REGULAMIN ORGANIZACYJNY ŚRÓDMIEJSKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ w KRAKOWIE Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin organizacyjny Śródmiejskiej Biblioteki Publicznej w Krakowie, zwanej dalej Biblioteką, określa jej strukturę wewnętrzną, w tym zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych oraz system wzajemnych zależności między nimi. 2. Organizatorem Biblioteki jest Gmina Miejska Kraków. Biblioteka została z dniem 2 stycznia 1994 roku wpisana do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Gminę Miejską Kraków pod numerem 16 i posiada Księgę Rejestrową o Nr III/1. 3. Biblioteka działa na podstawie Statutu Śródmiejskiej Biblioteki Publicznej w Krakowie nadanego Uchwałą nr LXIII/910/12 Rady Miasta Krakowa z dnia 19 grudnia 2012 r. oraz ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 2012 r., poz. 642, 908; z 2013 r. poz. 829), ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tj. Dz. U. z 2012 r., poz. 406), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o finansach publicznych. 2 1. Ilekroć w Regulaminie organizacyjnym Biblioteki mowa jest o: 1) Bibliotece - należy przez to rozumieć Śródmiejską Bibliotekę Publiczną w Krakowie, 2) Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Biblioteki, 3) Głównym Księgowym - należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Biblioteki, 1
4) Kierowniku Działu - należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej działającej w Bibliotece, 5) Samodzielnym stanowisku należy przez to rozumieć jednoosobowe stanowisko pracy wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Biblioteki, podlegające bezpośrednio Dyrektorowi, 6) Dziale - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną w Bibliotece, 7) Regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Biblioteki, 8) Bibliotekę filialną należy rozumieć jedną z filii należących do Biblioteki. Rozdział II Struktura organizacyjna Biblioteki 3 Strukturę organizacyjną Biblioteki tworzą następujące działy oraz samodzielne stanowiska, które przy oznakowaniu spraw używają symboli: 1. Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów (DGiOZ), 2. Dział Udostępniania Zbiorów, 3. Dział Instrukcyjno-Metodyczny (DIM), w tym: 1) Instruktor, 2) Specjalista ds. popularyzacji czytelnictwa, 3) Specjalista ds. automatyzacji, 4) Informatyk, 4. Dział Finansowy (DF), 5. Dział Administracyjno-Gospodarczy. Schemat organizacyjny Biblioteki przedstawia załącznik do niniejszego Regulaminu. 4 5 Dyrektor może powoływać i znosić w ramach Działów wyszczególnionych w 3 Regulaminu, odrębne stanowiska pracy oraz zespoły zadaniowe do realizacji wskazanych zadań. 2
Rozdział III Zasady zarządzania 6 1. Dyrektor kieruje Biblioteką, reprezentuje instytucję na zewnątrz, zarządza nią jednoosobowo i ponosi pełną odpowiedzialność za całokształt jej działalności. 2. Do obowiązków Dyrektora należy w szczególności: 1) kierowanie sprawami działalności podstawowej i administracyjnej, 2) kształtowanie programu działalności, 3) prowadzenie efektywnej gospodarki mieniem i środkami finansowymi instytucji, 4) poszukiwanie i pozyskiwanie innych źródeł finansowania działalności statutowej instytucji, 5) dobór i wykorzystanie kadr, stwarzanie warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników oraz zapewnienie im odpowiednich warunków pracy, 6) przedstawianie organizatorowi i właściwym instytucjom planów i sprawozdań merytorycznych, finansowych oraz wniosków inwestycyjnych, 7) wydawanie w obowiązującym trybie regulaminów i zarządzeń, 8) sprawowanie kontroli zarządczej instytucji. 3. Dyrektor Biblioteki upoważniony jest do zaciągania zobowiązań oraz dokonywania wydatków do wysokości środków określonych w planie finansowym instytucji. 4. Dyrektor jest przełożonym pracowników Biblioteki i wykonuje wobec nich czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę. 5. Dyrektor może upoważnić pracownika Biblioteki do zastępowania w wykonywaniu obowiązków, w niezbędnym zakresie, na podstawie pisemnego upoważnienia lub zapisu w zakresie czynności służbowych, podczas nieobecności Dyrektora. 6. Dyrektor może powoływać spośród pracowników Biblioteki swych Pełnomocników, określając zakres ustanowionego pełnomocnictwa. 7. Dyrektorowi bezpośrednio podlegają Działy, o których mowa w 3 Regulaminu. 7 Działami, o których mowa w 3 Regulaminu (z wyjątkiem Działu Instrukcyjno- Metodycznego), zarządzają jednoosobowo kierownicy, którzy ponoszą odpowiedzialność za całokształt działalności, inspirują, koordynują i nadzorują wszystkie prace związane z działalnością Działu. 3
8 Do zadań kierowników Działów należy: 1. Planowanie, realizacja zadań, sprawowanie nadzoru i kierowanie działalnością Działu, w szczególności: 1) uczestniczenie w tworzeniu strategii i planu działalności Biblioteki, 2) prowadzenie spraw w zakresie planowania i realizacji budżetu zadaniowego w zakresie zadań Działu, 3) wykonywanie poleceń Dyrektora w zakresie pracy Działu, 4) sporządzanie dla Dyrektora okresowych sprawozdań z działalności Działu, 5) ochrona i zapewnienie bezpieczeństwa danych ustawowo chronionych, 6) współpraca z innymi Działami Biblioteki w zakresie realizowanych zadań, 7) zapewnienie odpowiedniego przepływu informacji między poszczególnymi Działami oraz Dyrektorem, 8) podejmowanie działań w celu usprawnienia pracy Działu i Biblioteki, 9) wnioskowanie do Dyrektora o powoływanie zespołów zadaniowych w zależności od bieżących potrzeb. 2. Zarządzanie zasobami ludzkimi w Dziale poprzez: 1) wydawanie poleceń służbowych i nadzorowanie pracy Działu, 2) udzielanie pracownikom informacji i wyjaśnień dotyczących realizowanych zadań, 3) rozwiązywanie kwestii spornych i konfliktów powstałych wewnątrz Działu, jak i w relacjach z innymi Działami, 4) współdziałanie w zakresie dokonywania analiz bieżących potrzeb szkoleniowych i ustalanie planu szkoleń, 5) wnioskowanie do Dyrektora o udzielenie kary regulaminowej pracownikowi, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykonywaniu obowiązków służbowych. 3. Zarządzanie majątkiem i środkami finansowymi, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 9 W przypadku nieobecności kierownika Działu, zastępstwo pełni wyznaczony przez kierownika, a zaakceptowany przez Dyrektora pracownik Działu, upoważniony do wykonywania obowiązków w niezbędnym zakresie. 4
10 Spory kompetencyjne pomiędzy Działami rozstrzyga Dyrektor. Rozdział IV Zakresy działania Działów 11 Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów 1. Działem Gromadzenia i Opracowania Zbiorów zarządza kierownik, którego zadaniem jest inspirowanie, koordynacja i nadzór nad działalnością Działu. 2. Do zadań Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów należą wszelkie działania związane z gromadzeniem i opracowaniem zbiorów, w szczególności: 1) planowanie i realizacja zakupu materiałów bibliotecznych, 2) bieżąca analiza ofert wydawniczych i przygotowanie przeglądów nowości, 3) organizowanie przetargów na zakup książek i prenumeratę czasopism, 4) rozliczanie finansowe dokumentacji związanej z realizacją zadań, 5) katalogowanie, klasyfikowanie zbiorów dla Biblioteki Głównej i bibliotek filialnych, 6) ewidencjonowanie nabytków za pomocą elektronicznego systemu bibliotecznego (SOWA2) i wydruk stron inwentarzowych, 7) opracowanie nowości i darów, 8) sporządzanie okresowych planów, analiz, sprawozdań merytorycznych i statystycznych, 9) planowanie i organizacja kontroli zbiorów bibliotecznych, 10) organizacja i prowadzenie szkoleń dla pracowników Biblioteki, 11) udział w Komisjach: Zakupu Książek, Selekcji i Darów, Przetargowej. 12 Dział Udostępniania Zbiorów 1. Działem Udostępniania Zbiorów zarządza Kierownik, którego zadaniem jest inspirowanie, koordynacja i nadzór wszystkich prac związanych z działalnością Działu. 2. W skład Działu Udostępniania Zbiorów wchodzi: Biblioteka Główna i 14 bibliotek filialnych. 5
3. Do zadań Działu Udostępniania Zbiorów należą działania związane z udostępnianiem materiałów bibliotecznych, w szczególności: 1) kompletowanie zbiorów i prowadzenie dokumentacji wpływów i ubytków w wyznaczonym zakresie, 2) udział w przeglądach nowości wydawniczych i wybór książek dla Biblioteki, 3) prowadzenie dokumentacji statystycznej usług bibliotecznych, 4) przysposobienie nabytków do udostępniania, 5) systematyczna praca nad kształtowaniem księgozbioru i innych materiałów bibliotecznych, zgodnie z potrzebami środowiska, 6) rewindykacja niezwróconych zbiorów, 7) pobieranie i rozliczanie opłat, kaucji oraz należności za przetrzymanie bądź zniszczenie materiałów bibliotecznych, 8) doraźna konserwacja książek i innych materiałów bibliotecznych, 9) udział w tworzeniu bibliografii regionalnej, 10) sporządzanie planów pracy i okresowych sprawozdań, 11) selekcja książek i innych materiałów bibliotecznych zaczytanych (lub uszkodzonych) i zdezaktualizowanych, 12) opieka nad czytelnikiem niepełnosprawnym i starszym (dostarczanie książek do domu), 13) prowadzenie szkoleń dla nowych użytkowników Biblioteki, 14) prowadzenie różnych form popularyzacji książek i czytelnictwa, 15) dbanie o wystrój i estetykę Biblioteki, 16) praca z użytkownikami Biblioteki, 17) współpraca z instytucjami oświatowymi i instytucjami kultury, 18) tworzenie bibliografii tematycznych oraz zleconych przez czytelników zestawień bibliograficznych. 13 Dział Instrukcyjno - Metodyczny 1. Do Działu Instrukcyjno-Metodycznego należą następujące samodzielne stanowiska: 1) Instruktor, 2) Specjalista ds. popularyzacji czytelnictwa, 3) Specjalista ds. automatyzacji, 4) Informatyk. 6
Ad. 1) Do zadań Instruktora należy: a) inspirowanie, koordynowanie działalności metodycznej Biblioteki Głównej i bibliotek filialnych, b) opracowanie sprawozdań statystycznych, analiz działalności Biblioteki Głównej i bibliotek filialnych, c) nadzorowanie i koordynowanie prac nad doborem nowości wydawniczych, utrzymaniem odpowiedniej struktury księgozbioru oraz selekcją księgozbioru zniszczonego, zaczytanego i zdezaktualizowanego, d) prenumerata czasopism, e) organizowanie doskonalenia zawodowego udzielanie pomocy w zakresie form i metod udostępniania, promocji nowości i rozwoju czytelnictwa, organizowanie szkoleń (warsztaty, seminaria i konferencje), f) kontrolowanie i ocenianie działalności Biblioteki Głównej i filii bibliotecznych, g) nadzór (w porozumieniu z kierownikami) nad prawidłowym funkcjonowaniem ruchu służbowego w Bibliotece Głównej i bibliotekach filialnych, h) organizowanie zespołów skontrowych i nadzorowanie kontroli zbiorów w bibliotekach, i) organizowanie, koordynacja i nadzór nad praktykami studenckimi i stażami, j) zastępowanie Dyrektora w czasie jego nieobecności. Ad 2). Do zadań Specjalisty ds. promocji czytelnictwa należy: a) koordynowanie i inspirowanie działalności kulturalno-oświatowej Biblioteki Głównej i bibliotek filialnych, b) nawiązywanie kontaktów z Radami Dzielnic, podmiotami prowadzącymi działalność kulturalną, naukową, oświatową, stowarzyszeniami i związkami twórców, artystów oraz organami władz publicznych zajmujących się działalnością kulturalną, a także ze sponsorami i innymi podmiotami w celu pozyskania dodatkowych środków, c) zbieranie i opracowanie danych dotyczących czytelnictwa. Ad. 3) Do zadań Specjalisty ds. automatyzacji należy: a) koordynowanie prac wszystkich modułów zintegrowanego systemu bibliotecznego, b) czuwanie nad zgodnością wszystkich operacji w zintegrowanym systemie bibliotecznym z obowiązującymi normami bibliotecznymi i przepisami, 7
c) przygotowanie dla Dyrektora Biblioteki projektów dotyczących dostosowania systemu komputerowego do zasad funkcjonowania Biblioteki, d) współpraca z administratorem zintegrowanego systemu bibliotecznego oraz w zakresie kompetencji ze wszystkimi Działami Biblioteki, e) kontaktowanie się z twórcą oprogramowania systemowego - firmą SOKRATES, f) prowadzenie i organizowanie szkoleń pracowników Biblioteki z zakresu obsługi komputerowego systemu bibliotecznego SOWA2 oraz nadawanie uprawnień do pracy w systemie poszczególnym bibliotekarzom, g) odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie zintegrowanego systemu bibliotecznego, przyjmowanie uwag od użytkowników systemu oraz udzielanie informacji o wprowadzanych zmianach. Ad. 4) Do zadań Informatyka należy: a) administrowanie zintegrowanym systemem bibliotecznym, sieciami komputerowymi i serwerami, b) nadzorowanie działania programu komputerowego zainstalowanego w dziale finansowym, c) czuwanie nad wykorzystaniem i stosowaniem legalnego oprogramowania zainstalowanego w komputerach Biblioteki, d) pomaganie pracownikom Biblioteki w obsłudze komputerów, urządzeń peryferyjnych i oprogramowania, e) konsultowanie zakupów związanych ze sprzętem komputerowym i oprogramowaniem, f) zgłaszanie Dyrektorowi problemów związanych z koniecznością modernizacji sprzętu komputerowego i oprogramowania. 14 Dział Finansowy 1. Działem Finansowym zarządza Główny Księgowy. 2. Do zadań Głównego Księgowego należy monitorowanie sytuacji finansowej Biblioteki i nadzór nad Działem Finansowym, poprzez wykonywanie obowiązków zgodnie z przepisami prawa w zakresie finansów publicznych oraz rachunkowości, w szczególności: 8
1) opracowanie planów rzeczowo-finansowych według założeń ustalanych przez Dyrektora oraz okresowych sprawozdań z ich realizacji, 2) prowadzenie rachunkowości Biblioteki zgodnie z obowiązującymi przepisami, 3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi wykonywania budżetu Biblioteki, 4) sporządzanie sprawozdawczości finansowej, 5) opracowanie oraz przestrzeganie rocznego harmonogramu realizacji dochodów i wydatków, 6) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz przestrzeganie kompletności i rzetelności dokumentów, 7) zapewnienie terminowości spłat zobowiązań oraz ściągania należności, 8) reprezentowanie Biblioteki na podstawie odrębnych pełnomocnictw, w zakresie związanym z pełnioną funkcją. 3. Główny Księgowy ponosi odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie stanu składników majątkowych. 4. Do zadań Działu Finansowego należy prowadzenie dokumentacji finansowej, w szczególności: 1) obsługa kasowa Biblioteki, w tym pobieranie i rozliczanie opłat i kaucji, 2) księgowanie wydatków budżetowych i dokumentacji wpływów, 3) sprawdzanie rachunków pod względem formalno-rachunkowym, 4) przygotowanie przelewów, 5) realizacja wydatków, 6) prowadzenie kartotek osobowych i płacowych oraz list wynagrodzeń, 7) obsługa wydatków i przychodów, 8) prowadzenie i rozliczanie dokumentacji finansowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 9) prowadzenie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz innymi ubezpieczycielami, 10) opracowanie informacji podatkowych dla Urzędu Skarbowego, 11) przygotowanie materiałów statystycznych, 12) bieżące regulowanie wszystkich płatności Biblioteki. 9
15 Dział Administracyjno-Gospodarczy 1. Do Działu Administracyjno-Gospodarczego należy: 1) Referat Administracyjny 2) Referat Gospodarczy. 2. Referatem Administracyjnym zarządza Kierownik, którego zadaniem jest inspirowanie, koordynacja i nadzór wszystkich prac związanych z działalnością Referatu. 3. Do zadań Referatu Administracyjnego należy obsługa poszczególnych Działów Biblioteki w zakresie działalności administracyjnej, w szczególności: 1) prowadzenie dokumentacji kadrowej, w tym: list obecności, teczek osobowych, ewidencji urlopów, zwolnień lekarskich i dodatku za wieloletnią pracę, uprawnień do nagród jubileuszowych oraz do przejścia na emeryturę, a także spraw socjalnych wszystkich pracowników Biblioteki, 2) realizacja zadań kancelaryjnych, 3) prowadzenie dokumentacji dotyczącej przepisów wewnętrznych i aktów zewnętrznych związanych z działalnością Biblioteki, 4) przekazywanie zarządzeń i poleceń służbowych Dyrektora właściwym Działom, 5) prowadzenie spraw w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (kontrola badań lekarskich, warunków pracy, organizowanie szkoleń) oraz ppoż. (kontrola pomieszczeń bibliotecznych). 4. Referatem Gospodarczym zarządza Kierownik, którego zadaniem jest inspirowanie, koordynacja i nadzór wszystkich prac związanych z działalnością Referatu. 5. Do zadań Referatu Gospodarczego należy obsługa poszczególnych Działów Biblioteki w zakresie działalności gospodarczej, w szczególności: 1) administrowanie majątkiem Biblioteki i prowadzenie ewidencji składników majątkowych, 2) obsługa gospodarcza Biblioteki w zakresie: a) zaopatrzenia w materiały biurowe, niezbędny sprzęt oraz wyposażenie, b) koordynacji realizacji umów z podmiotami zewnętrznymi, 3) realizowanie zadań z zakresu przepisów Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz przepisów ppoż. poprzez: a) planowanie remontów i nadzór nad ich realizacją, b) utrzymanie obiektów w należytym stanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami c) ocenę, konserwację urządzeń i pomieszczeń, 10
d) zlecanie napraw, likwidację awarii, e) organizację i nadzór nad sprzątaniem pomieszczeń bibliotecznych, f) prowadzenie dokumentacji związanej z wynajmem lokali, ich administracją i rozliczaniem należności za czynsze i media. 16 1. W Bibliotece działają także stałe komisje: 1) Komisja Socjalna ZFŚS, 2) Komisja Przetargowa, 3) Komisja Zakupu i Selekcji Zbiorów, 4) Komisja Inwentaryzacyjna, 5) Komisja Skontrowa 6) Komisja Kasacyjna. 2. Dyrektor może powoływać inne Komisje o charakterze stałym lub czasowym. Rozdział V Postanowienia końcowe 17 Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu Biblioteki winny być dokonywane w trybie właściwym dla jego wprowadzenia. 18 Regulamin Organizacyjny Śródmiejskiej Biblioteki Publicznej wchodzi w życie z dniem podpisania i zostaje podany do wiadomości pracownikom poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, po uprzednim zaopiniowaniu go przez Organizatora i Organizację Związkową działającą w bibliotece. Kraków, dnia 3 marca 2014 r. 11