Procedura udzielania zamówień publicznych

Procedura udzielania zamówień publicznych SPIS TREŚCI 1. PRZEDMIOT...2 2. ZAKRES STOSOWANIA...2 3. DEFINICJE...2 4. CEL...3 5. WSKAŹNIKI...4 6. ODPOWIEDZIALNOŚCI I KOMPETENCJE...4 6.1 Burmistrz Miasta Nowy Targ jest odpowiedzialny za:... 4 6.2 Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Referatów są odpowiedzialni za:... 4 6.3 Skarbnik miasta lub upoważniona osoba jest odpowiedzialny za:... 4 6.4 Pracownicy merytoryczni są odpowiedzialni za:... 4 6.5 Komisja Przetargowa jest odpowiedzialna za:... 5 6.6 Dyrektorzy i Kierownicy jednostek organizacyjnych są odpowiedzialni za:... 5 7. TRYB POSTĘPOWANIA...5 7.1 Ogólne zasady realizacji zamówień publicznych... 5 7.2 Zamówienia do 14 000 euro... 6 7.3 Sposób postępowania przy udzieleniu zamówień, których wartość nie przekracza 5 000 zł:... 7 7.4 Sposób postępowania przy udzieleniu zamówień, o wartości od 5 000 zł netto do 14 000 euro:... 7 7.5 Obieg dokumentów związanych z postępowaniami o zamówienia publiczne których wartość szacunkowa przekracza wyrażoną w złotych równowartość 14 000 euro... 8 7.6 Planowanie zamówień oraz sprawozdawczość... 10 7.7 Umowy w sprawach zamówień publicznych... 11 7.8 Nadzór i kontrola... 11 7.9 Ocena wykonawcy robót budowlanych/usług/dostaw... 12 7.10 Postanowienia końcowe... 12 8. APLIKACJE INFORMATYCZNE (BAZY DANYCH)...13 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE...13 10. ZAPISY...13 11. ZAŁĄCZNIKI I FORMULARZE...14 Imię i nazwisko Data Podpis Opracował: Krzysztof Iskra 19.12.2012 Zatwierdził: Marek Fryźlewicz 19.12.2012 Właściciel procesu: Krzysztof Iskra/kierownik referatu d.s. zamówień publicznych Strona: 1/14

1. PRZEDMIOT Procedura określa przebieg planowania, przygotowania i prowadzenia postępowania udzielenia zamówienia publicznego. 2. ZAKRES STOSOWANIA Zasady niniejszej procedury mają zastosowanie do udzielania przez Gminę Miasto Nowy Targ oraz miejskie jednostki organizacyjne zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych lub przy ich współudziale. Niniejsza procedura określa zasady szczegółowego postępowania przy wydatkowaniu przez Gminę Miasto Nowy Targ oraz miejskie jednostki organizacyjne środków publicznych, a w tym: - przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, - realizacji umów w sprawie zamówień publicznych, - ewidencjonowania zamówień publicznych, - sprawozdawczości. 3. DEFINICJE Ilekroć w Procedurze jest mowa o: - dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu, - robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w przepisach wydanych na podstawie ustawy Prawo Zamówień Publicznych lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymogami określonymi przez zamawiającego, - obiekcie budowlanym należy przez to rozumieć wynik całości robót budowlanych zakresie budownictwa lub inżynierii lądowej i wodnej, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną, - usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podstawie ustawy Prawo Zamówień Publicznych, - zamawiającym - należy przez to rozumieć: Gminę Miasto Nowy Targ, miejskie jednostki organizacyjne, a także inne podmioty jeżeli dysponują środkami budżetu miasta, - procedurze - należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę udzielania zamówień publicznych, Strona: 2/14

- środkach publicznych - należy przez to rozumieć środki publiczne w rozumieniu ustawy o finansach publicznych, - ustawie - należy przez to rozumieć ustawę Prawo zamówień publicznych, - wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość, której podstawą ustalenia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością, - Wspólnym Słowniku Zamówień - należy przez to rozumieć system klasyfikacji produktów, usług i robót budowlanych (CPV) na potrzeby zamówień publicznych, (dostępny na stronie http://www.uzp.gov.pl), - wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego, - zamówieniach publicznych - należy przez to rozumieć umowy odpłatne, zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy, roboty budowlane. - Referacie należy przez to rozumieć Referat ds. zamówień publicznych Urzędu Miasta lub komórkę organizacyjną prowadzącą postępowanie o zamówienie publiczne lub osobę prowadzącą postępowanie o zamówienie publiczne w miejskich jednostkach organizacyjnych. - Wydziale wszczynającym postępowanie o zamówienie publiczne zwanym dalej Wydziałem należy przez to rozumieć również komórkę równorzędną o innej nazwie, a co do miejskich jednostek organizacyjnych - komórkę organizacyjną prowadzącą dane postępowanie o zamówienie publiczne / np. sekcja, referat itp./. 4. CEL 4.1 Głównym celem procedury jest zagwarantowanie wprowadzenia mechanizmów, które pozwolą zminimalizować ryzyko występowania nieprawidłowości oraz odpowiednie ich wykrywanie i usuwanie w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Proces udzielania zamówień publicznych winien być realizowany w sposób sprawny, skuteczny, efektywny i zgodny z zasadami i regulacjami obowiązującymi, w tym z ustawą Prawo Zamówień Publicznych. 4.2 W odniesieniu do postępowań przeprowadzanych z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej odpowiednie zastosowania oprócz prawa krajowego będą również miały przepisy prawa wspólnotowego. Strona: 3/14

5. WSKAŹNIKI Mierniki i wskaźniki procesu W1 Liczba postępowań w sprawach zamówień publicznych powyżej 14 tys. euro W2 Liczba postępowań w sprawach zam. publ. zakończonych zawartymi umowami W3 Liczba odwołań ( w tym uwzględnionych i nieuwzględnionych Opis wskaźnika Liczba postępowań w sprawach zamówień publicznych powyżej 14 tys. euro Liczba postępowań w sprawach zam. publ. zakończonych zawartymi umowami Liczba odwołań ( w tym uwzględnionych i nieuwzględnionych Wartość oczekiwana wskaźnika Zgodna z przyjętym planem zamówień Zgodna z ilością przeprowadzonych postępowań Termin zbierania wskaźników Raz w roku Raz w roku Odpowiedzialny za zbieranie wskaźników właściciel procedury, lub pracownik wydziału właściciel procedury, lub pracownik wydziału 0 Raz w roku właściciel procedury, lub pracownik wydziału Źródło danych Rejestr zamówień publicznych Qsystem Rejestr zamówień publicznych i rejestr zawartych umów Qsystem Dokumentacja zamówień publicznych Qsystem 6. ODPOWIEDZIALNOŚCI I KOMPETENCJE 6.1 Burmistrz Miasta Nowy Targ jest odpowiedzialny za: - powołanie Komisji Przetargowej, - zatwierdzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, - dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty, 6.2 Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Referatów są odpowiedzialni za: - przestrzeganie przepisów niniejszej procedury, - sprawdzenie kompletności wniosku o udzielenie zamówienia publicznego potwierdzając to własnoręcznym podpisem, - sprawdzenie kompletności dokumentacji z rozeznania rynku oraz potwierdzanie tej czynności własnoręcznym podpisem wraz z datą, - sprawowanie nadzoru nad procesem dokonywania oceny wykonawców. 6.3 Skarbnik miasta lub upoważniona osoba jest odpowiedzialny za: - potwierdzenie na wniosku o udzielenie zamówienia publicznego zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia publicznego w planie finansowym, - potwierdzenie na formularzu dokumentacji z rozeznania rynku do 14 000 EURO zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia publicznego w planie finansowym. 6.4 Pracownicy merytoryczni są odpowiedzialni za: - przestrzeganie przepisów niniejszej procedury, - przygotowanie wniosku o udzielenie zamówienia, - przygotowanie materiałów dotyczących zamówienia, a w szczególności: rozpoznanie rynku, kosztorysu inwestorskiego, projektu budowlanego, decyzji pozwolenia na budowę lub zgłoszenie robót budowlanych, Strona: 4/14

innych materiałów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, wszystkich materiałów, które będą załącznikami do specyfikacji istotnych warunków zamówienia; należy również przygotować ich wersję elektroniczną i łącznie z wnioskiem dostarczyć do Referatu w wersji elektronicznej na płycie CD z rozszerzeniem pdf, - przygotowanie dokumentacji z rozeznania rynku dla zamówień do 14.000 euro. - dokonywanie oceny wykonawców robót budowlanych/usług/dostaw na podstawie protokołów odbioru lub na formularzu nr F/04 6.5 Komisja Przetargowa jest odpowiedzialna za: - opracowanie dokumentów związanych z zamówieniem publicznym, - przedstawienie kierownikowi zamawiającego opracowanych dokumentów, - szczegółowy tryb i zakres pracy komisji przetargowej reguluje Regulamin pracy komisji przetargowej. 6.6 Dyrektorzy i Kierownicy jednostek organizacyjnych są odpowiedzialni za: - przestrzeganie postanowień niniejszej procedury, - zatwierdzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, - dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty, - zatwierdzanie dokumentacji z rozeznania rynku dla zamówień do 14.000 euro.. 7. TRYB POSTĘPOWANIA 7.1 Ogólne zasady realizacji zamówień publicznych. - Sposób realizacji zamówienia uzależnia się od wartości przedmiotu zamówienia. Rozróżnia się następujące postępowania: a) dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, b) zamówienia publiczne, których wartość zamówienia jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, a nie przekracza kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, c) zamówienia publiczne, których wartość zamówienia jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, - W postępowaniach, o których mowa w pkt 7.1.b i 7.1.c kierownicy zamawiającego: powołują komisję przetargową, zatwierdzają wnioski Komisji Przetargowych, w tym wybierają najkorzystniejszą ofertę, Strona: 5/14

podpisują umowę, z wybranym wykonawcą, po uzyskaniu kontrasygnaty Skarbnika lub Głównego Księgowego, udzielają upoważnienia w zakresie reprezentowania Zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą podczas postępowania odwoławczego w Urzędzie Zamówień Publicznych. - Postępowania, o których mowa w pkt 7.1.b i 7.1.c przeprowadzane są przez Referat. - Zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14 000 euro są zwolnione z obowiązku stosowania do nich ustawy i przeprowadzają je wydziały. Muszą być jednak dokonywane zgodnie z ustawą o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. - Nie wolno, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. - Warunkiem uruchomienia postępowania o zamówienie publiczne jest posiadanie odpowiednich środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia. Przed zatwierdzeniem dokumentacji z postępowania przez Kierownika Jednostki należy uzyskać zapewnienie Skarbnika Miasta lub Głównego Księgowego o środkach finansowych. - Przechowywanie dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne spoczywa na jednostce organizacyjnej przeprowadzającej postępowanie. Do archiwizacji dokumentacji związanej z postępowaniem o zamówienie publiczne stosuje się art. 97 ustawy, - Jednostki organizacyjne, o których mowa w pkt 2.1. w zakresie przeprowadzonych postępowań, zobowiązane są do prowadzenia rejestru zamówień. 7.2 Zamówienia do 14 000 euro. Przy udzielaniu zamówień należy stosować zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych obowiązujące w Urzędzie Miasta Nowy Targ. Strona: 6/14

7.3 Sposób postępowania przy udzieleniu zamówień, których wartość nie przekracza 5 000 zł: - Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza 5 000 zł netto Wydział, dokonuje wydatków w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania jak najlepszych efektów z danych nakładów. - Podstawą płatności w zamówieniach nie przekraczających 5 000 zł netto może być umowa, zlecenie lub w przypadku ich braku dokonanie na odwrocie faktury szczegółowej adnotacji zawierającej podstawę prawną i faktyczną udzielenia zamówienia. 7.4 Sposób postępowania przy udzieleniu zamówień, o wartości od 5 000 zł netto do 14 000 euro: - Pracownicy przygotowujący zamówienia powyżej 5 000 zł netto kierując się zasadami celowości i oszczędności są zobowiązani przed dokonaniem zamówienia dokonać ustalenia i określenia przedmiotu zamówienia, wyceny zamówienia, przeprowadzić rozeznanie rynku właściwe dla danego przedmiotu zamówienia i wybrać wykonawcę, który proponuje najniższą cenę za przedmiot zamówienia lub też jego oferta jest najkorzystniejsza dla zamawiającego zgodnie z innymi kryteriami np.: koszty eksploatacji, warunki gwarancji, termin wykonania. Przed zatwierdzeniem dokumentacji z postępowania przez Kierownika Jednostki należy uzyskać zapewnienie Skarbnika Miasta lub Głównego Księgowego o środkach finansowych. - Zapytanie z żądanymi kryteriami według których będzie oceniana oferta Wydział kieruje, o ile specyfika zamówienia na to pozwala do co najmniej trzech Wykonawców. - W przypadku specyficznych zamówień, wykonywanych przez wąskie grono Wykonawców, gdy niemożliwe jest wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech Wykonawców, należy umieszczać zapytania na stronie internetowej Zamawiającego. - Po uzyskaniu odpowiedzi Wydział sporządza dokumentację z rozeznania rynku wg formularza nr F/01 do niniejszej procedury. - Podstawą ustalenia wartości szacunkowej zamówienia jest wartość rynkowa netto zamówienia. Podstawę przeliczenia wartości zamówienia stanowi średni kurs złotego w stosunku do euro określony w drodze rozporządzenia przez Prezesa Rady Ministrów. - Pracownicy Wydziałów, biorący udział w udzielaniu zamówień są zobowiązani do określenia z należytą starannością przedmiotu zamówienia i ustalenia, czy inne osoby w Urzędzie Miasta dokonywały lub będą dokonywać w bieżącym roku takich samych zamówień. - Jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 5 000 zł netto lub wykonanie zamówienia jest dłuższe niż jeden miesiąc i comiesięcznie powtarzają się płatności Zamawiający jest Strona: 7/14

zobowiązany do sporządzenia pisemnej umowy określającej najważniejsze warunki realizacji zamówienia. - Procedura rozeznania rynku nie obowiązuje zamówień o wartości netto nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14 000 euro, a w szczególności dotyczących: 1/ usług gastronomicznych, 2/ zakupu kwiatów, wiązanek okolicznościowych, kartek świątecznych, 3/ zamówień dotyczących druku plakatów, zaproszeń itp, 4/ przedmiotów zamówienia, które mogą zrealizować tylko jedyni wykonawcy, dostawcy, w tym artyści i zespoły muzyczne, 5/ opłat administracyjnych, których uiszczanie regulowane jest odrębnymi przepisami, 6/ usuwania awarii, 7/ zakup książek, 8/ opłat za zjazdy, konferencje, 9/ szkoleń, 10/ serwisu i przeglądów samochodów służbowych, 11/ ogłoszeń w prasie oraz czasopismach specjalistycznych, 12/ pełnienie czynności inspektora nadzoru inwestorskiego, 13/ inkasa opłaty targowej i skarbowej, 14/ zakupu paliw do samochodów służbowych, 15/ usługi ekspertów MEN w komisjach egzaminacyjnych, 16/ usługi realizatorów niedużych projektów oświatowych realizowanych przez nauczycieli danej szkoły na rzecz uczniów tej szkoły. 7.5 Obieg dokumentów związanych z postępowaniami o zamówienia publiczne których wartość szacunkowa przekracza wyrażoną w złotych równowartość 14 000 euro - Wydział po ustaleniu i określeniu przedmiotu zamówienia nadaje mu nazwę, szacuje koszty, ustala źródła finansowania i terminarz postępowania oraz przekazuje do Referatu: wniosek o udzielenie zamówienia zgodnie ze wzorem stanowiącym formularz Nr F/02, podpisany przez osobę wnioskującą, Naczelnika Wydziału i Skarbnika Miasta lub Głównego Księgowego Urzędu Miasta oraz zatwierdzony przez Zamawiającego, materiały dotyczące zamówienia, a w szczególności: 1/ rozpoznanie rynku, 2/ kosztorys inwestorski, 3/ projekt budowlany, 4/ decyzje pozwolenie na budowę lub zgłoszenie robót budowlanych, Strona: 8/14

5/ inne materiały niezbędne do przeprowadzenia postępowania, 6/ wszystkie materiały, które będą załącznikami do specyfikacji istotnych warunków zamówienia należy również przygotować w wersji elektronicznej i łącznie z wnioskiem dostarczyć do referatu w wersji elektronicznej na płycie CD z rozszerzeniem pdf. - Warunkiem rozpoczęcia postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane jest posiadanie: dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, przedmiaru robót, kosztorysu inwestorskiego, pozwolenia na budowę lub zgłoszenia robót budowlanych. - Warunkiem rozpoczęcia postępowania o zamówienie publiczne na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych jest posiadanie programu funkcjonalno- użytkowego. - Dalsze postępowanie o zamówienie publiczne prowadzone jest przez Referat. - Zamawiający na wniosek Referatu powołuje Komisję Przetargową i dokonuje wyboru trybu postępowania zgodnie z przepisami ustawy, stosownie do zakresu i wartości zamówienia a także innych okoliczności, które mogą mieć wpływ na wybór. - Komisja Przetargowa opracowuje dokumenty związane z zamówieniem publicznym oraz przedstawia je do zatwierdzenia kierownikowi Zamawiającego. - Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, Zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu na. w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający przekazuje ogłoszenie o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. - W okresie dzielącym dzień ogłoszenia /zaproszenia/ od składania ofert Referat udostępnia Specyfikację Istotnych Warunków zamówienia oraz udziela wyjaśnień dotyczących Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, - Wydział w trakcie postępowania o zamówienie współpracuje z Referatem, a w szczególności zobowiązany jest do udzielenia wyjaśnień w zakresie spraw technicznych i merytorycznych dotyczących przedmiotu zamówienia. - Wynik postępowania o zamówienie publiczne zatwierdza kierownik Zamawiającego. - Po zatwierdzeniu wynik przesyłany jest wykonawcom, którzy uczestniczyli w postępowaniu i umieszczany w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie, na stronie internetowej. Strona: 9/14

7.6 Planowanie zamówień oraz sprawozdawczość - Wydział zobowiązany jest - po ustaleniu wielkości środków budżetowych, którymi będzie dysponował - w roku następnym dokonać ich wstępnego podziału i opracować plan ich wydatkowania pod kątem kosztów przewidywanych do zastosowania ustawowych trybów postępowania, terminów rozpoczęcia i zakończenia postępowań. - Ustalając wartość szacunkową zamówienia należy mieć na uwadze w szczególności art. 32-35 ustawy (Dział II Rozdział 2. Przygotowanie postępowania). - Plany zamówień publicznych sporządza się na formularzach nr 3 będących załącznikiem do niniejszej procedury w terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego. - Formularze nr 3 sporządzone w poszczególnych Wydziałach są podstawą do przygotowania arkusza zbiorczego. - Wszystkie Wydziały zobowiązane są do zgłoszenia w grudniu roku poprzedniego do Referatu wszystkich planowanych wydatków /dostaw, usług, robót budowlanych/ na rok następny, tak aby można było określić rodzaj wydatków przy realizacji których nie ma zastosowania ustawa. - Zestawienie zbiorcze planowanych zamówień na rok następny sporządza Referat nie później niż do 20 grudnia roku poprzedzającego. Po jednym egzemplarzu zestawienia Referat przekaże Skarbnikowi oraz Naczelnikom poszczególnych Wydziałów, celem ujęcia tych zadań w harmonogramie wydatków. - Miejskie jednostki organizacyjne sporządzają, zgodnie z art. 98 ustawy, roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień. - Sprawozdanie z udzielonych zamówień przeprowadzonych przez Referat sporządza Referat. - Roczne sprawozdania przekazuje się Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca następnego roku. Strona: 10/14

7.7 Umowy w sprawach zamówień publicznych - Do zawarcia i realizacji umów o zamówienie publiczne należy stosować przepisy ustawy oraz Kodeksu cywilnego. - Umowę o zamówienie publiczne powyżej 14 000 euro sporządza Referat. - W umowie należy uwzględnić wszelkie, istotne dla danego przedmiotu zamówienia okoliczności związane z realizowaniem zamówienia, takie jak np.: jego wartość, przedmiot, termin, sposób wykonania i odbioru, sposób określenia wynagrodzenia, sposób rozliczeń i terminy płatności, zabezpieczenie należytego wykonania, przewidywane kary umowne, gwarancję i rękojmię. - Projekt umowy w sprawie zamówień publicznych muszą być zaakceptowane pod względem formalno - prawnym przez Radcę Prawnego, Kierownika Referatu, wnioskującego naczelnika oraz pod względem finansowym przez Skarbnika lub Głównego Księgowego. Powyższe uzewnętrznia się podpisem i pieczęcią osób podpisujących na wszystkich egzemplarzach umowy. - Umowy o zamówienia publiczne wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. - Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. - Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SIWZ) oraz oferta stanowią załączn iki do umowy. - Podpisaną umowę Referat przekazuje do wnioskującego Wydziału /2 egzemplarze/ a Wydział angażuje środki finansowe oraz przekazuje jeden egzemplarz umowy do Skarbnika. - Nadzór i zarządzanie realizacją umowy należy do obowiązków Wydziału. - Wydział obowiązany jest do rejestrowania wszelkich uchybień po stronie wykonawcy związanych z realizacją umowy. - W każdym przypadku stwierdzenie uchybień, które zgodnie z umową stanowią podstawę do nałożenia kar umownych lub wyciągania innego rodzaju konsekwencji wynikające z umowy Wydział jest obowiązany nałożyć kary umowne lub wyciągnąć stosowne konsekwencje. 7.8 Nadzór i kontrola - Nadzór nad realizacją ustawy o zamówieniach publicznych oraz realizację niniejszego regulaminu sprawuje Zamawiający. - Wykonanie nadzoru, o którym mowa w ust. 1 polega w szczególności na: żądaniu i gromadzeniu informacji o charakterze planistycznym i sprawozdawczym Strona: 11/14

dotyczącym realizacji ustawy w ustalonych terminach, udziale w pracach przygotowawczych lub konkretnych postępowaniach w uzasadnionych przypadkach, koordynacji wszelkich działań związanych z zamówieniami publicznymi w zakresie szkolenia, upowszechniania publikacji dydaktycznych, upowszechniania aktów prawnych dotyczących zamówień, ich nowelizacji i obowiązujących interpretacji. - Działania kontrolne, związane z realizacją ustawy w zakresie merytorycznym prowadzi Referat oraz stanowisko do spraw kontroli. - Każdy Wydział zobowiązany jest uwzględnić w trakcie merytorycznych kontroli podporządkowanych jednostek zagadnienie związane z realizacją postanowień ustawy. 7.9 Ocena wykonawcy robót budowlanych/usług/dostaw - Realizacja umowy zawartej w wyniku złożonego zamówienia nadzorowana jest przez Wydział, której zakres umowy dotyczy, a w przypadku robót budowlanych dodatkowo może być nadzorowana przez uprawnionego inspektora nadzoru budowlanego. - Bieżącej kontroli dostaw i usług dokonuje pracownik odpowiedzialny za realizację umowy/zlecenia. Sprawdza on, czy dostarczone materiały i usługi odpowiadają wymaganiom określonym w umowie, zamówieniu, zleceniu zwracając szczególną uwagę na ilość, jakość, cenę, terminowość, warunki finansowe i warunki dostawy. - Po zakończeniu realizacji umowy na wykonanie robót budowlanych/usług/dostaw pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia dokonuje oceny wykonawców na formularzu nr F/04 lista wykonawców kwalifikowanych uwzględniając w ocenie wszelkie ustalenia w zakresie niezgodności. - Ocena prowadzona jest dla wykonawców w szczególności dokumentacji projektowej, geodezyjnej, wykonawców robót inwestycyjnych i remontowych, usług i dostaw w przedziale od 5 000 złotych do 14 tys. EURO. - Listy wykonawców kwalifikowanych są przechowywane przez pracowników odpowiedzialnych za realizację umowy/zlecenia. Listy te są analizowane przez właściwego Naczelnika Wydziału i przedstawione w formie raportu podczas przeglądu zarządzania. 7.10 Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego regulaminu mają zastosowanie przepisy ustawy oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie. Strona: 12/14

8. APLIKACJE INFORMATYCZNE (BAZY DANYCH) - Brak 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE 1/ ustawa Prawo zamówień publicznych, 2/ rozporządzenia wykonawcze: a) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie kwot wartości zamówień i konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, b) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, c) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego, d) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych, e) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, f) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych oraz jego wzoru, g) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego, h) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego, i) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie określenia metod i podstaw sporządzenia kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, 3/ Regulamin pracy Komisji Przetargowej. 10. ZAPISY Zapisy stosowane w procesie Nr JRWA lub zasady identyfikacji Ścieżka dostępu Nadzorowane przez teczka spraw organizacyjnych Nr Zgodnie z JRWA ---- Kierownik Referatu ds. Zamówień Publicznych Okres przechowywania Zgodnie z JRWA Strona: 13/14

rejestr zamówień publicznych Nr Zgodnie z JRWA ---- Kierownik Referatu ds. Zamówień Publicznych dokumentacja zamówień publicznych wraz z oryginałem wniosku umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych Nr Zgodnie z JRWA ---- Kierownik Referatu ds. Zamówień Publicznych Nr Zgodnie z JRWA ---- Kierownik Referatu ds. Zamówień Publicznych Zgodnie z JRWA Zgodnie z JRWA Zgodnie z JRWA 11. ZAŁĄCZNIKI I FORMULARZE Lp. Nazwa Lokalizacja, nazwa pliku Formularz Nr F/01 1 rynku Formularz Nr F/02 2 publicznego Formularz Nr F/03 3 następny formularz dokumentacji z rozeznania Qsystem wzór wniosku o udzielenie zamówienia Qsystem wzór planowanych wydatków na rok Qsystem 4 Formularz Nr F/04 lista wykonawców kwalifikowanych Qsystem Strona: 14/14