Manager SGT Wersja 1.8.0.0 Instrukcja obsługi
Spis treści Wstęp... 3 Okno główne... 4 Konfiguracja... 6 Parametry połączenia z bazą danych... 6 Ustawienia kolektora danych... 8 Inne... 10 Towary... 13 Dokumenty... 15 Inwentaryzacja... 18 Informacje... 21 2
Wstęp Program Manager SGT został przygotowany przez firmę Novitus SA. w celu umożliwienia współpracy Subiekta GT z kolektorami danych Cipherlab. Program realizuje następujące funkcje: - pobranie bazy towarowej z subiekta GT i zapisanie jej do kolektora, - odczyt danych z kolektora i wygenerowanie na ich podstawie dokumentu Subiekta GT, - inwentaryzacja Wymagania: - Komputer PC z systemem Windows (2000,XP,Vista), - Zainstalowany pakiet Microsoft Net.Framework 2.0 - Zainstalowany klient - stanowisko Subiekta GT, - Aktywna licencja na użytkowanie produktu SferaGT, Instalacja programu: Program powinien być zainstalowany przez uruchomienie pliku setup.exe z dostarczonego pakietu. W kolejnych krokach instalacji konieczne jest określenie katalogu docelowego, gdzie program będzie zainstalowany. Pakiet instalacyjny w razie potrzeby pobierze i zainstaluje dodatkowe komponenty (Microsoft NET Framework 2.0) niezbędne do uruchomienia programu. W tym celu potrzebny jest dostęp do internetu na komputerze, gdzie jest instalowany program. Po pierwszym uruchomieniu użytkownik powinien dokonać konfiguracji programu, zwłaszcza połączenia z bazą SQL, na której pracuje system sprzedaży Subiekt GT. Program domyślnie zostanie zainstalowany w wersji demonstracyjnej (ograniczenie do 5 pozycji na tworzonych dokumentach). Przejście do pełnej wersji następuje automatycznie po umieszczeniu w katalogu z zainstalowanym programem prawidłowego pliku licencyjnego otrzymanego po zakupie i restartowaniu programu Manager SGT 3
Okno główne Funkcje programu Manager SGT zostały podzielone na kilka części i pogrupowane w oknach, do których dostęp uzyskuje się przez wybranie określonej zakładki.. Zadania poszczególnych części przedstawione są w tabeli: Towary Pobranie bazy towarowej z systemu Subiekt GT i przesłanie jej do przenośnego kolektora danych. Dokumenty Odczyt zgromadzonych danych z kolektora i utworzenie na ich podstawie dokumentu dla systemu Subiekt GT Inwentaryzacja Odczyt zgromadzonych danych z kolektora oraz porównanie ich z aktualnymi stanami magazynowymi systemu Subiekt GT. Po porównaniu możliwe jest stworzenie dwóch typów dokumentów, PW oraz RW w celu rozliczenia inwentaryzacji. Konfiguracja Informacje Konfiguracja parametrów niezbędnych do połączenia z bazą danych Subiekta GT oraz innych parametrów sterujących działaniem programu Manager SGT Zakładka informacyjna (m.in. o wersji i licencji programu Manager SGT) Jeśli program jest uruchamiany po raz pierwszy i nie jest jeszcze skonfigurowany do połączenia z bazą danych Subiekta GT, automatycznie przechodzi do zakładki Konfiguracja, gdzie należy wprowadzić prawidłowe parametry połączenia. 4
Pasek statusu Pasek statusu umieszczony przy dolnej krawędzi okna głównego pokazuje wybrane bieżące ustawienia programu. Znaczenie poszczególnych elementów paska statusu (od lewej strony) Typ kolektora danych Interfejs komunikacyjny Prędkość transmisji Status połączenia z serwerem SQL. 5
Konfiguracja Zakładka Konfiguracja pozwala na prawidłowe ustawienie wszystkich parametrów niezbędnych do pracy programu. Okno jest podzielone na sekcje pozwalających na ustawienie poszczególnych grup parametrów. Dostęp do poszczególnych grup ustawień uzyskuje się przez wybranie odpowiedniej zakładki. Zmiana parametrów powinna być potwierdzona przyciśnięciem przycisku Zapisz ustawienia Parametry połączenia z bazą danych SQL Server W pole należy wpisać nazwę sieciową lub adres serwera SQL, na którym zainstalowana jest baza danych Subiekta GT. Naciśnięcie przycisku znajdującego się z lewej strony tego pola powoduje wyszukanie w sieci lokalnej działających serwerów SQL. Lista znalezionych serwerów widoczna jest po rozwinięciu pola, umożliwiając wybór jednego z nich. 6
Uwaga! Niektóre serwery SQL działające w sieci lokalnej mogą być skonfigurowane jako ukryte przez co nie zostaną odnalezione i umieszczone na liście wyboru. Jeśli serwer SQL z bazą Subiekta nie jest widoczny na liście, należy ręcznie wpisać jego nazwę lub adres. Login, Password (Nazwa i hasło użytkownika) Nazwa i hasło użytkownika mającego uprawnienia połączenia z serwerem SQL. Parametry te nie są wymagane jeśli używamy połączenia Uwierzytelnianie NT Uwaga! Nazwa i hasło wpisywane w tym polu nie są tożsame z nazwą użytkownika i hasłem używanymi przy logowaniu do programu Subiekt, w oknie głównym Subiekta. W razie problemów z prawidłowym podaniem nazwy użytkownika i hasła należy się zwrócić do osoby posiadającej uprawnienia administratora SQL serwera. Uwierzytelnianie NT Jeśli serwerem SQL umożliwia logowanie przy pomocy Uwierzytelniania NT, to należy zaznaczyć tą opcję. Ten tryb logowania nie wymaga podawania loginu i hasła, gdyż połączenie uwierzytelniane jest przez mechanizmy systemu Windows. Baza danych Subiekta GT W tym polu należy wpisać nazwę bazy danych, z której korzysta system Subiekt GT. Jeśli połączenie jest już ustawione, to naciśnięcie przycisku z prawej strony tego pola spowoduje wyszukanie bazy (lub kilku baz) Subiekta GT i wpisaniu ich na listę wyboru. Należy dokonać wyboru właściwej bazy lub jeśli nie widać jej na liście, wpisać jej nazwę ręcznie. Test Przycisk testuje możliwość połączenia z serwerem SQL zgodnie z podanymi parametrami połączenia. 7
Ustawienia kolektora danych W sekcji tej ustawiane są parametry jakie są potrzebne do prawidłowej komunikacji z przenośnym kolektorem danych. Działanie ogranicza się do wyboru i zaznaczenia prawidłowych parametrów, zgodnie z konfiguracją sprzętową jaka będzie używana Parametry komunikacji: Port Numer portu szeregowego używanego do komunikacji Prędkość Prędkość transmisji (powinna być taka sama jak w ustawieniach kolektora danych) Typ IR-Cradle dla połączeń przez stację dokującą (modele CPT8000, CPT8001, CPT8300 przez stacje dokującą) RS-232 dla połączeń przez bezpośrednio podłączony kabel transmisyjny (CPT8300 przez kabel, oraz CPT 711 przez kabel i przez stację dokującą) 8
Oprogramowanie kolektora: W programie Manager SGT przewidziana jest współpraca z następującym oprogramowaniem kolektorów danych: Program Program standardowy Typ kolektora, uwagi Fabryczny program kolektorów CIPHERLAB. Możliwość wgrania gotowanej aplikacji do kolektora. Inwentaryzator 1.xx Inwentaryzator 2.xx Inwentaryzator 3.xx Novimag Novimag MCL CIPHERLAB, CIPHERLAB, ręczna konfiguracja parametrów lub ustawienia defaultowe zgodne z Inwentaryzator 1.xx CIPHERLAB, możliwość wgrania gotowej konfiguracji do kolektora Kolektor systemem WinCE i programem NOVIMAG Kolektor Unitech HT660 i aplikacją Novimag MCL, wymaga ręcznej instalacji programu komunikacyjnego MCL-Link 9
Inne Sekcja ta pozwala ustawić specyficzne dodatkowe parametry sterujące działaniem programu Manager SGT. Opcje towarów Dokumenty: Sumuj ilości tych samych towarów przy pobieraniu do dokumentu. Zaznaczenie tej opcji powoduje sumowanie ilości towarów o tym samym kodzie kreskowym przy pobieraniu ich z terminala lub z pliku tekstowego. Inwentaryzacja: Przy inwentaryzacji pomiń towary bez kodu kreskowego. Ponieważ program Kolektor SGT wraz z terminalem Cipherlab są przygotowane do zbierania danych za pomocą kodów kreskowych umieszczonych na towarach, nie jest możliwe zbieranie i przetwarzanie informacji o tych towarach, które nie posiadają takiego kodu. Po zaznaczeniu tej opcji towary nie posiadające kodu kreskowego będą pominięte przy rozliczaniu inwentaryzacji. Inwentaryzacja: Dla towarów nie pobranych z kolektora, po odczycie ustaw ilość zgodną ze stanem magazynowym Zaznaczenie tej opcji ustawia w czasie inwentaryzacji stan tych towarów, które nie zostały pobrane z terminala lub z pliku, na stan magazynowy (zgodny z bazą Subiekta GT). Jeśli opcja nie jest zaznaczona, towary nie pobrane z terminala lub z pliku wpisywane są ze stanem zerowym, co skutkuje umieszczeniem ich w dokumentach rozbieżności (PW i RW). Wysyłaj do kolektora towary zablokowane Od zaznaczenia tego parametru zależy, czy towary z atrybutem zablokowany zostaną wysłane do kolektora z bazą towarową. Należy pamiętać, że jeśli towar 10
jest zablokowany to nie może być na nim przeprowadzona żadna operacja przychodowo-rozchodowa. Wysyłaj do kolektora towary o stanie zerowym W zależności od potrzeby użytkownika do kolektora może być wysłana baza towarowa zawierająca towary o stanie zerowym w wybranym magazynie. Wygląd Automatyczne dostosowywanie szerokości kolumn w tabelach Jeśli ta opcja jest zaznaczona, to po umieszczeniu danych w tabelach szerokości kolumn będą automatycznie dostosowywane w zależności od treści komórek. Zabezpieczenia Przechowuj pliki pobrane z kolektora Jeśli ta opcja jest zaznaczona to każda transmisja danych z kolektora jest dla bezpieczeństwa zapisywana do pliku w podkatalogu Transmisje (w katalogu z zainstalowanym programem Manager SGT). Plik zawiera w nazwie datę i godzinę przeprowadzenia transmisji i może być później użyty przy tworzeniu dokumentów lub inwentaryzacji, jeśli z jakiejś przyczyny nie jest możliwe dokończenie przetwarzania danych z kolektora zaraz po pobraniu z niego danych. Używaj zabezpieczenia hasłem dostępu do konfiguracji połączenia z bazą danych Opcja ta umożliwia zabezpieczenie hasłem możliwości zmiany konfiguracji połączenia z serwerem SQL (jeśli np. nie chcemy by ktoś nieuprawniony próbował je zmienić) Włączenie tej opcji wymaga podania dwukrotnie hasła jakie będzie używane w tym celu. Od teraz próba przejścia do zakładki konfiguracji połączenia z SQL serwerem poprzedzona będzie wymogiem podania hasła zabezpieczającego. Wyłączenie tej opcji wymaga znajomości tego hasła do zdjęcia zabezpieczenia. Nowe towary Zezwalaj na dodawanie nowych towarów Jeśli ta opcja jest włączona, to możliwe będzie automatyczne założenie kartotek towarowych dla tych pozycji, które zostały odczytane z kolektora (pliku) a które nie zostały rozpoznane. Nazwa nowego towaru Ustawienia determinują jak tworzona będzie nazwa nowego towaru. Możliwe jest pobranie nazwy z kolektora lub wstawienie zdefiniowanej przez użytkownika 11
nazwy ( w tym wypadku wszystkie nowe towary z dokumentu będą maiły jedną nazwę, zdefiniowaną przez użytkownika). Schemat tworzenia symbolu nowego towaru Nowa kartoteka towaru w Subiekcie GT musi mieć nadany SYMBOL towaru. W programie Manager SGT przyjęto, że będzie on tworzony na podstawie kodu kreskowego towaru. Dodatkowo możliwe jest dodanie przedrostka i przyrostka wg własnego uznania co może np. pozwolić później na szybkie rozróżnienie w Subiekcie towarów, które zostały utworzone automatycznie przez Managera SGT. 12
Towary Zakładka Towary pozwala na pobranie aktualnej bazy towarów z Subiekta GT oraz wysłanie ich do przenośnego terminala Cipherlab. Do korzystania z tej zakładki niezbędne jest prawidłowe połączenie z serwerem SQL zawierającym bazę danych Subiekta GT. Magazyn Na liście wyboru widoczne są wszystkie magazyny zdefiniowane w Subiekcie GT. Należy wybrać jeden z nich, z którego dane chcemy pobrać i wyeksportować do terminala Cipherlab. Poziom cen Do terminala Cipherlab zostaną wyeksportowane ceny zgodnie z wybranym przez użytkownika poziomem, przy czym dostępne są wszystkie możliwe poziomy zdefiniowane w Subiekcie GT. Grupy towarowe Program Manager SGT umożliwia pobranie wybranych grup towarowych utworzonych w Subiekcie GT, w zależności od preferencji użytkownika. 13
Wszystkie Wybrane pobierane są towary z wszystkich grup towarowych po zaznaczeniu tej opcji uaktywnia się przycisk z prawej strony listy. Po jego naciśnięciu wywoływane jest okno, w którym można zaznaczyć pożądane grupy towarowe. Nazwa grupy towarowej Pozostałe elementy listy to kolejne grupy towarowe dostępne w Subiekcie GT. W tym przypadku zostaną wyeksportowane tylko towary z jednej, wybranej grupy towarowej. Przyciski funkcyjne pobranie danych z bazy Subiekta GT i wypełnienie nimi tabeli Jeśli tabela zawiera dane pobrane z Subiekta GT to po naciśnięciu przycisku nastąpi wysłanie ich do kolektora zapisanie danych z tabeli do pliku tekstowego 14
Dokumenty Zakładka Dokumenty pozwala na pobranie danych bezpośrednio z przenośnego kolektora danych lub z zapisanego wcześniej pliku tekstowego. Pobrane dane mogą być przesłane do Subiekta GT w postaci gotowego dokumentu. Do korzystania z tej zakładki niezbędne jest prawidłowe połączenie z serwerem SQL zawierającym bazę danych Subiekta GT. W przypadku pobierania danych z pliku tekstowego obsługiwane są poniższe formaty danych: 1.Dwa pola (kod kreskowy i ilość) przedzielane znakiem średnika: 5900232204731;2 5902178003218;4 2.Dwa pola (symbol towaru i ilość) przedzielane znakiem średnika: WOBLACK100;2 POYAR02;4 3.Format danych zgodny z programem Inwentaryzator 1.xx 4.Trzy pola (kod kreskowy, ilość, nazwa) przedzielane znakiem średnika: 5900232204731;2;Towar 1 5902178003218;4;Towar 2 15
Funkcje poszczególnych przycisków Rozpoczęcie transmisji z kolektorem danych (zgodnie z parametrami transmisji ustawionymi w zakładce Konfiguracja). Po pobraniu danych zostaną one wyświetlone w tabeli. Pobranie danych z pliku tekstowego (użytkownik musi wskazać przygotowany plik tekstowy). Po pobraniu danych zostaną one wyświetlone w tabeli. W czasie pobierania danych tabela wypełniana jest kolejnymi wierszami zawierającymi: Kod kreskowy, ilość, nazwę towaru w Subiekcie GT, status towaru w Subiekcie GT Po pobraniu danych do tabeli możliwa jest ręczna korekta ilości przez wskazanie wiersza, który chcemy edytować a następnie kliknięcie na komórkę zawierającą aktualnie podana ilość. Uwaga!!! Wiersze z czerwonym tłem oznacza, że dana pozycja została odczytana ze wskazanego źródła danych(kolektor lub plik), ale kod kreskowy tej pozycji nie znajduje się w bazie Subiekta GT. Sytuacja taka może mieć miejsce wtedy, kiedy oprogramowanie kolektora pozwala na odczytywanie i edycję towarów z nie odnalezionym kodem kreskowym lub przygotowany plik tekstowy zawiera pozycje z kodem kreskowym nie przypisanym do żadnego towaru w bazie Subiekta GT. Inną przyczyną oznaczenia pozycji jako błędnej jest to, że dany towar ma status zablokowany w bazie Subiekta GT (nie może być umieszczony w dokumencie). Szczegóły raportu są widoczne w dymku podpowiedzi (po najechaniu kursorem myszki na przycisk) Jeśli w konfiguracji programu Manager SGT włączona jest opcja Zezwalaj na dodawanie nowych towarów program może automatycznie utworzyć ich kartoteki i zaimportować dokument. Jeśli opcja jest wyłączona, pozycje oznaczone na czerwono nie będą eksportowane do dokumentu Subiekta GT. Jeśli w tabeli znajdują się już dane gotowe do przekształcenia w dokument subiekta, pozostaje tylko wybrać typ tworzonego dokumentu z listy wyboru Typ dokumentu oraz naciśnięcie przycisku, który spowoduje wysłanie dokumentu do Subiekta GT. Jeśli w danej chwili program Subiekt GT nie jest uruchomiony, to powinno nastąpić jego automatyczne uruchomienie. Po przesłaniu dokumentu jest on widoczny w oknie programu Subiekta GT. Do użytkownika należy uzupełnienie pozostałych danych dokumentu (kontrahent, ceny, itp.) oraz ewentualna korekta treści już w oknie aplikacji Subiekta GT. 16
Jeśli w czasie interpretacji danych z kolektora lub pliku danych pojawiły się jakieś błędy, uaktywnia się przycisk (normalnie nieaktywny), który umożliwia zapisanie do odrębnego pliku tekstowego pozycji zawierających błędy. Pozycje te widoczne są jako wiersze z czerwonym tłem. 17
Inwentaryzacja Od wersji 1.6.0.0 Managera SGT inwentaryzacja może być wykonana na dwa sposoby: 1. Przy użyciu dokumentów typu IW i modułu Inwentaryzacja w Subiekcie GT (wymagana jest wersja Subiekta GT 1.25 lub wyższa). Dokument inwentaryzacji należy utworzyć w zakładce Dokumenty a następnie przesłać do Subiekta, jak typ dokumentu wybierając IW Inwentaryzacja 2. Przy pomocy dotychczasowej metody przetwarzania danych z kolektora bezpośrednio na dokumentu PW i RW w zakładce Inwentaryzacja Funkcje umieszczone w zakładce Inwentaryzacja pozwalają na pobranie danych bezpośrednio z przenośnego kolektora lub z zapisanego wcześniej pliku tekstowego i przeprowadzenie na ich podstawie inwentaryzacji dla wybranego magazynu. W wyniku inwentaryzacji można wygenerować dwa typy dokumentów, które mogą być bezpośrednio przesłane do Subiekta GT. RW dokument zawierający niedobory stwierdzone w czasie inwentaryzacji PW dokument zawierający nadwyżki stwierdzone w czasie inwentaryzacji 18
Pobranie z Subiekta aktualnych stanów magazynowych dla wybranego magazynu i wybranych grup towarowych Transmisja i pobranie danych z kolektora wg parametrów zdefiniowanych w konfiguracji. Po odczytaniu danych aktualizowane są informacje w tabeli. Pobranie danych z pliku tekstowego. Format danych powinien być taki sam jak w przypadku odczytu pliku tekstowego w zakładce Dokumenty Na podstawie danych z tabeli generowany jest dokument zawierający nadwyżki stwierdzone w czasie inwentaryzacji (linie zaznaczone na zielono). Dokument ten jest następnie wysyłany do Subiekta GT za pośrednictwem mechanizmu Sfera GT jako dokument PW. Na podstawie danych z tabeli generowany jest dokument zawierający niedobory stwierdzone w czasie inwentaryzacji (linie zaznaczone na czerwono). Dokument ten jest następnie wysyłany do Subiekta GT za pośrednictwem mechanizmu Sfera GT jako dokument RW. Jeśli w czasie interpretacji danych z kolektora lub pliku danych pojawiły się jakieś błędy, uaktywnia się przycisk (normalnie nieaktywny), który umożliwia zapisanie do odrębnego pliku tekstowego pozycji zawierających błędy. UWAGA!!! W odróżnieniu od zakładki Towary, pozycje z błędami nie są wyszczególnianie w tabeli (czerwony kolor wiersza oznacza niedobór towaru a nie błędną pozycję). Jeśli dana pozycja została odczytana ze wskazanego źródła danych(kolektor lub plik), ale kod kreskowy tej pozycji nie znajduje się w bazie Subiekta GT, jest ona interpretowana jako błędna i nie jest wyświetlana w tabeli. Inną przyczyną oznaczenia pozycji jako błędnej jest to, że dany towar ma status zablokowany w bazie Subiekta GT (nie może być umieszczony w dokumencie). Błędne pozycje są pomijane w rozliczeniu inwentaryzacji i nie będą eksportowane do dokumentów Subiekta GT. Szczegóły raportu są widoczne w dymku podpowiedzi (po najechaniu kursorem myszki na przycisk) Przycisk powoduje usunięcie z tabeli tych towarów, które nie znajdowały się w danych pobranych z kolektora lub pliku tekstowego. Zapis stanu inwentaryzacji do pliku tekstowego Odczyt stanu inwentaryzacji z pliku tekstowego Przykładowy ekran po pobraniu danych: 19
Wiersze w kolorze zielonym oznaczają nadwyżkę danego towaru wobec teoretycznego stanu magazynowego (pozycje te znajdą się w dokumencie PW). Wiersze w kolorze czerwonym oznaczają niedobór danego towaru wobec teoretycznego stanu magazynowego (pozycje te znajdą się w dokumencie RW). Pozostałe wiersze oznaczają pozycje, gdzie stan towaru pobrany z kolektora (pliku) zgadza się ze stanem teoretycznym. Korekta ilości Po pobraniu danych do tabeli możliwa jest ręczna korekta ilości przez wskazanie wiersza, który chcemy edytować a następnie kliknięcie na komórkę zawierającą aktualnie podany stan z kolektora. Po zakończeniu edycji komórki [Stan z kolektora] kolumna [Różnica] jest automatycznie przeliczana. Znaczenie kolumn:, Kod kreskowy Główny kod kreskowy towaru Symbol Symol towaru w Subiekcie Nazwa Pełna nazwa towaru Grupa Tow Grupa towarowa Stan wg Stan towaru w wybranym magazynie wg Subiekta Subiekta Stan z kolektora Ilość towaru pobrana z kolektora danych (z pliku) Różnica Różnica kolumn [Stan z kolektora]-[ Stan wg Subiekta] Odczytane Znacznik czy dana pozycja wystąpiła w danych z kolektora (z pliku) Aktywny Status towaru w Subiekcie Cena sprzedaży Cena sprzedaży towaru wg Subiekta 20
Informacje Zakładka Informacje prezentuje informacje o programie Kolektor SGT. - Numer wersji programu - Informacje o użytkowniku, dla którego został zarejestrowany program lub w przypadku braku prawidłowego pliku licencyjnego napis Wersja demonstracyjna! 21
COMP S.A., Oddział Nowy Sącz, NOVITUS - Centrum Technologii Sprzedaży ma w swojej ofercie: COMP S.A. Oddział Nowy Sącz, NOVITUS - Centrum Technologii Sprzedaży 33-300 Nowy Sącz ul. Nawojowska 118 tel. 18 444 07 20 fax 18 444 07 90 e-mail: info@novitus.pl www.novitus.pl infolinia: 801 13 00 23