Fundacja Gdańska ogłasza konkurs na wybór Partnera Fundacji Gdańskiej w zakresie dostawy jachtów żaglowych do realizacji projektu edukacyjno-turystycznego dla gdańskiej młodzieży szkolnej w 2013 r. 1. Postanowienia ogólne 1.1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (z późn. zm.) 1.2. Fundacja Gdańska zastrzega sobie prawo do zmiany treści konkursu przed upływem terminu składania ofert. Jeśli zmiany będą miały istotny wpływ na treść składanych ofert, Fundacja Gdańska przedłuży termin składania ofert. O dokonanych zmianach Fundacja Gdańska powiadomi niezwłocznie wszystkich oferentów w trybie określonym poniżej, jak również zamieści stosowną informację na stronie internetowej, na której zostało zamieszczone ogłoszenie. 1.3. Celem niniejszego konkursu jest wybór dostawcy jachtów niezbędnych do realizacji projektu edukacyjno-turystycznego dla młodzieży szkolnej, organizowanego przez Gminę Miasta Gdańsk pod nazwą Program Edukacji Morskiej, w sezonie 2013 realizowanego w granicach administracyjnych miasta Gdańsk i na akwenie Zatoki Gdańskiej 2. Opis przedmiotu konkursu 2.1. Przedmiotem konkursu jest oferta na Partnera Fundacji Gdańskiej w zakresie dostawy jachtów do floty Programu Edukacji Morskiej (PEM ) w okresach od 19 kwietnia do 25 czerwca 2013 r. i od 3 września do 16 października 2013 r. 2.2. Partner powinien dysponować co najmniej dwoma jachtami żaglowymi typu slup (mieczowe lub balastowo-mieczowe) 2.3. Oferowane jachty powinny spełniać wszystkie poniższe kryteria techniczne łącznie. 2.3.1. Długość całkowita (Lc): min 7,20 m max 9,20 m. 2.3.2. Szerokość całkowita (B): min 2,50 m. 2.3.3. Jachty wyposażone w czterosuwowe silniki o minimalnej mocy 5 KM. 2.3.4. Ilość miejsc siedzących na pokładzie każdego oferowanego jachtu: min 7 osób. 2.3.5. Stan techniczny niebudzący zastrzeżeń, wolny od wad konstrukcyjnych, materiałowych i wykonawczych. 2.3.6. Jachty powinny spełniać wszystkie poniższe kryteria prawne łącznie. 2.3.7. Partner dostarczy jachty spełniające wszystkie wymogi rekrutacyjne wymagane przez polskie prawo i właściwy dla rejonu żeglugi Urząd Morski. 2.3.8. Rejon żeglugi: minimum akweny treningowe PT (wody portowe i morskie w pasie do 2 Mm od brzegu) przy sile wiatru miniumum do 6 B. 2.3.9. Jachty powinny być wyposażone w środki ratunkowe adekwatne do obowiązujących przepisów w okresie najmu, w rejonie żeglugi wody portowe i wody morskie w pasie do 2 Mm od brzegu dla min 7 osób na każdym jachcie. 2.3.10. Dopuszczone do żeglugi z załogą min. 7 osób 2.3.11. Być wolnym od wad prawnych. 2.3.12. Mieć zapewniony przez Partnera pakiet ubezpieczeniowy OC jachtu, jacht casco. Partner odpowiada za zapewnienie ciągłości ubezpieczenia. 3. Opis Partnera 3.1. Partner dostarczający jachty musi być właścicielem jachtów wymienionych w pkt. 2 lub dysponować nimi legalnie w oparciu o umowę 1
cywilno-prawną, pozwalającą na zawarcie umowy opartej na warunkach określonych w niniejszym ogłoszeniu. 3.2. Partner musi prowadzić działalność gospodarczą w zakresie realizacji usług turystycznych od co najmniej 2 lat, licząc od 1 stycznia 2013 r. 3.3. Partner musi być płatnikiem podatku VAT. 3.4. Partner musi posiadać udokumentowane doświadczenie w realizacji usług polegających na dostawie floty jachtów (minimum 3 sztuki jachtów łącznie, w łącznym czasie minimum 35 dni). 4. Warunki dostawy floty jachtów 4.1. Okresy wymienione w pkt. 2.1 to okresy, w których Partner dostarcza na własny koszt jachty do określonej mariny (zlokalizowanej w granicach administracyjnych miasta Gdańsk) będącej miejscem postoju jachtów na ten czas. Fundacja Gdańska pokrywa koszty postoju floty w okresie wymienionym w pkt. 2.1. Okresy wymienione w pkt. 2.1 nie są równoznaczne z okresami najmu jachtów. W ww. okresie jachty zostaną wynajęte na minimum 60 dni faktycznej eksploatacji, określone w harmonogramie załączonym do Umowy najmu. W dni poza harmonogramem (najczęściej soboty, niedziele i święta) Partner może dowolnie dysponować jachtami po wcześniejszym protokolarnym przekazaniu jachtów. Ponowne przekazanie jachtu Fundacji Gdańskiej musi się odbyć na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. 4.2. Niedostarczenie oferowanych jachtów w umówionych terminach wiąże się z naliczeniem kar umownych określonych w umowie najmu. 4.3. W okresie 9 dni przed rozpoczęciem każdego z okresów dostawy jachtów, o których mowa w pkt.2.1 Partner udostępni nieodpłatnie Fundacji Gdańskiej przedmiotowe jachty na brzegu, w celu oklejenia ich burt naklejkami sponsorów i realizatorów programu. Szczegółowa data powyższej operacji zostanie ustalona na dwa tygodnie przed rozpoczęciem każdego z okresów najmu wskazanych w pkt.2.1. Koszty ww. udostępnienia jachtów na brzegu ponosi Fundacja Gdańska za wyjątkiem slipowania jachtów. 4.4. Jachty zostaną dostarczone na podstawie zamówienia i umowy cywilnoprawnej. Przejęcie i zdanie jachtów zostanie potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym. 4.5. Koszty likwidacji szkód powstałych w wyniku użytkowania jachtów w okresie wskazanym w pkt. 2.1, (z wyłączeniem kosztów zwróconych przez ubezpieczyciela), koszty franszyzy określonej w umowie casco w przypadku likwidacji szkody z ubezpieczenia oraz koszty uzupełnienia braków w wyposażeniu ruchomym jachtów ponosi Fundacja Gdańska do nieprzekraczalnej kwoty 2000 PLN netto za każdy dostarczony jacht. Koszty napraw w takim trybie zostaną ustalone na podstawie raportu serwisowego naprawy. Ww. szkody domyślnie są usuwane przez Fundację Gdańską w trybie naprawy własnej. Od tego prawa Fundacja może odstąpić na rzecz Partnera, na jego wniosek, określając to w raporcie serwisowym. Regularna kontrola jachtów i forma zgłaszania uwag zostanie ustalona między Partnerem i Fundacją Gdańską w umowie najmu. 4.6. Fundacja Gdańska zapewni kadrę sterników do obsługi dostarczonych jachtów z właściwymi kwalifikacjami oraz ubezpieczeniem OC sternika. 4.7. Fundacja Gdańska zobowiązuje się do ponoszenia kosztów paliwa, uzupełnienia braków w wyposażeniu jachtu oraz utrzymania jachtów w czystości. 4.8. Partner odpowiedzialny jest za utrzymanie prawidłowego stanu technicznego jachtów ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa uczestników poprzez wykonywanie wszelkich czynności związanych z 2
serwisowaniem, przeglądami okresowymi dostarczanych jachtów i silników niezbędnych dla ich prawidłowego użytkowania. 4.9. W przypadku braku możliwości użytkowania jachtu przez Fundację Gdańską (np. wyłączenia z używania ze względu na uszkodzenia, usterki jachtu i silnika, itp.) trwającej dłużej niż 24 godziny, niezależnie od winy Partnera bądź Fundacji Gdańskiej, Partner zobowiązany jest do dostarczenia jachtu zastępczego w terminie 2 dni roboczych od momentu zgłoszenia przez Fundację Gdańską, przy czym w wypadku złożenia zgłoszenia przed godziną 10:00 danego dnia, dzień ten będzie traktowany jako pierwszy dzień wyżej wskazanego terminu. Wymóg dostarczenia jachtu zastępczego jest na okres wyłączenia jachtu z floty PEM. Fundacja Gdańska nie przewiduje ponoszenia dodatkowych kosztów z tytułu dostarczenia jachtu zastępczego, poza kosztem podstawowym dostawy jachtu przez Partnera. Zgłoszenie braku możliwości użytkowania jachtu następuje drogą pisemną lub elektroniczną na wskazany w umowie adres. 4.10. W przypadku, gdy Partner nie dostarczy jachtu zastępczego Fundacja Gdańska może naliczyć karę umowną określoną w Umowie. 4.11. W przypadku, gdy Partner nie przeprowadzi napraw, nie usunie usterki bądź nie dostarczy jachtu zastępczego zgodnie z pkt. 4.9 Fundacja Gdańska po konsultacji z Partnerem może dokonać napraw na własny koszt lub wynająć inny jacht na własny koszt. Ww. koszt w pierwszej kolejności pomniejszy budżet na naprawy wymieniony w pkt. 4.5, a w razie jego wyczerpania ostateczne wynagrodzenie dla Partnera z tytułu wynajmu. W przypadku gdy w okresie 2 dni roboczych konsultacje, o których mowa powyżej nie zostaną zakończone, Fundacja Gdańska będzie upoważniona, według swojego wyboru, do dokonania naprawy lub wynajęcia innego jachtu na koszt Partnera. 5. Dzienna stawka opłaty za dzień eksploatacji jachtu zostanie ustalona w drodze niniejszego konkursu. 6. Składanie ofert 6.1. Pisemne oferty w zamkniętych kopertach z napisem: Konkurs na Partnera Fundacji Gdańskiej - jachty, należy składać do dnia 2.04.2013 r. do godz. 15.00 w siedzibie Fundacji Gdańskiej, przy ul. Szerokiej 121/122 w Gdańsku. 6.2. Pisemne oferty powinny zawierać: 6.2.1. Nazwę firmy oraz siedzibę Partnera; 6.2.2. Potwierdzenie zgłoszenia VAT R; 6.2.3. Oświadczenie, że Partner zapoznał się z warunkami i przedmiotem konkursu i przyjmuje je bez zastrzeżeń; 6.2.4. Datę sporządzenia oferty; 6.2.5. Spis oferowanych jachtów (dowolna ilość jachtów spełniających kryteria, minimum 2 sztuki jachtów) z wymienionymi nazwami modeli jachtów zestawionymi z parametrami jachtów wymienionymi w pkt. 2.2, 2.3 i 2.4 a w szczególności: długość i szerokość całkowita jachtu, moc, typ i model silnika, ilość miejsc siedzących na pokładzie jachtu, maksymalna ilość osób załogi dopuszczonych do żeglugi. 6.2.6. Wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis aktualny z KRS, potwierdzający długość okresu prowadzenia działalności gospodarczej przez Partnera. Zakres działalności powinien być spójny z oczekiwanym zakresem współpracy Partnera i Fundacji Gdańskiej, określonym warunkami niniejszego konkursu; 6.2.7. Opis zakresu dotychczas prowadzonej przez Partnera działalności, ze szczególnym uwzględnieniem udokumentowanego doświadczenia 3
opisanego w pkt. 3.4. Udokumentowanie doświadczenia za pomocą referencji, umów lub dokumentów księgowych; 6.2.8. Oferowaną dzienną stawkę opłaty za dzień eksploatacji poszczególnego jachtu. Stawka musi być podana w kwocie netto i brutto. 6.2.9. Informację teleadresową obejmującą adres do korespondencji, telefon kontaktowy, adres mailowy oraz imię i nazwisko osoby (osób) odpowiedzialnej za kontakt z Fundacją Gdańską, zarówno w zakresie niniejszego konkursu. 6.2.10. Wszystkie dokumenty muszą być potwierdzone przez przedstawicieli firmy Partnera. 7. Termin związania ofertą Oferenci będą związani swoją ofertą oraz protokołem z ewentualnych negocjacji, o których mowa w pkt. 10.2, przez 60 dni, licząc od upływu terminu składania ofert. 8. Kryteria oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty na Partnera Fundacji Gdańskiej: 8.1.1. Rozpatrując złożone oferty organizator konkursu w pierwszym rzędzie oceniać będzie cztery kryteria: 8.1.1.1. Spełnienie warunków formalnych konkursu; 8.1.1.2. Zgodność oferty z kryteriami konkursu wymienionymi w pkt. 2 i pkt. 3 8.1.1.3. Dopuszczalna ilość osób do żeglugi oraz miejsc siedzących 8.1.1.4. Dotychczasowe doświadczenie oferenta w realizowaniu podobnej działalności; 8.1.1.5. Oferowaną dzienną stawkę opłaty za dzień eksploatacji poszczególnego jachtu. 8.1.2. Ocena ofert wykonana zostanie przez Komisję Konkursową, w skład której wejdą eksperci powołani przez organizatora konkursu. 9. Termin i miejsce otwarcia ofert i rozstrzygnięcia konkursu: 9.1. Oferty zostaną otwarte dnia 2.04.2013 r. o godz. 15.30 w siedzibie Fundacji Gdańskiej. Otwarcie ofert będzie miało charakter niepubliczny. 9.2. Oferty podmiotów niespełniających warunków wstępnych, o których mowa w punkcie 3 zostaną odrzucone bez dalszego rozpatrywania. 9.3. Konkurs zostanie rozstrzygnięty do dnia 03.04.2013 r. do godz. 15.30 w siedzibie Fundacji Gdańskiej. Rozstrzygnięcie konkursu będzie miało charakter niepubliczny. 9.4. Fundacja Gdańska z podmiotem, który złoży najlepszą ofertę w niniejszym konkursie podpisze warunkową umowę najmu jachtów. Fundacja Gdańska zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia z wybranym oferentem dodatkowych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy najmu. Umowa wejdzie w życie pod warunkiem zawarcia przez Fundację Gdańską oraz Gminę Miasta Gdańska umowy na realizację projektu edukacyjno-turystycznego dla młodzieży szkolnej, organizowanego przez Gminę Miasta Gdańsk pod nazwą Program Edukacji Morskiej, w sezonie 2013. Oferta oraz protokół z negocjacji zostaną załączone do umowy najmu i stanowić będą jej integralną część. 10.Ustalenia dodatkowe: 10.1. Dodatkowe informacje na temat konkursu można będzie uzyskać drogą mailową pod adresem info@fundacjagdanska.pl 4
10.2. W przypadku złożenia ofert, które w ocenie Komisji Konkursowej przedstawiać będą zbliżony poziom propozycji, Fundacja Gdańska zorganizuje dodatkowy etap konkursu ograniczony do oferentów, którzy złożyli te oferty. Z każdym z tych oferentów z osobna przeprowadzone zostaną negocjacje w oparciu o przedstawione uzupełniające oferty pisemne, zmierzające do wyłonienia zwycięzcy tegoż konkursu. Powyższy mechanizm negocjacyjny może zostać zastosowany także w przypadku, gdy wysokość wszystkich złożonych ofert w aspekcie finansowym będzie, w ocenie Fundacji Gdańskiej, przekraczała możliwości finansowe realizacji projektu. 10.3. Korespondencja dotycząca konkursu będzie prowadzona pocztą elektroniczną bądź pisemnie listem poleconym lub poprzez doręczenie do rąk własnych. Dla celów korespondencji strony będą używać danych teleadresowych oferentów wskazanych w ofertach oraz następujących danych teleadresowych Fundacji Gdańskiej: info@fundacjagdanska.pl, Gdańsk, ul. Szeroka 121/122, 80-835, tel.: 58 326 22 80. 10.4. Konkurs uznany zostanie za zakończony wynikiem negatywnym, jeżeli: 10.4.1. Organizator konkursu uzna, że żadna ze złożonych ofert nie spełnia warunków formalnych konkursu; 10.4.2. Organizator konkursu uzna, że żadna ze złożonych ofert nie zapewnia powodzenia w realizacji projektów edukacyjno-turystycznych w oparciu o przedstawione warunki; 10.4.3. Nie zostanie złożona żadna oferta. 10.5. Przebieg konkursu objęty jest tajemnicą handlową i ma charakter niepubliczny. Skład Komisji Konkursowej zostanie ujawniony z chwilą rozstrzygnięcia konkursu w przypadku zakończenia konkursu wynikiem pozytywnym. 10.6. W przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia konkursu dane zwycięskiego oferenta będą mogły zostać ujawnione nie wcześniej niż po zawarciu umowy o współpracy. 11.Definicje: 11.1. Długość całkowita (Lc) - długość mierzona między skrajnymi punktami kadłuba na dziobie i rufie (z pominięciem takich elementów wyposażenia, jak ster, bukszpryt, wystrzał, odbojnice itp.) 11.2. Raport serwisowy - dokument sporządzony w formie pisemnej zatwierdzony w drodze porozumienia między Fundacją Gdańską a Partnerem, w której określona jest wartość szkody, likwidator szkody (Partner lub Fundacja Gdańska) oraz sposób kompensacji szkody (płatność bądź naprawa własna) 12.Zastrzeżenia 12.1. Fundacja Gdańska zastrzega sobie prawo odwołania konkursu, zmiany jego warunków oraz zamknięcia konkursu bez wybrania którejkolwiek z ofert również z innych powodów, niż wymienione w punkcie 10.4 niniejszego konkursu bez konieczności podawania uzasadnienia. 12.2. W przypadku niespełnienia się warunku, o którym mowa w punkcie 9.4, wygrana w konkursie nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń zwycięskiego oferenta wobec Fundacji Gdańskiej o utracone korzyści. 12.3. Fundacja Gdańska zastrzega sobie prawo do jednostronnego przekazania wszystkich praw i obowiązków wynikających z umowy warunkowej, zawartej na podstawie niniejszego konkursu z jego zwycięzcą, na mocy odrębnego porozumienia podmiotowi trzeciemu, wskazanemu przez Fundację Gdańską, na co oferenci biorący udział w konkursie wyrażają niniejszym bezwarunkową zgodę. Opublikowano 22 marca 2013 r. 5