Elżbieta Wyrzykowska EWIDENCJA ZASOBU W CENTRALNYM ARCHIWUM WOJSKOWYM NA PRZYKŁADZIE SYSTEMÓW BAZ DANYCH SEZAM I IZA 1. Wstęp Orientację w stanie rzeczowym i ilościowym archiwaliów umożliwiają spisy, wykazy, indeksy i zestawienia sporządzane według różnych kryteriów. Jednakże w miarę zwiększania się liczby dokumentów w zbiorze wykazy ewidencyjne w formie papierowej przestają wystarczać. Dziś spis akt zyskał życie w świecie komputerowym w postaci baz danych, wzbogaconych indeksami, możliwością wyszukiwania i wykonywania w krótkim czasie różnorodnych zestawień. Wiedza o zasobie archiwum przestaje być wiedzą jednego człowieka czy grupy pracowników dzięki sieciowym bazom danych może stać się wiedzą wszystkich pracowników i użytkowników archiwum, a dzięki sieci Internet wiedzą powszechnie dostępną. W artykule starano się pokazać ewolucję sposobu ewidencjonowania akt w Centralnym Archiwum Wojskowym: od rejestru spisów, poprzez system baz danych do bazy online. Zwrócono też uwagę na fakt, że na początkowym etapie tworzenia strukturę bazy danych dopasowuje się do istniejących systemów ewidencji: rejestrów spisów czy ksiąg nabytków i ubytków, inwentarzy, indeksów. Po pewnym czasie 235
ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW instrumenty ewidencyjne, które muszą być papierowym odzwierciedleniem bazy, wyglądają już inaczej: stają się produktem, a nie podstawą. W artykule opisano wiele doświadczeń zdobytych w ciągu dwóch lat wdrażania systemów baz danych SEZAM i IZA w Centralnym Archiwum Wojskowym. 2. Ewidencja zasobu w archiwach Początkowo jako ewidencja zasobu urzędu służyły spisy ksiąg sporządzane np. przy przejmowaniu ich przez nowego urzędnika (np. pisarza grodzkiego). Księgom nadawano układ według serii, a obrębie serii chronologiczny. Od XVI wieku podstawową formą ewidencji stosowaną w kancelariach i archiwach był inwentarz. W wiekach XVII i XVIII w kancelariach sporządzało się już regesty wpisów dokonywanych do ksiąg oraz indeksy do tych regestów głównie w kancelariach sądowych, sumariusze, będące szczegółowym spisem zawartości zbiorów, skorowidze i repertoria. Z upływem lat formy ewidencjonowania zmieniały się, powstały archiwa, jako instytucje wyspecjalizowane w zakresie przechowywania akt początkowo w macierzystych urzędach, a następnie archiwa państwowe przechowujące akta pochodzące z różnych urzędów i instytucji. W miarę wzrostu doświadczenia i potrzeb prace ewidencyjne przyjmowały bardziej zróżnicowane formy: w XIX w. sporządzano już nie tylko spisy, lecz także inwentarze i indeksy osób, co związane było z większą częstotliwością udostępniania akt. Pojawiły się też spisy zdawczo-odbiorcze akt przejmowanych z urzędów do archiwów państwowych. Z biegiem czasu sposób i zakres sporządzania ewidencji zasobu był coraz lepiej regulowany przez przepisy normatywne. Od 1951 r. instytucją sprawującą nadzór nad działalnością archiwów państwowych i opracowującą przepisy dotyczące archiwistyki jest Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. Archiwa państwowe prowadzą ewidencję całości przechowywanego zasobu zgodnie z Decyzją nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2004 r., która pozwala na użycie do ewidencjonowania zespołów archiwalnych systemu baz danych SEZAM. Niestety nie ma decyzji wprowadzającej 236
Elżbieta Wyrzykowska - Ewidencja zasobu... system IZA do ewidencji inwentarzy aktowych, choć systemu tego z powodzeniem używa wiele archiwów, a zbiorcze informacje o inwentarzach zespołów archiwalnych są publikowane w Internecie. 3. Ewidencja zasobu w CAW 3.1. Początki Archiwum Wojskowego Jednym z podstawowych zadań CAW od początku istnienia było rozpoznanie i inwentaryzacja akt oraz tworzenie pomocy archiwalnych w formie inwentarzy, indeksów i skorowidzów. Na bieżąco sporządzano też kartoteki alfabetyczne dla napływających materiałów personalnych. Wielokrotne reorganizacje i zmiany lokalizacji archiwum (pałac Pod Blachą, Fort Włodzimierza w warszawskiej Cytadeli) miały ogromny wpływ na stan zachowania dokumentów i prowadzenie ewidencji. Pierwszą próbę wprowadzenia projektu instrukcji o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt oraz opracowania wskazówek metodycznych do porządkowania akt podjęto w 1927 r. 1 Kompletną instrukcję o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt zatwierdzono jednak dopiero 1 stycznia 1939 r. Mimo wprowadzenia instrukcji do września 1939 r. Archiwum nie zdążyło przejąć od instytucji i jednostek wojskowych całej dokumentacji kategorii A. W chwili wybuchu wojny część znajdujących się w Archiwum akt została spalona, część wywieziono z Warszawy w stronę granicy z Rumunią. W wyniku dalszych działań wojennych wywiezione akta częściowo uległy rozproszeniu, wiele zostało zniszczonych lub zaginęło. Natomiast pozostałe w Polsce archiwalia zostały w większości zgromadzone przez Niemców w filii poczdamskiego archiwum wojsk lądowych w Gdańsku-Oliwie, skąd w 1944 r. pewną ilość wywieziono do Berlina, a część spłonęła w czasie walk. Ocalało ok. 10 000 m.b. akt, które stały się zaczątkiem zasobu obecnego Centralnego Archiwum Wojskowego 2. 1 Jej autorem był mjr Antoni Hniłko, kustosz CAW. J. Ciesielski, Działalność Archiwum Wojskowego (1918 1939) w zakresie opracowywania normatywów i udostępniania akt, BWSA 1992, nr 15, s. 85. 2 W.K. Roman, Centralne Archiwum Wojskowe 1918 1998, Toruń 1999. 237
ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW Tuż po II wojnie światowej przystąpiono do ewidencjonowania ocalałych archiwaliów proweniencji wojskowej. W dniu 5 sierpnia 1945 r. ukazał się rozkaz Naczelnego Dowództwa WP powołujący do życia Centralne Archiwum Wojskowe w Gdańsku-Oliwie z siedzibą w dawnej niemieckiej składnicy akt. Do zadań CAW należało przejęcie i zabezpieczenie znajdujących się w Gdańsku archiwaliów, a także gromadzenie wytworu kancelaryjnego jednostek bojowych WP. W 1951 r. Archiwum zostało przeniesione do nowej siedziby w Warszawie. Pierwsze spisy zdawczo-odbiorcze CAW datowane są na 1951 r. Od początku wznowienia pracy wojskowa służba archiwalna współpracowała z archiwami państwowymi. W 1958 r. CAW zasięgało rady Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w sprawie zasad postępowania z aktami i opracowania instrukcji archiwalnej 3. W następnych latach CAW, w ślad za archiwami państwowymi, podejmowało prace nad tworzeniem różnorodnych form ewidencyjnych. Przebieg prac nad sporządzaniem pomocy archiwalnych w CAW przedstawiono na zorganizowanej w czerwcu 1971 r. w Toruniu konferencji metodycznej pod tytułem Archiwa warsztatem pracy historyków 4. 3.2. Rejestr spisów W momencie przyjmowania akt z instytucji lub jednostki wojskowej spisowi zdawczo-odbiorczemu nadaje się numer porządkowy. Numeracja jest ciągła, numer spisu przełamuje się przez rok, w którym dokonano przekazania dokumentów. W rejestrze spisów odnotowuje się informacje o jednostce organizacyjnej przekazującej dokumenty, rodzaju i formie dokumentów, datach, liczbie, stanie zachowania, ewentualnym zniszczeniu lub przekazaniu akt, a także o miejscu przechowywania akt, ponieważ oprócz kilku magazynów na miejscu Centralne Archiwum Wojskowe dysponuje także magazynem poza terenem Rembertowa w Wesołej. Rejestr spisów jest odpowiednikiem księgi nabytków prowadzonej w archiwach państwowych. 238 3 CAW, spis 563/60/175, Projekt instrukcji dotyczącej postępowania z aktami z lat 1914 1939, pismo szefa CAW do NDAP z dn. 7.11.1958 r. 4 B. Woszczyński, Udostępnianie akt w Centralnym Archiwum Wojskowym [w:] Archiwa warsztatem pracy historyków, cz. II, Toruń 1972, s. 25 36.
Elżbieta Wyrzykowska - Ewidencja zasobu... 3.3. Spisy zdawczo-odbiorcze W spisie zdawczo-odbiorczym zawarte są informacje o numerze ewidencyjnym (spisowym) i tytule teczki aktowej, kategorii przechowywania, datach skrajnych, liczbie kart, sygnaturze. Odnotowuje się także uwagi o numerze inwentarzowym nadanym po opracowaniu teczki lub numerze spisu zniszczenia akt. Do spisów akt sporządza się karty inwentarzowe. Dawniej jednym spisem przyjmowano akta różnej kategorii, o różnym okresie przechowywania; obecnie akta różnych kategorii przyjmowane są odrębnymi spisami zdawczo-odbiorczymi. Ponadto dawniej jeden spis mógł (i zazwyczaj tak było) obejmować akta różnych jednostek organizacyjnych. Do dziś stanowi to trudność przy opracowaniu dokumentów z całego spisu. Opracowanie lub wybrakowanie części teczek mocno fragmentuje spisy, co utrudnia dotarcie do niektórych jednostek aktowych. 3.4. Inwentarze Dla zespołów zamkniętych lub dopływów do zespołów otwartych opracowuje się inwentarze archiwalne. Pierwszym etapem jest stworzenie inwentarza kartkowego. Inwentarze kartkowe składają się z kart (ustalonego formatu i wzoru) sporządzanych dla każdej jednostki archiwalnej w trakcie inwentaryzacji, usystematyzowanych według przyjętego dla danego zespołu układu. Inwentarze książkowe sporządza się na podstawie inwentarzy kartkowych, opatrując je wstępem, omawiającym: dzieje ustrojowe twórcy, dzieje zespołu archiwalnego, charakterystykę archiwalną zespołu, zawartość zespołu oraz przedstawiającym analizę metod porządkowania. Inwentarze książkowe są umieszczane w bazie IZA. Od niedawna opracowuje się także inwentarze kolekcji fotografii z wglądówkami, których wersję elektroniczną stanowi baza FOTO. Decyzja o opracowaniu kolejnego zespołu oraz o kształcie inwentarza jest podejmowana na posiedzeniu Komisji Metodycznej CAW. 239
ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW 3.5. Kartoteki i inne pomoce archiwalne Dla całości zasobu archiwalnego prowadzona jest tzw. kartoteka realna zespołów, zawierająca nazwy twórców akt, numery spisów akt przekazanych oraz daty skrajne zespołów lub poszczególnych dopływów. Wielokrotne zmiany nazw twórców oraz zmiany organizacyjne w Wojsku Polskim, a często brak informacji o przeformowaniu instytucji wojskowych, powodują trudności w uzyskaniu informacji o miejscu przechowywania niektórych akt. Dla różnego rodzaju akt zgromadzonych w CAW prowadzi się odrębne kartoteki z podziałem na rodzaj i formę dokumentów. Istnieją osobne kartoteki akt personalnych i odznaczeniowych z lat międzywojennych, powojennych oraz kserokopii akt personalnych pochodzących z archiwów wschodnich (rosyjskich, białoruskich, litewskich i innych), map, kolekcji fotografii, depozytów. Już w 1957 r. opracowano pierwszą powojenną instrukcję o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, opierając się na doświadczeniach archiwów cywilnych. W 1996 r. wydano pierwszy informator o zasobie archiwum 5. W 2008 r. ukazał się nowy informator o zasobie, w którym szerzej opisano podział zasobu CAW, uaktualniono informacje o sporządzonych inwentarzach zespołów archiwalnych i uzupełniono informacje o dokumentacji nieaktowej (mapach, fotografiach), zamieszczono także wykaz twórców, których akta przechowywane są w CAW, lecz nie są jeszcze opracowane, z podaniem numerów spisów zdawczo-odbiorczych 6. Obecnie cały zasób archiwalny Centralnego Archiwum Wojskowego jest zewidencjonowany w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych, który pełni rolę księgi nabytków i ubytków. Coraz częściej razem z papierowym spisem przekazywany jest spis w formie elektronicznej. Ponieważ od kilku lat spisy zdawczo-odbiorcze zawierają informacje o przekazywanych aktach tylko jednej jednostki organizacyjnej, osobno 240 5 Centralne Archiwum Wojskowe. Informator o zasobie, oprac. A. Bartnik, J. Ciesielski, W. Roman, T. Wawrzyński, Warszawa 1996. 6 Informator o zasobie archiwalnym Centralnego Archiwum Wojskowego, praca zbior. pod red. N. Bujniewicz, Warszawa 2008.
Elżbieta Wyrzykowska - Ewidencja zasobu... dla każdej kategorii przechowywania, podczas opracowania można je będzie traktować jako podstawę do utworzenia inwentarza roboczego 7. 4. Elektroniczna ewidencja zasobu Prace nad informatyzacją archiwów (państwowych) w Polsce rozpoczęto już w latach 70. XX w. 8 Pierwsze programy przeznaczone dla archiwów były tworzone przez zaprzyjaźnione instytucje posiadające komputery. W momencie pojawienia się komputerów osobistych w latach 90. XX w. rozpoczęła się praktyczna komputeryzacja archiwów. Przejście od pojedynczych komputerów, poprzez sieci lokalne, do rozległych sieci internetowych wymogło podjęcie wielu zagadnień wymagających współpracy archiwistów z informatykami, a w efekcie powstanie nowej dyscypliny nauki oraz zespołu problemowego Informatyka i archiwa, zajmującego się zagadnieniem zastosowania informatyki w archiwistyce. W Centralnym Archiwum Wojskowym prace nad wprowadzeniem systemu ewidencji przy użyciu komputerów rozpoczęto w 1991 r., kiedy zakupiono pierwszy komputer Sun z systemem operacyjnym UNIX. Stworzono wówczas projekt systemu informacyjno- -wyszukiwawczego ARCHIWUM, na który składało się 11 baz danych na czterech poziomach informacji: o ewidencji i gromadzeniu akt, o ewidencji obiegu akt, o zasobie i twórcach akt, o jednostkach archiwalnych 9. Bazy pisano w języku INFORMIX 4.2 GL. Zakładano, że wielodostępny system umożliwi każdemu użytkownikowi, w każdej chwili, wprowadzanie danych lub wyszukiwanie informacji z podłączonych baz. Początkowo utworzono kilka spośród zaplanowanych baz i wprowadzono próbnie niewielką ilość danych testowych. Następnie rozwinięto niektóre z nich. 7 R. Czarnecka, Pomoce ewidencyjno-informacyjne w archiwach polskich, BWSA 2000, nr 23. 8 A. Laszuk, Stan informatyzacji archiwów państwowych, Archeion 2004, R. CVII. 9 Autorem aplikacji od strony merytorycznej był mjr Zdzisław G. Kowalski, od strony programowej Marek Gruchal. 241
ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW 242 Pod koniec lat 90. zakupiono kilka nowoczesnych komputerów klasy PC z systemem operacyjnym Windows i pakietem biurowym Microsoft Office. Nie mogły one jednak zaspokoić rosnących potrzeb pracowników, ani też zapewnić efektywnego wprowadzania danych i wyszukiwania informacji. Wobec tych zmian zaprzestano rozwijania istniejącego systemu na rzecz wprowadzenia relacyjnych baz danych w systemie ACCESS. Równocześnie podjęto prace nad odzyskaniem danych z INFORMIX-a 10. Na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat w CAW powstało wiele nowych baz danych, które mogą być w przyszłości połączone w jeden system ewidencyjno-informacyjny. Obecnie, ze względu na brak możliwości połączenia wszystkich komputerów w sieć, istniejące bazy są eksploatowane w sieci łączącej Pracownię Informacji Archiwalnej, Pracownię Udostępniania Akt i Sekcję Kwerend lub na stanowiskach autonomicznych. Rozwiązaniem tej sytuacji będzie utworzenie sieci komputerowej po generalnym remoncie i rozbudowie Archiwum. Wciąż trwają planowe prace nad przygotowaniem baz danych ewidencjonujących zasób CAW oraz nad digitalizacją niektórych zbiorów dokumentów i ikonografii. Będzie to podstawa do stworzenia Archiwalnej Biblioteki Cyfrowej, łączącej funkcje ewidencji i udostępniania zasobu. 4.1. Układ zespołów (sygnatur) W archiwach państwowych numery zespołów archiwalnych są kolejną liczbą porządkową. Ponadto kilka lat temu zaprzestano łącznego opracowania grup zespołów czy zespołów złożonych. Każdy zespół prosty otrzymuje swój numer. W Centralnym Archiwum Wojskowym zasób jest podzielony na cztery historyczne działy, działy akt personalnych i odznaczeniowych oraz kolekcje: fotograficzną, kartograficzną, regulaminów i wydawnictw fachowych. Odrębne działy tworzą: materiały Wojskowej Komisji Archiwalnej, zawierające kserokopie dokumentów pozyskane z archiwów rosyjskich, ukraińskich, białoruskich i litewskich oraz, od niedawna, kolekcja Wojskowego Instytutu Historycznego (WIH): 10 E. Wyrzykowska, Bazy danych funkcjonujące w CAW, Rocznik Archiwalno- -Historyczny CAW 2008, nr 1/30.
Elżbieta Wyrzykowska - Ewidencja zasobu... Dział I Materiały archiwalne z lat 1908 1939 Dział II Materiały archiwalne z okresu II wojny światowej Dział III Archiwalia Wojska Polskiego z lat 1943 1945 Dział IV Archiwalia Wojska Polskiego po 1945 r. Działy V VII wolne Dział VIII Kolekcja Wojskowej Komisji Archiwalnej Dział IX Kolekcja Akt Wojskowego Instytutu Historycznego. Numer działu jest częścią sygnatury, w której używa się kropek lub myślników dla oddzielenia poszczególnych elementów. Działy: V, VI i VII nie zostały do tej pory przydzielone żadnemu rodzajowi dokumentów. Zespoły, zespoły proste lub grupy zespołów otrzymują swoje numery w ramach tych działów. Wprowadzając do użytku w archiwum jakikolwiek system baz danych należy przyjąć standard opisu archiwaliów. Wdrażając systemy funkcjonujące w archiwach państwowych, obowiązujące w CAW sygnatury, opis zespołów i opis poszczególnych archiwaliów należy pogodzić ze standardem ISAD(G), zaimplementowanym w tych systemach. Ogromny wpływ na wszelkie prace przy wprowadzaniu w CAW systemów SEZAM i IZA miał opracowany w 2008 r. Informator o zasobie archiwalnym CAW, w którym archiwaliom, prezentowanym w częściach, odpowiadających poszczególnym działom, nadano kolejne numery porządkowe od 1 do 1286. Po numerze porządkowym każdy opracowany zespół opisano w 7 punktach według następującego schematu: 1. Nazwa zespołu i sygnatura, informacja o konstrukcji zespołu (zespół szczątkowy, grupa zespołów). 2. Daty skrajne zespołu. 3. Rozmiary zespołu w jednostkach archiwalnych (j.a.) i metrach bieżących (m.b.). 4. Zwięzła charakterystyka zawartości zespołu i jego poszczególnych części; grupy zespołów otrzymały wspólny opis. 5. Język dokumentów w kolejności częstotliwości występowania. 6. Stan zmikrofilmowania zespołu. 7. Aktualne pomoce ewidencyjno-informacyjne. 243
ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW W punkcie 1 opisu podano sygnatury archiwalne do poziomu zespołu. W przypadku grup zespołów sygnatury poszczególnych zespołów podano w punkcie 4, po ogólnej charakterystyce archiwaliów znajdujących się we wszystkich zespołach danej grupy. Rys. 1. Część opisu zespołu prostego w Informatorze o zasobie archiwalnym CAW Rys. 2. Część opisu grupy zespołów w Informatorze o zasobie archiwalnym CAW Przedstawione na rys. 1 i 2 opisy dotyczą zespołów z działu I Materiały archiwalne z lat 1908 1939, co widoczne jest w sygnaturze. Sygnatura I.110.1 17 wskazuje archiwalia z działu I, grupy zespołów 110, zespołów od 1 do 17. Konsekwencją przyjętej w CAW systematyki jest fakt, że numery zespołów w poszczególnych działach powtarzają się i samodzielnie nie wskazują jednoznacznie konkretnego zespołu aby odnaleźć poszukiwane akta niezbędne jest również podanie numeru działu. 244
Elżbieta Wyrzykowska - Ewidencja zasobu... Rys. 3. Zespoły archiwalne należące do dwóch różnych działów, posiadające taki sam numer Ma to konsekwencje w zastosowaniu systemu SEZAM i IZA do ewidencji zasobu CAW. Numer zespołu nie może być bowiem w prosty sposób przeniesiony do systemu SEZAM. W związku z tym, w porozumieniu z pracownikami Centralnego Ośrodka Informacji Archiwalnej (COIA) NDAP ustalono, że funkcję numeru zespołu (grupy zespołów lub zespołu złożonego) będzie pełnił numer przyporządkowany zespołowi w Informatorze o zasobie CAW. 4.2. System Ewidencji Zasobu Archiwalnego (SEZAM) System Ewidencji Zasobu Archiwalnego SEZAM, opracowany przez Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej przy NDAP 11, jest pierwszą ogólnopolską bazą danych rejestrującą zasób na poziomie zespołu (zbioru). Należy zwrócić uwagę na fakt, że prace nad przystosowaniem pomocy archiwalnych do zautomatyzowania i przetwarzania w archiwach państwowych trwają już od lat 70. XX w., jednak SEZAM wprowadzono obligatoryjnie do użytku w archiwach państwowych dopiero w 1996 r. Tego rodzaju system informacyjny wymaga opisu archiwaliów zgodnego ze standardami stosowanymi w innych archi- 11 Skomputeryzowana Ewidencja Zasobów Archiwalnych (SEZAM) wersja 1.3. Instrukcja wprowadzenia i wyszukiwania danych, Warszawa 1996, NDAP. 245
ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW wach. Polskie archiwa państwowe przyjęły międzynarodowy standard ISAD(G) 12. Informacje wprowadzane do systemu SEZAM są okresowo zbierane przez informatyków NDAP i publikowane w wygodnej formie na stronie internetowej 13. Obecnie zawiera on również informacje o zespołach przechowywanych poza administracją archiwalną, m.in. w archiwum PAN, IPN, w archiwach uniwersyteckich, polskich instytucjach naukowych w Nowym Jorku, Londynie itp. Wprowadzenie SEZAM-u w archiwach państwowych miało na celu: ujednolicenie opisu zasobu archiwalnego na poziomie zespołu (zbioru); usprawnienie wyszukiwania informacji o zasobie archiwalnym we wszystkich archiwach państwowych; ustalenie zespołów rozbitych między kilka archiwów; ujednolicenie nazewnictwa dla takich samych typów zespołów i zbiorów; usprawnienie i pomoc w planowaniu opracowania zasobu; usprawnienie i przyspieszenie sporządzania środków ewidencyjnych materiałów archiwalnych; pomoc w zarządzaniu zasobem i sporządzaniu sprawozdań. Centralne Archiwum Wojskowe w 2008 r. podpisało z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych umowę o współpracy w zakresie systemów baz danych i otrzymało w systemie numer porządkowy 338. Jak wspomniano w przypadku CAW funkcję numeru zespołu (grupy zespołów lub zespołu złożonego) w SEZAM-ie pełni numer przyporządkowany zespołowi w Informatorze o zasobie archiwalnym CAW. Pierwsze dane wpisywano do systemu wprost z Informatora, wypełniając początkowo karty Informacje o zespole oraz Opis zespołu zgodnie z instrukcją 14. 12 S. Nawrocki, Problem wykorzystywania techniki komputerowej w archiwach zagranicznych ze szczególnym uwzględnieniem postępowania z nowoczesnymi nośnikami informacji [w:] Archiwa polskie wobec wyzwań XXI wieku. Pamiętnik III Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich, Toruń, 2 4 września 1997, t. I, Radom 1998. 13 www.ndap.gov.pl 14 NDAP, Instrukcja do systemu SEZAM, wersja 6.2, Warszawa 2007. 246
Elżbieta Wyrzykowska - Ewidencja zasobu... Ponieważ w zasobie CAW znajduje się sporo zespołów złożonych i grup zespołów, listę zespołów prostych w grupie wpisywano w polu Zawartość zespołu na karcie Opis zespołu (rys. 5). W pierwszym etapie wpisano do bazy SEZAM ok. 120 zespołów. Możliwe stało się przeszukiwanie zespołów według kryteriów dostęp- Rys. 4. Karta Informacje o zespole Rys. 5. Karta Opis zespołu 247
ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW nych w systemie, w zadanym okresie. Można też było uzyskać spis zespołów oraz spis środków ewidencyjnych (rys. 7 i 8). Rys. 6. Formularz do przeglądania nazw zespołów Rys. 7. Podgląd wydruku Spisu zespołów 248
Elżbieta Wyrzykowska - Ewidencja zasobu... Rys. 8. Podgląd wydruku Spisu środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych W czasie eksploatacji systemu zauważono, że do oznaczenia zespołów prostych w zespole złożonym lub grupie zespołów można wykorzystać element nazwany w obu systemach (SEZAM i IZA) Dalsza część numeru zespołu. W systemie SEZAM pole to aktywne jest na karcie Szczątki (rys. 9). Rys. 9. Karta Szczątki i sukcesje 249
ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW Na podglądzie wydruku Spis zespołów (rys. 10) widać, że do grupy zespołów Polskie Związki Przedwojenne należy 13 zespołów prostych, z których każdy otrzymuje swój własny opis. Daje to możliwość wyszukiwania z większą precyzją. Zespoły te są też widoczne w Spisie zespołów i Spisie środków ewidencji. Rys. 10. Podgląd wydruku Spis zespołów 4.3. Inwentarze Zespołów Archiwalnych (IZA) Baza danych IZA została stworzona przez pracowników archiwów państwowych, Centralnego Ośrodka Informacji Archiwalnej i Zakładu Naukowego Archiwistyki NDAP. W archiwach państwowych wprowadzono ją do użytku w 1997 r. Wprowadzenie tej bazy miało na celu: zebranie danych o zasobie na poziomie jednostki archiwalnej w formie systemu informacyjnego, umożliwienie drukowania inwentarzy, usprawnienie wyszukiwania informacji zawartej w tytule i opisie jednostki archiwalnej, 250
Elżbieta Wyrzykowska - Ewidencja zasobu... usprawnienie wyszukiwania informacji za pomocą haseł indeksowych, usprawnienie systematyzacji złożonych zespołów archiwalnych. Do 2008 r. w CAW funkcjonowało jedynie kilkanaście inwentarzy w postaci elektronicznej w edytorze Word. Obecnie trwa konwertowanie istniejących inwentarzy elektronicznych do IZY oraz wpisywanie inwentarzy kartkowych i książkowych do systemu 15. Początkowo dane o zespole wpisywano do głównego formularza w formie zgodnej z Informatorem o zasobie CAW, stosując zasadę, że numer zespołu w systemie IZA odpowiada numerowi porządkowemu z informatora, natomiast dalszy ciąg numeru zespołu pozostaje domyślnie 0. Cały inwentarz dokumentacji aktowej wpisywano zgodnie z instrukcją za pomocą kolejnego formularza (rys. 11 i 12). Rys. 11. Główny formularz bazy IZA 15 NDAP, Instrukcja do systemu IZA Wersja 6.01, Warszawa 2007. 251
ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW Rys. 12. Formularz do wprowadzania opisu jednostki aktowej w zespole 1 Formularz opisu przedstawiony na rys. 12 pokazuje, że w grupie zespołów o sygnaturze I.110 wpisano 62 jednostki aktowe należące do zespołów prostych tworzących tę grupę. Nazwy zespołów prostych potraktowano jak nazwy serii. Wydawało się to dobrym rozwiązaniem do momentu, gdy rozpoczęto wpisywanie grupy zespołów z dużą liczbą zespołów prostych oraz mocno rozbudowaną strukturą, przekładającą się na serie i podserie. Przykładem jest tu grupa zespołów o numerze porządkowym 312: Dowództwa Okręgów Korpusów/Dowództwa Okręgów Generalnych 1918 1939, sygn. I.371.1 10, zawierająca następujące zespoły proste: I.371.1 Dowództwo Okręgu Korpusu I (Dowództwo Okręgu Generalnego Warszawa) (516 j.a.) I.371.2 Dowództwo Okręgu Korpusu II (Dowództwo Okręgu Generalnego Lublin) (339 j.a.) I.371.3 Dowództwo Okręgu Korpusu III (Dowództwo Okręgu Generalnego Grodno) (69 j.a.) I.371.4 Dowództwo Okręgu Korpusu IV (Dowództwo Okręgu Generalnego Łódź) (257 j.a.) I.371.5 Dowództwo Okręgu Korpusu V (Dowództwo Okręgu Generalnego Kraków) (295 j.a.) I.371.6 Dowództwo Okręgu Korpusu VI (Dowództwo Okręgu Generalnego Lwów) (44 j.a.) 252
Elżbieta Wyrzykowska - Ewidencja zasobu... I.371.7 Dowództwo Okręgu Korpusu VII (Dowództwo Okręgu Generalnego Poznań) (167 j.a.) I.371.8 Dowództwo Okręgu Korpusu VIII (Dowództwo Okręgu Generalnego Pomorze) (616 j.a.) I.371.9 Dowództwo Okręgu Korpusu IX (Dowództwo Okręgu Generalnego Brześć n. Bugiem) (26 j.a.) I.371.10 Dowództwo Okręgu Korpusu X (Dowództwo Okręgu Generalnego Przemyśl) (44 j.a.). Grupy te wpisano jako serie. W ramach zespołu I.371.2 Dowództwo Okręgu Korpusu II (Dowództwo Okręgu Generalnego Lublin) występuje podział na Dowództwo Okręgu Generalnego Lublin i (po zmianie nazwy) Dowództwo Okręgu Korpusu nr II, a następnie dalszy podział na wydziały i referaty, które były traktowane jak podserie. Rys. 13. Formularz do wprowadzania opisu jednostki aktowej w zespole 312 Aby uniknąć tak rozbudowanego opisu zaczęto wykorzystywać pole Dalszy ciąg numeru zespołu. Pole to w archiwach państwowych jest rzadko wykorzystywane i niełatwo znaleźć informację do czego się go używa. Przyjęto rozwiązanie, że w przypadku zespołów prostych dalsza część numeru zespołu jest ustalana na 0, natomiast w przypadku zespołów złożonych sama nazwa zespołu złożonego otrzymuje numer zespołu z Informatora, a kolejne podporządkowane zespoły proste otrzymują odpowiednie ciągi dalsze numeru zespołu. Takie 253
ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW rozwiązanie wymagało wprowadzenia poprawek oprogramowania w przeznaczonej dla CAW bazie danych IZA, a także w bazie SEZAM, o czym była już mowa. Rys. 14. Widok głównych formularzy bazy IZA dla grupy zespołów (wyżej) i zespołu prostego w tej grupie (niżej) 254 Rys. 15. Pełen numer i nazwa zespołu prostego w grupie zespołów na formularzu głównym i formularz do wpisywania opisu jednostki aktowej
Elżbieta Wyrzykowska - Ewidencja zasobu... Po wprowadzeniu do bazy większej liczby zespołów okazało się, że sporadycznie pokrywają się również nazwy zespołów prostych z różnych działów (np. akt Wojskowej Komisji Archiwalnej). Przypuszczalnie ten sam problem powstanie po wprowadzeniu inwentarzy zespołów z kolekcji WIH, które zostały przyjęte przez CAW w 2010 r. Ta sytuacja wymagać będzie odpowiedniego oznaczania doprecyzowania, z jakiego działu czy zbioru pochodzą akta. Najważniejszą funkcją systemu IZA jest możliwość wyszukiwania jednostek aktowych w różnych zespołach. Twórca umożliwia wyszukiwanie pełnotekstowe poprzez pola: seria, podseria, tytuł, tytuł tłumaczony, treść, uwagi, opis obiektów oraz indeksy. Rys. 16. Formularz wyszukiwarki pełnotekstowej Efektem przeszukania rekordów dla wyrażenia Piłsudsk jest obecnie ponad 250 teczek akt z różnych zespołów i działów, również kserokopii akt z archiwów rosyjskich, przy czym wynik ten można dodatkowo zawęzić np. do akt dotyczących listów do i od marszałka Piłsudskiego, których znaleziono ok. 40. 255
ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW Rys. 17. Fragment wyniku wyszukiwania dla wyrażenia Piłsudsk System umożliwia także wyszukiwanie według indeksów, jednak w CAW na obecnym etapie nie wprowadza się do bazy IZA indeksów. W środowiskach archiwalnych trwa dyskusja nad tworzeniem i wpisywaniem indeksów, ponieważ w przypadku indeksów osobowych i geograficznych poszukiwana fraza jest zazwyczaj zawarta w tytule jednostki aktowej. Tworzenie indeksów przedmiotowych jest trudniejsze i wymaga stworzenia systemu indeksowania dla dużej liczby zespołów kompleksowo. W CAW przyjęto, że indeksy będą wprowadzane po wpisaniu wszystkich możliwych inwentarzy do systemu IZA. Rys. 18. Formularz wyszukiwarki z użyciem indeksów 256
Elżbieta Wyrzykowska - Ewidencja zasobu... System IZA umożliwia również wykonywanie różnorodnych wydruków: wykazów serii i podserii w zespole, inwentarzy książkowych o różnym stopniu szczegółowości, inwentarzy skarbowych, konkordancji do zespołu, wykazów skanów lub obiektów podłączonych do inwentarza.... Rys. 19. Początkowy i końcowy fragment inwentarza skarbowego wydrukowanego z bazy IZA 5. Zakończenie W dobie zapotrzebowania na szybko podaną informację skrócenie czasu dotarcia do dokumentu jest niesłychanie ważne. Bazy danych zawierają zwykle opis dokumentów archiwalnych na różnym poziomie szczegółowości, który wykracza poza informacje zawarte w inwentarzach archiwalnych, a odpowiedni system zapytań do bazy skraca czas dotarcia do potrzebnych materiałów i znacznie usprawnia poszukiwania archiwalne. W artykule opisano stan ewidencji zasobu oraz doświadczenia zebrane podczas wprowadzania do użytku w Centralnym Archiwum Wojskowym systemów, używanych już od kilku lat w archiwach pań- 257
ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW stwowych: SEZAM-u i IZY. Wprowadzenie opisanych systemów zmienia przyzwyczajenia pracowników i użytkowników do określonych form pomocy ewidencyjnych, sposobu wyszukiwania informacji, opracowywania zespołów akt. Mimo że do baz nie wprowadzono jeszcze wszystkich informacji, tzn. w systemie SEZAM nie prowadzi się jeszcze księgi nabytków i ubytków a w systemie IZA wprowadzono jedynie część inwentarzy zespołów opracowanych z okresu międzywojennego, oba systemy ułatwiają poszukiwania w zasobie archiwalnym. W przyszłości sporządzenie nowego informatora o zasobie będzie łatwiejsze, docieranie do akt szybsze, uzyskiwana informacja pełniejsza. The paper gives an overview of the whole of the archival (filing and finding) aids in the Central Military Archives (printed or electronic). As regards the electronic facilities the attention is brought to the use of the relational databases. Special focus is given to the problems of implementation of the rules (standard) of archival description: ISAD(G) of the International Council on Archives. The paper indicates the objectives of introducing SEZAM as a tool for description at the level of fond (collection) and discusses the experience with the new software. Author also touches on the implementation of IZA as well as the conversion of electronic archival aids to IZA (an electronic guide to archival fonds).