Mielec, dnia 08.05.2014r. Do Wykonawców ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY Powiat mielecki - Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu zaprasza do złożenia oferty na dostawę wody pitnej butelkowanej dla potrzeb Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu. Postępowanie o wartości poniżej 30 000 EURO realizowane jest bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. I. Informacje dotyczące Zamawiającego: Postępowanie prowadzone jest na rzecz: Powiat mielecki - Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu, ul. Chopina 16 A, 39-300 Mielec będący jednostką organizacyjną Powiatu mieleckiego, NIP 817-10-33-080 REGON 830466865 Postępowanie prowadzone jest przez: Powiat mielecki - Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu, ul. Chopina 16 A, 39-300 Mielec będący jednostką organizacyjną Powiatu mieleckiego, Dni i godziny urzędowania : od poniedziałku do piątku od 7:15 15:15 Adres strony internetowej Zamawiającego: http://www.pup.mielec.pl Adres e-mail: sekretariat@pup.mielec.pl, Faks: /017/ 788-00-69. II. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa wody pitnej butelkowanej w ilości 40 sztuk butli. 2. Minimalne parametry przedmiotu zamówienia: a) naturalna woda źródlana nienasycona dwutlenkiem węgla tj. woda podziemna wydobywana jednym lub kilkoma otworami naturalnymi lub wierconymi, pierwotnie czysta pod względem chemicznym i mikrobiologicznym, nie różniąca się właściwościami i składem mineralnym od wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi, określonymi w przepisach o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę, b) barwa: bezbarwny, klarowny płyn, bez osadów i innych zanieczyszczeń, c) smak i zapach: bezwonna, niedopuszczalny smak i zapach świadczący o nieświeżości lub inny obcy, d) woda w opakowaniach jednostkowych. Opakowanie jednostkowe - butle o pojemności 19l z tworzywa sztucznego (opakowanie posiada atest PZH o przeznaczeniu do kontaktu z żywnością). Opakowania jednostkowe i ich zamknięcia powinny zabezpieczać wodę przed jej zanieczyszczeniem i zmianą właściwości oraz gwarantować pełną szczelność przed rozpoczęciem użytkowania, 1
e) okres przydatności do spożycia deklarowany przez producenta wynoszący nie mniej niż 6 miesięcy od daty dostawy, f) spełniający określone przepisami prawa wymagania fizykochemiczne, mikrobiologiczne, odpowiednie zawartości składników niepożądanych w nadmiernych stężeniach i toksycznych, zawartości charakterystycznych składników mineralnych, g) na każdym opakowaniu jednostkowym powinny być umieszczone następujące informacje: - zawartość charakterystycznych składników mineralnych w litrze wody oraz ogólną zawartość rozpuszczonych składników, - nazwa otworu lub zespołu otworów, z których czerpana jest woda do produkcji danej wody w opakowaniu jednostkowym, i jego lokalizację, - nazwa rodzajowa wody, - nazwa handlowa wody w opakowaniu jednostkowym, - nazwa producenta wody (rozlewni) i jego adres, - informacje o procesach uzdatniania wody, jeżeli takie procesy miały miejsce, - zawartość netto, - termin przydatności do spożycia, - warunki przechowywania, - oznaczenie partii produkcyjnej, - pozostałe informacje zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. 3. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć zamawiany towar na własny koszt i własnym transportem do siedziby Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu pokój 15 w dni robocze od poniedziałku do piątku z wyłączeniem świąt i dni wolnych od pracy w godzinach 7:30 14:30. 4. Dostawy realizowane będą sukcesywnie na podstawie zamówień częściowych przesyłanych faksem na wskazany numer faxu Wykonawcy. Zamówienia będą składane nie częściej niż raz w tygodniu. 5. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć do siedziby Zamawiającego zamówioną wodę źródlaną nie później niż do 2 dni po złożeniu zamówienia. Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpi w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu. 6. W przypadku uszkodzenia lub utraty butli Zamawiający zobowiązuje się wnieść opłatę ustaloną między Zamawiającym a Wykonawcą. 7. Przedmiot zamówienia uważa się za zrealizowany wówczas, gdy całość zamówienia zostanie zrealizowana w ramach kilku sukcesywnych dostaw. 8. Zamawiający dysponuje własnymi dystrybutorami Kobo Linia Classic : 16 L/HL-700 Wat. Butle muszą być dostosowane do urządzeń Zamawiającego. Zamawiający dysponuje butlami na wymianę. 9. Złożenie oferty niezgodnej z opisem przedmiotu zamówienia określonym przez Zamawiającego skutkuje odrzuceniem oferty z postępowania, z zastrzeżeniem Rozdziału VII ust. 6-8. Za niezgodną z przedmiotem zamówienia uznaje się w szczególności ofertę nie zawierającą wszystkich prawidłowych pod względem treści dokumentów, nie uwzględniającą pełnego zakresu przedmiotu zamówienia, lub ofertę zawierającą przedmiot zamówienia niezgodny z warunkami niniejszego zamówienia, zawierającą termin wykonania zamówienia inny niż określony przez Zamawiającego. 2
III. Termin wykonania zamówienia: Od dnia złożenia zamówienia do dnia 31.10.2014r. IV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień, dokumentów oraz informacji, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami. 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, dokumenty oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną, faksem lub pisemnie. 2. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, dokumenty oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 3. Domniemywa się, że pismo przesłane przez Zamawiającego na numer faksu lub adres e-mail podany przez Wykonawcę zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z treścią pisma, chyba że Wykonawca wezwany przez Zamawiającego do potwierdzenia otrzymania pisma w sposób określony w ust. 2 oświadczy, iż ww. pisma nie otrzymał. 4. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować zgodnie z wyborem: 1) pisemnie na adres Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu, ul. Chopina 16A, 39-300 Mielec, 2) elektronicznie na adres sekretariat@pup.mielec.pl, 3) faksem na numer 17 788 00 69. 5. Osoba uprawniona do kontaktu z Wykonawcami: Janusz Niezgodzki, kontakt: tel. 17 788 00 51, e-mail: sekretariat@pup.mielec.pl. V. Termin związania ofertą Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. VI. Opis sposobu przygotowywania ofert. 1. Ofertę składa się w postaci elektronicznej w formie skanu na adres: sekretariat@pup.mielec.pl. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty w formie pisemnej na adres: Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu, ul. Chopina 16A, 39-300 Mielec, sekretariat - pokój nr 13 (I piętro). 2. Treść oferty musi odpowiadać treści zaproszenia do złożenia oferty. 3. Zaleca się złożenie oferty na formularzu ofertowym przygotowanym przez Zamawiającego wg załącznika nr 1 do zaproszenia. W przypadku przygotowania oferty na innym formularzu Wykonawca przedstawi wszystkie informacje wskazane przez Zamawiającego w formularzu ofertowym. 4. Ofertę podpisuje osoba lub osoby uprawnione do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Jeżeli ofertę w imieniu Wykonawcy podpisuje pełnomocnik Wykonawcy, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo. 5. Zamawiający wezwie Wykonawcę, który w określonym terminie nie złożył pełnomocnictwa lub złożył wadliwe pełnomocnictwo, do jego złożenia w wyznaczonym terminie. Nie złożenie na wezwanie pełnomocnictwa skutkuje odrzuceniem oferty. 3
6. Złożone na wezwanie pełnomocnictwo musi potwierdzać posiadanie uprawnień do złożenia oferty najpóźniej na dzień składania ofert. 7. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 8. Złożenie oferty nie zgodnej z treścią zaproszenia lub nie podpisanej skutkuje jej odrzuceniem. 9. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. VII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty i rozliczenia: 1. Oferta musi zawierać łączną cenę brutto całego przedmiotu zamówienia, zwaną dalej ceną oferty, w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz. U. Nr 97, poz. 1050, z późn. zm.), tj. wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą Zamawiający będzie obowiązany zapłacić Wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia. 2. Wykonawca winien uwzględnić w cenie oferty wszystkie przewidywane koszty związane z prawidłową i pełną realizacją przedmiotu zamówienia, które mają wpływ na cenę oferty, w tym podatek VAT. 3. Wykonawca poda cenę oferty w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zaproszenia obliczoną według tabeli cenowej zamieszczonej w formularzu ofertowym. Wykonawca zobowiązany jest wypełnić wszystkie pozycje tabeli cenowej i ściśle wg formularza bez dodatkowych zmian w jego treści. 4. Opis sposobu obliczania ceny oferty (tabela cenowa w załączniku nr 1 do zaproszenia): 1) wartość brutto należy wyliczyć na podstawie następującego wzoru: Ilość x Cena jednostkowa brutto, 2) Cenę brutto oferty stanowi suma wartości brutto poszczególnych pozycji tabeli cenowej, 3) Cenę brutto oferty należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zaokrąglając zgodnie z zasadami rachunkowymi, 4) dla obliczenia ceny oferty należy zastosować 23% stawkę podatku VAT, 5) Wykonawca w tabeli cenowej poda zastosowaną stawkę VAT w %. 5. Wszystkie ceny jednostkowe określone przez Wykonawcę w tabeli cenowej zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą podlegały zmianom. 6. Zamawiający dokona w tekście oferty ewentualnych poprawek oczywistych omyłek pisarskich takich jak: 1) widoczna mylna pisownia wyrazu, 2) ewentualny błąd gramatyczny, 3) niezamierzone opuszczenie wyrazu lub jego części, 4) rozbieżności pomiędzy ceną wpisaną liczbą i słownie - Zamawiający przyjmie, że prawidłowo wpisana jest cena liczbą. 7. Zamawiający w obliczeniach zawartych w ofercie dokona poprawek oczywistych omyłek rachunkowych (z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek), takich jak: 1) błędnie obliczenie prawidłowo podanej w ofercie stawki podatku od towarów i usług (VAT), 2) błędne zsumowanie w ofercie wartości netto i kwoty podatku od towarów i usług (VAT), 3) błędny wynik działania matematycznego wynikający z dodawania, odejmowania, mnożenia i dzielenia (w celu ustalenia prawidłowego wyniku działań matematycznych, za poprawne 4
Zamawiający uzna ceny jednostkowe netto/brutto wskazane w ofercie, które posłużą do dalszych obliczeń zgodnie z formułą określoną w ust. 4 niniejszego rozdziału i tabeli cenowej. Zamawiający zastrzega, że powyższy katalog nie wyczerpuje możliwości poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych. Zamawiający poprawi wszelkie oczywiste omyłki rachunkowe, które wystąpią w ofertach. 8. Zamawiający w ofercie dokona poprawek innych omyłek polegających na niezgodności oferty z zaproszeniem, nie powodujących istotnych zmian w treści oferty. 9. O wszystkich dokonanych poprawkach w ofertach Wykonawców, o których mowa w ust. 6-8 Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 10. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który w terminie 2 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w ust. 8. 11. Zamawiający odrzuci ofertę, która zawiera błędy w obliczeniu ceny. 12. Rozliczenie za wykonanie przedmiotu zamówienia będzie następować w częściach na podstawie częściowych faktur VAT obejmujących wynagrodzenie za poszczególne dostawy wody. 13. Wykonawca przekaże Zamawiającemu częściową fakturę VAT po zrealizowaniu dostawy częściowej. 14. Należność z tytułu faktury będzie płatna w terminie do 14 dni licząc od daty jej otrzymania przez Zamawiającego, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy. 15. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktury bez jego podpisu. Płatnikiem wynagrodzenia będzie Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu. 16. Wykonawca wystawi fakturę VAT na Powiat mielecki Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu. 17. Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu. VIII. Warunki udziału w postępowaniu i wykaz dokumentów na potwierdzenie ich spełniania: Zamawiający nie precyzuje warunków udziału w postępowaniu. IX. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. 1. Ocenie podlegają wyłącznie oferty spełniające wymagania określone przez Zamawiającego w niniejszym zaproszeniu. 2. Jedynym kryterium oceny ofert jest cena brutto podana w polskich złotych (PLN). 3. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium jest cena nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Zamawiający zastrzega, że Wykonawcy, składający oferty, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. Złożenie oferty dodatkowej zawierającej wyższą ceną skutkować będzie odrzuceniem oferty z postępowania. 5
X. Wybór najkorzystniejszej oferty oraz informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu realizacji zamówienia publicznego. 1. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wymaganiom określonym w zaproszeniu i jego załącznikach oraz przedstawiać będzie najniższą cenę. 3. Realizacja przedmiotu zamówienia nastąpi na podstawie złożonego przez Zamawiającego zamówienia kompleksowego będącego podstawą składania zamówień częściowych. 4. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Zamawiającego z tytułu przygotowania i złożenia swojej oferty na przedmiotowe zaproszenie. XI. Termin składania ofert 1. Ofertę należy złożyć do dnia 16.05.2014r. do godziny 11.00. 2. Oferty złożone po terminie nie podlegają ocenie. XII. Podwykonawcy 1. Zamawiający nie zastrzega możliwości powierzenia zamówienia podwykonawcom. 2. Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. 3. W przypadku nie wskazania w ofercie informacji o podwykonawcach Zamawiający uzna, że Wykonawca nie powierzy podwykonawcom wykonania żadnej części zamówienia. 4. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania podwykonawców jak za swoje własne. XIII. Wyjaśnienie treści zaproszenia 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zaproszenia. Zamawiający zobowiązany jest niezwłocznie udzielić wyjaśnień, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie wpłynął do Zamawiającego co najmniej na jeden dzień przed dniem, w którym upływa termin składania ofert. Wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia złożony po godzinie 15.15 uważany będzie za złożony dnia następnego. 2. Zamawiający treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamieści na własnej stronie internetowej bez ujawniania źródeł zapytania. XIV. Ogłoszenie wyników prowadzonego postępowania Zamawiający powiadomi e-mailowo uczestników postępowania o wynikach postępowania oraz zamieści stosowną informacje na swojej stronie internetowej. XV. Unieważnienie postępowania o udzielenia zamówienia Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli: 1. nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, 6
2. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, 3. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć, 4. postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego, 5. bez podania przyczyn. Załączniki: 1. formularz ofertowy, Podpisano przez: Stanisława Stachowicza Dyrektora PUP w Mielcu (podpis kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej 7
załącznik nr 1 do zaproszenia - formularz ofertowy I. Dane Wykonawcy: FORMULARZ OFERTOWY I. NAZWA WYKONAWCY NIP REGON SIEDZIBA ALBO ADRES ZAMIESZKANIA WYKONAWCY TELEFON / FAKS E-MAIL IMIĘ I NAZWISKO OSOBY DO KONTAKTÓW II. W związku z zaproszeniem do złożenia oferty na dostawę wody pitnej butelkowanej, oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z zakresem zamieszczonym w zaproszeniu i jego załącznikach. III. Przedmiot zamówienia wykonamy za cenę brutto (kwota przeniesiona z wiersza 2 kolumny f tabeli cenowej) PLN, (słownie: PLN). Oświadczamy, że powyższa cena brutto zawiera wszelkie koszty związane z prawidłową i pełną realizacją przedmiotu zamówienia. Tabela cenowa Lp. Wyszczególnienie asortymentu Jednostka miary Cena jednostkowa brutto Ilość Wartość brutto (d*e) Stawka podatku VAT a b c d e f g 1 Naturalna woda źródlana sztuk PLN 40 PLN..% nienasycona dwutlenkiem węgla w butli 19l o nazwie 2 Cena oferty (kwota przeniesiona z wiersza 1 kolumny f) PLN IV. Oświadczamy, że: 1) zamówienie wykonamy w terminie i na warunkach określonych w zaproszeniu do składania ofert i jego załącznikach oraz niniejszej oferty, 2) zapoznaliśmy się z zaproszeniem do składania ofert i jego załącznikami i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń i w pełni je akceptujemy, 3) uzyskaliśmy wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego przygotowania i złożenia oferty, 8
4) oferowany przez nas przedmiot zamówienia spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego określone w zaproszeniu do złożenia oferty i jego załącznikach, V. Przedmiot zamówienia zrealizujemy przy udziale podwykonawców, którzy będą realizować (szczegółowy zakres podwykonawstwa): a)..., b)..., c)... VI. Uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w zaproszeniu do złożenia oferty, czyli przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. VII. Załączniki: 1).. 2) 3) Miejscowość i data Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy 9