Instrukcja systemu POMOST

Instrukcja systemu POMOST wykaz punktów adresowych i zestawienie faktur za odpady komunalne Użytkownik Wersja 1.7 (wrzesień 2013) Jerzy Nowak Warszawa 2013-09-26 Instrukcja Obsługi systemu POMOST 1

Spis treści: 1. Logowanie użytkownika... 3 2. Ekran powitalny Zakładka: Faktury bieżące... 4 3. Zakładka: Faktury bieżące import danych wprowadzonych do arkusza.xls (=Microsoft Excel)... 6 4. Plik XLS i XLSX; Skoroszyt Microsoft Excel dostępne arkusze: Wykaz punktów adresowych i Zestawienie faktur bieżących... 10 5. Plik XLS; Skoroszyt Microsoft Excel Arkusz: Wykaz punktów adresowych... 11 6. Plik XLS; Skoroszyt Microsoft Excel Arkusz: Zestawienie danych dotyczących faktur bieżących... 12 7. Zakładka: Faktury bieżące wprowadzanie danych przez aktywny formularz bezpośrednio do systemu POMOST... 13 8. Zakładka: Punkty adresowe import pliku XLS i wprowadzanie danych przez aktywny formularz bezpośrednio do systemu POMOST. 14 9. Zakładka: Punkty adresowe import pliku XLS i wprowadzanie danych bezpośrednio do systemu POMOST... 15 10. Zakładka: Kontakt... 18 11. Zmiana hasła... 19 12. Metryka dokumentu... 20 Instrukcja Obsługi systemu POMOST 2

1. Logowanie użytkownika System POMOST jest dostępny dla upoważnionych pracowników firm, które zajmują się odbiorem odpadów komunalnych. Aby zacząć w nim pracę użytkownik musi zalogować się do systemu POMOST poprzez stronę https://pomost.um.warszawa.pl/ (proszę wpisać ten adres lub skopiować i wkleić w pasku adresu przeglądarki). rys. 1 Ekran logowania Logowanie odbywa się poprzez wpisanie we właściwe pola loginu i hasła otrzymane od administratora systemu: 1. w polu Użytkownik wpisujemy login; 2. w polu Hasło wpisujemy hasło; 3. następnie klikamy przycisk Instrukcja Obsługi systemu POMOST 3

2. Ekran powitalny Zakładka: Faktury bieżące rys. 2.1 Ekran powitalny Zakładki; Faktury bieżące (zakładka ustawiona domyślnie) Z dniem 30 września wprowadzono nowy zmieniony układ zakładek oraz wprowadzono nowe i zmienione formaty arkuszy Excela o czym informuje UWAGA!!! zamieszczona na tej stronie. Instrukcja Obsługi systemu POMOST 4

rys. 2.2 Ekran powitalny Zakładki; Faktury bieżące (zakładka ustawiona domyślnie) Praca w systemie POMOST może odbywać się na dwa sposoby: 1. import plików.xls i.xlsx utworzonych w programie Microsoft Excel oraz PDF wg ściśle określonego schematu co opisujemy poniżej (zaimportowane rekordy i faktury będą odznaczone w kolumnie załączniki na TAK), 2. ręczne wprowadzanie danych z faktur w formularzu widocznym na ekranie. Instrukcja Obsługi systemu POMOST 5

3. Zakładka: Faktury bieżące import danych wprowadzonych do arkusza.xls (=Microsoft Excel) rys. 3 Zakładka: Faktury bieżące; import pliku XLS (=Microsoft Excel) 1. Klikamy na przycisk lub w IE ; 2. w otwartym oknie wyszukujemy właściwy plik który chcemy zaimportować, po podświetleniu wiersza klikamy na nim lub na przycisku ; Instrukcja Obsługi systemu POMOST 6

3. jeśli adres pliku ukaże się w polu oznaczonym na rysunku numerem 3; 4. klikamy na przycisk ; rys. 4 Zakładka: Faktury bieżące; widok pól z adresami importowanych plików 5. na tej samej zasadzie klikając na przycisk lub w IE importujemy plik PDF z zeskanowanymi fakturami 6. i po ukazaniu się adresu w polu klikamy na przycisk UWAGA! Kolejność importowania plików jest istotna i obligatoryjna, najpierw import pliku XLS, XLSX a dopiero potem PDF. Pliki XLS nie mogą zawierać więcej niż 60 tys. rekordów, w innym wypadku należy je podzielić, wpisać do nowego skoroszytu (arkusza) i zaimportować osobno. Pliki XLSX to pliki Excela pakietu Microsoft Office 2007 i wyższych nie posiadają ww ograniczeń. Pliki XLS i XLSX mogą być spakowane programem obsługującym format kompresji i archiwizacji z rozszerzeniem.zip. Można wyeksportować tylko jeden spakowany skoroszyt, inaczej zostaniemy poinformowani o błędzie: Jeśli pliki XLS, XLSX i PDF będą prawidłowo załadowane na ekranie wyświetli się komunikat informujący o tym fakcie. Instrukcja Obsługi systemu POMOST 7

rys. 5.1 Zakładka: Faktury bieżące; widok pól z danymi zaimportowanego pliku Zaimportowany plik XLS z zestawieniem faktur bieżących zostanie wyświetlony u dołu strony w układzie, który odpowiada polom z arkusza (formularza) w Excelu. Plik PDF umieszczany jest na serwerze i nie jest widoczny dla Użytkownika. Program automatycznie dokonuje importu rekordów/arkusza ze Wzoru pliku XLS do zaczytania i przypisuje go do właściwej zakładki. Czyli będąc w zakładce Faktury bieżące dokonamy importu pliku XLS (korzystając ze Wzoru ) to zaczytane zostaną rekordy z Zestawienia faktur bieżących. Dlatego też stosowanie Wzoru jest obligatoryjne. Jeśli jesteśmy pewni, że cała lista jest już poprawna zaznaczamy pole wyboru w kolumnie zaznacz odznacz (wszystkie rekordy zostaną zaznaczone) i klikamy na przycisk. W tym momencie sporządzona lista jest przekazywana na serwery Urzędu i znika z ekranu użytkownika. Listę do zatwierdzenia można również sporządzić z wybranych rekordów czyli, że nie wszystkie są zaznaczone. rys. 5.2 Zakładka: Faktury bieżące; widok pól z danymi zaimportowanego pliku Po zatwierdzeniu rekordów na ekranie wyświetla się informacja o sumie kwoty i ilości wczytanych/zatwierdzonych faktur. Instrukcja Obsługi systemu POMOST 8

W przypadku, kiedy przy imporcie pliku zostanie popełniony błąd zostaniemy o tym poinformowani poniższym komunikatem: rys. 6 Zakładka: Faktury bieżące; komunikat błędu przy imporcie plików w Internet Explorer Aby ponownie zaimportować plik powtarzamy wyżej opisaną procedurę. Jedną z przyczyn błędnego importu pliku może być umieszczona w jego nazwie kropka (.) lub apostrof (`). Aby uniknąć takich sytuacji zabrania się stosowania kropek w nazwach plików XLS i XLSX. Podobnie rzecz ma się z cudzysłowem używanym np. w nazwach firm, zabrania się ich stosowania gdyż blokuje to import pliku. Import pliku jest też niemożliwy kiedy w komórkach liczbowych zmieniony zostaje format ogólny na format daty. System zaprojektowano tak, że nie jest możliwe zaimportowanie pliku XLS i XLSX, który zawiera dwa identyczne rekordy czyli jeśli ktoś wprowadzi do arkusza dwa razy tą samą fakturę to taki plik (w całości) nie zostanie zaimportowany. Podobnie działa formularz w zakładce Faktury bieżące, nie pozwala na powtórne zapisanie danych już zarejestrowanej faktury. W zależności od tego z jakiej przeglądarki internetowej korzystamy będą występować różnice w wyglądzie wyświetlanych komunikatów i ich treści, zależy to od przyjętych założeń w danym programie i nie ma wpływu na przyjęte w systemie POMOST funkcjonalności: rys. 7 Zakładka: Faktury bieżące; komunikat błędu przy imporcie plików w CHROME i Mozilla Firefox Instrukcja Obsługi systemu POMOST 9

4. Plik XLS i XLSX; Skoroszyt Microsoft Excel dostępne arkusze: Wykaz punktów adresowych i Zestawienie faktur bieżących rys. 8 Skoroszyt Microsoft Excel Arkusze Plik XLS to skoroszyt programu Microsoft Excel zawierający dwa arkusze zatytułowane: 1. Wykaz punktów adresowych odpowiada w systemie POMOST zakładce Punkty adresowe 2. Zestawienie faktur bieżących odpowiada w systemie POMOST zakładce Faktury bieżące UWAGA: Nie wolno zmieniać nazw i kolejności arkuszy w skoroszycie! Instrukcja Obsługi systemu POMOST 10

5. Plik XLS; Skoroszyt Microsoft Excel Arkusz: Wykaz punktów adresowych rys. 9 Skoroszyt Microsoft Excel Arkusz: Wykaz punktów adresowych (arkusz ustawiony domyślnie) Arkusz Wykaz punktów adresowych służy do wprowadzania danych wg ściśle określonego scenariusza. Wprowadzamy dane pierwszego kontrahenta we wszystkie wymagane pola począwszy od wiersza10 w polu A10 i kolejnych aż do J10. Następnie drugiego kontrahenta w wierszu 11 od pola A11 do J11 itd. Może się zdarzyć, że część kolumn arkusza może być niewidoczna na ekranie, w takim przypadku stronę przesuwamy korzystając z suwaka w prawym dolnym rogu. Jeśli w wykazie ma być zamieszczone więcej kontrahentów proszę pamiętać aby dodać wiersze korzystając z funkcjonalności programu Excel. Wiersze nie mogą być dodawane na i poniżej pola zawierającego dane osoby upoważnionej do reprezentacji Firmy. Wiersze od 1-9 nie podlegają żadnym modyfikacjom i jest to obligatoryjne. Instrukcja Obsługi systemu POMOST 11

6. Plik XLS; Skoroszyt Microsoft Excel Arkusz: Zestawienie danych dotyczących faktur bieżących rys. 11 Skoroszyt Microsoft Excel Arkusz: Zestawienie danych dotyczących faktur bieżących Arkusz Zestawienie danych dotyczących faktur bieżących służy do wprowadzania danych wg ściśle określonego scenariusza. Wprowadzamy dane faktury pierwszego kontrahenta we wszystkie wymagane pola począwszy od wiersza 6 w polu A6 i kolejnych aż do Q6. Następnie drugiego kontrahenta w wierszu 7 od pola A7 do Q7 itd. Jeśli w wykazie ma być zamieszczone więcej kontrahentów proszę pamiętać aby dodać wiersze korzystając z funkcjonalności programu Excel. Wiersze nie mogą być dodawane na i poniżej pola zawierającego dane osoby upoważnionej do reprezentacji Firmy. Wiersze od 1-5 nie podlegają żadnym modyfikacjom i jest to obligatoryjne. Szczególną uwagę należy zwrócić na formaty zastosowane w kolumnach faktura za m-c (format daty) i kwota brutto (format kwoty). Oficjalne nazwy ulic (ich zapis) obowiązujące w Warszawie (stosowane w systemie POMOST) znajduje się w bazie TERYT lub na stronie: http://www.um.warszawa.pl/zalatw-sprawe-w-urzedzie/artykuly-sprawy-urzedowe/katalog-ulic-i-plac-w-mst-warszawy Instrukcja Obsługi systemu POMOST 12

7. Zakładka: Faktury bieżące wprowadzanie danych przez aktywny formularz bezpośrednio do systemu POMOST rys. 12 Zakładka Faktury bieżące wypełnianie formularza 1. Wprowadzamy we wszystkie pola dane z faktury dotyczącej danego kontrahenta, Opis/Uwagi wypełniamy w przypadku korekty lub faktury łącznej za kilka usług/produktów; 2. wyszukujemy plik PDF z zeskanowaną fakturą; 3. i klikając na przycisk dołączamy plik do formularza; 4. zapisujemy wypełniony formularz klikając na przycisku, rekord z danymi pojawi się na dole strony w tabeli. Instrukcja Obsługi systemu POMOST 13

8. Zakładka: Punkty adresowe import pliku XLS i wprowadzanie danych przez aktywny formularz bezpośrednio do systemu POMOST rys. 13 Zakładka Punkty adresowe; Import pliku i wypełnianie formularza Listę punktów adresowych w systemie POMOST można utworzyć na dwa sposoby: 1. importując utworzony w programie Microsoft Excel plik XLS zawierający dane adresowe; 2. wprowadzając dane do aktywnego formularza i zapisując go po wypełnieniu wszystkich pól. Instrukcja Obsługi systemu POMOST 14

9. Zakładka: Punkty adresowe import pliku XLS i wprowadzanie danych bezpośrednio do systemu POMOST Jeśli plik jest sporządzony poprawnie zostanie zaimportowany a na ekranie wyświetla się komunikat Plik został załadowany! rys. 14 Zakładka Punkty adresowe; Import pliku i edycja rekordu Dane adresowe z pliku zostaną wpisane do rekordów i przeniesione do tabeli u dołu ekranu. Rekordy są edytowalne po kliknięciu na ikonie ołówka. Instrukcja Obsługi systemu POMOST 15

1. Edycja rekordu umożliwia poprawianie wpisanych do arkusza Excela lub przez formularz danych dotyczących kontrahenta. 2. W polach formularza wyświetlają się dane z rekordu, który zamierzamy poprawić. 3. Po poprawieniu danych na właściwe koniecznie trzeba zapisać zmiany klikając na przycisk 4. Wypełniając pusty formularz danymi kontrahenta również musimy zapisać go klikając na przycisk rys. 15 Zakładka Punkty adresowe; Edycja rekordu i poprawianie danych rys. 16 Edycja rekordu i poprawione dane Instrukcja Obsługi systemu POMOST 16

rys. 17 Edycja rekordu i usuwanie błędnie wprowadzonego rekordu W przypadku kiedy kontrahent nie powinien widnieć na liście można usunąć jego dane z tabeli zaznaczając pole wyboru i klikając na przycisk. Pojawi się okno z komunikatem w którym należy potwierdzić wybór przyciskiem lub anulować akcję. rys. 18 Edycja rekordu i zatwierdzanie danych Jeśli jesteśmy pewni, że cała lista jest już poprawna zaznaczamy pole wyboru w kolumnie zaznacz odznacz (wszystkie rekordy zostaną zaznaczone) i klikamy na przycisk. W tym momencie sporządzona lista jest przekazywana na serwery Urzędu i znika z ekranu użytkownika. Listę do zatwierdzenia można również sporządzić z wybranych rekordów czyli, że nie wszystkie są zaznaczone. Instrukcja Obsługi systemu POMOST 17

10. Zakładka: Kontakt rys. 20 Formularz kontaktowy z UM Kliknięcie zakładki Kontakt otwiera okno formularza w którym można zgłosić swoje uwagi co do systemu POMOST. Instrukcja Obsługi systemu POMOST 18

11. Zmiana hasła rys. 21 Zmiana hasła Po kliknięciu na link Zmiana hasła wyświetla się powyższy ekran. W panelu zmiany hasła musimy wypełnić trzy pola tekstowe (Obecne hasło; Nowe hasło i Powtórz hasło) a następnie kliknąć przycisk. Nowe hasło zostanie zapisane w systemie i przy kolejnym logowaniu należy użyć nowego hasła. Instrukcja Obsługi systemu POMOST 19

12. Metryka dokumentu 1 Projekt System POMOST 2 Rodzaj dokumentu Instrukcja obsługi 3 Tytuł Instrukcja obsługi systemu POMOST Wersja 1.7 (wrzesień 2013) 4 Sygnatura POMOST 5 Wersja 1.7 6 Data przekazania faktyczna 26 września 2013r. 7 Status dokumentu Zaktualizowany Lp.: Data: Wersja: Osoba: Opis wykonanych prac: 1. 2013-07-17 1.0 Jerzy Nowak Utworzenie dokumentu 2. 2013-07-18 1.1 Jerzy Nowak Uzupełnienie treści 3. 2013-07-19 1.2 Jerzy Nowak Aktualizacja i dopisanie nowego punktu 4. 2013-07-23 1.3 Jerzy Nowak Aktualizacja i dopisanie nowego punktu 5. 2013-07-30 1.4 Jerzy Nowak Uzupełnienie treści 6. 2013-08-02 1.5 Jerzy Nowak Uzupełnienie treści 7. 2013-08-08 1.6 Jerzy Nowak Poprawienie treści 7. 2013-09-26 1.7 Jerzy Nowak Aktualizacja i poprawienie treści po zmianach systemu Instrukcja Obsługi systemu POMOST 20