Wewnętrzny portal uczelni

Wewnętrzny portal uczelni Przegląd tematyki z perspektywy Uniwersytetu Warszawskiego Materiały z prac Zespołu Rektorskiego do spraw portalu wewnętrznego Uniwersytetu Warszawskiego Warszawa, 2007 1

Główne rozdziały 1. Wstęp...5 2. Zarys problemu...6 3. Cele i treść portalu...9 4. Promocja...12 5. Budowanie zawartości portalu...16 6. Uprawnienia...24 7. Oprawa graficzna i widoki w portalu. Makieta portalu...29 8. Przeprowadzone testy sprzętu i oprogramowania...34 9. Cykl życia portalu i jego finansowanie...38 10. Podsumowanie i wnioski...44 11. Załącznik A: Opis instalacji Liferay na serwerze aplikacyjnym GlassFish...48 12. Załącznik B: Zarządzenie ws. powołania Zespołu Rektorskiego...51 2

Spis treści 1. Wstęp...5 2. Zarys problemu...6 2.1. Czym jest portal...6 2.2. Obieg informacji...6 2.3. Aspekty techniczne portalu...7 2.4. Portal wewnętrzny a strona WWW instytucji...7 2.5. Cykl życia projektu i jego finansowanie...8 3. Cele i treść portalu...9 3.1. Strona użytkownika...9 3.2. Dydaktyka...9 3.3. Kalendarz osobisty...10 3.4. Praca naukowa...10 3.5. Administracja...10 3.6. Komunikator...11 4. Promocja...12 4.1. Promocja portalu jako warunek jego powodzenia...12 4.2. Obecna strona UW...12 4.3. Przewodnik po portalu...13 4.4. Elementy zachęcające niezwiązane z Uczelnią...13 4.5. Zapewnienie głosu środowisku użytkowników...14 5. Budowanie zawartości portalu...16 5.1. Organizacja dostarczania treści do portalu...17 5.2. Informacje i aplikacje...18 5.3. Techniczne aspekty dostarczania treści do portalu...20 5.4. Podsumowanie...23 6. Uprawnienia...24 6.1. Wykorzystanie uprawnień w portalu...24 6.2. Uprawnienia w kontekście danych na UW...24 6.3. Rodzaje uprawnień...25 6.4. Przechowywanie uprawnień...26 6.5. Generowanie uprawnień...27 6.6. Rozszerzanie systemu o nowe rodzaje uprawnień automatycznych...28 6.7. Podsumowanie...28 3

7. Oprawa graficzna i widoki w portalu. Makieta portalu...29 7.1. Organizacja widoku w portalu...29 7.2. Dostosowywanie układu i wyglądu stron przez użytkownika...29 7.3. Elementy techniczne istotne w procesie dostosowywania wyglądu...30 7.4. Portal wewnętrzny a strona główna UW...32 7.5. Informacje dotyczące makiety...33 7.6. Podsumowanie...33 8. Przeprowadzone testy sprzętu i oprogramowania...34 8.1. Przegląd technologii...34 8.2. Platforma sprzętowo-systemowa...34 8.3. Testy wydajnościowe...35 8.4. Portlety...36 8.5. Napotkane trudności...37 8.6. Podsumowanie...37 9. Cykl życia portalu i jego finansowanie...38 9.1. Cykl życia projektu portalowego...38 9.2. Ogólnie uwagi o finansowaniu...40 9.3. Źródło środków...40 9.4. Alokacja środków...41 9.5. Szacunkowe koszty projektu...42 9.6. Podsumowanie...43 10. Podsumowanie i wnioski...44 10.1. Rozproszenie techniczne i organizacyjne źródeł treści agregowanych przez portal...44 10.2. Dostarczanie treści na potrzeby portalu...45 10.3. Ujednolicenie danych w systemach USOS i HMS i powstanie systemu uprawnień...45 10.4. Stworzenie profesjonalnego wyglądu graficznego portalu...45 10.5. Wybór/napisanie oprogramowania portalowego...46 10.6. Portal a jego treść, elementy promocyjne...46 10.7. Finansowanie...46 11. Załącznik A: Opis instalacji Liferay na serwerze aplikacyjnym GlassFish...48 11.1. Instalacja GlassFish...48 11.2. Konfiguracja GlassFish...48 11.3. Baza danych...49 11.4. Instalacja Liferay...49 12. Załącznik B: Zarządzenie ws. powołania Zespołu Rektorskiego...51 4

1. Wstęp Istnieje coraz powszechniejsze przekonanie o konieczności budowy witryny wewnętrznej Uniwersytetu Warszawskiego, którą obrazowo można nazwać biurkiem elektronicznym pracownika (a docelowo i studenta UW) i która spełniałaby funkcję portalu integrującego elementy obsługi badań i dydaktyki oraz zasoby elektroniczne. Chociaż zalety takiej witryny wydają się oczywiste, o tyle jej realizacja jest przedsięwzięciem niezwykle złożonym. Decyzja o podjęciu realizacji portalu musi zostać podjęta po wnikliwej analizie organizacyjnej, technicznej i finansowej. Opracowanie zostało wykonane na podstawie Zarządzenia nr 23 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 10 maja 2007 w sprawie powołania Zespołu Rektorskiego do spraw portalu wewnętrznego Uniwersytetu Warszawskiego. Celem prac było dokonanie wstępnego przeglądu aspektów realizacji projektu witryny wewnętrznej, czyli portalu korporacyjnego na Uniwersytecie Warszawskim. Z jednej strony prace służyły zbudowaniu w zespole odpowiedniej wiedzy na temat portali, z drugiej zaś strony próbie sformułowania wstępnych wniosków co do konkretnych rozwiązań technicznych i organizacyjnych które można potencjalnie zastosować w kontekście Uniwersytetu Warszawskiego. W rozdziale Zarys problemu zebrano ogólne rozważania na temat wdrażania portalu wewnętrznego. W kolejnym rozdziale, Cele i treść portalu omówiono spis funkcjonalności, które wydają się istotne z punktu widzenia pracowników i studentów Uniwersytetu Warszawskiego. Rozdział Promocja przedstawia elementy których spełnienie jest niezbędne aby portal zaistniał i realnie żył w świadomości społeczności uczelnianej. Kilka kolejnych rozdziałów, tj. Budowanie zawartości portalu, Uprawnienia, Oprawa graficzna... oraz Przeprowadzone testy opisują głównie prace przeprowadzone w celu dokonania przeglądu technicznych i organizacyjnych aspektów wdrożenia. Cykl życia portalu i jego finansowanie zawiera ogólną dyskusję aspektów organizacyjnych wraz ze zgrubnym przybliżeniem możliwych kosztów realizacji portalu. Całość zamyka podsumowanie. Na końcu opracowania zamieszczono załącznik ściśle techniczny dotyczący instalacji jednego z programów portalowych. Sprzęt do testów został udostępniony przez Wydział Prawa i Administracji oraz Wydział Matematyki, Informatyki i Mechaniki. 5

2. Zarys problemu 2.1. Czym jest portal Portal jest ujednoliconym interfejsem umożliwiającym pracownikom i studentom dostęp do informacji związanych z Uczelnią, narzędziem do kreowania efektywnego przepływu informacji, zgodnie z misją, wizją i celami instytucjonalnymi. Portal należy zdefiniować jako sprzęt, oprogramowanie, procedury organizacyjne oraz zespoły ludzi łącznie umożliwiające spójną prezentację informacji z różnych systemów informatycznych. Wdrożenie portalu wydaje się mieć więcej czynników nietechnicznych wpływających na powodzenie niż czynników technicznych. Od tego jednak, jak portal zostanie umiejscowiony w organizacji zależy rozmiar projektu i jego oddziaływanie. W szczególności wdrożenie portalu może powodować konieczność stworzenia mechanizmów nie posiadających odpowiednika w obecnie działającym przepływie informacji, w przeważającej części opartym na formie niecyfrowej. 2.2. Obieg informacji W przypadku Uczelni portal powinien odzwierciedlać równowagę pomiędzy centralnymi strukturami a różnorodnością jednostek wchodzących w jego skład. Projekt portalowy musi spowodować powstanie efektywnych mechanizmów obiegu informacji wewnętrznej ale nie może doprowadzić do całkowitego zawłaszczenia obiegu informacji na Uczelni. Źródła informacji powinny pozostać jak najbliżej miejsc ich powstawania i nie powinny być tworzone przez centralne jednostki UW poza obszarem, który wchodzi w zakres ich kompetencji. Przykładowo w celu zapewnienia wiarygodności i aktualności informacja na temat Wydziału Chemii powinna powstawać na Wydziale Chemii i być przezeń publikowana. Podobnie informacje o sprawach pracowniczych powinny być udostępniane przez działy zajmujące się tymi tematami. Jak wspomniano powyżej treść portalu powinna być generowana w poszczególnych jednostkach i włączana do portalu. Wskazuje to wyraźnie, iż należy stworzyć ścieżki organizacyjne, dzięki którym informacja będzie propagować się efektywnie, po najprostszych drogach, bez konieczności przejścia przez postać papierową i bez podpisów. Niezbędne jest stworzenie procedur które uczynią cały proces efektywnym. Informacja pochodząca z wielu źródeł wymaga uporządkowania i selekcji zanim trafi do portalu. Portal powinien posiadać właściciela który odpowiadałby za całość cyklu obiegu informacji. Naturalnym kandydatem są tu biura odpowiedzialne za promocję Uczelni. Obieg informacji leży 6

w zakresie ich obowiązków i są one podległe bezpośrednio Rektorowi, co daje im możliwość efektywnego realizowania założonych celów. Działy te powinny być koordynatorem i moderatorem informacji, jednak powinny jej źródła pozostawić jak najbliżej miejsca jej powstawania. 2.3. Aspekty techniczne portalu Projekt portalowy musi być rozwiązaniem technicznym w kontekście konkretnej organizacji, jaką jest Uniwersytet Warszawski. Rozwiązania techniczne muszą ściśle wynikać z wizji organizacji obiegu informacji na Uczelni. Z punktu widzenia użytkownika całość informacji prezentowanej w portalu jest portalem. Tak jednak zdefiniowany projekt byłby zbyt obszerny i wszedłby w obszary funkcjonowania istniejących systemów o charakterze specjalistycznym, wymagających dla sprawnego prowadzenia odrębnego toku projektowego. Przykładowo treść pochodząca z USOS nie jest częścią projektu portalowego, a częścią projektu USOS. Portal powinien narzucić standard sposobu dostarczania informacji, jednak przystosowanie danego systemu do współpracy z portalem jest odrębnym projektowo tematem. Z założenia w tym opracowaniu traktujemy portal jako spoiwo, które umożliwia pracownikowi dostęp z jednego miejsca do wielu systemów i zasobów. W zakres projektu portalowego mogą wchodzić: zakup i konfiguracja serwerów, instalacja, konfiguracja i utrzymanie oprogramowania portalowego, przygotowanie formatu stron portalu o treści wspólnej dla całego UW, włączanie źródeł informacji stron innych jednostek, dołączanie aplikacji wzmagających popularność portalu, zakup zewnętrznych aplikacji i zasobów wzmagających popularność portalu. W zakres prac portalowych zdecydowanie nie wchodzą: dostarczanie uwierzytelnienia do portalu, obsługa danych osobowych na UW, rozwój odrębnych systemów takich jak HMS, USOS, kalendarze itd. W zakres prac na pograniczu portalu i systemów zewnętrznych wchodzą wszelkie prace integracyjne w zakresie dołączenia tych systemów do widoków w portalu. Mogą one albo być częścią danego systemu, albo stanowić przedmiot odrębnych projektów. 2.4. Portal wewnętrzny a strona WWW instytucji 7

Częstym problemem jest konfuzja portalu wewnętrznego, zwanego niekiedy intranetem oraz tzw. portalu, czyli publicznie dostępnej strony WWW instytucji. Użytkownikami strony WWW są zarówno osoby niezwiązane z UW jak i związane, czyli pracownicy i studenci. Informacja dostarczana w portalu zewnętrznym jest ograniczona w stosunku do informacji dostępnej w portalu wewnętrznym instytucji. Można sobie teoretycznie wyobrazić technicznie jednolity system portalowy, który w zależności od przywilejów udostępnia zróżnicowaną informacje gościom i osobom związanym z UW. Alternatywnym podejściem jest jest rozdzielanie tych tematów na Stronę WWW UW którą należy utrzymywać w wyspecjalizowanym systemie CMS ze względu na atrakcyjność prezentacji oraz na system wewnętrznego portalu, umożliwiający zróżnicowanie dostępu do informacji oraz adaptowalność widoków przez użytkownika. 2.5. Cykl życia projektu i jego finansowanie W cyklu życia portalu na Uczelni trzeba rozróżnić trzy fazy. Pierwsza z nich to faza rozpoznawania problematyki i analiz. Jest to okres, w którym organizacja uzyskuje dostateczną wiedzę do podjęcia świadomej decyzji o prowadzeniu, bądź zarzuceniu budowy portalu. Dwie kolejne fazy to właściwy projekt portalowy (ew. faza wdrożeniowa) oraz projekt polegający na eksploatacji systemu, tj. faza eksploatacyjna portalu. W dokumencie jako projekt portalowy określamy wszystkie czynności niezbędne do osiągnięcia stanu, w którym portal działa z punktu widzenia technicznego i organizacyjnego. Faza eksploatacyjna polega na utrzymaniu portalu, dopasowywaniu procedur w przypadkach gdy w fazie wdrożeniowej nie zidentyfikowano niektórych problemów, oraz bieżącej adaptacji do zmieniających się warunków. Portal wymaga odpowiedniego finansowania na wszystkich etapach. Wdrożenie związane jest z większą intensywnością wydatkowania środków w krótszym czasie. Eksploatacja jest wieloletnim zobowiązaniem które nie może być w żadnym momencie przerwane. Z punktu finansowego więc rozmiar projektu musi być dopasowany do długoterminowych zasobów finansowych Uczelni w kontekście celów które ma spełniać. Odrębnym problemem jest sposób przydzielania środków na tworzenie portalu. Istnieje szereg możliwości alokacji środków, z których niektóre są w stanie całkowicie pozbawić środków, a więc i głosu, jednostki najbardziej zainteresowane dobrym działaniem portalu. 8

3. Cele i treść portalu Portal wewnętrzny Uczelni (dalej: portal ) powinien docelowo stanowić główne źródło informacji dla pracowników i studentów UW. Ma to być zatem kompleksowy zestaw usług, które, dzięki spersonalizowaniu ustawień, staną się przyjaznym narzędziem do uzyskiwania informacji wewnątrz UW. Będzie to jednocześnie zestandaryzowane narzędzie do tworzenia, rozsyłania i zarządzania informacjami. Wyobrażamy sobie, że portal pod względem zewnętrznego wyglądu będzie miał postać strony internetowej z kilkoma zakładkami odpowiadającymi głównym działom informacji zawartych w portalu. Liczba elementów i ich zawartość zależna będzie od funkcji lub stanowiska użytkownika, z możliwością dodawania i usuwania przez niego niektórych pól. Kolejne podrozdziały odnoszą się do kolejnych hipotetycznych zakładek, czyli potencjalnych bloków tematycznych portalu. Trzeba mocno podkreślić, że poniższa lista elementów portalu stanowi plan maksimum lub listę życzeń. Rzeczywisty kształt oraz użyteczności portalu będą wypadkową decyzji merytorycznych, technicznych i budżetowych. 3.1. Strona użytkownika Analogiczna dla każdego pracownika/studenta, na której znajdą się informacje kierowane do wszystkich użytkowników portalu (np. zaproszenie na wykład lub inną uczelnianą uroczystość, szkolenia albo oferta kursów) lub kierowane tylko do wybranych (np. informacje od władz Wydziału). Można by tu odnaleźć informacje o kalendarzu akademickim, o adresach, numerach telefonu i adresach e-mail pracowników. Na stronie tej każdy użytkownik będzie mógł zdefiniować indywidualnie dla siebie pole w rodzaju notatnika (pola do zapisywania rzeczy ważnych) lub kanałów informacji zewnętrznej (prognozy pogody, wiadomości z zewnętrznego portalu informacyjnego, skrót do radia on-line, skrót do swoich zakładek internetowych lub informacji o wydarzeniach naukowych na innym niż własny wydziale itp.). 3.2. Dydaktyka Stanowi jednorodny graficznie zestaw kanałów dostępowych do wszystkiego, co związane z działalnością dydaktyczną (odpowiednio dla studentów i pracowników), a zatem zawierający usługi USOS (lista prowadzonych zajęć, ich lokalizacja i miejsce w kalendarzu, oceny dla studentów, elektroniczny indeks, u-mail i fora zapewniające kontakt pracownik-student), a także 9

COME (dostęp do kursów prowadzonych on-line, umieszczanie materiałów dla studentów, monitorowanie aktywności studentów na swoich kursach itp.). Ważnym składnikiem tej zakładki powinien być kanał generowania komunikatów dla studentów (ogłoszenia na WWW i wiadomości e-mail). 3.3. Kalendarz osobisty Wyposażony w dane pozyskiwane z USOS, w którym pojawiać się będą automatycznie terminy ważne w życiu akademickim (np. dni wolne od zajęć, terminy sesji itd.). Ma być jednym z narzędzi stanowiących o atrakcyjności portalu. To tu student/pracownik ma możliwość wpisywania swoich planów, zadań i obowiązków, umawiania spotkań i to ten system zapewniać mu będzie odpowiednie przypominanie o wpisanych zobowiązaniach. 3.4. Praca naukowa Będzie ułatwiona dzięki zebraniu w jednym zestawie kanałów informacyjnych narzędzi badawczych i zasobów wykorzystywanych w pracy badawczej przez pracowników i studentów. To tu znajdzie się skrót do katalogu BUW, do katalogów bibliotek zewnętrznych (np. Biblioteki Narodowej) oraz zestaw narzędzi do pracy naukowej dostępnych on-line. Możliwość stosowania przez użytkowników osobistych ustawień i wyboru zawartości tych kanałów pozwoli wyselekcjonować z coraz większej oferty zasobów elektronicznych te dotyczące dyscypliny danego użytkownika oraz interesujące go serwisy zewnętrzne (np. wyszukiwarki, bazy danych on-line). Tu również byłby możliwy dostęp do zasobów elektronicznych licencjonowanych dla całego UW, dla wydziałów (instytutów, katedr itp.) lub wręcz wykupowany bezpośrednio przez pracownika. Ważnym elementem tej zakładki byłby prosty dostęp do zasobów informacji generowanych przez biura administracji centralnej UW związane z pracą naukową (BOB, BWZ) lub zewnętrzne instytucje (Ministerstwo Nauki itp.), skąd będzie można bez trudu pobrać formularze, instrukcje, wnioski, raporty itd. 3.5. Administracja To dział niezbędny każdemu pracownikowi. Jednym z kluczowych kanałów tego serwisu będzie narzędzie do wysyłanie komunikatów (np. e-maili i/lub wiadomości wyświetlanych w portalu) do odpowiednio zdefiniowanych odbiorców. Chodzi mianowicie o pracowników, którzy muszą mieć łatwą możliwość wysłania wiadomości do np. wszystkich swoich podwładnych (pracowników jakiegoś biura, pracowników wydziału, instytutu, zakładu lub do ciał o zmiennym składzie, np. komisji wyborczej, komisji senackiej, czy inaczej zdefiniowanej grupy konkretnych odbiorców 10

z klucza administracyjnego ). Tu również znalazłyby się zasoby rozsiane dotąd w różnych częściach witryny UW, a mianowicie formularze i wzory podań oraz sprawozdań (powstających na różnych szczeblach) dotyczących różnych sfer życia Uczelni; informacje dotyczące uczelnianej służby zdrowia, działów socjalnego, zapomogowo-pożyczkowego, danych dotyczących przebiegu zatrudnienia, wynagrodzeń, oferty ubezpieczeniowej, czy informacji emerytalno-rentowych. Tu znajdą się również zasoby związane ze sprawozdawczością pracowników, np. sprawozdania z realizacji pensum, z wydatkowania środków przyznanych na badania. 3.6. Komunikator Może mieć zastosowanie jako centralny węzeł, w którym pracownik mógłby umieścić wszystkie dostępne sobie kanały wysyłania wiadomości. Byłyby to zatem skrót do poczty e-mail i pole na komunikator w rodzaju Skype a, Gadu-Gadu itp. Dodatkowym atutem tej zakładki byłaby uproszczona metoda dostępu do administrowania własną stroną internetową (stosowny edytor) oraz zarządzaniem zasobami umieszczanymi na wirtualnych dyskach sieciowych udostępnianych pracownikom. 11

4. Promocja 4.1. Promocja portalu jako warunek jego powodzenia Podstawowym celem istnienia portalu jest efektywne propagowanie informacji. Kluczową rolę dla powodzenia portalu jest jego masowa akceptacja przez środowisko UW jako narzędzia przydatnego w codziennym życiu. Obok kwestii technicznych należy równolegle rozwijać zawartość portalu, aby bezpośrednio po etapie wdrożenia portal nie pozostał niewykorzystany. Zawartość portalu musi być atrakcyjna z punktu widzenia użytkowników, co istotne, zainteresowanie to musi być stymulowane od samego początku funkcjonowania portalu. Dla spowodowania masowego wykorzystania portalu należy podjąć następujące działania: 1. Przemigrowanie obecnej treści udostępnianej przez biura oraz jednostki centralne Uczelni i udostępnianie jej wyłącznie za pośrednictwem portalu. 2. Stworzenie krótkiego przewodnika, który wskaże użytkownikowi najważniejsze zalety portalu i najciekawsze zasoby. 3. Wdrożenie elementów zachęcających do korzystania z portalu, a niezwiązanych z Uczelnią. 4. Umożliwienie wpływu na kształt portalu użytkownikom końcowym. Portal w momencie wdrożenia musi bezwzględnie posiadać rozwiązania wymienionych kwestii, aby już po pierwszym wejściu do portalu pracownik widział powody aby do niego regularnie wracać. Pierwszymi odwiedzającymi portal będą tzw. pionierzy, którzy jeśli zostaną zniechęceni, więcej do niego nie wrócą. Brak wsparcia portalu ze strony pionierów oznaczać będzie brak wczesnych naśladowców a także następnych grup konsumentów. W konsekwencji wszelkie próby promocji portalu w późniejszym okresie będą skazane na niepowodzenie. Szybkie zbudowanie struktury promującej portal pozwoli na stopniowe wdrażanie głównej funkcjonalności, która w przeciwnym razie musiałaby być wdrażana w praktycznie docelowej postaci, żeby uniknąć zniechęcenia użytkowników. Pragniemy podkreślić, że temat promocji jest odrębny od głównej funkcjonalności portalu, która powinna być atrakcyjna dla pracowników ze względów oczywistych. 4.2. Obecna strona UW Integralną częścią powyższych przygotowań jest przejrzenie istniejącej witryny UW 12

(www.uw.edu.pl) pod kątem oceny jego treści i ewentualnej możliwości przeniesienia części zawartości do nowego portalu wewnętrznego (weryfikacja merytoryczna). Istotnym aspektem są poszukiwania wśród składników obecnej witryny UW tych elementów, które są interesujące lub przydatne dla użytkowników na tyle, aby po włączeniu do nowej struktury stanowiły element przyciągający użytkowników. Innymi słowy poszukujemy gotowych elementów, które mogłyby znaleźć się w strukturze nowego portalu. Pośrednim efektem takiej analizy powinno być również ułatwienie dokonania rozgraniczenia na dwa docelowe serwisy: wewnętrzny (który jest zasadniczym tematem prac naszej grupy) oraz zewnętrzny (promocja i relacje zewnętrzne), który powinien zastąpić obecną główną stronę UW. Wyselekcjonowane zasoby należy udostępnić wyłącznie w portalu wewnętrznym w celu zwiększenia zainteresowania portalem wśród jego potencjalnych użytkowników. 4.3. Przewodnik po portalu Przewodnik po portalu powinien w prosty sposób przekazać użytkownikowi najważniejsze powody do korzystania z portalu. Powinien obejmować maksymalnie kilka kolejnych stron, najlepiej w atrakcyjnej wizualnie technologii (np. flash). Kolejnym pomysłem jest udostępnienie tip of the day, który przy każdym zalogowaniu podawałby jakąś ciekawą informację o nowościach bądź ciekawych informacjach dostępnych w portalu. 4.4. Elementy zachęcające niezwiązane z Uczelnią Optymalnym rozwiązaniem byłoby zapewnienie zasobów, które pracownik mógłby wykorzystywać zarówno w pracy jak i w domu, które stanowiłyby istotny element jego codziennego życia. Wejście do portalu powinno zapewniać mu dostęp do zasobów w innym miejscu niedostępnych, lub takich, których poszukiwanie w sieci byłoby uciążliwsze. Poniżej zebrano szereg pomysłów, jednak ważne jest wdrożenie kilku wybranych zasobów o dużym wpływie na zainteresowanie użytkowników. Możliwość ściągnięcia oprogramowania antywirusowego i antyspyware'owego. Dostęp do zniżek na sprzęt i oprogramowanie do prywatnego użytku, wynegocjowanych przez Uczelnię z dostawcami. Możliwość udostępniania w Internecie prywatnych zasobów, czyli personal hosting (blog, web portfolio, fotoalbumy itd). Przykładowo, dobrym pomysłem jest umożliwienie 13

budowania galerii zdjęć, z możliwością definiowania poziomów dostępu do poszczególnych albumów. Dodatkowo pozwoli to zebrać w jednym miejscu np. zdjęcia zrobione przez wszystkich uczestników danej ekspedycji naukowej. Gazeta Wyborcza, Rzeczpospolita i Gazeta Prawna wraz z archiwami proponuje się wykupienie wybranych zasobów pozwalających pracownikom na dostęp do materiałów które są zasobami płatnymi. Przeciętny obywatel wyszukuje w życiu codziennym wielu informacji (jak sprzedać mieszkanie, podatki i inne). Zapewnienie mu ich przyciągnie go do portalu. Wydatek rzędu kilkudziesięciu tysięcy w tym przypadku byłby uzasadniony. Zasoby te oczywiście powszechnie są wykorzystywane przez szereg kierunków na Uczelni, jednak kluczowym działaniem byłoby przyciągnięcie pracowników i studentów do portalu. Prognoza pogody ICM - jest to najbardziej znana aplikacja działająca na naszej Uczelni. Jabber wykorzystanie komunikatora wewnątrz portalu, być może połączonego z opcjonalną książką adresową. Jest to koncepcja zgodna z ogólnym kierunkiem ułatwiania kontaktu pomiędzy samymi studentami oraz pomiędzy studentami i wykładowcami za pomocą technologii Instant Messaging. Odnośniki do dobrze dobranych miejsc w Internecie dotyczących życia codziennego pracownika w Warszawie (plan miasta, wydarzenia, godziny otwarcia muzeów, urzędów). Ten zestaw musi być włączony do comiesięcznego przeglądu, aby się nie dezaktualizować. Utrzymywanie nie linków lecz samych zasobów tego typu mogłoby być zbyt czasochłonne. Zakup i instalacja technologii typu ogłoszeniowego (sprzedam, kupię, wymienię). Serwis społecznościowy - popularność serwisów typu Grono wśród pracowników UW, jest bardzo duża. Oferując im podobny mechanizm możemy przyciągnąć ich do portalu. Zwłaszcza, jeżeli umiejętnie podkreślony zostanie aspekt elitarności takiego rozwiązania. Być może zakup i instalacja technologii typu Myspace, Facebook (API Facebooka jest dostępne publicznie https://developers.facebook.com/) lub LinkedIn. Kursy walut i notowania giełdowe. To zapotrzebowanie mogłoby być zaspokajane przez elektroniczną prenumeratę czasopism. 4.5. Zapewnienie głosu środowisku użytkowników Niezbędne jest stworzenie zdefiniowanej drogi, która umożliwia łatwe i wygodne zgłaszanie pomysłów i zastrzeżeń do portalu. Każde zgłoszenie powinno otrzymać osobistą odpowiedź, a nie automatyczne potwierdzenie. Wpływ na projekt poprzez bezpośredni kontakt z możliwością przekazania opinii fizycznej osoby zwiększa zaangażowanie klientów, pozwala lepiej 14

dostosowywać portal do ich oczekiwań i jest źródłem wielu dobrych koncepcji. Co ważne, przepływ informacji legitymizuje prawidłowość działań przez łatwe wykazanie, czy osiągany jest pozytywny czy negatywny efekt, jednocześnie wskazując na możliwe działania korygujące, które należy podjąć. Dobrym rozwiązaniem byłby też blog opisujący prace nad serwisem, który powinien umożliwiać pracownikom UW zgłaszanie swoich uwag i pomysłów. Dzięki temu zespół developerów może zyskać dużą grupę testerów, a potem użytkowników portalu. 15

5. Budowanie zawartości portalu Wygląd i treść stron portalu prezentowanych danemu użytkownikowi po zalogowaniu się zależy od kilku czynników. Użytkownik posiada uprawnienia, które określają jego rolę na Uczelni i prawa. Z drugiej strony portal dysponuje zbiorem elementów (kanałów), które mogą zostać użyte jako fragmenty stron. Portal na podstawie zbioru uprawnień decyduje, które elementy mogą zostać zaprezentowane danemu użytkownikowi. Użytkownicy mogą także określać swoje indywidualne preferencje dotyczące wyświetlania elementów nieobowiązkowych (przykładowo ktoś może nie być zainteresowany informacjami o konferencjach). Na tej podstawie określany jest zbiór elementów składających się na treść stron portalu. O wyglądzie i układzie stron decydują częściowo uprawnienia (przykładowo logo danego wydziału będące fragmentem zakładki dotyczącej informacji z wydziału), a także preferencje danego użytkownika pamiętane przez system. Niniejszy rozdział poświęcony jest treści stron portalu, tj. elementom, z których portal może budować strony prezentowane użytkownikom. Kolejne rozdziały mówią odpowiednio o uprawnieniach użytkowników i wyglądzie stron portalu. Ogólnie rzecz ujmując, elementy, z których portal buduje swoją zawartość, można podzielić na dwie kategorie: Informacje i Aplikacje. Informacje to wszelkie wiadomości prezentowane użytkownikom na stronach portalu np.: informacje UW o rzeczach kluczowych, informacje wydziału, informacje o szkoleniach, wczasach, przychodniach itp. Aplikacje nie ograniczają się do prezentowania informacji, dostarczają natomiast konkretnej funkcjonalności reagując odpowiednio na dane wprowadzone przez użytkownika i znalezione w bazach, np.: ankiety, fora, systemy wymiany plików, programy wyświetlające informacje z USOS lub HMS (oceny, zajęcia, urlop itp.), formularze on-line itp. 16

5.1. Organizacja dostarczania treści do portalu Przedstawiona na schemacie konstrukcja zakłada rozproszenie źródeł informacji i aplikacji. Oznacza to, że źródła te nie są częścią oprogramowania samego portalu; są tworzone i rozwijane niezależnie od centralnego portalu. Informacje mają swoje źródło w konkretnych jednostkach, wydziałach czy instytutach. To w interesie wydziału leży, aby w portalu prezentowane były aktualne i potrzebne wiadomości. Dlatego to poszczególne jednostki powinny zadbać o utworzenie odpowiednich źródeł informacji, a w późniejszej fazie publikować swoje informacje i dbać o ich aktualność i przydatność. Portal sam w sobie nie jest źródłem informacji; pozwala jedynie użytkownikom dotrzeć do potencjalnie dla nich interesujących wiadomości bez konieczności przeszukiwania wielu źródeł. 17

Centralny portal również wymaga wdrożenia, utrzymywania i rozwijania. Do tego celu należy powołać specjalny zespół portalowy. Tworzenie i utrzymywanie źródeł informacji i aplikacji na potrzeby portalu nie będzie jednak należeć do ich obowiązków. Będą się tym zajmować osoby zewnętrzne na zlecenie zainteresowanych jednostek. Rola zespołu portalowego ograniczy się do konsultacji programistycznych na temat technik rozwijania oprogramowania i włączania gotowych komponentów do portalu. Aby portal mógł prezentować użytkownikom publikowane przez jednostki informacje i umożliwiać zdalne korzystanie z zewnętrznych narzędzi, muszą one być budowane w oparciu o konkretne technologie wspierane przez oprogramowanie silnika portalu. Stąd potrzeba wyspecyfikowania listy technologii przydatnych do publikowania informacji i tworzenia narzędzi, które za pomocą odpowiednich protokołów mogą być udostępniane przez portal użytkownikom. Zespół portalowy na podstawie specyfikacji doradzałby deweloperom zewnętrznych źródeł, a także weryfikowałby efekt ich pracy pod kątem zgodności z centralnym oprogramowaniem portalowym. Opisana wyżej idea działania portalu rodzi szereg problemów natury organizacyjnej. Wszystkie jednostki powinny mieć możliwość tworzenia źródeł informacji, jednak nie wszystkie posiadają konieczne do tego zaplecze informatyczne w postaci zasobów sprzętowych i ludzi posiadających odpowiednią wiedzę techniczną. Stąd wynika konieczność wdrożenia centralnego narzędzia, za pomocą którego informacje jednostek uboższych informatycznie będą mogły być publikowane przez personel nietechniczny. 5.2. Informacje i aplikacje Część informacyjna portalu powinna zawierać następujące ogólne grupy treści: informacje ogólnouniwersyteckie, informacje wydziałowe (o określonym priorytecie), informacje instytutowe (o określonym priorytecie), informacje katedralne (o określonym priorytecie), informacje administracji (w przypadku pracowników administracji), dla pracownika: informacje Biura Spraw Pracowniczych (BSP), Biura Spraw Socjalnych (BSS), Biura Współpracy z Zagranicą (BWZ), informacje dotyczące opieki zdrowotnej itp., dla studenta: informacje BSS, BWZ, Samorządu itp., informacje BUW, informacje wynikające z indywidualnej przynależności pracownika/studenta: Biuro Obsługi Badań, komisje, koła naukowe itp., informacje grup tworzonych przez użytkowników (grupy zajęciowe, projektowe itp.). 18