ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Załącznik nr 2 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia na usługę poligraficzną druk zbiorów zadań i kart odpowiedzi do standaryzacji Kod CPV: 79811000-2 Usługi drukowania cyfrowego 79820000-8 Usługi związane z drukowaniem I. Przedmiot zamówienia 1. Informacje dotyczące zamówienia: Tytuł projektu VII: Budowa banków zadań Projekt systemowy VII realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet III: Wysoka jakość systemu oświaty Działanie 3.2.: Rozwój systemu egzaminów zewnętrznych Okres realizacji projektu: od 1.01.2010 r. do 31.12.2014 r. Beneficjent systemowy: Centralna Komisja Egzaminacyjna Partner projektu: Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Poznaniu Zadanie 2.39: Druk zbiorów zadań do standaryzacji. Zmodyfikowany wniosek o dofinansowanie tego projektu został zaakceptowany w dniu 25 października 2012 r. przez Departament Funduszy Strukturalnych MEN pismo DFS-WPS -JKo-090/112/2012/1187. 2. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na wydrukowaniu zbiorów zadań, które winny być zszyte jako zeszyt formatu A4 oraz na wydrukowaniu odrębnych kart odpowiedzi. Przedmiotem zamówienia jest również transport wydruków i ich wniesienie na miejsce wskazane przez Zamawiającego w jego siedzibie w Poznaniu, ul. Gronowa 22 (IX piętro). 3. Zeszyt ma format broszury A4, bez okładki, druk obustronny czarno-biały (oprócz dwóch zeszytów w druku obustronnym kolorowym), wydruk na kartkach A3, zszytych na środku w dwóch miejscach, gramatura papieru 80 g/m 2. Karta odpowiedzi ma format A4, druk jednostronny dwukolorowy (czerwony i czarny), gramatura papieru 80 g/m 2, papier matowy. 4. Wszystkie treści zawarte w zeszytach i kartach odpowiedzi są prawnie chronione przed ujawnieniem, w związku, z czym Zamawiający bezwzględnie wymaga przy realizacji zamówienia zachowania ustalonych procedur ochrony. 5. Termin wykonania zamówienia: sukcesywnie od dnia podpisania umowy do 30 grudnia 2014 r. 6. Objętość poszczególnych zeszytów i kart odpowiedzi oraz nakład przedstawia poniższa tabela: L.p. Zeszyt/karta odpowiedzi Liczba rodzajów zeszytów/kart odpowiedzi Liczba stron zeszytu/karty odpowiedzi 1 2 3 4 5 Nakład 1. zeszyt czarno-biały 190 24 200 2. zeszyt czarno-biały 337 24 50 3. zeszyt czarno-biały 80 16 50 Zespół standaryzacyjny Strona 1 z 5 Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Poznaniu
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4. zeszyt czarno-biały 320 12 200 5. zeszyt czarno-biały 206 12 50 6. zeszyt w druku kolorowym 2 12 50 7. zeszyt czarno-biały 51 8 25 8. zeszyt czarno-biały 201 8 50 9. zeszyt czarno-biały 229 8 200 10. karta odpowiedzi 739 1 200 11. karta odpowiedzi 826 1 50 12. karta odpowiedzi 51 1 25 7. Zamawiający informuje, że wskazane w tabeli liczby zeszytów i kart odpowiedzi oraz ich nakład stanowią przewidywany zakres usługi i mogą ulec zmianie. 8. Sposób przekazania materiałów do wydruku: osobisty odbiór przez przedstawiciela Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego lub wysłanie do Wykonawcy na jego koszt. II. Obowiązki Zamawiającego 1. Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały do wydruku w plikach PDF: a) I część (ok. 2 % całości) w dniu podpisania umowy b) II część (ok. 82% całości) do 12 maja 2014 r. c) III część (ok. 13% z całości) do 30 lipca 2014 r. d) IV część (ok. 3% z całości) do 1 grudnia 2014 r. Zamawiający poinformuje Wykonawcę, z co najmniej 14 dniowym wyprzedzeniem o ewentualnej zmianie terminu lub o dodatkowym terminie. 2. Każdorazowo, w dniu przekazywania materiałów Wykonawca otrzyma listę, w której zostaną podane nazwy (rodzaje) zeszytów oraz kart odpowiedzi wraz z nakładem. 3. Zamawiający dokona akceptacji każdego wydruku próbnego zeszytu lub/i karty odpowiedzi, stanowiących przedmiot niniejszego zamówienia, w terminie 2 dni roboczych od dnia dostarczenia ich przez Wykonawcę (na jego koszt) do siedziby Zamawiającego. III. Obowiązki Wykonawcy III.1. Druk zeszytów i kart odpowiedzi 1. Wykonawca zobowiązany jest do wydruku zeszytów i kart odpowiedzi w terminach: a) I część do 29 kwietnia 2014 r. b) II część do 18 czerwca 2014 r. c) III część do 13 sierpnia 2014 r. d) IV część do 8 grudnia 2014 r. 2. Zamawiający wymaga, aby zeszyty i karty odpowiedzi zostały wydrukowane techniką cyfrową. 3. Każdorazowo w ciągu 2 dni od dnia przekazania materiałów, Wykonawca wytworzy i dostarczy na własny koszt Zamawiającemu do akceptacji wydruki próbne danej części przedmiotu zamówienia, celem ustalenia ich zgodności z przekazanym wzorem. Dopuszcza się przekazywanie wydruków próbnych w częściach. Procedura akceptacji wydruków próbnych pozostaje bez wpływu na termin wykonania umowy, wskazany w części III pkt 1. niniejszego dokumentu. 4. W przypadku niezgodności wydruków próbnych z wzorem, Wykonawca jest obowiązany do wprowadzenia poprawek w terminie 2 dni i ponownego przedstawienia wydruków próbnych do akceptacji Zamawiającego. Niezaakceptowanie przez Zamawiającego Zespół standaryzacyjny Strona 2 z 5 Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Poznaniu
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego próbnych wydruków pozostaje bez wpływu na termin wykonania umowy, wskazany w części III pkt 1. niniejszego dokumentu. 5. Wykonawca jest zobowiązany do: a) uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego w zakresie niezgodności wydruków próbnych z otrzymanymi plikami PDF, b) wydrukowania zeszytów i kart odpowiedzi zgodnie z zatwierdzonym wydrukiem próbnym, c) zwrotu otrzymanych od Zamawiającego materiałów do wydruku w plikach PDF. III.2. Sposób pakowania zeszytów i kart odpowiedzi 1. Każdy z planowanych 1616 rodzajów zeszytów i 1616 rodzajów kart odpowiedzi musi zostać spakowany w pakiety po 25 sztuk. Oznacza to, że oddzielnie będą pakowane zeszyty i oddzielnie karty odpowiedzi. 2. Każdy pakiet musi zostać opisany wg wzoru dołączonego do przekazanych materiałów do wydruku, np.: MBI-01 25 egz., gdzie MBI-01 jest nazwą rodzaju zeszytu/karty odpowiedzi oraz zostać zapakowany w przezroczystą folię, w taki sposób, aby uniemożliwić bezśladowe otwarcie. III.3. Sposób zabezpieczenia materiałów 1. Zbiory zadań są prawnie chronione przed nieuprawnionym ujawnieniem, w związku z czym Zamawiający bezwzględnie wymaga przy realizacji zamówienia zachowania niżej opisanych procedur ochrony. 2. Zamawiający wymaga, aby na każdym etapie elektronicznego przetwarzania materiałów w procesie przygotowania i druku Wykonawca zachował bezpieczeństwo informacji poprzez: 1) wykorzystywanie do prac sprzętu informatycznego i urządzeń pozbawionych łączności z sieciami publicznymi, 2) bezwzględne stosowanie zasady nagrywania plików z danymi wyłącznie na płytach CD lub innych zewnętrznych nośnikach elektronicznych, które po wykorzystaniu danych należy przekazać Zamawiającemu łącznie z uszkodzonymi nośnikami, jeśli takie będą. 3. Zamawiający zabrania nagrywania danych na wewnętrzne dyski komputerów i urządzeń wykorzystywanych przy realizacji zamówienia. 4. Zamawiający wymaga, aby wszystkie czynności związane z wykonaniem zamówienia odbywały się w jednym miejscu (budynku). 5. Zamawiający wymaga, aby na każdym etapie wykonywania zamówienia zeszyty i karty odpowiedzi były zabezpieczone przed nieuprawnionym ujawnieniem, w szczególności przez: 1) wydzielenie i zabezpieczenie przed wstępem osób nieuprawnionych do pomieszczeń, w których: a) będą znajdowały się wzory zeszytów i kart odpowiedzi przekazanych przez Zamawiającego, b) będzie odbywał się druk zeszytów i kart odpowiedzi oraz czynności introligatorskie, c) będą wykonywane prace związane z pakowaniem zeszytów i kart odpowiedzi w pakiety, 2) przygotowanie imiennej listy osób uprawnionych do wstępu do pomieszczeń, w których odbywa się druk i pakowanie pakietów oraz wprowadzenie systemu rejestracji czasu pracy (wejść i wyjść) upoważnionych osób, Zespół standaryzacyjny Strona 3 z 5 Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Poznaniu
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3) wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za nadzór nad drukowaniem zeszytów i kart odpowiedzi oraz pakowaniem pakietów (osoba mająca wyłączny dostęp do wzorów zeszytów i kart odpowiedzi przekazanych przez Zamawiającego w plikach PDF), 4) przeszkolenie pracowników w zakresie ochrony materiałów prawnie chronionych i takie zorganizowanie pracy, aby osoby zatrudnione przy drukowaniu i pakowaniu zeszytów i kart odpowiedzi nie miały możliwości zapoznania się z ich treścią, ani z treścią pojedynczych zadań i przeznaczeniem zeszytów i kart odpowiedzi. Wymóg nie dotyczy czynności, których przeprowadzenie jest niezbędne do druku zeszytów i kart odpowiedzi oraz ich pakowania, 5) zabezpieczenie kolejnych partii prawidłowo wydrukowanych zeszytów i kart odpowiedzi oraz ewentualnych wadliwie wykonanych egzemplarzy przed nieuprawnionym ujawnieniem poprzez zdeponowanie w miejscu, do którego dostęp ma wyłącznie osoba odpowiedzialna za nadzór nad drukowaniem i pakowaniem, 6) zwrócenie Zamawiającemu wadliwie wykonanych egzemplarzy, po zakończeniu realizacji przez Wykonawcę każdej części, na podstawie protokołu przekazania/odbioru, 7) trwałe usunięcie wzorów zeszytów i kart odpowiedzi z urządzeń i maszyn, na których zostały umieszczone w celu wykonania przedmiotu zamówienia, 8) zaangażowanie zasobów materialnych i ludzkich, które dają gwarancję wykonania zamówienia na każdym etapie jego realizacji, przy zapewnieniu pełnej ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem wskazanych materiałów, 9) osoby, które mają mieć dostęp do treści zeszytów i kart odpowiedzi oraz osoby nadzorujące te prace, nie mogą być zaangażowane do uczestnictwa w tych pracach, jeżeli są karane za przestępstwa popełnione umyślnie. Ww. osoby i Wykonawca potwierdzają niekaralność za przestępstwa popełnione umyślnie poprzez złożenie oświadczenia w tym zakresie przez każdą osobę. 6. Wykonawca w dniu podpisania umowy dostarczy Zamawiającemu wykaz osób, które będą miały dostęp do treści chronionych z podaniem funkcji, jakie będą pełniły w procesach wytwarzania i ich oświadczenie o treści określonej w załączniku nr 3 do SIWZ-u. Dostarczenie przez Wykonawcę ww. załącznika jest warunkiem koniecznym do zawarcia umowy. 7. Wykonawca zobowiązuje się poddać kontroli Zamawiającego na każdym etapie realizacji zamówienia. 8. W szczególności Zamawiający lub osoba przez niego upoważniona będzie miała prawo: 1) wstępu do pomieszczeń, w których odbywa się realizacja zamówienia, 2) żądania od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących realizacji zamówienia. III.4. Odpowiedzialność za ujawnienie treści materiałów lub ich części 1. W przypadku, gdy przez Wykonawcę naruszone zostaną zasady poufności w zakresie ujawnienia treści zadań, Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność odszkodowawczą za dokonane naruszenia. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że całkowity koszt realizacji Projektu VII Budowa banków zadań wynosi 45 427 286,28 PLN. 2. W razie stwierdzenia okoliczności, które mogą mieć ujemny wpływ na ochronę materiałów przed ich nieuprawnionym ujawnieniem, Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego usunięcia stanu zagrażającego ochronie materiałów i jednocześnie poinformować Zamawiającego o zaistniałej sytuacji. W przypadku, gdy przez Wykonawcę naruszone zostaną zasady poufności, o których mowa w pkt 1. zapis tego punktu stosuje się odpowiednio. Zespół standaryzacyjny Strona 4 z 5 Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Poznaniu
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego IV. Rozliczenie 1. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie tylko za faktycznie wykonane usługi, co oznacza, że Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o udzielenie zamówienia do maksymalnej kwoty wskazanej w ofercie. 2. Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację zamówienia zostanie obliczone zgodnie z rzeczywistym zakresem i kosztami wykonanej pracy, zgodnie z cenami podanymi w formularzu oferty. 3. Zapłata nastąpi po wykonaniu każdej części przedmiotu zamówienia i dostarczeniu przez Wykonawcę faktury VAT do siedziby Zamawiającego wraz z potwierdzeniem odbioru zeszytów i kart odpowiedzi przez Zamawiającego. Zespół standaryzacyjny Strona 5 z 5 Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Poznaniu