Zapytanie ofertowe Zapytanie ofertowe prowadzone jest w formie rozeznania cenowego dla zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30.000 euro, dla którego zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164). Zamawiający: Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie ul. Główna 9 95-081 Dłutów zaprasza do złożenia oferty cenowej na "Dostawę oleju opałowego do kotłowni olejowej Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie w 2017 roku". 1. Przedmiot zamówienia: a. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa oleju opałowego lekkiego do celów grzewczych w ilości szacunkowej 44 000 litrów do kotłowni olejowej Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie, zwanym dalej Zamawiającym. b. Nazwa i kod przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV): 09135100 5 olej opałowy. c. Dostawa oleju opałowego będzie odbywać się sukcesywnie, w miarę potrzeby Zamawiającego, każdorazowo na podstawie zamówienia częściowego składanego przez Zamawiającego, określającego ilość dostawy. d. Zamówienia częściowe będą składane przez Zamawiającego telefonicznie lub za pośrednictwem faksu. e. Wykonawca zapewni transport oleju opałowego środkami transportu do tego przystosowanymi tj. autocysterną wyposażoną w legalizowany przepływomierz. Olej opałowy musi być dostarczany do kotłowni w dni robocze dla Zamawiającego w godzinach 8.00-14.00 f. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia oleju opałowego w terminie 3 dni roboczych od każdorazowego złożenia przez Zamawiającego zamówienia częściowego. g. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego wad lub braków oleju opałowego, Wykonawca w terminie 2 dni od daty zgłoszenia wad lub braków odbierze na własny koszt wadliwy olej i dostarczy wolny od wad w terminie 2 dni roboczych od dnia odbioru wadliwego oleju, bądź uzupełni w tym terminie braki ilościowe oleju. h. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania od Wykonawcy dostarczenia przy dostawie częściowej dokumentu potwierdzającego właściwości fizyko chemiczne dostarczonego oleju opałowego. Koszt uzyskania i dostarczenia dokumentu ponosi Wykonawca. i. Rozliczenie każdorazowego tankowania odbywać się będzie w oparciu o ilości rzeczywiście zatankowanego oleju, według wskazań przepływomierza. j. Olej opałowy musi spełniać wymagania określone w Polskiej Normie PN-C- 96024:2011 Przetwory naftowe oleje opałowe Miejsce dostawy: kotłownia olejowa Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie,ul. Główna 9, 95-081 Dłutów 1
2. Zamawiający: Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie,ul. Główna 9, 95-081 Dłutów strona internetowa: https://gimdlutow.edupage.org/ e- mail: gim.dlutow@wp.pl tel. / fax 44 634 01 94 3. Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia umowy do 31.12.2017 r. 4. Kryteria oceny ofert: Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie niżej przedstawionych kryteriów: Najniższa cena 100% Za cenę najkorzystniejszą przyjmuje się cenę najniższą liczoną w stosunku do ceny producenta. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przy ustaleniu ceny przedstawił wysokość marży lub stałego upustu w stosunku do ceny producenta. Cenę producenta na dzień 16 grudnia 2016 roku należy udokumentować np. wydrukiem ze strony internetowej producenta. Wykonawca przedstawi w ofercie cenę całkowitą brutto obejmującą całość przedmiotu zamówienia, podając ją w zapisie liczbowym i słownie. Cena ofertowa musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania, w tym podatek VAT w ustawowej wysokości, a także inne koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia, tj. koszty transportu i rozładunku. Cena oferty ma być wyrażona w PLN zgodnie z polskim systemem płatniczym, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. W przypadku gdy nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację zamówienia wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w wyznaczonym przez niego terminie ofert dodatkowych. 5. Oferty należy składać do sekretariatu Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie, ul. Główna 9, 95-081 Dłutów - do dnia 27 grudnia 2016 r., godzina 10.00 6. Otwarcie ofert nastąpi w pokoju dyrektora Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie w dniu 27 grudnia 2016 r. o godzinie 10.30. 7. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca spełniający następujące warunki: 1) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności, tj. posiada aktualną koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi; 2) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie; 3) dysponuje potencjałem technicznym do wykonania zamówienia, 4) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 8. Wykonawca składając ofertę, składa następujące dokumenty: a. Wykonawca powinien sporządzić ofertę na wymaganym formularzu ofertowym (załącznik nr 1) i formularzu cenowym (załącznik nr 2), podając cenę producenta za 1 litr na dzień 16.12.2016 r., nazwę producenta, cenę jednostkową netto, podatek VAT, cenę brutto oraz określić wysokość upustu lub marży na 1litr paliwa. Uwaga: w przypadku, gdy na stronach internetowych producenta oleju opałowego nie podano ceny na wskazany dzień, należy przyjąć ostatnią aktualną cenę oleju przed dniem 16.12.2016 r. b. Oferta winna zawierać nazwę i adres Wykonawcy oraz podpis osoby uprawnionej lub upoważnionej do występowania w imieniu Wykonawcy, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątką imienną. c. Jako wymagany załącznik do oferty, Wykonawca winien załączyć: 2
podpisane oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 4), kserokopię aktualnej koncesji Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie objętym zamówieniem, stosownie do art. 32 ust. 1 pkt. 4 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo Energetyczne (Dz. U. z 2012 r., poz. 1059 z póź. zm.). 9. Sposób przygotowania oferty: Ofertę należy przygotować pisemnie i umieścić w zabezpieczonej kopercie i opisać nazwą oraz adresem wykonawcy oraz nazwą i adresem zamawiającego, a także napisem " Zapytanie ofertowe na zadanie: "Dostawę oleju opałowego do kotłowni olejowej Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie w 2017 roku". 10. Istotne postanowienia umowy oraz zmiany postanowień zawartej umowy: a. Cena podana w ofercie przez Wykonawcę może ulec zmianie w trakcie obowiązywania umowy jedynie w przypadku zmiany ceny przez producenta oraz w przypadku zmiany przepisów. b. Cena sprzedaży może ulec podwyższeniu i musi ulec obniżeniu wyłącznie w przypadku podwyższenia lub obniżenia ceny paliwa przez producenta, proporcjonalnie do jego wzrostu lub obniżki (przez przedłożenie każdorazowo dokumentu stwierdzającego podwyższenie lub obniżenie dostarczonego produktu tj. do faktury Wykonawca dołączy oświadczenie cenowe hurtowej ceny zakupu produktu w dniu dostawy). c. Zaoferowana w ofercie przez Wykonawcę marża lub upust nie będzie podlegała zmianie przez okres obowiązywania umowy. 11. Pracownikiem upoważnionym do kontaktów z wykonawcami jest p. Justyna Cieślak - sekretarz szkoły. tel. 44 634 01 94 w godzinach od 08.00-14.00. Załączniki do zapytania ofertowego: Załącznik nr 1 Oferta Załącznik nr 2 Formularz cenowy Załącznik nr 3 - Projekt umowy Załącznik nr 4 - Oświadczenie Zatwierdzam Joanna Malinowska - dyrektor szkoły 3
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie ul. Główna 9 95-081 Dłutów OFERTA W odpowiedzi na zapytanie ofertowe na dostawę oleju opałowego do kotłowni "Dostawę oleju opałowego do kotłowni olejowej Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie w 2017 roku"., składamy następującą ofertę: 1. Oferujemy dostawę oleju opałowego:...... (nazwa oleju opałowego) (Nazwa (firma) producenta oleju opałowego) zgodnie z formularzem cenowym (załącznik nr 2) - za cenę oferty brutto:...zł. 2. Oświadczamy, że wykonamy przedmiot zamówienia w terminie i na warunkach określonych przez Zamawiającego, tj. od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2017 r. 3. Oświadczamy, że akceptujemy warunki płatności, określone przez Zamawiającego, tj. 30 dniowy termin płatności od dnia otrzymania faktury przez Zamawiającego. 4. Oświadczamy, że projekt umowy (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego) został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na wymienionych warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 5. W przypadku wybrania naszej oferty jako najkorzystniejszej osobą upoważnioną do zawarcia umowy jest:... 6. Pisma dotyczące prowadzonego postępowania należy przesyłać: - na adres e- mail... lub - na numer faksu... Do formularza ofertowego załączam:...... (data, podpis i pieczątka przedstawiciela/przedstawicieli umocowanych do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy) 4
nazwa i adres Wykonawcy (uczestnicy konsorcjum) (pieczątka) Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Formularz cenowy Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie ul. Główna 9 95-081 Dłutów Przedmiot zamówienia Cena netto za 1 litr oleju opałowego u producenta oleju ¹ (zł.) Marża/upust Wykonawcy netto ² (zł.) Cena netto za 1 litr oleju opałowego wraz z marżą/ upustem Wykonawcy (zł.) [kol.2+/-kol.3] Cena za 1 litr oleju opałowego wraz z marżą/upustem Wykonawcy brutto (zł) [kol. 4 wraz z podatkiem od towarów i usług VAT] Ilość (litry) Cena oferty brutto (zł.) [kol. 5*kol.6] 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Marża (+)... 44 000 "Dostawę oleju opałowego do kotłowni olejowej Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie w 2017 roku". (Cena zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku) Upust(-)... ¹ w kolumnie 2 należy uwzględnić cenę netto za 1 litr oleju opałowego obowiązującą u producenta oleju w dniu 16.12.2016 r. W przypadku, gdy na stronach internetowych producenta oleju nie podano ceny na wskazany dzień, należy przyjąć ostatnią aktualną cenę oleju przed dniem 16.12.2016 r. ² Jeżeli kolumna 3 nie zostanie wypełniona, Zamawiający uzna, że Wykonawca nie zastosował marży ani nie udzielił upustu. ³ Podana w kolumnie 6 ilość oleju opałowego stanowi maksymalne zapotrzebowanie w okresie realizacji zamówienia. Odbiorca zastrzega sobie prawo zmniejszenia ilości kupionego oleju opałowego. Wykonawcy nie przysługują roszczenia z tytułu zmniejszenia przez Odbiorcę ilości kupionego oleju opałowego.... Data, podpis i pieczątka przedstawiciela/ przedstawicieli umocowanych do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy 5
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego Projekt UMOWY "Dostawa oleju opałowego do kotłowni olejowej Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie w 2017 roku". zawarta w Dłutowie dnia.. pomiędzy: Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie ul. Główna 9, 95-081 Dłutów NIP 7361-17-27-601 REGON 472226537 reprezentowanym przez Joannę Malinowską dyrektora szkoły zwanym w treści umowy Zamawiającym a... z siedzibą w., posiadającą(ym) NIP... zwaną (ym) w treści umowy Wykonawcą w imieniu której (ego) działa: o następującej treści: 1 Niniejsza umowa stanowi wykonanie przeprowadzonego zapytania ofertowego o wartości poniżej 30 000 euro. 2 1. Przedmiotem umowy jest sukcesywna dostawa oleju opałowego lekkiego.. (nazwa oleju opałowego oraz nazwa producenta oleju) do celów grzewczych w ilości szacunkowej 44 000 litrów do kotłowni olejowej Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie 1. Określona w ust. 1 ilość oleju opałowego stanowi maksymalne zapotrzebowanie w okresie obowiązywania umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia ilości kupionego oleju opałowego. 2. Olej opałowy musi spełniać wymagania określonej w Polskiej Normie PN C 96024:2011 Przetwory naftowe oleje opałowe 3. Wykonawca przekaże Zamawiającemu przy każdej dostawie częściowej dokument potwierdzający właściwości fizyko chemiczne dostarczonego oleju opałowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania od Wykonawcy okazania dowodu legalizacji przepływomierzy. Koszt uzyskania i dostarczenia dokumentów, o których mowa w zdaniach poprzedzających ponosi Wykonawca. 3 1. Umowa obowiązuje od dnia... do dnia 31 grudnia 2017 r., z zastrzeżeniem ust. 2 i 3. 2. Umowa ulega rozwiązaniu na mocy niniejszego postanowienia bez potrzeby składania przez Strony dodatkowych oświadczeń w tym zakresie w przypadku: a. zrealizowania dostaw oleju opałowego w maksymalnej ilości; b. gdy należności z tytułu wykonania umowy osiągną kwotę, określoną w 5 ust. 1. 3. Umowa może być rozwiązana przez Zamawiającego w trybie natychmiastowym w przypadku nienależytego wykonywania przez Wykonawcę obowiązków wynikających z umowy, w szczególności w przypadku gdy opóźnienie w realizacji dostawy częściowej lub opóźnienie w wykonywaniu obowiązków określonych w 4 ust. 5 jest dłuższe niż 7 dni. 6
4 1. Dostawy oleju opałowego będą odbywać się sukcesywnie, w miarę potrzeby Zamawiającego, każdorazowo na podstawie zamówienia częściowego składanego przez Zamawiającego, określającego ilość dostawy. 2. Wykonawca zapewni transport oleju opałowego środkami transportu do tego przystosowanymi, tj. autocysterną wyposażoną w legalizowany przepływomierz, pompę ssąco - tłoczącą oraz wąż o długości minimum 30 metrów. 3. Olej opałowy musi być dostarczony w dni robocze dla Zamawiającego, w godzinach od 08.00-14.00 do kotłowni Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie. 4. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia oleju opałowego w terminie 3 dni roboczych od każdorazowego złożenia przez Zamawiającego zamówienia częściowego. 5. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego wad lub braków oleju opałowego, Wykonawca w terminie 2 dni od dnia zgłoszenia wad lub braków odbierze na własny koszt wadliwy olej opałowy i dostarczy wolny od wad w terminie 2 dni roboczych od dnia odbioru wadliwego oleju, bądź uzupełni w tym terminie braki ilościowe oleju. 5 1. Szacunkowa wartość zamówienia wynosi... zł brutto (słownie:...) zgodnie z kol. 7 złożonego wraz z ofertą formularza cenowego. 2. Wykonawca oświadcza, że oferowana(y) marża/upust* określona(y) w kol. 3 formularza cenowego jest wartością stałą w okresie obowiązywania umowy i wynosi netto... zł (słownie:...) na 1 litrze oleju opałowego. (jeżeli w formularzu cenowym Wykonawca nie naliczył marży/nie udzielił upustu, zostanie wpisana wartość 0,00 zł 3. Każdorazowo za tankowanie Zamawiający zapłaci Wykonawcy kwotę stanowiącą iloczyn rzeczywistej ilości zatankowanego oleju opałowego i ceny netto jednego litra oleju obowiązującej u producenta oleju opałowego w dniu tankowania, powiększonej o marżę*/ pomniejszonej o upust* Wykonawcy określoną (y) w ust. 2. Kwotę należy powiększyć o podatek od towarów i usług VAT. 4. W trakcie obowiązywania umowy dopuszcza się zmianę ceny netto jednego litra oleju opałowego w przypadku zmiany (wzrostu lub obniżki) ceny oleju opałowego u producenta oleju. 5. Podstawą do zmiany ceny będzie przedstawiony Zamawiającemu przez Wykonawcę dokument potwierdzający aktualną na dzień dostawy cenę producenta oleju opałowego. 6. Kwota określona w ust. 1 zawiera w sobie wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy, w szczególności koszty transportu do kotłowni olejowej Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie oraz obejmuje opłaty celne i podatkowe naliczone zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 6 1. Wykonawca jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT z datą sprzedaży i dostarczenia jej nie później niż w terminie 7 dni od dnia zrealizowania częściowej dostawy na adres: Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie ul. Główna 9 95-081 Dłutów 2. Wykonawca zamieści na fakturach następujące dane Zamawiającego: Gimnazjum im. Lotników Polskich w Dłutowie ul. Główna 9 95-081 Dłutów 7
NIP 731-17-27-601 3. Wykonawca będzie dokonywać zapłaty przelewem na rachunek bankowy... w terminie 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury za zrealizowaną dostawę. Za termin zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 7 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a. za każdy dzień opóźnienia w realizacji dostawy częściowej - w wysokości 0,25% maksymalnej wartości brutto umowy, określonej w 5 ust. 1; b. za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu obowiązków określonych w 4 ust. 5 - w wysokości 0,25% maksymalnej wartości brutto umowy, określonej w 5 ust. 1; c. z tytułu rozwiązania umowy przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy - w wysokości 15% od niezrealizowanej maksymalnej wartości brutto umowy, określonej w 5 ust. 1; 2. W razie niezapłacenia należności w ustalonym terminie, Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe. 3. Uprawnionym do złożenia Wykonawcy oświadczenia o nałożeniu i potrącaniu kar umownych jest Zamawiający. 4. Zamawiającemu przysługuje prawo potrącania kar umownych z należności Wykonawcy za zrealizowane dostawy. 5. W przypadku braku możliwości potrącenia, zamawiający wezwie Wykonawcę do zapłaty kar umownych. 6. Z pozostałych tytułów Strony ponoszą odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych, ponadto Zamawiający zastrzega możliwość dochodzenia od Wykonawcy odszkodowań uzupełniających ponad kary umowne. 7. Wykonawcy nie przysługują wobec Zamawiającego roszczenia z tytułu zmniejszenia przez Zamawiającego ilości kupionego oleju opałowego oraz z tytułu niewykorzystania maksymalnej wartości brutto umowy, określonej w 5 ust. 1. 8 1. W przypadku niedostarczenia oleju opałowego w terminie 5 dni od złożenia przez Zamawiającego zamówienia częściowego, Zamawiający zastrzega sobie prawo zakupu oleju opałowego na koszt i ryzyko Wykonawcy. 2. W przypadku określonym w ust. 1, Zamawiający dokona potrącenia kosztów zakupu oleju opałowego z należności przysługujących Wykonawcy za kolejne dostawy, a w przypadku braku możliwości potrącenia Zamawiający wezwie Wykonawcę do zapłaty. 9 1. Osobami odpowiedzialnymi za realizację umowy są: a. ze strony Zamawiającego Joanna Malinowska, tel. 44 634-01-94 b. ze strony Wykonawcy..., tel... 10 Zamawiający nie dopuszcza możliwości przelewu wierzytelności Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej umowy na osoby trzecie. 11 Spory wynikające z wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd powszechny, właściwy rzeczowo. 12 1. Z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ust. 2, zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 8
2. Nie wymagają zmiany umowy zmiany dotyczące: a. osób odpowiedzialnych za realizację umowy, b. numerów telefonów, faksów, adresów poczty elektronicznej, c. numeru rachunku bankowego, na który odbiorca będzie dokonywać zapłaty wynagrodzenia. 3. Każda ze Stron mogą jednostronnie dokonać zmian, o których mowa w ustępie poprzedzającym, w zakresie ich dotyczącym, powiadamiając o tym pisemnie odpowiednio drugą Stronę. 13 W sprawach nieuregulowanych w umowie obowiązują przepisy Kodeksu cywilnego. 14 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Wykonawcy i jeden egzemplarza dla Zamawiającego. Zamawiający Wykonawca 9
Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego pieczęć wykonawcy Oświadczenie Nazwa Wykonawcy:... Siedziba Wykonawcy:...... Tel/fax:.......... NIP:.... Regon:...... Po zapoznaniu się z warunkami prowadzonego postępowania w formie rozeznania cenowego w sprawie udzielenia zamówienia publicznego oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu: posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; posiadam wiedzę i doświadczenie; dysponuję odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie... zamówienia.... ( data, podpis i pieczątka przedstawiciela / przedstawicieli umocowanego (-ych) do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy) 10