b) w przypadku dowodów kasowych stanowiących podstawę wypłaty gotówki, należy ponadto sprawdzić, czy są one zaakceptowane przez Naczelnika urzędu lub upoważnioną przez niego osobę. c) w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dokument należy zwrócić do właściwej komórki organizacyjnej w celu uzupełnienia. Właściwa dekretacja polega na: a) nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane, b) umieszczeniu na dokumentach adnotacji na jakich kontach syntetycznych dokument ma być zaksięgowany, c) wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach analitycznych, d) określeniu daty, e) podpisaniu przez Głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną. W celu zmniejszenia pracochłonności dekretacji można stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami. D. Kontrola dokumentów Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu pod względem: a) legalności, Strona 4 z 16 4

b) rzetelności, c) prawidłowości zdarzeń gospodarczych. W celu ustalenia, czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Kontrola merytoryczna Polega na sprawdzeniu autentyczności dowodu oraz zgodności zlecenia, umowy z faktycznym przebiegiem operacji, sprawdzeniu czy dane zwarte w dowodzie wyrażone są w naturalnych jednostkach miary i pieniądzu oraz czy podpisany jest przez osoby biorące udział w operacji gospodarczej. Sprawdzenia dowodów pod względem merytorycznym dokonuje kierownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia lub kierownik komórki organizacyjnej, na rzecz której wykonana została dostawa lub usługa. Kontrola formalno-rachunkowa Sprawdzenie dowodu pod względem formalnym i rachunkowym obejmuje jego czytelność, jasność tekstu, poprawność rachunkową i zgodność z ustawą o rachunkowości oraz innymi przepisami, np. VAT, a ponadto czy jest kompletny, tzn.: czy podano w jakim trybie ustawy o zamówieniach publicznych dokonano zakupu, czy potwierdzono wykonanie usługi zgodnie ze zleceniem lub umową, Kontroli dokonuje upoważniony pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat. Dokonanie kontroli dokumentów musi być potwierdzone podpisem osoby sprawdzającej i datą dokonania kontroli. Dokumenty sprawdzone zatwierdza do realizacji Główny księgowy i Naczelnik urzędu lub osoby przez nich upoważnione. Zatwierdzone dokumenty stają się dowodami księgowymi i stanowią podstawą do dokonania zapisów księgowych. Ujęcie w kosztach dowodu księgowego następuje pod datą wpływu do referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat, w korespondencji z kontem rozrachunków. E. Druki ścisłego zarachowania Gospodarką drukami ścisłego zarachowania objęte są druki, które podlegają kontroli ilościowej, a w szczególności: czeki gotówkowe, dokumenty kasowe (KP i KW) - w momencie ich ostemplowania i ponumerowania, kwitariusze wpłat K 103 ostemplowane i ponumerowane arkusze spisu z natury, mandaty karne (gotówkowe i kredytowe). Druki ścisłego zarachowania należy przechowywać w należycie zabezpieczonych kasetach lub szafach. Strona 5 z 16 5

Ewidencja druków ścisłego zarachowania jest prowadzona na bieżąco w księdze druków ścisłego zarachowania przez pracowników, którym powierzono druki. Numerowanie druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają numerów nadrukowanych, polega na nadaniu im kolejnego numeru w bieżącym roku budżetowym. Jeżeli druki wypełnia się w dwóch lub więcej egzemplarzach oznacza się tym samym numerem oryginał i wszystkie kopie. Wszystkie kartki w księdze druków ścisłego zarachowania należy ponumerować, przesznurować oraz zaparafować. Za przechowywanie księgi, druków ścisłego zarachowania oraz dowodów przychodowych i rozchodowych stanowiących podstawę zapisów w księdze odpowiadają pracownicy, którym powierzono prowadzenie księgi. Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, dokonuje sprawdzenia ich ilości w momencie przyjmowania i wydawania. Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania przeprowadza się zgodnie z obowiązującymi przepisami. O wszelkich różnicach należy niezwłocznie powiadomić Naczelnika urzędu i Głównego księgowego. W razie zgubienia, zniszczenia lub kradzieży druków ścisłego zarachowania Naczelnik urzędu zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji, wyciągając odpowiednie konsekwencje w stosunku do osób odpowiedzialnych. W razie zgubienia lub kradzieży książeczki czeków gotówkowych, należy niezwłocznie zawiadomić oddział banku. Blankiety czeków gotówkowych przechowywane są w kasie. Kasjer ponosi odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie. F. Depozyty Pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat sporządza wydruk wyciągu bankowego w każdym dniu roboczym. Sprawdzony pod względem kompletności i rachunkowo wyciąg wraz z dokumentami wpłat i wypłat stanowi podstawę do wystawienia PK i księgowania na kontach syntetycznych (rachunek bankowy depozytów w korespondencji z pozostałymi rozrachunkami), a następnie zostaje przekazany do działu egzekucji. Rozdysponowanie wpłat następuje za pośrednictwem programu EGAPOLTAX w dziale egzekucji. Za rozliczenie i rozdysponowanie wpływu oraz sporządzenie przelewów odpowiada kierownik działu egzekucji. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego kierownik działu egzekucji zobowiązany jest do uzgodnienia stanu nierozdysponowanych wpływów ze stanem środków na rachunku bankowym. G. Noty księgowe miedzy źródłami finansowania Na koniec okresu sprawozdawczego, na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej, wystawia się notę obciążającą z tytułu wydatków rzeczowych poniesionych w danym miesiącu, w części dotyczącej działu egzekucji, proporcjonalnie do stanu zatrudnienia. Nota stanowi podstawę przelewu refundującego te wydatki. Nie wystawia się noty na wydatki rozliczone wcześniej na podstawie innych dokumentów, wskazujących jaka część wydatku dotyczy wydatków egzekucyjnych. W końcu roku rozliczenia należy dokonać do 20- go grudnia. Strona 6 z 16 6

II. Dokumentowanie płac Dokumentami płacowymi, służącymi do prawidłowego udokumentowania wysokości wynagrodzeń są w szczególności: umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło, lista płac wynagrodzeń osobowych (obejmująca wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, zasiłki z ubezpieczenia społecznego), lista płac z tytułu zawartych umów zlecenia, o dzieło, zbiorcze zestawienie listy płac, karta wynagrodzenia z pełną ewidencją, Lista płac wynagrodzeń osobowych pracowników Wzór własny, uwzględniający system ubezpieczeń społecznych. Lista płac stanowi podstawę wypłaty wynagrodzeń. Listy płac sporządzane są w dwóch egzemplarzach, w formie wydruków komputerowych. Egzemplarz list płac przeznaczone są: oryginał dla księgowości, kopia (pocięta na paski) dla pracowników. Lista płac jest podstawowym dowodem księgowym odzwierciedlającym wartość wynagrodzeń za pracę w księgach rachunkowych. Lista płac powinna zawierać co najmniej: okres, za który naliczane jest wynagrodzenie, nazwiska i imiona pracowników, którym naliczane jest wynagrodzenie, wynagrodzenie brutto z uwzględnieniem elementów składowych tego wynagrodzenia, kwoty odliczonych z wynagrodzeń składek za ubezpieczenia: emerytalne, rentowe i chorobowe, kwoty naliczonych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe opłacane przez pracownika, kwotę potrąconej z wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego, kwotę odliczonej od podatku dochodowego składki na ubezpieczenie zdrowotne, pozostałe potrącenia z wynagrodzenia (np.: składki na dobrowolne ubezpieczenia,, kasy zapomogowo-pożyczkowej, zajęcia alimentacyjne i komornicze, pożyczki mieszkaniowe, potrącenia z tytułu zwrotu wydatków poniesionych przejściowo przez pracodawcę - po uzyskaniu zgody pracownika na dokonanie potrącenia z listy wynagrodzeń), wynagrodzenie netto, kwotę wynagrodzeń do wypłaty, kwoty przelewu na ROR, zbiorcze podsumowanie wszystkich elementów listy płac. Podstawę do sporządzenia listy płac stanowią: a) angaże (akt mianowania, umowa o pracę, przeszeregowania), b) zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy L-4, c) zestawienie godzin pracy pracowników działu egzekucji sporządza kierownik referatu kadr i szkolenia lub upoważniony przez niego pracownik dla celów Strona 7 z 16 7

obliczenia wynagrodzenia za czas urlopu z tytułu prowizji oraz należności za korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych. Zestawienie godzin pracy podlega zatwierdzeniu przez Naczelnika urzędu lub upoważnioną osobę, d) wnioski premiowe (zatwierdzone zgodnie z obowiązującym regulaminem w zakresie premiowania): e) wnioski o wypłatę nagród z 3% funduszu płac, z funduszu nagród zatwierdzone przez Naczelnika urzędu, f) decyzje Naczelnika urzędu o przysługującej pracownikowi nagrodzie jubileuszowej, odprawie emerytalnej, ekwiwalencie za urlop, innej gratyfikacji, g) wykazy referatu kadr i szkolenia w zakresie uprawnień do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, h) wykazy kierownika działu egzekucji w zakresie należności prowizyjnych. Wszelkiego rodzaju dokumenty dotyczące potrąceń dokonywanych na listach płac powinny być niezwłocznie przekazywane do referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat, celem terminowego ujęcia ich na odpowiednich listach płac. Listy płac sporządzane są z podziałem na wynagrodzenia pracowników służby cywilnej oraz wynagrodzenia pracowników obsługi oraz pracowników zatrudnionych na zastępstwo. Listy płac pod względem formalno-rachunkowym sprawdza pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat, pod względem merytorycznym kierownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia. Zweryfikowane listy wynagrodzeń podlegają zatwierdzeniu do wypłaty przez Głównego księgowego oraz Naczelnika urzędu lub osoby przez nich upoważnione, i stanowią podstawę do sporządzenia przelewu gotówki na ROR-y pracowników lub do wypłaty w kasie. Lista płac za wykonanie prac w ramach umowy zlecenie, o dzieło Listy sporządza pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat na podstawie rachunku, wystawionego zgodnie z umową zlecenia, o dzieło, sprawdzoną pod względem merytorycznym przez kierownika komórki na rzecz której prace zostały wykonane i zatwierdzoną do wypłaty przez Naczelnika urzędu. Zweryfikowana lista płac podlega zatwierdzeniu do wypłaty przez Głównego księgowego oraz Naczelnika urzędu lub osoby przez nich upoważnione. Należność przekazywana jest na rachunek bankowy zleceniobiorcy, a w przypadku, gdy zleceniobiorca nie posiada rachunku bankowego, zapłata następuje w gotówce. Lista płac wypłaty świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Lista płac stanowi dokument wypłaty świadczeń przyznanych pracownikowi (emerytowi, renciście) ze środków ZFŚS, zgodnie z regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Listę sporządza pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat na podstawie decyzji Naczelnika urzędu. Listę płac akceptuje do realizacji Naczelnik urzędu jako dysponent środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Listy podlegają kontroli i zatwierdzeniu jak listy wynagrodzeń osobowych. Strona 8 z 16 8

Zestawienie zbiorcze listy płac. Zestawienie zbiorcze do każdej listy płac w danym miesiącu sporządza pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat. Zestawienie służy do podziału płac na poszczególne źródła finansowania i odpowiedniego ujęcia w kosztach. Stanowi ono podstawę do wystawienia polecenia księgowania wynagrodzeń, dokonanych potrąceń oraz wypłat. Karta wynagrodzeń pracownika. Służy do długotrwałej ewidencji wynagrodzeń za pracę pracownika. Karty wynagrodzeń prowadzi pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat z wykorzystaniem programu komputerowego. Kartę prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. III. Gospodarka finansowa W gospodarowaniu środkami pieniężnymi wyodrębniamy obrót gotówkowy i obrót bezgotówkowy. Wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych winny zmierzać do stosowania obrotu bezgotówkowego. Obrót gotówkowy powinien być ograniczony do niezbędnego minimum. A. Obrót gotówkowy Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. Do dokumentów stosowanych w obrocie gotówkowym zalicza się: 1. Dowód wpłaty KP (kasa przyjmuje) 2. Kwit K-103, 3. Dowód wypłaty KW (kasa wypłaci) 4. Raport kasowy RK Szczegółowy opis dokumentów KP, KW i RK, zasad ich sporządzania i ewidencjonowania, zawarty jest w Procedurach obsługi kasy wewnętrznej. 5. Wniosek o zaliczkę. a) Wniosek o zaliczkę sporządza się w jednym egzemplarzu. b) Wniosek o zaliczkę jest dokumentem umożliwiającym pobranie zaliczki z kasy na drobne zakupy gotówkowe. c) Wniosek o zaliczkę powinien zawierać: imię i nazwisko osoby pobierającej zaliczkę, kwotę zaliczki (cyfrowo i słownie), cel pobrania zaliczki (rodzaj zakupu), termin rozliczenia (nie dłuższy niż 7 dni od daty dokonania transakcji z wyjątkiem stałych zaliczek), Wnioski o wypłacenie zaliczki podpisane są przez kierownika komórki organizacyjnej wnioskodawcy, który odpowiada za kontrolę merytoryczną dokumentu. Wniosek podlega Strona 9 z 16 9

zatwierdzeniu przez Głównego księgowego i Naczelnika urzędu lub osoby przez nich upoważnione. Wypełniony i zatwierdzony wniosek stanowi podstawę do wypłacenia gotówki z kasy. Po dokonaniu wypłaty gotówki na podstawie wniosku kasjer wpisuje tę operację do Raportu kasowego. W uzasadnionym przypadkach mogą być wypłacone zaliczki stałe, z terminem ich całkowitego rozliczenia do dnia 24 grudnia danego roku budżetowego. W trakcie roku pracownik otrzymuje równowartość wydatkowanych kwot na podstawie dołączonych do rozliczenia zaliczki dowodów wydatków. W szczególności zaliczki stałe mogą być udzielane: kierowcom na zakup paliwa, pracownikom działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia odpowiedzialnym za dokonywanie bieżących zakupów. Dla zabezpieczenia możliwości wyegzekwowania pobranej przez pracownika zaliczki, wniosek zawiera klauzulę upoważniającą do potrącenia kwoty nierozliczonej w terminie zaliczki z wypłaty najbliższego wynagrodzenia. Zaliczka nie może być zatwierdzona do wypłaty, jeżeli wnioskodawca nie rozliczył się z poprzedniej zaliczki. Rozliczenia z pobranej gotówki w wyznaczonym na wniosku terminie, pracownik dokonuje na formularzu Rozliczenie zaliczki. Formularz Rozliczenie zaliczki wypełnia się w jednym egzemplarzu. Formularz zawiera: imię i nazwisko osoby rozliczającej zaliczkę, kwotę rozliczanej zaliczki, datę pobrania zaliczki, zestawienie poniesionych wydatków (rodzaj i nr dowodu) oraz ich wysokość, wysokość sumy do zwrotu lub pobrania z kasy. Rozliczenie zaliczki podlega kontroli merytorycznej przez bezpośredniego przełożonego pracownika (zaliczkobiorcy). Kontrolę formalno-rachunkową przedłożonych do rozliczenia dowodów przeprowadza upoważniony pracownik rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat. Fakt dokonania kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej musi być odnotowany na poszczególnych dowodach stanowiących załączniki do Rozliczenia zaliczki. Rozliczenie zaliczki zatwierdza do wypłaty Główny księgowy i Naczelnik urzędu lub osoby przez nich upoważnione. Zatwierdzone Rozliczenie zaliczki stanowi dla kasjera podstawę do wypłaty lub przyjęcia gotówki. kasjer po dokonaniu operacji wpłaty lub wypłaty gotówki dokonuje odpowiedniego zapisu w Raporcie kasowym. 6. Bankowy dowód wpłaty. Bankowy dowód wpłaty przeznaczony jest do udokumentowania odprowadzenia gotówki z kasy na rachunek bankowy jednostki. Bankowy dowód wpłaty kasjer wypełnia w 2 egzemplarzach w przypadku wpłaty w NBP lub w 4 egzemplarzach, gdy wpłata dokonana jest na rachunek w innym banku. Ostemplowany przez bank, bankowy dowód wpłaty ujmowany jest przez kasjera, w raporcie kasowym jako rozchód gotówki z kasy. 7. Czek gotówkowy. Służy do podjęcia gotówki z banku. Czek gotówkowy stanowi polecenie (dla banku) wypłacenia określonej kwoty gotówki. Czek gotówkowy podpisywany jest przez osoby Strona 10 z 16 10

wymienione na Karcie wzorów podpisów. Treść czeku nie może być przerabiana, wycierana lub usuwana w inny sposób. Błędnie wypełniony czek podlega unieważnieniu poprzez przekreślenie go i wpisanie słowa anulowano. Anulowane czeki pozostawia się w książeczce czekowej. Książeczkę blankietów czekowych należy przechowywać w kasie pancernej i zabezpieczyć przed możliwością wykorzystania przez osoby nieupoważnione. Grzbiety książeczek wykorzystanych czeków w ciągu roku przechowywane są również w kasie pancernej, a po zakończeniu roku budżetowego przekazywane są do archiwum. Książeczki czeków gotówkowych są drukami ścisłego zarachowania. Ewidencję książeczek czekowych należy prowadzić oddzielnie dla poszczególnych źródeł finansowania. 8. Rachunki kosztów podróży. Podstawą rozliczenia kosztów podróży są: a) polecenie wyjazdu służbowego, b) umowa cywilnoprawna na korzystanie z samochodu nie będącego własnością pracodawcy w celu odbycia podroży służbowej Polecenie wyjazdu służbowego. Druk powszechnego użytku, który po wypełnieniu powinien spełniać wymogi prawidłowego (rzetelnego) dowodu księgowego. Formularz Polecenie wyjazdu służbowego służy do udokumentowania kosztów podróży służbowej oraz ich rozliczeń. Wystawiany jest w jednym egzemplarzu i zatwierdzany przez Naczelnika urzędu lub osobę przez niego upoważnioną. Wystawione polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać dane niezbędne do prawidłowego ustalenia należności z tytułu podróży służbowej tj. określone przez pracodawcę: imię i nazwisko osoby delegowanej oraz stanowisko, cel podróży służbowej, termin rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, nazwę miejscowości docelowej, środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej. Ponadto pracodawca określa miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Dla celów kontrolnych wystawione polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać kolejny numer. Na poczet wydatków związanych z podróżą służbową pracownikowi może być wypłacona zaliczka. Wysokość wypłaconej zaliczki powinna być oszacowana proporcjonalnie do wysokości kosztów, które mają być poniesione. Odcinek polecenia wyjazdu służbowego stwierdzający fakt wypłacenia pracownikowi zaliczki stanowi dowód kasowy, ujmowany w raporcie kasowym po stronie rozchodów. Rozliczenie kosztów podróży służbowej następuje według aktualnych zasad określonych przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Sporządzone rozliczenie kosztów podróży służbowej podlega kontroli: merytorycznej dokonywanej przez bezpośredniego przełożonego, formalno-rachunkowej- dokonywanej przez pracownika referatu rachunkowości Strona 11 z 16 11

budżetowej i rejestracji wpłat.. Sprawdzone rozliczenie podróży służbowej podlega zatwierdzeniu przez Głównego księgowego i Naczelnika urzędu lub osoby przez nich upoważnione. Zmiana przez pracownika rodzaju środka transportu określonego w poleceniu wyjazdu służbowego może spowodować odmowę zwrotu kosztów w części przekraczającej koszty przejazdu. Umowa cywilnoprawna Podstawą zwrotu kosztów używania samochodu osobowego, nie będącego własnością pracodawcy jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracodawcą a pracownikiem, dotycząca używania pojazdu dla celów służbowych, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami. Zwrot kosztów za używanie samochodu do przejazdów służących pracownikowi następuje na zasadach szczegółowo określonych w umowie cywilnoprawnej. Rozliczenie następuje w okresach miesięcznych na podstawie oświadczenia pracownika. B. Obrót bezgotówkowy Podstawą zaewidencjonowania w księgach rachunkowych obrotu bezgotówkowego są dowody załączone do wyciągu bankowego. W Drugim Urzędzie Skarbowym w Katowicach obrót bezgotówkowy wykonywany jest za pośrednictwem programu VideoTel. Szczegółowy tryb postępowania określają Procedury obiegu dokumentów podczas przekazywania danych za pośrednictwem systemu Bankowości elektronicznej enbepe Przelew i polecenie przelewu Przelew dokonywany jest podstawie sprawdzonych dowodów źródłowych (faktur dostawców, list płac itp.). Przelew sporządza pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat. Przelew podpisywany jest przez osoby upoważnione za pośrednictwem karty do podpisu z użyciem PIN. W uzasadnionych wypadkach, gdy wykonanie usługi (np. w przypadku zgłoszenia udziału w szkoleniu) uzależnione jest od wcześniejszego dokonania przelewu należności za usługę podstawą do dokonania przelewu środków stanowi Polecenie przelewu (wg wzoru własnego) zatwierdzone przez Głównego księgowego i Naczelnika urzędu lub osoby przez nich upoważnione. Obowiązek wystawienia Polecenia przelewu istnieje również w przypadku refundacji środków pomiędzy poszczególnymi źródłami finansowania. Podstawę dokonania przelewu środków z rachunku dochodów własnych, będących refundacją części wydatków rzeczowych przypadających na Dział egzekucji - stanowi nota księgowa. C. Dokumentacja własna księgowości Do dokumentacji własnej księgowości zalicza się w szczególności: polecenie księgowania, noty obciążeniowe, Strona 12 z 16 12

wezwanie do zapłaty, wezwanie do uzgodnienia sald. Polecenie księgowania Wzór powszechnie stosowany. Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych, korygowania mylnych zapisów księgowych, a także księgowych rozliczeń zamykających okres sprawozdawczy. Polecenie księgowania sporządza na bieżąco pracownik referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat w jednym egzemplarzu. Dokument przed dokonaniem zapisów w księgach rachunkowych podlega kontroli i zatwierdzeniu przez Głównego księgowego i Naczelnika urzędu lub osoby przez nich upoważnione. Nota księgowa. Wzór powszechnie stosowany. Noty księgowe sporządzane są przez pracownika referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat w trzech egzemplarzach, na podstawie danych księgowych lub protokółów zatwierdzonych przez Naczelnika urzędu. Oryginał doręczany jest adresatowi, pierwsza kopia stanowi podstawę do dokonania zapisów w ewidencji księgowej, druga kopia pozostaje w zbiorze wystawionych not księgowych. Noty podpisywane są przez sporządzającego, Głównego księgowego i Naczelnika urzędu lub osoby przez nich upoważnione. Wezwanie do zapłaty. Wzór powszechnie stosowany. Służy do udokumentowania wezwania dłużnika do zapłaty nieuregulowanej należności. Wezwanie wystawiane jest przez pracownika referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat w dwóch egzemplarzach, po upływie terminu wyznaczonego do zapłaty. Oryginał wysyła się do dłużnika, kopia pozostaje w aktach. Wezwanie do uzgodnienia sald. Wzór powszechnie stosowany. Służy do udokumentowania (potwierdzenia) uzgodnienia salda. Zasady uzgadniania sald według aktualnie obowiązującej ustawy o rachunkowości. Wezwanie wystawia się w dwóch egzemplarzach (A i B). Wezwanie wysyła się do adresata, który po sprawdzeniu salda, odsyła potwierdzony odcinek B. D. Inwentaryzacja Szczegółowe zasady, terminy i sposoby przeprowadzania inwentaryzacji zostały omówione w Instrukcji inwentaryzacyjnej. E. Przechowywanie dowodów księgowych Dokumentacja finansowo-księgowa (dowody księgowe) i księgi rachunkowe przechowywane są w siedzibie jednostki. Dowody księgowe powinny być na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach w kolejności chronologicznej, wynikającej z prowadzonych ksiąg rachunkowych, w celu: łatwego ich odszukania i sprawdzenia, uniemożliwienia dostępu osobom nieupoważnionym. Strona 13 z 16 13

Zbiory dokumentów w segregatorach należy oznaczyć: nazwą jednostki, znakiem wskazującym na rodzaj dokumentacji, symbolem kwalifikującym zbiór do odpowiedniej kategorii jego przechowywania zgodnie z obowiązującą Instrukcją kancelaryjną. W ramach ochrony danych, należy w szczególny sposób przechowywać i chronić przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem bez upoważnienia, uszkodzeniem lub zniszczeniem: dokumentację dotyczącą ustalonych i przyjętych zasad przeprowadzania rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, pozostałe zbiory dokumentacji przechowuje się przez: księgi rachunkowe 5 lat, listy płac wynagrodzeń osobowych, roczne karty wynagrodzeń funduszu płac, raporty o wpłacie składek ubezpieczeniowych, - 50 lat, dowody uprawnień do zasiłków, deklaracje składek ubezpieczeniowych 10 lat, listy wynagrodzeń z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło 5 lat, dowody księgowe dotyczące inwestycji wieloletnich, umów, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, albo objętych tym postępowaniem, karnym czy podatkowym 5 lat od początku roku następnego po roku budżetowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie zostały ostatecznie zakończone, rozliczone, spłacone lub przeterminowane, dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności, dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat, pozostałe dowody księgowe i dokumenty 5 lat,. Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następnego po roku budżetowym, którego zbiory dotyczą. F. Ochrona dokumentów księgowych Zasady ochrony danych szczegółowo regulują przepisy rozdziału 8 ustawy o rachunkowości. Dokumentację księgową, a zwłaszcza: zakładowy plan kont, wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, dokumentację systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe należy przechowywać w sposób zabezpieczający przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. IV Gospodarka materiałowa. Zakupów materiałów na potrzeby urzędu dokonuje dział spraw ogólnych, kadr i szkolenia. W związku z obowiązującym prawem zamówień publicznych określającym zasady, formy i tryb udzielania zamówień publicznych wnioski na zakupy materiałów, sprzętu i innych rzeczy niezbędnych do funkcjonowania danej komórki organizacyjnej należy składać u Strona 14 z 16 14

pracownika działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia. Wniosek powinien zawierać uzasadnienie zakupu, oszacowaną wartość zamówienia, proponowany tryb zakupu oraz potwierdzenie, że urząd posiada środki na sfinansowanie zakupu. Po zatwierdzenie wniosek stanowi podstawę zakupu, zawarcia umowy cywilno-prawnej lub podstawę wszczęcia postępowania przetargowego. Zakupy rzeczowych składników majątku mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami dostawców. Materiały biurowe, drobne przedmioty przeznaczone do użytkowania biurowego zaliczane są w koszty w momencie zakupu.. Ewidencję zakupionej literatury fachowej prowadzi pracownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia. Rachunek dokumentujący zakup powinien zawierać adnotacje o ujęciu pozycji w ewidencji zasobu bibliotecznego. V. Gospodarka samochodowa Książka kontroli kart drogowych Wzór powszechnego użytku. Służy do ewidencjonowania wydanych kart drogowych dla wszystkich pojazdów, Książkę kontroli wydanych kart drogowych prowadzi wyznaczony pracownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia. Książka kontroli powinna zawierać co najmniej następujące pozycje: datę ważności wystawionej karty drogowej, serię i numer danej karty drogowej, nazwisko kierowcy, na którego wystawiona jest karta drogowa, trasę podróży, nr rej. pojazdu, pokwitowanie odbioru karty drogowej przez kierowcę, potwierdzenie zwrotu karty-podpis osoby prowadzącej książkę. Karty drogowe powinny być wpisywane do książki kontroli kart drogowych wg ich kolejnej numeracji. Za poprawność wypełniania i terminowość odpowiedzialność ponosi kierownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia. Miesięczna karta eksploatacyjna pojazdu. Wzór powszechnego użytku. Służy do miesięcznego zestawienia wyników pracy każdego pojazdu, określenia zużycia paliwa (oszczędności, przepału). Sporządzana jest w jednym egzemplarzu na podstawie kart drogowych dotyczących danego pojazdu. Dane wynikające z kart drogowych wpisuje się do karty eksploatacyjnej pod właściwą datą w miesiącu rozliczanym. Po upływie miesiąca pozycje zarejestrowane na karcie sumuje się. Kartę podpisuje osoba sporządzająca oraz Naczelnik urzędu lub osoba przez niego upoważniona. Za terminowe i prawidłowe sporządzanie miesięcznych kart eksploatacyjnych pojazdów jest odpowiedzialny kierownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia. Strona 15 z 16 15

Karta opony Wzór własny. Służy do kontroli przebiegu opony oraz jej identyfikacji Karta zawiera rodzaj, wymiar, markę i numer opony Kartę zakłada i prowadzi wyznaczony pracownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia. Podstawą do założenia karty jest dowód zakupu opony. W karcie odnotowuje się datę zamontowania opony, nr rejestracyjny pojazdu, stan licznika kilometrów w chwili montażu, datę demontażu i stan licznika kilometrów w chwili demontażu. Protokół zużycia ogumienia Wzór własny. Służy do stwierdzenia zużycia opony i wycofania jej z eksploatacji. Protokół zużycia ogumienia sporządza się w dwóch egzemplarzach, w przypadku wycofania opony z eksploatacji. Protokół powinien zawierać: rodzaj, wymiar, markę i numer opony, przebieg opony w kilometrach, określenie czy zużycie opony jest normalne czy przedwczesne, przyczyny i wnioski, jeżeli zużycie jest przedwczesne, podpisy członków komisji, akceptację Naczelnika urzędu. Protokół likwidacji ogumienia stanowi podstawę do zdjęcia opon ze stanu ewidencji. Protokół przekazania pojazdu. Wzór własny. Stosuje się w wypadkach przekazania pojazdu kierowcom. Protokół sporządza kierownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia, w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla przejmującego pojazd, kopia pozostaje w komórce ogólnej. Protokół powinien zawierać dane rozpoznawcze pojazdu, szczegółowy opis stanu technicznego, wyposażenia oraz nazwiska, stanowiska i podpisy osoby przekazującej i przyjmującej. Strona 16 z 16 16