Załącznik do Zarządzenia Nr 39/2013 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 31 października 2013r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY Departamentu Administracyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu 2013
I. Postanowienia Ogólne 1. Departament Administracyjny zwany dalej Departamentem działa na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu ustalonego Uchwałą Nr 1293/2011 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 10 listopada 2011 r. z późniejszymi zmianami oraz niniejszego Regulaminu. 2. Nadzór merytoryczny nad działalnością Departamentu sprawuje Marszałek Województwa (ZW I) i Sekretarz Województwa (SEW). 3. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1. Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego; 2. Sejmiku - rozumie się przez to Sejmik Województwa Wielkopolskiego; 3. Zarządzie - rozumie się przez to Zarząd Województwa Wielkopolskiego; 4. Marszałku rozumie się przez to Marszałka Województwa Wielkopolskiego; 5. Komisji - rozumie się przez to Komisję Sejmiku Województwa Wielkopolskiego; 6. Sekretarzu rozumie się przez to Sekretarza Województwa Wielkopolskiego; 7. Dyrektorze - rozumie się przez to Dyrektora Departamentu Administracyjnego; 8. Zastępcy Dyrektora - rozumie się przez to Zastępcę Dyrektora Departamentu Administracyjnego; 9. Naczelniku rozumie się przez to Naczelnika Wydziału w Departamencie Administracyjnym; 10. Kierowniku rozumie się przez to Kierownika Oddziału w Departamencie Administracyjnym; 11. Kierownictwo rozumie się przez to Dyrektora, Zastępców Dyrektora, Naczelnika, Kierowników; 12. BZP rozumie się przez to Biuro Zamówień Publicznych. 4. 1. Całokształtem pracy Departamentu kieruje, na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, Dyrektor przy pomocy Zastępców Dyrektora. 2
2. Dyrektora podczas jego nieobecności zastępuje wyznaczony przez Dyrektora Zastępca Dyrektora. 3. Zastępcy Dyrektora zastępują się wzajemnie podczas nieobecności. Przekazujący winien zapoznać przejmującego zastępstwo o stanie załatwienia aktualnie prowadzonych spraw. 4. Zastępcy Dyrektora współdziałają z Dyrektorem w kierowaniu Departamentem, nadzorując realizację zadań wynikających z powierzonego im zakresu działania. 5. W przypadku nieobecności pozostałych pracowników Departamentu ich uprawnienia i obowiązki przejmują pracownicy imiennie wskazani w zakresach czynności, wyznaczeni przez Dyrektora lub jego Zastępcę. Ustala się następującą strukturę organizacyjną Departamentu z oznaczeniem sposobu znakowania akt: 5. 1. Sekretariat DA-I 2. Wydział Finansowo-Księgowy DA-II 1) Oddział Obsługi Księgowej Urzędu DA-II-1 a) wieloosobowe stanowisko ewidencji księgowej i majątku DA-II-1-1 b) stanowisko gospodarki kasowej DA-II-1-2 2) Oddział Ewidencji Funduszy Unijnych DA-II-2 a) wieloosobowe stanowisko rozliczania projektów unijnych DA-II-2-1 3. Wydział Informatyki i Telekomunikacji DA-III 1)Wieloosobowe Stanowisko Organizacyjno-Administracyjne Informatyki i Telekomunikacji DA-III-1 2) Oddział Wsparcia i Zarządzania Informatycznego DA-III-2 a) wieloosobowe stanowisko obsługi sprzętu komputerowego DA-III-2-1 b) wieloosobowe stanowisko administratorów systemów i nadzoru nad siecią teleinformatyczną DA-III-2-2 3) Oddział Wsparcia dla Aplikacji i Usług DA-III-3 a) wieloosobowe stanowisko usług elektronicznych DA-III-3-1 b) wieloosobowe stanowisko informatyzacji i przetwarzania danych DA-II-3-2 4. Wydział Administracji DA-IV 1) Oddział Obsługi Administracyjnej DA- IV-1 3
a) wieloosobowe stanowisko zaopatrzenia Urzędu DA-IV-1-1 b) wieloosobowe stanowisko ewidencji środków trwałych DA-IV-1-2 c) wieloosobowe stanowisko transportu DA-IV-1-3 2) Oddział Inwestycji Urzędu DA-IV-2 a) wieloosobowe stanowisko inwestycji Urzędu DA-IV-2-1 b) wieloosobowe stanowisko obsługi technicznej obiektów DA-IV-2-2 c) wieloosobowe stanowisko. Administrowania obiektami DA-IV-2-3 3) Wieloosobowe Stanowisko Planowania i Analizy Budżetu DA-IV-4 5. Wieloosobowe Stanowisko Kancelaria Ogólna DA-IV-3-1 6. Wieloosobowe Stanowisko Archiwum Zakładowe DA-IV-3-2 6. Schemat organizacyjny Departamentu stanowi załącznik do Regulaminu. II. Zakres Działania i Podział Zadań Kierownictwa Departamentu 7. 1. Zakres Działania Dyrektora: 1) kierowanie i sprawowanie nadzoru nad pracą Departamentu; 2) wykonywanie zadań określonych Regulaminem Organizacyjnym Urzędu; 3) reprezentowanie Departamentu na zewnątrz; 4) składanie sprawozdań z działalności Departamentu organom Samorządu Województwa Wielkopolskiego; 5) parafowanie pism przygotowanych przez pracowników Departamentu do podpisu Marszałka i Zarządu Województwa Wielkopolskiego; 6) współdziałanie ze Skarbnikiem Województwa w zakresie opracowywania planu budżetu Urzędu (bez wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń oraz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych); 7) nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy i czuwanie nad pełnym wykorzystaniem czasu pracy przez pracowników Departamentu oraz udzielanie im urlopów wypoczynkowych i okolicznościowych; 8) prowadzenie polityki kadrowej Departamentu; 9) sprawowanie nadzoru nad realizacją wydatków związanych z utrzymaniem Urzędu; 10) dekretowanie korespondencji; 4
11) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą Sekretariatu i Wydziału Finansowo- Księgowego. 8. 1. Zakres działania Zastępców Dyrektora: 1) zastępowanie Dyrektora w przypadku jego nieobecności; 2) wykonywanie zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu; 3) realizowanie zadań wynikających z uchwał Organów Samorządu Województwa; 4) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą Wydziału Administracji oraz Kancelarią Ogólną i Archiwum Zakładowym; 5) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą Oddziału Wsparcia i Zarządzania Informatycznego oraz Oddziału Wsparcia dla Aplikacji i Usług; 6) kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy i czuwanie nad pełnym wykorzystaniem czasu pracy przez pracowników Departamentu; 7) sprawdzanie rachunków i faktur pod względem merytorycznym. 9. 1. Zakres działania Naczelnika i Kierowników Oddziałów: 1) kierowanie całokształtem pracy wydziału/oddziału i zapewnienie sprawnego jego funkcjonowania; 2) określanie kierunków działania w zakresie spraw prowadzonych przez nadzorowane stanowiska pracy; 3) nadzorowanie pod względem merytorycznym załatwianych spraw przez pracowników i udzielanie im w tym zakresie stosownych wytycznych; 4) kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy oraz wykorzystywania czasu pracy przez podległych pracowników; 5) dekretowanie korespondencji zgodnie z zakresami czynności oraz nadzór nad sposobem jej załatwiania; 6) przygotowywanie rocznych programów działania w zakresie nadzorowanych spraw i czuwanie nad jego realizacją; 7) opracowywanie informacji i sprawozdań z zakresu działania wydziału/oddziału; 8) współdziałanie z Sejmikiem i jego Komisjami oraz innymi Departamentami Urzędu w zakresie realizacji podstawowych zadań oddziałów i zadań wspólnych Departamentów; 9) opisywanie rachunków i faktur pod względem merytorycznym; 5
10) ustalanie dla podległych pracowników zakresów obowiązków służbowych wg stanowisk pracy wchodzących w skład wydziału/oddziału. 10. Kierownictwo Departamentu w wykonywaniu zadań współpracuje z Komisją Budżetową Sejmiku. III. Planowanie Pracy w Departamencie 11. 1. Planowanie pracy służy zapewnieniu realizacji zadań określonych w szczególności przez: 1) akty normatywne określające zadania Samorządu Województwa, 2) program działania Urzędu, 3) zamierzenia Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 2. Przy planowaniu pracy Departamentu uwzględnia się również zadania podejmowane z własnej inicjatywy. 3. W Departamencie obowiązuje roczny program działania. IV. Szczegółowa Organizacja i Zakres Działania Departamentu 12. Departament realizuje zadania w zakresie obsługi administracyjnej, zaopatrzeniowej, remontowej, inwestycyjnej, teleinformatycznej, techniczno-materiałowej i finansowo księgowej Urzędu. 13. 1. W szczególności do obszaru działania Departamentu należy realizowanie zadań dotyczących Urzędu w zakresie: 1) obsługi finansowo-księgowej, 2) obsługi techniczno-administracyjnej, 3) zaopatrzenia w sprzęt i wyposażenie oraz materiały kancelaryjno-biurowe i eksploatacyjne, 4) prowadzenia ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 5) obsługi taboru samochodowego, 6
6) przygotowywania projektów umów w ramach zadań Wydziału Administracji i Wydziału Informatyki i Telekomunikacji oraz nadzór nad ich realizacją, 7) prowadzenia kancelarii ogólnej, 8) zapewnienia właściwego wyposażenia stanowisk pracy pracowników oraz zabezpieczenia i ochrony pomieszczeń urzędu, 9) prowadzenia archiwum zakładowego, 10) zarządzania siecią teleinformatyczną i oprogramowaniem oraz systemami baz danych, 11) koordynowania i nadzoru inwestycji i remontów obiektów kubaturowych prowadzonych przez Urząd oraz utrzymania technicznego obiektów, 12) wdrażania i administrowania Zintegrowanym Systemem Informatycznym (ZSI) wspomagającym pracę Urzędu oraz pozostałych systemów informatycznych. 14. Do zakresu działania komórek organizacyjnych Departamentu należy: 1. Sekretariat: 1) przyjmowanie, wysyłka i rejestrowanie korespondencji przychodzącej oraz udzielanie informacji w tym zakresie; 2) prowadzenie terminarza spotkań Kierownictwa Departamentu oraz ich organizacja; 3) prowadzenie spraw administracyjno-biurowych Departamentu; 4) przygotowywanie na polecenie Dyrektora i Zastępców Dyrektora pism dotyczących spraw administracyjno-organizacyjnych; 5) obsługa Departamentu w zakresie niezbędnym do jego nieprzerwanego funkcjonowania; 6) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora lub Zastępców Dyrektora. 2. Wydział Finansowo-Księgowy 1) Oddział Obsługi Księgowej Urzędu: a) wieloosobowe stanowisko ewidencji księgowej i majątku: - prowadzenie ewidencji księgowej w zakresie rozdziałów ujętych w planie dochodów i wydatków danego roku; - dekretowanie dochodów księgowych oraz ewidencjonowanie ich w systemie finansowo-księgowym; - bieżąca analiza środków finansowych; - elektroniczne dokonywanie przelewów; - bieżąca analiza wydatków i zaangażowania środków; 7
- bieżąca analiza ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych i uzgadnianie z ewidencją finansowo-księgową; - sporządzanie sprawozdawczości budżetowej w zakresie rozdziałów ujętych w planie finansowym danego roku; - sporządzanie sprawozdania finansowego; - rozliczanie podróży służbowych krajowych i zagranicznych; - weryfikacja wniosków dotyczących zmian w planie finansowym wydatków budżetowych; - prowadzenie Centralnego Rejestru Umów przygotowywanych przez poszczególne departamenty Urzędu; - przeprowadzanie inwentaryzacji rzeczowych i obrotowych składników majątku Urzędu zgodnie z Zarządzeniem Marszałka; - bieżąca ewidencja dochodów i wydatków w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; - przygotowywanie dokumentacji księgowej do archiwum zakładowego. b) stanowisko gospodarki kasowej: - prowadzenie gospodarki kasowej zgodnie z instrukcją kasową; - pobieranie z banku waluty obcej na zaliczki dot. wyjazdów zagranicznych. 2) Oddział Ewidencji Funduszy Unijnych a) wieloosobowe stanowisko rozliczania projektów unijnych: - prowadzenie ewidencji księgowej w zakresie programów unijnych - prowadzenie rejestrów dokumentów księgowych związanych z realizacją projektów unijnych - dekretowanie dowodów księgowych oraz ewidencjonowanie ich w systemie finansowo-księgowym; - rozliczanie podróży służbowych krajowych i zagranicznych; - elektroniczne dokonywanie przelewów; - prowadzenie Centralnego Rejestru Umów w zakresie realizowanych projektów; - bieżąca analiza środków finansowych dotyczących dotacji; - bieżąca analiza wydatków oraz zaangażowania środków dotyczących projektów unijnych; - sporządzanie sprawozdawczości budżetowej: - sporządzanie sprawozdania finansowego; 8
- sprawdzanie wniosków kierowanych do Zarządu dotyczących zmian w planie finansowym wydatków budżetowych; - przeprowadzanie inwentaryzacji rzeczowych i obrotowych składników majątku Urzędu zgodnie z zarządzeniem Marszałka; - sporządzanie załączników do wniosków o płatność w zakresie realizowanych projektów; - przygotowywanie dokumentów dotyczących projektów na potrzeby kontroli wewnętrznej oraz zewnętrznej; - przygotowywanie dokumentów księgowych realizowanych projektów do archiwum, zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie archiwizacji dokumentacji projektowej. 3. Wydział Informatyki i Telekomunikacji 1) wieloosobowe stanowisko organizacyjno-administracyjne a) przygotowywanie projektów umów na zakupy sprzętu komputerowego, usługi sieciowe i internetowe świadczone dla Urzędu przez podmioty zewnętrzne; b) planowanie środków finansowych niezbędnych do realizacji merytorycznych zadań; c) sprawowanie bieżącego nadzoru nad właściwą realizacją planu finansowego, przygotowywanie okresowych sprawozdań z jego realizacji; d) opisywanie faktur za usługi IT, sprzęt komputerowy, podzespoły, oprogramowanie, licencje; e) przygotowywanie projektów umów na darowizny sprzętu komputerowego wycofanego z eksploatacji w Urzędzie dla podmiotów, które zwróciły się o przekazanie takiego sprzętu; f) przygotowywanie informacji statystyczno-opisowych z zakresu informatyki dla potrzeb Kierownictwa Departamentu oraz innych instytucji; g) przygotowywanie pism w sprawach nie przypisanych pozostałym komórkom. 2) Oddział Wsparcia i Zarządzania Informatycznego a) wieloosobowe stanowisko obsługi sprzętu komputerowego - zapewnienie sprawnego funkcjonowania komputerów i urządzeń peryferyjnych poprzez ich konserwację, modernizację i naprawę; - nadzorowanie prawidłowości wykonania usług gwarancyjnych sprzętu komputerowego i urządzeń peryferyjnych przez serwisantów zewnętrznych; 9
- dokonywanie zakupów podzespołów i części zamiennych niezbędnych do naprawy i modernizacji sprzętu komputerowego; - prowadzenie podręcznego magazynu podzespołów i części zamiennych; - określanie warunków eksploatacji sprzętu komputerowego i jego racjonalnego wykorzystania przez użytkowników; - planowanie potrzeb dotyczących zakupu nowych licencji lub aktualizacji licencji na oprogramowanie użytkowane w Urzędzie; - sporządzanie kosztorysów finansowych niezbędnych do prawidłowej eksploatacji sprzętu komputerowego i systemów informatycznych; - określanie potrzeb oraz prowadzenie szkoleń i instruktażu pracowników Urzędu z zakresu obsługi sprzętu i aplikacji biurowych; - przygotowywanie specyfikacji i wymogów technicznych dla nowo kupowanego sprzętu komputerowego i oprogramowania zgodnie z wymogami określonymi właściwymi przepisami prawa; - współpraca z innymi departamentami i komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie realizacji obowiązujących zasad polityki bezpieczeństwa; - prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania użytkowanego w Urzędzie. b) wieloosobowe stanowisko administratorów systemów i nadzoru nad siecią teleinformatyczną - zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemów baz danych; - utrzymanie ciągłości pracy serwerów i urządzeń sieci komputerowej; - administrowanie siecią komputerową oraz węzłami sieci w budynkach; - zapewnienie ciągłego i bezpiecznego dostępu do Internetu oraz usług sieciowych; - ustalanie potrzeb w zakresie rozwoju systemów informatycznych; - sprawowanie stałego nadzoru nad wykorzystaniem zasobów informatycznych; - współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie funkcjonowania systemów i realizacji zasad polityki bezpieczeństwa; - dostosowywanie oprogramowania i aplikacji do wymagań i potrzeb poszczególnych użytkowników; - sprawowanie kontroli legalności zainstalowanego oprogramowania oraz zasobów użytkowników sprzętu; - prowadzenie stałej kontroli antywirusowej funkcjonujących systemów; 10
- archiwizowanie systemów, aplikacji i baz danych oraz odtwarzanie danych z kopii bezpieczeństwa zarządzanych przez wieloosobowe stanowisko administratorów systemu i nadzoru nad siecią, z wyłączeniem systemów, aplikacji i baz danych zarządzanych przez podmioty zewnętrzne w ramach obowiązujących umów z Urzędem; - zapewnienie ciągłości i poprawnego działania serwerów i infrastruktury teleinformatycznej; - administrowanie serwerami, aplikacjami oraz bazami danych Urzędu; - zdalne kierowanie pracą serwerów i stacji roboczych oraz siecią komputerową; - współdziałanie w ustalaniu potrzeb i przygotowywaniu procedur oraz dokumentów w zakresie planowania, wdrażania i rozwoju systemów informatycznych; - prowadzenie prac rozwojowych w zakresie informatyki i telekomunikacji. 3) Oddział Wsparcia dla Aplikacji i Usług a) wieloosobowe stanowisko usług elektronicznych - zapewnienie dostępu do telefonii stacjonarnej w technologii VIP wraz z jej obsługą; - wdrażanie nowych systemów informatycznych oraz usług elektronicznych; - sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem domen internetowych użytkowanych przez Urząd; - zarządzanie serwerem komunikacji wewnętrznej; - rozwijanie i administrowanie Elektronicznym Obiegiem Dokumentów (EOD) wspomagającym pracę Urzędu m.in. w zakresie: zarządzanie użytkownikami systemu, zakładanie nowych i deaktywacja kont pracowników; nadawanie i kontrola praw dostępu użytkownikom elektronicznego systemu obiegu dokumentów zintegrowanego systemu informatycznego; konfigurowanie i strojenie systemu; tworzenie nowych obiegów dokumentów; nadawanie niekwalifikowanych podpisów elektronicznych pracownikom Urzędu oraz nadzór nad poprawnością działania czytników kart z podpisami; - serwisowanie laptopów użytkowanych przez radnych Sejmiku; - prowadzenie serwisu modemów do bezprzewodowego dostępu do internetu; - zabezpieczanie informatycznej obsługi sesji Sejmiku, w tym: zabezpieczenie radnym dostępu do internetu na sali obrad; zabezpieczenie prezentacji multimedialnych; 11
nagrywanie przebiegu sesji na nośnikach elektronicznych; zapewnienie wewnętrznej transmisji radiowej z przebiegu sesji;. - organizowanie i załatwianie certyfikowanych podpisów elektronicznych dla pracowników Urzędu. b) wieloosobowe stanowisko informatyzacji i przetwarzania danych - współdziałanie w ustalaniu potrzeb i przygotowywaniu procedur oraz dokumentów w zakresie planowania, wdrażania i rozwoju systemów informatycznych; - administrowanie w warstwie aplikacji dla wymienionych poniżej systemów: elektroniczny system obsługi radnych e-radni ; Portal internetowy Urzędu ADU ; Biuletyn Informacji Publicznej; program kadrowo-płacowy; system elektronicznego obiegu dokumentów; system elektronicznej obsługi archiwum zakładowego; - organizowanie szkoleń z zakresu obsługi ww. systemów; - uczestnictwo w realizacji projektów związanych z informatyzacją Urzędu; - współdziałanie w realizacji polityki bezpieczeństwa informacji. 4. Wydział Administracji 1) Oddział Obsługi Administracyjnej a) wieloosobowe stanowisko zaopatrzenia Urzędu - dokonywanie zakupów na potrzeby Urzędu zgodnie z wymogami określonymi właściwymi przepisami prawa; - współdziałanie z BZP w zakresie spraw wynikających z ustawy prawo zamówień publicznych; - rozdział materiałów biurowych i eksploatacyjnych według zapotrzebowań poszczególnych Departamentów; - zamawianie wizytówek służbowych, prowadzenie rejestru zamawianych pieczątek i pieczęci wytwarzanych przez Mennicę Państwową - opisywanie faktur za zakupy i usługi realizowane na potrzeby Urzędu; - prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi b) wieloosobowe stanowisko ds. ewidencji środków trwałych 12
- prowadzenie ewidencji w systemie KSAT moduł MAJĄTEK: środków trwałych, pozostałych środków trwałych (wyposażenia), wartości niematerialnych i prawnych powyżej 3.500 zł, wartości niematerialnych i prawnych umarzanych jednorazowo oraz ewidencji pozabilansowej; - znakowanie przedmiotów podlegających ewidencji; - przygotowanie stosownych dokumentów dotyczących: przyjęcia, przekazania, sprzedaży lub likwidacji środka trwałego; - prowadzenie kart osobistego wyposażenia pracowników Urzędu; - bieżące wprowadzanie zmian użytkownika; - prowadzenie rejestru zbioru bibliotecznego; - wydawanie i rozliczanie kart Business Travel ubezpieczeń na służbowe wyjazdy zagraniczne; - przyjmowanie i zgłaszanie awarii lub konieczności okresowego przeglądu urządzeń biurowych; - ubezpieczenie majątku Urzędu i odpowiedzialności cywilnej Województwa Wielkopolskiego oraz współdziałanie z brokerem; - współdziałanie z BZP oraz innymi departamentami w sprawach dotyczących realizowanych postępowań o zamówienia publiczne (m.in. wartości szacunkowej zamówienia, przygotowanie specyfikacji); - obsługa inwentaryzacji w systemie KSAT; - prowadzenie ewidencji służbowych telefonów komórkowych; - współpraca z Oddziałem Księgowości w szczególności w zakresie kont 011,013,020; - współpraca z Wydziałem Informatyki i Telekomunikacji w zakresie gospodarowania środkami trwałymi. c) wieloosobowe stanowisko transportu - wydawanie, ewidencjonowanie i rozliczanie Miesięcznych Kart Eksploatacyjnych, wzór których stanowi załącznik Nr 8 do Regulaminu korzystania z samochodów służbowych w Urzędzie; - comiesięczne sporządzanie zestawień z przebiegu kilometrów i zużycia paliwa dla pojazdów zgodnie z załącznikiem 9 Regulaminu korzystania z samochodów służbowych w Urzędzie; - nadzorowanie stanu technicznego pojazdów; - przygotowywanie planów wydatków na utrzymanie taboru samochodowego; 13
- weryfikacja i potwierdzanie oraz podpisywanie faktur za przeglądy, naprawy, zakup paliwa, mycie samochodów itp.; - sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą kierowców; - bieżące rozliczanie kierowców z czasu pracy oraz przygotowywanie zestawień za pracę w godzinach nadliczbowych; - prowadzenie dokumentacji dotyczącej szkód komunikacyjnych; - koordynowanie wyjazdów samochodów służbowych na podstawie zapotrzebowań departamentów Urzędu; - współdziałanie z BZP. 2) Oddział Inwestycji Urzędu a) wieloosobowe stanowisko inwestycji - planowanie inwestycji w tym: opracowywanie zbiorczej listy potrzeb inwestycyjnych Urzędu; opracowywanie projektu rocznego budżetu w zakresie inwestycji i remontów własnych Urzędu oraz przeglądów budowlanych i gwarancyjnych obiektów kubaturowych Urzędu; opracowywanie wniosków o wprowadzenie zmian do budżetu; - przygotowanie, nadzór i realizacja inwestycji Urzędu w tym: opracowywanie projektów uchwał Zarządu, dotyczących inwestycji Urzędu oraz nadzór nad ich realizacją; współdziałanie z BZP przy przeprowadzaniu procedury wyboru wykonawcy zamówienia publicznego na opracowanie dokumentacji projektowej i/lub robót budowlanych dla inwestycji własnych Urzędu, a w razie uzasadnionej potrzeby inwestora zastępczego, oraz na pełnienie obowiązków inspektora nadzoru budowlanego i zawieranie stosownych umów zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych; prowadzenie rejestrów zamówień publicznych oraz umów realizowanych w ramach inwestycji; współpraca ze wszystkimi uczestnikami procesu realizacji inwestycji własnych Urzędu dla zapewnienia ich prawidłowego i terminowego wykonania; wdrażanie procedury inwestycyjnej; przeprowadzanie i uczestnictwo w odbiorze inwestycji; rozliczanie kosztów inwestycji zakończonych, przygotowywanie i wystawianie dowodów przejęcia środka trwałego (druk OT); 14
przygotowywanie materiałów i przekazywanie inwestycji do użytkowania; udział w radach technicznych i radach budowy; nadzorowanie pracy inwestora zastępczego; nadzorowanie prac inspektorów nadzoru inwestorskiego; merytoryczna akceptacja faktur za wykonane prace projektowe, roboty budowlane wykonane dla inwestycji własnych Urzędu, a także za przeglądy budowlane i gwarancyjne obiektów kubaturowych Urzędu. b) wieloosobowe stanowisko obsługi technicznej obiektów - zapewnienie właściwego stanu technicznego i eksploatacji obiektów Urzędu; - zapewnianie sprawnego działania sprzętu elektrycznego i instalowanie nowego; -projektowanie i koordynowanie działań z zakresu łączności w celu zabezpieczenia sprawnego funkcjonowania Urzędu; - monitorowanie stanu technicznego obiektów kubaturowych Urzędu; - wykonywanie drobnych napraw mechanicznych i budowlanych, usuwanie awarii i ich skutków; - techniczne zabezpieczenie realizacji zadań związanych z obchodami świąt państwowych i lokalnych we współpracy z Gabinetem Marszałka. c) wieloosobowe stanowisko ds. administrowania obiektami - opracowywanie projektów umów o wykonanie prac remontowych oraz konserwacyjnych systemów i urządzeń niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania obiektów i nadzór nad ich realizacją; - przeprowadzanie i uczestnictwo w odbiorach częściowych i końcowych robót budowlanych; - przeprowadzanie przeglądów gwarancyjnych w zakresie zawieranych umów; - opracowywanie projektów umów najmu, umów w zakresie ochrony i dozoru obiektów, utrzymania porządku i czystości wewnątrz obiektów oraz na zewnątrz posesji, wywozu nieczystości a także nadzór nad ich realizacją; - nadzorowanie realizacji umów o dostawę mediów; - realizowanie zaleceń Urzędu Dozoru Technicznego; - opracowywanie części merytorycznej SIWZ do postępowań o zamówienie publiczne z zakresu prowadzonych spraw oraz współpraca z BZP; - przygotowywanie informacji, sprawozdań i analiz z zakresu prowadzonych spraw; - merytoryczna akceptacja faktur z zakresu prowadzonych spraw; 15
- przygotowywanie planów rzeczowo finansowych obejmujących niezbędne nakłady remontowe oraz inne nakłady związane z funkcjonowaniem obiektów kubaturowych Urzędu oraz lokali wynajmowanych przez Urząd; - przygotowywanie sprawozdań i analiz w zakresie wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na remonty obiektów kubaturowych Urzędu; - prowadzenie i aktualizacja ksiąg obiektów kubaturowych Urzędu. 3) Wieloosobowe Stanowisko Planowania i Analizy Budżetu a) planowanie budżetu jednostki budżetowej Urząd Marszałkowski w rozdziale 75018; b) bieżąca współpraca z departamentami w zakresie planowania, wykonania i zmian wydatków budżetowych w rozdziale 75018 (wchodzących w skład jednostki budżetowej); c) bieżąca, szczegółowa analiza zaangażowania i wykonania budżetu Urzędu w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej; d) współpraca w zakresie budżetu z Departamentem Finansów Urzędu oraz Wydziałem Finansowo- Księgowym Departamentu; e) przygotowywanie i prowadzenie wszelkiej korespondencji w zakresie planowania budżetu i spraw z tym związanych; f) parafowanie wniosków o przeniesienie między paragrafami wydatków w rozdziale 75018; g) kompletowanie, rejestrowanie i archiwizowanie dokumentacji na swoim stanowisku pracy oraz przekazywanie jej do archiwum zakładowego; h) prowadzenie rejestru umów zawartych przez Departament w systemie finansowoksięgowym; i) dokonywanie analizy umów Departamentu pod względem realizacji wydatków; j) tworzenie harmonogramów wydatków bieżących i majątkowych w rozdziale 75018 w systemie finansowo-księgowym. 5. Wieloosobowe stanowisko Kancelaria Ogólna 1) przyjmowanie, rejestrowanie i rozdzielanie korespondencji przychodzącej do Urzędu zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną dla organów samorządu województwa; 2) ewidencjonowanie korespondencji wychodzącej i potwierdzanie wysyłki na kopiach; 3) potwierdzanie operatorowi usług pocztowych przesyłek poleconych i za dowodem doręczenia; 16
4) opieczętowywanie korespondencji przychodzącej stemplem Wpłynęło Kancelaria Ogólna ; 5) odrębne ewidencjonowanie przesyłek specjalnego rodzaju; 6) niezwłoczne powiadamianie Departamentów Urzędu o nadejściu pilnej korespondencji; 7) codzienne wysyłanie i przekazywanie korespondencji. 6. Wieloosobowe stanowisko Archiwum Zakładowe 1) prowadzenie spraw związanych z archiwizacją dokumentów w archiwum zakładowym zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z instrukcją kancelaryjną dla organów samorządu województwa; 2) udostępnianie pracownikom Urzędu za pokwitowaniem akt spraw ostatecznie załatwionych; 3) dokonywanie likwidacji dokumentacji niearchiwalnej po upływie okresu jej przechowania zgodnie z warunkami określonymi w ustawie; 4) prowadzenie wykazów i zbioru spisów zdawczo-odbiorczych; 5) coroczne ustalenie dla każdego departamentu terminu przekazywania akt; 6) przyjmowanie na podstawie spisu zdawczo odbiorczego wyłącznie kompletnych roczników; 7) nadzorowanie, zgodnego z przepisami, przygotowania przez departamenty dokumentów przeznaczonych do przekazania do archiwum zakładowego; 8) przestrzeganie zgodnej z przepisami organizacji w prowadzonym archiwum zakładowym; 9) organizowanie szkoleń dla pracowników Urzędu z zakresu prawidłowego stosowania i przestrzegania przepisów wynikających z Instrukcji Kancelaryjnej; 15. Komórki organizacyjne Departamentu zobowiązane są do współdziałania w zakresie realizacji zadań Departamentu. 16. Skargi i wnioski wpływające do Departamentu załatwiane są zgodnie z trybem określonym w 33 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu. 17
V. Zasady podpisywania pism i decyzji oraz tryb składania dokumentów Zarządowi i Sejmikowi 17. 1. Przy podpisywaniu pism i decyzji przez Dyrektora obowiązują następujące zasady: 1) Pracownicy Departamentu podpisują określone przez Dyrektora rodzaje pism; 2) Pisma podpisywane przez Dyrektora parafuje w lewym dolnym rogu pracownik sporządzający pismo i nadzorujący naczelnik wydziału lub kierownik oddziału; 3) Dyrektor podpisuje wszystkie pisma związane z zakresem działania Departamentu nie zastrzeżone do właściwości członków Zarządu; 4) Dyrektor parafuje w lewym dolnym rogu pisma (decyzje) podpisywane przez członków Zarządu. 18. 1. Pieczęcie urzędowe wydawane są za pokwitowaniem lub potwierdzone pisemnie. 2. Pieczęcie przechowywane są pod zamknięciem w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieupoważnionych. 3. Postępowanie z dokumentami odbywa się na zasadach określonych w przepisach szczególnych. 19. 1. Projekty uchwał Zarządu oraz inne dokumenty przedkładane Zarządowi przekazywane są do Departamentu Organizacyjnego i Kadr Urzędu najpóźniej na dwa dni przed posiedzeniem Zarządu w 12 egzemplarzach. 2. Projekty uchwał Zarządu winny być zaparafowane przez: 1) Dyrektora lub jego Zastępcę; 2) Głównego Księgowego Urzędu; 3) Członka Zarządu sprawującego nadzór nad Departamentem; 4) Skarbnika Województwa Wielkopolskiego- gdy wywołują skutki finansowe oraz zaopiniowane pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego. 20. Projekty uchwał Sejmiku przekazywane są do Kancelarii Sejmiku po uprzednim uzyskaniu akceptacji Zarządu oraz opinii właściwych Komisji. Projekt uchwały należy złożyć w oryginale wraz z 11 jego kopiami i umieścić w systemie e-radni. 18
VI. Zasady Organizacji Kontroli 21. 1. Kontroli wewnętrznej w Departamencie podlegają: 1) wykonywanie zadań na stanowisku pracy; 2) dyscyplina pracy. 22. 1. Kontrolę wewnętrzną wykonuje Dyrektor lub jego Zastępcy. 2. Dowodem dokonania kontroli jest także wstępne parafowanie dokumentu (pisma) lub ostateczne podpisanie dokumentu (pisma). VII. Postanowienia końcowe 23. 1. Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Departamentu. 2. Nieprzestrzeganie Regulaminu stanowi naruszenie obowiązków służbowych. 24. Regulamin ma charakter aktu wewnętrznego i nie może być powołany jako podstawa działania w korespondencji ze stronami. 25. Pracownicy Departamentu potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości i stosowania postanowienia niniejszego Regulaminu. 26. W zakresie spraw nie ujętych w niniejszym Regulaminie obowiązują postanowienia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu. 19