Office 365 dla firm Wprowadzenie Jednym z głównych produktów działających w chmurze oferowanych przez firmę Microsoft to Office 365. Czym jest to rozwiązanie, jakie ma sposoby wykorzystania, do kogo jest adresowany. Na te i na inne pytanie spróbujemy dać odpowiedź w tym artykule oraz przedstawić główne założenia, elementy składowe, oraz koszty. Dwie wersje: do domu i dla firmy. Office 365 to grupa produktów przeznaczonych zarówno do użytku domowego (pakiet Office dostępny w modelu subskrypcji) jak i dla przedsiębiorstw (Office 365 dla firm). W tym artykule skupimy się na tym drugim rozwiązaniu. Krótko mówiąc jest to zestaw usług opartych o najnowsze technologie firmy Microsoft działające w chmurze i z możliwym dostępem do danych za pomocą przeglądarek, aplikacji (np. Office 2013), urządzeń mobilnych (tabletów, telefonów) różnych platform. Do kogo adresowany? Office 365 dla firm, jak sama nazwa wskazuje, skierowany jest do przedsiębiorstw zarówno kilkuosobowych, średnich jak i dużych. To zestaw aplikacji i usług działających częściowo po stronie użytkownika końcowego (np. przeglądarka internetowa, pakiet Office Professional Plus) oraz w tak zwanej chmurze (głównie rozwiązania serwerowe: serwery poczty elektronicznej, pracy grupowej, obiegu dokumentów, portali intranetowych, konferencji wideo). Dzięki temu uzyskujemy dostęp do najnowszych rozwiązań bez potrzeby zakupu i utrzymania serwerów, licencji. Nie musimy się także troszczyć się o uzyskanie wysokiego poziomu dostępności (Microsoft zapewnia ten wskaźnik na 99,98 %). Komponenty W skład pakietu Office 365 wchodzą następujące, główne produkty i usługi: 1. Microsoft Exchange Online Usługa, oparta o najnowszą wersję produktu Exchange 2013, pozwalająca na zarządzanie pocztą elektroniczną i pracą grupową. Główne cechy to: a. skrzynka pocztowa wielkości do 50 GB (w zależności od planu rozliczeniowego) b. dostęp z poziomu Microsoft Outlook (wersje 2010 i 2013) oraz za pomocą przeglądarki internetowej c. zabezpieczenia antywirusowe i antyspamowe bazujące na produktach z rodziny Microsoft Online Protection d. możliwość podłączenia i zarządzania swoją skrzynką pocztową z poziomu urządzeń przenośnych smartfonów takich jak: Windows Phone, IPhone, BlackBerry oraz Android e. współdzielenie m.in. takich elementów jak kalendarz, kontakty, zadania f. archiwizacja wykonywana osobiście 2. Microsoft SharePoint Online Cześć składowa Office 365, oparta o najnowszą wersję produktu SharePoint 2013. Najważniejsze cechy w zależności od planów rozliczeniowych to: a. przestrzeń dyskowa na witryny i ich zawartość wielkości 10 GB i 500 MB dla użytkownika (istnieje możliwość dokupienia dodatkowego miejsca) b. portal firmowy, pozwalający na wymianę informacji, zadań, kalendarzy, współdzielenie i obieg dokumentów c. możliwość posiadania przez każdego z pracowników własnej witryny intranetowej, dzięki której możliwe jest przechowywanie i udostępnianie dokumentów, plików informacji o sobie, o
projektach d. możliwość dostosowania witryn do swoich potrzeb 3. Microsoft Lync Online Usługa, oparta o najnowszą wersję produktu Microsoft Lync 2013, pozwala na współpracę bezpośrednią, konferencję online, wymianę informacji za pomocą komunikatora. Produkt ten może posłużyć do: a. porozumiewaniu się za pomocą wiadomości błyskawicznych b. zaznaczania statusu swojej obecności (np. dostępny, z dala od komputera, zajęty) c. tworzenia wideo konferencji, udostępniania aplikacji d. prowadzenia między użytkownikami rozmów i spotkań wideo e. integracja z SharePoint, Exchange, Outlook i z innymi aplikacjami Office 4. Office Professional Plus Pakiet najpopularniejszych i najnowszych aplikacji biurowych, dający możliwość wykorzystania w pełni dostępu do wyżej wymienionych usług. Dostępny w niektórych planach taryfowych, możliwość instalacji na 5 stacjach roboczych. Koszty Oferta Office 365 jest dostosowana dla różnych odbiorców, w zależności od potrzeb oraz możliwości finansowych. Ogólna zasada jest następująca: czym więcej funkcjonalności potrzebujemy, tym więcej trzeba za nie zapłacić. Produkt jest sprzedawany na zasadach subskrypcji miesięcznej lub rocznej i opłata jest dokonywana za każdego użytkownika. Microsoft dzieli klientów Office 365 na dwie główne grupy: 1. Usługa dla małych firm (plan Office 365 Business Essentials, Office 365 Businessi Office 365 Business Premium) cena to odpowiednio 3,80, 8,80 i 9,60 euro za użytkownika na miesiąc. Rozwiązanie dla odbiorców do 300 użytkowników. Nabywca dostaje m.in. możliwość korzystania z poczty elektronicznej, pracy grupowej, portalu intranetowego, obiegu dokumentów, prowadzenia konferencji online oraz ochronę antyspamową i antywirusową. W dwóch wyższych odmianach tego planu odbiorca otrzymuje także pełną wersję pakietu Office, którą może wykorzystać na pięciu komputerach PC lub Mac 2. Plan dla przedsiębiorstw, kilka możliwości i planów (Office 365 Enterprise E1,Office 365 ProPlus,E3 i E4) i ceny w przedziale od 6,10 do 20 euro za użytkownika na miesiąc. Duże zróżnicowanie zarówno cenowe jak i funkcjonalne, ale dzięki temu firma może wybrać najlepszy dla niej wariant i korzystać tylko z potrzebnych rozwiązań Wszystkie powyższe plany mają zapewnioną gwarancję dostępności usług na poziomie 99,9%, pomoc techniczną, integrację z lokalnymi zasobami firmy, bezpieczeństwo danych. Istnieje, także możliwość zakupu poszczególnych usług np. Exchange Online, SharePoint Online. Szczegół wraz z kalkulatorem ewentualnych kosztów są dostępny na stronie http://office.microsoft.com/plpl/business/porownaj-wszystkie-plany-usugi-office-365-dla-firm-fx104051403.aspx. Ważną wiadomością dla potencjalnych klientów jest możliwość bezpłatnego przetestowania usługi przez 30 dni. Po tym okresie jest możliwa zmiana wersji próbnej na wersję pełną i płatną. Jednym z większych problemów, którego mogą obawiać się nabywcy Office 365 jest kwestia migracji i współistnienia z istniejącymi rozwiązaniami w danej firmie. Microsoft przygotował kilka narzędzi do zapewniania jak najprostszego przejścia i współpracy z posiadanymi produktami.
Istnieje także możliwość skorzystania z usług świadczonych przez wyspecjalizowanych i doświadczonych firm partnerskich Microsoft. Pomoc taka dotyczy, zarówno prostych zagadnień (przedstawienie produktu, doradztwo co do wyboru wersji, szacunku kosztów, ocena opłacalności projektu), ale także bardziej skomplikowanych (m.in. przeprowadzenie wdrożenia, migracji, administracja poszczególnymi usługami, dostosowanie zawartości witryn SharePoint do swoich potrzeb). Podsumowanie Office 365 to zestaw aplikacji i usług działających częściowo po stronie użytkownika końcowego oraz w tak zwanej chmurze w której pracują i są utrzymywane rozwiązania serwerowe. Klient otrzymuje dostęp do produkty poprzez Internet, sam zaś musi się troszczyć tylko o komponenty działające lokalnie: system operacyjny, przeglądarka, pakiet Office. Na pewno jest to ciekawa propozycja, w stosunku do klasycznego podejścia polegającego na utrzymaniu infrastruktury serwerowej lokalnie (mając dostęp do wszystkich funkcjonalności i pełną możliwość dostosowania rozwiązania do swoich potrzeb). Każdy sam może sobie wyrobić zdanie o tym produkcie, korzystając z wersji próbnej. Zrzuty ekranu Panel dostępowy użytkownika
Portal intranetowy działający w oparciu o SharePoint Dostęp do poczty elektronicznej i pracy grupowej przy pomocy Outlook Web Access
Portal administracyjny