Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Wizyty Studyjne Zasady udziału w wizytach studyjnych w roku szkolnym 2013/2014 1
Spis treści: Finansowanie działania-kategorie budżetowe Koszty podróży Koszty utrzymania Okres wydatkowania kosztów Polityka kursowa Płatności na rzecz beneficjenta Rozliczenie dofinansowania Pytania i odpowiedzi 2
FINANSOWANIE DZIAŁANIA Środki przyznane przez Narodową Agencję w ramach wizyty studyjnej obejmują: koszty utrzymania z uwzględnieniem ubezpieczenia podróżnego, koszty podróży i koszty wizy wjazdowej/wyjazdowej, ewentualne koszty uczestnictwa osób ze specjalnymi potrzebami/osób towarzyszących. 3
KOSZTY PODRÓŻY Dofinansowanie obejmuje koszty podróży w obie strony (z miejsca zamieszkania do miejsca, w którym odbywa się wizyta i z powrotem). Wysokość dofinansowania w ramach tej kategorii przyznana jest w zależności do jakiego kraju odbywa się wizyta. 4
KOSZTY PODRÓŻY c.d. Uczestnik może podróżować: samolotem bilet w klasie ekonomicznej; pociągiem bilet w drugiej klasie; autobusem, promem, statkiem; samochodem. 5
KOSZTY PODRÓŻY c.d. W przypadku podróży samochodem osobowym uprawniona kwota stanowi równowartość kosztu jednego biletu kolejowego w drugiej klasie, autokarowego lub lotniczego ekonomicznego - na trasie przejazdu samochodu, przy czym wskazany jest wybór najbardziej ekonomicznej opcji. Jako dokumentację kosztów podróży samochodem należy zachować: oświadczenie, o fakcie odbycia podróży samochodem, zaświadczenie z PKP lub PKS/linii lotniczych o wysokości ceny biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej. 6
KOSZTY PODRÓŻY c.d. Koszty przejazdu taksówką są nieuprawnione w ramach dofinansowania. Jedynie wyjątkowych przypadkach, po przesłaniu stosownego wyjaśnienia, NA może uznać ten wydatek. 7
KOSZTY UTRZYMANIA Koszty utrzymania przeznaczone są na pokrycie kosztów wyżywienia, noclegu, przejazdów lokalnych i ubezpieczenia Dofinansowanie to przyznawane jest w formie ryczałtu, czyli beneficjent nie jest zobowiązany do przedstawienia wysokości poniesionych wydatków. 8
KOSZTY UTRZYMANIA c.d. Dla kontraktu 2013 Polska Narodowa Agencja przyjęła 100% stawek zaproponowanych przez Komisję Europejską. Koszt utrzymania jest indywidualnie wyliczany dla każdego Uczestnika. Ilość stawek ryczałtowych (naliczonych) dla wizyt wynosi od 3 do 5 w zależności od czasu trwania wizyty plus 1 dzienna stawka ryczałtowa na czas odbywania podróży. 9
Nie ma możliwości dokonywania przesunięć pomiędzy kategoriami kosztów. 10
OKRES OBOWIĄZYWANIA Okres kwalifikowalności kosztów = okres obowiązywania zgodnie z Umową Finansową (art. 2.2). Wydatki poniesione przed lub/i po terminie określonym w umowie są nieuprawnione i traktowane jako koszt niekwalifikowany. 11
OKRES OBOWIĄZYWANIA c.d. Okres działania art.2.3 Umowy Finansowej: działanie rozpocznie się najwcześniej.. zakończy się nie później niż.. Działanie zrealizowane poza okresem wskazanym w Umowie Finansowej, może skutkować nie uznaniem kosztów poniesionych w ramach kosztów podróży. 12
POLITYKA KURSOWA Wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyrażone w euro. W tym celu Beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na euro. 13
POLITYKA KURSOWA Do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować zgodnie z Umową Finansową: o miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej na dzień dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o dacie przekazania płatności. 14
POLITYKA KURSOWA c.d. Koszty różnic kursowych oraz straty powstałe na operacjach walutowych, na przestrzeni całego okresu obowiązywania umowy, są kosztami nieuprawnionymi. 15
ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA Obowiązkowe dokumenty: końcowy raport ewaluacyjny (wydrukowany i podpisany) z wypełnioną częścią merytoryczna oraz finansową. raport grupowy (dostępny na stronie internetowej) 16
ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA c.d. Rozliczenie finansowe wizyty studyjnej polega na wypełnieniu tabeli raportu finansowego zgodnie z wzorem zawartym w raporcie końcowym. Beneficjent na tym etapie nie jest proszony o dosłanie żadnej dokumentacji finansowej. Narodowa Agencja sprawdza 100% przesłanych raportów. 17
ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA c.d. Dokumentacja dodatkowa na wniosek Narodowej Agencji Oryginały dokumentów dotyczących podróży Oryginał zaświadczenia o uczestnictwie w wizycie studyjnej Dotyczy to tylko wybranych beneficjentów. 18
ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA c.d. Opis dokumentacji finansowej Przykład opisu: Kwota. została pokryta ze środków programu Uczenie się przez całe życie (umowa finansowa nr. ) w ramach kosztów podróży dotyczących przejazdu na trasie.. data i podpis 19
ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA c.d. W przypadku, gdy kwota stanowiąca sumę uprawnionych kosztów podróży oraz uprawnionych kosztów utrzymania przekroczy przyznaną kwotę dofinansowania - określoną w umowie, uczestnik pokrywa dodatkowe wydatki z innych źródeł. Natomiast w przypadku, gdy koszt wizyty Beneficjenta okaże się, po rozliczeniu, niższy niż przyznana kwota I raty, Narodowa Agencja wezwie Beneficjenta do zwrotu niewykorzystanych środków lub wykorzystanych niewłaściwie. 20
Pytania i odpowiedzi 21
Dziękujemy za uwagę. 22
KONTAKT: Zespół Rozliczeń Finansowych Katarzyna Markowska kmarkowska@frse.org.pl Sylwia Stanios sstanios@frse.org.pl www.sv.org.pl www.frse.org.pl 23