Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług serwisowych dla urządzeń wielofunkcyjnych (kopiarko-drukarka-skaner) wymienionych w Tabeli nr 1 niniejszego dokumentu, polegających na usuwaniu usterek oraz wykonywaniu niezbędnych napraw i przeglądów w/w urządzeń eksploatowanych w jednostkach (lokalizacjach) BGK, w tym wymianie niezbędnych Materiałów Eksploatacyjnych. Wykaz jednostek Zamawiającego, w których będą dokonywane usługi serwisowe, zawarty jest w Tabeli nr 2 niniejszego dokumentu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji urządzeń wielofunkcyjnych pomiędzy posiadanymi lokalizacjami na terenie Polski lub do nowej lokalizacji w trakcie obowiązywania Umowy. Wykonawca zobowiązuje się realizować dostawy i instalacje niezbędnych Materiałów Eksploatacyjnych (w tym tonerów) i Części Zamiennych, których wykaz wraz z cenami jednostkowymi zawarty jest Formularzu cenowym Wykonawcy, jak również części zamiennych nieujętych w Formularzu cenowym. Dostawy odbywać się będą do jednostek Zamawiającego wraz z wniesieniem do pomieszczenia/pokoju wskazanego przez Zamawiającego oraz wykonaniem usługi serwisowej niezbędnej do przywrócenia prawidłowej pracy danego urządzenia wielofunkcyjnego. Wszelkie prace serwisowe będą przeprowadzane na wniosek i przy nadzorze Zamawiającego przez wykwalifikowany personel Wykonawcy/podwykonawcy posiadający odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie serwisowanych urządzeń. Dopuszcza się możliwość samodzielnej instalacji tonerów przez Zamawiającego na wniosek Zamawiającego. Zamawiający wymaga, aby podmiot, który będzie świadczył usługi w zakresie serwisu urządzeń posiadał znajomość budowy, zasady działania oraz specyfikacji urządzeń marki, których wykaz znajduje się w Tabeli nr 1. Wszelkie Materiały Eksploatacyjne oraz Części Zamienne dostarczone przez Wykonawcę muszą być oryginalne (tj. wyprodukowane przez producenta sprzętu, do którego zostały przeznaczone), fabrycznie nowe, wyprodukowane bez naruszenia praw właściciela marki towarowej, którą są sygnowane, nieuszkodzone, nienaprawiane, nieregenerowane, kompletne i wolne od wad fizycznych i prawnych, z nienaruszonymi cechami pierwotnego opakowania. Pod pojęciem fabrycznie nowe należy rozumieć pełnowartościowe Materiały Eksploatacyjne i Części Zamienne, które w całym swoim procesie produkcyjnym są wytwarzane z elementów wcześniej nieużytkowanych, wyprodukowane zostały bez naruszenia praw własnościowych i patentowych ich właścicieli lub za ich zgodą oraz nie noszą jakichkolwiek śladów używania bądź uszkodzenia. Jednocześnie Zamawiający nie dopuszcza Materiałów Eksploatacyjnych posiadających tzw. pojemności startowe. Oryginalne Materiały Eksploatacyjne muszą posiadać znak firmowy producenta, etykiety zawierające numer katalogowy i termin ważności/produkcji. W czasie trwania Umowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamówienia wraz z wymianą Części Zamiennych innych niż określone w Formularzu cenowym, tj. np. takich, które mogą ulec awarii bądź zniszczeniu z przyczyn eksploatacyjnych lub niewłaściwej obsługi przez użytkowników. Zamówienia te będą realizowane na podstawie osobnych wycen, przedstawianych przez Wykonawcę. Każda wycena będzie podlegała akceptacji Zamawiającego. Strona 1 z 9
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca na swój koszt zobowiązany jest także do odbierania, co najmniej raz w miesiącu, na zlecenie Zamawiającego, z miejsc, w których zainstalowane są urządzenia wielofunkcyjne, zużytych Materiałów Eksploatacyjnych (tonery i pojemniki na zużyty toner) celem przekazania ich do utylizacji zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. Zużyte Części Zamienne i Materiały Eksploatacyjne pozostałe po zrealizowanej wymianie bądź naprawie, odbierane będą niezwłocznie przez pracowników Wykonawcy w celu ich utylizacji zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. Odbiór każdorazowo zostanie potwierdzony e-mailowo przez Wykonawcę. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca na swój koszt zobowiązany jest do przeprowadzania diagnozy zgłaszanego uszkodzonego urządzenia wielofunkcyjnego przez Zamawiającego w lokalizacji Zamawiającego. Usługi serwisowe świadczone będą bezpośrednio w jednostkach Zamawiającego, a godziny wykonywania usługi na terenie danej jednostki zostaną uzgodnione każdorazowo przez Wykonawcę z jednostką Zamawiającego, na terenie której usługa będzie realizowana. Wykonawca poinformuje Zamawiającego o planowanej wizycie co najmniej z dwugodzinnym wyprzedzeniem wraz ze wskazaniem osoby (co najmniej imię, nazwisko oraz numer telefonu), która będzie realizowała usługę. Usługi serwisowe świadczone będą przez Wykonawcę na podstawie zgłoszeń dokonywanych e- mailowo przez wyznaczonych pracowników Zamawiającego. Zamawiający wymaga, aby przyjęte przez Wykonawcę zgłoszenie awarii lub niesprawności urządzenia posiadało nadany przez Wykonawcę jeden numer przez cały okres jego realizacji, niezależnie od etapu, np. diagnoza, wycena, naprawa. Realizacja zgłoszenia (tj. podjęcia zgłoszenia przez Wykonawcę oraz przywrócenia prawidłowej pracy urządzenia wielofunkcyjnego) musi nastąpić w czasie nie dłuższym niż 48 godzin zegarowych, licząc od dnia roboczego następującego po przekazaniu zamówienia drogą elektroniczną (e-mail) (termin ten może zostać skrócony przez Wykonawcę w ramach kryteriów oceny ofert). Do czasu realizacji naprawy lub dostawy nie wlicza się dni wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy u Zamawiającego. W przypadku braku możliwości realizacji naprawy Sprzętu w powyższym terminie, Wykonawca poinformuje o tym fakcie Zamawiającego oraz na jego życzenie dostarczy bezpłatnie urządzenie zastępcze o standardzie i parametrach nie gorszych od urządzenia wyłączonego z, w terminie do 24 godzin zegarowych liczonych od momentu upływu ww. 48 godzinnego terminu. Wszelkie nośniki danych, w przypadku ich uszkodzenia, pozostają własnością Zamawiającego i nie podlegają przekazaniu do serwisu. Wykonawca jest zobowiązany sporządzić protokół odbioru Usługi serwisowej każdorazowo po wykonaniu usług, z wyszczególnieniem wymienionych Części zamiennych lub Materiałów eksploatacyjnych/dokonanych czynności oraz dołączyć go do wystawianej faktury VAT (protokół dla swej ważności wymaga podpisu osób ze strony Zamawiającego i Wykonawcy). Wzór protokołu odbioru musi zostać uzgodniony z Zamawiającym po zawarciu Umowy. Wykonawca zobowiązuje się do każdorazowego podania w treści protokołu, co najmniej następujących danych: a. daty i godziny: przyjęcia zgłoszenia, podjęcia naprawy i jej zakończenia, b. model, numer seryjny, aktualny stan licznika, c. czynności serwisowych oraz wszelkich prac związanych z przeglądami, regulacjami i naprawami urządzeń kopiująco drukujących, Strona 2 z 9
d. wyszczególnienie wymienionych uszkodzonych części wraz z numerami seryjnymi części która została wymieniona oraz nowej, jeśli posiada takie oznaczenie, e. dokładnych cen poszczególnych usług zgodnych z Formularzem cenowym oraz oddzielnie wycenianych spoza Formularza cenowego oraz łączną cenę usługi Jednocześnie Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania na protokole czytelnego podpisu pracownika Zamawiającego przyjmującego wykonanie usługi, które stanowić będzie podstawę do realizacji zapłaty za naprawę. Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania i przekazywania Zamawiającemu, do 5 dnia kalendarzowego każdego miesiąca, raportu w formie edytowalnej (plik.xlsx) dokumentującego wykonane i dostarczone Usługi serwisowe, ze wskazaniem jednostek Zamawiającego, w których były świadczone te usługi oraz z podziałem ilościowym i wartościowym dla: a. Materiałów Eksploatacyjnych (tonerów i pojemników na zużyty toner); b. Materiałów Eksploatacyjnych (oprócz tonerów i pojemników na zużyty toner), Części Zamiennych, usług, itp. ujętych w Formularzu Cenowym; c. Materiałów Eksploatacyjnych, Części Zamiennych, usług, itp. nie ujętych w Formularzu Cenowym; celem bieżącego monitorowania z wykonania Umowy. Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia za faktycznie świadczone przez Wykonawcę usługi, w tym dostarczone Materiały Eksploatacyjne oraz wymienione Części Zamienne. Maksymalna wysokość wynagrodzenia w ramach realizacji przedmiotu umowy nie może przekroczyć kwoty w łącznej wysokości: 188.191,73 zł brutto. Wskazane powyżej wynagrodzenie, to maksymalna kwota, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania do 50% maksymalnej wartości wynagrodzenia. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z tego prawa, Wykonawcy nie przysługują jakiekolwiek roszczenia wobec Zamawiającego. Usługi serwisowe urządzeń wielofunkcyjnych mają na celu utrzymanie ich w stałej sprawności operacyjnej, tj. w stanie przydatnym do używania zgodnie z przeznaczeniem urządzeń, przy zachowaniu ich parametrów technicznych. Zamawiający informuje, że część maszyn (,, ) jest podłączona do systemu SafeQ v4 SRA55 firmy YSoft z wgranymi terminalami oraz czytnikami kart dostępu typu Cotag Granta. Zamawiający w trakcie trwania umowy zastrzega sobie możliwość podniesienia wersji systemu SafeQ. Umowa obowiązuje przez okres 24 (dwudziestu czterech) miesięcy od dnia zawarcia umowy lub od dnia 14.12.2017 r., w zależności które ze zdarzeń nastąpi później, z zastrzeżeniem, iż w zakresie realizacji Usług serwisowych Umowa obowiązuje przez okres 12 (dwunastu) miesięcy od dnia jej zawarcia lub od dnia 14.12.2017 r., w zależności które ze zdarzeń nastąpi później, lub do dnia, w którym zostanie wyczerpana łączna kwota wynagrodzenia Wykonawcy określona w 6 ust. 1 Umowy, w zależności które zdarzenie nastąpi wcześniej. Zgodnie z przepisami ustawy Kodeks cywilny, Wykonawca udziela Zamawiającemu 12-miesięcznej gwarancji jakości na wykonane usługi serwisu jak i na wszystkie Materiały Eksploatacyjne i Części Strona 3 z 9
Zamienne wymienione w ramach Umowy w Sprzęcie. W razie ujawnienia w okresie gwarancji wad fizycznych w użytych podczas napraw/przeglądów technicznych Części Zamiennych, wady te zostaną usunięte na koszt Wykonawcy lub Wykonawca na swój koszt dostarczy i zainstaluje odpowiednie Części Zamienne/elementy wolne od wad. Na wymienione Części Zamienne gwarancja obowiązuje od daty ich zainstalowania. Tabela nr 1 - Wykaz urządzeń wielofunkcyjnych (kopiarko-drukarka-skaner) eksploatowanych w BGK Liczba sprzętu eksploatowanego w BGK 16 13 64 6 / C284e 15 DI351 1 Tabela nr 2 - Wykaz jednostek (lokalizacji) i zainstalowanych w nich urządzeń wielofunkcyjnych Zamawiającego 1 BRJ Gdańsk ul. Targ Rybny 11, lok. 2 ST-009697 11.2012 2 BRJ Łódź ul. Łąkowa 29 ST-009695 11.2012 3 BRJ Poznań ul. Murawa 12-18 ST 009380 02.2012 4 BRJ Szczecin ul. Tkacka 3a ST-009698 10.2012 5 BRJ Wrocław ul. Wita Stwosza 15 ST 009379 02.2012 6 O/Białystok ul. Świętojańska 12a ST-009153 09.2011 7 O/Białystok ul. Świętojańska 12a ST-008313 10.2009 8 O/Gdańsk ul. Kowalska 10 ST-008487 09.2009 9 O/Gdańsk ul. Kowalska 10 DI-015188 09.2011 10 O/Gdańsk ul. Kowalska 10 ST-005511 09.2013 11 O/Katowice ul. Podchorążych 1 DI-010185 09.2011 Strona 4 z 9
12 O/Katowice ul. Podchorążych 1 ST-009124 09.2011 13 O/Kielce ul. Zagórska 20 ST-008062 09.2009 14 O/Kielce ul. Zagórska 20 DI-020388 09.2013 15 O/Kraków ul. Pilotów 2 ST-006172 09.2009 16 O/Kraków ul. Pilotów 2 ST-006535 09.2011 17 O/Kraków ul. Pilotów 2 ST-009730 12.2012 18 O/Kraków ul. Pilotów 2 DI-007501 09.2011 19 O/Kraków ul. Pilotów 2 ST-010262 08.2014 20 O/Lublin ul. Dolna 3-go Maja 3 DI-019547 05.2013 21 O/Łódź ul. Łąkowa 29 ST-005318 07.2013 22 O/Łódź ul. Łąkowa 29 ST -009659 10.2012 23 O/Olsztyn ul. Dąbrowszczaków 21 DI-016973 09.2011 24 O/Olsztyn ul. Dąbrowszczaków 21 ST-006444 09.2011 25 O/Opole ul. Żeromskiego 1 ST-007495 09.2009 26 O/Poznań ul. Składowa 5 ST-007807 09.2011 27 O/Poznań ul. Składowa 5 ST-007625 10.2009 28 O/Poznań ul. Składowa 5 ST-007910 09.2009 29 O/Rzeszów ul. Szpitalna 1 ST-009155 09.2011 30 O/Rzeszów ul. Szpitalna 1 ST-005434 10.2003 31 O/Rzeszów ul. Szpitalna 1 DI-0018681 09.2011 32 O/Rzeszów ul. Szpitalna 1 DI-0018680 09.2011 33 O/Rzeszów ul. Szpitalna 1 ST-010259 08.2014 34 O/Szczecin ul. Tkacka 4 ST-007335 10.2009 35 O/Szczecin ul. Tkacka 4 ST-009804 01.2013 36 O/Szczecin ul. Tkacka 4 DI-013699 09.2011 e BIZHUB 283 DI351 e Strona 5 z 9
37 O/Toruń ul. Chełmińska 28 ST-009142 09.2011 38 O/Toruń ul. Chełmińska 28 ST-008880 09.2009 39 O/Toruń ul. Chełmińska 28 ST-009141 09.2011 40 O/Toruń ul. Chełmińska 28 DI-018674 09.2011 41 O/Wrocław ul. Malarska 26 ST-006102 09.2011 42 O/Wrocław ul. Malarska 26 ST-005886 09.2009 43 O/Wrocław ul. Malarska 26 ST-010260 08.2014 44 O/Wrocław ul. Malarska 26 ST-006146 09.2009 45 46 O/Zielona Góra O/Zielona Góra ul. Kupiecka 32 c ST-008743 10.2009 ul. Kupiecka 32 c DI-020389 09.2013 47 Centrala ul. Ludna 2 ST-001121 07.2010 48 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-000039 07.2010 49 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-000010 07.2010 50 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004441 07.2010 51 Centrala ul. Ludna 2 ST-001118 07.2010 52 Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST-004442 07.2010 53 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004848 07.2010 54 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004850 07.2010 55 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004472 07.2010 56 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004475 07.2010 57 Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST-004480 07.2010 58 Centrala Ul. Ludna 2 ST-004484 07.2010 59 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004476 07.2010 60 Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST-004444 07.2010 61 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004450 07.2010 MInolta e Strona 6 z 9
62 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004849 07.2010 63 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004846 07.2010 64 Centrala ul. Warecka 11a ST-004445 07.2010 65 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004845 07.2010 66 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004470 07.2010 67 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004469 07.2010 68 Centrala ul. Warecka 11a ST-004477 07.2010 69 Centrala ul. Ludna 2 ST-004483 07.2010 70 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004130 07.2010 71 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004847 07.2010 72 Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST-004121 07.2010 73 Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST-004844 07.2010 74 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004127 09.2011 75 Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST-004122 09.2011 76 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-009207 09.2011 77 Centrala ul. Ludna 2 ST-009331 09.2011 78 Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST-009206 09.2011 79 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004482 09.2011 80 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-002377 09.2011 81 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-002339 09.2011 82 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-004154 09.2011 83 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-009407 01.2012 84 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-009415 01.2012 85 Centrala ul. Warecka 11a DI-002540 09.2011 86 Centrala ul. Warecka 11a DI-008276 09.2011 Strona 7 z 9
87 Centrala ul. Warecka 11a DI-001114 09.2011 88 Centrala Al. Jerozolimskie 7 DI-006937 09.2011 89 Centrala Ul. Ludna 2 ST-004124 09.2009 90 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-009145 09.2011 91 Centrala Al. Jerozolimskie 7 DI-018996 11.2012 92 Centrala ul. Ludna 2 ST-009662 10.2012 93 Centrala ul. Ludna 2 ST-009663 10.2012 94 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-009665 10.2012 95 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-009664 10.2012 96 Centrala ul. Ludna 2 ST-009661 10.2012 97 Centrala ul. Ludna 2 ST-009749 12.2012 98 Centrala ul. Ludna 2 ST-009751 12.2012 99 Centrala ul. Ludna 2 ST-009750 12.2012 100 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-009660 10.2012 101 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-009855 02.2013 102 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-009856 02.2013 103 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-001119 09.2011 104 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-009899 05.2013 105 Centrala ul. Warecka 11a ST-009910 06.2013 106 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-009909 06.2013 107 Centrala ul. Warecka 11a ST-005513 09.2013 108 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-001117 09.2011 109 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-005514 09.2013 110 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-005515 09.2013 111 Centrala ul. Nowy Świat 6/12 ST-009955 10.2013 Strona 8 z 9
112 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-010261 08.2014 113 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-010470 12.2014 114 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-010471 12.2014 115 Centrala Al. Jerozolimskie 7 ST-010472 12.2014 * Lokalizacja może ulegać zmianie w trakcie trwania Umowy. e e e e Strona 9 z 9