Strona: 1 z 8 Obowiązuje od: 2015/08/17 Opracował: A.Klimas Zatwierdził: M.Kręcka 1. O FIRMIE 1.1. TÜV Rheinland Group należy do czołówki światowych jednostek certyfikujących. Posiada swoje biura i laboratoria w ponad 60 krajach w 6 regionach geograficznych. Początki usług badawczo-certyfikacyjnych sięgają 1872 roku. 1.2. W Polsce TÜV Rheinland Polska Sp. z o. o. (TRP) działa od 1994 roku. Zatrudnia ponad 200 pracowników w 6 oddziałach na terenie całego kraju oraz współpracuje z ponad 130 ekspertami zewnętrznymi. Specjaliści różnych branż zajmują się certyfikacją systemów zarządzania, przeprowadzaniem inspekcji, badaniem jakości i bezpieczeństwa: produktów, technologii i warunków pracy ludzi, czyli certyfikacją wyrobów, technologii i personelu, badaniami laboratoryjnymi, a także opiniami i ekspertyzami. 1.3. Wieloletnie doświadczenie oraz ciągłe doskonalenie kompetencji pracowników pozwala zapewnić klientom obsługę o najwyższej jakości. Zawsze wykonujemy rzetelne i obiektywne oceny zgodności wspierając się naukowymi ekspertyzami. Dzięki temu nasi klienci mają pewność, że ich systemy zarządzania, produkty i technologie rzeczywiście odpowiadają międzynarodowym standardom, a certyfikat nie jest tylko ozdobą gabinetu, lecz prawdziwym świadectwem jakości. O wartości naszych certyfikatów świadczy fakt, iż są one uznawane na całym świecie. 1.4. Pracownicy TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. posiadają wiedzę, doświadczenie oraz umiejętności, będące gwarancją profesjonalizmu i jakości obsługi. Na każdym etapie realizowanego zadania dbają o kulturę i komfort wzajemnej współpracy oraz przestrzeganie zasad bezstronności. Dzięki tym cechom nasza marka kojarzona jest na całym świecie z prestiżem i renomą zgodnie z obowiązującym sloganem Grupy TR Precisely Right (dokładnie właściwie). 1.5. Motto: wspólnie zmieniamy świat poprzez troskę o jakość życia odzwierciedla główny cel, który sobie stawia firma TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. 2. ZAKRES PROGRAMU 2.1. Typ programu certyfikacji według PN-EN ISO/IEC 17067 Program typu 6. 2.2. Rodzaj certyfikowanych wyrobów: Wydawanie i cofanie certyfikatów zgodności w rolnictwie ekologicznym w zakresie: ekologicznej uprawy roślin i utrzymania zwierząt, zbioru ze stanu naturalnego, pszczelarstwa, produktów akwakultury i wodorostów morskich,
Strona: 2 z 8 przetwórstwa produktów ekologicznych oraz produkcji pasz lub drożdży, wprowadzania na rynek produktów ekologicznych w tym importowanych z państw trzecich. 2.3. Usługa realizowana na podstawie akredytacji Polskiego Centrum Akredytacji w zakresie jednostki certyfikującej wyroby Nr AC 141 oraz upoważnienia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi. 2.4. Program certyfikacji jest zgodny z: PN-EN ISO/IEC 17065 Ocena zgodności - Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi; PN-EN ISO_IEC 17067 Ocena zgodności. Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji; DAC-13 Akredytacja Jednostek Certyfikujących w zakresie rolnictwa. 3. WYMAGANIA, NA ZGODNOŚĆ Z KTÓRYMI WYROBY SĄ OCENIANE 3.1. Ustawa z dnia 25 czerwca 2009 r. o rolnictwie ekologicznym (Dz. U. z 2015 r. poz. 497); 3.2. Rozporządzenie Rady nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych (Dz. Urz.UE L 189 z 20.07.2007 z późn. zm.); 3.3. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 889/2008 z dnia 5 września 2008 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wdrażania rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych w odniesieniu do produkcji ekologicznej, znakowania i kontroli (Dz. Urz. UE L 250 z 18.09.2008 z późn. zm.); 3.4. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1235/2008 z dnia 8 grudnia 2008 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 w odniesieniu do ustaleń dotyczących przywozu produktów ekologicznych z krajów trzecich (Dz. Urz. UE L 334 z 12.12.2008 z późn. zm.); 4. FUNKCJE I DZIAŁANIA 4.1. Wybór 4.1.1. Działania planowania i przygotowania Informację z zakresu przepisów dot. rolnictwa, systemu certyfikacji i kontroli oraz opłat związanych z certyfikacją udzielają pracownicy TRP. Zlecenie certyfikacji wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć na piśmie do biura TUV Rheinland Polska Sp. z.o.o.. Złożenie i przyjęcie zlecenia certyfikacji jest zobowiązaniem wzajemnym, zgodnym z postanowieniami Kodeksu Cywilnego i wynikającymi stąd konsekwencjami określonymi w cenniku RE TRP i w opisie procesu PL_RE_1_Certyfikacja rolnictwa.
Strona: 3 z 8 Zlecenie certyfikacji jest bezterminowe. Zerwanie zlecenia certyfikacji wymaga pisemnego wypowiedzenia przez zlecającego, okres wypowiedzenia wynosi 30 dni. W celu uniknięcia konieczności rozpoczynania na nowo okresu konwersji gruntów, Klient przejmujący zobowiązanie prowadzenia działalności i/lub zmieniający jednostkę certyfikującą, powinien dokonać zgłoszenia do TRP i zostać objęty systemem kontroli najpóźniej następnego dnia po rezygnacji poprzedniego Klienta lub/i rezygnacji w poprzedniej jednostce certyfikującej. W przypadku pozytywnej weryfikacji przesłanej dokumentacji Klientowi wysyłane jest Zaświadczenie o przystąpieniu do programu rolnictwo ekologiczne potwierdzające przyjęcie zlecenia wraz z ceną za certyfikację. W przypadku niekompletnej dokumentacji albo braku możliwości świadczenia usług Klientowi przekazywane jest pismo informujące. Klient jest zobowiązany uzupełnić dane w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania. Po uzupełnieniu dokumentacji następuje rejestracja zlecenia. W przypadku działalności w zakresie ekologicznej uprawy roślin i utrzymania zwierząt Klient zobowiązany jest przesłać plan produkcji roślinnej: do 15 czerwca bieżącego roku w przypadku producentów ekologicznych, którzy zostali objęci systemem kontroli przez jednostkę certyfikującą przed 1 maja bieżącego roku; do 15 lipca bieżącego roku w przypadku producentów, którzy zostali objęci systemem kontroli przez jednostkę certyfikującą w czerwcu bieżącego roku; indywidualnie do każdego przypadku producentów którzy zostali objęci systemem kontroli przez jednostkę certyfikującą w okresie od 1 lipca do 31 grudnia bieżącego roku. 4.2. Określenie właściwości Kontroli dokonuje się co najmniej raz w roku. Jeżeli nie ma specjalnych wymogów Klienta termin kontroli ustala inspektor TÜV Rheinland Polska. Wynik kontroli ma zweryfikować: czy Klient prowadzi produkcję zgodnie z przepisami Rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylającym rozporządzenie (EWG) nr 2092/91; czy w próbkach pobranych do badań nie stwierdzono występowania substancji niedozwolonych w produkcji ekologicznej, technik produkcji niezgodnych z zasadami produkcji ekologicznej lub zanieczyszczeń produktami niedozwolonymi w produkcji ekologicznej (jeśli dotyczy); zgodność punktów Katalogu Sankcji w rolnictwie ekologicznym (PL_RE_3) z przedstawioną dokumentacją, rejestrami ekologicznej produkcji roślinnej i zwierzęcej oraz stanem faktycznym stwierdzonym w toku przeprowadzonych czynności kontrolnych. Inspektor TÜV Rheinland Polska jest uprawniony do:
Strona: 4 z 8 żądania ustnych lub pisemnych wyjaśnień, okazania dokumentów lub innych nośników informacji oraz udostępnienia innych informacji mających związek z przedmiotem kontroli, dokonywania oględzin roślin i zwierząt, produktów roślinnych, materiału siewnego, obiektów, pomieszczeń, maszyn, środków transportu oraz innych przedmiotów, w zakresie objętym kontrolą, 4.3. Przegląd Dokumentacja kontrolna podlega ocenie w biurze TRP pod względem kompletności o poprawności. W przypadku rozbieżności między wymaganiami normatywno-prawnymi, a stanem rzeczywistym uniemożliwiającym podjęcie jednoznacznej decyzji, Kierownik Sekcji, wnioskuje o skierowanie sprawy na posiedzenie Komitetu Technicznego. 4.4. Decyzja dotycząca certyfikacji Klientowi zostaje przekazany raport z decyzją o certyfikacji oraz jeśli występują, z czynnościami naprawczymi i terminem ich realizacji. 4.5. Atestacja, udzielanie zezwolenia Po pozytywnej decyzji o certyfikacji, Klientowi zostaje wydany certyfikat wraz z załącznikiem. Każdy certyfikat jest ważny przez okres nie krótszy niż 1 rok i nie dłuższy niż 18 miesięcy. W specjalizacji Ekologiczna uprawa roślin i utrzymanie zwierząt certyfikaty są wysyłane w terminie do 28 dni od daty wystawienia certyfikatu. W pozostałych specjalizacjach certyfikaty wysyłane są w terminie 14 dni od daty wpływu pieniędzy za certyfikację i kontrolę. 5. WARUNKI UDZIELENIA, UTRZYMYWANIA, KONTYNUOWANIA, ROZSZERZANIA ZAKRESU, OGRANICZANIA ZAKRESU,ZAWIESZANIA I COFANIA CERTYFIKACJI Podstawowym warunkiem udzielania certyfikacji jest pozytywne przejście procesu kontroli i spełnienie wszystkich wymagań określonych w powyższych punktach. Jednostka certyfikująca może odmówić wydania certyfikatu w przypadku: - stwierdzenia dużej nieprawidłowości zgodnie z Katalogiem Sankcji, odmowa wydania certyfikatu jest równoznaczna z wyłączeniem producenta z systemu kontroli, - w przypadku pozytywnych wyników badań laboratoryjnych, Certyfikat może być zawieszony w przypadku: - nieuiszczenia przez Producenta zapłaty za certyfikację w terminie dwóch miesięcy od daty wystawienia faktury. Gdy Producent nie zapłaci za proces certyfikacji do pół roku od daty kontroli gospodarstwa, jednostka certyfikująca unieważnia certyfikat co jest równoznaczne z wyłączeniem Producenta z systemu kontroli.
Strona: 5 z 8 6. OBOWIĄZKI TÜV RHEINLAND POLSKA SP. Z O.O. 6.1. Klienci korzystający z płatności w ramach systemów wsparcia bezpośredniego realizowanych przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa zgłaszają podjęcie działalności w zakresie rolnictwa w terminach określonych poniżej. 6.2. W wykazie za dany rok jednostka certyfikująca umieszcza producentów spełniających wymagania dotyczące produkcji w rolnictwie ekologicznym, którzy zgłosili podjęcie działalności w zakresie rolnictwa i zostali objęci systemem kontroli najpóźniej do 9 czerwca danego roku włącznie (25 dni liczone od dnia upływu ostatecznego terminu do składania wniosku o przyznanie płatności bezpośredniej, to jest od dnia 15 maja danego roku). 6.3. Producenci ekologiczni spełniający wymagania dotyczące produkcji w rolnictwie ekologicznym, którzy po 9 czerwca zgłosili podjęcie działalności w zakresie rolnictwa do nowej jednostki certyfikującej (uprzednio byli pod nadzorem innej jednostki i w chwili przejścia do nowej jednostki została zachowana ciągłość systemu kontroli), mogą być umieszczeni w wykazie, jeżeli jednostka certyfikująca jest w stanie udowodnić, że producent ekologiczny spełniał wymogi określone w przepisach dotyczących rolnictwa przed tym terminem. 6.4. TRP zobowiązuje się do nieujawniania osobom trzecim informacji, które uzyskali w trakcie realizacji certyfikacji, z wyjątkiem sytuacji, w których obowiązek ujawnienia tych informacji określonym podmiotom wynika z obowiązujących przepisów prawa, orzeczeń sądowych lub decyzji administracyjnych. 6.5. TRP zapewnia kompetentny do przeprowadzenia oceny personel. W ramach obowiązujących procedur personel jest monitorowany i oceniany w celu zapewnienia aktualnej wiedzy i wystarczających kompetencji do prowadzenia ocen zgodności. 6.6. TRP zapewnia dostęp do programu certyfikacji na stronie http://www.tuv.com/pl/poland/uslugi/systemy_zarzdzania/zywnosc_pasze_zwierzece/kontro la_produkcji_ekologicznej/kontrola-produkcji-ekologicznej.html 6.7. TRP prowadzi aktualny wykaz producentów i ekologicznych, objętych kontrolą, zawierający imiona i nazwiska albo nazwy producentów, adresy producentów wraz ze wskazaniem wytworzonych przez nich poszczególnych produktów rolnictwa oraz wielkości produkcji ekologicznej w odniesieniu do każdego z wymienionych produktów. 6.8. TRP jest zobowiązana do przeprowadzenia weryfikacji każdego zgłoszenia nieprawidłowości w tym reklamacji klienta zgodnie z obowiązującą procedurą. 6.9. TRP zapewnia archiwizację dokumentacji z procesu certyfikacji przez 6 lat. 6.10. TRP działa bezstronnie i unika nieakceptowalnego konfliktu interesów. Osiągnięcie bezstronności nadzorowane jest poprzez niezależny Komitet Chroniący Bezstronność. 6.11. TRP posiada system zarządzania spełniający wymagania normy PN-EN ISO/IEC 17065.
Strona: 6 z 8 7. OBOWIĄZKI KLIENTA 7.1. Klient zobowiązany jest do dostarczenia zlecenia na wzorze TRP w oryginale, podpisanego przez osoby do tego upoważnione. 7.2. Klient zobowiązany jest do wykonania wszystkich niezbędnych działań przygotowujących do przeprowadzenia procesu certyfikacji i oceny na miejscu, w tym zapewnienie możliwości badania dokumentacji i dostępu do wszystkich stosownych obszarów, zapisów w celach związanych z procesem certyfikacji. 7.3. Klient zapewnia, ze wydany przez TRP certyfikat nie jest wykorzystywany w sposób wprowadzający w błąd. 7.4. Informacje dotyczące warunków certyfikacji ujęte są w aktualnej wersji dokumentu: Ogólne Warunki Transakcyjne TÜV Rheinland Polska Sp. Z o.o. zamieszczone na stronie www/tuv.pl/załączniki. 8. POBIERANIE PRÓBEK 8.1. Inspektor TÜV Rheinland Polska uprawniony jest do pobierania próbek do badań w przypadku podejrzenia zastosowania produktów niedozwolonych w produkcji lub w przypadku wytypowania przez biuro TÜV Rheinland Polska Klienta do badania. 8.2. Wybór Klientów, wytypowanych do poboru próbki opiera się na ogólnej analizie ryzyka niezgodności z zasadami produkcji ekologicznej. Oznacza to, że próbki pobiera się od takich Klientów oraz z takich produktów i miejsc, by prawdopodobieństwo wykrycia pozostałości środków niedozwolonych było jak najwyższe. 8.3. Prowadzona analiza ryzyka uwzględnia również środki możliwe do zastosowania w rolnictwie konwencjonalnym przy produkcji badanego produktu oraz okres, w którym istnieje największe ryzyko zastosowania i prawdopodobieństwa zastosowania tego środka w rolnictwie ekologicznym. 9. SKARGI I ODWOŁANIA 9.1. Klientowi przysługuje zażalenie na pracę i zapisy w protokole kontroli prowadzone przez Inspektora TÜV Rheinland Polska. Zażalenie winno mieć następujący tryb: Klient wnosi odpowiednią adnotację i nie podpisuje protokołu kontroli, jedynie parafuje adnotację. Następnie w terminie do 7 dni formułuje pisemne uwagi w zażaleniu do sposobu, trybu, metody przeprowadzonej inspekcji i zapisów zawartych w protokole kontroli oraz przesyła je do TRP. 9.2. Klient może zgłosić odwołanie od decyzji wydanej przez Jednostkę Certyfikującą, w sprawie przeprowadzonej oceny, w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji. Począwszy od daty wpływu rozpoczyna się postępowanie mające na celu rozpatrzenie odwołania. Odpowiedź na odwołanie powinna być udzielona do 21 dni od jego wpływu do TRP. 9.3. TRP rozpatruje skargi i odwołania zgodnie z przyjętą procedurą, informacje o sposobie zgłaszania skarg i odwołań dostępne są na stronie www.tuv.pl.
Strona: 7 z 8 10. NADZÓR 10.1. Nad posiadaczami certyfikatów TRP sprawuje ciągły nadzór wykonując bezpłatne dodatkowe kontrole w celu sprawdzenia wykonania działań korygujących lub kontrole wyrywkowe w oparciu o standardową ocenę ryzyka. 10.2. Kontrolę wykonywane są zgodnie z punktem 4.2. programu. 11. PODZLECANIE DZIAŁAŃ ZWIĄZANYCH Z OCENĄ ZGODNOŚCI/ PODWYKONAWSTWO W OBSZARZE PROWADZENIA PROGRAMU 11.1. Jednostka certyfikująca wykonuje badania w akredytowanym laboratorium badawczym, którego zakres akredytacji obejmuje właściwe dla zamierzonego zastosowania metody badań. 12. MARKETING 12.1. Klient może powoływać się na certyfikację zgodną z niniejszym programem w materiałach reklamowych zgodnie z wymaganiami określonymi w Ogólnych Warunkach Transakcyjnych dostępnych na stronie www.tuv.pl/zalaczniki. 13. FAŁSZYWE DAKLAROWANIE CERTYFIKACJI Klient nie może deklarować certyfikacji przed wydaniem decyzji o certyfikacji. Fałszywe deklarowanie certyfikacji grozi konsekwencjami określonymi w Ogólnych Warunkach Transakcyjnych dostępnych na stronie www.tuv.pl/zalaczniki.
Strona: 8 z 8 14. DOKUMENTY ODNIESIENIA 14.1. Ustawa z dnia 25 czerwca 2009 r. o rolnictwie ekologicznym (Dz. U. z 2015 r. poz. 497); 14.2. Rozporządzenie Rady nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych (Dz. Urz. UE L 189 z 20.07.2007 z późn. zm.); 14.3. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 889/2008 z dnia 5 września 2008 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wdrażania rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych w odniesieniu do produkcji ekologicznej, znakowania i kontroli (Dz. Urz. UE L 250 z 18.09.2008 z późn. zm.); 14.4. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1235/2008 z dnia 8 grudnia 2008 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 w odniesieniu do ustaleń dotyczących przywozu produktów ekologicznych z krajów trzecich (Dz. Urz. UE L 334 z 12.12.2008 z późn. zm.); 14.5. PN-EN ISO/IEC 17065 Ocena zgodności - Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi, 14.6. PN-EN ISO_IEC 17067 Ocena zgodności. Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji, 14.7. DAC-13 Akredytacja Jednostek Certyfikujących w zakresie rolnictwa