Regulamin świadczenia usług obsługi rachunkowej Podatkomat I. Postanowienia ogólne Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług obsługi rachunkowej Podatkomat i stanowi integralną część umowy o świadczenie obsługi rachunkowej pomiędzy Biurem a Klientem. II. Definicje. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1. Regulaminie - rozumie się przez to niniejszy Regulamin stanowiący integralną część umowy o świadczenie usług obsługi rachunkowej realizowanej Biuro. 2. Serwisie - rozumie się przez to Serwis internetowy znajdujący się pod adresem: www.podatkomat.pl 3. Usługodawcy - rozumie się przez to Enterco sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Kołobrzeskiej 3c, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców KRS pod numerem: 0000421291 4. Biurze - rozumie się przez to przedsiębiorstwo Usługodawcy świadczące usługi obsługi rachunkowej w oparciu Serwis. 5. Kliencie - rozumie się przez to korzystającą z usług obsługi rachunkowej Biura osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub organizację nie posiadającą osobowości prawnej. 6. Umowie - rozumie się przez to umowę o świadczenie usług obsługi rachunkowej zawartą między Biurem a Klientem. 7. Cenniku - rozumie się przez to publikowaną na stronie internetowej Serwisu podatkomat.pl informację, w której Biuro określiło warunki i wysokość wynagrodzenia za usługi obsługi określone w Umowie. 8. Okresie rozliczeniowym - rozumie się pełny miesiąc kalendarzowy, którego dotyczy dokumentacja rachunkowa, kadrowo-płacowa, ZUS. 9. Dokumencie - oznacza dokument lub zbiór dokumentów przesłanych do Biura w formie elektronicznej (skan lub inna forma cyfrowa) w celu przetworzenia informacji w nim zawartych dla celów rachunkowych, podatkowych lub ZUS. 10. PKPiR - oznacza Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów prowadzoną na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów 11. KH oznacza księgi rachunkowe (handlowe) prowadzone na podstawie przepisów Ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości. III. Zakres i rodzaj świadczonych usług Usługa obsługi rachunkowej Podatkomat jest to usługa świadczona przez Biuro, polegająca na: 1. Ujmowaniu, przekazanych przez Klienta Dokumentów, w wymaganych przez przepisy o rachunkowości oraz przepisy podatkowe ewidencjach (odpowiednio: KH bądź PKPiR, bądź Ewidencja Przychodów oraz: Rejestry VAT, listy płac, ewidencje środków trwałych, ewidencje wyposażenia, karty wynagrodzeń). 2. Sporządzaniu na podstawie ewidencji wymienionych w ust. 1 deklaracji podatkowych (deklaracje PIT, CIT oraz VAT), deklaracji ZUS, a następnie na przekazaniu ich do właściwych organów (Urząd Skarbowy, ZUS).
3. Wyliczaniu zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego (PIT bądź CIT) oraz podatku od towarów i usług (VAT) na podstawie dostarczonych przez klienta dokumentów i ewidencji (np. ewidencja przebiegu pojazdu, ewidencja sprzedaży). 4. Wyliczaniu zobowiązań wobec ZUS w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. 5. Rejestrowaniu i wyrejestrowywaniu pracowników Klienta w systemie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (ZUS). 6. Sporządzaniu list płac na podstawie danych kadrowo-płacowych dostarczonych przez Klienta 7. Usługi, o których mowa w ust. 1-6, wykonywane będą przez Biuro na podstawie Dokumentów księgowych oraz kadrowo-płacowych, przekazanych do Biura za pośrednictwem Serwisu Podatkomat, z zastrzeżeniem pkt. 8. 8. W przypadku awarii Serwisu, Dokumenty powinny zostać przesłane na adres poczty elektronicznej: biuro@podatkomat.pl IV. Odpowiedzialność i obowiązki Klienta 1. Klient zobowiązany jest do przechowywania w sposób zorganizowany, we własnym zakresie oryginałów Dokumentów przekazanych do księgowania przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego. 2. Klient zobowiązany jest do przekazywania do Biura wyłącznie Dokumentów, których oryginały są w jego posiadaniu i treść oraz forma jest zgodna z oryginałem. Przekazując Dokumenty do Biura za pomocą Serwisu Podatkomat Klient oświadcza, że są one zgodne z oryginałami będącymi w jego posiadaniu. 3. Klient prowadzący PKPiR zobowiązany jest do numerowania oryginałów dowodów księgowych zaliczonych do danego okresu rozliczeniowego, po jego rozliczeniu, zgodnie z numeracją zapisów w PKPiR. Biuro udostępni Klientowi w Serwisie listę zapisów w PKPiR w formacie PDF, po rozliczeniu każdego okresu rozliczeniowego. 4. Klient prowadzący KH zobowiązany jest do wyboru jednego ze sposobów numerowania oryginałów dowodów księgowych przekazanych do Biura: a. naklejenie na oryginale dokumentu księgowego identyfikatora z kodem kreskowym (barcode) przed jego zeskanowaniem i przekazaniem do Biura. Biuro udostępni klientowi, na jego życzenie zapas identyfikatorów, bądź b. naniesienie numeru, pod jakim dowód został umieszczony w dzienniku księgowań w odniesieniu do dowodów księgowych zaliczonych do danego okresu rozliczeniowego, po jego rozliczeniu, zgodnie z numeracją zapisów w dzienniku księgowań. W takim przypadku Biuro udostępni Klientowi w Serwisie listę zapisów w dzienniku księgowań w formacie PDF, po rozliczeniu każdego okresu rozliczeniowego. 5. Klient przekazując Dokumenty oświadcza, że będące w jego posiadaniu dokumenty księgowe, na podstawie których powstały Dowody zostały przez niego sprawdzone pod względem merytorycznym i uznane za poprawne, tj. dokumentujące faktycznie przeprowadzone operacje gospodarcze w sposób rzetelny. 6. Klient zobowiązany jest do przekazywania za pomocą Serwisu Dokumentów związanych wyłącznie z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą bądź statutową. 7. Klient zobowiązany jest do sporządzania adnotacji do Dokumentów, gdy nie ma możliwości dokonania ich jednoznacznej klasyfikacji. Bezwzględnie wymagane są opisy dokumentów wystawionych w języku obcym. W przypadku wątpliwości co do kwalifikacji poniesionych wydatków, Klient winien się skonsultować z Biurem.
8. Klient zobowiązany jest do powiadomienia Biura o wszelkich zmianach dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej bądź statutowej, mających wpływ na świadczenie usług obsługi rachunkowej. 9. Klient zobowiązany jest do podania prawdziwych danych w procesie rejestracji w Serwisie Podatkomat. 10. Klient zobowiązany jest do: a. Wprowadzania do serwisu wszystkich dokumentów sprzedaży tj. faktur lub rachunków, b. rejestrowania sprzedaży nieudokumentowanej w ewidencji sprzedaży i wprowadzania do Serwisu jej kopii elektronicznej za każdy okres rozliczeniowy, c. prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla każdego pojazdu użytkowanego w działalności gospodarczej, a nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, d. obsługi umów zleceń i umów o dzieło, e. prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz dostarczania do Biura danych niezbędnych do sporządzenia list płac, f. terminowego przekazywania kompletnych dokumentów zgodnie z rozdziałem VIII. Regulaminu, g. zgodnego z rzeczywistością opisania wydatku na dostarczonych dokumentach, a w przypadku zakupów związanych z ujętymi w ewidencji środkami trwałymi - starannego opisu pozwalającego stwierdzić którego środka trwałego dotyczy zakup oraz charakter wydatku czyli czy jest to ulepszenie (przebudowa, nadbudowa, odbudowa, modernizacja) czy remont tj. wymiana zepsutego elementu, h. składania wszystkich innych deklaracji niż VAT, PIT, ZUS, i. regulowania swoich zobowiązań. 11. Klient prowadzący KH zobowiązany jest ponadto do: a. Prowadzenia własnej ewidencji obrotu kasowego, b. dokonywania inwentaryzacji składników majątkowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. 12. Klient prowadzący PKPiR zobowiązany jest ponadto do sporządzenia na koniec roku remanentu w formie spisu z natury ilości materiałów i towarów handlowych oraz wyceny tych ilości. V. Odpowiedzialność i obowiązki Biura 1. Biuro ponosi odpowiedzialność za prawidłowe ujęcie w ewidencjach, o których mowa w rozdziale III. Regulaminu, dokumentów przekazanych przez Klienta za pomocą Serwisu oraz sporządzenie na ich podstawie wymaganych przez organy podatkowe (PIT lub CIT oraz VAT) oraz ZUS deklaracji i informacji. 2. Biuro ponosi odpowiedzialność za przekazanie deklaracji i informacji o których mowa w pkt. 1 do odpowiednich organów (Urząd skarbowy oraz ZUS). 3. Biuro odpowiada za wyliczenie przekazanie informacji o zaliczkach na podatek dochodowy Klientowi. 4. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowości powstałe w wyniku przekazania Dokumentów, których oryginalne wersje nie są w posiadaniu Klienta lub nie dotyczą prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. 5. Biuro oświadcza, iż posiada wszelkie wymagane przez polskie prawo uprawnienia i kwalifikacje do świadczenia usług obsługi rachunkowej oraz jest z tego tytułu ubezpieczone (polisa OC).
6. Biuro zobowiązuje się do dołożenia wszelkiej staranności w wykonywaniu Umowy oraz do postępowania zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi rozliczeń z ZUS i US. 7. Biuro bierze na siebie odpowiedzialność za przekazanie w terminie informacji o wyliczonych podatkach, składkach ZUS, oraz innych zdarzeniach, pod warunkiem dotrzymania przez klienta terminów ustalonych w rozdziale VIII. Regulaminu. 8. O wysokości zobowiązań publicznoprawnych Klienta Biuro ma obowiązek poinformować go co najmniej 2 dni przed terminem płatności pod warunkiem dotrzymania przez klienta terminów ustalonych w rozdziale VIII. Regulaminu. 9. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne. 10. Jeżeli zlecenie nie zostanie wykonane lub zostanie nienależycie wykonane z przyczyn niezależnych od Biura, Biuro nie ponosi odpowiedzialności za powstałe szkody. 11. Biuro ponosi odpowiedzialność majątkową za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z realizacją zawartej umowy, a będące następstwem zawinionego działania lub zaniechania, rażącego niedbalstwa lub braku należytej staranności. 12. Biuro ponosi odpowiedzialność za czynności objęte umową w trakcie jej trwania. Jeśli występuje konieczność wykonania czynności dotyczących Okresów rozliczeniowych sprzed zawarcia umowy, wymaga to dodatkowych uzgodnień między stronami. 13. Biuro może odmówić wykonania zlecenia, jeśli dostarczone przez Klienta dokumenty nie są wystarczające do prawidłowego wykonania zlecenia, lub są niezgodne z prawem, a wykonanie zlecenia naraziłoby Biuro na odpowiedzialność karną lub szkodę finansową. VI. Korzytstanie z Serwisu Podatkomat 1. Usługa obsługi rachunkowej Podatkomat świadczona jest w oparciu o serwis Podatkomat. 2. Warunki świadczenia usług wymiany informacji i dokumentów pomiędzy Klientem i Biurem w zakresie niezbędnym do świadczenia usług obsługi rachunkowej Podatkomat reguluje aktualnie obowiązujący Regulamin Serwisu Podatkomat. 3. Za pomocą Serwisu Klient zamawia usługi obsługi rachunkowej oraz dokonuje zapłaty za nie. VII. Warunki zawierania i rozwiązywania Umów 1. Umowa o świadczenie usług obsługi rachunkowej Podatkomat zawierana jest na czas nieokreślony. 2. Po rejestracji w Serwisie i wprowadzeniu przez Klienta danych zgodnie z Regulaminem Serwisu Podatkomat Biuro wyśle na wskazany adres korespondencyjny komplet dokumentów umożliwiających świadczenie usług obsługi rachunkowej. 3. Klient akceptuje treść umowy i odsyła podpisany komplet dokumentów do Biura. 4. Umowa wchodzi w życie w momencie otrzymania przez Biuro podpisanego egzemplarza oraz opłacenia pierwszego pakietu usług (abonamentu). 5. Klient zobowiązany jest do bieżącego wykupywania kolejnych abonamentów przed upływem terminu utraty ważności bieżącego abonamentu 6. Nieopłacenie usług na kolejny okres rozliczeniowy skutkuje zawieszeniem wykonywania Umowy, do czasu opłacenia kolejnego abonamentu. 7. Jeżeli Klient opłaci abonament z opóźnieniem, Biuro wznowi świadczenie usług, lecz nie odpowiada za opóźnienia w wykonaniu swoich obowiązków określonych w rozdziale V Regulaminu. 8. Jeżeli klient nie opłaci abonamentu przez kolejne cztery okresy rozliczeniowe umowa ulega rozwiązaniu. 9. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron za jednomiesięcznym wypowiedzeniem.
10. W przypadku rozwiązania umowy przez Klienta w trybie pkt. 9 dokonane przez Klienta opłaty za zamówione usługi nie podlegają zwrotowi. 11. W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej na zasadach opisanych w ustawie o Swobodzie Działalności Gospodarczej, zawieszeniu ulega również Umowa na okres zawieszenia działalności gospodarczej. Obowiązkiem Klienta jest niezwłoczne powiadomienie Biura o planowanym i dokonanym zgłoszeniu zawieszenia działalności. 12. W razie zaistnienia takiej potrzeby Klient może dokupić do posiadanego abonamentu usługi dodatkowe, np. rozliczenie wspólnika spółki osobowej, rozliczenie płacowe pracownika, dodatkowy pakiet Dokumentów do zaksięgowania. 13. Usługodawca ma prawo rozwiązać umowę bez jednomiesięcznego wypowiedzenia w przypadku podania przez Klienta danych niezgodnych ze stanem faktycznym lub prawnym, bądź stwierdzenia naruszenia prawa przez Klienta, związanego z korzystaniem z usługi obsługi rachunkowej Podatkomat. VIII. Przekazywanie dokumentów do Biura 1. Dokumenty dotyczące dowodów księgowych danego Okresu rozliczeniowego należy przekazywać do 5 dnia następnego miesiąca. 2. W przypadku wykupienia usług kadrowo-płacowych Dokumenty dotyczące zatrudnienia (kwestionariusz osobowy, oświadczenia do umowy zlecenia, badania lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu wstępnego szkolenia BHP, deklaracja PIT-2, świadectwa pracy i świadectwa ukończenia szkoły, inne dokumenty należy przekazywać do Biura przed rozpoczęciem zatrudnienia. 3. Dokumenty dotyczące zgłoszeń i wyrejestrowań ZUS należy przekazywać do 3 dni od wystąpienia przyczyny zgłoszenia/wyrejestrowania. 4. Dokumenty dotyczące sporządzenia list płac należy przekazywać przynajmniej 7 dni przed dniem naliczania wynagrodzeń. 5. Klient przekazuje Biuru Dokumenty przez Serwis Podatkomat, a w razie jego awarii na adres poczty elektronicznej: biuro@podatkomat.pl 6. Na życzenie Klienta Biuro może przetworzyć dokumenty księgowe i inne Klienta na postać cyfrową i umieścić je w Serwisie Podatkomat. W takim wypadku Klient dostarcza i odbiera dokumenty osobiście, kurierem lub pocztą na swój koszt. 7. Za datę przekazania Dokumentów przyjmuje się datę zapisaną w Serwisie Podatkomat. 8. Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest siedziba Klienta. IX. Wynagrodzenie za usługę 1. Wynagrodzenie za usługi świadczone przez Biuro pobierane jest z góry, na podstawie złożonego zamówienia, zgodnie z Cennikiem zamieszczonym Serwisie Podatkomat, z uwzględnieniem aktualnych promocji. 2. Zapłata za zamówione usługi Biura odbywa się za pomocą serwisu płatności elektronicznych Dotpay, do którego Klient przekierowywany jest z Serwisu Podatkomat. 3. Po potwierdzeniu wykupienia zamówionych usług Biuro wystawi Klientowi fakturę VAT. 4. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur, ich korekt i duplikatów drogą elektroniczną. W razie wystąpienia przeszkód natury technicznej bądź formalnej, faktury wystawiane będą w formie papierowej. X. Poufność danych 1. Ochrona danych osobowych została opisana w aktualnie obowiązującej Polityce Prywatności.
2. Biuro zobowiązuje się do zachowania poufności danych Klienta, w szczególności danych osobowych podlegających ochronie zgodnie z Ustawą z dn. 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami) Klienta, pracowników Klienta, kontrahentów Klienta, oraz danych finansowych dotyczących Klienta, będących w posiadaniu Biura. 3. Biuro zobowiązuje się do nieprzekazywania danych, o których mowa w pkt. 1 odpłatnie lub nieodpłatnie bez zgody Klienta podmiotom trzecim, poza wyjątkami określonymi przepisami prawa. 4. Uruchamiając jedną lub więcej z opcjonalnych usług dodatkowych, będących składnikiem panelu klienta Serwisu Podatkomat, których wykonanie wymaga przekazania danych Klienta do podmiotu trzeciego (operatora usługi dodatkowej), Klient wyraża zgodę na udostępnienie danych koniecznych do wykonania tej usługi podmiotowi trzeciemu. XI. Miejsce prowadzenia ksiąg 1. O ile w Umowie nie zawarto odmiennych uregulowań, przyjmuje się, że dla Klientów prowadzących PKPiR miejscem prowadzenia PKPiR jest miejsce wykonywania działalności. 2. PKPiR oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, muszą znajdować się na stałe w miejscu wskazanym przez Klienta. 3. Po zawarciu Umowy Klient, za pośrednictwem Biura zawiadomi o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu PKPiR, wskazując nazwę i adres Biura oraz miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania PKPiR i dowodów związanych z jej prowadzeniem; 4. Na życzenie Klienta Biuro pomoże mu w złożeniu wniosku o aktualizację danych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG-1) 5. W przypadku każdej zmiany miejsca prowadzenia PKPiR Klient zobowiązany jest powiadomić o tym fakcie naczelnika właściwego urzędu skarbowego i Biuro. 6. O ile w Umowie nie zawarto odmiennych uregulowań, przyjmuje się, że dla Klientów prowadzących KH miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest Biuro, a miejscem przechowywania dowodów księgowych jest siedziba Klienta. 7. Po zawarciu Umowy Klient, za pośrednictwem Biura, powiadomi naczelnika właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych i przechowywaniu dokumentacji rachunkowej XII. Postanowienia końcowe 1. Biuro zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie o których poinformuje Klienta z jednomiesięcznym wyprzedzeniem. Zmieniony regulamin umieszczany jest na stronie internetowej Serwisu Podatkomat z adnotacją, od kiedy obowiązuje. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa. 3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za uzyskanie dostępu do konta Klienta przez niepowołane osoby trzecie. 4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za błędne funkcjonowanie usług podmiotów trzecich (operatorów usług), stanowiących element panelu klienta Serwisu Podatkomat. Regulamin obowiązuje od dnia 1 sierpnia 2012r.