Przepisy z komentarzem KODEKS PRACY PO ZMIANACH Nowe urlopy wychowawcze Elastyczny czas pracy Zmiany w uprawnieniach rodzicielskich 25 wzorów dokumentów Stan prawny: październik 2013 r.
Kodeks pracy po zmianach Nowe urlopy wychowawcze Elastyczny czas pracy Zmiany w uprawnieniach rodzicielskich 25 wzorów dokumentów Stan prawny na 1 października 2013 r.
Autorzy: Emilia Wawrzyszczuk, Bożena Lenart, Katarzyna Wrońska-Zblewska, Joanna Kaleta Dyrektor wydawniczy: Marek Kutarba Redaktor naczelna grupy czasopism: Małgorzata Jankowska Kierownik Marketingu i sprzedaży: Katarzyna Bednarska Redaktor prowadząca: Emilia Wawrzyszczuk Korekta: Zespół Projekt okładki: Piotr Fedorczyk Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski ISBN: 978-83-269-2603-7 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2013 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a tel.: 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 e-mail: cok@wip.pl Nakład: 700 egz. Drukarnia: Miller Druk Sp. z o.o., ul. Jagiellońska 82, 03-301 Warszawa Skład i łamanie: Raster studio, N. Bogajczyk, ul. Konopnickiej 46, 05-071 Sulejówek Kodeks pracy po zmianach chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów i odsprzedaż bez zgody wydawcy są zabronione. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. W związku z tym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Kodeks pracy po zmianach wskazówek, informacji itp. do konkretnych przypadków.
SPIS TREŚCI Wstęp... 7 Zmiany w Kodeksie pracy Elastyczny czas pracy... 9 Nawet 12-miesięczne okresy rozliczeniowe... 9 Wydłużenie okresu rozliczeniowego musi być uzasadnione... 10 Gdy nie ma związków, wystarczy porozumienie z przedstawicielami pracowników... 11 O zawartym porozumieniu trzeba poinformować inspekcję pracy... 12 Wynagrodzenie w każdym miesiącu nie może być niższe niż płaca minimalna... 12 Obowiązkowe harmonogramy czasu pracy... 13 Rozkład czasu pracy w umowie grafik niepotrzebny... 13 Dwa rodzaje ruchomego czasu pracy... 14 Konieczne zapis w układzie zbiorowym, porozumienie lub wniosek pracownika... 15 Uproszczony tryb wprowadzania przerywanego czasu pracy... 16 Przerywany czas pracy można wprowadzić porozumieniem... 16 Szczegółowy rozkład czasu pracy obowiązkowy... 17 Mimo nieświadczenia pracy pracownikowi należy się wynagrodzenie... 18 Odpracowywanie wyjść prywatnych... 18 Zapisy w przepisach wewnętrznych pożądane, ale nieobowiązkowe... 18 Za nieodpracowane wyjście nie ma zapłaty... 19 Nowe uprawnienia rodzicielskie... 21 Urlop macierzyński... 21 Nowy wymiar urlopu macierzyńskiego do wykorzystania przed porodem... 21 Minimalny wymiar urlopu do wykorzystania po porodzie... 22 W razie hospitalizacji lub zgonu matki dziecka urlop macierzyński przejmuje ojciec... 22 Dodatkowy urlop macierzyński... 23 Udzielanie dodatkowego urlopu macierzyńskiego... 24 Łączenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego z wykonywaniem pracy... 25 Urlop rodzicielski... 25 Aby skorzystać z urlopu rodzicielskiego, trzeba być pracownikiem... 26 Urlop rodzicielski obejmuje kolejne dni kalendarzowe... 27 Sposób korzystania z urlopu rodzicielskiego... 27 Udzielanie urlopu rodzicielskiego... 28 Poród w czasie urlopu wychowawczego bez prawa do rodzicielskiego... 29 Jednoczesne korzystanie z urlopu rodzicielskiego przez obydwoje rodziców... 29 Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą... 30 Rezygnacja z części lub całości urlopu rodzicielskiego... 31 Przepisy przejściowe... 32 Urlopy adopcyjne... 33 Urlop wychowawczy... 34 Nowy termin skorzystania z urlopu wychowawczego... 34 Miesiąc urlopu wychowawczego dla każdego rodzica... 35 Samotny rodzic skorzysta z pełnego wymiaru urlopu... 36 Dłużej razem na urlopie wychowawczym... 36 Urlop do wykorzystania nawet w 5 częściach... 37 Dodatkowy urlop wychowawczy na niepełnosprawne dziecko... 37 Zmiany objęły też urlop wypoczynkowy... 38 Urlop wypoczynkowy nie przedawnia się na urlopie wychowawczym... 38 Wymiar urlopu bez zasady proporcjonalności... 39 Nowelizację wymogły przepisy unijne... 40 Zmiany w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa... 41 Wysokość zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego... 41 Rezygnacja z części lub całości dodatkowego urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego... 42 Urodzenie dziecka w trakcie urlopu wychowawczego... 42 Łączenie urlopu z wykonywaniem pracy... 43 3
Spis treści Tabela 1. Porównanie regulacji z zakresu czasu pracy obowiązujących przed i od 23 sierpnia 2013 r.... 45 Tabela 2. Porównanie uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem i urlopami wypoczynkowymi z uwzględnieniem zmian z 17 czerwca 2013 r. i 1 października 2013 r.... 47 Zmiany w przepisach innych ustaw... 51 Wzory dokumentów... 55 Wzór 1. Wniosek pracownicy o urlop macierzyński przed porodem... 55 Wzór 2. Wniosek pracownicy o rezygnację z części urlopu macierzyńskiego... 56 4 Wzór 2a. Zaświadczenie pracodawcy ojca dziecka, potwierdzające termin rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego... 57 Wzór 3. Wniosek pracownika ojca o część urlopu macierzyńskiego niewykorzystaną przez matkę... 57 Wzór 4. Wniosek o przerwanie urlopu macierzyńskiego na czas pobytu dziecka w szpitalu... 58 Wzór 5. Wniosek pracownicy o dodatkowy urlop macierzyński i urlop rodzicielski... 59 Wzór 6. Wniosek w sprawie rezygnacji z całości lub części dodatkowego urlopu macierzyńskiego/urlopu rodzicielskiego... 60 Wzór 7. Wniosek pracownika o dodatkowy urlop macierzyński... 61 Wzór 8. Wniosek pracownika ojca o dodatkowy urlop macierzyński, z którego zrezygnowała matka dziecka... 62 Wzór 9. Wniosek o łączenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego/urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy... 63 Wzór 10. Informacja o nieuwzględnieniu wniosku pracownika o podjęcie pracy w okresie dodatkowego urlopu macierzyńskiego/urlopu rodzicielskiego... 64 Wzór 11. Wniosek pracownika o urlop rodzicielski... 65 Wzór 11a. Oświadczenie pracownika dotyczące urlopu rodzicielskiego załącznik do wniosku o urlop rodzicielski... 66 Wzór 12. Wniosek w sprawie rezygnacji z całości lub części urlopu rodzicielskiego... 67 Wzór 13. Wniosek pracownika ojca o urlop rodzicielski, z którego zrezygnowała matka dziecka... 68 Wzór 14. Wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego... 69 Wzór 15. Wniosek o dodatkowy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego... 70 Wzór 16. Wniosek o uzupełniający dodatkowy urlop macierzyński (art. 29 I 30 ustawy z 28 maja 2013 r.)... 71 Wzór 17. Wniosek o urlop wychowawczy... 72 Wzór 17a. Oświadczenie drugiego rodzica (opiekuna) dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego... 73 Wzór 18. Porozumienie pracodawcy z przedstawicielstwem pracowników w sprawie stosowania 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych czasu pracy... 74 Wzór 19. Porozumienie pracodawcy z przedstawicielstwem pracowników w sprawie stosowania ruchomego czasu pracy... 75 Wzór 20. Wniosek pracownika o objęcie ruchomym czasem pracy... 76 Wzór 21. Wniosek pracownika o zgodę na wyjście w godzinach pracy w celach prywatnych... 77 Wzór 22. Porozumienie pracodawcy z przedstawicielstwem pracowników w sprawie stosowania systemu przerywanego czasu pracy... 78 Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) stan prawny na 1 października 2013 r.... 79 Dział I. Przepisy ogólne... 79 Rozdział I. Przepisy wstępne... 79 Rozdział II. Podstawowe zasady prawa pracy... 81 Rozdział IIa. Równe traktowanie w zatrudnieniu... 82 Rozdział IIb. Nadzór i kontrola przestrzegania prawa pracy... 84 Rozdział III. (skreślony)... 84 Dział II. Stosunek pracy... 85 Rozdział I. Przepisy ogólne... 85 Rozdział II. Umowa o pracę... 87 Oddział 1. Zawarcie umowy o pracę... 87 Oddział 2. Przepisy ogólne o rozwiązaniu umowy o pracę... 89 Oddział 3. Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem... 90 Oddział 4. Uprawnienia pracownika w razie nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę... 93
Spis treści Oddział 5. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia... 94 Oddział 6. Uprawnienia pracownika w razie niezgodnego z prawem rozwiązania przez pracodawcę umowy umowy o pracę bez wypowiedzenia... 96 Oddział 6a. Uprawnienia pracodawcy w razie nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia... 97 Oddział 7. Wygaśnięcie umowy o pracę... 97 Rozdział IIa. Warunki zatrudnienia pracowników skierowanych do pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z państwa będącego członkiem Unii Europejskiej... 98 Rozdział IIb. Zatrudnianie pracowników w formie telepracy... 99 Rozdział III. Stosunek pracy na podstawie powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę... 102 Oddział 1. Stosunek pracy na podstawie powołania... 102 Oddział 2. Stosunek pracy na podstawie wyboru... 104 Oddział 3. Stosunek pracy na podstawie mianowania... 104 Oddział 4. Stosunek pracy na podstawie spółdzielczej umowy o pracę... 104 Dział III. Wynagrodzenie za pracę i inne świadczenia... 105 Rozdział I. Ustalanie wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą...105 Rozdział Ia. Wynagrodzenie za pracę...107 Rozdział II. Ochrona wynagrodzenia za pracę...108 Rozdział III. Świadczenia przysługujące w okresie czasowej niezdolności do pracy...110 Rozdział IIIa. Odprawa rentowa lub emerytalna...111 Rozdział IV. Odprawa pośmiertna...111 Dział IV. Obowiązki pracodawcy i pracownika... 112 Rozdział I. Obowiązki pracodawcy... 112 Rozdział II. Obowiązki pracownika... 115 Rozdział IIa. Zakaz konkurencji... 115 Rozdział III. Kwalifikacje zawodowe pracowników... 116 Rozdział V.Nagrody i wyróżnienia... 119 Rozdział IV. Regulamin pracy... 119 Rozdział VI. Odpowiedzialność porządkowa pracowników... 119 Dział V. Odpowiedzialność materialna pracowników... 120 Rozdział I. Odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy... 120 Rozdział II. Odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi... 121 Dział VI. Czas pracy... 122 Rozdział I. Przepisy ogólne... 122 Rozdział II. Normy i ogólny wymiar czasu pracy... 123 Rozdział III. Okresy odpoczynku... 124 Rozdział IV. Systemy i rozkłady czasu pracy... 125 Rozdział V. Praca w godzinach nadliczbowych... 129 Rozdział VI. Praca w porze nocnej... 132 Rozdział VII. Praca w niedziele i święta... 133 Dział VII. Urlopy pracownicze... 134 Rozdział I. Urlopy wypoczynkowe... 134 Rozdział II. Urlopy bezpłatne... 139 Dział VIII. Uprawnienia pracowników związane z rodzicielstwem... 139 Dział IX. Zatrudnianie młodocianych... 149 Rozdział I. Przepisy ogólne... 149 Rozdział II. Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę w celu przygotowania zawodowego... 150 Rozdział III. Dokształcanie... 151 Rozdział IIIa. Zatrudnianie młodocianych w innym celu niż przygotowanie zawodowe... 151 Rozdział IV. Szczególna ochrona zdrowia... 152 Rozdział V. Urlopy wypoczynkowe... 153 Rozdział VI. Rzemieślnicze przygotowanie zawodowe... 153 Dział X. Bezpieczeństwo i higiena pracy... 154 Rozdział I. Podstawowe obowiązki pracodawcy... 154 Rozdział II. Prawa i obowiązki pracownika... 156 Rozdział III. Obiekty budowlane i pomieszczenia pracy... 158 Rozdział IV. Maszyny i inne urządzenia techniczne... 158 5
Spis treści Rozdział V. Czynniki oraz procesy pracy stwarzające szczególne zagrożenie dla zdrowia lub życia... 159 Rozdział VI. Profilaktyczna ochrona zdrowia... 162 Rozdział VII. Wypadki przy pracy i choroby zawodowe... 165 Rozdział VIII. Szkolenie... 167 Rozdział IX. Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze... 168 Rozdział X. Służba bezpieczeństwa i higieny pracy... 169 Rozdział XI. Konsultacje w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz komisja bezpieczeństwa i higieny pracy... 170 Rozdział XII. Obowiązki organów sprawujących nadzór nad przedsiębiorstwami lub innymi jednostkami organizacyjnymi państwowymi albo samorządowymi... 172 Rozdział XIII. Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące wykonywania prac w różnych gałęziach pracy... 172 Dział XI. Układy zbiorowe pracy... 172 Rozdział I. Przepisy ogólne... 172 Rozdział II. Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy... 178 Rozdział III. Zakładowy układ zbiorowy pracy... 181 Dział XII. Rozpatrywanie sporów o roszczenia ze stosunku pracy... 183 Rozdział I. Przepisy ogólne... 183 Rozdział II. Postępowanie pojednawcze... 184 Rozdział III. Sądy pracy... 185 Dział XIII. Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika (oznaczenie oraz tytuł rozdziału I skreślone)... 186 Rozdział II. (skreślony)... 188 Dział XIV. Przedawnienie roszczeń... 188 Dział XIVa. (uchylony)... 189 Dział XV. Przepisy końcowe... 189 Wyciąg z przepisów ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.)... 195 Ustawa z 28 maja 2013 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2013 r. poz. 675)... 198 Ustawa z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (Dz.U. z 2013 r. poz. 896)... 228 Ustawa z 26 lipca 2013 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy (Dz.U. Z 2013 r. poz. 1028)... 232 Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 września 2013 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania urlopu wychowawczego (Dz.U. z 2013 r. poz. 1139)... 235 6
WSTĘP Ostatnie miesiące obfitowały w bardzo ważne zarówno z punktu widzenia pracodawców, jak i pracowników zmiany w prawie pracy. Długo oczekiwana przez pracodawców nowelizacja Kodeksu pracy, wprowadzająca tzw. elastyczny czas pracy, objęła swym zakresem zagadnienia najbardziej problematyczne z punktu widzenia planowania czasu pracy. Przede wszystkim umożliwiła wydłużanie okresów rozliczeniowych czasu pracy nawet do 12 miesięcy w każdym systemie czasu pracy. Rozwiązanie to ma ułatwić planowanie pracy z uwzględnieniem zmieniającej się sytuacji ekonomicznej oraz pozwala na szybkie reagowanie pracodawcy na zmieniające się warunki. Ponadto nowelizacja ta od 23 sierpnia 2013 r. (ustawa z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych) wprowadziła nowe ruchome rozkłady czasu pracy, zapewniła łatwiejszy dostęp do instytucji przerywanego czasu pracy, a także uregulowała zasady odpracowywania wyjść prywatnych pracowników. Dodatkowym obowiązkiem, jaki nowe przepisy nakładają na pracodawców, jest natomiast tworzenie harmonogramów czasu pracy dla wszystkich pracowników jednak i w tym przypadku przepisy przewidują wiele wyjątków, dzięki którym jego realizacja nie jest dla pracodawców uciążliwa. Od 17 czerwca 2013 r. nowymi uprawieniami mogą cieszyć się także pracownicy. Ustawa z 28 maja 2013 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadziła zmiany w dziale ósmym Kodeksu pracy Uprawnienia pracowników związane z rodzicielstwem, ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa i innych przepisach głównie pragmatykach służb mundurowych. Podstawową modyfikacją noweli jest wprowadzenie płatnych urlopów rodzicielskich, które razem z urlopem macierzyńskim (obligatoryjnym i dodatkowym) umożliwiają pracownikowi opiekę nad nowo narodzonym dzieckiem przez pierwszy rok jego życia (w przypadku porodów mnogich okres ten jest dłuższy). Ustawa zmieniła również sposób korzystania z dodatkowego urlopu macierzyńskiego uelastyczniając zasady jego dzielenia między obydwoje rodziców, oraz ustanowiła nowy termin wykorzystania urlopu wychowawczego. Nowelizacja Kodeksu pracy z 26 lipca 2013 r., która weszła w życie 1 października 2013 r., to ciąg dalszy zmian w uprawnieniach pracowników związanych z pełnieniem funkcji rodzicielskich. Tym razem dotyczą one urlopu wychowawczego z którego wydzielona została nieprzenoszalna część dla każdego z rodziców (opiekunów) dziecka. Dodatkowo od 1 października 2013 r. urlop wychowawczy może 7
Kodeks pracy po zmianach być podzielony na więcej (maksymalnie 5) części, a rodzice (opiekunowie) mogą z niego dłużej korzystać w tym samym czasie. Ustawa nowelizująca z 26 lipca 2013 r. wprowadziła także modyfikacje w ustalaniu prawa i wymiaru urlopu wypoczynkowego. Po ostatnich zmianach wymiar urlopu nie jest obniżany za czas urlopu wychowawczego wykorzystywanego w danym roku kalendarzowym, a prawo do niego nie przedawnia się w czasie sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem bez względu na wymiar urlopu wychowawczego, z jakiego pracownik w tym celu korzysta. Podstawa prawna ustawa z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (Dz.U. z 2013 r. poz. 896), ustawa z 28 maja 2013 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2013 r. poz. 675), ustawa z 26 lipca 2013 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy (Dz.U. z 2013 r. poz. 1028). 8
ELASTYCZNY CZAS PRACY NAWET 12-MIESIĘCZNE OKRESY ROZLICZENIOWE Jednym z największych problemów pracodawców w zakresie planowania czasu pracy były dotychczas krótkie okresy rozliczeniowe. Tylko w nielicznych bowiem przypadkach (w rolnictwie i hodowli, a także przy pilnowaniu mienia lub ochronie ze względu na nietypowe warunki organizacyjne lub techniczne, mając wpływ na przebieg procesu pracy) pracodawca mógł stosować 12-miesięczne okresy rozliczeniowe. Zasadą były natomiast 4-miesięczne okresy rozliczeniowe, a w równoważnym systemie czasu pracy 1-miesięczne, z możliwością przedłużenia do 3 lub 4 miesięcy w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach. Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona 12 lipca 2013 r. wprowadziła możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy (z zachowaniem zasad dotyczących bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników). Co ważne, przedłużenie okresu rozliczeniowego jest możliwe w każdym systemie czasu pracy. Zgodnie z art. 143 Kodeksu pracy (dalej: kp) na pisemny wniosek pracownika może być do niego stosowany system skróconego tygodnia pracy. W tym systemie jest dopuszczalne wykonywanie pracy przez pracownika przez mniej niż 5 dni w tygodniu, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Pomimo iż przepis ten nie przewiduje możliwości wydłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy ponad 1 miesiąc, pracodawca będzie mógł tego dokonać na podstawie nowego brzmienia przepisu art. 129 2 kp i przedłużyć obowiązujący pracownika zatrudnionego w tym systemie czasu pracy okres rozliczeniowy do maksymalnie 12 miesięcy. Chcąc skorzystać z możliwości wydłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy na podstawie znowelizowanych przepisów, nie można tego zrobić od razu, tj. w dniu wejścia w życie nowych regulacji (23 sierpnia 2013 r.). Należy bowiem poczekać, aż obowiązujący w firmie okres rozliczeniowy dobiegnie końca. 9
Kodeks pracy po zmianach 10 Ważne! Możliwość przedłużania okresów rozliczeniowych czasu pracy do 12 miesięcy jako pierwsza dawała tzw. ustawa antykryzysowa, czyli ustawa z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (Dz.U. z 2009 r. nr 125, poz. 1035). To na jej mocy od 22 sierpnia 2009 r. do 31 grudnia 2011 r. pracodawcy w przypadkach uzasadnionych przyczynami obiektywnymi lub technologicznymi, lub dotyczącymi organizacji czasu pracy mogli przedłużać okresy rozliczeniowe maksymalnie do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Wydłużenie okresu rozliczeniowego musi być uzasadnione Zmienione przepisy nie dają pracodawcom całkowitej dowolności w wydłużaniu okresów rozliczeniowych. Zgodnie z art. 129 2 kp jest to możliwe w przypadkach uzasadnionych przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy. Przepisy nie wskazują jednak, jak należy rozumieć te warunki. W trakcie prac parlamentarnych nad ustawą pojawiały się głosy, że taka konstrukcja przepisu jest zbyt ogólna i może prowadzić do nadużyć. Należy zatem pamiętać, że wydłużenie okresu rozliczeniowego na podstawie zmienionego art. 129 2 kp musi być naprawdę uzasadnione, a okoliczności te mogą podlegać ocenie inspekcji pracy oraz sądu. Firma jest pośrednikiem w sprzedaży produktów sezonowych. Ilość produktów, jakie otrzymuje od sprzedawców, jest uzależniona od ilości wytworzonego przez dostawców surowca. Brak możliwości zaplanowania natężenia pracy w poszczególnych miesiącach uzasadnia wprowadzenie nawet 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych czasu pracy. Firma budowlana zajmuje się budową dróg i autostrad. Uzależnienie od warunków atmosferycznych, a tym samym brak możliwości dokładnego zapotrzebowania na pracę pracowników powodują, iż może zastosować okres rozliczeniowy czasu pracy obejmujący maksymalnie 12 miesięcy. Ważne! Spełnienie przesłanek dla wydłużenia okresu rozliczeniowego ponad wymiar określony w przepisie ustalającym dany system czasu pracy (np. ponad 3 miesiące w systemie równoważnego czasu pracy) nie zawsze będzie uzasadniało wydłużenie okresu rozliczeniowego aż do 12 miesięcy na podstawie art. 129 2 kp. Okres ten jest bowiem maksymalny. Jeżeli zatem przesłanki obiektywne, techniczne lub organizacyjne uzasadniają przedłużenie okresu rozliczeniowego jedynie do 8 miesięcy, taki właśnie okres rozliczeniowy powinien być u pracodawcy zastosowany.
Elastyczny czas pracy Gdy nie ma związków, wystarczy porozumienie z przedstawicielami pracowników Zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Zmienione przepisy przewidują uproszczony tryb wydłużania okresów rozliczeniowych do 12 miesięcy. Odbywa się to w: układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241 25a kp) albo porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (wzór nr 18). Wzór zapisu w układzie zbiorowym pracy o wydłużeniu okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy 1. Pracowników zatrudnionych w dziale handlowym, a także przy pilnowaniu mienia i ochronie osób, obowiązuje system równoważnego czasu pracy. 2. Pracownikom zatrudnionym w systemie czasu pracy, o którym mowa w ust. 1, można przedłużyć dobowy wymiar czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin. 3. W dziale handlowym, ze względu na miejsce wykonywania pracy i utrudniony nadzór nad pracownikami, obowiązuje system zadaniowego czasu pracy. Wykaz powierzonych zadań pracodawca ustala po porozumieniu z pracownikiem, tak aby były możliwe do wykonania w normalnym czasie pracy. 4. Pracownicy zatrudnieni w systemach czasu pracy, o których mowa w ust. 1 i 3, mają rozkład czasu pracy określony w indywidualnym harmonogramie, który otrzymują do wiadomości na tydzień przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. 5. Okresy rozliczeniowe w systemach czasu pracy, o których mowa w ust. 1 i 3, wynoszą 12 miesięcy. Pracodawca, który ze względu na specyfikę pracy jest zmuszony wydłużyć okres rozliczeniowy czasu pracy, a jego pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, może to zatem uczynić po konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników i zawarciu stosowanego porozumienia. W takim przypadku nie jest konieczne wprowadzanie zmian do regulaminu pracy lub wydawanie nowego obwieszczenia jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Warto jednak mimo braku 11
Kodeks pracy po zmianach wyraźnego nakazu ustawowego, po zawarciu stosownego porozumienia dokonać zmian w przepisach wewnątrzzakładowych w tym zakresie. Ważne! Choć art. 150 3 kp nie nakazuje zawarcia porozumienia w sprawie stosowania 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych czasu pracy w formie pisemnej, forma ta jest jak najbardziej wskazana przede wszystkim do celów dowodowych. Stanowić będzie bowiem potwierdzenie dokonanych ustaleń przydatne nie tylko stronom, które zawarły porozumienie, ale również organom kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, uprawnionym do badania, czy przedłużenie okresów rozliczeniowych czasu pracy zostało wprowadzone we właściwej formie. O zawartym porozumieniu trzeba poinformować inspekcję pracy Samo zawarcie porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników nie wystarczy. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca ma obowiązek przekazać kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Termin na dopełnienie tego obowiązku jest krótki, bo wynosi zaledwie 5 dni od dnia zawarcia porozumienia. Wynagrodzenie w każdym miesiącu nie może być niższe niż płaca minimalna Możliwość wydłużania okresów rozliczeniowych daje pracodawcom dużą swobodę w planowaniu czasu pracy. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z nowymi przepisami pracownikowi, który ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. W zakresie rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych w wydłużonym okresie rozliczeniowym obowiązują natomiast dotychczasowe zasady. Zatem pracę w godzinach nadliczbowych należy zrekompensować pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego. Jeśli więc u pracodawcy obowiązuje 12-miesieczny okres rozliczeniowy od października do września, to nadgodziny powstałe np. w listopadzie można zrekompensować nawet we wrześniu, czyli w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego. Należy jednak pamiętać, że w przypadku godzin nadliczbowych powstałych w wyniku przekroczenia dobowej normy czasu pracy, jeśli rekompensowane są one dodatkiem do wynagrodzenia, musi on być wypłacony w miesiącu, w którym powstały te nadgodziny. 12
OBOWIĄZKOWE HARMONOGRAMY CZASU PRACY Elastyczny czas pracy Dotychczas żaden przepis prawa pracy nie nakładał na pracodawców obowiązku tworzenia harmonogramów czasu pracy. Za tworzeniem harmonogramów opowiadała się stanowczo Państwowa Inspekcja Pracy, zdaniem której powinny być one przygotowywane na cały obowiązujący w zakładzie pracy okres rozliczeniowy. Brak podstawy prawnej dla takiego stanowiska budził jednak kontrowersje. Z dniem wejścia w życie przepisów o elastycznym czasie pracy kwestia ta została jednoznacznie uregulowana. Od 23 sierpnia 2013 r. pracodawca ma obowiązek tworzyć rozkłady czasu pracy (harmonogramy czasu pracy), co do zasady, dla każdego pracownika. Rozkład czasu pracy może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc, i być przekazany pracownikowi co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie objętym tym rozkładem. Rozkład czasu pracy w umowie grafik niepotrzebny W trakcie prac nad nowelizacją pracodawcy podnosili, że wprowadzenie obowiązku tworzenia rozkładów czasu pracy dla każdego pracownika jest dodatkowym obciążeniem i zamiast uelastyczniać planowanie czasu pracy, dodatkowo je usztywnia. Znowelizowane przepisy przewidują zatem kilka wyjątków, kiedy pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy. Dzieje się tak, gdy: rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 1 kp, albo z umowy o pracę, pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 1 kp w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik, na wniosek pracownika stosuje się do niego systemy ruchomego czasu pracy, o których mowa w art. 140 1 kp, lub indywidualny rozkład czasu pracy. W zakładzie pracy obowiązuje podstawowy system czasu pracy, zgodnie z którym pracownicy wykonują swoją pracę od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00. Taki rozkład czasu pracy wynika z obowiązującego w firmie regulaminu pracy. Ponieważ regulamin pracy stanowi źródło prawa pracy (zgodnie z art. 9 kp), pracodawca nie ma obowiązku sporządzania szczegółowych rozkładów czasu pracy na kolejne okresy rozliczeniowe. 13
Kodeks pracy po zmianach 14 DWA RODZAJE RUCHOMEGO CZASU PRACY Kolejnym ułatwieniem, wynikającym z nowelizacji Kodeksu pracy z 12 lipca 2013 r., jest wprowadzenie nowych rozkładów ruchomego czasu pracy. W świetle poprzednich regulacji w każdym przypadku ponownego wykonywania pracy w tej samej dobie pracowniczej (poza przerywanym systemem czasu pracy) dochodziło do powstania godzin nadliczbowych. Od 23 sierpnia 2013 r. na podstawie nowego art. 140 1 kp możliwe jest stosowanie tzw. ruchomych rozkładów czasu pracy, w których: rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy, lub rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy. W pierwszym przypadku pracodawca może wyznaczać pracownikom różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególne dni pracy także w ten sposób, iż w kolejnym dniu pracownik rozpoczyna pracę o godzinie wcześniejszej niż w dniu poprzednim. Taka praca nie będzie uznawana za pracę nadliczbową. Nadal jednak konieczne jest zachowywanie przepisów o wymiarze czasu pracy, odpoczynku dobowym i tygodniowym. Ważne! Wcześniejsze rozpoczęcie pracy w kolejnej dobie pracowniczej nie spowoduje nadgodzin, tylko w przypadku gdy wynika z rozkładu (harmonogramu) czasu pracy. Czyli wówczas gdy zostało wcześniej zaplanowane. Nie obejmie zaś przypadków polecania nadgodzin już w trakcie okresu rozliczeniowego. Pracownik ma ruchomy czas pracy. Zaplanowano mu pracę w poniedziałki od 8.00 do 16.00, a we wtorki od 7.00 do 15.00. Pracodawca ze względu na potrzeby zakładu wezwał go jednak we wtorek na 6.00. Oznacza to, że powstanie 1 godzina nadliczbowa (między 6.00 a 7.00). Nie powoduje ona wykroczenia przeciw prawom pracownika (pracodawca może zlecać nadgodziny, tylko nie może ich wcześniej planować). Niemniej jednak trzeba ją zrekompensować. W drugim przypadku wyznaczony jest przedział czasu, w którym pracownicy są obowiązani stawić się do pracy. Także tutaj, gdy pracownik, zgodnie ze swoją decyzją, w kolejnym dniu rozpoczyna pracę o godzinie wcześniejszej niż w dniu poprzednim, nie dochodzi do powstania godzin nadliczbowych. Podobnie jak w pierwszym rozkładzie, pracodawca musi pamiętać o wymiarze czasu pracy, odpoczynku dobowym i tygodniowym.
Elastyczny czas pracy Pracownica pracuje codziennie od 9.00 do 17.00. Z uwagi na to, że do pracy dojeżdża z domu odległego od miejsca pracy o 40 km, często spóźnia się do pracy bądź przyjeżdża do niej dużo za wcześnie. Złożyła więc pracodawcy wniosek o objęcie jej ruchomym czasem pracy. We wniosku zaznaczyła, że chce rozpoczynać pracę w przedziale między 7.00 a 10.00 i kończyć ją po przepracowaniu 8 godzin, odpowiednio między 15.00 a 18.00. Pracodawca może przychylić się do wniosku pracownicy. Dzięki temu uniknie ona spóźnień do pracy, a gdy przyjedzie do niej o godzinie wcześniejszej niż dnia poprzedniego, nie naruszy przepisów o dobie pracowniczej i nie spowoduje pracy w godzinach nadliczbowych. Konieczne zapis w układzie zbiorowym, porozumienie lub wniosek pracownika Ruchomy czas pracy może być wprowadzony, co do zasady, w: układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie będzie możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca będzie mógł uzgodnić treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241 25a kp, albo porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (wzór nr 19). Wzór zapisu w układzie zbiorowym pracy o stosowaniu ruchomego czasu pracy 1. Do pracowników zatrudnionych w dziale handlowym może być stosowana ruchoma organizacja czasu pracy. 2. Pracownicy działu handlowego mogą rozpoczynać pracę w godzinach między 8.00 a 10.00 i kończyć ją w godzinach między 16.00 a 18.00, po przepracowaniu 8 godzin. 3. Ruchomy czas pracy dla pracowników niewymienionych w 1 może być stosowany na podstawie ich indywidualnych wniosków. We wniosku pracownik zobowiązany jest przedstawić przedział czasowy, w którym będzie rozpoczynał i kończył pracę. 4. Wniosek pracownika, o którym mowa w 4, musi uwzględniać godzinę rozpoczęcia pracy przypadającą od 8.00 do 10.00 i zakończenia pracy po przepracowaniu 8 godzin od jej rozpoczęcia. 5. Pracodawca ma prawo nie zgodzić się na proponowany przez pracownika wniosek albo uzależnić swoją zgodę od przedstawienia innych godzin pracy. 6. W rozkładzie czasu pracy określonym w 1 i 4 ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. 15
Kodeks pracy po zmianach Ze względu na to, że niejednokrotnie wykonywanie pracy w ruchomym czasie pracy leży w interesie pracowników, taka organizacja czasu pracy (w obu odmianach) może być stosowana na pisemny wniosek zainteresowanego pracownika (wzór nr 20). Jest to możliwe, zarówno w przypadku gdy w zakładzie pracy w ogóle nie przyjęto ruchomego czasu pracy w trybie opisanym powyżej, jak i gdy wprowadzono ruchomy czas pracy, ale pracownik jest zainteresowany innym rozkładem niż wynikający z przyjętych ustaleń na szczeblu zakładowym. Ważne! Wniosek o objęcie pracownika ruchomym czasem pracy musi przybrać formę pisemną. Niedochowanie tej formy może skutkować uznaniem, iż pracownik nie jest objęty taką organizacją czasu pracy. Jego treść może natomiast zostać przez strony stosunku pracy ustalona w sposób dowolny. UPROSZCZONY TRYB WPROWADZANIA PRZERYWANEGO CZASU PRACY Do tej pory system przerywanego czasu pracy wprowadzało się w układzie zbiorowym pracy. Jedynie u pracodawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, system przerywanego czasu pracy mógł być stosowany na podstawie umowy o pracę. 16 Przerywany czas pracy można wprowadzić porozumieniem Z dniem wejścia w życie nowelizacji o elastycznym czasie pracy pracodawca ma większe możliwości wprowadzenia i stosowania przerywanego czasu pracy. Od 23 sierpnia 2013 r. system przerywanego czasu pracy może być zatem wprowadzony również na mocy porozumienia z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy (wzór nr 22). Jeżeli natomiast nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241 25a kp. W dalszym ciągu wyjątek od tej zasady dotyczy pracodawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. Taki pracodawca może wprowadzić przerywany czas pracy na podstawie umowy o pracę. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas przerwy jedynie wówczas, gdy wynika to wyraźnie z umowy o pracę.
Elastyczny czas pracy Ważne! Na uwagę zasługuje w dalszym ciągu aktualna uchwała Sądu Najwyższego z 9 października 1997 r. (sygn. akt III ZP 21/97, OSNP 1998/5/143), zgodnie z którą dopuszczalne jest wprowadzenie układem zbiorowym pracy, innym porozumieniem zbiorowym opartym na ustawie, regulaminem pracy, statutem lub umową o pracę przerw niewliczanych do czasu pracy, jeżeli nie jest to sprzeczne z zasadami prawa pracy. Wynagrodzenie za czas przerwy przysługuje, jeżeli postanowienia tych aktów lub umów tak stanowią. Wyrok ten otwiera nieco pracodawcom drogę do uelastyczniania czasu pracy zatrudnionych w zakładzie pracowników. Szczegółowy rozkład czasu pracy obowiązkowy Przerywany system czasu pracy może być stosowany tylko według z góry ustalonego rozkładu czasu pracy. Rozkład ten powinien zatem przewidywać, nie tylko w jakich dniach i w jakim wymiarze pracownicy zobowiązani są świadczyć pracę, ale również w jakim wymiarze i w których dniach korzystać będą z przerwy w pracy. Pracodawca nie musi jednak planować pracownikom przerwy w pracy w każdym z dni (albo tygodni) okresu rozliczeniowego. Nie ma bowiem przeszkód, aby przerwa w pracy występowała jedynie w niektórych dniach okresu rozliczeniowego, a nawet była różnej długości. Pracownik zatrudniony w przerywanym systemie czasu pracy ma zaplanowaną przerwę w pracy tylko w piątki i poniedziałki. W te dni pracodawca ma bowiem mniejszą liczbę zamówień. Przerwy te nie są jednak równej długości. W poniedziałek pracownik pracuje od 8.00 do 19.00 i korzysta z 3-godzinnej przerwy od 11.00 do 14.00, w piątek natomiast pracuje od 8.00 do 20.00, ale przerwa w pracy przypada od 10.00 do 15.00 trwa więc 5 godzin. Pamiętać należy, że pracodawca może zaplanować pracownikom tylko jedną przerwę w ciągu dnia, która nie może być dłuższa niż 5 godzin. Oznacza to, że nie jest dopuszczalne udzielenie pracownikom więcej niż jednej przerwy nawet w sytuacji gdy łączny czas ich trwania nie będzie przekraczał 5 godzin. Ważne! Pracownik może swobodnie dysponować czasem przerwy, może nawet opuścić zakład pracy. Wówczas jednak po powrocie do firmy powinien jednak, w sposób przyjęty u pracodawcy, potwierdzić swoją obecność w pracy. 17
Kodeks pracy po zmianach Mimo nieświadczenia pracy pracownikowi należy się wynagrodzenie Za czas przerwy pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju. Kwestia wynagrodzenia przestojowego jest regulowana w art. 81 kp, który przewiduje, że w takich przypadkach pracownikowi przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeżeli natomiast taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania pracownik ma prawo do 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. 18 ODPRACOWYWANIE WYJŚĆ PRYWATNYCH Omawiana nowelizacja wprowadziła także regulacje w zakresie odpracowywania wyjść prywatnych pracowników w godzinach pracy. Przed dniem wejścia w życie nowych przepisów czas, w którym pracownik odpracowywał prywatne wyjście w godzinach pracy, stanowił, co do zasady, pracę w godzinach nadliczbowych. Wyjątek stanowiła sytuacja, kiedy pracownik odpracowywał to wyjście jeszcze w tym samym dniu wówczas nie dochodziło do nadgodzin. Zgodnie z nowymi przepisami (nowy art. 150 2 1 kp) czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Należy jednak pamiętać, aby odpracowywanie wyjścia prywatnego nie naruszało należnych pracownikowi okresów odpoczynku. Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00. W środę uzyskał od pracodawcy zgodę na 2-godzinne (od 13.00 do 15.00) wyjście w celu załatwienia spraw osobistych. W świetle nowych regulacji odpracowanie tego zwolnienia także w innym dniu, niż go udzielono (np. w piątek po godzinach pracy, tj. do 18.00) nie będzie stanowiło pracy w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z nowymi przepisami warunkiem udzielenia pracownikowi wyjścia w celach prywatnych w godzinach pracy jest złożenie przez niego pisemnego wniosku w tej sprawie. Tylko tak udzielone zwolnienie może być odpracowane bez ryzyka powstania godzin nadliczbowych. Przepisy nie precyzują jednak, czy prośba pracownika musi każdorazowo przybrać formę indywidualnego wniosku, czy też zwolnienie to może być udzielone np. na podstawie wpisu pracownika w książce wejść i wyjść.
Elastyczny czas pracy Zdaniem Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (pismo z 3 października 2013 r.) wymóg zachowania formy pisemnej należy rozpatrywać w świetle przepisów prawa cywilnego, które przewidują, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli (art. 78 1 Kodeksu cywilnego). Natomiast oświadczenie woli może być wyrażone przez każde zachowanie się osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny (art. 60 Kodeksu cywilnego). W opinii Departamentu Prawa Pracy nie ma przeszkód, aby przepisy wewnątrzzakładowe mogły przewidywać, że formą udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych będą wpisy w funkcjonujących u danego pracodawcy książkach wejść i wyjść. Z wpisu takiego może bowiem wynikać, że pracownik wyraża wolę skorzystania ze zwolnienia od pracy w celach prywatnych, przy czym musi on być opatrzony własnoręcznym podpisem pracownika. Zapisy w przepisach wewnętrznych pożądane, ale nieobowiązkowe Pracodawca nie ma obowiązku ustalania w regulaminie pracy zasad odpracowywania przez pracowników czasu prywatnych wyjść w godzinach pracy. Ponieważ jednak jest to jeden z elementów organizacji pracy w firmie, warto, aby takie regulacje się znalazły. Dzięki temu wszyscy pracownicy będą wiedzieli, na jakich zasadach mogą uzyskać zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych i na jakich zasadach je odpracować. Warto również określić w regulaminie pracy termin, w jakim takie odpracowanie prywatnego wyjścia jest możliwe. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie zasady, iż pracownicy mogą odpracowywać czas prywatnych wyjść do końca okresu rozliczeniowego. Dzięki temu pracodawca nie będzie miał problemów z naliczaniem pracownikom wynagrodzeń za pełen miesięczny wymiar czasu pracy. Zapis w regulaminie pracy o udzielaniu i odpracowywaniu prywatnych wyjść w godzinach pracy 10. 1. W celu załatwienia spraw osobistych pracownik może uzyskać zwolnienie z części dnia pracy. 2. Pracownik zgłasza potrzebę skorzystania ze zwolnienia, o którym mowa w ust. 1 bezpośredniemu przełożonemu niezwłocznie po jej zaistnieniu. Zgłoszenie następuje w formie pisemnego wniosku (wzór nr 21). 3. Do uzyskania zwolnienia, o którym mowa w ust. 1, konieczna jest uprzednia zgoda bezpośredniego przełożonego (zaakceptowanie wniosku, o którym mowa w ust. 2). 19
Kodeks pracy po zmianach 4. Zwolnienie prywatne pracownik ma obowiązek dodatkowo odnotować w Książce wyjść prywatnych. 11. 1. Po uzyskaniu zgody bezpośredniego przełożonego pracownik może odpracować czas zwolnienia, o którym mowa w 10 ust. 1 i 2, do końca okresu rozliczeniowego, w którym takie zwolnienie miało miejsce. 2. Czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. 3. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133 Kodeksu pracy. 3 4. W razie nieodpracowania czasu prywatnego wyjścia zwolnienie z części dnia pracy uznawane będzie jako nieobecność usprawiedliwiona niepłatna. Za nieodpracowane wyjście nie ma zapłaty Wprowadzona regulacja pozostaje bez wpływu na dotychczasowe ogólne zasady dotyczące rozliczania czasu prywatnych wyjść z zakładu pracy. Czas wolny od pracy, który pracownik wykorzystuje na załatwianie spraw osobistych, nie jest wliczany do czasu pracy pracownika. W czasie tym pracownik nie pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy, a wymiar czasu wolnego udzielonego pracownikowi na załatwienie spraw prywatnych obniża obowiązujący go wymiar czasu pracy. Natomiast czas, w którym pracownik odpracowuje swoje prywatne wyjście w pełnym zakresie, podlega wliczeniu do czasu pracy. Jeżeli pracownik nie odpracuje czasu prywatnego wyjścia, za niedopracowane do obowiązującego go w danym okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy godziny, pracodawca może nie wypłacić pracownikowi wynagrodzenia i może potraktować tę nieobecność jako usprawiedliwioną, ale niepłatną. 20
NOWE UPRAWNIENIA RODZICIELSKIE URLOP MACIERZYŃSKI Nowelizacja Kodeksu pracy z 28 maja 2013 r. nie wprowadziła modyfikacji w zakresie wymiaru podstawowego urlopu związanego z pełnieniem funkcji rodzicielskich, czyli urlopu macierzyńskiego. Urlop ten nadal musi być wykorzystany w pełnym wymiarze, wynoszącym: 20 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie, 31 tygodni w przypadku urodzenia dwojga dzieci przy jednym porodzie, 33 tygodni w przypadku urodzenia trojga dzieci przy jednym porodzie, 35 tygodni w przypadku urodzenia czworga dzieci przy jednym porodzie, 37 tygodni w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci przy jednym porodzie. Konieczność wykorzystania pełnego wymiaru urlopu macierzyńskiego oznacza, że pracownica nie ma możliwości całkowitej rezygnacji z całości lub części urlopu macierzyńskiego. Może ona jedynie zrezygnować z części urlopu macierzyńskiego (po wykorzystaniu co najmniej 14 tygodni po porodzie) na rzecz pracownika ojca dziecka lub wykorzystać go w krótszym wymiarze, ale wyłącznie w przypadkach określonych w przepisach. Nowy wymiar urlopu macierzyńskiego do wykorzystania przed porodem Bieg urlopu macierzyńskiego, co do zasady, liczony jest od dnia porodu. Kodeks pracy przewiduje jednak możliwość wykorzystania części urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu. Warunkiem jest złożenie przez pracownicę pisemnego wniosku w tej sprawie (wzór nr 1). W poprzednim stanie prawnym określony był minimalny wymiar urlopu macierzyńskiego do wykorzystania przed porodem 2 tygodnie. Ustawa nowelizująca, która obowiązuje od 17 czerwca 2013 r., ustanowiła nowy, maksymalny wymiar części urlopu macierzyńskiego, który może być wzięty przez kobietę przed porodem tj. 6 tygodni. Wprowadzona zmiana ma zapewnić odpowiedni wymiar urlopu macierzyńskiego do wykorzystania po porodzie. Regulacje obowiązujące przed 17 czerwca 2013 r. teoretycznie stwarzały bowiem możliwość wykorzystania przed porodem nawet całego urlopu macierzyńskiego. 21
Kodeks pracy po zmianach 22 Pracownica ma ustalony termin porodu na 10 września 2013 r. Do tego dnia przedstawiła pracodawcy zwolnienie lekarskie. Poród nie odbył się jednak w terminie i pracownica złożyła pracodawcy wniosek o urlop macierzyński od 11 września 2013 r. Pracownica urodziła dziecko 16 września 2013 r. Urlop macierzyński liczony od 11 września 2013 r. zgodnie z wnioskiem pracownicy zakończy się 28 stycznia 2014 r. Minimalny wymiar urlopu do wykorzystania po porodzie Zważywszy na cel urlopu macierzyńskiego, jakim jest nie tylko potrzeba zapewnienia opieki nad noworodkiem w pierwszych tygodniach życia, ale również regeneracja sił matki po porodzie, pracownica w zależności od okoliczności musi wykorzystać 8 lub 14 tygodni urlopu macierzyńskiego po porodzie. Urlop macierzyński w wymiarze 8 tygodni przysługuje pracownicy, w sytuacji gdy: zrezygnuje z wychowywania dziecka i oddaje je innej osobie w celu przysposobienia lub do domu małego dziecka, urodzi martwe dziecko, dziecko umrze przed upływem 8 tygodni życia (wówczas przysługuje jej 8 tygodni urlopu po porodzie, który jednak nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zgonu dziecka). W pozostałych przypadkach pracownica musi wykorzystać co najmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego po porodzie pod warunkiem jednak, że resztę urlopu weźmie pracownik ojciec dziecka. W celu wykorzystania części urlopu macierzyńskiego, z której zrezygnowała pracownica matka dziecka, ojciec dziecka składa swojemu pracodawcy wniosek o udzielenie takiej części urlopu macierzyńskiego (wzór nr 3), a pracownica matka składa swojemu pracodawcy pisemny wniosek dotyczący rezygnacji z części urlopu macierzyńskiego (wzór nr 2). Wniosek powinna złożyć najpóźniej na 7 dni przed przystąpieniem do pracy. Do wniosku matka musi dołączyć zaświadczenie pracodawcy zatrudniającego pracownika ojca wychowującego dziecko potwierdzające termin rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego przez pracownika, wskazany w jego wniosku o udzielenie urlopu i przypadający bezpośrednio po terminie rezygnacji z części urlopu macierzyńskiego przez pracownicę. W razie hospitalizacji lub zgonu matki dziecka urlop macierzyński przejmuje ojciec Jeśli po wykorzystaniu 8 tygodni urlopu macierzyńskiego po porodzie pracownica wymaga hospitalizacji ze względu na swój stan zdrowia, z urlopu macierzyńskiego
Nowe uprawnienia rodzicielskie przypadającego w czasie pobytu matki w szpitalu może skorzystać ojciec dziecka. Na ten czas urlop macierzyński matki przerywa się, jednak łącznie obydwoje rodzice mogą wykorzystać maksymalnie 20 tygodni urlopu macierzyńskiego (w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie). Pracownica urodziła dziecko, lecz z uwagi na komplikacje okołoporodowe przebywała w szpitalu przez 10 tygodni. Po 8 tygodniach urlopu macierzyńskiego 2 tygodnie urlopu wykorzystał ojciec dziecka (dziecko zostało wypisane ze szpitala po 2 tygodniach od urodzenia). Po powrocie ze szpitala pracownica może wykorzystać jeszcze 10 tygodni urlopu macierzyńskiego tak, aby łączny wymiar urlopu macierzyńskiego wykorzystany przez matkę i ojca nie przekraczał w sumie 20 tygodni. Pracownik ojciec może również wykorzystać część urlopu macierzyńskiego w sytuacji zgonu pracownicy matki w okresie korzystania z tego urlopu. W takim przypadku niewykorzystana przez matkę część urlopu macierzyńskiego przechodzi na pracownika ojca. DODATKOWY URLOP MACIERZYŃSKI Dodatkowy urlop macierzyński został wprowadzony ustawą z 6 grudnia 2008 r. i przysługuje pracownikom od 1 stycznia 2010 r. Początkowo, w latach 2010 i 2011 r., wymiar dodatkowego urlopu macierzyńskiego wynosił 2 tygodnie (3 tygodnie w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy porodzie). W latach 2012 i 2013 r. przysługiwał on w wymiarze 4 tygodni (6 tygodni w przypadku porodu mnogiego), a od 1 stycznia 2014 r. miał wynosić do: 6 tygodni w razie urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie, 8 tygodni w razie urodzenia co najmniej dwójki dzieci przy jednym porodzie. Ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy przyspieszyła ostateczne wydłużenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego. W związku z tym od 17 czerwca 2013 r. przysługuje on w wymiarze do: 6 tygodni w przypadkach, o których mowa w art. 180 1 pkt 1 Kodeksu pracy (urodzenie jednego dziecka przy jednym porodzie), 8 tygodni w przypadkach, o których mowa w art. 180 1 pkt 2 5 Kodeksu pracy (urodzenie dwojga i więcej dzieci przy jednym porodzie). Należy podkreślić, że w przeciwieństwie do podstawowego urlopu macierzyńskiego dodatkowy urlop macierzyński jest nieobowiązkowy, co oznacza, iż może być wykorzystany przez uprawnionych rodziców, ale nie musi. 23