Od aplikacji Google Apps do usługi Office 365 dla firm

Transkrypt

1 Od aplikacji Google Apps do usługi Office 365 dla firm Rozpoczynanie pracy z nową usługą Usługa Office 365 dla firm ma inny wygląd niż aplikacje Google Apps. Po zalogowaniu się jest wyświetlany następujący widok, w którym można rozpocząć pracę. Po pierwszych kilku tygodniach będziesz po zalogowaniu przechodzić bezpośrednio do wiadomości . Szybkie łącza Przechodzenie bezpośrednio do wiadomości , kalendarza, kontaktów, przechowywanych plików i witryn sieci Web. Ustawienia Zarządzanie ustawieniami usługi Office 365, zmienianie hasła i wiele innych funkcji. Tryb online Informacje o funkcjach trybu online w usłudze Office 365. Komputery PC i Mac Instalowanie najnowszych wersji aplikacji klasycznych pakietu Office, które zawierają dodatkowe funkcje i umożliwiają zaawansowane edytowanie w trybie offline. Telefon i tablet Praca w dowolnym miejscu za pomocą telefonu i tabletu.

2 Co to jest usługa Office 365 dla firm? Usługa Office 365 dla firm jest podobna do aplikacji Google Apps dla firm, więc migracja będzie dosyć łatwa. Usługa Office 365 oferuje następujące możliwości: Dostęp do poczty za pomocą dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu. Przechowywanie wszystkich plików w trybie online, bez potrzeby używania dysku twardego. Synchronizowanie dokumentów z komputerem na potrzeby dostępu w trybie offline. Instalowanie aplikacji klasycznych pakietu Office, oferujących lepsze funkcje i wydajność, również w trybie offline. Jak zalogować się do usługi Office 365? 1. W przeglądarce sieci web przejdź na stronę 2. Wpisz nazwę konta organizacji i hasło, a następnie wybierz pozycję Zaloguj. Na przykład: j.michalski@contoso.com lub j.michalski@contoso.onmicrosoft.com Po zalogowaniu się do usługi Office 365 masz szybki dostęp do następujących usług: Outlook Czytanie i wysyłanie wiadomości . Kontakty Komunikowanie się ze współpracownikami. OneDrive dla Firm Przechowywanie dokumentów firmowych. Wprowadzenie do usługi Office 365 Kalendarz Planowanie spotkań i terminów (w trybie online lub wymagających kontaktu osobistego). Kanał aktualności Obserwowanie witryn i osób. Witryny Dostęp do witryn zespołu. Przy kilku pierwszych logowaniach w usłudze Office 365 będą dostępne linki do wszystkich narzędzi, szkoleń i informacji niezbędnych do szybkiego rozpoczęcia pracy. Po tym początkowym okresie będziesz po zalogowaniu przechodzić bezpośrednio do wiadomości .

3 Rzeczy, których możesz szukać w usłudze Office 365 dla firm Ta tabela ułatwia przechodzenie do określonych usług w usłudze Office 365. Usługa W aplikacjach Google Apps dla firm W usłudze Office 365 dla firm Poczta Gmail Outlook Kalendarz Kalendarz Kalendarz Książka adresowa trybu online Kontakty Kontakty Społeczności Hangouty Kanał aktualności Przechowywanie plików Dysk OneDrive dla Firm Witryny Witryny Witryny programu SharePoint Dokumenty Dokumenty Word Arkusze kalkulacyjne Arkusze Excel Prezentacje Prezentacje PowerPoint

4 Współpraca z innymi osobami Udostępnianie dokumentów Niezależnie od miejsca przechowywania dokumentów, arkuszy i prezentacji można łatwo udostępniać je innym osobom zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Gdy udostępnisz dokument, osoby, które mają go recenzować lub edytować, otrzymają wiadomość z linkiem do niego. Zarówno Ty, jak i współpracownicy możecie jednym kliknięciem otworzyć go z niemal dowolnego miejsca, praktycznie na każdym urządzeniu. 1. Wybierz dokument. 2. Udostępnij. Office Online W aplikacjach Office Online współpraca jest na pierwszymi miejscu. Razem ze współpracownikami możesz równocześnie wprowadzać podstawowe zmiany w tym samym dokumencie, arkuszu lub prezentacji. Widzisz, kto edytuje zawartość i jakie zmiany zostały wprowadzone. Brakuje przycisku Zapisz? Bez obaw, w aplikacjach Office Online zmiany są automatycznie zapisywane podczas pracy. Potrzebujesz więcej opcji? Otwórz aplikację klasyczną, aby uzyskać dostęp do wszystkich funkcji programu PowerPoint, Word lub Excel. Udostępnianie Równoczesne edytowanie razem z innymi osobami w aplikacjach Office Online. 3. Wpisz nazwę lub adres e- mail recenzenta. Kto wprowadza zmiany? Sprawdzanie, czy inne osoby edytują tę samą prezentację. 4. Udostępnij. Zmiany Wyświetlanie komentarzy i zmian wszystkich recenzentów.

5 Synchronizowanie usługi Office 365 z urządzeniem W czasie podróży zawsze masz dostęp do wiadomości , kalendarza i kontaktów z usługi Office 365 na telefonie z systemem Windows Phone, telefonie lub tablecie z systemem Android albo na urządzeniu ipad lub iphone. Możesz także synchronizować, wyświetlać i edytować dokumenty programu Word, skoroszyty programu Excel i prezentacje programu PowerPoint bezpośrednio na wielu smartfonach i tabletach. Konfigurowanie usługi Office 365 na urządzeniu Po dodaniu konta usługi Office 365 do urządzenia możesz korzystać ze środowiska online w dowolnym miejscu i czasie. Oto jak to zrobić: Aby uzyskać więcej informacji o urządzeniach przenośnych, zobacz Korzystanie z usługi Office 365 na urządzeniach przenośnych ( W przypadku systemu Windows Phone zobacz Konfigurowanie usługi Office 365 na telefonie z systemem Windows Phone ( W przypadku telefonu iphone lub tabletu ipad zobacz Konfigurowanie usługi Office 365 na telefonie iphone lub tablecie ipad ( W przypadku telefonu z systemem Android zobacz Konfigurowanie usługi Office 365 na telefonie z systemem Android ( W przypadku innych urządzeń zobacz Konfigurowanie usługi Office 365 na innych urządzeniach (

6 Praca w trybie offline Chcesz pracować bez połączenia z Internetem? Zanim wyruszysz w drogę, możesz zsynchronizować dokumenty lub całe foldery z komputerem. Po powrocie do trybu online wprowadzone zmiany zostaną automatycznie zsynchronizowane. Instalowanie klasycznej wersji pakietu Office 2013 z usługi Office 365 Jeśli na Twoim komputerze nie ma jeszcze pakietu Office 2013, zainstaluj go z usługi Office Komputer PC i Mac. Jak działa synchronizacja? Przy pierwszej synchronizacji usługi OneDrive dla Firm lub witryny programu SharePoint na urządzeniu zostanie utworzony skojarzony folder o nazwie OneDrive dla Firm lub SharePoint. Dokumenty zostaną automatycznie pobrane do tego folderu. Od tego momentu możesz pracować w trybie offline bez utraty wprowadzanych zmian. Synchronizowanie Pobieranie najnowszych wersji dokumentów. 2. Zainstaluj. Synchronizowane elementy Lista dokumentów w bibliotece usługi OneDrive dla Firm. 3. Uruchom, a następnie wykonaj pozostałe instrukcje instalacji. Twoje urządzenie Lokalizacja zawierająca kopie dokumentów zsynchronizowanych z biblioteką usługi OneDrive dla Firm. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Instalowanie pakietu Office na komputerze PC lub Mac z usługą Office 365 dla firm ( Aby szybko rozpocząć pracę, zobacz Przewodniki Szybki start dla pakietu Office 2013 (

7 Program Outlook w sieci web Aplikacja Outlook Web App zapewnia dostęp do poczty , kalendarza i kontaktów. Na dowolnym komputerze lub urządzeniu z połączeniem internetowym możesz zalogować się do usługi Office 365, a następnie wybrać pozycję Outlook. Czytanie wiadomości i wysyłanie odpowiedzi Nowe wiadomości są wyświetlane u góry Skrzynki odbiorczej. Odpowiedzi Wybieranie sposobu odpowiedzi z poziomu okienka podglądu. Kontaktowanie się z innymi osobami, planowanie spotkań i inne funkcje Po otrzymaniu wiadomości od innej osoby możesz szybko dodać jej informacje kontaktowe, rozpocząć rozmowę lub połączenie telefoniczne, zaplanować spotkanie albo wysłać wiadomość bezpośrednio z karty profilu tej osoby. Dostępność Sprawdzanie bieżącego stanu nadawcy. Kontakty Dodawanie informacji kontaktowych nadawcy jednym kliknięciem. Kalendarz Planowanie spotkania z nadawcą. Tworzenie i wysyłanie nowych wiadomości Wystarczy kilka czynności, aby wysłać nową wiadomość. 1. Nowy. 2. Zredaguj wiadomość. Okienko podglądu Szybkie przeglądanie wiadomości i wysyłanie odpowiedzi. 3. Wybierz pozycję Wyślij. Wysyłanie wiadomości błyskawicznych w programie Lync Jeśli musisz skontaktować się z kimś natychmiast, w aplikacji Lync dla usługi Office 365 możesz rozpocząć rozmowę bądź połączenie audio lub wideo, dołączyć do spotkania online, a nawet udostępnić dokument lub ekran innym osobom. Rozmowy za pomocą wiadomości błyskawicznych Błyskawiczne kontaktowanie się z inną osobą przy użyciu wiadomości błyskawicznych. Wiadomości błyskawiczne audio Aby nawiązać bardziej osobisty kontakt, możesz przekształcić wiadomość błyskawiczną w połączenie telefoniczne. Aby uzyskać więcej informacji na temat wiadomości błyskawicznych programu Lync, zobacz Wysyłanie wiadomości błyskawicznej (

8 Rzeczy, których możesz szukać w aplikacji Outlook Web App W poniższej tabeli można znaleźć niektóre z najczęściej używanych narzędzi i poleceń dotyczących poczty . Zadanie W usłudze Gmail W aplikacji Outlook Web App Wysyłanie odpowiedzi automatycznych w trakcie pobytu poza biurem Kliknij pozycję > Ustawienia > karta Ogólne i przewiń w dół do pozycji Wiadomość o nieobecności. > Ustaw odpowiedzi automatyczne > i wybierz odpowiednie opcje. Zmienianie sposobu wyświetlania i organizowania wiadomości Kliknij pozycję > Ustawienia > karta Ogólne, Widok wątku. Sortuj według, aby zmienić widok bezpośrednio w Skrzynce odbiorczej. Oznaczanie wiadomości flagami i etykietami Kliknij, aby oznaczyć wiadomość gwiazdką, lub kliknij pozycję Etykiety, aby dodać etykietę do wiadomości . Wybierz flagę bezpośrednio w Skrzynce odbiorczej w celu wykonania dalszych czynności albo kliknij wiadomość prawym przyciskiem myszy i wybierz pozycję Kategoryzuj, aby oznaczyć wiadomość etykietą. Tworzenie podpisu i dodawanie go do wiadomości Kliknij pozycję > Ustawienia > karta Ogólne i przewiń w dół do pozycji Podpis. > Opcje > Ustawienia > Poczta.

9 OneDrive dla Firm Usługa OneDrive dla Firm jest miejscem do przechowywania plików w trybie online. Zapisane w niej dokumenty, skoroszyty i prezentacje są prywatne, dopóki nie udostępnisz ich innym osobom. Możesz także otwierać i edytować je z dowolnego miejsca, w którym jest dostępne połączenie internetowe. Tworzenie dokumentu w usłudze OneDrive dla Firm Bezpośrednio w usłudze OneDrive dla Firm można utworzyć dokument. Pakiet Office Online zawierający aplikacje Word Online, Excel Online i PowerPoint Online umożliwia wykonywanie podstawowych zadań i automatyczne zapisywanie dokumentów w usłudze OneDrive. 1. OneDrive dla Firm. Otwieranie dokumentu z usługi Office 365 W aplikacji Office Online albo w aplikacji klasycznej Word, Excel lub PowerPoint można szybko otworzyć dokument, skoroszyt bądź prezentację. Aplikacja klasyczna Wybierz dokument, a następnie wybierz pozycję Edytuj w celu uruchomienia aplikacji klasycznej. Tryb online Kliknij lub naciśnij nazwę pliku, aby uruchomić aplikację Office Online. Usuwanie dokumentu w usłudze OneDrive dla Firm Usuwanie dokumentów jest proste. 1. Zaznacz dokument, który chcesz usunąć. 2. Zarządzaj. 2. Wybierz pozycję Nowy. 3. Wybierz typ pliku: dokument, skoroszyt lub prezentacja. 3. Usuń.

10 Rzeczy, których możesz szukać w usłudze OneDrive dla Firm W poniższej tabeli można znaleźć niektóre z najczęściej używanych narzędzi i poleceń w usłudze OneDrive dla Firm. Zadanie Na Dysku Google W usłudze OneDrive dla Firm Tworzenie nowego dokumentu, prezentacji lub arkusza kalkulacyjnego Kliknij pozycję Utwórz i określ, jaki element chcesz utworzyć. Nowy i określ, jaki element chcesz utworzyć. Przekazywanie pliku Przekaż i dodaj pliki. Przekaż i dodaj pliki. Synchronizowanie plików i praca w trybie offline Zainstaluj Dysk Google, aby przekazywać dokumenty. Nie możesz jednak edytować plików bez połączenia z Internetem, jeśli nie korzystasz z przeglądarki sieci Web Chrome. Synchronizuj dla wybranych plików. Wprowadź zmiany w trybie offline, a pliki zostaną automatycznie zaktualizowane po ponownym nawiązaniu połączenia z Internetem.

11 Witryny programu SharePoint ułatwiają komunikację i współpracę w zespole Jeśli chcesz obserwować działania innego zespołu w swoim kanale aktualności, utworzyć nową witrynę intranetową zespołu, współpracować nad projektami w grupie czy po prostu przechowywać, udostępniać i recenzować dokumenty zespołu, możesz wykorzystać wszechstronne funkcje witryn programu SharePoint. Obserwowanie lub udostępnianie ulubionej witryny programu SharePoint W interesującej Cię witrynie wybierz pozycję Udostępnij, aby udostępnić witrynę innym członkom swojej grupy. Obserwuj, aby dodać witrynę do swojego kanału aktualności. Wyświetlanie działań z obserwowanej witryny w swoim kanale aktualności Jeśli ulubiona witryna ma kanał aktualności, możesz otrzymywać z niej ważne aktualizacje w swoim kanale aktualności. W witrynie kliknij pozycję Obserwuj. Wiadomości i działania z tej witryny będą wyświetlane na stronie Twojego kanału aktualności. Tworzenie nowej witryny zespołu Wystarczy kilka naciśnięć lub kliknięć, aby rozpocząć tworzenie nowej witryny. Aby utworzyć profesjonalny blog czy witrynę do współpracy, która ułatwi koordynację działań zespołu, możesz zacząć od podstaw lub wybrać jeden z szablonów. Nowy, aby rozpocząć tworzenie nowej witryny. Tworzenie dokumentu, skoroszytu lub prezentacji Nowy dokument możesz utworzyć bezpośrednio w bibliotece dokumentów w witrynie zespołu. Aplikacje Word, Excel i PowerPoint Online obsługują wszystkie podstawowe zadania, automatycznie zapisując wyniki pracy w bibliotece dokumentów. Wszyscy recenzenci mogą równocześnie edytować ten sam dokument. 1. Witryny. 2. Nowy. 3. Dokument programu Word. Możesz również tworzyć skoroszyty programu Excel, prezentacje programu PowerPoint i inne elementy.

12 Rzeczy, których możesz szukać w witrynach programu SharePoint Poniżej przedstawiono kilka typowych sposobów pracy z Witrynami Google oraz odpowiadające im czynności w witrynach programu SharePoint. Czynność W Witrynach Google W witrynach programu SharePoint Otrzymywanie powiadomień o zmianach strony Na dowolnej stronie kliknij pozycję Otwórz menu więcej akcji, a następnie kliknij pozycję Subskrybuj zmiany na stronie. 1. W witrynie wybierz kartę Strona. 2. Prześlij mi alert, a następnie wybierz pozycję Ustaw alert na tej stronie. Tworzenie nowej strony w witrynie 1. Na stronie głównej kliknij pozycję Nowa strona. 2. Utwórz stronę, a następnie kliknij pozycję Utwórz. 1. W witrynie wybierz pozycję Ustawienia. 2. Dodaj stronę. 3. Wpisz nazwę nowej strony, a następnie wybierz pozycję Utwórz. 4. Na karcie Formatowanie tekstu utwórz stronę, a następnie wybierz pozycję Zapisz. Zmienianie motywu, kolorów i czcionek witryny 1. Na dowolnej stronie kliknij pozycję Otwórz więcej akcji > Zarządzaj witryną. 2. Kliknij pozycję Motywy, kolory i czcionki. 3. Wprowadź odpowiednie zmiany i kliknij pozycję Zapisz. 1. W witrynie wybierz pozycję Edytuj. 2. Na karcie Formatowanie tekstu wprowadź zmiany, a następnie wybierz pozycję Zapisz.

13 Rzeczy, których możesz szukać w witrynach programu SharePoint Czynność (ciąg dalszy) W Witrynach Google W witrynach programu SharePoint Dołączanie pliku z komputera Na dowolnej stronie kliknij pozycję Dodaj plik. W dowolnej bibliotece witryny wybierz pozycję Przekaż. Ustawianie witryny jako prywatnej 1. Na dowolnej stronie kliknij pozycję Otwórz menu więcej akcji > Zarządzaj witryną. 2. W obszarze Ustawienia dostępu kliknij pozycję Tylko współpracownicy. 1. W usłudze Office 365 wybierz pozycję Nowy. 2. W obszarze Prywatność wybierz pozycję Prywatna tylko zatwierdzeni członkowie mogą wyświetlać jej zawartość. Odzyskiwanie usuniętej strony 1. Na dowolnej stronie kliknij pozycję Otwórz więcej akcji > Zarządzaj witryną. 2. Kliknij pozycję Elementy usunięte. 3. Wybierz stronę do odzyskania i kliknij pozycję Przywróć. 1. Ustawienia. 2. Zawartość witryny. 3. Kosz. 4. Wybierz stronę do odzyskania, a następnie wybierz pozycję Przywróć zaznaczone elementy.

14 Word, Excel i PowerPoint Niezależnie od tego, czy zaczynasz pracę w aplikacji klasycznej czy w trybie online w usłudze Office 365, możesz utworzyć dokument dowolnego typu (dokument programu Word, skoroszyt programu Excel i prezentację programu PowerPoint), a następnie zapisać go w usłudze OneDrive dla Firm lub w bibliotece dokumentów programu SharePoint. Otwieranie dokumentu z usługi Office 365 Szybkie otwieranie dokumentu z usługi OneDrive dla Firm lub z witryny zespołu programu SharePoint. W tym przykładzie jest otwierany skoroszyt w aplikacji Excel Online. Excel Online Aby automatycznie otworzyć skoroszyt w aplikacji Excel Online, należy wybrać jego nazwę. Otwieranie ostatnio używanych dokumentów w aplikacjach klasycznych Podczas otwierania dokumentu w aplikacji klasycznej, w tym przypadku Word 2013, dostępne są wszystkie lokalizacje przechowywania: Witryny programu SharePoint, usługa OneDrive dla Firm oraz komputer. OneDrive dla Firm Lokalizacja umożliwiająca dostęp do informacji przechowywanych w trybie online. SharePoint Otwieranie dokumentów z witryny zespołu programu SharePoint. Ostatnio używane dokumenty Uzyskiwanie szybkiego dostępu do dokumentów w ich lokalizacjach domyślnych. Usuwanie dokumentu z usługi Office 365 Wystarczy kilka czynności, aby łatwo usunąć dokument, w tym przypadku prezentację. 1. Zaznacz prezentację, którą chcesz usunąć. 2. Wybierz pozycję Zarządzaj. 3. Wybierz pozycję Usuń. OneDrive.com Logowanie się przy użyciu konta Microsoft w celu uzyskania dostępu do dokumentów osobistych.

15 Rzeczy, których możesz szukać w aplikacji Word Online W poniższej tabeli można znaleźć niektóre z najczęściej używanych narzędzi i poleceń w aplikacji Word Online. Zadanie W Dokumentach Google W aplikacji Word Online Zmienianie interlinii oraz stosowanie formatowania i stylów do tekstu Narzędzia główne. Wstawianie tabel, obrazów, hiperlinków nagłówków i stopek lub numerów stron Kliknij pozycję Wstaw i określ, jaki element chcesz wstawić. Wstawianie i określ, jaki element chcesz wstawić. Ustawianie marginesów, zmienianie orientacji strony lub zmienianie odstępów Kliknij pozycję Plik > Ustawienia strony i wprowadź zmiany w oknie podręcznym. Układ strony, aby zmienić ustawienia strony lub odstępy akapitów. Sprawdzanie pisowni i przeglądanie komentarzy Recenzja, aby sprawdzić pisownię i wyświetlić komentarze. Udostępnianie informacji innym osobom Udostępnij.

16 Rzeczy, których możesz szukać w aplikacji Excel Online W poniższej tabeli można znaleźć niektóre z najczęściej używanych narzędzi i poleceń w aplikacji Excel Online. Zadanie W Arkuszach Google W aplikacji Excel Online Zawijanie tekstu w komórce Ta funkcja jest domyślnie wyłączona. Kliknij pozycję Zawijaj tekst. Zawijaj tekst. Przeglądanie komentarzy Kliknij pozycję Wstaw, a następnie przewiń w dół do pozycji Skomentuj. Recenzuj. Wstawianie wykresów, tabel, linków i komentarzy Kliknij pozycję Wstaw, a następnie przewiń w dół w celu dodania elementu. Wstawianie. Zmienianie formatowania i stylów Narzędzia główne.

17 Rzeczy, których możesz szukać w aplikacji PowerPoint Online W poniższej tabeli można znaleźć niektóre z najczęściej używanych narzędzi i poleceń w aplikacji PowerPoint Online. Zadanie W Prezentacjach Google W aplikacji PowerPoint Online Dodawanie slajdów, stosowanie układu, zmienianie czcionek, wyrównywanie kształtów i stosowanie szybkich stylów Narzędzia główne. Wstawianie tabel, obrazów, kształtów, obiektów SmartArt, wykresów, komentarzy, nagłówka i stopki oraz obiektów WordArt Kliknij pozycję Wstaw. Wstawianie. Stosowanie motywu, zmienianie koloru motywu oraz zmienianie rozmiaru lub tła slajdu Kliknij pozycję Projektuj i wprowadź zmiany w oknie podręcznym. Projektowanie. Stosowanie lub dostosowywanie chronometrażu przejścia Kliknij pozycję Slajdy i przewiń w dół do pozycji Zmień przejście. Przejścia.

18 Potrzebujesz więcej informacji? Skorzystaj z Centrum szkoleniowego usługi Office 365 ( w którym można znaleźć dodatkowe przewodniki Szybki Start i klipy wideo z instrukcjami. Konfigurowanie urządzenia