OPISU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Spis treści 1. SŁOWNIK POJĘĆ... 3 2. CEL ZAMÓWIENIA... 4 3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA... 5 4. WYMAGANIA WOBEC PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA... 7 4.1 ETAP I PRACE PRZYGOTOWAWCZE I ANALITYCZNE... 7 4.2 ETAP II PRACE KONCEPCYJNE I PROJEKTOWE... 16 4.3 ETAP III NADZÓR NAD PROCESEM WYTWÓRCZYM I WDROŻENIOWYM NOWEJ WERSJI EPUAP DOKONYWANYM PRZEZ PODMIOT TRZECI... 27 5. WYMAGANIA W ZAKRESIE DOKUMENTACJI... 29 6. WYMAGANIA W ZAKRESIE ODBIORU... 31 7. WYMAGANIA W ZAKRESIE ZARZĄDZANIA PROJEKTEM... 33 8. WYMAGANIA W ZAKRESIE SZKOLEŃ... 35 9. HARMONOGRAM PROJEKTU.... 37 9.1. WYKRES GANTTA HARMONOGRAMU PROJEKTU.... 38 Strona 2 z 38
1. Słownik pojęć Pojęcie Znaczenie Dostępność Stopień, w jakim produkt może być postrzegany, rozumiany i przeglądany przez wszystkich użytkowników, niezależnie od ich cech lub upośledzeń, a także niezależnie od właściwości używanego przez nich oprogramowania i sprzętu. Efektywność Szybkość i skuteczność korzystania z produktu przez użytkowników, którzy go znają. Grupa docelowych odbiorców epuap Nauczalność Obywatel Obywatele, Przedsiębiorcy, Urzędnicy. Łatwość wykonania zadań przy pierwszym kontakcie z produktem. (Definicja na potrzeby niniejszego zamówienia) Osoba fizyczna, posiadająca obywatelstwo polskie, niebędąca Urzędnikiem bądź Przedsiębiorcą. Persony Opis (charakterystyka) przedstawiciela z danego segmentu użytkowników. Przedsiębiorca Satysfakcja Urzędnik Użyteczność, Używalność Użytkownik WCAG (z ang. Web Content Accessibility Guidelines) (Definicja na potrzeby niniejszego zamówienia) Osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 33 1 1 kodeksu cywilnego, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową. Poziom zadowolenia płynący z korzystania z produktu. (Definicja na potrzeby niniejszego zamówienia) Osoba fizyczna, zatrudniona w administracji publicznej na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego. Miara wydajności, efektywności i satysfakcji użytkownika z jaką produkt może być używany dla osiągnięcia celów użytkownika. Przedstawiciel Grupy docelowych odbiorców epuap Wytyczne dotyczące dostępności treści zamieszczanych w systemach informatycznych dostępnych w internecie za pośrednictwem przeglądarek internetowych. Strona 3 z 38
2. Cel zamówienia Celem biznesowym Zamawiającego jest zwiększenie wygody załatwiania spraw urzędowych przez obywateli za pomocą epuap (www.epuap.gov.pl). Poprzez zwiększenie wygody załatwiania spraw za pomocą epuap rozumie się osiągnięcie przedstawionych poniżej celów szczegółowych 1 : 1. Zwiększenie Nauczalności. 2. Zwiększenie Efektywności. 3. Zmniejszenie liczby i częstotliwości popełniania błędów przez Użytkowników epuap. 4. Zwiększenie zrozumiałości treści na stronie, w tym komunikatów kierowanych z epuap do użytkowników. 5. Zwiększenie Satysfakcji i komfortu korzystania z epuap (łatwość znajdowania informacji, skrócenie czasu i zmniejszenie liczby kroków potrzebnych do realizacji usługi: od powzięcia potrzeby realizacji usługi, poprzez jej znalezienie, wywołanie (inicjalizację), realizację, aż po jej zakończenie). 6. Zwiększenie popularności strony epuap (w szczególności dostępnych na epuap usług) w internetowych serwisach wyszukiwawczych. 7. Zwiększenie Dostępności systemu epuap - w tym na urządzeniach mobilnych. 8. Zwiększenie Dostępności systemu epuap dla osób z dysfunkcjami spełnienie wymagań Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0) z uwzględnieniem poziomu AA z wyłączeniem tłumaczenia transmisji audio i video. 9. Zmniejszenie potrzeby zasięgania przez użytkowników pomocy (m.in. podręczniki, najczęściej zadawane pytania, wsparcie użytkowników epuap) z obszaru interakcji z epuap. 10. Zmniejszenie obaw przed załatwianiem spraw urzędowych online. 1 W części za normą PN-EN ISO 9241-210:2011 Ergonomia interakcji człowieka i systemu -- Część 210: Projektowanie ukierunkowane na człowieka w przypadku systemów interaktywnych. Strona 4 z 38
3. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest badanie użyteczności, przygotowanie i dostarczenie architektury informacji, prototypu interfejsu użytkownika oraz projektu graficznego interfejsu użytkownika epuap w Wersji standardowej i w Wersji mobilnej oraz Nadzór autorski nad Wdrożeniem przedmiotowych Produktów przez Podmiot trzeci. Zakres prac w poszczególnych etapach przedstawia się następująco: 1. Etap I Prace analityczne: przygotowanie projektu obejmujące przygotowanie, uzgodnienie i przekazanie PZP; szkolenie z zakresu ergonomii dla pracowników Zamawiającego; warsztat inicjujący; modelowanie procesów biznesowych dla zadań realizowanych przez użytkowników; analiza SEO; ekspercki audyt użyteczności epuap; analiza stanu obecnego badania z użytkownikami użyteczności epuap; badania preferencji obywateli w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online, w tym: o badania ilościowe, o badania jakościowe; analiza dobrych praktyk w obszarze e-administracji; analiza ograniczeń prawnych i technicznych. 2. Etap II Prace koncepcyjne i projektowe: przygotowanie wstepnej koncepcji interfejsu użytkownika, warsztat koncepcyjny, optymalizacja procesów biznesowych dla zadań realizowanych przez użytkowników; dla obu wersji standardowej i mobilnej: o opracowanie architektury informacji, o opracowanie prototypu interfejsu użytkownika, o opracowanie projektu graficznego interfejsu użytkownika; o opracowanie księgi komunikatów systemowych epuap; o weryfikacja projektu graficznego interfejsu użytkownika oraz księgi komunikatów systemowych epuap z użytkownikami do spełnienia wymagań biznesowych, przez które rozumie się w szczególności osiągnięcie docelowych wartości mierników dla wskaźników użyteczności epuap. 3. Etap III Nadzór nad procesem wytwórczym i wdrożeniowym nowej wersji epuap dokonywanym przez Podmiot trzeci: kontrola jakości wytwarzanego i wdrażanego przez Podmiot trzeci oprogramowania pod kątem zgodności z produktami niniejszego zamówienia; dokonywanie Modyfikacji; świadczenie konsultacji dotyczących wiedzy z dziedziny użyteczności: dla Podmiotu trzeciego oraz dla Zamawiającego; udział w odbiorach wdrażanych przez Podmiot trzeci produktów niniejszego zamówienia. Na koniec każdego etapu Wykonawca przygotuje i przedstawi podsumowanie zrealizowanych prac i wytworzonych produktów. Strona 5 z 38
Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia określono w dalszej części OPZ oraz w Załączniku nr 1 do OPZ. Strona 6 z 38
4. Wymagania wobec przedmiotu zamówienia 4.1 Etap I Prace przygotowawcze i analityczne I. Szkolenie z zakresu ergonomii dla pracowników Zamawiającego Wykonawca przeprowadzi szkolenie dla pracowników Zamawiającego z podstaw ergonomii interfejsów użytkownika systemów WWW i systemów mobilnych, a także z procesu wytwórczego zgodnego ze stosowanymi podczas realizacji niniejszego zamówienia normami. W ramach szkolenia zostaną zaprezentowane słownictwo i pojęcia stosowane przez Wykonawcę w ramach realizacji projektu. 1. Prezentacja zawierająca kluczowe zagadnienia omawiane podczas szkolenia z podstaw ergonomii interfejsów użytkownika systemów WWW i systemów mobilnych, a także z procesu wytwórczego zgodnego ze stosowanymi normami. 2. Materiały szkoleniowe z podstaw ergonomii interfejsów użytkownika systemów WWW i systemów mobilnych, a także z procesu wytwórczego zgodnego ze stosowanymi normami. 3. Certyfikaty poświadczające udział w szkoleniu z podstaw ergonomii interfejsów użytkownika systemów WWW i systemów mobilnych, a także z procesu wytwórczego zgodnego ze stosowanymi w zamówieniu normami. II. Warsztat inicjujący 1. Wykonawca przeprowadzi warsztat inicjujący z udziałem pracowników Zamawiającego. Podczas warsztatu inicjującego zostaną omówione i zatwierdzone w szczególności następujące zagadnienia: cele biznesowe projektu, wstępne założenia dla nowego interfejsu użytkownika (kontekst użycia, kluczowe zadania do realizacji przez użytkowników epuap, wstępna segmentacja odbiorców, wstępna analiza problemów), metody pracy i sposoby komunikacji podczas realizacji projektu. 2. Wykonawca przygotuje dokument zawierający wstępne założenia projektowe: kontekst użycia, kluczowe zadania do realizacji przez użytkowników epuap, segmentacja odbiorców, analiza problemów, propozycja usprawnień. 3. Wykonawca przygotuje pokaz slajdów podsumowujący przebieg oraz ustalenia warsztatu inicjującego, który po zakończeniu warsztatu inicjującego zaprezentuje Zamawiającemu. Strona 7 z 38
4. Dokument opisujący metody pracy i sposoby komunikacji zespołów (Zamawiającego i Wykonawcy) w projekcie. 5. Dokument zawierający wstępne założenia projektowe: kontekst użycia, kluczowe zadania do realizacji przez użytkowników epuap, segmentacja odbiorców, analiza problemów, propozycja usprawnień. 6. Pokaz slajdów zawierający podsumowanie przebiegu oraz ustaleń warsztatu inicjującego. III. Modelowanie procesów biznesowych dla zadań realizowanych przez użytkowników 1. Wykonawca stworzy mapę procesów oraz zamodeluje procesy dla wymienionych poniżej zadań realizowanych przez Użytkowników. Zadania opisane są w Załączniku nr 1 do OPZ. 2. Dla procesów wyszczególnionych na mapie procesów Wykonawca stworzy przebiegi podstawowe i alternatywne. Przebiegi procesów zostaną zamodelowane w notacji graficznej, a także opisane tekstowo. Wybór notacji graficznej do modelowania procesów będzie podlegał akceptacji Zamawiającego. 3. Wykonawca przygotuje i zaprezentuje pracownikom Zamawiającego pokaz slajdów omawiający zamodelowane procesy biznesowe. 7. Mapa procesów biznesowych dla zadań realizowanych przez użytkowników. 8. Graficzne odzwierciedlenie przebiegów procesów (podstawowych i alternatywnych). 9. Słowne opisy przebiegów procesów (podstawowych i alternatywnych). 10. Pokaz slajdów omawiający zamodelowane procesy biznesowe. IV. Analiza SEO 1. Wykonawca przeprowadzi analizę epuap pod kątem: istniejących błędów utrudniających osiąganie wysokich pozycji w wyszukiwarkach, podniesienia pozycji strony w wyszukiwarkach w szczególności w zakresie wytycznych wobec struktury i zawartości strony epuap, słów kluczowych, a także innych elementów wpływających na skuteczne pozycjonowanie epuap w internetowych serwisach wyszukiwawczych. 2. Wykonawca przygotuje raport zawierający opis, wyniki oraz wnioski z przeprowadzonej analizy, rekomendacje zmian i ulepszeń. 3. Wykonawca przygotuje i zaprezentuje Zamawiającemu pokaz slajdów omawiający raport z analizy SEO. Strona 8 z 38
11. Dokument przedstawiający metody i narzędzia prowadzenia analizy w zakresie SEO. 12. Raport zawierający wyniki oraz wnioski z przeprowadzonych analiz, rekomendacje zmian i ulepszeń, a także zasady pisania tekstów z uwzględnieniem słów kluczowych. 13. Pokaz slajdów omawiający raport z analizy SEO. V. Ekspercki audyt użyteczności epuap 1. Wykonawca przeprowadzi ekspercki audyt użyteczności epuap. Audyt zostanie przeprowadzony przez co najmniej trzech analityków użyteczności. Zakres audytu eksperckiego będzie obejmował w szczególności: a. wygodę nawigacji oraz łatwość odnajdywania informacji, b. czytelność tekstów, c. skuteczność wyszukiwania informacji i czytelność wyników wyszukiwania, d. prezentowanie multimediów oraz dokumentów, e. ocenę grafiki i estetyki epuap, f. ocenę użyteczności epuap pod kątem standardów użyteczności systemów dostępnych za pośrednictwem przeglądarek internetowych, g. dobre i złe praktyki w zakresie rozwiązań zastosowanych na epuap, h. identyfikację błędów wraz określeniem ich wagi i rekomendacjami naprawy, i. propozycje strategii zmian oraz rozwoju epuap i jego poszczególnych elementów. 2. Wykonawca przygotuję raport z eksperckiego audytu epuap. 3. Wykonawca przygotuje i zaprezentuje Zamawiającemu pokaz slajdów omawiający raport z eksperckiego audytu epuap. 14. Dokument przedstawiający metody prowadzenia eksperckiego audytu epuap. 15. Raport zawierający opis przeprowadzenia audytu, zastosowane metody, wyniki oraz wnioski z przeprowadzonego audytu eksperckiego, rekomendacje zmian i ulepszeń. Raport ma zawierać co najmniej: informacje odpowiadające zakresowi audytu, zrzuty ekranu z zaznaczeniem błędów wraz z rekomendowanymi sposobami eliminacji, rekomendowane sposoby eliminacji błędów i podniesienia używalności epuap, informacje na temat liczby i rodzaju błędów uszeregowanych według wpływu, jaki mają na realizację założonych celów, wskazanie zastosowanych w epuap rozwiązań, które uzyskują pozytywną ocenę i są przykładami dobrych praktyk, propozycje kierunków dalszego rozwoju. 16. Pokaz slajdów omawiający raport z przeprowadzonego audytu eksperckiego epuap. Strona 9 z 38
VI. Analiza stanu obecnego badania z użytkownikami używalności epuap 1. Wykonawca przeprowadzi z użytkownikami badania użyteczności epuap. Badania przeprowadzone będą w celu zidentyfikowania problemów użytkowników wynikających z korzystania z aktualnej wersji epuap oraz oceny obecnego poziomu ergonomii epuap, w szczególności w następujących wymiarach: a. identyfikacja elementów, które wpływają na obniżenie użyteczności portalu dla użytkowników, b. ocena przyjazności przyjętych rozwiązań dla użytkowników, c. ocena łatwości dotarcia do poszukiwanych informacji łatwość nawigacji, d. ocena efektywności poszczególnych sekcji struktura stron, e. ocena estetyki stron ogólna ocena satysfakcji użytkowników z korzystania z portalu, f. oraz inne zgodne z normami PN-EN ISO 9241-210:2011 oraz PN-EN ISO 9241-151:2008. 2. Wykonawca przeprowadzi rekrutację uczestników badań. Badania zostaną przeprowadzone na następujących grupach: a. Obywatele (co najmniej 12 osób), b. Przedsiębiorcy (co najmniej 12 osób), c. Urzędnicy (co najmniej 12 osób). 3. Wykonawca przygotuje scenariusze dla każdego z zadań realizowanych przez badane osoby. Lista zadań stanowi Załącznik nr 1 do OPZ. 4. Wykonawca przeprowadzi indywidualne badania z użytkownikami moderowane przez pracowników Wykonawcy. W ramach obserwacji prowadzonej przez moderatora w trakcie badania zostanie w szczególności sprawdzone wykonanie zadań na stronie, zostaną także odnotowane miejsca krytyczne i trudne, a także miejsca, w których potrzebne są dodatkowe instrukcje oraz obszary niezrozumiałe dla użytkowników. 5. Z każdym z uczestników badań zostanie także przeprowadzony indywidualny wywiad pogłębiony dotyczący realizowanych zadań, napotkanych problemów i oczekiwań badanego. 6. Indywidualne badania z użytkownikami i indywidualne wywiady pogłębione, o których mowa w punktach 4 i 5, zostaną przez Wykonawcę udokumentowane nagraniami audio-wideo. 7. Po przeprowadzonych badaniach zostanie przeprowadzona przez Wykonawcę jakościowa analiza materiału badawczego użyteczność epuap zostanie oceniona w szczególności w wymiarach: a. Efektywność, b. Nauczalność, c. Satysfakcja, d. Wydajność (m.in. czas i liczba kroków potrzebnych do osiągnięcia celów np. skorzystania z usługi), e. Zrozumiałość treści i komunikatów kierowanych do Użytkowników, f. Liczba i częstotliwość popełniania błędów przez Użytkowników. 8. Na bazie wyników analizy stanu obecnego Wykonawca zaproponuje do akceptacji Zamawiającego mierniki pozwalające określić obecny stopień ergonomii epuap. 9. W ramach prac Wykonawca przygotuje raport z wynikami badań, zobrazowanymi błędami oraz rekomendacjami usunięcia błędów. Raport będzie podstawą do poprawy użyteczności epuap i wdrażania nowych funkcjonalnych rozwiązań. 10. Wykonawca przygotuje i zaprezentuje Zamawiającemu pokaz slajdów omawiający raport z przeprowadzonej analizy stanu obecnego. Strona 10 z 38
17. Dokument przedstawiający metody prowadzenia badań użyteczności epuap analiza stanu obecnego. 18. Scenariusze dla każdego z zadań realizowanych przez badane osoby w ramach badań używalności epuap analiza stanu obecnego. 19. Nagrania audio-wideo z przeprowadzonych indywidualnych badań z użytkownikami i indywidualnych wywiadów pogłębionych. 20. Mierniki pozwalające określić stopień ergonomii epuap. 21. Raport z przeprowadzonej analizy obecnego stanu epuap, który będzie zawierał w szczególności następujące dane: wyniki rekrutacji, wyniki badań, ścieżki zachowań użytkowników pokazujące jak realizują swoje cele (jak się poruszają po epuap w celu wykonania zadań), stopień realizacji zadań (procentowe zestawienie sukcesów i porażek), mapy cieplne kliknięć ukazujące gdzie i z jakim natężeniem klikali na stronie badani, dane statystyczne z badań pozwalające na wyliczenie wartości mierników potrzebnych do porównania stanu obecnego z docelowym, rekomendacje ekspertów użyteczności w zakresie prowadzonych prac, wnioski. 22. Pokaz slajdów omawiający raport z przeprowadzonej analizy stanu obecnego. VII. Badanie preferencji obywateli w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online Wykonawca przeprowadzi badania preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online. Badania będą miały formę badań zarówno ilościowych, jak i jakościowych. Badania przeprowadzone będą w celu zidentyfikowania problemów i potrzeb obywateli w związku z załatwianiem spraw urzędowych online. W ramach badań preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych Wykonawca: 1. przeprowadzi badania ilościowe, które dostarczą informacji w szczególności w zakresie: aktualnych problemów w kontaktach tradycyjnych i elektronicznych z administracją, aktualnych i potencjalnych potrzeb obywateli w zakresie elektronicznych kontaktów z administracją, sposobów, którymi obywatele mogą i chcieliby realizować usługi (sprawy urzędowe) online; Wykonawca: 1.1. sformułuje odpowiednie dla niniejszego badania problemy badawcze; 1.2. przeprowadzi rekrutację uczestników badania. Rekrutację należy przeprowadzić według niżej wymienionych kryteriów: dobór próby: losowo-kwotowy, grupa docelowa: internauci w wieku 18+ lat, struktura socjo-demograficzna próby będzie odpowiadać strukturze populacji, dla której wybrano próbę, liczebność próby: co najmniej 1000, 1.3. przygotuje scenariusze badań; 1.4. dobierze zestaw odpowiednich metod i narzędzi do przeprowadzenia badań; Strona 11 z 38
1.5. przeprowadzi pilota badań; 1.6. dokona aktualizacji scenariuszy badań na podstawie wyników pilota badań; 1.7. przeprowadzi badania ilościowe; 1.8. przygotuje dokumentację przeprowadzonych badań ilościowych; 1.9. przygotuje raport z przeprowadzonych badań; 1.10. przygotuje i zaprezentuje Zamawiającemu pokaz slajdów omawiający raport z przeprowadzonych badań. 23. Dokument przedstawiający metody prowadzenia ilościowych badań preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online. 24. Wyniki pilotażu ilościowych badań preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online. 25. Scenariusze (wstępne przed pilotażem oraz zaktualizowane po przeprowadzeniu pilotażu) ilościowych badań preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online. 26. Dokumentacja z przeprowadzonych ilościowych badań preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online, zawierająca co najmniej: wyniki rekrutacji, opis przeprowadzonych badań, zakres przeprowadzonych badań, charakterystykę uczestników badań, wyniki badań zebrane w arkuszach kalkulacyjnych z wyróżnieniem zmiennych kluczowych dla analiz. 27. Raport zawierający wyniki oraz wnioski z przeprowadzonych ilościowych badań preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online. Raport będzie zawierał co najmniej: wyniki badań ilościowych przedstawione opisowo, a także zobrazowane na wykresach, interpretację wyników; wnioski etnograficzne dotyczące podejścia użytkowników do spraw urzędowych online, wnioski z przeprowadzonych analiz. 28. Pokaz slajdów omawiający raport z przeprowadzonych ilościowych badań preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online. 2. przeprowadzi badania jakościowe, które dostarczą informacji w zakresie: aktualnych problemów w kontaktach tradycyjnych i elektronicznych z administracją, aktualnych i potencjalnych potrzeb obywateli w zakresie elektronicznych kontaktów z administracją, sposobów, którymi obywatele mogą i chcieliby realizować usługi (sprawy urzędowe) online; Wykonawca: 2.1. przeprowadzi rekrutację uczestników badania. Rekrutację należy przeprowadzić według niżej wymienionych kryteriów: dobór próby: celowy, podporządkowany przedmiotowi badania, Strona 12 z 38
grupa docelowa: internauci w wieku 18 i więcej lat z Grupy docelowych odbiorców epuap, liczebność próby: co najmniej 4 grupy po 5-8 badanych spośród Grupy docelowych odbiorców epuap; 2.2. przygotuje scenariusze badań; 2.3. dobierze zestaw odpowiednich metod i narzędzi do przeprowadzenia badań; 2.4. przeprowadzi pilota badań; 2.5. dokona aktualizacji scenariuszy badań na podstawie wyników pilota badań; 2.6. przeprowadzi badania jakościowe Zamawiający zastrzega sobie prawo do uczestnictwa przedstawicieli zamawiającego jako obserwatorów podczas badań; 2.7. udokumentuje przeprowadzone badania jakościowe nagraniami audio-wideo; 2.8. przygotuje dokumentację przeprowadzonych badań jakościowych; 2.9. przygotuje raport z wynikami badań jakościowych; 2.10. przygotuje i zaprezentuje Zamawiającemu pokaz slajdów omawiający raport z przeprowadzonych badań. 29. Dokument prezentujący metody prowadzenia jakościowych badań preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online. 30. Wyniki pilotażu jakościowych badań preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online. 31. Scenariusze (wstępne przed pilotażem oraz zaktualizowane po przeprowadzeniu pilotażu) jakościowych badań preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online. 32. Dokumentacja z przeprowadzonych jakościowych badań preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online, zawierająca co najmniej: listę uczestników, opis przeprowadzonych badań, zakres przeprowadzonych badań, podsumowanie opinii użytkowników, nagrania audio-wideo ilustrujące przebieg badań (w tym problemy i potrzeby użytkowników), wyniki badań zebrane w arkuszach kalkulacyjnych z wyróżnieniem zmiennych kluczowych dla analiz. 33. Raport zawierający wyniki oraz wnioski z przeprowadzonych badań używalności epuap analiza stanu obecnego. Raport ma zawierać co najmniej: wyniki badań, interpretację wyników, wnioski etnograficzne dotyczące podejścia użytkowników do spraw urzędowych online, wnioski z przeprowadzonych analiz. 34. Pokaz slajdów omawiający raport z przeprowadzonych jakościowych badań preferencji w odniesieniu do załatwiania spraw urzędowych online. Strona 13 z 38
VIII. Analiza dobrych praktyk w obszarze e-administracji 1. Wykonawca przeprowadzi analizę porównawczą epuap z co najmniej sześcioma (minimum trzy w Polsce i minimum trzy zagraniczne) systemami centralnymi lub regionalnymi prowadzonymi przez instytucje publiczne, z których każdy pozwala na załatwianie spraw urzędowych online świadczonych przez wiele podmiotów publicznych. 2. Wykonawca przygotuje raport zawierający w szczególności: wyniki analizy porównawczej; dobre praktyki w zakresie tworzenia interfejsów użytkownika systemów e-administracji publicznej wdrożonych w Polsce (minimum trzy) i na świecie (minimum trzy); rekomendacje zastosowania dobrych praktyk w przebudowie epuap. 3. Wykonawca przygotuje i zaprezentuje Zamawiającemu pokaz slajdów omawiający raport z przeprowadzonej analizy dobrych praktyk w obszarze e-administracji. 35. Dokument przedstawiający metody prowadzenia analizy dobrych praktyk w obszarze e-administracji. 36. Raport zawierający wyniki oraz wnioski z przeprowadzonej analizy dobrych praktyk w obszarze e-administracji. Raport będzie zawierał co najmniej: Dobre praktyki w zakresie tworzenia interfejsów użytkownika systemów e-administracji publicznej wdrożonych w Polsce i na świecie. Rekomendacje zastosowania zidentyfikowanych dobrych praktyk w przebudowie epuap. 37. Pokaz slajdów omawiający raport z przeprowadzonej analizy dobrych praktyk w obszarze e- administracji. IX. Analiza ograniczeń prawnych i technicznych 1. Wykonawca przygotuje analizę możliwości zaspokojenia zbadanych potrzeb użytkowników w zakresie elektronicznych kontaktów z administracją za pomocą epuap w kontekście: 1.1. wszystkich obowiązujących podmioty publiczne ograniczeń prawnych, w szczególności z uwzględnieniem następujących ustaw i aktów prawnych wydanych na ich podstawie: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2011 Nr 186 poz. 1100 z późn. zm.), Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 Nr 64 poz. 565 z późn. zm.), Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2001 Nr 112 poz. 1198 z późn. zm.), 1.2. dostępnych na rynku rozwiązań technicznych, które mogą być wykorzystane do przebudowy epuap zgodnie z potrzebami użytkowników. 2. Wykonawca przygotuje i zaprezentuje Zamawiającemu pokaz slajdów omawiający raport z przeprowadzonej analizy ograniczeń prawnych i technicznych. Strona 14 z 38
38. Dokument przedstawiający plan pracy nad analizą możliwości zaspokojenia potrzeb użytkowników w kontekście ograniczeń prawnych i dostępnych na rynku rozwiązań technicznych. 39. Raport z analizy i interpretację wyników analizy w zakresie możliwości zaspokojenia potrzeb użytkowników w kontekście ograniczeń prawnych i dostępnych na rynku rozwiązań technicznych. 40. Pokaz slajdów omawiający raport z analizy ograniczeń prawnych i technicznych. X. Podsumowanie Etapu I Prace przygotowawcze i analityczne 1. Wykonawca przygotuje raport zawierający podsumowanie prac zrealizowanych w Etapie I, dotyczący przeprowadzonych działań, jak i ich wyników. 2. Wykonawca przygotuje i zaprezentuje Zamawiającemu pokaz slajdów omawiający raport podsumowujący prace zrealizowane w Etapie I. 41. Raport zawierający podsumowanie przebiegu oraz wyniki Etapu I. 42. Pokaz slajdów omawiający raport podsumowujący prace zrealizowane w Etapie I. Strona 15 z 38
4.2 Etap II Prace koncepcyjne i projektowe W pracach koncepcyjnych i projektowych zarówno nad Wersją standardową, jak i Wersją mobilną, Wykonawca zastosuje Projektowanie zorientowane na użytkownika (UCD) 1, które zakłada realizację działań w cyklach (iteracjach) do momentu osiągnięcia docelowych wartości mierników dla każdej z wyżej wymienionych wersji (osobno dla Wersji standardowej i osobno dla Wersji mobilnej). Szczegóły procesu realizacji działań projektowych związanych z UCD zostały przedstawione poniżej w opisie zadań niniejszego etapu. I. Przygotowanie wstępnej koncepcji interfejsu użytkownika 1. Wykonawca, na bazie wyników uprzednio przeprowadzonych analiz i badań, a także konkluzji zawartych w raportach przygotowanych podczas Etapu I, stworzy wstępną koncepcję interfejsu użytkownika. 2. Wykonawca przygotuje i zaprezentuje pracownikom Zamawiającego pokaz slajdów omawiający wstępną koncepcję interfejsu użytkownika. WP.B.01. 43. Dokument zawierający wstępna koncepcje interfejsu użytkownika wraz z jej opisem. 44. Pokaz slajdów omawiający wstępną koncepcje interfejsu użytkownika. II. Warsztat koncepcyjny 1. Wykonawca dokona wyboru i przeprowadzi rekrutację uczestników warsztatu z grupy osób, które wzięły udział w Analizie stanu obecnego (Etap I, punkt VI.) - w następującej liczbie: obywatele (co najmniej 3 osoby), przedsiębiorcy (co najmniej 3 osoby), urzędnicy (co najmniej 3 osoby). 2. W warsztacie koncepcyjnym będą uczestniczyć także pracownicy Zamawiającego. 3. Wykonawca podczas warsztatu koncepcyjnego: przedstawi podsumowanie wyników badań i rekomendacji z Etapu I; przedstawi wstępną koncepcję interfejsu użytkownika; przeprowadzi dyskusję zderzającą punkty widzenia zamawiającego, obywateli, przedsiębiorców, urzędników oraz wykonawcy; zaproponuje wartości docelowe dla mierników użyteczności. 4. Wykonawca przygotuje raport zawierający podsumowanie przebiegu oraz ustalenia warsztatu koncepcyjnego. 5. Wykonawca przygotuje i zaprezentuje pracownikom Zamawiającego pokaz slajdów omawiający raport podsumowujący przebieg oraz ustalenia warsztatu koncepcyjnego. 1 Zgodnie z normą PN-EN ISO 9241-210:2011 Ergonomia interakcji człowieka i systemu -- Część 210: Projektowanie ukierunkowane na człowieka w przypadku systemów interaktywnych. Strona 16 z 38
45. Dokument opisujący metody i narzędzia zastosowane podczas prowadzenia warsztatu koncepcyjnego. 46. Dokument zawierający docelowe wartości mierników. 47. Raport zawierający podsumowanie przebiegu i ustalenia warsztatu koncepcyjnego. 48. Pokaz slajdów omawiający raport z warsztatu koncepcyjnego. III. Optymalizacja procesów biznesowych dla zadań realizowanych przez użytkowników 1. Wykonawca zoptymalizuje mapę procesów oraz procesy dla zadań realizowanych przez użytkowników systemu opisanych w Załączniku nr 1 do OPZ. Mapa procesów oraz procesy zostaną zoptymalizowane na podstawie wniosków z warsztatów, audytów, badań oraz analiz przeprowadzonych w Etapie I Prace przygotowawcze i analityczne. 2. Dla zoptymalizowanych procesów Wykonawca stworzy przebiegi podstawowe i alternatywne. Przebiegi procesów zostaną opisane tekstowo, a także zamodelowane w notacji graficznej. Wykonawca zastosuję notację graficzną do modelowania procesów wybraną uprzednio w Etapie I. 3. Wykonawca przygotuje i zaprezentuje pracownikom Zamawiającego pokaz slajdów omawiający zoptymalizowane procesy biznesowe. 49. Zoptymalizowana mapa procesów biznesowych dla zadań realizowanych przez użytkowników. 50. Graficzne odzwierciedlenie przebiegów zoptymalizowanych procesów (podstawowych i alternatywnych). 51. Słowne opisy zoptymalizowanych przebiegów procesów (podstawowych i alternatywnych). 52. Pokaz slajdów omawiający zoptymalizowane procesy biznesowe. WERSJA STANDARDOWA IV. Opracowanie architektury informacji W ramach opracowania architektury informacji dla Wersji standardowej Wykonawca zrealizuje następujące zadania: 1. Opracowanie pierwszej wersji architektury informacji zgodnej z mentalnym modelem odbiorców stron WWW. 2. Zamawiający, w celu przeprowadzenia badań umożliwiających opracowanie architektury informacji, dopuszcza wykorzystanie jednej lub wielu metod pozwalających zarówno na zbieranie danych od użytkowników na temat organizacji i oznaczenia zawartości informacyjnej, jak również ocenę poprawności i łatwości odnajdywania żądanej informacji. 3. Weryfikacja koncepcji architektury informacji z użytkownikami, przeprowadzona z co najmniej 21 osobami z Grupy docelowych odbiorców epuap. Wykonawca przeprowadzi rekrutację uczestników weryfikacji koncepcji architektury z Grupy docelowych odbiorców epuap. Strona 17 z 38
4. Przygotowanie projektu architektury informacji dla Wersji standardowej na podstawie wyników weryfikacji architektury. 5. Przygotowanie raportu z wynikami badań zawierającego wnioski końcowe z przeprowadzonych badań oraz projekt architektury informacji. 6. Przygotowanie i zaprezentowanie pracownikom Zamawiającego pokazu slajdów omawiającego raport z badań oraz projekt architektury informacji. Strona 18 z 38
53. Dokument przedstawiający metody, techniki i narzędzia służące opracowywaniu architektury informacji. 54. Dokument przedstawiający kolejne wersje architektury informacji. 55. Dokumentacja z przeprowadzonych badań weryfikujących koncepcję architektury informacji, zawierająca co najmniej: opis przeprowadzonych badań; zakres przeprowadzonych badań; listę uczestników; podsumowanie opinii użytkowników; wyniki badań zebrane w arkuszach kalkulacyjnych z wyróżnieniem zmiennych kluczowych dla analiz. 56. Raport z wynikami badań zawierający wnioski końcowe z przeprowadzonych badań. 57. Dokument przedstawiający projekt architektury informacji. 58. Pokaz slajdów omawiający wyniki weryfikacji oraz projekt architektury informacji. V. Opracowanie prototypu interfejsu użytkownika W ramach opracowania prototypu interfejsu użytkownika dla Wersji standardowej Wykonawca zrealizuje następujące zadania: 1. Opracowanie co najmniej trzech koncepcji interfejsu użytkownika: statyczne makiety (szkice) najważniejszych ekranów. 2. Opracowanie co najmniej dwóch interaktywnych makiet (prototypy HTML) interfejsu użytkownika. 3. Weryfikacja koncepcji interfejsu użytkownika w postaci interaktywnych makiet (prototypy HTML) z użytkownikami poprzez badania zrealizowane z co najmniej 12 osobami, uprzednio wybranymi do zadania weryfikacji statycznych makiet interfejsu użytkownika. 4. Przygotowanie interaktywnego prototypu interfejsu użytkownika w technologii HTML. 5. Weryfikacja koncepcji interfejsu użytkownika, o której mowa w punktach 2 i 4, zostanie przez Wykonawcę udokumentowana nagraniami audio-wideo. 6. Przygotowanie dokumentacji badań przeprowadzonych z przedstawicielami Grupy docelowych użytkowników epuap. 7. Przygotowanie raportu z wynikami badań zawierającego wnioski końcowe z przeprowadzonych badań oraz prototyp interfejsu użytkownika, w postaci interaktywnego prototypu HTML. 8. Przygotowanie i zaprezentowanie pracownikom Zamawiającego pokazu slajdów omawiającego raport z badań nad opracowaniem prototypu interfejsu użytkownika. Strona 19 z 38
59. Dokument przedstawiający metody, techniki i narzędzia służące do opracowywania prototypu interfejsu użytkownika. 60. Statyczne makiety interfejsu użytkownika zapisane w postaci plików PNG. 61. Interaktywne makiety (prototypy wykonane w technologii HTML) interfejsu użytkownika. 62. Dokumentacja z przeprowadzonych badań weryfikujących statyczne makiety oraz interaktywne makiety interfejsu użytkownika, zawierająca co najmniej: opis przeprowadzonych badań; zakres przeprowadzonych badań; listę uczestników; dane statystyczne pokazujące sposób realizacji zadań na tle wyznaczonych norm; podsumowanie opinii użytkowników; nagrania audio-wideo ilustrujące przebieg badań (w tym problemy i potrzeby użytkowników); wyniki badań zebrane w arkuszach kalkulacyjnych z wyróżnieniem zmiennych kluczowych dla analiz. 63. Interaktywny prototyp interfejsu użytkownika wykonany w technologii HTML. 64. Dokumentacja z przeprowadzonych badań weryfikujących interaktywny prototyp interfejsu użytkownika wykonany w technologii HTML, zawierająca co najmniej: opis przeprowadzonych badań; zakres przeprowadzonych badań; listę uczestników; podsumowanie opinii użytkowników; nagrania audio-wideo ilustrujące przebieg badań (w tym problemy i potrzeby użytkowników); wyniki badań zebrane w arkuszach kalkulacyjnych z wyróżnieniem zmiennych kluczowych dla analiz. 65. Raport z wynikami badań zawierający wnioski końcowe z przeprowadzonych badań 66. Pokaz slajdów omawiający raport z wynikami badań zawierającego wnioski końcowe z przeprowadzonych badań oraz interaktywny prototyp interfejsu użytkownika. VI. Opracowanie projektu graficznego interfejsu użytkownika W ramach opracowania projektu graficznego interfejsu użytkownika dla Wersji standardowej Wykonawca zrealizuje następujące zadania: 1. Opracowanie co najmniej dwóch odmiennych wizualnie projektów graficznych na podstawie prototypu interfejsu użytkownika wybranego w ramach zadania IV. Opracowanie prototypu interfejsu użytkownika. Projekty graficzne zostaną przygotowane jako interaktywne prototypy. 2. Przeprowadzenie rekrutacji uczestników z Grupy docelowych odbiorców epuap, w celu badania projektów graficznych. Badanie będzie polegało na weryfikacji osiągnięcia docelowych wartości dla mierników użyteczności, o których mowa w zadaniu Warsztat koncepcyjny. Wykonawca przeprowadzi badania z co najmniej 12 osobami. Strona 20 z 38