DZP-361-65 -75/2017/KSU Warszawa, dnia 2017-10-11 Do wszystkich zainteresowanych ODPOWIEDZI NA PYTANIA Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego Nr DZP-361-75/2017 na: Wykonanie usług sprzątania w budynku Centrum Nowych Technologii położonym w Warszawie przy ul. Banacha 2C W związku z otrzymanymi zapytaniami w dniu 03.10.2017r. oraz zgodnie z art. 38 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2164 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, udzielamy odpowiedzi: 1 PYTANIE: Prosimy o wyznaczenie terminu wizji lokalnej w dniach 09.10 13.10.2017r. Zamawiający podtrzymuje zapis art. 3 1 ust. 14 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zwanej dalej SIWZ. 2 PYTANIE: Na podstawie art. 38 ust. 1 w zw. z art. 36 ust. 1 pkt. 15 ustawy Prawo zamówień publicznych zwracamy się z prośbą o zmniejszenie ustalonego procentu zabezpieczenia należytego wykonania umowy do 5% wskazując, iż wymóg zabezpieczenia realizacji umowy na tak wysokim poziomie przy tak dużej wartości zamówienia istotnie ogranicza konkurencję mając na uwadze, iż oznacza konieczność poniesienia kosztów z tego tytułu ze środków własnych wykonawcy gdyż jest wnoszone przed podpisaniem umowy. Taki wymóg w rzeczywistości może pozbawić możliwości ubiegania się o zamówienie podmiotom zdolnym do jego wykonania, posiadającym stosowne doświadczenie jednakże nie mogącym sobie pozwolić na wyłożenie z góry tak znaczącej kwoty. W tym miejscu należy wskazać, iż nawet wniesienie zabezpieczenia w gwarancji oznacza, że wykonawca musi zapewnić odpowiednią kwotę Gwarantowi tytułem zabezpieczenia sumy gwarancyjnej. Należy podkreślić, że zamówienia publiczne są adresowane do podmiotów zawodowo zajmujących się przedmiotem zamówienia zatem prawdopodobieństwo wadliwego wykonania umowy jest niewielkie. Ponadto w ocenie wykonawcy maksymalna wartość zabezpieczenia nie powinna dotyczyć postępowań o tak dużej wartości jak przedmiotowe postępowanie Zamawiający nie wyraża zgody na powyższe. Wysokość zabezpieczenia jest zgodna z ustawą. 3 PYTANIE: Zamawiający w SIWZ dopuszcza możliwość udziału w postepowaniu podmiotów działających w ramach konsorcjum. Zważywszy na fakt, iż: 1
obserwowaną na rynku praktyką jest sytuacja, w której o udzielenie zamówienia ubiegają się podmioty będące spółkami kapitałowymi, działające w ramach konsorcjum, a następnie już na etapie świadczenia usługi - faktury wystawiane są przez kilkanaście spółek cywilnych założonych przez konsorcjantów, powyższe może budzić wątpliwości co do zgodności takiej praktyki z przepisami ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (a zwłaszcza z art. 113 ust. 1 i 9 dotyczącym zwolnień podmiotowych, art. 106a 106q dotyczącym zasad wystawiania faktur oraz art. 88 dotyczącym braku prawa do odliczenia VAT) co potwierdzają kontrole podatkowe prowadzone w firmach świadczących usługi outsourcingowe, zwracamy się z uprzejmą prośbą o udzielenie informacji, czy Zamawiający po udzieleniu zamówienia dopuszcza możliwość wystawiania faktur przez inny podmiot (de facto: przez innego podatnika VAT), niż ubiegający się o udzielenie zamówienia członkowie konsorcjum? Nie. Kwestię reguluje zapis art. 5 6 ust. 5 SIWZ. Zamawiający podtrzymuje ten zapis. 4 PYTANIE: Prosimy o potwierdzenie, że w formularzu nr 2, wykaz środków czystości i higienicznych, Wykonawca ma wskazać tylko te produkty, których próbki Wykonawca dostarcza wraz z ofertą. Tak. Zamawiający potwierdza. 5 PYTANIE: Prosimy o potwierdzenie, że osoby zatrudnione przez Wykonawcę na umowę o prace mają być zatrudnione w pełnym wymiarze godzin. Zamawiający podtrzymuje zapis art. 3 1 ust. 7 SIWZ. 6 PYTANIE: Czy Zamawiający wymaga, aby zespół sprzątający 8 osób, był zatrudniony na umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin? Zamawiający podtrzymuje zapis art. 3 1 ust. 7 SIWZ. 7 PYTANIE: Prosimy o dopuszczenie opakowań próbek środka do WC i do mebli w opakowaniach większych niż 250ml. Podyktowane jest to faktem, iż profesjonalne środki czystości konfekcjonowane są w opakowaniach 500ml, 750ml 1l i większych. Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ określające minimalną pojemność próbek. Wykonawca może złożyć próbki o większej pojemności. 8 PYTANIE: Dotyczy formularza ofertowego Tabela 1. Wykonawca ma wycenić środki higieniczne dla 600 osób. Prosimy o potwierdzenie, że należy tu wziąć pod uwagę tylko produkty typu: mydło w płynie, papier toaletowy, ręczniki. Tak. Zamawiający potwierdza, że wymaganie dotyczy mydła w płynie, papieru toaletowego, ręczników papierowych (zetek), ręczników papierowych kuchennych. 9 PYTANIE: Prosimy o podanie ilości koszy na śmieci wewnątrz budynku i na zewnątrz budynku oraz niszczarek, do których Wykonawca ma zapewnić worki z podaniem ich pojemności. Zamawiający nie prowadzi ewidencji koszy na śmieci. Wyłącznie do porównania ofert należy przyjąć szacunkową wartość średnią po dwa kosze o pojemności nie większej niż 35 litrów na każdy pokój biurowy, po jednym na każde pomieszczenie laboratoryjne i każde pomieszczenie kuchenne oraz po 2
dwa kosze na każdy węzeł sanitarny. Obecnie Zamawiający dysponuje trzema niszczarkami o pojemności kosza ok. 50 litrów. Ilości koszy mogą ulec zmianom bez prawa do zmiany wartości umowy. 10 PYTANIE: Dotyczy wzoru umowy, paragraf 11 punk od 4 do 9, czy Zamawiający uzna tu polisę Wykonawcy? Zamawiający sprecyzował wymagania w przedmiotowym zakresie a Wykonawca, zawierając umowę, oświadcza że je spełnia. Sposób realizacji należy do Wykonawcy. 11 PYTANIE: Czy powierzchnie wskazane w OPZ (strona 21) jako użytkownicy obcy 1960,09 m2, podlega także usługę sprzątania w zakresie tego postępowania? Tak 12 PYTANIE: Czy odkurzanie sprzętu oświetleniowego, kratek wentylacyjnych 2 x w roku, Wykonawca ma wliczyć w cenę usługi podstawowej czy zostaną one zakwalifikowane do prac dodatkowych? Są to prace podstawowe wskazane w szczegółowym zakresie czynności w Opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik Nr 1 do SIWZ, zwanego dalej również OPZ. 13 PYTANIE: Prosimy o podanie ilości saturatorów, lodówek i kuchenek mikrofalowych, które mają podlegać usłudze czyszczenia 1 x w miesiącu. Ilości sprzętów mogą ulec zmianom bez prawa do zmiany wartości umowy. Wyłącznie do porównania ofert należy przyjąć: Dystrybutory wody 20 szt Lodówko zamrażarki spożywcze 14 szt Kuchenki mikrofalowe 13 szt 14 PYTANIE: Prosimy o podanie ilości wind, które podlegają usłudze sprzątania. 6 szt. 15 PYTANIE: Czy Zamawiający udostępni pomieszczenia do przechowywania sprzętu typu maszyna szorująco zbierająca np. do mycia powierzchni garażu? Zamawiający nie dysponuje dodatkowym zamykanym pomieszczeniem. 16 PYTANIE: Prosimy o doprecyzowanie co Zamawiający rozumie pod pojęciem natychmiastowe sprzątanie w nagłych sytuacjach oraz jaki czas reakcji ma na to personel Wykonawcy? Zgłoszenie potrzeby natychmiastowego sprzątania w nagłych sytuacjach będzie rozumiane jako konieczność reakcji na zgłoszoną sytuację np. rozlane płyny, rozsypaną ziemię z doniczki itp., bez określenia czasu reakcji w minutach. Spodziewamy się reakcji zaraz po zgłoszeniu. 17 PYTANIE: Czy Zamawiający dopuszcza aby kierownik nadzorujący pracowników Wykonawcy, także uczestniczył fizycznie w czynnościach utrzymania czystości? Nie. Zamawiający podtrzymuje zapis 6 ust. 6 wzoru umowy. 3
18 PYTANIE: Czu Kierownik Wykonawca ma być obecny na obiekcie Zamawiającego 5 dni w tygodniu w godzinach 7.00 15.00? Jeśli nie to prosimy o podanie dni i godzin wymaganych przez Zamawiającego w tym zakresie. Nie ma wymaganych określonych dni i godzin przebywania Kierownika na obiekcie, ale ma być on w dyspozycji Zamawiającego. 19 PYTANIE: Prosimy o doprecyzowanie czy usługa ma być świadczona 5 dni w tygodniu czy 7 dni w tygodniu? Częstotliwość wykonywania poszczególnych prac określona jest w opisie przedmiotu zamówienia. 20 PYTANIE: Zamawiający w SIWZ wymaga, aby Wykonawca dysponował 8 0s0bowym zespołem do sprzątania, z warunkiem stałej obsługi dziennej nie mniejszej niż 6 osób. Prosimy o doprecyzowanie: w jakich godzinach ma być stała obsada 6 osobowa czy ma to być obsada wykonująca jednocześnie w tym samym czasie czynności w składzie 6 osób czy ma to być obsada tzw. Serwis dzienny Wykonawca nie sprecyzował, co rozumie pod pojęciem serwis dzienny. Zgodnie z zapisem pkt I ppkt 12 OPZ: wykonywanie usługi odbywać się będzie w godzinach uzgodnionych z administracją budynku z uwzględnieniem indywidualnych uzgodnień z użytkownikami pomieszczeń (wymóg związany z charakterem pracy niektórych pracowników i zespołów naukowych), skład 6 osób wykonuje czynności w tym samym czasie OPZ pkt 6. 21 PYTANIE: Zamawiający określa wymóg obsady na poziomie 8 osób. Czy mają to być osoby sprzątające w ciągu dnia, a w godzinach popołudniowych Wykonawca sam ma określić etatowość niezbędną do generalnego sprzątania obiektu Zamawiającego? Zgodnie z zapisem pkt I ppkt 12 OPZ: wykonywanie usługi odbywać się będzie w godzinach uzgodnionych z administracją budynku z uwzględnieniem indywidualnych uzgodnień z użytkownikami pomieszczeń (wymóg związany z charakterem pracy niektórych pracowników i zespołów naukowych). 22 PYTANIE: W zakresie utrzymania terenów zewnętrznych. Prosimy o podanie metrażu terenów zielonych i utwardzonych. Teren utwardzony 2830 m², tereny zielone 290 m². 23 PYTANIE: Kto ponosi koszty zakupów kory, ziemi, trawy, roślin. Jeśli Wykonawca, to prosimy o podanie średniego rocznego zapotrzebowania na poszczególne ww. pozycje. Koszt ponosi Wykonawca. Zamawiający nie określa średniego rocznego zapotrzebowania. Wykonawca jest zobowiązany do stałego monitorowania stanu zużycia w/w i uzupełniania ich według potrzeb OPZ pkt 3 Lp. 94. 24 PYTANIE: Czy utrzymanie terenów zielonych ma się odbywać 5 dni w tygodniu czy 7 z podziałem na okres letni i zimowy? Częstotliwość wykonywania poszczególnych prac określona jest w opisie przedmiotu zamówienia. 4
25 PYTANIE: W jakich godzinach w okresie letnim ma być obsługiwany teren zewnętrzny Zgodnie z zapisem pkt I ppkt 12 OPZ - Wykonywanie usługi odbywać się będzie w godzinach uzgodnionych z administracją budynku 26 PYTANIE: Czy w wymaganej przez Zamawiającego obsadzie 8 osób z warunkiem stałej obsługi dziennej nie mniejszej niż 6 osób, Zamawiający uwzględniał także osobę do obsługi terenu zewnętrznego? Wymagania odnośnie osób skierowanych do realizacji zamówienia określa pkt 6 OPZ. 27 PYTANIE: Czy w wymaganej przez Zamawiającego obsadzie 8 osób z warunkiem stałej obsługi dziennej nie mniejszej niż 6 osób, Zamawiający uwzględniał także osobę do obsługi parkingu podziemnego? Wymagania odnośnie osób skierowanych do realizacji zamówienia określa pkt 6 OPZ. 28 PYTANIE: Czy w wymaganej przez Zamawiającego obsadzie 8 osób z warunkiem stałej obsługi dziennej nie mniejszej niż 6 osób, Zamawiający uwzględniał także Kierownika z ramienia Wykonawcy? Zamawiający podtrzymuje zapis 6 ust. 6 wzoru umowy. 29 PYTANIE: Czy na terenie Zamawiającego istnieje możliwość pryzmowania śniegu? Jeśli nie to kto ponosi koszt jego wywozu? Tak, przy zapewnieniu drożności dróg dojścia i dojazdu do budynku oraz dróg komunikacyjnych i ewakuacyjnych na kampusie. Nadmiar śniegu Wykonawca usuwa na własny koszt. 30 PYTANIE: Kto ponosi koszt wywozu liści i trawy po skoszeniu? Koszt wywozu liści i trawy po skoszeniu ponosi Zamawiający. 31 PYTANIE: Kto zapewnia skrzynie na mieszankę soli i piasku? Jeśli Wykonawca, to prosimy o podanie wymaganej ich ilości oraz pojemności. Skrzynie zapewnia Wykonawca. Ilość i pojemność musi być dostosowana do prawidłowej realizacji umowy w zakresie utrzymania terenu zewnętrznego. 32 PYTANIE: Czy zamawiający udostępni miejsce na przechowywanie piasku, niezbędnego do pracy w okresie zimowym? Zamawiający nie dysponuje oddzielnym miejscem na przechowywanie piasku. 33 PYTANIE: Zamawiający w OPZ strona 21 w tabeli Podział Powierzchni Budynku wskazuje pozycję Kuchnie 148,91m2 oraz Kuchnie wewnętrzne 34, 02m2 prosimy o doprecyzowanie: a) czy są to dwa lub więcej osobnych pomieszczeń? b) Czy jest to jedna kuchnia główna a pozostałe są przyporządkowane gdzie indziej (i gdzie)? c) Czy w zakresie usługi utrzymania czystości wchodzą także czynności sprzątania tych powierzchni? 5
Jeśli mamy do czynienia min. z kuchnią główną, prosimy o podanie standardów i procedur utrzymania czystości zgodnie z normami HCCP Ad a) Pomieszczeń jest więcej. Kuchnie dzielą się na pomieszczenia zamknięte oraz otwarte aneksy kuchenne. Ad b) Nie ma kuchni głównej. Kuchnie znajdują się w modułach na piętrach. Ad c) Tak jak określono w OPZ w pkt 3 Ad d) Nie ma kuchni głównej 34 PYTANIE: Dot. przejęcia pracowników w trybie art. 23 KP Czy wraz z przejęciem usługi wykonawca przejmie pracowników w trybie art. 23 KP? Jeżeli tak, to prosimy o odpowiedź na następujące pytania. 1) Na podstawie jakiego rodzaju umowy o pracę są zatrudnieni przejmowani pracownicy? Ile osób i do kiedy ma zawarte umowy o pracę na czas określony / na zastępstwo? 2) Ile osób przebywa na długich zwolnieniach lekarskich (powyżej 30 dni) i do kiedy? 3) Czy wśród osób przewidzianych do przejęcia są osoby przebywające na urlopach macierzyńskich, wychowawczych, bezpłatnych, świadczeniach rehabilitacyjnych? Jeśli tak to ile osób i do kiedy? 4) Prosimy o podanie terminów ważności badań lekarskich (dat do kiedy) poszczególnych pracowników przewidzianych do przejęcia. 5) Prosimy o jednoznaczne wskazanie czy w stosunku do przejmowanych pracowników zastosowanie ma Regulamin Wynagradzania czy Układ Zbiorowy pracy. 6) Prosimy o przesłanie kopii wszystkich aktualnych Regulaminów, Układu Pracy, postanowień (w tym Regulaminu Pracy, Wynagradzania, Układu Zbiorowego pracy, Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, Regulaminu Funduszu mającego zastosowanie w stosunku do osób niepełnosprawnych) mających zastosowanie w stosunku do przejmowanych pracowników. Jedynie dogłębna analiza tych dokumentów pozwoli na prawidłowe skalkulowanie kosztów wynagrodzeń pracowników podlegających przejęciu. 7) W jakich systemach czasu pracy zatrudnieni są poszczególni pracownicy? 8) Prosimy o wskazanie ilu pracowników z przewidzianych do przekazania kolejnemu wykonawcy jest byłymi pracownikami Zamawiającego. 9) Czy Zamawiający zobowiązuje się do przejęcia pracowników w przypadku rozwiązania lub zakończenia kontraktu? 10) Czy przejmowanym pracownikom przysługuje uprawnienie do dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynikającego z ustawy z dnia 12.12.1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.)? 11) Czy z tytułu ewentualnych zaległości wynikających z ustawy z dnia 12.12.1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.) Zamawiający bądź obecny wykonawca wypłacił wszystkie wymagane kwoty? 12) Czy przejmowanym pracownikom przysługuje uprawnienie do podwyżki wynagrodzenia na podstawie ustawy z dnia 22.07.2006r. o przekazaniu środków finansowych świadczeniodawcom na wzrost wynagrodzeń (Dz. U. nr 149, poz. 1076)? 13) W jakiej wysokości przysługują poszczególnym pracownikom podwyżki na podstawie ustawy z dnia 22.07.2006r. o przekazaniu środków finansowych świadczeniodawcom na wzrost wynagrodzeń (Dz. U. nr 149, poz. 1076)? 14) Czy pracownikom wypłacone zostały wszystkie wymagane kwoty z tytułu podwyżek na podstawie ustawy z dnia 22.07.2006r. o przekazaniu środków finansowych świadczeniodawcom na wzrost wynagrodzeń (Dz. U. nr 149, poz. 1076)? 15) Czy pracownikom wypowiedziano warunki umów o pracę w części dotyczącej wynagrodzenia? Jeśli tak, to które składniki wynagrodzeń zostały zmienione? 16) Czy w stosunku do Zamawiającego toczą się postępowania sądowe wszczęte przez pracowników przewidzianych do przejęcia? Jeśli tak, prosimy o podanie wykazu spraw ze wskazaniem wartości przedmiotu sporu, roszczenia pracowników i etapu, na którym znajduje się sprawa. 6
17) Czy istniej jakiekolwiek porozumienie, umowa, pakiet socjalny zawarty ze związkami zawodowymi, w którym pracodawca zobowiązał się do jakichkolwiek gwarancji w zakresie zatrudnienia pracowników lub wysokości ich wynagrodzeń, także w przypadku przejęcia tychże pracowników przez następnego pracodawcę? Czy pracownicy są objęci jakimikolwiek gwarancjami uniemożliwiającymi nowemu pracodawcy modyfikację treści ich stosunków pracy? 18) Czy na dzień przejęcia będą jakiekolwiek nieuregulowane zobowiązania w stosunku do przekazywanych pracowników? Jeśli tak, z jakiego tytułu i w jakiej kwocie? 19) Ilu pracowników nabędzie uprawnień do odpraw emerytalnych w trakcie trwania kontraktu? Prosimy o podanie ilości osób w rozbiciu na poszczególne lata oraz wysokości przysługujących odpraw. 20) Ilu pracowników nabędzie uprawnień do nagród jubileuszowych w trakcie trwania kontraktu? Prosimy o podanie ilości osób w rozbiciu na poszczególne lata oraz wysokości przysługujących nagród. 21) Ile osób ze wskazanych do przejęcia jest członami związków zawodowych (jakich)? Jakie funkcje te osoby pełnią w związkach? 22) Prosimy o przedstawienie wykazu wykorzystania urlopów za rok 2017 r. na poszczególnego pracownika z uwzględnieniem dodatkowych urlopów przysługujących pracownikom w związku z orzeczeniem o niepełnosprawności 23) Prosimy o podanie wysokości wynagrodzeń zasadniczych brutto poszczególnych pracowników przewidzianych do przejęcia, kosztów ZUS pracodawcy, premii, dodatków do wynagrodzeń. 24) Czy w związku z koniecznością przejęcia pracowników na podst. Art. 23 KP nowy Wykonawca przez i po zakończeniu okresu gwarancyjnego będzie mógł zmienić warunki pracy oraz miejsce pracy pracownikowi? 25) Prosimy o wyszczególnienie osób, które obecnie znajdują się w wieku ochronnym /przedemerytalnym? 26) Prosimy o wyszczególnienie osób, które zatrudnione są z orzeczonym stopniem niepełnosprawności wraz z określeniem jego rodzaju? 27) Prosimy o podanie zapisów znajdujących się w umowach o pracę pracowników dedykowanych do przejęcia, dotyczących dodatków do wynagrodzeń np. premia regulaminowa, dodatek stażowych, dodatek funkcyjny, dodatek negocjacyjny itp.? Odpowiedź zbiorcza: Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia własnych pracowników. Nie ma możliwości przejęcia żadnych pracowników Zamawiającego. Pełnomocnik Rektora ds. zamówień publicznych mgr Kazimierz Dukaczewski 7