Znak sprawy: ZDW/NZP-3220/284/2013 Załącznik nr 12 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (Część nr 2) 1. Uzasadnienie realizacji zamówienia. 1.1. Podstawy prawne: - Rozporządzenie Rady nr 1083/2006 z dnia 11lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006, s. 25) - Rozporządzenie Komisji nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia2006r. w sprawie szczegółowych zasad wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju regionalnego (Dz. Urz. UE L nr 371 z 27.12.2006, s.1, sprostowanie Dz. Urz. UE L 45 z15.02.2007,s. 3), - Ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tj. Dz. U. z 2009r., Nr 84,poz. 712,zpóźn.zm.). 1.2. Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego. Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu nakłada się na Beneficjentów RPO WiM, w przypadku uznania we wniosku o dofinansowanie podatku VAT za koszt kwalifikowany, niezależnie od całkowitej wartości Projektu po poniesieniu 50% wydatków całkowitej wartości projektu, zgodnie z Wytycznymi dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. 1.3. Efektem audytu powinno być: 1) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie, 2) uzyskanie potwierdzenia, że działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, 3) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzane na ich podstawie wnioski o płatność odpowiadają we wszystkich aspektach wymogom RPO WiM, 4) uzyskanie potwierdzenia, że wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie i że zostały poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, poprzez badanie w szczególności czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej), Zarząd Dróg Wojewódzkich w Olsztynie tel. (89) 526 19 00, fax (89) 539 98 76 10-602 Olsztyn, ul. Pstrowskiego 28 b www.zdw.olsztyn.pl Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością Nr 844/2009 PN EN ISO 9001:2009
5) potwierdzenie, że sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu, jak również prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów, 6) potwierdzenie zastosowania efektywnych mechanizmów zarządzania i kontroli, 7) wydanie opinii w tym zakresie. 8) Efektem przeprowadzonego audytu ma być sporządzenie przez niezależnego wykonawcę audytu zewnętrznego raportu oraz wydanie opinni w w/w zakresie. 2. Opis przedmiotu zamówienia. 2.1. Przedmiotem zamówienia jest: Przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego Projektu inwestycyjnego Nr WND-RPWM.05.01.06-28-018/12 pn Rozbudowa drogi wojewódzkiej nr 545 na odcinku Działdowo Nidzica z m. Działdowo realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013; Oś Priorytetowa 5 Infrastruktura transportowa regionalna i lokalna, Działanie 5.1 Rozbudowa i modernizacja infrastruktury transportowej warunkującej rozwój regionalny, Poddziałanie 5.1.6 Infrastruktura drogowa warunkująca rozwój regionalny. Raport z przeprowadzonego audytu projektu powinien obejmować okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego. Kod CPV 79.21.20.00-3 Usługi audytu. 2.2. Opis audytowanego Projektu. Projekt nr Nr WND-RPWM.05.01.06-28-005/13 pn Rozbudowa drogi wojewódzkiej nr 545 na odcinku Działdowo Nidzica z m. Działdowo obejmuje n/w kategorie wydatków : 2.2.1. Wydatki kwalifikowalne: 1) Audyt zewnętrzny 2) Inżynier Kontraktu ( w tym promocja w ramach inżyniera Kontrakt) 3) Roboty budowlane ( w tym promocja w ramach Robót budowlanych) obejmujące m.in: a) zdjęcie humusu; b) usunięcie karpin, c) roboty rozbiórkowe nawierzchni drogowych i wskazanych budynków; d) wykonanie robót ziemnych; e) sfrezowanie warstw bitumicznych na pełną głębokość; f) ustawienie krawężników, obrzeży na ławie betonowej z oporem; g) przebudowa skrzyżowań z drogami podporządkowanymi w celu poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego; h) remont i wzmocnienie nośności mostów; i) wykonanie dodatkowych pasów ruchu na skrzyżowaniach; j) wykonanie chodników w obszarze zabudowanym; k) wykonanie ciągów pieszo rowerowych i ścieżek rowerowych; l) wykonanie przepustów pod zjazdami i wymiana przepustów pod drogą; m) wykonanie elementów odwodnienia nawierzchni (ścieki przykrawężnikowe); n) ułożenie warstw profilowych; o) budowę i przebudowę zjazdów na drogi boczne gminne i zjazdy do lasu i na pola; p) budowę stanowiska do kontroli pojazdów ciężarowych; q) montaż barier stalowych ochronnych; r) wykonanie oznakowania poziomego i pionowego; s) roboty wykończeniowe; t) wybudowanie kanalizacji deszczowej (odrębne opracowanie);
u) oświetlenie chodników, ciągów pieszo rowerowych, ścieżek rowerowych oraz wybranych skrzyżowań v) przebudowa sieci kolidujących z inwestycją w) projekt rozbudowy jezdni obejmuje poprawę jej równości na całym odcinku, zwiększenie nośności z 80 do 100 kn/oś z możliwością podwyższenia nośności do 115 kn/oś x) wykonanie prześwietlenia koron drzew, z zachowaniem skrajni drogowej wymaganej dla tej klasy drogi. y) organizację ruchu tymczasowego na czas realizacji Inwestycji oraz docelowego po jej zakończeniu. 4) Wykupy gruntów 5) Wycinka drzew. 2.2.2. Wydatki niekwalifikowalne: 1) Wykupy gruntów (koszty niekwalifikowalne) 2) Inżynier kontraktu korekta finansowa 3) Inżynier Kontraktu - okres gwarancji 4) Wycinka drzew (dochód z wycinki drzew) 5) Roboty budowlane ( roboty dodatkowe i uzupełniejące) 2.2.3. Podatek Vat jest uznawany za koszt kwalifikowany. 2.3. Okres realizacji Projektu: 05.08.2010 30.12.2014 r. 2.4. Całkowity koszt Projektu: 46 835 912,60 zł. 3. Cel audytu zewnętrznego: Głównym celem audytu jest uzyskanie przez podmiot przeprowadzający audyt dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz z przepisami prawa. Przeprowadzony audyt ma doprowadzić do potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne albo niekwalifikowalne, a realizacja projektu przebiega zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie oraz do wydania opinii w tym zakresie. 4. Zakres audytu zewnętrznego. Audyt należy przeprowadzić w siedzibie Zarządu Dróg Wojewódzkich w Olsztynie ul. Pstrowskiego 28b, 10-602 Olsztyn, oraz na miejscu realizacji projektu. Wykonawca zobowiązany jest sporządzenia raportu oraz wydania opinii pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności realizacji Projektu nr Nr WND-RPWM.05.01.06-28-005/13 pn Rozbudowa drogi wojewódzkiej nr 545 na odcinku Działdowo Nidzica z m. Działdowo. Audyt zewnętrzny powinnien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnych uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie. W celu stwierdzenia, że Projekt realizowany jest zgodnie z dokumentami, o których mowa poniżej oraz z przepisami prawa polskiego i Unii Europejskiej, a wydatki są kwalifikowalne w szczególności należy sprawdzić: 1) prawidłowość realizacji działań podjętych w ramach Projektu, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a także wewnętrznymi procedurami,
2) sposób archiwizacji dokumentów, pozwalających na prześledzenie ścieżki wydatku, 3) kwalifikowalność poniesionych wydatków i sposób ich dokumentowania, 4) zgodność informacji zawartych we wnioskach o płatność z zapisami w ewidencji księgowofinansowej, 5) poprawność realizacji zasad dotyczących informacji i promocji, 6) poprawność udzielania zamówień publicznych, 7) efektywność wydatkowania środków publicznych, 8) zgodność prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. 2013.330 z późn. zm.), w części dotyczącej realizowanych działań, 9) czy jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa dla Projektu, czy wydatkowanie następuje zgodnie z przeznaczeniem określonym we wniosku o dofinansowanie Projektu kluczowego pn.: Rozbudowa drogi wojewódzkiej nr 545 na odcinku Działdowo Nidzica z m. Działdowo.. 10) 4.1. Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary: 4.1.1. Gotowość organizacyjna Zamawiającego (Beneficjenta), która obejmuje m.in.: 1) ocenę wielkości i przygotowania kadr, 2) identyfikację zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych), 3) ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji, 4) sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów. 4.1.2. Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym, który obejmuje m.in.: 1) sprawdzenie, czy opracowane przez Zamawiającego (Beneficjenta) procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji, 2) sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Zamawiającego (Beneficjenta) gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentarni źródłowymi, ewidencją księgową, 3) badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej), 4) sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie, 5) ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nieodbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach), 6) kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami, 7) sprawdzenie zapewnienia przez Zamawiającego (Beneficjenta) wkładu własnego, 8) weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie), 9) sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Zamawiającego (Beneficjenta) - jeśli dotyczy, 10) badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi,
11) kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( t.j. Dz. U. 2013.330 z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego projektu, 12) sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego, 13) sprawdzenie statusu podatkowego Zamawiającego (Beneficjenta), 14) sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez zbadanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwej Izby Skarbowej (w przypadku, gdy Zamawiający (Beneficjent) zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowalny), 15) ocenę zakładanej wysokości kwalifikowalności podatku VAT (w przypadku, gdy Zamawiający (Beneficjent) zadeklarował, iż tylko część podatku VAT może odzyskać, w związku z czym koszt został uznany za częściowo kwalifikowalny), 16) sprawdzenie utrzymywania przez Zamawiającego (Beneficjenta) odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem. 4.1.3. Wizyta na miejscu realizacji projektu, która dotyczy m.in.: 1) sprawdzenia czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i uchwałą o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, 2) potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych. 4.1.4. Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, który dotyczy m.in.: 1) sprawdzenia czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, 2) sprawdzenia czy wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i uchwałą o dofinansowanie. 4.1.5. Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi, który dotyczy m.in.: 1) polityki równości szans i niedyskryminacji, 2) polityki społeczeństwa informacyjnego (w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych), 3) polityki ochrony środowiska (przede wszystkim zgodność z prawem krajowym i wspólnotowym w tym zakresie, poprawa jakości środowiska np. poprzez zmniejszenie emisji gazów, wpływ na obszary sieci Natura 2000, poprawa efektywności energetycznej poprzez wykorzystanie odnawialnych źródeł energii). 4.1.6. Audyt w zakresie zasad informacji i promocji, który obejmuje potwierdzenie wywiązania się przez Zamawiającego (Beneficjenta) z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. 5. Zakres raportu z przeprowadzonego audytu zewnętrznego Raport z przeprowadzonego audytu zewnętrznego projektu musi zawierać przynajmniej nw. elementy: 1) podstawowe informacje o Zamawiającym (Beneficjencie) i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP Zamawiającego (Beneficjenta), numer i tytuł projektu, numer i tytuł uchwały o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania, 2) imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym, 3) termin, w którym prowadzono audyt, 4) okres objęty audytem, 5) cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu,
6) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu, 7) informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego, 8) ustalenie stanu faktycznego, 9) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień, 10) miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu. Wszystkie strony raportu z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego. 6. Metodologia ogólna audytu: 1) Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzania audytu przy pomocy metodologi pozwalającąej na stwierdzenie wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i merytorycznych, zawartych w przedstawionych dokumentach związanych z realizowanym Projektem oraz zgodnie z Wytycznymi dla Beneficjentów, dotyczącymi standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, dostępnymi na stronie http://rpo.warmia.mazury.pl/index.php?page=dzial&dzial_id=376 2) Do dyspozycji Wykonawcy zostaną przekazane następujące materiały źródłowe: a) wniosek o dofinansowanie Projektu, b) umowy w sprawie realizacji Projektu zawarte pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami, c) okresowe sprawozdania z realizacji Projektu, d) ewidencja finansowo - księgowa dotycząca realizowanych działań, e) dokumentacja finansowo - księgowa, tj. wszelkie dokumenty księgowe dotyczące realizowanych działań (faktury, wyciągi bankowe i inne), f) wnioski Beneficjenta o płatność wraz z wymaganymi załącznikami. Wykonawca otrzymuje do wglądu w/w dokumenty w terminie 7 dni roboczych od złożenia pisemnego wniosku z podaniem rodzaju dokumentów i terminu ich zwrotu. Niezbędne kopie dokumentów Wykonawca wykonuje we własnym zakresie i na koszt własny. 7. Sposób i terminy przedstawienia wyników audytu zewnętrznego. 1) w pierwszej fazie realizacji zamówienia, po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją, Wykonawca winien przygotować szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, który w szczegółowy sposób opisywać będzie metodologię oraz harmonogram przeprowadzenia audytu; 2) szczegółowy plan przeprowadzenia audytu zostanie przedłożony przez Wykonawcę nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy. Powyższy dokument po ostatecznym zatwierdzeniu przez Zamawiającego będzie podstawą do rozpoczęcia procesu audytu. 3) Wykonawca zobowiązuje się przekazać Zamawiającemu wstępną wersję raportu w terminie 30 dni by Zamawiający mógł nanieść uwagi i zastrzeżenia, a Wykonawca mógł ustosunkować się do nich i przekazać Zamawiającemu wersję ostateczną raportu bez przekroczenia terminu określonego w 2 ust. 1 umowy. 4) Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag i zastrzeżeń dotyczących wstępnej wersji raportu w ciągu 7 dni roboczych od dnia jego otrzymania. 5) Zamawiający, w ciągu 7 dni roboczych od otrzymania ostatecznej wersji raportu oraz streszczenia raportu podejmie decyzję w sprawie akceptacji lub odrzucenia raportu. Odrzucenie raportu jest jednoznaczne z nieprzyjęciem wykonanych prac, z zastrzeżeniem ust. 4 6) Wraz z nieprzyjęciem wykonanych prac, Zamawiający może pisemnie wezwać Wykonawcę do usunięcia w określonym terminie stwierdzonych naruszeń lub braków. Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kar umownych zgodnie z 8 umowy.
7) Za datę przekazania każdej z wersji raportu uznawany jest dzień jego otrzymania przez Zamawiającego. 8) Niezgłoszenie uwag zastrzeżeń, naruszeń i braków, o których mowa w ust. 2, 3, 4 oznacza gotowość Zamawiającego do odbioru przedmiotu, a wstępna wersja raportu zostaje uznana za wersję ostateczną. 9) Potwierdzeniem wykonania przedmiotu umowy jest podpisany protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony zgodnie z wzorem załączonym do SIWZ. 10) Przekazując wniosek o dokonanie odbioru opracowania, Wykonawca przekaże protokół zdawczo odbiorczy w dwóch egzemplarzach. 11) Podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę protokół, o którym mowa w ust. 6, potwierdzający odbiór prac będących przedmiotem umowy, stanowi podstawę dla Wykonawcy do wystawienia faktury VAT. 12) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli i oceny realizacji audytu na każdym jego etapie. 13) Ostateczna wersja raportu zostanie przekazana Zamawiającemu w wersji papierowej w 6 egzemplarzach oraz w wersji elektronicznej na płycie CD/DVD w wersji.pdf i.doc. 14) Wszystkie materiały będące rezultatem realizacji zamówienia powinny zostać oznaczone obowiązującymi logotypami Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 2013, dostępnymi na stronie internetowej Programu www.rpo.warmia.mazury.pl