Zapytanie Ofertowe nr: B2B SOLUTIONS 1/POIG 6.1/2013 W związku z realizacją projektu pt.: Wprowadzenie produktów B2B Solutions Sp. z o.o. na rynki zagraniczne przez: B2B Solutions Sp. z o.o. w ramach działania 6.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zapraszam Pan stwa do udziału w konkursie ofert, kto rego celem jest wyłonienie Wykonawcy realizującego usługi w ramach w/w projektu. Sopot, dnia 18 grudnia 2013r. 1
I. INFORMACJE WPROWADZAJĄCE: B2B Solutions Sp. z o.o. z siedzibą w Sopocie (zwaną dalej: Zamawiającym lub B2B Solutions) zaprasza do składania ofert na wykonanie/realizację następujących zadan : Część I: 1. Organizacja spotkan z wybranymi kontrahentami z rynku amerykan skiego; 2. Organizacja spotkan z wybranymi kontrahentami z rynku angielskiego; Część II: 1. Organizacja imprezy targowo - wystawienniczej w charakterze wystawcy na targach Ad Tech w San Francisco; 2. Obsługa stoiska podczas amerykan skich targo w Ad Tech w San Francisco; 3. Organizacja imprezy targowo - wystawienniczej w charakterze wystawcy na targach Ad Tech w Londynie; 4. Obsługa stoiska podczas angielskich targo w Ad Tech w Londynie. Dane Zamawiającego: B2B Solutions Sp. z o.o. tel.: 535850602 e-mail: g.gwiazdowski@b2cmanager.com ul. Kujawska 35B/15, REGON: 220623340 NIP: 5851441304 2
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamo wienia jest wykonanie prac zdefiniowanych powyz ej w Dziale I. Wskazane działania będą realizowane w dwo ch etapach, w okresie od 1 stycznia 2014 roku do dnia 30 wrzes nia 2014 roku. Projekt wynika z obranej przez Spo łkę strategii rozwoju, kto ra zakłada m.in. rozpoczęcie działalnos ci eksportowej. Gło wna działalnos c B2B Solutions polega na oferowaniu aplikacji skierowanych do branz y e-commerce. Produktem przeznaczonym na eksport ma byc aplikacja B2C Manager. Dzięki zastosowaniu własnych, innowacyjnych rozwiązan, produkt oferowany przez Spo łkę jest konkurencyjny w stosunki do podobnych rozwiązan dostępnych na rynku. Do tej pory B2B Solutions prowadziło działalnos c wyłącznie na terenie Polski, jednakz e obserwując sytuacje na rynku, dostrzega bardzo duz e zapotrzebowanie na oferowane przez siebie produkty na rynkach zagranicznych. Brakuje na nich, bowiem innowacyjnego produktu przeznaczonego do kompleksowego prowadzenia działan marketingowych przez firmy z sektora MSP. Firma poszukuje partnero w, kto rzy odpowiadaliby za promocje i sprzedaz aplikacji na terenie poszczego lnych krajo w. ETAP IV (01.01.2014-31.03.2014) Zadanie nr 1: Organizacja spotkań z wybranymi kontrahentami z rynku amerykańskiego Opis zadania: W ramach powyz szego zadania, Wykonawca będzie s wiadczyc usługi związane przede wszystkim z kompleksowym rozplanowaniem spotkan z zagranicznymi firmami. Zakup usługi doradczej, obejmował będzie, zatem przygotowanie, umo wienie i doprowadzeniu do spotkan z potencjalnymi kontrahentami z rynku amerykan skiego. Usługa ta powinna zawierac, gdy będzie to konieczne ro wniez : wynajem sali konferencyjnej, organizacji cateringu, a takz e organizację przyjazdu i noclego w 2 reprezentanto w firmy B2B 3
Solutions w taki sposo b, aby na spotkaniu przedstawiciele firm mieli moz liwos c swobodnego omo wienia i negocjacji warunko w wspo łpracy, itp. Zadanie nr 2: Organizacja spotkań z wybranymi kontrahentami z rynku angielskiego Opis zadania: W ramach powyz szego zadania, Wykonawca będzie s wiadczyc usługi związane przede wszystkim z kompleksowym rozplanowaniem spotkan z zarekomendowanymi firmami. Zakup usługi doradczej, obejmował będzie, zatem przygotowanie, umo wienie i doprowadzeniu do spotkan z potencjalnymi kontrahentami z rynku angielskiego. Usługa ta powinna zawierac, gdy będzie to konieczne ro wniez : wynajem sali konferencyjnej, organizacji cateringu, a takz e organizację przyjazdu i noclego w 2 reprezentanto w firmy B2B Solutions w taki sposo b, aby na spotkaniu przedstawiciele firm mieli moz liwos c swobodnego omo wienia i negocjacji warunko w wspo łpracy, itp. Zadanie nr 3: Organizacja imprezy targowo - wystawienniczej w charakterze wystawcy na targach Ad Tech w San Francisco Opis zadania: W ramach powyz szego zadania, Wykonawca będzie zobligowany do organizacji uczestnictwa, jako wystawca podczas 1 imprezy targowej skierowanej do branz y związanej z marketingiem internetowym oraz branz y e-commerce w Stanach Zjednoczonych Ameryki. Do obowiązko w Wykonawcy w ramach niniejszego zadania, nalez ało będzie ro wniez przygotowanie przeloto w, zakwaterowania oraz dojazdo w na spotkania. Zadanie nr 4: Obsługa stoiska podczas amerykańskich targów Ad Tech w San Francisco Opis zadania: Do gło wnych zadan Wykonawcy w powyz szym zakresie nalez ec będzie: zaprojektowanie stoiska, 4
instalacja a następnie demontaz stoiska. Wykonawca będzie ro wniez zobligowany do obsługi technicznej stoiska w czasie trwania targo w. ETAP V (01.04.2014-30.09.2014) Zadanie nr 1: Organizacja imprezy targowo - wystawienniczej w charakterze wystawcy na targach Ad Tech w Londynie Opis zadania: W ramach powyz szego zadania, Wykonawca będzie zobligowany do organizacji uczestnictwa, jako wystawca podczas 1 imprezy targowej skierowanej do branz y związanej z marketingiem internetowym oraz branz y e-commerce w Wielkiej Brytanii. Do obowiązko w Wykonawcy w ramach niniejszego zadania, nalez ało będzie ro wniez przygotowanie przeloto w, zakwaterowania oraz dojazdo w na spotkania. Zadanie nr 2: Obsługa stoiska podczas angielskich targów Ad Tech w Londynie Opis zadania: Do gło wnych zadan Wykonawcy w powyz szym zakresie nalez ec będzie: zaprojektowanie stoiska, instalacja a następnie demontaz stoiska. Wykonawca będzie ro wniez zobligowany do obsługi technicznej stoiska w czasie trwania targo w. 5
III. ZAKRES OFERTY ORAZ KOMPLET DOKUMENTÓW, JAKIE ZOBOWIĄZANY JEST DOTARCZYĆ WYKONAWCA Oferta składana przez Wykonawcę na realizację prac szczegółowo opisanych w dziale II musi zawierać następujące informacje: nazwę i adres Wykonawcy, dane kontaktowe Wykonawcy, datę sporządzenia oferty, cenę jednostkową za wykonanie opisanych w ofercie działań, skrócony opis działalności firmy/posiadanych doświadczeń w zakresie działań opisanych w dziale II, oświadczenie Wykonawcy, iż jego sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewni wykonanie opisanych w zapytaniu ofertowym prac w pełnym zakresie i terminie. Wymogi formalne oferty: oferta musi byc przygotowana w języku polskim; oferta powinna byc waz na przez okres 90 dni od daty zakon czenia składania ofert; cena usługi musi byc podana w złotych polskich (netto i brutto); dopuszcza się składania ofert częs ciowych; do oferty musi byc dołączone os wiadczenie Wykonawcy o braku powiązan osobowych i kapitałowych z B2B Solutions Sp. z o.o.; *Oferenci mogą składac oferty na niniejsze zapytanie za pos rednictwem Formularza Ofertowego, stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania. 6
IV. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT. OTWARCIE OFERTY I WYBÓR WYKONAWCY 1. Miejscem składania ofert jest siedziba Zamawiającego (Sopot, 81-862, ul. Kujawska 35B/15). 2. Termin składania ofert upływa w dniu 8 stycznia 2014 roku o godzinie 15.00. Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone bez otwierania. O terminie złożenia decyduje faktyczna data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. 3. Oferta wraz z załącznikami powinna znajdować się w kopercie zaadresowanej do siedziby zamawiającego wraz z dopiskiem wskazującym nazwę projektu wskazaną w zapytaniu ofertowym. 4. Otwarcia ofert nastąpi w dniu 8 stycznia 2014 roku o godzinie 15.30. Wybór Wykonawcy zostanie ogłoszony w dniu 8 stycznia 2014 roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się jedynie z Oferentem, który zostanie wskazany, jako Wykonawca. V. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBY OCENY OFERTY Oferty złożone w terminie oraz spełniające opisane powyżej wymogi formalne i merytoryczne zostaną ocenione zgodnie ze wskazanymi poniżej wagami parametru oceny. L.p. Parametr Waga procentowa 1. Cena za wykonanie usługi 100% Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia szczego łowej oferty przedstawiającej ceny za wykonanie poszczego lnych usług wg. poniz szego wzoru: Ceny usług w poszczególnych etapach Cena PLN [Netto] Cena PLN [Brutto] 7
IV Etap - usługa V Etap Razem Cena - waga 100 % za całos c usługi obliczana będzie wg. wzoru: PK1= [CN/CR] x 100 PK1 ilos c punkto w przy proponowanej cenie, CN cena oferty najkorzystniejszej czyli najniz szej, CR cena oferty rozpatrywanej, VI. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia postępowania dotyczącego wyboru Wykonawcy bez podania przyczyn. Oferentom, do których zostanie skierowane zapytanie ofertowe, nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego w tym w szczególności z tytułu wyboru innej oferty, odwołania lub zamknięcia całego postępowania bez wskazania Wykonawcy. 2. Zamawiający zastrzega sobie, że każdy z Oferentów ma obowiązek traktować informacje dotyczące projektu, jego zakresu oraz faktu otrzymania zaproszenia do złożenia oferty i do udziału w postępowaniu jako poufne. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania dodatkowych, istotnych z punktu widzenia Wykonawcy oświadczeń, zawiadomień, informacji lub dodatkowych wyjaśnień za pośrednictwem danych teleadresowych wskazany w dziale I. 4. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, według wskazanych w niniejszym zapytaniu części. 5. Zamawiający zastrzega sobie jednocześnie prawo dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej odrębnie dla każdej z części zamówienia również w sytuacji, gdy Wykonawca złoży ofertę na więcej niż jedną część Zamówienia. 8
6. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, może otrzymać zaproszenie do negocjacji w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi. Przedmiotem negocjacji będzie określenie ostatecznego poziomu wynagrodzenia oraz czasu realizacji usług określonych w przedmiocie zamówienia, a także formalnoprawnych warunków umowy na wykonanie prac. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo wpisania do Umowy jaką zawrze z Oferentem wskazanym na Wykonawcę zapis, na podstawie którego będzie dokonywał akceptacji składu zespołu projektowego realizującego zlecenie, który zagwarantuje jego wykonanie zgodnie z Zamówieniem oraz wymogami realizowanego Projektu. 8. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca oraz Zamawiający nie dojdą do porozumienia w sprawie ustalenia ostatecznego kształtu warunków finansowych oraz formalnoprawnych warunków Umowy, Zamawiający - z uwagi na niespełnienie się warunku o podpisaniu Umowy - zastrzega sobie prawo do anulowania wyników wyboru Wykonawcy i przygotowania kolejnego Zapytania Ofertowego w przedmiotowej sprawie. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji poszczególnych usług przedstawionych w niniejszym zapytaniu jeżeli okaże się, że zmiany te są niezbędne z punktu widzenia efektywności realizacji projektu. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość renegocjowania warunków Umowy. a. Renegocjacja nastąpi, jeżeli wysokość świadczenia, termin, cena, miejsce wykonywania zlecenia okaże się nieodpowiednie do nowych potrzeb Zamawiającego np. nieoczekiwanego wzrostu cen, pojawienia się nowocześniejszych lub wydajniejszych rozwiązań technologicznych lub skuteczniejszych niż uprzednio założono rozwiązań informatycznych. b. Strony mają obowiązek podjęcia rokowań w razie zmiany okoliczności wskazanych w pkt. 2 w przeciągu tygodnia od pisemnego stwierdzenia ich wystąpienia przez Zamawiającego, przesłanego na adres Wykonawcy. c. Na drodze podjętych rokowań, strony złożą zgodne oświadczenie woli o treści dostosowanej do zaistniałych okoliczności w formie pisemnego aneksu do Umowy, pod rygorem nieważności. 9
VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający wymaga, aby wybrany Wykonawca przystąpił do wykonania przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego w dniu następującym po dniu zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta na okres realizacji projektu i będzie określała zakres przedmiotowy zamówienia wraz z jego ceną. Zamówienie zostanie uznane za zrealizowane, po sporządzeniu stosownych protokołów odbioru potwierdzonych obustronnym podpisem. Sopot, dnia 18 grudnia 2013r. 10
ZAŁĄCZNIK NR 1 Miejscowość, data FORMULARZ OFERTOWY NR 1/POIG 6.1/2013 Dotyczący: Wykonania usług z zakresu organizacji wyjazdów na targi Ad-Tech oraz spotkań z potencjalnymi kontrahentami w ramach realizowanego projektu: Wprowadzenie produktów B2B Solutions Sp. z o.o. na rynki zagraniczne I. Dane oferenta: Nazwa firmy: Adres: Miejscowość: NIP: Osoba do kontaktu: Telefon kontaktowy: Fax: E-mail II. Oferta: W imieniu <nazwa firmy > składam ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/POIG 6.1/2013 firmy B2B Solutions Sp.zo.o na następujących warunkach 1 : 1 Oferent proponuje cenę dla danego elementu zamówienia. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Ocenione zostaną wyłącznie kompletne oferty tj. zawierające wyceny, dane teleadresowe Oferenta itp. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zgodnie z umową o dofinansowanie nr Fundusze Europejskie
CZĘŚĆ I: Nazwa zadania ETAP IV (01.01.2014-31.03.2014) Organizacja spotkań z wybranymi kontrahentami z rynku amerykańskiego Organizacja spotkań z wybranymi kontrahentami z rynku angielskiego Organizacja imprezy targowo - wystawienniczej w charakterze wystawcy na targach Ad Tech w San Francisco Obsługa stoiska podczas amerykańskich targów Ad Tech w San Francisco Cena netto (w zł) Cena brutto (w zł) CZĘŚĆ II: Nazwa zadania ETAP V (01.04.2014-30.09.2014) Organizacja imprezy targowo - wystawienniczej w charakterze wystawcy na targach Ad Tech w Londynie Obsługa stoiska podczas angielskich targów Ad Tech w Londynie Cena netto (w zł) Cena brutto (w zł) III. Skrócony opis firmy/doświadczeń: <.> IV. Oświadczam, że: 1. Zapoznałem się z warunkami Zapytania ofertowego 1/POIG 6.1/2013; 2. Posiadam uprawnienia niezbędne do wykonywania przedmiotowego zamówienia; 3. Sytuacja ekonomiczna i finansowa firmy zapewni wykonanie opisanych w zapytaniu ofertowym prac w pełnym zakresie i w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym; 4. Będę ściśle współpracował z innymi wykonawcami realizującymi prace na rzecz firmy B2B Solutions Sp.zo.o 5. W związku z ubieganiem się o realizację usług zawartych w zapytaniu ofertowym nr: 1/POIG 6.1/2013 w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zgodnie z umową o dofinansowanie nr Fundusze Europejskie
Wprowadzenie produktów B2B Solutions Sp. z o.o. na rynki zagraniczne pragnę oświadczyć, iż firma <nazwa> nie jest powiązana osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym, tj. z B2B Solutions Sp.zo.o 6. Niniejsza oferta jest ważna do dnia <dd.mm.rrrr.> 7. Wyrażam zgodę na dokonanie przez Zamawiającego wyboru oferty najkorzystniejszej odrębnie dla każdej z części zamówienia również w sytuacji, złożenia oferty na więcej niż jedną część Zamówienia. Z poważaniem, Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zgodnie z umową o dofinansowanie nr Fundusze Europejskie