Poakcesyjny Program Wsparcia Obszarów Wiejskich Zakres Zadań i Obowiązków (Terms of Reference and Scope of Work) Konsultant ds. oceny końcowej Poakcesyjnego Programu Wsparcia Obszarów Wiejskich Przedmiotem Zakresu Zadań i Obowiązków (TOR) dotyczącego oceny końcowej Poakcesyjnego Programu Wsparcia Obszarów Wiejskich są działania oraz narzędzia niezbędne do oceny realizacji programu i poziomu osiągnięcia zamierzonych celów, opracowane Konsultanta. I. Informacje wprowadzające. Poakcesyjny Program Wsparcia Obszarów Wiejskich (PPWOW) jest realizowany przez Rząd Rzeczpospolitej Polskiej na podstawie umowy pożyczki podpisanej z Międzynarodowym Bankiem Odbudowy i Rozwoju (Bankiem Światowym) w dniu 7 kwietnia 2006 roku nr 7358 POL. Obejmuje on swym zakresem trzy obszary: Komponent A - "Reforma administracyjna KRUS" - polegająca na wsparciu reformy KRUS poprzez modernizację procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników, Komponent B - "Program Integracji Społecznej", którego celem jest wzmocnienie integracji społecznej w słabo rozwiniętych gminach wiejskich poprzez wsparcie potencjału samorządów lokalnych w zakresie wyszukiwania, planowania i wdrażania inicjatyw i projektów na rzecz społeczności lokalnych, Komponent C - "Kampania promocyjno-informacyjna o działaniach na rzecz integracji społecznej i reformy administracyjnej KRUS". Na mocy umowy, część środków finansowych została przeznaczona na ewaluację końcową realizacji Poakcesyjnego Programu Wsparcia Obszarów Wiejskich Ewaluacja ma zostać dokonana poprzez ocenę stopnia osiągnięcia celów założonych przy projektowaniu programu. Zakończenie programu planowane jest na 31 grudnia 2011 r. Komponent A Reforma Administracyjna KRUS to działanie, którego środki finansowe przeznaczone sąna wzmocnienie potencjału administracyjnego i analitycznego KRUS poprzez dokonanie zmian organizacyjnych i administracyjnych, polegających m.in. na wdrożeniu nowoczesnego, zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego automatyzację procesów pracy. W ramach podjętych działań zainicjowano proces ujednolicania platformy techniczno-systemowej wykorzystywanej do obsługi świadczeń i ubezpieczeń oraz integrację posiadanych zasobów danych osobowych. Modernizacja procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników umożliwi sukcesywne zwiększanie efektywności i bardziej przejrzyste zarządzanie ubezpieczeniami oraz lepsze wykorzystanie istniejących zasobów.
W ramach komponentu powstanie m.in. kilka wzajemnie uzupełniających się działań: wdrożenie Systemu Wspomagania Zarządzania, który umożliwi kompleksowe zarządzanie organizacją w zakresie kadr, płac, gospodarki materiałowej i innych kluczowych obszarów, a także m.in. precyzyjne generowanie raportów dotyczących procesów administracyjnych, wdrożenie Systemu WorkFlow i modernizacja systemów przetwarzania pozwoli na integrację niezależnie działających systemów informatycznych obsługujących m. in. wypłatę świadczeń, rejestrację składek i inne statutowe obowiązki KRUS, wdrożenie narzędzi ułatwiających automatyzację pracy, śledzenie przepływów i moderowanie podstawowych procesów finansowych, wdrożenie Systemu Archiwizacji pozwoli na kompleksową i długoterminową archiwizację danych, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Przy zachowaniu zasad regulujących bezpieczeństwo i dostęp do danych historycznych, zostaną wprowadzone narzędzia do zarządzania zawartością bazy danych i składowaniem dokumentów, zapewnienie bezpieczeństwa polegające na wprowadzeniu jednolitych w KRUS zasad bezpieczeństwa przetwarzania informacji w budowanych i wdrażanych systemach informatycznych, modernizacja infrastruktury ICT (zakup sprzętu i oprogramowania) modernizacja obejmie wszystkie jednostki organizacyjne KRUS i ułatwi osiągnięcie jednolitych standardów wyposażenia ICT. Komponent B Program Integracji Społecznej to działanie skierowane do 500 gmin wiejskich i wiejsko-miejskich z 13 województw, dotyczące wsparcia inicjatyw obejmujących obszar polityki społecznej w celu aktywizacji społeczności lokalnych, przeciwdziałaniu wykluczeniu społecznemu na obszarach wiejskich, inicjowaniu powstawania organizacji pozarządowych. Wybrano te gminy wiejskie i miejsko-wiejskie, które są w najgorszej sytuacji z uwagi na mnogość problemów społecznych. Wzięto przy tym pod uwagę kilkanaście wskaźników takich jak m. in. niski dochód na mieszkańca, peryferyjność położenia, liczba klientów pomocy społecznej, struktura demograficzna, niekorzystna struktura gospodarcza i mała aktywność społeczna. W ramach Programu Integracji Społecznej gminy otrzymały środki finansowe na wspieranie tych działań. Wysokość finansowania realizacji projektów mających przeciwdziałać wykluczeniu społecznemu zależała m.in. od skali problemów i liczby korzystających z pomocy społecznej. Warunkiem koniecznym do uzyskania wsparcia było opracowanie własnej strategii rozwiązywania problemów społecznych, na podstawie której zaplanowane zostały usługi społeczne, na które gminy otrzymały dofinansowanie. Przewidziano ścisłą współpracę z organizacjami pozarządowymi i zlecanie im (głównie) wykonanie poszczególnych zadań. W każdym z 13 województw uczestniczących w PIS planowano powołanie Komitetów Doradczych, w skład którego wchodzili przedstawiciele organizacji pozarządowych, posłowie, radni oraz osoby będące autorytetem w obszarze polityki społecznej i wykluczenia społecznego.
Program Integracji Społecznej został zakończony 31 października 2010 roku. Komponent C Kampania Świadomościowa to działanie uzupełniające, wspierające dwa powyższe, wspomagające przygotowanie lokalnych strategii działań dotyczących integracji społecznej, W ramach tego komponentu finansowano szkolenia, kampanie informacyjne w obu obszarach, odbywano wizyty studyjne, publikowano wydawnictwa związane z obszarami związanymi z powyższymi komponentami popularyzującej dobre praktyki, również finansujące obsługę techniczną projektu. II. Cele oceny końcowej PPWOW: 1. przedstawienie rządowi polskiemu możliwości zapoznania się z profesjonalną i obiektywną oceną Poakcesyjnego Programu Wsparcia Obszarów Wiejskich w zakresie efektywności i skuteczności w realizacji celów PPWOW; 2. możliwości korzystania z doświadczeń i osiągnięć PPWOW do projektowania i realizacji innych projektów rozwoju obszarów wiejskich, w tym współfinansowanych z funduszy międzynarodowych instytucji finansowych i/lub funduszy Unii Europejskiej, 3. w celu realizacji zobowiązania jakie wynika z umowy pożyczki dotyczącej Programu III. Zakres ewaluacji 1. Zakres oceny PPWOW powinien uwzględniać zarówno aspekty ilościowe i jakościowe. W odniesieniu do aspektów ilościowych, ocena będzie opierać się na wynikach okresowych kontroli i oceny przeprowadzonych w trakcie realizacji projektów przez PCU oraz systemie informacji zarządczej MIS. W zakresie komponentu B ocena opierać się będzie głównie na dokonanym na zlecenie PCU badaniu wpływ Programu Integracji Społecznej na jego cele. Odpowiednie informacje są przedstawione w: a. raportach kwartalnych i rocznych, które zostały przygotowane dla Banku Światowego. od 2007 roku. Te ilościowe i opisowe streszczenie stanu realizacji w poszczególnych komponentów PPWOW standardowe raporty prezentują stan realizacji PPWOW pod względem finansów i zakresu. Zostały one opracowane w oparciu o system zarządzania informacjami. b. Średniookresowym raporcie dot. monitorowania i oceny sprawozdania (II półrocze 2009), który przedstawia wyniki realizacji Programu w połowie okresu. c. Raporcie końcowym dot. Programu Integracji Społecznej (I kwartał 2011) przedstawiającym wyniki realizacji programu po jego zakończeniu.
2. W związku z powyższym, na podstawie dostępnych obecnie źródeł, Konsultant powinien najpierw przygotować i przedstawić pełny zestaw danych ilościowych uwzględniających specyfikę PPWOW jako dane wyjściowe do oceny jakościowej oraz wskaźniki produktu dotyczące poszczególnych komponentów PPWOW. Ponadto, ocena ilościowa powinna pozwolić określić realizację celów PPWOW w oparciu o wyniki i ich oddziaływanie. Powinny one stanowić główny punkt odniesienia dla badań zawierających zarówno całą gamę wskaźników całego programu, jak również te dotyczące jego poszczególnych komponentów. I tak: Wskaźniki rezultatu i oddziaływania powinny obejmować przykładowo: (i) wzrost poziomu zadowolenia klientów KRUS, liczbę utworzonych organizacji pozarządowych działających na rzecz mieszkańców obszarów wiejskich w gminach objętych Programem w stosunku do tych, które nie zostały włączone; (ii) liczbę osób objętych warsztatami, szkoleniami, (iii) wzrost dochodów w gminach objętych Programem, (iv), koszt jednego miejsca pracy, które zostało utworzone. W zakresie poszczególnych komponentów wskaźniki charakterystyczne dla realizowanych zadań i obejmujące na przykład w Komponencie A: i) stopień, w jakim usługa publiczna w KRUS została poprawiona, (ii) poziom wydajności w jednostkach organizacyjnych KRUS, (iii) poziom zadowolenia klientów KRUS, (iv) szybkość, dostępność informacji zarządczej w KRUS Badanie wpływu zewnętrznych źródeł finansowania, tj. dotacji PPWOW, powinny odpowiedzieć m.in. na pytania: a. Czy wszystkie projekty inwestycyjne planowane w PPWOW zostały zrealizowane? Co się stało/stanie z projektami inwestycyjnymi, które nie zostały zrealizowane, b. Czy dotacje PPWOW miały wpływ na koszt realizowanych usług i zakupów dotyczy wszystkich komponentów? Jeśli tak, jaki był wpływ dotacji PPWOW? c. Czy zachwianie realizacji programu wynikające z cięć budżetowych w 2009 roku, nie wpłynęło negatywnie na osiągnięte efekty Programu? Czynniki jakościowe, które będą również analizowane przez konsultanta to: a. Weryfikacja podstawowych danych oraz wyników w oparciu o następujące założenia: (i) wielobranżowy charakter, (ii) zróżnicowanie geograficzne (Komponent B nie był realizowany we wszystkich województwach), b. Analiza instytucjonalna i sposoby realizacji słabe punkty, które mogą być zidentyfikowane; (ii) w co się udało a co nie i jak można i jak można w przyszłości błędów uniknąć (iii) jak usprawnić przepływy finansowe jeżeli takie usprawnienie jest konieczne?
c. Program zrównoważonego rozwoju i aspekty ryzyka (opisane w PAD). Niezbędna jest ocena, czy procedury identyfikacji problemów społecznych i ich rozwiązywania w ramach PPWOW były wystarczające. Czy można było zastosować inne, skuteczniejsze? Czy procedury, kryteria i stopień zaangażowania instytucji realizujących program mógłby być lepiej wykorzystany? Czy procedury, kryteria i stopień zaangażowania instytucji realizujących program zapewniały optymalne wykorzystanie środków? Czy realizacja programu umożliwiła szersze sięgnięcie po dostępne środki europejskie? Ocena powinna obejmować również elementy ryzyka, a szczególnie ocenę metod jego ograniczania. Konsultant powinien ocenić, czy proponowane w PAD środki ograniczające zagrożenie, były skutecznie realizowane. d. Ocena efektywności ekonomicznej - konieczne uwzględnienie ich w wyborze konkretnych inwestycji projektu, szczególnie w komponencie A. e. Stosowanie procedur zamówień publicznych zgodnie z instrukcją Banku Światowego pomagało, przeszkadzało, w jakich sytuacjach i obszarach? f. Społeczne aspekty, w tym dialog społeczny, partnerstwo i komunikacja społeczna, zaangażowanie obywateli w sprawowaniu rządów, partycypacja społeczna, współpraca z organizacjami pozarządowymi itp. IV. Metodologia badań 1. Konsultant oceniający PPWOW, ze szczególnym naciskiem powinien przeanalizować dodatkowe metody badawcze, które umożliwią wykonanie ocen PPWOW jakościowych i ilościowych. 2. Badania są wykonywane na podstawie rozmów, spotkań, korespondencji, telefonów wśród jednostek realizujących program. Ze względu na przeprowadzoną ewaluację końcową Programu Integracji Społecznej dane dotyczące tego komponentu są podstawą do oceny ujętej w raporcie końcowym dotyczącym ewaluacji PPWOW. Ponadto, raport powinien uwzględniać wnioski wynikające z oceny struktury instytucjonalnej programu (stan osobowy, kompetencyjny, podległość) w kontekście kolejnych projektów zarówno w obszarze implementacyjnym jak i przygotowania projektu. 3. Metodologia zaproponowana przez Konsultanta powinna obejmować zarówno jednoczynnikową (prostą) charakterystykę statystyczną, jak i wieloczynnikową (ekonometryczną) analizę. Zaproponowana metodologia będzie ważnym kryterium oceny w procesie selekcji w ramach zadania. Powinna umożliwić zarówno kompleksową ocenę ilościową i jakościową PPWOW w obszarze rezultatów i wyników, jak również weryfikację założeń, kierunków i sposobów realizacji i zasad przyjętych na etapie projektowania, w ramach PPWOW.
I. Przed przystąpieniem do złożenia oferty, Konsultant powinien zapoznać się z głównymi dokumentami dotyczącymi PPWOW dostępnymi na stronie internetowej www.ppwow.gov.pl, a do oferty konsultant dołączy szczegółowy opis metodologii, która została wypracowana do celów oceny. Ostateczne szczegóły metodologii podlegają zatwierdzeniu przez Zespół Oceniający PPWOW. V. Zakres zadań Do podstawowych zadań Konsultanta należy: 1. Dogłębna analiza dokumentacji PPWOW, szczególnie Dokumentu Oceny Programu (PAD), Podręcznika Realizacji Programu Integracji Społecznej, umowy pożyczki, raportów biegłych rewidentów, średniookresowego raportu monitorowania i oceny, raportów o postępach w PCU, jak również znajomość ram prawnych realizacji Programu (ustawy i rozporządzenia wykonawcze), jak również inne dokumenty źródłowe dostępne w jednostkach realizujących lub innych publicznie dostępnych źródłach. 2. Opracowanie sprawozdania początkowego z przedstawieniem wstępnego planu pracy, wyników badań dokumentacji PPWOW, szczegółową metodologię oceny PPWOW ta część powinna być przyjęta przez Zespół Oceniający PPWOW. 3. Realizacja programu oceny w zależności od metodologii wcześniej przyjętej i zaakceptowanej przez Zespół Oceniający. Niezależnie od wyników ewaluacji, konsultant przedstawi wnioski wyciągnięte z oceny, jak również możliwości stosowania rozwiązań instytucjonalnych, zastosowanych w trakcie realizacji PPWOW do realizacji innych programów. 4. Opracowanie i przedłożenie projektu raportu końcowego w sprawie oceny PPWOW, będącego przedmiotem oceny i przyjęcia przez Zespół Oceniający PPWOW. Ostateczna wersja raportu końcowego powinna być przyjęta przez Zespół Oceniający PPWOW. VI. Wymagania dla Konsultanta Biorąc pod uwagę wielosektorowy i skomplikowany charakter PPWOW, jest niezbędne aby Konsultanta był w stanie zatrudnić ekspertów z odpowiednio dużymi kwalifikacjami i doświadczeniem w sprawach objętych PPWOW, w szczególności w zakresie administracji publicznej na poziomie regionalnym i lokalnym, polityki społecznej, obszarów wiejskich. Ponadto Konsultant powinien posiadać rozległą wiedzę i udokumentowane doświadczenie w następujących obszarach:
a. Realizacja, monitorowanie lub ocena programu w odniesieniu do projektów o skali i złożoności, które były współfinansowane z międzynarodowych funduszy (Unia Europejska, Bank Światowy, itp.). b. socjologii wsi/polityce regionalnej oraz analitycznej ocenie mechanizmów społecznych objętych celami PPWOW. c. Statystycznych i ekonometrycznych metod analizy i oceny obszarów tematycznych objętych PPWOW. Ponadto, konsultant powinien posiadać wiedzę fachową na temat: d. społecznych i gospodarczych aspektów na obszarach wiejskich w Polsce, e. bieżącej polityki rządu w sektorach rolnictwa i obszarów wiejskich, VII. Harmonogram 1. Okres realizacji umowy, tj. w okresie między podpisaniem kontraktu a ostatecznym rozliczeniem umowy, nie powinna przekraczać 3 miesięcy. Będzie ona obejmować etapy wskazane poniżej oraz być zorganizowane odpowiednie daty etapu umowy. 2. Jak opisano poniżej, terminy zakończenia poszczególnych etapów mogą ulec zmianie zgodnie z planem pracy przyjętym w umowie. Jednak daty wykonania umowy nie podlegają negocjacji. Umowa (kamienie milowe) Wymagany termin Podpisanie kontraktu 5 października 2011 Wersja wstępna raportu 5 grudnia 2011 Uzgodnienia, poprawki 16 grudnia 2011 Ostateczna wersja raportu 27 grudnia 2011 VIII. Sprawozdawczość. 3. Sprawozdania i metodologia badań przygotowana przez Konsultanta podlegają zatwierdzeniu przez Zespół Oceniający PPWOW. 4. Zespołu Oceniający podejmie stanowisko w odniesieniu do materiałów otrzymanych od konsultanta w terminie do 7 dni roboczych. 5. Konsultant wydaje poprawioną wersję danego materiału lub odpowiada na komentarze, przekazane w uzgodniony sposób, w terminie do 7 dni roboczych od daty ich otrzymania.
6. Konsultant jest zobowiązany do uwzględnienia wszystkich uwag Zespołu Oceniającego lub uzasadnienia wątpliwości i powodów ich odrzucenia. 7. Zaakceptowana wersja raportu końcowego zostanie dostarczona w formie drukowanej kopii publikacji w 25 egzemplarzach w języku polskim i 10 egzemplarzach wersji angielskiej, jak również w formie elektronicznej w obu językach. 8. Sprawozdanie wstępne w 3 egzemplarzach w formie drukowanej oraz w wersji elektronicznej, może być dostarczone jedynie w języku polskim. 9. Sprawozdanie w sprawie oceny programu powinny być sporządzone zgodnie z wzorem określonym poniżej: A. Tytuł strony Tytuł i rodzaj oceny (wersja ostateczna); Tytuł projektu i czas trwania; Autor, daty przekazania raportu do Umawiających się Stron. B. Spis treści Główne rozdziały i podrozdziały; Wykaz danych zagregowanych tabelach i na wykresach. C. Zestawienie Podsumowanie całego raportu do 5 stron; Analiza SWOT i słabych punktów modelu oceny wybranych. D. Wprowadzenie Opis programu w zakresie potrzeb, celów, logiki działania itp. Cel ostatecznej oceny programu pod względem jej zakresu i główne zagadnienia do rozwiązania. E. Metodologia badań Model badań; Badanie wyników i zgromadzonych danych; Analiza danych. F. Wyniki. Ocena; Wnioski;
Rekomendacje. G. Załączniki Warunki umowy; Dokumenty źródłowe; Dodatkowe dane zagregowane dane; Przypisy i źródła; Słowniczek pojęć. Ponadto, konsultant opracuje bazę danych, którą należy przedłożyć JKP, co pozwoli przetwarzanie zebranych informacji. IX. Lokalizacja Warszawa - urzędy: Zespół Zarządzający w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, Zespół Projektowy w KRUS. W miarę potrzeby Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej w 13 województwach biorących udział w Programie. X. Nadzór Pracę Konsultanta będzie nadzorować Zespół Oceniający powołany przez Koordynatora Programu z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Zespół Oceniający składa się z 3 członków reprezentujących zespoły projektowe z MPiPS i KRUS. Ponadto Zespół Oceniający będzie wspierany przez Sekretarza Programu, który nie będzie jego członkiem.