ZASADY OGÓLNE REALIZACJI PROGRAMU LLP/ERASMUS W ROKU AKADEMICKIM 2013/2014 I. ZASADY OGÓLNE Nadzór nad realizacją Programu w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej im. prof. Edwarda F. Szczepanika w Suwałkach sprawuje Rektor PWSZ w Suwałkach. Zasady realizacji oraz rekrutacji są publikowane na stronie. http://www.pwsz.suwalki.pl/web/guest/erasmus-2013/2014 II. MOBILNOŚĆ STUDENTÓW Rekrutacja Zasady rekrutacji są podawane do publicznej wiadomości, poprzez publikację na stronie uczelni. W przypadku małej ilości zgłoszeń i niewyczerpania limitów miejsc na wyjazdy studentów, na początku roku akademickiego ogłasza się rekrutację uzupełniającą. Procedura aplikacyjna na wyjazd w ramach programu Erasmus jest dwuetapowa. Student musi najpierw zostać zakwalifikowany przez uczelnię macierzystą, a następnie uzyskać akceptację uczelni/instytucji goszczącej. Podstawowe kryteria formalne kandydat do stypendium powinien być zarejestrowany jako student Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. prof. Edwarda F. Szczepanika w Suwałkach, kandydat do stypendium powinien być (w momencie wyjazdu) studentem co najmniej drugiego roku studiów pierwszego stopnia (wymóg ten dotyczy wyjazdów na studia), spośród kandydatów, którzy złożą dokumenty aplikacyjne pierwszeństwo do przyznania stypendium będą mieli studenci z jak najwyższą średnią ocen oraz z jak najlepszą znajomością języka obcego kraju docelowego lub języka wykładowego uczelni/instytucji goszczącej, z wyjazdu na studia w ramach programu Erasmus student może skorzystać tylko raz, natomiast nie można przyznać prawa do ponownego wyjazdu w ramach realizacji studiów, można natomiast zakwalifikować go do wyjazdu na praktyki; w czasie trwania stypendium nie jest możliwe korzystanie z dofinansowania oferowanego przez inne programy Unii Europejskiej; przed wyjazdem na studia/praktyki kandydat powinien mieć zatwierdzony Learning Agreement (porozumienie o programie zajęć dla studentów wyjeżdżających na studia) lub Training Agreement (porozumienie o programie praktyki dla studentów wyjeżdżających na praktyki) w Polsce - na podstawie Art. 43 pkt.2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, osobami uprawnionymi do korzystania z oferty Erasmusa na zasadach obowiązujących obywateli polskich, są: cudzoziemcy, którym udzielono zezwolenia na osiedlenie się; posiadacze ważnej Karty Polaka; 1
2 Załacznik nr 1 do Zarzadzenia nr 51/13 cudzoziemcy posiadający status uchodźcy nadany w Rzeczypospolitej Polskiej; cudzoziemcy korzystający z ochrony czasowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej cudzoziemcy, którym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej udzielono zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Wspólnot Europejskich; cudzoziemcy, którym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej udzielono zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony w związku z okolicznością, o której mowa w art. 53 ust. 1 pkt 7, 13 i 14 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach (Dz. U. Nr 128, poz. 1175, z późn. zm.1)); cudzoziemcy, którym udzielono ochrony uzupełniającej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; Wyjazd na studia: Uczelniane zasady składania wniosków o przyznanie stypendium Student zainteresowany otrzymaniem stypendium składa do Koordynatora Programu Erasmus następujące dokumenty: formularz zgłoszeniowy pobrany ze strony internetowej wraz z ewentualnymi załącznikami, dokument potwierdzający znajomość języka obcego (np.: certyfikat, zaświadczenie ze szkoły językowej, zaświadczenie od prywatnego nauczyciela, zaświadczenie od nauczyciela akademickiego) jeśli takim dysponuje. Terminy aplikowania Terminy aplikowania określa Koordynator Programu Erasmus i są one publikowane na stronie uczelni/ogłaszane za pomocą plakatów i ogłoszeń na tablicach informacyjnych.w przypadku, gdy liczba zgłoszeń i zakwalifikowanych osób w rekrutacji wiosennej będzie niższa niż ilość miejsc zakontraktowanych w ramach Umowy Finansowej lub nie będzie wyczerpywać środków finansowych przeznaczonych na wyjazdy studentów na studia, na początku roku akademickiego 2013/14 zostanie ogłoszona uzupełniająca rekrutacja. Terminy rekrutacji uzupełniającej określa Uczelniany Koordynator Programu Erasmus i po zatwierdzeniu ich przez Rektora PWSZ w Suwałkach publikuje na stronie internetowej uczelni. Kwalifikacja Dokumenty kandydatów są przekazywane Komisji Rekrutacyjnej dokonującej kwalifikacji studentów na podstawie złożonych dokumentów i w razie konieczności rozmowy kwalifikacyjnej. Następnie Koordynator sporządza Protokół z rekrutacji studentów, który wraz z listą osób zakwalifikowanych i rezerwowych jest zatwierdzany przez Rektora PWSZ w Suwałkach. Na podstawie Protokołu z rekrutacji wszyscy studenci, którzy zostali zakwalifikowani na wyjazd w ramach programu Erasmus zostają o tym poinformowani za pomocą poczty elektronicznej. Jednocześnie są proszeni o przygotowanie dokumentów aplikacyjnych do uczelni goszczącej. Od decyzji Komisji Rekrutacyjnej nie przysługuje odwołanie. Zasady aplikacyjne obowiązujące w uczelniach partnerskich Studenci zakwalifikowani na wyjazd przygotowują dokumenty aplikacyjne do uczelni partnerskiej. Dokumenty powinny być pobrane ze strony uczelni partnerskiej i powinny zawierać m.in.:
dokument aplikacyjny, Porozumienie o programie zajęć/learning Agreement oraz inne wymagane dokumenty. Porozumienie o programie zajęć/learning Agreement (LA) musi zostać przygotowane w porozumieniu z Koordynatorem Erasmusa, przez niego podpisane oraz zatwierdzone przez Dyrektora Instytutu. LA jest podstawą do odbywania studiów w zagranicznej uczelni. Student powinien również zapoznać się z zasadami przyznawania zakwaterowania na uczelni goszczącej i jeśli to możliwe dołączyć wypełniony formularz dotyczący zakwaterowania do dokumentów aplikacyjnych. Komplet dokumentów aplikacyjnych należy dostarczyć do Biura Koordynatora Erasmus w okresie umożliwiającym ich terminowe wysłanie do uczelni partnerskiej. Termin wysłania dokumentów jest uzależniony od uczelni partnerskiej, dlatego wcześniej należy zapoznać się z warunkami przyjęcia w ramach programu Erasmus (termin jest najczęściej publikowany na stronie internetowej partnera). Na podstawie listu akceptującego (lub innej pisemnej informacji) wystosowanego przez uczelnię goszczącą student otrzymuję umowę na wyjazd Erasmus. Studenci, którzy zakwalifikowani zostali na wyjazd w ramach programu, ale nie zaliczyli semestru poprzedzającego wyjazd lub uzyskali warunkowe zaliczenie semestru tracą prawo do realizacji wyjazdu w ramach Programu. Wyjazd na praktykę: Student zainteresowany otrzymaniem stypendium na praktykę składa do Koordynatora Erasmus następujące dokumenty: formularz zgłoszeniowy pobrany ze strony internetowej: zgoda Dyrektora Instytutu na indywidualną organizację studiów (jeśli praktyka miałaby odbywać się w trakcie trwania zajęć na uczelni macierzystej); dokument potwierdzający znajomość języka obcego (np: certyfikat, zaświadczenie ze szkoły językowej, zaświadczenie od prywatnego nauczyciela, zaświadczenie od nauczyciela akademickiego), jeśli student taki posiada. Terminy aplikowania Terminy aplikowania określa Koordynator Programu Erasmus i są one publikowane na stronie uczelni/ogłaszane za pomocą plakatów i ogłoszeń na tablicach informacyjnych. W przypadku braku zgłoszeń złożonych w w/w terminach aplikacje będą rozpatrywane w sposób ciągły do momentu wykorzystania środków finansowych. Ostateczny termin składania aplikacji na wyjazd na praktyki określa Koordynator Uczelniany Programu. Kwalifikacja Dokumenty kandydatów są przekazywane Komisji Rekrutacyjnej dokonującej kwalifikacji studentów na podstawie złożonych dokumentów i rozmowy kwalifikacyjnej. 3
4 Załacznik nr 1 do Zarzadzenia nr 51/13 Następnie Koordynator sporządza Protokół z rekrutacji studentów na wyjazd, który jest przekazywany do Rektora PWSZ w Suwałkach do zatwierdzenia. Od decyzji Komisji Rekrutacyjnej nie przysługuje odwołanie. W przypadku aplikacji złożonych po zamknięciu rekrutacji (tzw. rekrutacja ciągła) decyzję o kwalifikacji kandydata na wyjazd podejmuje Koordynator Programu Erasmus. Na podstawie Protokołu z rekrutacji/decyzji Rektora PWSZ w Suwałkach studenci zakwalifikowani na praktykę są o tym fakcie informowani za pomocą poczty elektronicznej, pisemnie lub telefonicznie. W przypadku spłynięcia większej ilości zgłoszeń wyjazdów na praktyki niż środków zagwarantowanych na realizację wymiany pierwszeństwo w przyznaniu stypendiów będą miały osoby, które: osiągnęły najlepsze wyniki w nauce nie były wcześniej stypendystami programu Erasmus W takim przypadku ostateczną decyzję o kwalifikacji kandydatów podejmuje Rektor PWSZ w Suwałkach. Miejsce praktyki Student może skorzystać z oferty praktyk publikowanej na stronie internetowej uczelni. Może również samodzielnie wskazać instytucję, w której praktykę chciałby odbywać. Praktyka odbywa się na podstawie podpisanego Porozumienia o programie praktyk/training Agreement (wraz z Kartą Jakości Praktyk), który zostaje uzgodniony pomiędzy studentem, uczelnią a instytucją partnerską. Program praktyki jest przygotowany przez studenta w porozumieniu z Koordynatorem Programu Erasmus/Dyrektorem Instytutu oraz instytucją przyjmującą. Dokument zatwierdza Rektor PWSZ w Suwałkach. W przypadku wyjazdu na praktyki konieczna jest pisemna akceptacja studenta ze strony instytucji partnerskiej, która daje podstawy do wystawienia umowy o grant Erasmus. Ubezpieczenie Każdy stypendysta Erasmusa jest zobowiązany ubezpieczyć się i przed wyjazdem uzyskać odpowiednie ubezpieczenie zdrowotne. Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego wydawana przez NFZ gwarantuje podstawowe ubezpieczenie zdrowotne; Karta obowiązuje tylko w krajach Unii Europejskiej i obejmuje tylko część świadczeń związanych z leczeniem. Na wniosek zainteresowanego Koordynator Programu Erasmus wystawia zaświadczenie o wyjeździe na studia/praktyki zagraniczne, na podstawie którego NFZ wydaje studentowi Europejską Kartę Zdrowia. Zalecane jest także wykupienie innego ubezpieczenia: od nieszczęśliwych wypadków oraz w przypadku praktyki zagranicznej ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Umowa i wypłata stypendium Umowa zostaje sporządzona w dwóch egzemplarzach: jeden dla uczelni, drugi dla studenta. Na podstawie umowy wypłacane jest studentowi stypendium. Wypłata grantu następuje w ratach w sposób określony w umowie na indywidualny rachunek bankowy studenta. Umowa określa również zasady rozliczenia pobytu w ramach Programu. Ostateczne wysokości stawek stypendium zostaną ustalone
5 Załacznik nr 1 do Zarzadzenia nr 51/13 po otrzymaniu z Narodowej Agencji informacji o wysokości grantu na rok 2013/14. Ostateczna wysokość stypendium przysługująca studentowi określana jest na podstawie Zaświadczenia potwierdzającego okres pobytu w zagranicznej uczelni/instytucji. Zmiany do Learning Agreement/Training Agreement. Student przebywający na wymianie ma możliwość zmiany określonego przez wyjazdem Learning Agreement/Porozumienie o programie studiów. Zmiana ta musi być dokonana najpóźniej w okresie do miesiąca od rozpoczęcia studiów na zagranicznej uczelni. Student jest również zobligowany do zmiany Learning Agreement w przypadku przedłużenia pobytu w zagranicznej uczelni partnerskiej. Dostarczenie zmian do LA jest warunkiem ewentualnej wypłaty stypendium na przedłużony okres pobytu. Rozliczenie/przedłużenie pobytu Po powrocie ze stypendium student zobowiązany jest dostarczyć do Koordynatora Erasmus komplet dokumentów: Wyjazd na studia: wykaz uzyskanych zaliczeń (Transcript of Records); zaświadczenie potwierdzające okres pobytu; wypełnioną Ankietę Stypendysty Erasmus. Wyjazd na praktyki: zaświadczenie zaliczenia praktyki wraz z oceną; zaświadczenie potwierdzające okres pobytu; dzienniczek praktyk z odbytej praktyki; wypełnioną Ankietę Stypendysty Erasmus. Oryginały dokumentów dotyczące przebiegu studiów i praktyki odbytej za granicą przekazywane są przez Koordynatora Erasmus do właściwego Instytutu i są dołączane do akt studenta. Student przebywający już na stypendium Erasmus ma możliwość przedłużenia pobytu i otrzymania grantu na kolejny semestr pod warunkiem, że: przedłużenie pobytu dotyczy przedłużenia na semestr letni; student uzyskał zaliczenia za pierwszy semestr i uzyskał pisemną zgodę Koordynatora Programu Erasmus/Dyrektora Instytutu na przedłużenie pobytu oraz pisemną zgodę instytucji goszczącej na przedłużenie pobytu; uczelnia dysponuje jeszcze środkami na wypłaty stypendiów Erasmus na dany rok akademicki, przygotował Learning Agreement na kolejny semestr Przedłużenia praktyki są możliwe po otrzymaniu zgody Koordynatora Programu Erasmus/Dyrektora Instytutu oraz instytucji goszczącej. Przedłużenie finansowania zależy od dostępności środków finansowych programu Erasmus, przeznaczonych na wypłatę stypendiów na praktyki. Studenci niepełnosprawni Studenci niepełnosprawni ubiegają się o wyjazd w programie Erasmus na tych samych zasadach, co pozostali studenci, tzn. muszą przejść rekrutację na wyjazdy. Oznacza to, że muszą spełniać kryteria stawiane przed kandydatami, w tym dwa podstawowe: mieć dobre wyniki w nauce i znać język, w jakim będą prowadzone zajęcia w zagranicznej uczelni. Studenci z orzeczonym stopniem niepełnosprawności, którzy zakwalifikowali się na wyjazd w ramach Erasmusa, mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie
w Narodowej Agencji w ramach specjalnego funduszu w budżecie Erasmusa. Wnioski o dodatkowe środki należy składać tylko i wyłącznie za pośrednictwem Koordynatora Programu Erasmus. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku są dostępne na stronie internetowej www.erasmus.org.pl. Informacje o stypendium (studenci) Stypendium ma charakter dofinansowania i nie służy pokryciu pełnych kosztów podróży i utrzymania za granicą. Stypendium jest wypłacane raz w miesiącu pierwsza rata przed wyjazdem. Stawki miesięcznego stypendium wypłacanego przy wyjazdach do tych samych krajów dla studentów wszystkich Instytutów Uczelni są takie same. Wysokość miesięcznego stypendium uzależniona jest od kraju docelowego studiów/praktyk zagranicznych. Ostateczna kwota wypłaconych środków uzależniona jest od długości pobytu określanego na podstawie potwierdzenia o długości pobytu wystawionego przez instytucję przyjmującą. Okres pobytu nalicza się w zaokrągleniu do jednej czwartej miesiąca. Wysokość stypendium może ulec zmianie w wyniku redystrybucji zwolnionych lub uzyskania dodatkowych środków finansowych. Wypłata stypendium jest dokonywana poprzez przelewy bankowe na wskazany przez studenta indywidualny rachunek bankowy określony w Umowie. Wypłata stypendium następuje w ratach określonych w Umowie. Pierwsza rata stypendium zostaje wypłacona po podpisaniu Umowy pomiędzy studentem a uczelnią na indywidualny rachunek studenta. Uczelnia gwarantuje wypłatę stypendium na pierwotnie uzgodniony okres pobytu w uczelni partnerskiej. Wypłata stypendium na ewentualne uzgodnione pomiędzy stronami przedłużenie pobytu nie jest gwarantowana. Wysokość stypendium na przedłużony okres pobytu uzależniona będzie od wysokości dostępnych środków finansowych. Rozliczenie wypłaconych środków finansowych uzależnione jest od dostarczenia dokumentów wskazanych w Umowie pomiędzy studentem i uczelnią. W przypadku niedopełnienia wymaganych formalności student może zostać zobowiązany przez uczelnię do zwrotu wypłaconego stypendium. III. MOBILNOŚĆ PRACOWNIKÓW Pracownicy uczelni mają możliwość uzyskania stypendium na wyjazdy w celu: Prowadzenia zajęć dydaktycznych (tzw. Teaching Staff Assignments)- STA Szkoleniowym (Staff Training Mobility)- STT Wyjazd w celu realizacji zajęć dydaktycznych (tzw. Teaching Staff Assignments/STA) 6
7 Załacznik nr 1 do Zarzadzenia nr 51/13 wyjazdy w ramach Teaching Staff Assignments mają na celu prowadzenie zajęć dydaktycznych w uczelni partnerskiej dla studentów tej uczelni; pobyt w uczelni zagranicznej może trwać od 1 do 6 tygodni (krótsze pobyty są dopuszczalne jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych wypadkach); minimalna liczba przeprowadzonych zajęć dydaktycznych wynosi 5 godzin (przy wyjazdach trwających tydzień); przed wyjazdem nauczyciel akademicki jest zobowiązany ustalić planowany program dydaktyczny w zagranicznej uczelni (Indywidualny Program Nauczania), który musi zatwierdzić uczelnia macierzysta (Rektor PWSZ w Suwałkach) i goszcząca. Wyjazd szkoleniowy Ze stypendium na wyjazd szkoleniowy mogą skorzystać pracownicy uczelni nauczyciele akademiccy i inni pracownicy. Pracownicy uczelni mogą wyjechać do partnerskich uczelni albo do instytucji nieakademickich za granicą (np. przedsiębiorstw, placówek badawczych, organizacji) w celu doskonalenia swoich umiejętności i kwalifikacji, wymiany doświadczeń, poszerzania wiedzy w danej dziedzinie (udział w szkoleniach, seminariach, warsztatach, wizyta studyjna, itp.). Pobyt w zagranicznej instytucji może trwać od 1 do 6 tygodni (krótsze pobyty są dopuszczalne jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych wypadkach). Podstawą realizacji wyjazdu tego typu jest Indywidualny Plan Pracy (Individual Work Programme) przygotowany przez pracownika. Plan ten musi zostać zaakceptowany przez macierzystą uczelnię i instytucję goszczącą oraz podpisany przez wszystkie trzy strony (obie instytucje i pracownika). Podstawowe kryteria formalne: Do udziału w programie są uprawnieni: pracownicy uczelni (zatrudnieni na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno prawnej) osoby będące obywatelami krajów uczestniczących w programie a także osoby mające kartę stałego pobytu lub status uchodźcy w jednym z tych krajów. W Polsce - na podstawie Art. 43 pkt.2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, osobami uprawnionymi do korzystania z oferty Erasmusa na zasadach obowiązujących obywateli polskich, są: a) cudzoziemcy, którym udzielono zezwolenia na osiedlenie się; b) posiadacze ważnej Karty Polaka; c) cudzoziemcy posiadający status uchodźcy nadany w Rzeczypospolitej Polskiej; d) cudzoziemcy korzystający z ochrony czasowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej e) cudzoziemcy, którym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej udzielono zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Wspólnot Europejskich f) cudzoziemcy, którym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej udzielono zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony w związku z okolicznością, o której mowa w art. 53 ust. 1 pkt 7, 13 i 14 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach (Dz. U. Nr 128, poz. 1175, z późn. zm.1)); g) cudzoziemcy, którym udzielono ochrony uzupełniającej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
Kryteria podstawowe stawiane kandydatom do wyjazdu: kompetencje językowe umożliwiające obycie zajęć/szkolenia w zagranicznej uczelni doświadczenie zawodowe. Kryteria dodatkowe wyjazdy nauczycieli akademickich Pierwszeństwo udziału w Programie mają: osoby, ubiegające się o wyjazd po raz pierwszy pracownicy z młodszym stażem ( do 20 lat stażu pracy), dla których udział w Programie stanowi ważny element rozwoju kariery naukowej osoby wspomagające/aktywnie działające na rzecz realizacji programu Erasmus, których wyjazd na stypendium Programu Erasmus przynosi korzyści z dodatkowych działań podejmowanych podczas pobytu (np. realizacja kursów intensywnych Erasmusa, nawiązanie nowej współpracy w ramach Programu, realizacja projektów zintegrowanych studiów, dydaktyczno naukowych projektów bilateralnych lub międzynarodowych itp.) Osoby zainteresowane wyjazdem powinny w terminie wyznaczonym przez Koordynatora Programu Erasmus (publikowane na stronie uczelni) złożyć w Biurze Koordynatora Erasmus swoje zgłoszenie decyduje data wpływu dokumentów do Biura Koordynatora Erasmus. Zgłoszenie powinno zawierać: Formularz zgłoszeniowy pobrany ze strony internetowej uczelni, podpisany przez osobę aplikującą oraz bezpośredniego przełożonego Indywidualny Program Nauczania podpisany ze strony uczelni macierzystej przez Rektora PWSZ w Suwałkach Indywidualny Program Nauczania stanowi podstawę do kwalifikacji kandydata na wyjazd. IPN jest podpisywany przez Rektora PWSZ w Suwałkach. Ocenie podczas kwalifikacji podlegać będzie: kompletność i szczegółowość Programu oraz korzyści dla uczelni i pracownika z dodatkowych działań podejmowanych podczas pobytu. Kwalifikację kandydatów do stypendium przeprowadza Komisja Rekrutacyjna powołana przez Rektora PWSZ w Suwałkach składająca się z: Prorektor ds. studenckich i dydaktyki, Koordynatora Programu Erasmus, dodatkową osobę zaangażowaną w realizację programu Erasmus na uczelni. Komisja sporządzi listę zakwalifikowanych do stypendium osób oraz listę rezerwową, które zatwierdzi Rektor PWSZ w Suwałkach. W przypadku dużej liczby zgłoszeń ilość przyznanych wyjazdów na poszczególne instytuty zależeć będzie od ilości zaplanowanych do realizacji wyjazdów w ramach Umowy Finansowej oraz ilości zgłoszonych wyjazdów z poszczególnych instytutów uczelni (% aplikacji z wydziału w stosunku do zgłoszonych wszystkich wyjazdów w rekrutacji). W przypadku, gdy w wyniku podziału grantu na wyjazdy STA zostaną niezagospodarowane środki finansowe możliwa jest realizacji więcej ilości wyjazdów niż zaplanowano w umowie finansowej. W takiej sytuacji wyjazdy dodatkowe realizowane będą według kolejności na liście kwalifikacyjnej. Osoby zakwalifikowane do wyjazdu zostaną o tym fakcie poinformowane za pomocą poczty elektronicznej. 8
Wynik rekrutacji zostanie również opublikowany na stronie uczelni. Od decyzji Komisji nie przysługuje odwołanie. W przypadku niewyczerpania środków finansowych dodatkowe aplikacje będą przyjmowane w sposób ciągły do wyczerpania środków z grantu. Ostateczny termin składania aplikacji na wyjazdy nauczycieli akademickich określa Koordynator Programu Erasmus. Kryteria dodatkowe wyjazd szkoleniowe Pierwszeństwo udziału w Programie mają: pracownicy nie będący pracownikami akademickimi osoby, ubiegające się o wyjazd po raz pierwszy pracownicy z młodszym stażem (do 20 lat stażu pracy), dla których udział w Programie stanowi ważny element rozwoju kariery zawodowej Osoby zainteresowane wyjazdem powinny w terminie wyznaczonym przez Koordynatora Programu Erasmus (publikowane na stronie uczelni) złożyć w Biurze Koordynatora Programu Erasmus swoje zgłoszenie zatwierdzone przez przełożonego. Zgłoszenie powinno zawierać: Formularz zgłoszeniowy pobrany ze strony internetowej uczelni, podpisany przez osobę aplikującą i bezpośredniego przełożonego Indywidualny Program Pracy podpisany przez ze strony uczelni macierzystej przez kierownika jednostki Indywidualny Program Pracy stanowi podstawę do kwalifikacji kandydata na wyjazd. IPP jest podpisywany przez kierownika jednostki (dziekana/dyrektora itp.). Ocenie podczas kwalifikacji podlegać będzie: kompletność i szczegółowość Programu oraz oczekiwane rezultaty wyjazdu. Kwalifikację kandydatów do stypendium przeprowadza Komisja Rekrutacyjna powołana przez Rektora PWSZ w Suwałkach składająca się z: Prorektor ds. studenckich i dydaktyki, Koordynatora Programu Erasmus, dodatkową osobę zaangażowaną w realizację programu Erasmus na uczelni. Komisja sporządzi listę zakwalifikowanych do stypendium osób oraz listę rezerwową, którą zatwierdzi Rektor PWSZ w Suwałkach. Osoby zakwalifikowane do wyjazdu zostaną o tym fakcie poinformowane za pomocą poczty elektronicznej/telefonicznie lub pisemnie. Wynik rekrutacji zostanie również opublikowany na stronie uczelni. Od decyzji Komisji nie przysługuje odwołanie. W przypadku niewyczerpania środków finansowych dodatkowe aplikacje będą przyjmowane w sposób ciągły do wyczerpania środków z grantu. Ostateczny termin składania aplikacji na wyjazdy kadry określa Koordynator Programu Erasmus. Wyjazdy finansowane z Programu Erasmus są realizowane zgodnie z procedurą wyjazdów zagranicznych obowiązującą na uczelni. Minimum 14 dni przed planowaną realizacją wyjazdu do Biura Koordynatora Programu Erasmus należy dostarczyć podpisaną i zatwierdzoną przez instytucję przyjmującą uaktualnioną wersję Indywidualnego Programu Nauczania/Indywidualnego Programu Pracy (jeśli dotyczy). 9
Umowa o wypłatę grantu (stypendium) Na podstawie Indywidualnego Programu Nauczania/Programu Pracy przygotowywana jest umowa (w 2 eg.) na realizację wyjazdu i wypłatę grantu. Umowa określa zasady realizacji i rozliczenia wyjazdu oraz wysokość i sposób wypłaty stypendium. Stypendium jest wypłacane przed wyjazdem po podpisaniu Umowy. Ostateczna wysokość stypendium określana jest na podstawie dostarczonego Zaświadczenia potwierdzającego długość pobytu oraz ilość zrealizowanych godzin dydaktycznych. Ostateczna wysokość stawek stypendium zostanie określona po otrzymaniu z Narodowej Agencji Programu Erasmus informacji o wysokości grantu na rok 2013/14. Rozliczenie wyjazdu: Po zrealizowaniu wyjazdu pracownik zobowiązany jest dostarczyć Uczelni następujące dokumenty: zaświadczenie z instytucji przyjmującej potwierdzającej okres pobytu oraz ilość przeprowadzonych zajęć dydaktycznych lub że planowany Program Nauczania/ Pracy został zrealizowany; sprawozdanie z wyjazdu Ankietę Stypendysty Erasmus. Pracownicy niepełnosprawni Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności, mogą ubiegać się o dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych. Wnioski o dodatkowe środki należy składać tylko i wyłącznie za pośrednictwem Koordynatora Programu Erasmus. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku są dostępne na stronie internetowej www.erasmus.org.pl. Przyjęcie studenta z zagranicy Student zagraniczny zainteresowany odbyciem studiów w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej im. prof. Edwarda F. Szczepanika w Suwałkach zobowiązany jest dostarczyć do Biura Koordynatora Programu Erasmus: wypełniony formularz zgłoszeniowy: Application Form Learning Agreement zatwierdzonym przez swoją uczelnię macierzystą. Wykaz dotychczasowych zaliczeń( Transcript of Records ) - opcjonalnie Aplikacja studenta z zagranicy jest wysyłana do Dyrektora Instytutu do zatwierdzenia. Na podstawie formularza zgłoszeniowego Koordynator Programu Erasmus przygotowuje List akceptujący dla studenta oraz Skierowanie na studia we właściwym Instytucie. Dokumenty aplikacyjne wraz ze Skierowaniem są przekazywane do Instytutu, który rejestruje studenta w wykazie studentów PWSZ w Suwałkach i wydaje legitymację studencką. Student zagraniczny uczestniczący w wymianie Erasmus zwolniony jest z opłat za studia. Potwierdzeniem zaliczenia programu studiów jest Wykaz zaliczeń (Transcript of Records) przygotowany w 3 egzemplarzach przez Koordynatora Programu Erasmus na podstawie karty zaliczeń i podpisany przez Dyrektora Instytutu. Jeden egzemplarz Wykazu zaliczeń jest dołączony do dokumentów studenta w danym 10
Instytucie, drugi pozostaje w Biurze Koordynatora Programu Erasmus, trzeci zostaje przekazany studentowi lub wysłany do uczelni macierzystej studenta. Przyjęcia pracownika z zagranicy Przyjęcie przez jednostkę uczelni pracownika z zagranicy przyjeżdżającego do Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. prof. Edwarda F. Szczepanika w Suwałkach w celu realizacji zajęć dydaktycznych lub szkolenia jest zgłaszane do Biura Koordynatora Programu Erasmus za pomocą formularza Wniosek o przyjęcie gościa. Realizacja wizyty odbywa się w oparciu o Program (Indywidualny Program Nauczania lub inny wymagany przez stronę wysyłającą dokument) zatwierdzony przez Dyrektora Instytutu lub Kierownika jednostki przyjmującej. Potwierdzenie zrealizowania zajęć dydaktycznych oraz terminy pobytu wystawia Biuro Karier (po uzyskaniu informacji z Instytutu lub innej jednostki uczelni na ten temat) lub Dyrektor Instytutu/Kierownik jednostki organizacyjnej Uczelni. Kopia dokumentu potwierdzająca zrealizowanie wizyty zostaje dołączona do dokumentacji znajdującej się Biurze Koordynatora Programu Erasmus. Informacje o stypendium (pracownicy) Stypendium ma charakter dofinansowania i jest przeznaczone na pokrycie dodatkowych, a nie pełnych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w uczelni/ instytucji partnerskiej Stypendium wypłacane jest przed wyjazdem. Stawki stypendium wypłacanego przy wyjazdach o tym samym charakterze do tych samych krajów dla wszystkich pracowników Uczelni są takie same. Stawki stypendium mają charakter ryczałtu. Podstawą wypłaty grantu jest podpisanie Umowy. Wypłata grantu jest dokonywana poprzez przelew bankowy na wskazany przez pracownika indywidualny rachunek bankowy określony w Umowie. Ostateczna wysokość grantu uzależniona jest od długości pobytu potwierdzonego przez instytucję przyjmującą. Okres pobytu określa się w zaokrągleniu do 1 dnia. Rozliczenie grantu uzależnione jest od dostarczenia dokumentów określonych w Umowie pomiędzy pracownikiem a uczelnią. W przypadku niedostarczenia wymaganych dokumentów Uczelnia ma prawo do wezwania pracownika do zwrotu wypłaconego stypendium. Sporządził: Zaakceptował: Zatwierdził: prof. dr hab. Jerzy Sikorski - Rektor Barbara Kacprzyk-Gnoza Anna Poźniak Z-ca Kanclerza PWSZ PWSZ.......... Suwałki, data.... Suwałki, data.... Suwałki, data.... 11