Kodeks postępowania administracyjnego

Kodeks postępowania administracyjnego

Zasady ogólne postępowania administracyjnego

Zasada ogólna jako obowiązująca norma prawna Zasady ogólne postępowania administracyjnego, unormowane w k.p.a., są obowiązującymi normami prawnymi, a nie luźnymi postulatami. W związku z tym obowiązują organy administracji publicznej tak samo jak szczegółowe reguły wynikające z k.p.a. Naruszenie zasady ogólnej w postępowaniu i przy wydawaniu decyzji administracyjnej może być podstawą uchylenia decyzji przez sąd administracyjny.

Zasada praworządności (legalizmu) Organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa (art. 6) Należy rozumieć ten przepis jako ustanawiający obowiązek działania na podstawie i w granicach prawa. W postępowaniu administracyjnym (w szczególności przy wydawaniu decyzji administracyjnych) można stosować tylko takie normy, które wynikają z powszechnie obowiązujących przepisów, które weszły w życie. W żadnym przypadku podstawą decyzji nie mogą być akty prawa wewnętrznego (np. instrukcje, regulaminy organizacyjne obowiązujące w urzędzie).

Praworządność a wykładnia prawa Stosowanie w postępowaniu przepisów prawa wymaga ich wykładni (interpretacji). W prawie administracyjnym nie wolno co do zasady stosować wykładni rozszerzającej, czyli takiej, która polega na podciągnięciu pod normę przypadków, które w sensie językowym i logicznym nie wynikają z prostej treści przepisu. Zakaz wykładni rozszerzającej bez wątpienia odnosi się do przepisów przewidujących nakładanie obowiązków i ograniczanie uprawnień jednostek. Rozszerzająca wykładnia przepisów ustanawiających uprawnienia może z kolei narazić na zarzut naruszenia równości wobec prawa i zakazu dyskryminacji.

Zasada uwzględniania interesu społecznego i słusznego interesu obywateli Ta zasada, ustanowiona w art. 7 k.p.a., znajduje zastosowanie przy korzystaniu przez organ przy wydawaniu decyzji administracyjnej z tzw. uznania administracyjnego, a więc wtedy, gdy na podstawie przepisu prawa materialnego organ ma względną swobodę wyboru jednego z przewidzianych przez ustawę rozwiązań. W praktyce wynika z tej zasady, że gdy przy wydawaniu decyzji uznaniowej organ spostrzega oczywisty konflikt między interesem społecznym (ogólnym, publicznym) a indywidualnym interesem strony, powinien go rozstrzygnąć, opisując rozważania w tym zakresie w uzasadnieniu decyzji. Nie można przy tym automatycznie dawać pierwszeństwa interesowi społecznemu. Trzeba dokonać wykładni interesu społecznego dla danego przypadku.

Zasada prawdy obiektywnej Zgodnie z art. 7 k.p.a., organy administracji publicznej z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy. Tzw. ciężar dowodu, czyli obowiązek zebrania dowodów na okoliczności istotne dla sprawy, spoczywa przede wszystkim na organie prowadzącym postępowanie, jednak do obrony jest teza, że organ może wzywać stronę do przedstawienia dowodów na okoliczności, z których to strona wywodzi skutki prawne. Jeżeli wezwano stronę do przedstawienia dowodów na takie okoliczności a strona pozostała bierna, nie można wówczas stawiać decyzji zarzutu sprzeczności z prawem ze względu na nienależyte wyjaśnienie okoliczności faktycznych sprawy.

Zasada pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa Zasada ta wiąże się z innymi zasadami ogólnymi. Wynika z niej nakaz prowadzenia postępowania zgodnie z prawem i w sposób staranny oraz rzetelny. Na jej podstawie nie można wprowadzać obywatela w błąd, najpierw informując go, że w jego sytuacji zapadnie decyzja o określonej treści, a następnie wydając decyzję o treści odmiennej. Nie można obciążać obywateli negatywnymi skutkami błędów organów administracji. Można z tej zasady wyprowadzić także domniemanie pozytywnego załatwienia sprawy strony w przypadku, gdy przepisy prawa i ustalone okoliczności sprawy nie wskazują którą z dopuszczalnych opcji negatywną lub pozytywną wybrać.

Zasada informowania strony postępowania Organ administracji powinien udzielać stronom postępowania pełnej informacji o okolicznościach faktycznych i prawnych sprawy, które mogą mieć wpływ na ustalenie praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania. Nie należy tego czynić wyłącznie na wniosek strony. Nie chodzi jednak o udzielanie porad prawnych. Organ powinien tak postępować zwłaszcza w przypadku, gdy są podstawy do wniosku, że strona pierwszy raz styka się z okolicznościami danego rodzaju. Zasada ta znosi w stosunku do strony założenie, że nieznajomość prawa szkodzi. Kwestionowane jest przez naukę stanowisko sądów, że zasada ta znajduje ograniczone zastosowanie w stosunku do stron profesjonalistów, zwłaszcza przedsiębiorców.

Zasada informowania inni uczestnicy postępowania Innych niż strona uczestników postępowania (podmioty na prawach strony, świadków, biegłych) organ ma obowiązek informować tylko o okolicznościach prawnych o faktycznych już nie.

Zasada czynnego udziału strony w postępowaniu Organ ma obowiązek zapewnić stronom czynny udział w postępowaniu oraz umożliwić przed wydaniem decyzji wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.

Czynny udział w poszczególnych fazach postępowania Faza wszczęcia postępowania trzeba zawiadomić wszystkie strony o wszczęciu postępowania z urzędu. Faza postępowania wyjaśniającego: trzeba umożliwić stronie wzięcie udziału w czynnościach dowodowych (np. przesłuchaniu świadka, oględzinach); przed wydaniem decyzji trzeba umożliwić stronie wypowiedzenie się co do zebranego materiału. W aktach sprawy należy udokumentować pouczenie strony o przysługującym jej prawie. W fazie wydawania decyzji strona nie może brać bezpośredniego udziału.

Zasada czynnego udziału w świetle orzecznictwa Linia orzecznicza NSA nie pozostawia wątpliwości, że zarzut naruszenia postanowień art. 10 1 K.p.a. przez niezawiadomienie strony o zebraniu materiału dowodowego oraz możliwości wypowiedzenia się co do tego i składania wniosków może odnieść skutek wówczas, gdy stawiająca go strona wykaże, że zarzucane uchybienie uniemożliwiło jej dokonanie konkretnych czynności procesowych. To na stronie stawiającej zarzut spoczywa ciężar wykazania istnienia związku przyczynowego między naruszeniem przepisów postępowania a wynikiem sprawy (np. wyrok NSA z 1.06.2016, II OSK 2371/14).

Zasada przekonywania Jej stosowanie polega przede wszystkim na właściwym sformułowaniu uzasadnienia prawnego i faktycznego decyzji. Także w toku postępowania organ powinien ustosunkowywać się do twierdzeń strony.

Zasada szybkości i prostoty postępowania Organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia (art. 12 1). Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie (art. 12 2).

Zasada ugodowego załatwiania spraw Sprawy w których uczestniczą strony o spornych interesach mogą być załatwiane w drodze ugody sporządzonej przed organem. Organ powinien nakłaniać strony do zawarcia ugody.

Zasada załatwiania spraw w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego

Zasada dwuinstancyjności

Zasada sądowej kontroli decyzji administracyjnej

Zasada trwałości decyzji administracyjnej Decyzja ostateczna (od której nie służy odwołanie lub wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy) może być uchylona, zmieniona, może podlegać stwierdzeniu nieważności lub wznowieniu postępowania tylko w przypadkach przewidzianych w kodeksie i innych ustawach.

Uczestnicy postępowania administracyjnego

Uczestnicy postępowania administracyjnego Uczenistnikami postępowania administracyjnego są: organ administracji publicznej czyli podmiot prowadzący postępowanie oraz strona postępowania administracyjnego czyli osoba, której interesu prawnego lub obowiązku (o prawnym charakterze) dotyczy postępowanie. W postępowaniu mogą brać udział także inni uczestnicy: świadkowie, biegli, podmioty na prawach strony. Strona może być reprezentowana przez pełnomocnika, którego co do zasady należy ustanowić w formie pisemnej.

Wyłączenie pracownika lub organu

Pojęcie wyłączenia Wyłączenie oznacza odsunięcie od udziału w konkretnym postępowaniu, a w konsekwencji także od załatwienia sprawy, pojedynczych urzędników albo nawet całego, właściwego w sprawie organu administracji, ze względu na potrzebę ochrony obiektywnego sposobu załatwienia sprawy.

Podmioty podlegające wyłączeniu Wyłączeniu podlega: Pracownik organu administracji publicznej czyli urzędnik zatrudniony w urzędzie obsługującym organ administracji, np. w urzędzie gminy. Może też chodzić o pracownika innego podmiotu, o ile w świetle obowiązujących przepisów podmiot ten ma kompetencję do wydawania decyzji administracyjnych. Organ administracji czyli cały organ. Wyłączenie ze względu na okoliczności dotyczące kierownika jednoosobowego organu (np. prezydenta miasta) traktuje się jako wyłączenie organu a nie wyłączenie pracownika.

Konsekwencje wyłączenia pracownika Pracownik wyłączony nie może brać udziału w żadnych czynnościach postępowania niezbędnych do załatwienia sprawy w formie decyzji (np. w czynnościach dowodowych), w tym w samym wydaniu tej decyzji. O wyłączeniu decydują bliskie związki pracownika ze stroną postępowania lub z samą sprawą.

Tryb wyłączenia pracownika Wyłączenie pracownika następuje z mocy samego prawa (z przyczyn wymienionych w art. 24 1 k.p.a.), albo po uprawdopodobnieniu istnienia innych okoliczności wywołujących wątpliwości co do bezstronności urzędnika (art. 24 3 k.p.a.) Wyłączenie z mocy prawa może nastąpić w formie postanowienia o charakterze deklaratoryjnym, jednak do wyłączenia dochodzi od momentu stwierdzenia występowania jego przyczyny, a nie od momentu uprawomocnienia się postanowienia. Wyłączenie z innych przyczyn następuje zawsze w formie postanowienia o charakterze konstytutywnym, na które nie służy zażalenie.

Powody wyłączenia pracownika z art. 24 1 k.p.a. Pracownik podlega wyłączeniu od udziału w sprawie, w której jest stroną, a więc wtedy, gdy sprawa dotyczy jego własnego interesu prawnego lub obowiązku lub gdy żąda on wszczęcia postępowania ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Pracownik podlega wyłączeniu, gdy pozostaje ze stroną w takim stosunku prawnym, że wynik sprawy może mieć wpływ na jego prawa i obowiązki to może być trudne w ocenie. Chodzi o sytuację, gdy stosunek prawny ze stroną może wpłynąć na prawa i obowiązki pracownika, ale zarazem ten pracownik sam nie jest stroną. Może chodzić np. o umowę najmu między stroną a pracownikiem.

Pracownik podlega wyłączeniu od udziału w postępowaniu w sprawie swego małżonka oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia. Ci krewni to: dziadek, babcia, ojciec, matka, dziecko, wnuk lub wnuczka, brat lub siostra. Ci powinowaci to: ojciec lub matka teścia, teściowie, zięć lub synowa, szwagier lub szwagierka (ale już nie małżonkowie szwagra lub szwagierki). W tym przypadku nie musi dochodzić do wpływu załatwienia sprawy bliskiej osoby na prawa i obowiązki pracownika, do wyłączenia wystarczy samo istnienie związków rodzinnych. Ta przyczyna wyłączenia trwa także po ustaniu małżeństwa.

Pracownik podlega wyłączeniu od udziału w sprawie osoby związanej z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Przysposobienie to adopcja, czyli uznanie obcego biologicznie, małoletniego dziecka za własne, co potwierdza wyrok sądu opiekuńczego. Opieka to sprawowanie na podstawie orzeczenia sądu opiekuńczego pieczy nad osobą i majątkiem małoletniego (gdy nie ma rodziców, są oni nieznani lub nie mają władzy rodzicielskiej) lub osoby ubezwłasnowolnionej całkowicie. Kuratela to ustanawiana sądownie forma ochrony osób bądź praw majątkowych osób, które nie mogą same prowadzić swoich spraw. Kuratora można wyznaczyć np. dla osoby ubezwłasnowolnionej częściowo lub dla osoby nieobecnej. Przyczyna wyłączenia istnieje nadal po ustaniu przysposobienia, opieki lub kurateli.

Pokrewieństwo, powinowactwo a organy osób prawnych Wyłączenie pracownika ze względu na pokrewieństwo, powinowactwo, przysposobienie, opiekę i kuratelę w stosunku do strony rozciąga się także na sytuację, gdy wskazane wyżej osoby są członkami organu osoby prawnej (np. spółki), która jest stroną postępowania (wyrok NSA w Poznaniu z 10.02.1989, SA/Po 1503/88).

Powody wyłączenia pracownika z art. 24 1 k.p.a. c.d. Pracownik podlega wyłączeniu od udziału w sprawie, w której był świadkiem lub biegłym (chodzi o daną sprawę administracyjną, będącą przedmiotem konkretnego postępowania administracyjnego). Pracownik podlega wyłączeniu od udziału w sprawie, w której był lub jest przedstawicielem jednej ze stron albo tym przedstawicielem jest jego bliski (o którym była mowa wyżej). Pojęcie przedstawiciela należy rozumieć szeroko, w duchu art. 96 kodeksu cywilnego, który stanowi, że umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo).

Pracownik podlega wyłączeniu od udziału w sprawie, w której brał udział w wydaniu zaskarżonej decyzji może to dotyczyć tylko wyłączenia od udziału w postępowaniu odwoławczym, nie ma to więc istotnego znaczenia z punktu widzenia urzędników zatrudnionych w urzędzie miasta, którzy co do zasady biorą udział w postępowaniach pierwszej instancji. Pracownik podlega wyłączeniu od udziału w sprawie, z powodu której wszczęto przeciwko niemu dochodzenie służbowe, postępowanie dyscyplinarne lub karne. Przyczyna wyłączenia istnieje od momentu wszczęcia postępowania przygotowawczego w sprawie karnej. Pracownicy samorządowi nie podlegają już odpowiedzialności dyscyplinarnej lub służbowej, lecz jedynie odpowiedzialności porządkowej unormowanej w kodeksie pracy, w tym zakresie więc przepis się do nich nie odnosi. Ponoszenie przez pracownika odpowiedzialności cywilnej w związku z postępowaniem w sprawie administracyjnej nie powoduje wyłączenia.

Pracownik podlega wyłączeniu od udziału w sprawie, w której jedną ze stron jest osoba pozostająca wobec niego w stosunku nadrzędności służbowej osobą pozostającą w stosunku nadrzędności względem pracownika będzie nie tylko kierownik zakładu pracy (osoba pełniąca funkcję organu, np. prezydent miasta), lecz również osoby piastujące funkcje kierownicze w aparacie urzędu, np. kierownik referatu, wydziału, biura.

Wyłączenie pracownika z innych przyczyn art. 24 3 k.p.a. Bezpośredni przełożony pracownika jest obowiązany na jego żądanie lub na żądanie strony albo z urzędu wyłączyć go od udziału w postępowaniu, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności niewymienionych w 1, które mogą wywołać wątpliwość co do bezstronności pracownika. Można podnieść każdą okoliczność odnoszącą się do pracownika, np. głoszone publicznie poglądy (w tym w Internecie). Nie trzeba uprawdopodobnić (a nie udowodnić nie trzeba ściśle stosować przepisów o postępowaniu dowodowym), że pracownik będzie stronniczy ze względu na daną okoliczność, lecz jedynie, że okoliczność ta powoduje wątpliwość co do bezstronności.

Udział w postępowaniu pracownika podlegającego wyłączeniu Pracownik wyłączony nie może podejmować czynności procesowych (np. dowodowych) w sprawie, z wyjątkiem czynności niecierpiących zwłoki ze względu na interes społeczny lub ważny interes strony. Chodzi np. o sytuację, gdy jakąś czynność trzeba podjąć niezwłocznie ze względu na upływ terminu niepodlegającego przywróceniu. Trzeba w protokole lub adnotacji złożonej do akt sprawy opisać, dlaczego wyłączony pracownik podjął daną czynność. Czynności podjęte w niedozwolonych okolicznościach przez wyłączonego pracownika powinny być przeprowadzone ponownie albo należy w decyzji kończącej postępowanie wskazać, dlaczego uznano je za niewiarygodne. Udział wyłączonego pracownika przy wydaniu decyzji stanowi podstawę wznowienia postępowania (art. 145 k.p.a.)

Wyłączenie organu Organ administracji publicznej podlega wyłączeniu od załatwienia sprawy dotyczącej interesów majątkowych: jego kierownika lub jego bliskich, osoby zajmującej stanowisko kierownicze w organie bezpośrednio wyższego stopnia lub jej bliskich. Wyłączenie organu oznacza wyłączenie całej instancji, tzn. kierownika danego organu (np. prezydenta miasta) i wszystkich jej pracowników, upoważnionych do wydawania decyzji w imieniu organu. Sprawa dotyczy interesów majątkowych, gdy jej rozstrzygnięcie bezpośrednio lub pośrednio, aktualnie lub potencjalnie, prawnie lub faktycznie może wpłynąć na własność i inne prawa majątkowe wskazanych osób (należy to więc rozumieć szeroko).

W przypadku gminy (miasta) organem bezpośrednio wyższego stopnia będzie co do zasady Samorządowe Kolegium Odwoławcze, a inny organ tylko wówczas, gdy przepis szczególny tak stanowi (np. zgodnie z ustawą o ewidencji ludności wojewoda jest organem wyższego stopnia w stosunku do organów gmin wydających decyzje na podstawie tej ustawy). Osoba zajmująca stanowisko kierownicze to pojęcie nieostre. Bez wątpienia chodzi o osobę (osoby) wykonujące funkcję organu, jej zastępców oraz osoby zatrudnione w urzędzie organu na stanowiskach określonych w przepisach wykonawczych (statutach, regulaminach) jako kierownicze lub równorzędne (np. kierownicy referatów, biur, wydziałów).

Wyłączenie organu następuje z mocy prawa, wydawanie osobnego postanowienia w tej sprawie jest więc zbędne. Wyłączony organ, podobnie jak wyłączony pracownik, może podejmować tylko czynności niecierpiące zwłoki ze względu na interes społeczny lub ważny interes strony (co należy opisać w protokole lub adnotacji). Wydanie decyzji przez wyłączony organ skutkuje wznowieniem postępowania.

Wyznaczenie innego pracownika lub organu W przypadku wyłączenia pracownika, jego bezpośredni przełożony wyznacza innego pracownika do prowadzenia sprawy. W przypadku wyłączenia organu sprawę załatwia: Organ wyższego stopnia (gdy wyłączenie dotyczyło kierownika organu). Gdy wyłączenie dotyczyło kierownika organu wyższego stopnia organ wyższego stopnia nad tymże organem. W przypadku gdy okoliczność powodująca wyłączenie dotyczyła Samorządowego Kolegium Odwoławczego, organ właściwy do załatwienia sprawy wyznacza Prezes Rady Ministrów (gdyż nad SKO nie ma organu wyższego stopnia).

Wszczęcie postępowania administracyjnego

Wszczęcie postępowania obejmuje: 1. Wniesienie żądania przez stronę lub podjęcie przez organ czynności powodującej wszczęcie postępowania z urzędu. 2. Ocenę formalną i procesową wniesionego podania. Ocena formalna polega na zbadaniu, czy podanie spełnia wymagania formalne dla pisma danego rodzaju. Ocena procesowa polega na zbadaniu, czy dany organ jest właściwy w sprawie oraz czy wnoszący podanie ma legitymację procesową. 3. W razie oceny pozytywnej należy zawiadomić inne strony o wszczęciu postępowania na wniosek (o ile takie strony są). 4. W razie oceny negatywnej, trzeba podjąć czynności określone w k.p.a., np. wezwać stronę do uzupełnienia podania, pozostawić podanie bez rozpoznania, przekazać sprawę do organu właściwego, zwrócić podanie z odpowiednim pouczeniem lub wydać postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania.

Ustalenie daty wszczęcia postępowania W przypadku postępowania wszczętego na wniosek, datą wszczęcia jest dzień otrzymania podania przez organ administracji, a w przypadku podania elektronicznego dzień wpływu tego podania do systemu teleinformatycznego organu. Dzień sporządzenia podania pozbawiony jest znaczenia w tym kontekście. W przypadku postępowania wszczętego z urzędu, datą wszczęcia jest dzień dokonania pierwszej czynności w tym postępowaniu, o której zawiadomiono stronę. Taką pierwszą czynnością z reguły powinno być samo zawiadomienie strony o wszczęciu postępowania z urzędu.

Znaczenie ustalenia dnia wszczęcia postępowania Ustalenie dnia wszczęcia postępowania ma znaczenie dla ustalenia terminu załatwienia sprawy termin ten liczy się właśnie od tego dnia.

Forma wszczęcia postępowania Samo wszczęcie postępowania nie następuje w żadnej, szczególnej formie, np. postanowienia. Dochodzi do niego po prostu z mocy samego prawa.

Odmowa wszczęcia postępowania Organ wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania, gdy żądanie zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub gdy postępowanie nie może być wszczęte z innych uzasadnionych przyczyn. Na to postanowienie służy zażalenie.

Odmowa ze względu na brak przymiotu strony Organ odmawia wszczęcia postępowania ze względu na brak statusu strony wnoszącego, gdy brak ten (a więc brak interesu prawnego w załatwieniu sprawy) jest oczywisty, bo: albo wynika wprost z samego podania (np. ktoś żąda wszczęcia postępowania w cudzej sprawie a nie jest pełnomocnikiem); albo został stwierdzony w wyniku prostych czynności organu administracji publicznej. Jeżeli stwierdzenie braku przymiotu strony wymaga postępowania wyjaśniającego, nie można skorzystać z możliwości odmowy wszczęcia postępowania. Należy je wówczas wszcząć i ewentualnie następnie umorzyć, gdy żądający okaże się nie być stroną.

Odmowa ze względu na inne uzasadnione przyczyny Ta przesłanka jest tak nieostra, że trzeba bardzo uważać na jej stosowanie. Można uznać, że odnosi się ona do przypadków pierwotnej bezprzedmiotowości postępowania, np. podanie wnosi strona niemająca zdolności do czynności prawnych, sprawa nie podlega załatwieniu w formie decyzji administracyjnej (lecz np. czynności materialno-technicznej), sprawa ma charakter administracyjny, ale nie wymaga podjęcia żadnych działań organu administracji, bo np. dotyczy uprawnień powstających z mocy samego prawa, sprawa ma charakter cywilnoprawny i załatwiana jest w formie umowy lub jednostronnej czynności prawnej, żądanie dotyczy sprawy rozstrzygniętej już decyzją lub takiej, w której już toczy się postępowanie, wniesienie żądania po upływie terminu przedawniającego.

Forma wniesienia i zawartość podania Podania (czyli wszelkiego rodzaju oświadczenia woli i wiedzy stron i uczestników postępowania) mogą być wnoszone: pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu, ustnie do protokołu, przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Obowiązek podpisania podania a wniesienie podania w niektórych formach Spełnienie obowiązku podpisania podania nie budzi wątpliwości w przypadku pisemnej formy podania oraz przy wniesieniu podania ustnie do protokołu który musi zostać podpisany. W przypadku wniesienia podania faksem, należy uznać, że umieszczony na przefaksowanym podaniu podpis jest tym właśnie, podpisem, a nie jedynie jego kopią. Nie sposób uznać, że ustawodawca dopuścił przesyłanie podań faksem zarazem zakładając, że z natury swej podanie takie nie może zostać skutecznie podpisane. Podanie elektroniczne można podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym, a w przypadku korzystania z epuap profilem zaufanym.

Adres wnoszącego podanie Adres odnosi się do miejsca, gdzie strona faktycznie przebywa i gdzie będzie możliwe doręczenie jej pism procesowych. Nie musi to mieć nic wspólnego z miejscem zameldowania lub miejscem zamieszkania.

Niejasno sformułowane żądanie Jeżeli żądanie zostało sformułowane niedbale, nieprecyzyjnie, niejasno organ powinien zapytać stronę o wyrażenie stanowiska, po uprzednim objaśnieniu jej kontekstu prawnego (zgodnie z zasadą informowania). Organ nie może sam doprecyzować treści żądania. Sens podania należy oceniać nie po jego tytule, lecz po treści. W każdym razie przy niejasnym żądaniu organ nie może pozostawić podania bez rozpoznania, bo narazi się na zarzut bezczynności.

Pozostawienie podania bez rozpoznania Podanie pozostawia się bez rozpoznania, gdy nie podano w nim adresu wnoszącego i nie ma możliwości jego ustalenia na podstawie posiadanych danych. Chodzi o dane posiadane przez dany organ jak i przez inne organy publiczne, z którymi organ może się skontaktować. W przypadku innych braków podania, wzywa się żądającego do ich usunięcia w terminie 7 dni, pouczając, że nieusunięcie spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (np. brak pełnomocnictwa). Wezwanie do usunięcia braków może mieć formę czynności materialnotechnicznej lub postanowienia. Pozostawienie podania bez rozpoznania nie przyjmuje formy ani decyzji, ani postanowienia.

Wniesienie podania do organu niewłaściwego Jeżeli podanie wniesiono do organu niewłaściwego, organ ten przekazuje pismo niezwłocznie organowi właściwemu, zawiadamiając o tym wnoszącego podanie. Zawiadomienie ma formę postanowienia i zawiera uzasadnienie. Podanie wniesione do organu niewłaściwego przez upływem przepisanego terminu uważa się za wniesione z zachowaniem terminu.

Niemożność ustalenia organu właściwego Jeżeli podanie wniesiono do organu niewłaściwego, a organu właściwego nie można ustalić na podstawie danych podania, zwraca się podanie wnoszącemu, w formie postanowienia, na które służy zażalenie. Jeżeli trudność w ustaleniu organu właściwego wynika z treści podania, organ obowiązany jest wyjaśnić wątpliwości przy udziale wnoszącego podanie. Jeżeli właściwy w sprawie jest sąd powszechny, podanie zwraca się wnoszącemu z pouczeniem wskazującym na właściwy w sprawie sąd.

Załatwianie spraw. Terminy

Pojęcie załatwienia sprawy Załatwienie sprawy oznacza wydanie decyzji administracyjnej, rozstrzygającej sprawę lub w inny sposób kończącej postępowanie w danej instancji. By dochować terminu załatwienia sprawy trzeba więc przez jego upływem wydać decyzję. Bez znaczenia jest w tym kontekście data doręczenia decyzji stronie.

Załatwianie spraw bez zbędnej zwłoki Organy powinny załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki, czyli tak szybko, jak to tylko możliwe, a więc np. szybciej, niż wynika to z maksymalnych terminów załatwienia sprawy ustanowionych przez prawo. Jest to de facto zasada ogólna postępowania, należy ją więc stosować w każdym postępowaniu, niezależnie od maksymalnego terminu przewidzianego na załatwienie sprawy danego rodzaju.

Terminy załatwiania spraw Sprawy należy załatwiać: niezwłocznie albo nie później niż w ciągu miesiąca (gdy wymagane jest postępowanie wyjaśniające), nie później niż w ciągu dwóch miesięcy (gdy sprawa jest szczególnie skomplikowana). Terminy te liczy się od dnia wszczęcia postępowania. We wskazanym terminie należy wydać decyzję rozstrzygającą sprawę.

Przekroczenie terminu Upływ terminu nie pozbawia organu kompetencji do załatwienia sprawy. Decyzja wydana po terminie jest ważna i skuteczna, przekroczenie terminu nie powoduje więc jej wadliwości. Przekroczenie terminu może natomiast prowadzić do: odpowiedzialności organu za zwłokę, odpowiedzialności odszkodowawczej organu wobec strony, odpowiedzialności porządkowej pracownika samorządowego, odpowiedzialności majątkowej urzędnika, który z rażącym naruszeniem prawa doprowadził do niezałatwienia sprawy w terminie.

Niezwłoczne załatwienie sprawy Niezwłocznie należy załatwiać sprawy niewymagające postępowania wyjaśniającego, a więc takie, w których nie trzeba zbierać dowodów, informacji ani wyjaśnień, lecz można wydać decyzję na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę, faktów i dowodów znanych organowi z urzędu oraz faktów możliwych do ustalenia przez organ na podstawie posiadanych danych. Niezwłocznie nie znaczy wcale od ręki, lecz tak szybko, jak to możliwe. Konieczność wydania decyzji w postępowaniach, w których wnioski ich wszczęcia wpłynęły wcześniej, nie jest zbędną zwłoką.

Załatwienie sprawy w ciągu miesiąca W ciągu miesiąca należy załatwić sprawę wymagającą postępowania wyjaśniającego, a więc taką, w której nie wystarczy oparcie się na dowodach dostępnych od ręki.

Załatwienie sprawy w ciągu dwóch miesięcy W ciągu dwóch miesięcy należy załatwić sprawę szczególnie skomplikowaną, który to jej charakter może być uzasadniony: złożonym stanem faktycznym sprawy, wymagającym przeprowadzenia szczególnie starannego i wnikliwego postępowania wyjaśniającego, z wykorzystaniem wielu dowodów, albo niejasnym stanem prawnym, wymagającym skomplikowanej wykładni prawa, albo precedensowym charakterem sprawy. Gdy organ stwierdzi, że sprawa ma szczególnie skomplikowany charakter, powinien powiadomić o tym stronę.

Do terminu załatwienia sprawy nie wlicza się: przewidzianych przez prawo terminów dokonania określonych czynności (np. czas na wydanie opinii przez inny organ); okresów zawieszenia postępowania; okresów opóźnień powstałych z winy strony; okresów opóźnień powstałych z przyczyn niezależnych od organu chodzi np. o działanie sił przyrody albo zaniechania innych organów niż organ prowadzący postępowanie.

Zawiadomienie o przekroczeniu terminu i nowy termin załatwienia sprawy Organ ma obowiązek zawiadomić stronę o niezałatwieniu sprawy w terminie, podając przyczyny tegoż oraz wskazując nowy termin załatwienia sprawy (nawet w przypadku zwłoki niezależnej od organu). Takie zawiadomienie należy wystosować także przed przekroczeniem terminu jeżeli organ zasadnie spodziewa się, że sprawa nie będzie załatwiona w terminie. Prawo nie określa dokładnie, jak długi może być nowy termin, ale zgodnie z zasadą szybkości postępowania powinien być tak krótki, jak to tylko możliwe.

Bezczynność organu Stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia w przypadku: niezałatwienia sprawy w terminie określonym przez prawo lub w nowym terminie wyznaczonym przez organ w przypadku niezałatwienia sprawy w terminie, albo przewlekłego prowadzenia postępowania. Organ wyższego stopnia, uznając zażalenie za zasadne, w formie postanowienia m.in. wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy, stwierdza, czy niezałatwienie sprawy w terminie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa (co może prowadzić do odpowiedzialności majątkowej urzędnika; rażące naruszenie występuje np. gdy urzędnik działał umyślnie, termin przekroczono znacznie lub niezałatwienie sprawy ma poważne skutki dla strony lub interesu publicznego).

Niezałatwienie sprawy w terminie a przewlekłość postępowania Przewlekłość postępowania występuje, gdy organ może załatwić sprawę bezzwłocznie lub przed maksymalnym terminem jej załatwienia, a tego nie czyni z przyczyn od siebie zależnych, np. na skutek: wykonywania czynności w znacznych odstępach czasu a bez uzasadnienia dla tegoż, wykonywania czynności pozbawionych znaczenia dla sprawy, np. zbędnych czynności dowodowych.

Przewlekłość postępowania a reakcja organu wyższego stopnia Wyznaczenie nowego terminu i stwierdzenie rażącego naruszenia prawa odnosi się tylko do niezałatwienia sprawy w terminie, a nie przewlekłości postępowania. W związku z przewlekłością więc m.in. nie grozi urzędnikowi odpowiedzialność majątkowa.

Ustalenie stanu faktycznego sprawy. Dowody

Ustalanie stanu faktycznego Organ (nie zaś strona) jest obowiązany ustalić fakty, mające wpływ na rozstrzygnięcie sprawy. W tym celu organ przeprowadza dowody. Dowodem w postępowaniu administracyjnym może być wszystko, co przyczyni się do wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowody Najczęściej wykorzystywanym dowodem są dokumenty (urzędowe albo prywatne). Inne dopuszczalne dowody to np. zeznania świadków, opinie biegłych, nagrania dźwięku lub obrazu, oględziny.

Decyzja administracyjna

Znaczenie decyzji w postępowaniu Postępowanie administracyjne kończy się co do zasady wydaniem decyzji administracyjnej (chyba że np. doszło do zawarcia ugody, którą organ zatwierdza postanowieniem). Decyzja kończy postępowanie: rozstrzygając sprawę co do jej istoty, albo w inny sposób kończąc sprawę w danej instancji (np. poprzez umorzenie postępowania). Wszczętego postępowania nie można więc pozostawić rozgrzebanego musi się zakończyć wydaniem decyzji.

Fakty i prawo brane pod uwagę przy wydaniu decyzji Wydając decyzję uwzględnia się stan faktyczny i prawny na dzień orzekania (a nie np. na dzień wszczęcia postępowania). Jeżeli między dniem wszczęcia postępowania a dniem wydania decyzji zmieniło się prawo (weszły w życie nowe przepisy), kwestię stosowania prawa starego albo nowego powinny rozstrzygać tzw. przepisy intertemporalne. Jeżeli ich nie ma, należy brać pod uwagę regułę, zgodnie z którą nowe prawo stosuje się do zdarzeń prawnych powstałych po jego wejściu w życie, zaś stare prawo do tych zdarzeń prawnych, które powstały za jego obowiązywania (i ewentualnie trwają nadal).

Podstawowe elementy decyzji administracyjnej Konieczne elementy decyzji administracyjnej określa art. 107 k.p.a. Orzecznictwo sądowe określiło najważniejsze z tych elementów, czyli te, których występowanie w piśmie nadaje mu charakter decyzji, nawet jeżeli pozostałych elementów brakuje. Te najważniejsze elementy decyzji to: oznaczenie organu wydającego akt, wskazanie adresata aktu, rozstrzygnięcie o istocie sprawy, podpis osoby działającej w imieniu organu. Taka kadłubowa decyzja jest decyzją, choć wadliwą.

Elementy decyzji zgodnie z art. 107 1 k.p.a. Oznaczenie organu administracji publicznej. Data wydania. Oznaczenie strony lub stron. Powołanie podstawy prawnej. Rozstrzygnięcie. Uzasadnienie faktyczne i prawne. Pouczenie o środkach prawnych. Podpis.

Oznaczenie organu Należy podać nazwę organu i jego siedzibę (adres). Powinno to nastąpić w nagłówku decyzji. Od biedy może to nastąpić w pieczęci, o ile dostatecznie identyfikuje ona dany organ. Oznaczenie organu w decyzji pozwala ustalić, czy wydał ją organ właściwy w sprawie. Brak oznaczenia organu pozbawia pismo charakter decyzji administracyjnej.

Data wydania Datą wydania jest dzień podpisania decyzji zawierającej wszystkie wymagane elementy. W postępowaniu odwoławczym można przeprowadzić dowód przeciw dacie wydania decyzji (udowodnić, że została wydana innego dnia). Co prawda decyzja wywołuje skutki prawne z dniem doręczenia, ale data wydania: pozwala ustalić, czy decyzja została wydana w terminie, prowadzi do ustalenia miarodajnego stanu faktycznego i prawnego sprawy. Błędne oznaczenie daty wydania podlega uzupełnieniu lub sprostowaniu (błędna data lub brak daty nie pozbawia pisma charakteru decyzji).

Oznaczenie strony lub stron Oznaczenie osoby fizycznej polega na podaniu imienia (imion), nazwiska i miejsca zamieszkania, a ewentualnie także innych danych (np. PESEL). Oznaczenie osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej polega na podaniu nazwy oraz siedziby, a ewentualnie innych danych (np. numer w rejestrze państwowym, takim jak KRS). W przypadku wielości stron, organ musi oznaczyć je wszystkie. Brak oznaczenia strony sprawia, że pismo nie jest decyzją. Oczywista omyłka w opisie strony podlega sprostowaniu. Określenie jako strony podmiotu, który nią nie jest, sprawia, że decyzja jest nieważna.

Powołanie podstawy prawnej Polega na powołaniu przepisów prawa materialnego, na podstawie których organ wydał orzeczenie, oraz najważniejszych dla decyzji przepisów proceduralnych (np. art. 104 1, art. 107 1 k.p.a.) Powoływanie wszystkich wykorzystanych przepisów proceduralnych to nadmierny formalizm. Nie wystarczy samo podanie tytułu ustawy. Podstawą prawną decyzji mogą być tylko przepisy powszechnie obowiązujące, a nie wewnętrzne. Chodzi oczywiście o oznaczenie przepisów, a nie cytowanie ich treści. Brak podania podstawy prawnej nie pozbawia pisma charakteru decyzji.

Rozstrzygnięcie Rozstrzygnięcie (osnowa, sentencja): to wiążące ustalenie konsekwencji stosowanego przepisu prawa materialnego (w przypadku decyzji kończących postępowanie w sposób merytoryczny), albo orzeczenie o zakończeniu postępowania w inny sposób, np. poprzez umorzenie. Rozstrzygnięcie powinno być jasne, precyzyjne i zrozumiałe dla stron nawet bez uzasadnienia. Niedopuszczalne jest takie sformułowanie rozstrzygnięcia, które dopuszcza różne interpretacje. Brak rozstrzygnięcia pozbawia pismo charakteru decyzji.

Uzasadnienie faktyczne i prawne Uzasadnienie powinno objaśniać, dlaczego rozstrzygnięcie ma taką a nie inną treść. Uzasadnienie nie może zawierać elementów rozstrzygnięcia (tzn. materialna treść rozstrzygnięcia nie może być treściowo rozbita między element rozstrzygnięcia i element uzasadnienia decyzji).

Uzasadnienie faktyczne W faktycznej części uzasadnienia należy dokładnie opisać podstawę faktyczną rozstrzygnięcia. Uzasadnienie faktycznie powinno więc określać: fakty, które organ uznał za udowodnione, dowody, na których się oparł, przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej. Np. jeżeli w postępowaniu dwóch biegłych wydało sprzeczne opinie, należy w uzasadnieniu opisać, jak i dlaczego właśnie tak organ rozstrzygnął tę sprzeczność.

Uzasadnienie prawne Polega na przytoczeniu przepisów prawa (czyli zacytowaniu ich treści) oraz podaniu ich wykładni. Należy wykazać, dlaczego rozumiane w określony sposób przepisy powodują przyjęte w rozstrzygnięciu konsekwencje prawne w kontekście stwierdzonych okoliczności faktycznych.

Możliwość odstąpienia od uzasadnienia Można (ale nie trzeba) odstąpić od uzasadnienia wyłącznie wówczas, gdy decyzja uwzględnia w całości żądanie strony (lub wszystkich stron). Wynika z tego, że chodzi wyłącznie o przypadek, gdy postępowanie zostało wszczęte na wniosek strony (nie zaś z urzędu), a podjęta decyzja w pełni odpowiada żądaniu zgłoszonemu we wniosku. Jeżeli decyzja czyni więc zadość żądaniu tylko częściowo, albo czyni zadość żądaniom tylko niektórych stron, wówczas trzeba ją uzasadnić.

Uzasadnienie decyzji uznaniowej Uzasadnienie decyzji uznaniowej powinno być szczególnie starannie sporządzone. Upoważnienie do uznania administracyjnego nie oznacza upoważnienia do dowolnego działania. Taka dowolność stanowi podstawę skargi do sądu administracyjnego (mimo ograniczenia możliwości sądowej kontroli decyzji uznaniowych).

Pouczenie o środkach prawnych Decyzja powinna zawierać pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie (a decyzja, od której służy powództwo lub skarga do sądu powinna pouczać o tymże). Pouczenie powinno określać termin złożenia środka prawnego i organ właściwy do jego rozpoznania, a także organ, za którego pośrednictwem należy środek wnieść. Brak pouczenia podlega uzupełnieniu. Błędne pouczenie nie może szkodzić stronie, która się do niego zastosowała (np. poprzez utratę terminu na złożenie skargi do sądu).

Podpis Decyzja powinna zawierać podpis wraz z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji. Podpis musi być własnoręczny, nie może to być więc faksymile. Podpis nie musi być czytelny. Decyzja wydana w formie dokumentu elektronicznego musi być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego, kwalifikowanego certyfikatu. Decyzja podpisana przez osobę nieupoważnioną jest nieważna, jako wydana z rażącym naruszeniem prawa. Bez podpisu pismo nie jest w ogóle decyzją. Podpis pozbawiony podania imienia, nazwiska i stanowiska służbowego też sprawia, że pismo nie jest decyzją.

Dodatkowe elementy decyzji rygor natychmiastowej wykonalności Decyzji zupełnie wyjątkowo, z urzędu lub na wniosek strony, nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności. Decyzja podlega wówczas wykonaniu i stanowi tytuł egzekucyjny zanim stanie się ostateczna. Organ z urzędu nadaje decyzji rygor natychmiastowej wykonalności, gdy jest to niezbędne ze względu na ochronę zdrowia lub życia ludzkiego albo zabezpieczenie gospodarstwa narodowego przed ciężkimi stratami albo ze względu na inny interes społeczny. Nadaje się ten rygor na wniosek strony ze względu na wyjątkowo ważny jej interes. Można wtedy żądać od strony zabezpieczenia (np. złożenia kwoty pieniężnej do depozytu).

Charakterystyka zagrożenia uzasadniającego nadanie rygoru natychmiastowej wykonalności Zagrożenie, o którym mowa, musi mieć charakter realny. Nie wystarczy, by było prawdopodobne.

Postanowienia

Postanowienia Drobne kwestie (tzw. kwestie wpadkowe) niekończące całego postępowania rozstrzyga się postanowieniami, np. zawieszenie postępowania i podjęcie postępowania zawieszonego, przywrócenie terminu, ukaranie grzywną niestawiającego się świadka.

Środki prawne w postępowaniu administracyjnym

Środki prawne w postępowaniu administracyjnym Zwyczajne środki prawne w postępowaniu administracyjnym to sposoby kwestionowania treści nieostatecznych aktów administracyjnych (decyzji i postanowień). odwołanie od decyzji, zażalenie na postanowienie. Nadzwyczajne środki prawne służą do uchylania, zmiany i usuwania z obrotu prawnego ostatecznych aktów administracyjnych czyli takich, w stosunku do których nie można już zastosować zwyczajnych środków prawnych. Należą do nich m.in. stwierdzenie nieważności decyzji administracyjnej, wznowienie postępowania administracyjnego.

Odwołanie od decyzji Od każdej nieostatecznej decyzji administracyjnej można się odwołać do organu wyższego stopnia (albo skorzystać z wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w przypadku decyzji wydanej w pierwszej instancji przez ministra lub samorządowe kolegium odwoławcze, a więc organ, nad którym nie ma już organów wyższego stopnia). Odwołanie składa się w terminie 14 dni od dnia otrzymania (a nie wydania) decyzji do organu wyższego stopnia, ale za pośrednictwem organu, który decyzję wydał. Służy to możliwości tzw. samokontroli. W odwołaniu wystarczy wskazać, że jest się niezadowolonym z decyzji (nie ma koniecznych, sformalizowanych zarzutów).

Rozstrzygnięcia organu wyższego stopnia Organ odwoławczy raz jeszcze bada merytorycznie sprawę, która została wcześniej załatwiona przez organ pierwszej instancji. Uwzględniając odwołanie, organ odwoławczy wydaje decyzję, którą uchyla decyzję organu pierwszej instancji i rozstrzyga sprawę nowe rozstrzygnięcie. Decyzja organu odwoławczego nie może być co do zasady mniej korzystna dla strony, niż decyzja organu pierwszej instancji (zakaz zmiany na gorsze). Nie uwzględniając odwołania, organ odwoławczy wydaje decyzję utrzymującą w mocy decyzję organu pierwszej instancji.

Zażalenie na postanowienie Zażalenie przysługuje na postanowienie, jeżeli KPA to przewiduje (a więc nie zawsze inaczej niż przy odwołaniu od decyzji). Postanowienia, na które nie przysługuje zażalenie, można kwestionować tylko przy okazji odwołania się od decyzji kończącej postępowanie, w którym postanowienie zapadło.

Nadzwyczajne środki prawne Nadzwyczajne środki prawne to sposoby kwestionowania aktów administracyjnych już ostatecznych czyli takich, od których nie przysługuje odwołanie lub zażalenie (na tym polega tych środków nadzwyczajność). Zalicza się do nich przede wszystkim: wznowienie postępowania administracyjnego oraz stwierdzenie nieważności decyzji administracyjnej.

Wznowienie postępowania administracyjnego Wznowienie postępowania zmierza do ponownego wydania decyzji w sprawie, w której wcześniej przeprowadzono wadliwe postępowanie. Przesłanki wznowienia postępowania wiążą się z wadliwością postępowania przeprowadzonego pierwotnie (np. odmówiono czynnego udziału stronie, nie zebrano wszystkich istotnych dowodów, decyzję wydano na skutek przestępstwa). Wznowione postępowanie prowadzi do wydania nowej decyzji w pierwotnie rozstrzygniętej sprawie.

Stwierdzenie nieważności decyzji administracyjnej Stwierdzenie nieważności decyzji administracyjnej prowadzi do wyeliminowania z obrotu prawnego decyzji obarczonych najpoważniejszymi wadami. Skutki prawne wywołane przez taką decyzję należy cofnąć, ewentualnie wypłacając także odszkodowanie temu, kto przez nią poniósł szkodę. Do przesłanek stwierdzenia nieważności należą m.in. następujące okoliczności: decyzję wydano bez podstawy prawnej lub z rażącym naruszeniem prawa, decyzja była niewykonalna, skierowano decyzję do podmiotu niebędącego stroną w sprawie.

Doręczenia

Pismo jako przedmiot doręczenia Przedmiotem doręczenia są pisma, czyli wszelkiego rodzaju dokumentu, wezwania, zawiadomienia, wydane w formie pisemnej decyzje i postanowienia, a także inne dokumenty, z którymi strona powinna zostać zaznajomiona.

Podmioty doręczające Podmiotami doręczającymi są: operator pocztowy w rozumieniu Prawa pocztowego (co ma charakter podstawowy i jest najbezpieczniejsze dla organu potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej przez placówkę pocztową operatora wyznaczonego ma moc dokumentu urzędowego), pracownicy organu administracji publicznej (co nie wymaga odrębnego upoważnienia, lecz powinno być stosowane wyłącznie w szczególnie uzasadnionych przypadkach), inne upoważnione osoby lub organy (upoważnienie powinno zostać sporządzone dla piśmie). Inną upoważnioną osobą może być w zasadzie ktokolwiek, nawet inna strona lub świadek w postępowaniu, o ile zobowiążą się do doręczenia pisma. W praktyce należy jednak bardzo ostrożnie korzystać z tego rozwiązania.

Adresat doręczenia. Adresat a odbierający pismo Adresat to osoba, do której pismo jest skierowane. Pisma doręcza się nie tylko stronom i uczestnikom na prawach strony, lecz także innym podmiotom biorącym udział w postępowaniu, np. świadkom lub biegłym (o ile pismo ich dotyczy). Odbierającym jest ten, kto rzeczywiście otrzymał pismo od doręczającego (np. sąsiad, który podejmuje się przekazać pismo adresatowi).

Pokwitowanie Doręczanie pism odbywa się co do zasady za pokwitowaniem. Jest to potwierdzenie doręczenia pisma przed odbierającego własnym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia. Szczególne znaczenie ma data. Brak podpisu nie pozbawia doręczenia skuteczności, a jedynie wymaga wskazania przyczyny jego braku (np. gdy adresat odmawia potwierdzenia).

Pełnomocnicy, przedstawiciele, wielość stron Jeżeli strona działa przez przedstawiciela lub ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się tej osobie. Doręczenie pisma także stronie nie jest zakazane, lecz jest pozbawione prawnej doniosłości. Doręczenie tylko stronie jest bezskuteczne. Nie doręcza się pism pełnomocnikowi, o którego ustanowieniu strona nie powiadomiła organu. Jeżeli udział pełnomocnika w postępowaniu zostaje zgłoszony między dniem wydania decyzji a dniem jej doręczenia, doręczenie do rąk własnych strony będzie bezskuteczne. Jeżeli strona ma wielu pełnomocników, pisma doręcza się jednemu z nich, którego strona może wskazać. Jeśli tego nie zrobi dowolnemu. W przypadku wielości stron pisma doręcza się wszystkim stronom, chyba że wskazały jedną z nich jako upoważnioną do odbioru pism. Pisma należy także doręczać podmiotom na prawach strony.

Strona stale przebywająca poza granicami Polski i UE Strona, która nie ma miejsca zamieszkania, zwykłego pobytu albo siedziby w Polsce lub innym państwie członkowskim UE, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Polsce lub jeżeli nie działa za pośrednictwem konsula RP, powinna wskazać w Polsce pełnomocnika do doręczeń (chyba że następuje doręczenie elektroniczne). W razie niewskazania takiego pełnomocnika, pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Stronę trzeba o tym pouczyć przy pierwszym doręczeniu.

Zawiadomienie o zmianie adresu W toku postępowania strony, przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji o każdej zmianie adresu, w tym elektronicznego. W razie zaniedbania tego obowiązku, doręczenie pod dotychczasowy adres jest skuteczne. Obowiązek ten powstaje od daty wszczęcia postępowania lub zawiadomienia strony o tym wszczęciu. Jeżeli postępowanie wszczynane jest na wniosek strony, a strona zmieniła adres znany do tej pory organowi, strona ma obowiązek powiadomić o tej zmianie. Organ nie ma obowiązku z urzędu badać, czy znany mu adres jest aktualny. Jeżeli jednak strona zmieniła miejsce zamieszkania przed wszczęciem postępowania z urzędu, organ administracji nie może powołać się na powyższy obowiązek strony.

Miejsce doręczenia pisma Pisma osobom fizycznym (chodzi także o osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą lub zawodową bo nie są jednostkami organizacyjnymi) doręczenia się w miejscu zamieszkania (czyli miejscu względnie trwałego, a nie chwilowego pobytu) lub miejscu pracy (tylko do rąk adresata nie ma tu doręczenia zastępczego). Pisma mogą być też doręczane w lokalu organu administracji. Kolejność wyboru miejsca spośród powyższych jest dowolna. W razie niemożności doręczenia pisma na powyższe sposoby, a także w razie koniecznej potrzeby, pismo można doręczyć w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. Trzeba uważać, by nie nabrało to znamion nękania lub szykanowania adresatów.

Nieobecność adresata doręczenie zastępcze W razie nieobecności adresata (czasowej), pismo doręcza się za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli te osoby podjęły się oddania pisma adresatowi. Adresata zawiadamia się o tym umieszczając zawiadomienie w skrzynce pocztowej lub w drzwiach mieszkania, gdy nie da się w skrzynce. Domownik to krewny lub powinowaty adresata, zamieszkujący z nim (niezależnie od prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego) albo niespokrewniona osoba, którą adresat włączył do swojego gospodarstwa domowego, np. narzeczona. Doręczenie osobie niepełnoletniej jest bezskuteczne. Dniem doręczenia jest dzień doręczenia zastępczego, a nie przekazania pisma adresatowi.

Domniemanie doręczenia pisma i jego obalenie Doręczenie zastępcze tworzy domniemanie doręczenia pisma adresatowi, może być ono jednak obalone dowodem przeciwnym adresat musi udowodnić, że mimo zastosowania zastępczej formy doręczenia pismo nie zostało mu doręczone z przyczyn od niego niezależnych. Obalenie domniemania stwarza możliwość przywrócenia terminu do dokonania określonej czynności w postępowaniu, np. złożenia odwołania od decyzji. Domniemanie nie powstaje w ogóle, gdy nie da się potwierdzić spełnienia warunków doręczenia zastępczego, np. gdy doręczyciel nie wskazał, komu przesyłka została doręczona. Takie wskazanie powinno się znaleźć jako adnotacja doręczyciela na potwierdzeniu odbioru.

Fikcja doręczenia Gdy nie da się doręczyć adresatowi pisma do rąk własnych lub do rąk innej osoby w miejscu zamieszkania, a dane miejsce faktycznie jest miejscem zamieszkania adresata, dochodzi do fikcji doręczenia po przechowaniu pisma przez 14 dni w placówce pocztowej (lub urzędzie miasta, gdy doręcza kto inny niż poczta) i dwukrotnym umieszczeniu zawiadomienia w skrzynce pocztowej lub na drzwiach (gdy nie da się do skrzynki). Domniemanie doręczenia można obalić przeciwdowodem, z którego będzie wynikało, że adresat odebrał pismo przed upływem terminu 14 dni.

Doręczanie pism podmiotom niebędącym osobami fizycznymi Wszelkim podmiotom niebędącym osobami fizycznymi doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism (chyba że dany podmiot ustanowił pełnomocnika). Lokal siedziby oznacza co do zasady adres, pod którym ma siedzibę organ zarządzający. Osobą uprawnioną jest nie tylko członek organu zarządzającego, ale też osoba regulaminowo lub zwyczajowo uprawniona do odbioru pism, np. portier. Wykluczone jest doręczenie zastępcze, np. do rąk sąsiada. Także w tym przypadku może dojść do fikcji doręczenia.