Płaca minimalna w Niemczech Od dnia 01.01.2015 r. na całym obszarze Republiki Federalnej Niemiec (we wszystkich krajach związkowych) i, co do zasady, we wszystkich branżach i sektorach obowiązuje, statuowane ustawą o płacy minimalnej (Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns - MiLoG), wynagrodzenie minimalne w wysokości 8,50 euro brutto za każdą godzinę pracy. Co istotne, przepisy ustawy znajdują zastosowanie do pracodawców z siedzibą zarówno w Niemczech jaki i poza granicami Niemiec, o ile zatrudniają pracowników na terytorium Republiki Federalnej Niemiec ( 1 w zw. z 20 MiLoG). Wraz z ustawowym wyznaczeniem dolnej granicy wynagrodzenia wprowadzono paralelnie
dla pracodawców z określonych branż nie mających siedziby w Niemczech dalsze obowiązki: zgłoszenia pracowników i prowadzenia dokumentacji czasu pracy. Nadmienić należy, iż przepisy ustawy o delegowaniu pracowników (Gesetz über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen - AEntG) oraz ustawy o użyczaniu pracowników (Gesetz zur Regelung der Arbeitnehmerüberlassung - Arbeitnehmerüberlassungsgesetz - AÜG) mają pierwszeństwo przed postanowieniami ustawy o płacy minimalnej, o ile wysokość ustanowionych na ich podstawie wynagrodzeń minimalnych dla poszczególnych branż jest wyższa niż stawka wynagrodzenia minimalnego zgodnie z nowymi przepisami. W praktyce oznacza to, że polski przedsiębiorca, którego pracownicy świadczą pracę w Niemczech zobligowany jest do zagwarantowania i wypłaty tymże pracownikom wynagrodzeń na poziomie co najmniej określonej w przedmiotowej ustawie płacy minimalnej tj. 8,50 EUR brutto za każdą godzinę pracy, o ile w danym sektorze nie obowiązuje odrębna (wyższa), branżowa stawka minimalna. A jeżeli ponadto jego działalność podpada pod jedną z poniższych branż: sektor budowlany, gastronomia i hotelarstwo (branża noclegowa), przewóz osób, spedycja, transport i powiązaną z tym logistyka, działalność wesołych miasteczek, parków rozrywki, cyrków, obwoźnych grup teatralnych etc., leśnictwo i przemysł drzewny, sprzątanie obiektów, budowa i demontaż stoisk targowych i wystawienniczych, przemysł mięsny, ciążą na nim, zgodnie z regulacjami ustawy o płacy minimalnej, dodatkowe obowiązki tj. obowiązek zgłoszenia pracowników wykonujących pracę w Niemczech do organów administracji celnej oraz prowadzenia i przechowywania dokumentacji odnośnie czasu pracy tych pracowników. Niniejszy informator stanowi próbę klarownego przedstawienia wszelkich istotnych w tej materii kwestii ze szczególnym uwzględnieniem procedury zgłoszeniowej. Analiza problematyki płacy minimalnej dokonana została przez pryzmat branży transportowej i budowlanej, bowiem to właśnie te gałęzie gospodarki generują największy wolumen zleceń i obrotów w porównaniu z innymi sektorami w polsko-niemieckich stosunkach handlowych. I. Płaca minimalna (elementy składowe) Płaca minimalna stanowi najniższą dopuszczalną stawkę wynagrodzenia w rozumieniu 2 pkt 1 niemieckiej ustawy o delegowaniu pracowników (AEntG). Wypracowane przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w oparciu o wykładnię przepisów dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług oraz prezentowane w utrwalonym orzecznictwie Federalnego Sądu Pracy (Bundesarbeitsgericht) zasady wyliczania branżowych płac minimalnych zostały, wolą niemieckiego prawodawcy, przetransponowane na płaszczyznę wyliczania powszechnej płacy minimalnej. 2 / 11
Dodatki i inne świadczenia pracodawcy Dodatki lub gratyfikacje wypłacane przez pracodawcę podlegają uwzględnieniu jako części składowe/komponenty płacy minimalnej jedynie wówczas, gdy ich uwzględnienie w płacy minimalnej nie prowadzi do zachwiania relacji pomiędzy świadczeniem pracownika z jednej a otrzymywanym przez niego świadczeniem wzajemnym pracodawcy z drugiej strony. Dodatek lub inne świadczenia nie powinny być zatem wynagrodzeniem za wykonywanie pracy, która przekracza ramy pracy umownie uzgodnionej (tak pod względem rodzajowym jak i czasowym), co ma miejsce przykładowo w odniesieniu do pracy w godzinach nadliczbowych lub w warunkach szkodliwych. Zgodnie z powyższym wliczenie do płacy minimalnej jest możliwe wówczas, gdy dodatki lub gratyfikacje wraz z innymi świadczeniami pracodawcy służą, zgodnie z ich przeznaczeniem, wynagradzaniu świadczenia pracy, która mieści się w zakresie zadań wynagradzanych płacą minimalną (tzw. równoważność funkcjonalna porównywanych świadczeń). Analizując zagadnienie równoważności funkcjonalnej należy odnieść się w szczególności do kwestii umówionej pracy w rozumieniu wynikającym z układów zbiorowych pracy lub ustalonych zwyczajów. Odwołując się do orzecznictwa Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej należy postawić pytanie, czy zasadne jest oczekiwanie od pracownika, że wykona on dany rodzaj pracy bez dodatkowego wynagrodzenia w postaci dodatku. Rozstrzygnięcia wymaga więc kwestia, które z wypłacanych przez pracodawcę w ramach stosunku pracy świadczeń stanowią element składowy płacy minimalnej, które zaś nie podlegają wliczeniu do płacy minimalnej. Przykłady dodatków podlegających uwzględnieniu: - dodatki i gratyfikacje stanowiące odpłatność za pracę, do której regularnego i stałego wykonywania pracownik jest zobowiązany zgodnie z ustaleniami umowy o pracę (np. tzw. dodatek budowlany (Bauzulage) dla wszystkich pracowników zatrudnionych na danym placu budowy); - dodatki ujęte w umowie o pracę pracownika oddelegowanego z zagranicy jako różnica pomiędzy płacą minimalną przysługującą w państwie pochodzenia a stawką minimalną w państwie przyjmującym tj. Niemczech; - płatności jednorazowe (np. dodatek świąteczny/urlopowy): podlegają uwzględnieniu jedynie w okresie, w którym są wypłacane/na który przypada termin ich wymagalności ( 2 ust. 1 zd. 1 nr 2 niemieckiej ustawy o płacy minimalnej MiLoG), względnie, w którym następuje płatność częściowa. Warunek sine qua non ich zaliczenia stanowi jednakże fakt ich rzeczywistej i nieodwoływalnej (bezwarunkowej) wypłaty pracownikowi. Jednorazowa wypłata świątecznej premii rocznej w grudniu danego roku może zostać zatem zaliczona jedynie na poczet płacy minimalnej w miesiącu listopadzie, gdyż terminy płatności płacy minimalnej za miesiące od stycznia do października już upłynęły; - dodatki i dopłaty pozostające bez wpływu na stosunek świadczenia pracownika i świadczenia wzajemnego pracodawcy, np. dodatek za staż pracy. 3 / 11
Przykłady dodatków i dopłat nieuwzględnianych w ramach płacy minimalnej: - dodatki i gratyfikacje, których wypłata uwarunkowana jest spełnieniem jednego z następujących warunków: zwiększona ilość pracy w danej jednostce czasu (premie akordowe), ponadprzeciętna jakość wyników pracy (premie jakościowe), praca w okresach szczególnych (np. nadgodziny, praca w niedziele i święta lub praca w porze nocnej), praca w warunkach szkodliwych (np. dodatek z tytułu wykonywania tzw. pracy brudzącej, dodatek za zatrudnienie przy pracach szczególnie niebezpiecznych), - wszystkie pozostałe dodatki stanowiące odpłatność za realizację dodatkowych zadań, do których realizacji pracownik nie jest zobowiązany umową o pracę; - składki odprowadzane do zakładowego systemu zabezpieczenia emerytalnego oraz inne płatności na poczet pracowniczych systemów oszczędnościowych; - zwrot kosztów: zalicza się tu w szczególności zwrot rzeczywistych wydatków, jakie poniósł pracownik w ramach stosunku pracy w wypełnieniu polecenia pracodawcy (np. podróże/przejazdy do klientów, udział w kursach i szkoleniach dokształcających). Analogicznie klasyfikowane są również (znane wielu obcym systemom prawnym) dodatki z tytułu oddelegowania, o ile stanowią zwrot faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów oddelegowania (np. wydatki na nocleg, wyżywienie, koszty podróży). Bez znaczenia jest przy tym sformułowanie, nazwa użyta na określenie danego dodatku. Jeżeli pracodawca wypłaca pracownikowi jedną, łączną kwotę, obejmującą środki, z których pracownik zobowiązany jest samodzielnie pokryć swe wydatki na nocleg i/lub wyżywienie, od kwoty łącznej należy odjąć najniższą, przewidzianą w niemieckim rozporządzeniu w sprawie świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych (Sozialversicherungsentgeltverordnung), stawkę na nocleg lub wyżywienie i uwzględnić jedynie pozostałą kwotę. Jeżeli pracodawca obok wynagrodzenia przyzna pracownikowi tzw. świadczenia w naturze, jak np. nocleg i/lub wyżywienie, wówczas ich równowartość wyrażona kwotą pieniężną nie jest uwzględniana jako składnik wynagrodzenia. Jeżeli natomiast pracodawca wypłaca wynagrodzenie po odliczeniu kwot przypadających na dodatkowe świadczenia na rzecz pracownika (np. koszty noclegów, wyżywienia), wówczas płacę minimalną stanowi jedynie ta faktycznie wypłacona kwota. II. Obowiązek zgłoszenia i oświadczenie pracodawcy 1.Obowiązek zgłoszenia 16 MiLoG nakłada na pracodawców spoza Niemiec świadczących usługi w określonych, wskazanych w 2a ust. 1 ustawy o zwalczaniu nielegalnego zatrudnienia (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz SchwarzArbG) branżach, obowiązek uprzedniego zgłoszenia pracowników wykonujących pracę w Niemczech do organów administracji celnej. Niektóre spośród wymienionych w cytowanym powyżej przepisie gałęzi i branż, były już wcześniej objęte zakresem stosowania AEntG ( budowlanka, 4 / 11
sprzątanie obiektów), w pozostałych obowiązki te stanowią istotne novum (branża transportowa). Celem zgłoszenia jest umożliwienie weryfikacji, czy pracodawca z siedzibą poza granicami RFN faktycznie wywiązuje się z nałożonego na niego obowiązku w zakresie zapewnienia i wypłaty wynagrodzenia na poziomie płacy minimalnej. Wypełnienie obowiązku zgłoszenia następuje przez przekazanie, względnie przesłanie faksem, przed rozpoczęciem pracy w Niemczech, odpowiedniego urzędowego formularza zgłoszenia do: Meldestelle Bundesfinanzdirektion West Wörthstraße 1-3 50668 Köln Fax + 49 (0) 221 / 964870 W odniesieniu do czynności o charakterze czynności stricte mobilnych ustawodawca przewidział uproszczoną procedurę zgłoszeniową. Nadmienić należy, że pracą wyłącznie mobilną jest praca niezwiązana z jednym, konkretnym miejscem jej wykonywania, praca, której wykonywanie nie może zostać przypisane do żadnego konkretnego adresu. Z pracą tego rodzaju mamy do czynienia np. w odniesieniu do doręczania listów, paczek i ulotek, zbiórki odpadów, sprzątania czy odśnieżania ulic a także w przypadku transportu towarów oraz przewozu osób. W tym wypadku na formularzu zgłoszenia (harmonogram prac Einsatzplanung) należy podać następujące informacje: - termin rozpoczęcia i przewidywalny czas wykonywania dzieła lub usługi, - nazwiska, imiona i daty urodzenia pracowników, których pracodawca zamierza zatrudnić w Niemczech wraz z przewidywalnym okresem zatrudnienia (w formie załącznika do zgłoszenia), - adres, pod którym przechowywane będą dokumenty wymagane zgodnie z 17 MiLoG lub 19 AEntG, o ile dla danej branży obowiązuje wynagrodzenie minimalne wynikające z przepisów szczególnych derogujących powszechnie obowiązujące przepisy o płacy minimalnej (w szczególności umowy o pracę, ewidencja czasu pracy, dokumentacja płacowa, potwierdzenia dokonanych wypłat wynagrodzenia). Jeżeli wskazane powyżej dokumenty będą przechowywane za granicą, do zgłoszenia dołączyć należy oświadczenie/zapewnienie pracodawcy, że dokumenty zostaną, na żądanie, dostarczone na teren Niemiec i udostępnione celem kontroli urzędnikom niemieckiej administracji celnej. Dodatkowo niemiecki ustawodawca wymaga, aby dokumenty przedłożone zostały w języku niemieckim, co umożliwić ma ich weryfikację przez niemieckie służby kontrolne. Szczegółowe informacje dotyczące procedury rejestracyjnej zamieszczone zostały na stronach internetowych niemieckiej administracji celnej www.zoll.de. Wymagany formularz zgłoszeniowy 033037 mobil dostępny jest zaś pod adresem: https://www.formularebfinv.de/printout/033037b.pdf. Wbrew obiegowej opinii, regulacje ustawy o płacy minimalnej obowiązują również w stosunku do przewozów tranzytowych. Zasada wypłaty płacy minimalnej zgodnie z MiLoG obowiązuje bowiem także w międzynarodowym transporcie towarów. Oznacza to, że za czas, w którym kierowca prowadzi pojazd na terenie RFN, przysługuje mu prawo do zapłaty minimalnego wynagrodzenia i to 5 / 11
niezależnie od tego, czy jest to transport do Niemiec, przez Niemcy (tranzyt), czy też wewnątrz Niemiec (kabotaż). Wskazówka: W odniesieniu do przewozów tranzytowych stosowanie regulacji ustawy o płacy minimalnej zostało czasowo zawieszone (patrz pkt VII). W przypadku zaś tzw. prac stacjonarnych, przykładowo na jednym wyraźnie wskazanym placu budowy, stosowany jest formularz zgłoszeniowy 033035 https://www.formularebfinv.de/printout/033035.pdf. Zgłoszenie pracowników, których praca koncentruje się wyłącznie na jednym placu budowy winno uwzględniać następujące informacje: - branżę, w której będą pracować delegowani pracownicy (jeżeli obowiązek zgłoszenia wynika z MiLoG informacja ta jest nieobowiązkowa), - miejsce zatrudnienia (w przypadku usług budowlanych wskazanie placu budowy), - początek i przewidywany termin zakończenia zatrudnienia, - miejsce, gdzie przechowywane będą dokumenty wymagane zgodnie z 17 MiLoG lub 19 AEntG, o ile dla danej branży obowiązuje wynagrodzenie minimalne wynikające z przepisów szczególnych derogujących powszechnie obowiązujące przepisy o płacy minimalnej (w szczególności umowy o pracę, ewidencja czasu pracy, dokumentacja płacowa, potwierdzenia dokonanych wypłat wynagrodzenia), - nazwisko, imię, datę urodzenia oraz adres w RFN osoby do kontaktu w Niemczech (osoba odpowiedzialna), - nazwisko, imię oraz adres osoby uprawnionej do odbioru korespondencji w Niemczech (pełnomocnik do doręczeń), - nazwiska, imiona oraz daty urodzenia pracowników zatrudnianych przez pracodawcę w Niemczech wraz ze wskazaniem terminu rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia pracy na terenie Niemiec (jako załącznik do zgłoszenia). W przypadku, gdy miejscem pracy pracownika jest kilka placów budowy w ciągu tego samego dnia lub, gdy praca świadczona jest wprawdzie na jednym placu budowy jednakże w systemie zmianowym zgłoszenie powinno zawierać poniższe informacje: - branżę, w której będą pracować delegowani pracownicy (jeżeli obowiązek zgłoszenia wynika z MiLoG informacja ta jest nieobowiązkowa), - miejsce zatrudnienia, w przypadku usług budowlanych plac budowy, - początek i przewidywany termin zakończenia zatrudnienia, - miejsce, gdzie przechowywane będą dokumenty wymagane zgodnie z 17 MiLoG lub 19 AEntG, o ile dla danej branży obowiązuje wynagrodzenie minimalne wynikające z przepisów szczególnych derogujących powszechnie obowiązujące przepisy o płacy minimalnej (w szczególności umowy o pracę, ewidencja czasu pracy, dokumentacja płacowa, potwierdzenia dokonanych wypłat wynagrodzenia), 6 / 11
- nazwisko, imię, datę urodzenia oraz adres w RFN osoby do kontaktu w Niemczech (osoba odpowiedzialna), - nazwisko, imię oraz adres osoby uprawnionej do odbioru korespondencji w Niemczech (pełnomocnik do doręczeń), - nazwiska, imiona oraz daty urodzenia pracowników zatrudnianych przez pracodawcę w Niemczech wraz ze wskazaniem terminu rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia pracy na terenie Niemiec (jako załącznik do zgłoszenia). W harmonogramie prac pracodawcy zobligowani są zamieszczać informacje dodatkowe. W przypadku prac stacjonarnych należy skonkretyzować, w jakich dniach i godzinach pracownicy będą wykonywać powierzoną im pracę. Harmonogram prac może przy tym obejmować okres nie dłuższy niż trzy miesiące. Aktualizacja zgłoszenia Zgłoszeniu podlegają zgodnie z 16 ust. 1 zd. 3 MiLoG i 18 ust. 1 zd. 3 AEntG również następujące okoliczności: - zmiana terminu rozpoczęcia wykonywania dzieła lub usługi, - zmiana terminu rozpoczęcia lub zakończenia kierowania pracowników do pracodawców użytkowników w Niemczech, - oddelegowanie albo skierowanie do pracodawcy użytkownika innych pracowników niż ci, którzy zostali pierwotnie zgłoszeni, - zmiana miejsca wykonywania pracy w Niemczech, w przypadku usług budowlanych zmiana placu budowy, - udzielenie pełnomocnictwa do doręczeń innej osoby niż wskazana w zgłoszeniu lub - zmiana adresu pełnomocnika do doręczeń (pracodawca: formularz 033035). Aktualizacja zgłoszenia nie jest natomiast wymagana przy pracach wykonywanych w jednym miejscu w systemie zmianowym lub w porze nocnej, lub też w kilku miejscach tego samego dnia zgodnie z 2 ust. 2 w zw. z ust. 5 niemieckiego rozporządzenia w sprawie obowiązku zgłoszenia zgodnie z ustawą o płacy minimalnej, ustawą o delegowaniu pracowników i ustawą o pracy tymczasowej (MiLoMeldV) jeżeli: - wykonywanie pracy w danym miejscu ulegnie przesunięciu w czasie o mniej niż osiem godzin (w razie konieczności zgłoszenia zmiany zastosowanie znajduje formularz 033037 "Harmonogram prac zgodnie z 16 ust. 1 MiLoG lub 18 ust. 1 AEntG pracodawca stacjonarny (2015)" albo 033038 "Harmonogram prac zgodnie z 16 ust. 3 MiLoG, 18 ust. 3 AEntG ). Z obowiązku aktualizacji dokonanych zgłoszeń zwolnieni są, w myśl 2 ust. 3 w związku z ust. 5 niemieckiego rozporządzenia w sprawie obowiązków zgłoszenia (MiLoMeldV), pracodawcy, których pracownicy wykonują tzw. prace wyłącznie mobilne (np. transport towarów/przewóz osób). 7 / 11
2. Oświadczenie/zapewnienie pracodawcy 16 ust. 2 i 4 MiLoG, 18 ust. 2 i 4 AEntG oraz 17b ust. 2 AÜG nakładają na pracodawców nie mających siedziby w Niemczech obowiązek złożenia stosownego zapewnienia. Zgodnie z tym pracodawca oświadcza, że gwarantuje zatrudnionym w Niemczech pracownikom minimalny standard ochrony przewidziany w MiLoG i AEntG, w szczególności w zakresie stawek wynagrodzenia za pracę. Do złożenia zapewnienia zobligowani są wszyscy pracodawcy z siedzibą za granicą zobowiązani zgodnie z właściwymi przepisami 16 MiLoG i 18 AEntG do dokonania zgłoszenia delegowanych pracowników. Na mocy 2a niemieckiej ustawy o zapobieganiu nielegalnemu zatrudnieniu zalicza się tu następujące branże: budowlaną, gastronomiczną i hotelarską (noclegową), przewóz osób, spedycję, transport i powiązaną z tym logistykę, działalność wesołych miasteczek, parków rozrywki, cyrków, obwoźnych grup teatralnych etc., leśnictwo i przemysł drzewny, sprzątanie obiektów, budowę i demontaż stoisk targowych i wystawienniczych, przemysł mięsny. Wskazówka: Wymienione powyżej formularze zgłoszeniowe zawierają w swojej treści formułę oświadczenia/zapewnienia pracodawcy. III. Prowadzenie ewidencji czasu pracy Zgodnie z 17 ust. 1 MiLoG pracodawcy z siedzibą zarówno w Niemczech jaki i poza granicami Niemiec, zatrudniający pracowników w jednej z branż lub gałęzi enumeratywnie ujętych w 2a niemieckiej ustawy o przeciwdziałaniu nielegalnemu zatrudnieniu, zobligowani są do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników świadczących pracę na terytorium RFN (katalog branż powyżej). Ewidencjonowaniu podlega rozpoczęcie, zakończenie i czas trwania dobowego zatrudnienia danego pracownika w przeciągu całego okresu wykonywania pracy na terenie Niemiec. Na pracodawcy ciąży ponadto obowiązek przechowywania niniejszej ewidencji co najmniej przez dwa lata. Przepisy nie określają przy tym formy, w jakiej ewidencja czasu pracy winna być prowadzona. W praktyce oznacza to, że dopuszczalne jest zarówno pisemne jak i elektroniczne ewidencjonowanie czasu pracy. Co istotne, pracodawca może delegować obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy na pracownika (np. na kierowcę). Nie zwalnia to jednakże pracodawcy z odpowiedzialności za poprawność rejestrowanych danych. Jeżeli dla pracowników sporządzane są tzw. grafiki, np. tygodniowe grafiki godzin i miejsc pracy, wskazujące czas rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz dobowy wymiar czasu pracy, mogą one stanowić tu podstawę prowadzenia ewidencji czasu pracy. Uwzględnienia wymagają jedynie ewentualnie zaistniałe rozbieżności. Nie jest natomiast wymagane zamieszczanie w ewidencji informacji odnośnie długości trwania oraz godzin, na które przypadają przerwy w pracy. Zapis/Dokumentacja czasu pracy, z wyszczególnieniem wskazanych powyżej elementów, musi nastąpić przed upływem 7 dnia kalendarzowego licząc od dnia, w którym praca była 8 / 11
świadczona, w więc w ciągu tygodnia. Podpisy tak pracodawcy jak i pracownika nie są wymagane. Pamiętać jednakże należy, iż ewidencja musi być prowadzona odrębnie dla każdego z pracowników. Podkreślenia wymaga, że rejestrowanie czasu pracy za pomocą tachografów cyfrowych nie spełnia wymogów nakładanych przez MiLoG, dokumentuje bowiem jedynie ruch pojazdu (czas prowadzenia pojazdu i czas postojów). Czas odpoczynku przed podjęciem jazdy czy prace wykonywane w czasie postoju (np. załadunek i wyładunek), które nie są rejestrowane za pomocą tachografu, wymagają uwzględnienia w ewidencji. Wskazówka: W praktyce kierowca mógłby zatem samodzielnie prowadzić ewidencję czasu pracy odnotowując konieczne informacje w podręcznym notatniku. Uproszczona ewidencja czasu pracy obejmująca jedynie czas trwania pracy w danej dobie (bez konieczności wykazywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy) jest dopuszczalna na mocy 1 niemieckiego rozporządzenia w sprawie ewidencji płacy minimalnej (MiLoAufzV), jeżeli: - pracownicy wykonują powierzoną pracę wyłącznie mobilnie, - pracodawca konkretnie nie wyznacza dobowego czasu pracy (faktycznego rozpoczęcia i faktycznego zakończenia) oraz - pracownicy uprawnieni są do samodzielnego rozplanowywania godzin pracy w ciągu dnia. Chodzi tu więc o przypadki, w których pracodawca ogranicza się do zakreślenia pewnego przedziału czasowego, w którym praca ma być wykonywana. Pracownicy muszą przy tym mieć możliwość swobodnego rozporządzania swoim czasem pracy i czasem wolnym od pracy. Tylko w takich przypadkach wystarczające będzie dokumentowanie wyłącznie faktycznego dobowego czasu pracy (czasu trwania) z pominięciem informacji odnośnie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Uproszczona ewidencja czasu pracy może być stosowana w odniesieniu do określonych form doręczania przesyłek, nie znajduje natomiast zastosowania w transporcie towarów i osób. IV. Przechowywanie i udostępnianie dokumentów Pracodawcy z siedzibą w kraju (Niemcy) oraz pracodawcy z siedzibą za granicą mają obowiązek przechowywać w Niemczech dokumenty niezbędne do weryfikacji spełnienia przez nich wymogów określonych w MiLoG, AEntG oraz AÜG zgodnie z 17 ust. 2 MiLoG, 19 ust. 2 AEntG lub 17c ust. 2 AÜG. Zalicza się tu: - umowę o pracę - ewidencję czasu pracy z wyszczególnieniem miejsc pracy, jeżeli regionalnie stosowane są różne stawki płacy minimalnej, - dokumentację płacową oraz - potwierdzenia dokonanych płatności wynagrodzeń. Cztery wskazane powyżej rodzaje dokumentów muszą być przechowywane na terenie Niemiec. Jeżeli oprócz wyżej wymienionych konieczne okażą się ewentualnie także inne dokumenty, należy je również udostępnić do wglądu organom kontrolującym. Pracodawcy z siedzibą za granicą mogą jednakże zgodnie z 2 ust. 1 nr 3 niemieckiego rozporządzenia w sprawie obowiązku zgłoszenia (MiLoMeldV) przechowywać dokumenty na terenie 9 / 11
kraju swojej siedziby, pod warunkiem, że złożą pisemne zapewnienie, że przedmiotowe dokumenty zostaną, na żądanie, dostarczone na teren Niemiec i udostępnione celem kontroli urzędnikom niemieckiej administracji celnej. Dodatkowo niemiecki ustawodawca wymaga, aby dokumenty przedłożone zostały w języku niemieckim, co umożliwić ma ich weryfikację przez niemieckie służby kontrolne. W wypadku kontroli konieczne jest również dołączenie informacji o usługach faktycznie wykonanych we wskazanym w zgłoszeniu okresie oraz danych poszczególnych zleceniodawców. Przykład: Polski kierowca ciężarówki nie musi posiadać przy sobie potwierdzenia dokonania zgłoszenia, umowy o pracę etc. Na formularzu 033037 (pracownicy mobilni) pracodawca wskazuje natomiast, gdzie znajdują się wymagane dokumenty (np. umowa o pracę). Ponieważ przechowywanie dokumentów w Niemczech nie zawsze jest możliwe, pracodawca w myśl 2 ust. 3 MiLoMeldV składa w takim przypadku, w ramach uproszczonego zgłoszenia w formie harmonogramu prac (formularz 033037-mobil), zapewnienie, że na żądanie organów administracji celnej dokumenty te w języku niemieckim zostaną przekazane do Niemiec. Przypominamy, że zapewnienie zawarte jest w treści odnośnego formularza. Nie ma zatem potrzeby sporządzania odrębnego dokumentu. W związku z powyższym, w razie wezwania, jesteście Państwo zatem bezwzględnie zobowiązani przesłać wymagane dokumenty w języku niemieckim do organu celnego, który wystosował żądanie (kwestie sankcji grożących w razie naruszenia przepisów ustawy względnie przepisów wykonawczych do ustawy przedstawione zostały poniżej w pkt. VI). V. Odpowiedzialność zamawiającego 13 MiLoG oraz 14 AEntG statuują, nieznaną prawu polskiemu, tzw. odpowiedzialność przebijającą zamawiającego. Zamawiający odpowiada tu jak poręczyciel za to, że w całym łańcuchu ewentualnych podwykonawców realizowany jest obowiązek wypłaty, wszystkim zatrudnionym pracownikom, wynagrodzenia na poziomie płacy minimalnej. Pracownik może zatem dokonać wyboru, czy będzie dochodzić roszczeń od swego pracodawcy (podwykonawcy) czy też skieruje swoje roszczenie bezpośrednio do zamawiającego. Wskazane jest więc, aby zamawiający podjął stosowne kroki mające na celu zabezpieczenie jego interesów w stosunku do podwykonawców. VI. Skutki prawne naruszenia przepisów ustawy o płacy minimalnej Naruszenie przepisów ustawy o płacy minimalnej stanowi wykroczenie. Ustawa rozróżnia przy tym naruszenie obowiązku zgłoszenia pracowników, prowadzenia dokumentacji czasu pracy i współdziałania z organami kontroli a naruszeniem polegającym na złamaniu nakazu wypłaty ustawowo zagwarantowanej płacy minimalnej. Wysokość grzywny uzależniona jest od rodzaju naruszenia oraz postaci winy: istotne jest, czy naruszenie ma charakter umyślny czy nieumyślny. Wysokość grzywny w razie niedopełnienia obowiązku zgłoszenia wynosi maksymalnie 30.000 euro natomiast złamanie nakazu wypłaty płacy minimalnej zagrożone jest karą do 500.000 euro. Nieumyślność stanowi przy tym swoistą okoliczność łagodzącą przy wymiarze kary grzywny i powoduje, że maksymalny wymiar kary grzywny, jaka może zostać wymierzona w danym przypadku zostaje zredukowany do połowy górnego zagrożenia tą karą, a więc wynosi odpowiednio maksymalnie 15.000 euro względnie 250.000 euro. Dodać należy, że przedsiębiorca, na którego 10 / 11
nałożona została kara grzywny w wysokości powyżej 2500 euro może zostać wykluczony z procedury ubiegania się o zamówienie publiczne. VII. Regulacje przejściowe Do czasu rozstrzygnięcia na poziomie organów Unii Europejskiej kwestii stosowania przepisów ustawy o płacy minimalnej w międzynarodowym transporcie towarów obowiązywać będą regulacje o charakterze przejściowym/tymczasowym dotyczące wyłącznie obszaru przewozów tranzytowych. Oznacza to, iż w odniesieniu do przewozów tranzytowych czasowo zawieszone zostały kontrole wypełniania obowiązków wynikających z MiLoG. Postępowania w sprawach o wykroczenia stanowiące naruszenia obowiązków statuowanych ustawą o płacy minimalnej nie będą więc przejściowo wszczynane, zaś wszczęte zostaną zawieszone. Polscy przedsiębiorcy transportowi realizujący przewozy tranzytowe przez Niemcy są więc przejściowo zwolnieni z obowiązku dokonywania zgłoszeń zgodnie z 16 MiLoG oraz prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników świadczących pracę w Niemczech na zasadach określonych w 17 MiLoG. Co istotne, przedmiotowa regulacja ma charakter tymczasowy i obowiązuje jedynie do momentu weryfikacji zagadnienia zasadności stosowania przepisów ustawy o płacy minimalnej w sektorze transportu międzynarodowego. Pamiętać należy, że wskazane powyżej regulacje tymczasowe obowiązują wyłącznie w odniesieniu do przewozów tranzytowych i w żadnym razie nie dotyczą przypadków przewozów kabotażowych na terenie Niemic oraz transportu do Niemiec lub z Niemiec, a więc gdy rozładunek lub załadunek następuje w Niemczech. 11 / 11