REGULAMIN ORGANIZACYJNY MIEJSKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ im. JERZEGO SZANIAWSKIEGO w ZDUŃSKIEJ WOLI I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 5/2013 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Jerzego Szaniawskiego w Zduńskiej Woli REGULAMIN ORGANIZACYJNY MIEJSKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ im. JERZEGO SZANIAWSKIEGO w ZDUŃSKIEJ WOLI I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Regulamin organizacyjny, zwany dalej Regulaminem określa szczegółową organizację wewnętrzną oraz zasady funkcjonowania Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Jerzego Szaniawskiego w Zduńskiej Woli. 2. Ilekroć w Regulaminie użyte jest określenie: 1) Biblioteka należy przez to rozumieć Miejską Bibliotekę Publiczną im. Jerzego Szaniawskiego w Zduńskiej Woli, 2) Dyrektor należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Jerzego Szaniawskiego w Zduńskiej Woli. 3. Biblioteka używa pieczęci podłużnej z nazwą w pełnym brzmieniu i adresem siedziby oraz pieczęci okrągłej z nazwą w pełnym brzmieniu do oznaczania materiałów bibliotecznych. 4. Biblioteka może używać nazwy skróconej MBP. II. STRUKTURA ORGANIZACYJNA BIBLIOTEKI Biblioteką kieruje Dyrektor, który odpowiada za prawidłową realizację zadań statutowych oraz właściwe gospodarowanie mieniem i posiadanymi środkami finansowymi. W skład Biblioteki wchodzą: 1. komórki organizacyjne: 1) Dział Gromadzenia, Opracowania i Kontroli Zbiorów, 2) Dział Udostępniania Zbiorów, Informacji i Pracy Kulturalno-Oświatowej składający się z: a) Wypożyczalni dla dorosłych i młodzieży, b) Czytelni, c) Czytelni internetowej, 2. filie biblioteczne: 1) Filia Nr 1 w Zduńskiej Woli, 2) Filia Nr 2 w Zduńskiej Woli, 3) Filia dla dzieci w Zduńskiej Woli, 4) Filia w Annopolu Starym, 5) Filia w Janiszewicach, 6) Filia w Korczewie, 7) Filia w Krobanowie, 3. samodzielne stanowiska pracy: 1) Główny Księgowy, 2) Specjalista ds. administracyjno-finansowych, 3) Instruktor ds. bibliotek powiatu, 4) Stanowisko ds. BHP. 4. stanowiska obsługi: 1) Informatyk, 2) Pracownik gospodarczy. 2 3

2 4 1. Strukturę organizacyjną Biblioteki określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik Nr 1do niniejszego Regulaminu. 2. Wykaz skrótów nazw komórek organizacyjnych, filii bibliotecznych, samodzielnych stanowisk pracy i stanowisk obsługi stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu. III. PODSTAWOWE ZADANIA I OBOWIĄZKI DYREKTORA 5 Do obowiązków Dyrektora należy w szczególności: 1. ustalanie strategii i kierunkowych decyzji merytorycznych, organizacyjnych i administracyjnych, 2. wdrażanie projektów innowacyjnych dotyczących Biblioteki, 3. nadzór nad działalnością Biblioteki, 4. przygotowywanie planów oraz sprawozdań, w tym finansowych, 5. ustalanie regulaminów wewnętrznych i instrukcji, 6. podejmowanie decyzji w formie zarządzeń, poleceń i pism ogólnych, 7. powoływanie zespołów i komisji zadaniowych, 8. wykonywanie w stosunku do pracowników zatrudnionych w Bibliotece wszystkich czynności z zakresu prawa pracy, 9. nadzór nad bezpieczeństwem, higieną pracy i ppoż., 10. bieżąca analiza wyników pracy Biblioteki, 11. współpraca z innymi bibliotekami, instytucjami kultury, szkołami oraz organizacjami pozarządowymi w zakresie upowszechniania kultury i czytelnictwa, 12. przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków dotyczących działania Biblioteki, 13. realizowanie zadań wynikających z ustawy prawo zamówień publicznych, 14. realizacja i odpowiedzialność za funkcjonowanie skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej. 15. wyznaczanie spośród pracowników osoby, która zastępuje go podczas jego nieobecności. IV. PODSTAWOWE ZADANIA I OBOWIĄZKI KIEROWNIKÓW 6 1. Na czele każdego działu stoi Kierownik, który kieruje jego działalnością i jest za ten dział odpowiedzialny. 2. Do podstawowych obowiązków Kierownika działu należy w szczególności: 1) samodzielne planowanie i organizowanie pracy wynikające z zakresu działania podległego działu, stanowisk pracy oraz zadań określonych w planach pracy lub zleconych przez Dyrektora, 2) sprawowanie ogólnego nadzoru nad przebiegiem realizacji zadań nałożonych na podległy dział i stanowiska pracy, 3) sporządzanie rocznego planu pracy działu oraz wymaganych sprawozdań wynikających z zakresu jego działania, 4) przedstawianie Dyrektorowi informacji o problemach i potrzebach związanych z realizacją zadań i funkcjonowaniem podległego działu, w tym stanowisk pracy, 5) sprawowanie ogólnego nadzoru nad dyscypliną pracy i przestrzeganiem przez podległych pracowników obowiązujących przepisów, w tym: bhp, ppoż. i o ochronie danych osobowych, 6) opracowanie zakresów czynności bezpośrednio podległych pracowników i przekazywanie ich do zatwierdzenia Dyrektorowi, 7) przedkładanie planów urlopów wypoczynkowych i dbanie o ich terminowe wykorzystanie, 8) zapewnienie współpracy między działami w zakresie zadań wspólnych realizowanych przez bibliotekę, 9) zapewnienie nadzoru nad rozpoznawaniem,przygotowaniem i opracowaniem wniosków dotyczących pozyskiwania środków pozabudżetowych i dotacji finansowych, 10) nadzór nad wyglądem i estetyką pomieszczeń działu. 3. Kierownik działu jest odpowiedzialny za prawidłowe zabezpieczenie majątku podległego działu. 4. Kierownik działu zobowiązany jest do wyznaczania spośród pracowników osoby, która zastępuje go podczas jego nieobecności oraz do ustalania zastępstw na czas nieobecności pracowników działu.

3 V. ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH BIBLIOTEKI 7 DZIAŁ GROMADZENIA, OPRACOWANIA I KONTROLI ZBIORÓW Do zakresu zadań Działu należy w szczególności: 1. gromadzenie materiałów bibliotecznych z zakresu literatury pięknej, popularnonaukowej i naukowej, zbiorów obcojęzycznych, regionalnych i zbiorów specjalnych, w tym multimedialnych, dla Działu Udostępniania Zbiorów, Informacji i Pracy Kulturalno-Oświatowej i filii bibliotecznych poprzez: 1) analizowanie ofert wydawniczych, 2) analizę dezyderatów, 3) realizację zamówień, 4) uzupełnianie zbiorów drogą zakupów internetowych i antykwarycznych oraz od osób prywatnych, w szczególności w zakresie zbiorów regionalnych, 2. opracowywanie zbiorów zgodnie z normami bibliotecznymi, 3. prowadzenie statystyki i sporządzanie sprawozdań, 4. prowadzenie ewidencji wpływów i ubytków materiałów bibliotecznych, 5. tworzenie i aktualizacja katalogu komputerowego Biblioteki, 6. kontrola (inwentaryzacja) zbiorów bibliotecznych, 7. współpraca w zakresie selekcji materiałów bibliotecznych zniszczonych, zdezaktualizowanych i wieloegzemplarzowych. 8 DZIAŁ UDOSTĘPNIANIA ZBIORÓW, INFORMACJI I PRACY KULTURALNO-OŚWIATOWEJ 1. Do ogólnego zakresu zadań Działu należy w szczególności: 1) udostępnianie zbiorów na zewnątrz i na miejscu, 2) realizacja zadań w zakresie doboru księgozbioru, 3) analizowanie nowości wydawniczych i dezyderatów czytelników, 4) organizowanie spotkań autorskich, odczytów i konkursów promujących czytelnictwo, 5) prowadzenie działalności wydawniczej i wystawienniczej, 6) prowadzenie i przechowywanie ksiąg inwentarzowych zbiorów oraz dokumentacji wpływów i ubytków, 7) organizowanie różnorodnych form działalności edukacyjnej i kulturalnej, 8) bieżąca naprawa księgozbioru, 9) selekcja książek zniszczonych, zdezaktualizowanych i wieloegzemplarzowych, 10) współdziałanie z innymi bibliotekami i instytucjami w zakresie upowszechniania kultury oraz czytelnictwa. 2. Do zakresu działania Wypożyczalni dla dorosłych i młodzieży należy: 1) udostępnianie zbiorów dla dorosłych i młodzieży na zewnątrz, 2) egzekwowanie zwrotu wypożyczonych zbiorów bibliotecznych, 3) prowadzenie Dyskusyjnego Klubu Książki, 3. Do zakresu działania Czytelni należy: 1) gromadzenie i udostępnianie materiałów bibliotecznych na miejscu, w tym: zbiorów dotyczących wiedzy o własnym regionie oraz dokumentujących jego dorobek kulturalny, naukowy i gospodarczy, 2) organizowanie wypożyczeń międzybibliotecznych, 3) prenumerata czasopism, 4) udzielanie informacji bibliograficznych i faktograficznych, 5) świadczenie po kosztach własnych usług kserograficznych, 6) opieka nad zbiorami Jerzego Szaniawskiego, 7) prowadzenie kroniki Biblioteki. 4. Do zakresu działania Czytelni internetowej należy: 1) udostępnianie stanowisk komputerowych służących do wyszukiwania informacji niezbędnych w zdobywaniu wiedzy i samokształceniu, 2) realizowanie kwerend dla czytelników, 3) prowadzenie usług reprograficznych (kserowanie, skanowanie, rejestrowanie), 4) prowadzenie działań edukacyjnych w zakresie obsługi komputera i internetu.

4 9 Działy i filie biblioteczne realizują swoje zadania w oparciu o regulaminy korzystania z biblioteki zatwierdzone przez Dyrektora. VI. ZAKRESY DZIAŁANIA FILII BIBLIOTECZNYCH 10 FILIE BIBIOTECZNE Do zakresu działania filii bibliotecznych należy w szczególności: 1. udostępnianie zbiorów na zewnątrz i na miejscu, 2. organizowanie zbiorów placówki: 1) realizacja zadań w zakresie doboru księgozbioru, 2) prowadzenie i przechowywanie ksiąg inwentarzowych księgozbioru oraz dokumentacji wpływów i ubytków, 3) selekcja książek zniszczonych, zdezaktualizowanych i wieloegzemplarzowych, 4) bieżąca naprawa księgozbioru, 5) egzekwowanie zwrotu wypożyczonych zbiorów bibliotecznych, 3. organizowanie różnorodnych form działalności promującej czytelnictwo, 4. prowadzenie działalności informacyjnej, 5. opracowywanie planów pracy i sporządzanie sprawozdań, 6. zgłaszanie Dyrektorowi potrzeb w zakresie spraw organizacyjnych i merytorycznych, 7. współpraca z komórkami organizacyjnymi Biblioteki i samodzielnymi stanowiskami pracy, 8. współdziałanie z innymi bibliotekami, instytucjami i organizacjami w zakresie upowszechniania kultury i czytelnictwa, 11 Nadzór merytoryczny nad realizacją zadań filii bibliotecznych zapewnia kierownik Działu Udostępniania Zbiorów, Informacji i Pracy Kulturalno-Oświatowej. VII. ZAKRESY DZIAŁANIA SAMODZIELNYCH STANOWISK PRACY 12 GŁÓWNY KSIĘGOWY 1. Do zakresu czynności Głównego Księgowego należy prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami polegające zwłaszcza na: 1) organizowaniu, sporządzaniu, przyjmowaniu, obiegu, archiwowaniu i kontroli dokumentów w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych, ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostki, ustalenie kosztów jednostkowych oraz sprawozdawczości finansowej (operatywnej i okresowej), 2) prowadzeniu dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, obejmującej zakładowy plan kont, wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, zasad księgowania typowych operacji gospodarczych, zasad wyceny aktywów i pasywów, prowadzeniu ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości, 3) opracowaniu projektów wewnętrznej dokumentacji normatywnej, w tym: instrukcji wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów, instrukcji inwentaryzacji, instrukcji kasowej w ramach zasad (polityki) rachunkowości, 4) bieżącym i prawidłowym sporządzaniu sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych, 5) nadzorowaniu całokształtu prac związanych z realizacją planu finansowego, 6) nadzorowaniu przestrzegania instrukcji gospodarki kasowej oraz inwentaryzacji składników majątkowych, rozliczaniu osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone składniki majątku, 7) sprawowaniu kontroli finansowej wszystkich dowodów księgowych i innych dokumentów powodujących skutki finansowe, dekretacja dokumentów, 8) kontroli nad terminową regulacją zobowiązań publicznoprawnych (podatkowych, ubezpieczeniowych) oraz prowadzeniu ewidencji dokumentacji rozliczeniowej, 9) nadzór nad sporządzaniem list płac, kart zasiłkowych, kart wynagrodzeń,

5 10) wykonywaniu bieżących dyspozycji pieniężnych, 11) bieżącej kontroli stanów pieniężnych, oraz czuwaniu nad zapewnieniem płynności finansowej, 12) dokonywaniu wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, 13) dokonywaniu wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów oraz bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej, 14) kontroli druków ścisłego zarachowania, 15) parafowaniu umów powodujących skutki finansowe. 2. Prowadzeniu spraw związanych z planowaniem i wykorzystaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 3. Opracowywanie projektów planów finansowych i sprawozdań finansowych Biblioteki, w tym w ujęciu budżetowym. 4. Nadzór merytoryczny nad stanowiskiem specjalisty ds. administracyjno finansowych w zakresie spraw związanych z gospodarką finansową. 5. Realizacja zadań wynikających z kontroli zarządczej. 13 SPECJALISTA DS. ADMINISTRACYJNO FINANSOWYCH Do zakresu czynności Specjalisty ds. administracyjno-finansowych należy w szczególności: 1. prowadzenie spraw sekretariatu i kancelarii: 1) przyjmowanie, wysyłanie i ewidencja korespondencji, 2) obsługa poczty elektronicznej, 3) gromadzenie, przechowywanie i archiwowanie dokumentów zgodnie z przepisami, 4) wykonywanie innych prac związanych z obsługą i prawidłowym funkcjonowaniem sekretariatu. 2. prowadzenie i obsługa spraw osobowych: 1) prowadzenie akt osobowych, ewidencji zwolnień lekarskich, kartotek urlopowych i czasu pracy oraz rejestru delegacji służbowych, 2) prowadzenie działalności informacyjnej z zakresu prawa pracy, zadań i obowiązków pracownika wobec zakładu pracy oraz zakładu pracy w stosunku do pracownika, 3) prowadzenie spraw związanych z badaniami wstępnymi i okresowymi pracowników, 4) nadzór nad terminowym wykorzystaniem urlopów wypoczynkowych oraz w przypadku innych zwolnień od pracy przewidzianych prawem pracy, 5) sporządzanie sprawozdań dla GUS dotyczących zatrudnienia i czasu pracy, 6) obsługa programu Płatnik i innych, 3. prowadzenie kasy zgodnie z obowiązującymi przepisami, 4. sporządzanie list płac, kartotek wynagradzania pracowników i regulowanie zobowiązań z nimi związanych, 5. prowadzenie spraw w zakresie administracyjno - gospodarczym: 1) prowadzenie rejestru zarządzeń i upoważnień wydawanych przez Dyrektora, 2) współpraca przy przygotowaniu i aktualizacji zmian regulaminów: pracy, wynagradzania, świadczeń socjalnych i innych regulujących pracę pracowników, 3) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia, stanowiących majątek Biblioteki, 4) prowadzenie rejestru druków ścisłego zarachowania, 5) prowadzenie spraw związanych z konserwacją i naprawą sprzętu, urządzeń i wyposażenia Biblioteki, 6) dokonywanie zakupów sprzętu i materiałów dla Biblioteki, 7) prowadzenie ewidencji stempli oraz kluczy do pomieszczeń. 14 INSTRUKTOR DS. BIBLIOTEK POWIATU Do zakresu czynności Instruktora ds. bibliotek powiatu należy w szczególności: 1. udzielanie pomocy merytorycznej i organizacyjnej bibliotekom powiatu zduńskowolskiego, 2. opracowywanie materiałów metodycznych, 3. prowadzenie szkoleń oraz innych form doskonalenia zawodowego bibliotekarzy, 4. prowadzenie rocznej sprawozdawczości statystycznej z działalności bibliotek, 5.przekazywanie zbiorczych planów pracy i sprawozdań z działalności bibliotek, 6. udział w pracach komisji: doboru, selekcji i inwentaryzacji księgozbioru, 7. promocja zbiorów i imprez bibliotecznych, 8. organizacja imprez kulturalnych o zasięgu powiatowym, 9. realizacja innych zadań uzgodnionych z Powiatem Zduńskowolskim oraz Wojewódzką i Miejską Biblioteką Publiczną w Łodzi.

6 15 STANOWISKO DS. BHP. Do zakresu zadań pracownika na stanowisku ds. BHP należy w szczególności: 1. realizacja zadań z zakresu bhp i p.poż. wynikających z aktów prawnych w tym zakresie, 2. opracowywanie wewnętrznych regulacji prawnych, instrukcji i regulaminów mających na celu prawidłową realizację zadań związanych z przestrzeganiem bhp i p.poż., 3. prowadzenie rejestrów wypadków w pracy, 4. kontrola przestrzegania warunków pracy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, 5. szkolenie i instruktaż pracowników. VIII. ZAKRESY DZIAŁANIA NA STANOWISKACH OBSŁUGI 16 INFORMATYK Do zakresu zadań Informatyka należy w szczególności: 1. administrowanie siecią komputerową oraz bazą danych Biblioteki, 2. zarządzanie oprogramowaniem Biblioteki, 3. prowadzenie i aktualizacja strony internetowej Biblioteki i BIP, 4. podstawowa konserwacja i naprawa sprzętu komputerowego, 5. nadzór nad właściwą eksploatacją sprzętu komputerowego, 6. właściwe zabezpieczenie systemów informatycznych, 7. wdrażanie programów specjalistycznych i wspomagających zarządzanie Biblioteką, 8. określanie stanu technicznego sprzętu komputerowego oraz wnioskowanie o jego wymianę lub zakup, 9. koordynacja procesu komputeryzacji Biblioteki, 10. szkolenie pracowników Biblioteki w zakresie obsługi bibliotecznego programu komputerowego i tworzenia bibliotecznych baz danych, 11. prowadzenie dokumentacji sprzętu komputerowego i oprogramowania, 12. doradztwo w zakresie doboru, zakupu i wdrażania sprzętu i oprogramowania komputerowego dla bibliotek w powiecie, 13. współpraca w zakresie realizacji zadań komórek organizacyjnych biblioteki, filii bibliotecznych i samodzielnych stanowisk pracy, w tym prowadzenie czytelni internetowej. Pracownik gospodarczy zapewnia utrzymanie czystości i estetycznego wyglądu pomieszczeń wraz z urządzeniami i wyposażeniem Biblioteki Pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy i stanowiskach obsługi podlegają bezpośrednio Dyrektorowi Biblioteki. IX. OGÓLNE UPRAWNIENIA I OBOWIĄZKI PRACOWNIKÓW BIBLIOTEKI 1. Pracownik zobowiązany jest do przestrzegania zasad etyki zawodowej, w kontaktach z użytkownikami Biblioteki, zwierzchnikami i współpracownikami. 2. Pracownik zobowiązani są do przestrzegania obowiązujących w Bibliotece regulaminów i zarządzeń

7 1. Szczegółowe zakresy czynności określają zakresy obowiązków i uprawnień pracowników. 2. Zasady ustalania i dokonywania zmian w zakresie czynności są następujące: 1) za ustalanie, sporządzanie oraz aktualizację zakresów czynności pracowników odpowiedzialni są kierownicy działów za akceptacją Dyrektora, 2) za ustalanie i aktualizację zakresów czynności kierowników działów, pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy i pracownika obsługi odpowiedzialny jest Dyrektor. 3. W czasie wykonywania pracy pracownik obowiązany jest stosować się do posiadanych uprawnień, wskazówek i poleceń przełożonego oraz przepisów prawa regulujących zagadnienia, którymi się zajmuje. 4. Pracownik Biblioteki uprawniony jest do składania skarg i wniosków Dyrektorowi we wszystkich sprawach wiążących się ze stosunkiem pracy. X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zmiany do Regulaminu organizacyjnego wprowadza Dyrektor w formie aneksu, w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia. 21

8 Załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Jerzego Szaniawskiego w Zduńskiej Woli Wykaz skrótów nazw komórek organizacyjnych, filii bibliotecznych, samodzielnych stanowisk pracy i stanowisk obsługi Lp. Nazwa Skrót 1 Dyrektor D 2 Dział Gromadzenia, Opracowania i Kontroli Zbiorów GZ 3. Dział Udostępniania, Informacji i Pracy Kulturalno-Oświatowej UZ 4. Filia Nr 1 w Zduńskiej Woli F1 5. Filia Nr 2 w Zduńskiej Woli F2 6 Filia dla dzieci w Zduńskiej Woli FD 7 Filia w Annopolu Starym FA 8 Filia w Janiszewicach FJ 9 Filia w Korczewie FKO 10 Filia w Krobanowie FKR 11 Główny Księgowy GK 12 Specjalista ds. administracyjno-finansowych AF 13 Instruktor ds. bibliotek powiatu IP 14 Stanowisko ds. BHP BHP 15 Informatyk INF 16 Pracownik gospodarczy PG