SPRAWOZDANIE ZARZĄDU JASIELSKIEJ SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ Z REALIZACJI WNIOSKÓW POLUSTRACYJNYCH Zgodnie z 172 ust.3 Statutu Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej oraz uchwałą nr 6/2012 Walnego Zgromadzenia Członków Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej odbywanego w 4 częściach w dniach od 20 do 29 czerwca 2012 r. w sprawie rozpatrzenia wniosków wynikających z przeprowadzonych lustracji Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej za lata 2008-2010, składa Walnemu Zgromadzeniu Członków Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej z siedzibą w Jaśle, zwanej dalej zamiennie JSM lub Spółdzielnią, niniejsze sprawozdanie z realizacji wniosków przyjętych po przeprowadzeniu lustracji Spółdzielni za lata 2008 2010 : a) kompleksowej, b) inwestycyjnej Część I OGÓLNA W dniach od 3 listopada 2011 r. do 15 grudnia 2011 r. Małopolski Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych z siedzibą w Tarnowie przeprowadził na postawie art. 91-93 i art. 240 ustawy z dnia 16 września 1982 r. prawo spółdzielcze (tekst jednolity Dz.U. z 2003 r. Nr 188 poz.1848 z późniejszymi zmianami) kompleksowa lustracje działalności Spółdzielni za lata 2008-2010. Lustracją zostały objęte następujące zagadnienia tematyczne: 1) Realizacja wniosków z poprzedniej lustracji; 2) Podstawy prawne i zakres działania Spółdzielni; 3) Organizacja wewnętrzna i zatrudnienie; 4) Organizacja i działalność organów samorządowych; 5) Zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych członków (zagadnienia członkowsko - mieszkaniowe.) 6) Planowanie działalności statutowej; 7) Gospodarka zasobami Spółdzielni; 8) Działalność społeczno kulturalna; 9) Rachunkowość i finanse; 10) Stan wdrożenia ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. 11) Skargi wniesione do MZRSM w Tarnowie na działalność organów spółdzielni. Po zakończeniu badania lustracyjnego lustratorzy sporządzili protokół, a Małopolski Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych z siedzibą w Tarnowie opracował i przekazał Radzie Nadzorczej i Zarządowi Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w dniu 29 grudnia 2011 r. wnioski i zalecenia polustracyjne. O możliwości zapoznania się członków Spółdzielni z protokołem z przeprowadzonej lustracji Zarząd poinformował członków poprzez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń oraz stronie internetowej Spółdzielni. Ponadto protokół z lustracji wraz z wnioskami i zaleceniami był wyłożony do wglądu członkom Spółdzielni w siedzibie Zarządu Spółdzielni od dnia 6 czerwca 2012 r. Zgodnie z art. 93 1b i 4 Prawa Spółdzielczego Rada Nadzorcza JSM uchwałą nr 29/2012 z dnia 23 maja 2012 r. przedłożyła Walnemu Zgromadzeniu Członków JSM opracowane i zalecane do wdrożenia przez Zarząd MZRSM w Tarnowie 12 wniosków polustracyjnych po przeprowadzonej lustracji kompleksowej ustawowej oraz 2 wnioski po przeprowadzonej lustracji inwestycyjnej. Walne Zgromadzenie Członków Jasielskiej
Spółdzielni Mieszkaniowej odbywane w 4 częściach w dniach od 20 do 29 czerwca 2012 r. Uchwałą nr 6/2012 zobowiązało Radę Nadzorczą i Zarząd do opracowania harmonogramu wdrażania wniosków po przeprowadzonych lustracjach. Harmonogram realizacji wniosków Rada Nadzorcza zatwierdziła Uchwałą nr 42/2012 w dnia 29 sierpnia 2012 r. oraz zobowiązała Zarząd do corocznego składania Walnemu Zgromadzeniu Członków Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej oraz Małopolskiemu Związkowi Rewizyjnemu Spółdzielni Mieszkaniowych z siedzibą w Tarnowie informacji o realizacji wniosków. Część II INFROMACJE SZCZEGÓŁOWE - REALIZACJA I. W zakresie lustracji kompleksowej 1. Uaktualnić Zakładowe Zasady Polityki Rachunkowości zgodnie z art. 10 Ustawy o Rachunkowości z uwzględnieniem różnic bilansowych i podatkowych w tym dyspozycji art. 15 ust.2 uopdoop. Po dokonaniu analizy treści ekonomicznej zawartej w Polityce Rachunkowości z istniejącą ewidencją księgową Spółdzielni, Zarząd uchwałą nr 36/2012 Zarządu Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej z dnia 30 marca 2012 r. w sprawie: zmiany uchwały nr 11/2001 Zarządu Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej z dnia 28 grudnia 2001 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. dokonał aktualizacji Polityki Rachunkowości Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej z uwzględnieniem różnic bilansowych i podatkowych w tym dyspozycji art. 15 ust.2 uopdoop. 2. Objąć programem ochrony BHP osoby trzecie wykonujące usługi dla Spółdzielni zgodnie z art. 304, 304¹ KP. W umowach z osobami wykonującymi usługi dla Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej, zostały wprowadzić stosowne zapisy w zawieranych umowach o świadczenie usług, a inspektor BHP zatrudniony w Spółdzielni udziela stosownych szkoleń pracownikom świadczącym usługi Spółdzielni. 3. Wdrożyć nowe lub zmodyfikować istniejące sposoby windykacji zadłużeń z tytułu opłat eksploatacyjnych. Wniosek w trakcie realizacji Rada Nadzorcza uchwałą nr 58/2011 z dnia 15 lipca 2011 r. powołała 3 Komisje Stałe Rady Nadzorczej w tym Komisję Mieszkaniową i Inwestycji, która między innymi została upoważniona do przeprowadzania rozmów z dłużnikami. Działania prowadzone zarówno przez komisję, Zarząd oraz pracowników Spółdzielni w procesie windykacji na etapie negocjacji polubownych pozwalają zapobiegać powstaniu wysokich i znacznie przeterminowanych należności i w znacznym stopniu prowadzą do zapłaty należności w terminie ustalonym przez Zarząd lub komisję, bądź też po podpisaniu z Zarządem umowy ugody spłata zadłużenia następuje w ratalnej formie. Radca Prawny Spółdzielni zapewnia kompleksową pomoc prawną, w zakresie prawa gospodarczego i cywilnego. Działania radcy prawnego koncentrują się przede wszyst-
kim na prowadzeniu postępowań sądowych i egzekucyjnych, mających na celu odzyskanie należności pieniężnych. Spółdzielnia jest reprezentowana przez radcę prawnego w każdej instancji postępowania procesowego i egzekucyjnego. Dochodzenie należności na etapie postępowania sądowego, zakończonego tytułem wykonawczym jest szczególną częścią kompleksowego procesu obsługi wierzytelności. Umożliwia wszczęcie postępowania egzekucyjnego i zabezpieczenie majątku Dłużnika oraz pozwala skutecznie uniknąć przedawnienia roszczenia. Prawomocne orzeczenie sądu otwiera wierzycielowi możliwość dochodzenia roszczenia w drodze egzekucji komorniczej. Skuteczność i czas trwania egzekucji komorniczej zależą nie tylko od wypłacalności dłużnika, ale także od aktywności organów egzekucyjnych. W okresie 2011 do 2012 r. podjęto następujące działania windykacyjne: 1) w wyniku postępowania wewnątrzspółdzielczego RN podjęła 20 uchwał w sprawie wykreślenia z rejestru członków oraz 3 uchwały w sprawie wygaśnięcia lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego, 2) Komisja Mieszkalnictwa i Inwestycji Rady Nadzorczej wezwała na swoje posiedzenia 250 dłużników celem wyjaśnienia powstałych zadłużeń i podjęcia decyzji co do ich spłaty, 3) Zarząd podpisał 175 umów ugody na ratalną formę spłaty zadłużenia czynszowego (w przypadku nie wywiązywania dłużnika się z warunków podpisanej umowy ugody sprawy kierowane są na drogę postepowania sądowego, a w przypadku spraw zasadzonych na drogę postepowania egzekucyjnego bez ponownego wezwania), 4) skierowano 128 spraw na drogę postępowania sądowego, 5) skierowano 59 spraw na drogę postępowania egzekucyjnego, 6) przeprowadzono 6 eksmisji. Zarząd od miesiąca marca 2013 r. wprowadził systematyczne dokonywanie analiz zadłużeń czynszowych i bieżące kierowanie spraw na drogę sądową lub do postępowania wewnątrzspółdzielczego skracając czas utrzymywania zaległości czynszowych bez stosownych analiz czy wezwań. Pomimo podejmowania zarówno przez Radę Nadzorczą i Zarząd Spółdzielni wszystkich możliwych działań zmierzających do ograniczenia wzrostu zadłużeń, w dalszym ciągu skuteczność windykacji zadłużeń jest ograniczona z powodu braku majątku dłużników, który podlegałby zajęciu przez komornika, co powoduje w wielu przypadkach nieskuteczność egzekucji. W wyniku podjętych działań zadłużenie czynszowe nieznacznie, ale jednak zmniejszyły się. Zadłużenie opłat za lokale mieszkalne (bez uwzględnienia odpisów aktualizujących) przedstawia poniższe zestawienie: L.p. Zaległości opłat na dzień 31.12.2011 r. 31.12.2012 r. 1. Zaległość w złotych lokale mieszkalne 2 051 766,03 zł. 2 007 112,83 zł. 2. % w stosunku do rocznych naliczeń 10,36% 9,69 % 4. W trybie art. 14a ustawy ordynacja podatkowa wystąpić do Prezydenta miasta (naczelnika gminy) o interpretację podatkową czy należy uiszczać podatek od nieruchomości od obiektów małej architektury i od budowli nie związanych z działalnością gospodarczą lecz służących zaspokajaniu potrzeb bytowych mieszkańców typu: ogrodzenia placu zabaw, śmietniki, ogrodzenia budynków wielorodzinnych, parkingi położone przy budynkach wielorodzinnych służące tylko i wyłącznie dla
mieszkańców, przyłącza itp. W przypadku odpowiedzi pozytywnej wystąpić o stwierdzenie nadpłaty w podatku od nieruchomości za okres ostatnich pięciu lat. Zarząd, w dniu 8 czerwca 2012 r. wystąpił do Burmistrza Miasta Jasła oraz w dniu 1 października 2012 r. do Burmistrza Miasta Biecza z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego w sprawie opodatkowania podatkiem od nieruchomości budowli będących w posiadaniu Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej, lecz nie związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej przez Spółdzielnię. Spółdzielnia w obu przypadkach otrzymała pozytywną interpretację przepisów prawa podatkowego i w miesiącu grudniu 2012 r. wystąpiła z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty w podatku od nieruchomości za okres ostatnich pięciu lat (2007 2011). Nadpłaty w obu przypadkach zostały zwrócone JSM w miesiącu styczniu 2013 r. 5. Doprowadzić do wewnętrznej zgodności regulamin udostępniania dokumentów oraz regulamin ochrony danych osobowych. Zarząd przygotował dla Rady Nadzorczej projekt nowelizacji Regulaminu udostępniania dokumentów członkom Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej, który został przez Radę Nadzorczą uchwalony uchwałą nr 24/2012 z dnia 24 kwietnia 2012 r. w sprawie: zmiany uchwały nr 36/2007 z dnia 23 sierpnia 2007 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu udostępniania dokumentów członkom Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Jaśle. Regulamin ten został umieszczony na stronie internetowej Spółdzielni oraz na tablicach ogłoszeń. Nowelizacja Regulaminu uregulowała sprawy sygnalizowane przez lustratora, 6. Dokonać zmiany Regulaminu Komisji Rewizyjnej Rady Nadzorczej tak aby zapisy regulaminu nie były w sprzeczności z 158, 160 ust. 3 Statutu jako, że czynności te należą do kompetencji całej Rady a nie komisji lub jej przewodniczącego. Zarząd przygotował dla Rady Nadzorczej projekt nowelizacji Regulaminu Komisji Rady Nadzorczej, który został przez Radę Nadzorcza uchwalony uchwałą nr 56/2012 z dnia 19 października 2012 r. w sprawie zmiany uchwały w sprawie uchwalenia Regulaminu Komisji Rady Nadzorczej Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowe. Regulamin ten został umieszczony na stronie internetowej Spółdzielni oraz na tablicach ogłoszeń. Nowelizacja Regulaminu uregulowała sprawy sygnalizowane przez lustratora 7. W miarę posiadanych środków finansowych niedociągnięcia opisane w protokole z przeglądu zasobów mieszkaniowych należy usunąć. W trakcie trwania lustracji, Zarząd Spółdzielni zlecił wykonanie przeglądów całych zasobów mieszkaniowych Spółdzielni pod kątem ich stanu techniczno porządkowego. Stwierdzone w trakcie przeglądów niedociągnięcia zostały usunięte w terminie odwrotnym, o czym zostali poinformowani lustratorzy. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły braku w niektórych przypadkach informacji o datach i godzinach przy-
jęć Rady Nadzorczej w ramach skarg i zażaleń członków Spółdzielni oraz prawidłowego opisu skrzynek zaworu głównego gazu i energii elektrycznej. 8. W przyszłości należy prawidłowo wypełniać pozycje poszczególnych tabel w Książkach obiektów budowlanych w taki sposób aby w przypadkach nie wydania zaleceń przez kontrolującego dokonywać wpisu zaleceń nie wydano, natomiast jeśli zalecenia zostały wydane wpisywać treść zalecenia i datę jego wykonania. Zarząd zobowiązał osoby upoważnione do przestrzegania zasad prawidłowego prowadzenia Książek budowlanych, w tym poprawnego wpisu do tabeli nr 4 w zakresie zaleceń. Ponadto Zarząd wyznaczył osobę do przeprowadzania okresowej i doraźnej kontroli nad prawidłowością wpisów uwidaczniając ten fakt w zakresie wykonywanych czynności. 9. Egzekwować obowiązek usuwania braków i usterek ujętych w protokołach z kontroli instalacji gazowych od lokatorów. A przypadku braku reakcji zawiadamiać Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego i Zakład Gazowniczy o nie wykonaniu zaleceń. Zarząd zobowiązał osoby upoważnione, aby w przypadku braku reakcji na zalecenia pokontrolne, każdorazowo informować Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego oraz Zakład Gazowniczy o nie wykonaniu zaleceń. Ponadto Zarząd przygotował dla Rady Nadzorczej projekt nowelizacji Regulaminu udostępniania dokumentów, który został przez Radę Nadzorcza uchwalony uchwałą nr 55/2012 z dnia 19 października 2012 r. w sprawie zmiany uchwały nr 56/2007 Rady Nadzorczej Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu porządku domowego obowiązującym w zasobach mieszkaniowych Jasielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej z siedzibą w Jaśle. Regulamin ten został umieszczony na stronie internetowej Spółdzielni oraz na tablicach ogłoszeń. Nowelizacja Regulaminu uregulowała sprawy sygnalizowane przez lustratora. 10. Należy w przyszłości egzekwować od przeprowadzających kontrole okresowe roczne obiektów budowlanych prawidłowego sporządzania protokołów zawierających informacje zgodne z wymogami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16.08.1999 r. Zarząd opracował nowy wzór protokołu przeglądu okresowego stanu technicznego budynku uwzględniający sprawdzenie wszystkich elementów obiektu budowlanego wymienione w 5 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 sierpnia 1999 r. w sprawie warunków technicznych użytkowania budynków mieszkalnych oraz zobowiązał osoby uprawnione do przeglądów okresowych stanów technicznych budynków do sprawdzania wszystkich elementów budynków uwidocznionych w protokole. 11. Przeanalizować zasadność odstępstwa od zasady równości członków spółdzielni przy obniżaniu opłat eksploatacyjnych dla wybranej grupy członków.
Wniosek w trakcie realizacji Rozpatrywana sprawa dotyczy bonifikaty udzielanej przez Spółdzielnię przy opłacie eksploatacyjnej z tytułu posiadania ciemnej kuchni czyli kuchni bez okna. Jest to bonifikata stosowana od wielu lat przez Spółdzielnię i w przypadku tych małych i niezbyt komfortowych mieszkań spełnia swoją funkcję. Bonifikatą jest objętych 200 lokali mieszkalnych, a miesięczna wysokość bonifikaty na 1 lokal wynosi 5,30 zł. co w części refunduje rodzinom zamieszkałym w tych lokalach koszty zakupu energii elektrycznej potrzebnej na oświetlenie kuchni w trakcie dnia. Łącznie w skali miesiąca z tytułu istnienia w budynkach lokali wyposażonych w ciemne kuchnie Spółdzielnia otrzymuje niższe opłaty eksploatacyjne w wysokości 1.060 zł. Na rok 2013 Rada Nadzorcza nie dokonywała żadnych zmian w tym zakresie i wysokość bonifikaty nie uległa zmianie. Zarząd rozważa inne możliwości utrzymania zróżnicowania wysokości opłaty eksploatacyjnej w zależności o zajmowanego lokalu, w tym wystąpienia z wnioskiem do Walnego Zgromadzenia o pokrycie tej kwoty z nadwyżki bilansowej. 12. Rozważyć dokonanie uzupełnienia dokumentacji technicznej budynku poprzez zlecenie wykonania projektu wentylacji grawitacyjnej na budynku przy ul. Szkolna 1 uwzględniającego zamontowanie nowej stolarki okiennej, docieplenia elewacji i ewentualne zalecenia po ujęciu w planie remontowym nieruchomości zrealizować. Wniosek w trakcie realizacji Zarząd podpisał w dniu 15 listopada 2012 r. z Zespołem Rzeczoznawców Budowlanych PZITB umowę nr 39/2012, przedmiotem której było opracowanie ekspertyzy w zakresie poprawności działania instalacji grawitacyjnej w bloku wybudowanym w systemie WK 75 w Jaśle przy ul. Szkolna 1. Ekspertyza ta została wykonana w miesiącu grudniu 2012 r. (nr ewidencyjny opracowania 39/2012). Wnioski wynikające z ekspertyzy, w tym wykonanie nowej dokumentacji technicznej, zostaną skierowane do realizacji w 2013 roku. II. W zakresie lustracji związanej z działalnością inwestycyjną 1. W umowach wstępnych i umowach na budowę lokalu mieszkalnego stosować postanowienia zgodne z zapisami Kodeksu Cywilnego w tym art.. 384-396, art. 479 k.p.c. i ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych. Zarząd po dokonaniu analizy treści umów o budowę lokali mieszkalnych, dostosował zapisy umów do obowiązujących przepisów i utrwalonej linii orzecznictwa. W opracowanych umowach, które stanowiły podstawę negocjacji z osobami zainteresowanymi nabyciem wolnego mieszkania przy ul. Krasińskiego 71 zostały wykreślone zapisy niezgodne z zapisami Kodeksu Cywilnego. 2. Doprowadzić do wewnętrznej zgodności Regulamin rozliczania kosztów inwestycji i Zakładową polityką rachunkowości. Zasady naliczania kosztów obsługi inwestycji - ustalić zgodnie z ustawą o rachunkowości, a naliczenia zysku - zgodnie z ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych
Opracowano nowelizację istniejących Regulaminów rozliczania inwestycji zgodnie z zakładową polityką rachunkowości. Zarząd przygotował projekt nowelizacji Regulaminu rozliczania kosztów inwestycji pn. "Budynek wielorodzinny w Jaśle przy ul. Krasińskiego 71", który został uchwalony przez Radę Nadzorczą w dniu 18 lipca 2012 r. uchwałą nr 39/2012. Członek Zarządu Z-ca Prezesa Zarządu Prezes Zarządu Elżbieta Grabowska Kazimierz Wójtowicz Janusz Przetacznik W głosowaniu wzięło udział 3 członków Zarządu JSM. Za przyjęciem Sprawozdania oddano 3 głosy, nie było głosów przeciwnych, nikt z obecnych oraz byłych członków Zarządu nie wniósł zdania odrębnego do niniejszego Sprawozdania.