Spis treści Kontrola PIP na gruncie ustawy o transporcie drogowym... 2 Kontrola w zakresie prawa pracy... 3 Kontrola z nowymi zasadami... 4 Minimalizowanie skutków kontroli... 5 Jak uniknąć kar PIP... 5 Najczęstsze nieprawidłowości stwierdzane przez inspektorów PIP... 7 5 wskazówek dla przewoźnika, jak uniknąć kar PIP 1
Inspektorzy PIP są uprawnieni do przeprowadzania u pracodawców prowadzących działalność transportową kontroli w zakresie czasu pracy kierowców oraz wszelkich zagadnień związanych z prawem pracy. Kontrole przeprowadzane w tym roku będą uwzględniały zmiany, jakie niedawno weszły w życie do Kodeksu pracy oraz nowe zasady prowadzenia kontroli wynikające z założeń programowych PIP przyjętych na lata 2016 2018. Każda kontrola to stres dla przewoźnika i ryzyko kar. Można ich jednak uniknąć dzięki znajomości podstawowych zasad kontroli. Dzięki tej publikacji przewoźnik pozna nie tylko zasady kontroli PIP, ale także skuteczne sposoby na uniknięcie kar w przypadku kontroli w firmie! Podstawowym zagadnieniem kontrolowanym przez inspektorów PIP w firmach transportowych to czas pracy. Kontrola w tym zakresie odbywa się w oparciu o przepisy ustawy z 6 września 2011 r. o transporcie drogowym. Przepisem uprawiającym bezpośrednio inspektorów pracy do przeprowadzenia kontroli na gruncie tej ustawy jest art. 89 ust. 1 pkt 6, zgodnie z którym inspektorzy pracy uprawnieni są do kontroli zapisów urządzenia rejestrującego samoczynnie prędkość jazdy oraz czas jazdy i postoju. Ustawa o transporcie drogowym zawiera kompleksowe uregulowania dotyczące przebiegu kontroli. Jednak warto wiedzieć, że inspektorzy pracy prowadzący kontrole stosują procedurę kontrolną wynikającą nie z ustawy o transporcie drogowym, a opisaną w ustawie o PIP. Zgodnie bowiem z art. 89a ustawy o transporcie drogowym inspektorzy PIP dokonują kontroli w zakresie przewozu drogowego na warunkach i w trybie określonym w przepisach o Państwowej Inspekcji Pracy. Rodzaj zagadnień podlegających kontroli realizowanych przez inspektorów pracy na gruncie ustawy o transporcie drogowym wynika z art. 89 ust. 1 pkt 6 ustawy. Przepis ten wymienia zapisy urządzenia rejestrującego samoczynnie prędkość jazdy oraz czas jazdy i postoju. Czas pracy jest sztandarowym zagadnieniem kontrolowanym przez inspektorów pracy i kierowcy nie stanowią tu wyjątku. Czas pracy kierowców, uwzględniając specyfikę tej grupy zawodowej, został uregulowany w sposób szczególny w ustawie o czasie pracy kierowców. Rozdział II tej ustawy zawiera uregulowania czasu pracy kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Warto przypomnieć, że czasem pracy kierowcy jest czas od rozpoczęcia przez niego pracy do jej zakończenia, w ramach którego mieści się szereg czynności związanych z wykonywaniem przewozu drogowego. Czynności te zostały wyliczone w przepisie art. 6 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców w ramach otwartego katalogu. 5 wskazówek dla przewoźnika, jak uniknąć kar PIP 2
Biorąc pod uwagę specyfikę kontroli inspektorów PIP w firmach transportowych, inspektorzy pracy w pierwszej kolejności ustalają stan zatrudnienia kierowców co ma kluczowe znaczenie, uwzględniając limity kar pieniężnych, jakie mogą zostać nałożone przez inspektorów (są one zależne od liczby zatrudnionych kierowców). Inspektorzy pracy przeprowadzają ponadto ustalenia w zakresie wyposażenia użytkowanych pojazdów w urządzenia rejestrujące aktywność kierowców. Kontrola aktywności kierowców obejmuje zagadnienia związane z czasem prowadzenia pojazdów, wymaganych przerw w jeździe oraz odpoczynków dobowych i tygodniowych. Inspektorzy PIP prowadzący kontrolę w firmach transportowych mających status pracodawców (a więc takich, którzy zatrudniają kierowców na podstawie stosunku pracy), obok zagadnień kontrolnych wynikających z ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy o czasie pracy kierowców, poddają kontroli liczne kwestie z zakresu prawa pracy, którego podstawowe źródło stanowi Kodeks pracy. Kontrolowane są również zagadnienia z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy. Kontrolowana jest zatem m.in. dokumentacja pracownicza, prawidłowość wypłacania wynagrodzeń (w tym ze szczególnym uwzględnieniem diet). Kontroli mogą podlegać zagadnienia legalności zatrudnienia, równego traktowania w zatrudnieniu, wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy, szkoleń w zakresie bhp, badań lekarskich itp. Warto pamiętać, że od 22 lutego 2016 r. obowiązują liczne zmiany w Kodeksie pracy szczególnie w zakresie przepisów dotyczących umów na czas określony, których stosowanie będzie przez inspektorów pracy również sprawdzane. Podstawową zmianą są nowe limity umów na czas określony które również mają zastosowanie do kierowców zatrudnianych na podstawie umów o pracę. Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca prowadzący firmę transportową ma możliwość zatrudnienia pracowników na czas określony na podstawie trzech umów terminowych, na łączny okres 33 miesięcy. Warto jednak zauważyć, że powyższe limity nie mają charakteru bezwzględnie obowiązującego w każdym przypadku. Nowe przepisy Kodeksu pracy zawierają bowiem wyłączenia pewnych kategorii umów na czas określonych spod limitów zarówno w zakresie czasu ich trwania, jak również ich dopuszczalnej liczby. Dotyczy to umów zawieranych w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, zawieranych w celu wykonania prac dorywczych lub sezonowych, na czas kadencji, jak również umów zawieranych w warunkach istnienia przyczyn obiektywnych po stronie pracodawcy. Ta ostania przesłanka umożliwiająca zawieranie umów na czas określony z pominięciem limitów jest w praktyce najbardziej problematyczna nowe przepisy nie regulują bowiem, czym są owe obiektywne przyczyny, nie wskazują również jak dokonywać kwalifikacji danego stanu faktycznego czy mieści się on w kategoriach obiektywnych przyczyn, czy też nie. Uwzględniając brak definicji przyczyn obiektywnych można jednak przyjąć, że mogą nimi być okoliczności zarówno takie, które są od pracodawcy zależne bezpośrednio, jak również niezależne ale pozostające w związku z ryzykiem prowadzonej działalności np. siła wyższa. W przypadku pracodawców prowadzących działalność transportową można przyjąć, że przyczyną obiektywną leżącą po stronie pracodawcy będzie przede wszystkim np. nagłe załamanie się sytuacji ekonomicznej zakładu spowodowane np. gwałtownym spadkiem 5 wskazówek dla przewoźnika, jak uniknąć kar PIP 3
zapotrzebowania na usługi świadczone przez pracodawcę. Do przyczyn tych można również zaliczyć okoliczności wywołane przez siłę wyższą powódź czy pożar. Z punktu widzenia kontroli inspektorów PIP warto pamiętać, że zawarciu umowy terminowej w warunkach istnienia obiektywnych przyczyn istniejących po stronie pracodawcy musi towarzyszyć odpowiedni wpis w umowie o pracę przyczyny te powinny bowiem zostać przez pracodawcę wykazane w treści umowy. Obowiązujący od 22 lutego 2016 r. wzór umowy o pracę zawiera pkt 3 przyczyny uzasadniające zawarcie umowy. W tym miejscu należy dokonać adnotacji, z której wynika fakt zawarcia umowy w związku z istnieniem obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Taką adnotację należy również poczynić w każdym innym przypadku, w którym będzie zawierana umowa na czas określony poza limitami. Zawarcie umowy terminowej w warunkach istnienia obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy nakłada na pracodawcę dodatkowy obowiązek informacyjny względem PIP. Pracodawca powinien w ciągu pięciu dni od dnia zawarcia takiej umowy poinformować właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy, wskazując na przyczyny obiektywne, które uzasadniają niestosowanie limitów w zakresie umów na czas określony. Zawiadomienia tego można dokonać pisemnie lub elektronicznie. Warto wiedzieć, że inspektor pracy nie będzie badał lub analizował czy dane przyczyny wskazane przez pracodawcę w umowie mieszczą się w granicach pojęcia przyczyn obiektywnych leżących po stronie pracodawcy. Kontrola ograniczy się, co do zasady, do kwestii formalnych czy umowa zawiera wskazanie przyczyn jej zawarcia oraz czy został dopełniony obowiązek informacyjny względem PIP. Żaden przepis nie upoważnia bowiem inspektora pracy do dokonywania weryfikacji w zakresie wskazanych przez pracodawcę przyczyn obiektywnych szczególnie, że nie zostały one w przepisach zdefiniowane. Z nowych zmian wprowadzonych do Kodeksu pracy warto również zwrócić uwagę na formalną możliwość zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w związku z dokonanym wypowiedzeniem. Należy pamiętać, że pracownik taki zachowuje w okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy prawo do wynagrodzenia ta kwestia również będzie przedmiotem kontroli PIP. Inspektor zbada czy wynagrodzenie było pracownikowi prawidłowo naliczane i terminowo wypłacane. Nowe przepisy ujednoliciły okresy wypowiedzenia umów na czas określony oraz umów bezterminowych przestrzeganie jednolitych okresów wypowiedzenia uzależnionych od stażu pracy będzie również podlegało kontroli inspektorów. Kontrola prowadzona przez inspektorów PIP w firmach transportowych odbywa się, jak już wcześniej podkreślono, w oparciu o przepisy ustawy o PIP, która w sposób szczegółowy normuje postępowanie kontrolne inspektorów oraz możliwe do zastosowania środki prawne zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Aby dobrze zrozumieć specyfikę kontroli przeprowadzanych od 2016 roku, warto odwołać się nie tylko do przepisów ustawy o PIP, ale i do tzw. Założeń programowych PIP 5 wskazówek dla przewoźnika, jak uniknąć kar PIP 4
na lata 2016 2018 r. Zapisy tam zawarte mają zastosowanie do ogółu podmiotów kontrolowanych w tym do prowadzących działalność transportową. Z przywołanych założeń wynika, że pierwsza kontrola w mikroprzedsiębiorstwach, zakładach małych oraz średnich będzie przybierała formę kontroli instruktażowo-doradczej. Oznacza to, że inspektor wskaże nieprawidłowości w zakresie objętym kontrolą, przeanalizuje je pod kątem prawnym oraz technicznym, a następnie zastosuje właściwe środki prawne decyzje, polecenia, wystąpienia. Pracodawca będzie miał czas na usunięcie uchybień, ale zyska pewność, że okresowo inspektor nie nałoży na niego sankcji. Oczywiście taka preferencyjna kontrola nie będzie miała miejsca w każdym przypadku. Jeżeli bowiem pierwsza kontrola w małym podmiocie (w tym transportowym) wykaże rażące uchybienia w zakresie bhp, sytuacje bezpośredniego zagrożenia zdrowia czy życia pracowników lub wypadek przy pracy ciężki, zbiorowy czy śmiertelny wówczas z uwagi na rodzaj nieprawidłowości i ich ciężar gatunkowy nie będzie mowy o preferencyjnym i łagodnym traktowaniu przez inspektorów PIP. Warto wiedzieć, że tzw. pierwsze kontrole będą miały charakter kompleksowy. W przypadkach gdy do ich przeprowadzenia będzie wymagana specjalistyczna wiedza wówczas będą wykonywane przez dwuosobowe zespoły inspektorów. Z założeń programowych PIP wynika, że w dalszym ciągu będą realizowane kontrole firm transportowych w tym w ramach tzw. Krajowej Strategii Kontroli przepisów w zakresie czasu jazdy i czasu postoju, obowiązkowych przerw i czasu odpoczynku kierowców. W typowych sytuacjach w przypadku stwierdzenia przez inspektora pracy w toku kontroli nieprawidłowości stosowanych jest kilka rodzajów środków prawnych: decyzja o nałożeniu kary pieniężnej, nakazy gdy stwierdzono naruszenia w zakresie technicznego bezpieczeństwa pracy, oraz wystąpienia gdy ustalono nieprawidłowości z zakresu prawa pracy, które nie podlegają regulowaniu w drodze decyzji nakazowej. Każdy środek prawny stosowany przez inspektorów pracy to dodatkowe obciążenia (w przypadku decyzji o nałożeniu kary również finansowe). Warto znać kilka podstawowych zasad, jakimi rządzi się postępowanie inspektora zarówno w tracie kontroli, jak i po jej zakończeniu. Właściwa współpraca z inspektorem oraz własne, umotywowane zdanie w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości mogą być niezwykle przydatne z punktu widzenia ograniczenia negatywnych dla podmiotu kontrolowanego skutków kontroli. 5 wskazówek dla przewoźnika, jak uniknąć kar PIP 5
Zasada 1. czynny udział i nieutrudnianie czynności kontrolnych W typowych sytuacjach pojawienie się inspektora wywołuje stres, a udział pracodawcy (czy jego przedstawiciela) w procesie kontroli ogranicza się tylko do udzielania inspektorowi żądanych przez niego dokumentów czy wyjaśnień. Takie bierne postępowanie nie jest dobrym rozwiązaniem. Należy pamiętać, że podmiotowi kontrolowanemu przysługuje tzw. prawo do czynnego uczestniczenia w kontroli. Oznacza to nie tylko wykonywanie poleceń inspektora, ale i przejawianie własnej inicjatywy przedkładanie wszelkich dowodów, które mogą świadczyć na korzyść pracodawcy, przekonywanie inspektora, wyjaśnienie spornych kwestii zanim inspektor rozpocznie sporządzać protokół. Oczywiście czynny udział pracodawcy w kontroli ma swoje granice. Należy go bowiem odróżnić od tzw. utrudniania czynności kontrolnych. Wszelkie działania czy zaniechania zmierzające do utrudniania czy ubezskutecznienia czynności inspektora mogą zostać przez niego potraktowane jako utrudnianie czynności kontrolnych i zakwalifikowane jako wykroczenie czy przestępstwo zagrożone karą pozbawienia wolności do lat trzech. Zasada 2. warto wnieść zastrzeżenia do protokołu Ustalenia dokonane w czasie kontroli są przez inspektora pracy opisywane w protokole kontroli. Każdy pracodawca szczególnie prowadzący działalność transportową powinien się z takim protokołem bardzo dokładnie zapoznać. Ustalenia zawarte w protokole stanowią bowiem podstawę do sporządzenia decyzji o nałożeniu kary pieniężnej, o której mowa w ustawie o transporcie drogowym, decyzji nakazowych czy wystąpień. Z punktu widzenia pracodawcy prowadzącego działalność transportową należy dokładnie przeanalizować szczególnie ustalenia w zakresie naruszeń przepisów o czasie pracy oraz dotyczące kwestii możliwości odstąpienia od nałożenia kary pieniężnej. Może się w praktyce zdarzyć, że skontrolowany pracodawca będzie miał odmienne zdanie względem zapisów zawartych w protokole w takim wypadku przysługuje mu prawo w terminie siedmiu dni od dnia przedstawienia protokołu na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w jego treści. Należy pamiętać, że ustalenia te powinny być właściwie umotywowane sam wyraz niezadowolenia z ustaleń zawartych w protokole nie wystarczy, aby inspektor zmienił lub uzupełnił zapisy protokołu. Zasada 3. można się odwołać W przypadku gdy postępowanie prowadzone przez inspektora pracy wykaże istnienie naruszeń przepisów, a brak jest okoliczności uniemożliwiających nałożenie kary, wówczas inspektor nakłada na podmiot kontrolowany karę pieniężną. Powinna mieć ona formę decyzji administracyjnej ze wszystkimi wynikającymi z tego faktu konsekwencjami prawnymi. W sytuacji, gdy inspektor pracy nie podzielił zastrzeżeń wniesionych do protokołu które stanowiły podstawę decyzji o nałożeniu kary (jak również decyzji nakazowych regulujących zagadnienia bhp) wówczas można wnieść odwołanie. Istnieje szansa, że argumenty pracodawcy zostaną podzielone przez organ II instancji okręgowego inspektora pracy. 5 wskazówek dla przewoźnika, jak uniknąć kar PIP 6
Zasada 4. można wnieść skargę do sądu administracyjnego Odwołanie od decyzji nie zawsze przynosi oczekiwany przez pracodawcę skutek. Wprawdzie od decyzji wydanej przez okręgowego inspektora pracy kolejne odwołanie nie przysługuje można jednak taką decyzję zaskarżyć do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasada 5. wykonanie środków prawnych Dokonane przez pracodawcę działania zmierzające do ograniczenia nałożonych przez inspektora kar czy sankcji zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości mogą się okazać nieskuteczne. Materiał dowodowy zgromadzony przez inspektora pracy może się okazać nie do podważenia. W takim wypadku nie warto ignorować obowiązków nałożonych w decyzjach, wystąpieniach czy poleceniach. Należy pamiętać, że inspektor pracy wróci za jakiś czas do pracodawcy szczególnie takiego, u którego stwierdzono liczne nieprawidłowości. Pierwszą czynnością, jakiej dokona, będzie sprawdzenie czy pracodawca wykonał wydane podczas poprzedniej kontroli środki prawne. Ich wykonanie będzie odebrane przez inspektora jako dobry znak ze strony pracodawcy i z całą pewnością spowoduje bardziej przychylne nastawienie inspektora do podmiotu kontrolowanego. Jeżeli inspektor stwierdzi, że decyzje wydane w trakcie poprzednich kontroli nie zostały wykonane skieruje je do przymusowej realizacji w ramach tzw. postępowania egzekucyjnego. Nie można również wykluczyć, że brak realizacji decyzji czy wystąpień zmierzających do usunięcia uchybień w zakresie przestrzegania prawa pracy czy też technicznego bezpieczeństwa pracy zostanie przez inspektora potraktowany jako przestępstwo z art. 218 Kodeksu karnego złośliwe lub uporczywe naruszanie praw pracownika zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności, pozbawienia wolności do lat dwóch. Z opracowywanych corocznie przez Główny Inspektorat Pracy sprawozdań rocznych z działalności PIP wynika, że najczęściej ujawniane nieprawidłowości dotyczą: niezapewnienia kierowcom odpoczynku dobowego, niezapewnienia wymaganej przerwy przy prowadzeniu pojazdu przez okres dłuższy niż 4,5 godziny, nieprzestrzegania limitu dziennego czasu jazdy, nieprzestrzegania obowiązku właściwego przechowywania wykresówek. Wskazane nieprawidłowości spotykane są głównie u małych oraz średnich przewoźników, którzy nie analizowali na bieżąco czasu jazdy i odpoczynku kierowców. Podstawa prawna: Sebastian Kryczka prawnik, ekspert prawa pracy 5 wskazówek dla przewoźnika, jak uniknąć kar PIP 7
5 wskazówek dla przewoźnika, jak uniknąć kar PIP 8
Redaktor: Joanna Banasiak-Lach ISBN: 978-83-269-5048-3 E-book nr: Wydawnictwo: Adres: Kontakt: 2HH0465 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Telefon 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Copyright by: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 5 wskazówek dla przewoźnika, jak uniknąć kar PIP 9