Program LIFE 2014-2020 Formularze finansowe F Radosław Domagała Wydział ds Programu LIFE
Informacje ogólne W formularzach finansowych należy zamieścić wszystkie koszty, jakie planowane są do poniesienia w ramach realizacji projektu. Każdy koszt musi być dokładnie opisany w Części C wniosku (Szczegółowy opis proponowanych działań), tak aby łatwo było powiązać proponowane koszty z konkretnymi działaniami.
Koszty kwalifikowane Budżet projektu może zawierać wyłącznie koszty zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi w Art. w Art. II.19.1-3 Postanowień ogólnych umowy dofinansowania LIFE. Lista kosztów nie kwalifikujących się do współfinansowania w ramach LIFE+ zawarta została w II.19.4 Postanowień ogólnych umowy dofinansowania LIFE.
Koszty kwalifikowane Koszty będą uznane za kwalifikowane kiedy: zostaną przewidziane w budżecie projektu, są bezpośrednio związane i niezbędne dla realizacji projektu objętego umową, są rozsądne i odpowiadają zasadom dobrego zarządzania finansowego, w szczególności pod względem stosunku wartości do ceny oraz efektywności kosztowej, odpowiadają zasadom stosownego ustawodawstwa w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych, zostaną rzeczywiście poniesione w ciągu trwania projektu, będą odnotowane w księgach lub dokumentach podatkowych beneficjenta koordynującego lub współbeneficjentów oraz będą możliwe do określenia i zweryfikowania.
Podatek VAT Podatek VAT jest kosztem kwalifikowanym wyłącznie w momencie, gdy beneficjent koordynujący lub dowolny z jego Współbeneficjentów nie jest w stanie odzyskać podatku VAT zapłaconego w ramach projektu. Rozporządzenia Finansowego Parlamentu Europejskiego i Rady UE (UE, Euratom) nr 966/2012 z października 2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii Wymagane jest odpowiednie udokumentowanie tego faktu.
Formularze finansowe
Formularze finansowe
Formularz F1 Koszty osobowe Rodzaj umowy Należy wybrać sposób zatrudnienia pracowników - wybór jest ograniczony: personel zatrudniony na czas nieokreślony; personel zatrudniony na czas określony nie specjalnie do projektu; personel zatrudniony na czas określony u beneficjenta (oddelegowany do pracy w projekcie)
Formularz F1 Koszty osobowe Bezpośrednie koszty osobowe. Koszty wynagrodzeń pracowników public body mogą być finansowane jedynie w zakresie działań, które nie byłyby podjęte bez realizacji projektu LIFE+. Oddelegowanie w aktach osobowych/ umowie, Wkład własny musi przekroczyć o 2% koszt wynagrodzeń ww. pracowników.
Formularz F1 Koszty osobowe Kategoria/ Funkcja w projekcie Należy określić, jaką rolę w realizacji projektu pełnił będzie dany pracownik. Należy wskazać stopień lub stanowisko w sposób pozwalający Komisji ocenić strukturę personelu i podział zasobów kadrowych.
Formularz F1 Koszty osobowe Stawka dzienna dla każdego członka personelu jest obliczana na podstawie pensji brutto wraz z obowiązkowymi świadczeniami społecznymi. Tworząc propozycję budżetu, można się oprzeć na średnich stawkach obowiązujących w kraju dla danego zawodu, stanowiska, rodzaju organizacji itp.
Formularz F1 Koszty osobowe Liczba osobodni potrzebnych dla realizacji projektu
Formularz F2 Koszty podróży i utrzymania Formularz ten dotyczy wyłącznie kosztów podróży i utrzymania. Koszty związane z obecnością na konferencjach, np. opłaty konferencyjne, powinny być zakwalifikowane do kategorii Inne. Koszt uczestnictwa w konferencji może być zwrócony tylko w przypadku, gdy projekt jest prezentowany na konferencji. Uczestnictwo w konferencjach jest ograniczone do osób, których obecność jest uzasadniona merytorycznie.
Formularz F2 Koszty podróży i utrzymania Cel podróży (Z/Do) należy określić państwo i miasto, jeśli są one już znane. W przypadku cyklicznych przejazdów na obszar realizacji projektu, należy wpisać Obszar realizacji projektu Poza teren Europy - należy wpisać TAK w przypadku podróżowania poza UE
Formularz F2 Koszty podróży i utrzymania Cel podróży Należy precyzyjnie opisać cel podróży, w porządku pozwalającym na ocenę zasadności kosztów w kontekście planowanych celów projektu (przykłady: rozpowszechnianie informacji, zebranie specjalne w sprawie koordynacji projektu, wizyta na obszarze koordynacji projektu ). Koszty należy pogrupować np. wszystkie spotkania koordynacyjne. Prosimy podać przewidywaną liczbę podróży oraz liczbę podróżujących osób.
Formularz F2 Koszty podróży i utrzymania Koszty podróży - obliczane zgodnie z wewnętrznymi przepisami beneficjenta lub partnera. Beneficjenci powinni dążyć do wyboru jak najbardziej oszczędnych i przyjaznych środowisku metod komunikacji korzystanie z wideokonferencji powinno zostać każdorazowo rozpatrzone jako rozwiązanie alternatywne dla odbycia podróży.
Formularz F2 Koszty podróży i utrzymania Koszty utrzymania: obliczone zgodnie z wewnętrznymi przepisami beneficjenta lub partnera (diety lub bezpośredni zwrot z tytułu wyżywienia, koszty hotelu, transport lokalny itp.) należy upewnić się, że koszty posiłków dla uczestników projektu związane z podróżą/spotkaniem nie będą uwzględnione w sytuacji gdy jako diety zostały już wliczone w budżet.
Formularz F3 Wsparcie zewnętrzne Wsparcie zewnętrzne Pozycja ta dotyczy zarówno usług/prac wykonanych przez firmy podwykonawcze lub osoby trzecie, jak i wynajmu sprzętu lub infrastruktury Koszty tego rodzaju nie powinny przekroczyć 35% wartości ogólnego budżetu projektu chyba, że ich podwyższenie zostanie uzasadnione we wniosku.
Formularz F3 Wsparcie zewnętrzne Przykłady: Audyt zewnętrzny wyłącznie Beneficjent koordynujący, Zlecenie wykonania planu rozpowszechniania informacji, Projektowanie materiałów informacyjnych, Usługi tłumaczeniowe, Publikacja wydawnictw, Strona internetowa przedsięwzięcia projekt i prowadzenie, Wykonanie tablic informacyjnych, Wynajem sali, Ekspertyza ornitologiczna.
Formularz F3 Wsparcie zewnętrzne Procedura np. przetarg publiczny, zamówienie z wolnej ręki, dialog konkurencyjny. Opis należy w syntetyczny sposób opisać, czego dokładnie dotyczyć będą usługi wykonywane przez podwykonawców. Wynagrodzenie podwykonawców musi być przyznawane zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi znajdującymi się w Art. 8 Postanowień Wspólnych.
Formularze F4 a-c Środki trwałe Kwalifikowalność kosztów zakupu Środków trwałych Do współfinansowania kwalifikują się jedynie koszty związane z amortyzacją dóbr trwałych naliczanych przez czas trwania projektu Maksymalny poziom odpisów amortyzacyjnych: Infrastruktura 25% kosztu rzeczywistego Wyposażenie (urządzenia) 50% kosztu rzeczywistego
Kwalifikowalność kosztów zakupu Środków trwałych WYJĄTKI W przypadku projektów LIFE Przyroda i Różnorodność biologiczna wydatki poniesione na dobra trwałe przez podmioty publiczne lub podmioty prywatne niekomercyjne, uważa się za kwalifikowane w całości Koszty wykonania prototypów są kosztami kwalifikowanymi w 100%. Formularze F4 a-c Środki trwałe
Formularz F4a Środki trwałe: Infrastruktura Należy tutaj uwzględnić wszystkie koszty związane z infrastrukturą, nawet w przypadku, gdy praca jest wykonywana na mocy umowy o podwykonawstwo zawartej z podmiotem zewnętrznym. Inwestycje na infrastrukturę wielkoskalową nie kwalifikują się.
Formularz F4a Środki trwałe: Infrastruktura Procedura - należy określić przewidywaną procedurę zlecenia prac innym podmiotom, przykładowo: przetarg publiczny, zamówienie z wolnej ręki, dialog konkurencyjny. Opis należy przedstawić jasny opis oraz podział elementów infrastruktury w zależności od nakładów np.: wspierająca konstrukcja stalowa, podstawa instalacji, ogrodzenie.
Formularz F4b Środki trwałe: Wyposażenie Procedura - należy określić przewidywaną procedurę zakupu np.: przetarg publiczny, zamówienie z wolnej ręki, dialog konkurencyjny. Opis należy w sposób zrozumiały opisać każdą rzecz np.: laptop, oprogramowanie bazy danych, sprzęt pomiarowy, kosiarka.
Formularz F4c Środki trwałe: Prototypy Prototyp to infrastruktura i/ lub urządzenie, które zostało stworzone specjalnie na potrzeby realizacji projektu, i które nigdy nie było wprowadzone do obrotu handlowego i/ lub nie jest dostępne jako seryjny produkt. Prototyp musi odgrywać zasadniczą rolę w działaniach demonstracyjnych związanych z projektem. Wykazywane mogą być tylko komponenty zakupione i używane tylko w czasie trwania projektu. Prototyp nie może być używany do celów komercyjnych w czasie trwania projektu. Gdyby prototyp lub dowolna jego część miały być użyte do celów komercyjnych w ww. okresie, musi to zostać zgłoszone.
Formularz F4c Środki trwałe: Prototypy Procedura - należy określić przewidywaną procedurę zakupu np.: przetarg publiczny, zamówienie z wolnej ręki, dialog konkurencyjny. Opis należy podać jasny opis prototypu. Wszelkie prace związane z prototypem, nawet jeżeli praca jest prowadzona w ramach umowy podwykonawstwa, powinny być zgłaszane w ramach tej kategorii.
Formularz F5a i b Zakup gruntu i dzierżawa Koszty zakupu gruntu lub długoterminowej dzierżawy są kosztami kwalifikowalnymi tylko w przypadku projektów LIFE+ Przyroda i różnorodność biologiczna, po spełnieniu warunków wskazanych w II.19.2 i) postanowień ogólnych umowy dofinansowania: m.in. zakup przyczyni się do rozwoju, utrzymania lub poprawy integralności sieci NATURA 2000 [ ] ceny zakupu oparte są o ceny rynkowe, teren będzie przeznaczony na cele ochrony przyrody po zakończeniu projektu, wpis w księdze wieczystej będzie zawierał gwarancję nieodwołalnego przeznaczenia na potrzeby ochrony przyrody, prywatne organizacje, zagwarantują, że w przypadku ich rozwiązania, prawo własności zostanie przeniesione na osobę prawną działająca w ochronie przyrody, Dzierżawa długoterminowa = min 20 lat
Formularz F5a i b Zakup gruntu i dzierżawa Opis zakupu gruntu/ długoterminowej dzierżawy/ jednorazowego zwrotu kosztów: należy przedstawić jasny opis każdej pozycji, np.: zakup kwaśnych łąk na terenie X, jednorazowa rekompensata za prawa użytkowania torfowisk na terenie Y itd. Należy użyć różnych wierszy w tabeli do różnego rodzaju użytkowania gruntu/ rodzajów siedlisk/ terenów, jeżeli ich ceny znacznie się różnią. Szacowany koszt przypadający na hektar: szacowany koszt z uwzględnieniem podatku oraz innych opłat, zaokrąglony do 1 euro. Wniosek musi zawierać pismo od właściwego organu lub notariusza potwierdzające, że cena za hektar nie przekracza średniej ceny za tego rodzaju grunt oraz lokalizację.
Formularz F6 Materiały zużywalne Materiały uwzględnione w tej części formularza muszą być związane z zakupem, wytwarzaniem, naprawą lub użytkowaniem obiektów, które nie należą do środków trwałych beneficjentów. Przykłady: Materiały do eksperymentów, Zapasy pokarmu dla zwierząt, Materiały informacyjne, Koszty związane z upowszechnianiem informacji o projekcie, Naprawa sprzętu zakupionego na potrzeby projektu lub w 100% użytkowanego na rzecz projektu.
Formularz F7 Pozostałe koszty Koszty bezpośrednie, których nie daje się zakwalifikować do żadnej z poprzednich kategorii, należy wpisywać w tym formularzu. Przykłady: Gwarancja bankowa, Koszty z tytułu opłat bankowych, Koszty z tytułu opłat konferencyjnych, Koszty ubezpieczenia.
Formularz F8 OVERHEADS (KOSZTY OPERACYJNE): są określane jako ryczałt do 7% sumy kwalifikowanych kosztów bezpośrednich, wyłączając koszty zakupu gruntów. Należy wskazać ogólne koszty pośrednie (koszty ogólne) dla każdego beneficjenta.
Formularz FC
Formularz FC BENEFICJENT KOORDYNUJĄCY/ WSPÓŁBENEFICJENT: - wkład własny beneficjenta koordynującego; - oczekiwany poziom współfinansowania ze strony UE - dla Beneficjenta koordynującego (kwota powinna uwzględniać overheads); - kwota ta nie może obejmować finansowania uzyskanego z innych publicznych lub prywatnych źródeł przeznaczonych konkretnie na projekt lub jego część.
Formularz FC WSPÓŁFINANSUJĄCY np. NFOŚiGW
Raporty finansowe R1 - Formularz FA- Podsumowuje strukturę finansową projektu, przedstawia podział budżetu oraz zarys planu finansowego.
Krajowy Punkt Kontaktowy LIFE Departament Ochrony Przyrody i Edukacji Ekologicznej Wydział ds. Programu LIFE NFOŚiGW e-mail. life@nfosigw.gov.pl www.nfosigw.gov.pl/life 37