WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki PNK.IV.0932-15/10 Łódź, 20 września 2010 r. Pan Jan Jóźwik Wójt Gminy Białaczów Pani Krystyna Ziębaczewska Przewodniczący Rady Gminy w Białaczowie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa ) w dniu 17 sierpnia 2010 r. w Urzędzie Gminy w Białaczowie przeprowadzona została kontrola problemowa, której przedmiotem była organizacja przyjmowania i terminowość rozpatrywania skarg i wniosków przez organy Gminy w roku 2009 i 2010 do dnia kontroli. Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2009 r. do dnia 17 sierpnia 2010 r. Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli, podpisanym przez Pana Wójta w dniu 26 sierpnia 2010 r. bez zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń w związku z powyższym przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Przedmiotowa kontrola wykazała nieprawidłowości polegające na błędnej kwalifikacji pism o znamionach skarg i wniosków oraz ich rozpatrywaniu przez niewłaściwe organy, jak i nieprzekazywaniu właściwym organom do rozpatrzenia. W toku kontroli zbadane zostały cztery sprawy, które zostały zakwalifikowane przez organy Gminy jako wnioski. Pismo, które wpłynęło do Rady Gminy w Białaczowie w dniu 25 maja 2009 r.,
(zatytułowane:,,interpelacja samorządowa ), dotyczące podjęcia przez Wójta Gminy Białaczów działań w sprawie nielegalnego wysypiska śmieci, jest skargą na działalność wójta. Pismem z dnia 4 czerwca 2009 r. Przewodniczący Rady Gminy poinformował wnoszącego pismo o przekazaniu sprawy do załatwienia Wójtowi Gminy. Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j. t. Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ze zm.), utrzymanie czystości i porządku jest zadaniem własnym gminy. Zadania własne gminy, na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, wykonuje wójt. Zgodnie zatem z art. 229 pkt 3 Kpa, w przedmiotowej sprawie organem właściwym do rozpatrzenia skargi jest rada gminy. Pismo, które wpłynęło do Urzędu Gminy w Białaczowie w dniu 13 lipca 2010 r., dotyczące nieudzielenia informacji ustnej mieszkańcowi gminy odnośnie możliwości zatrudnienia w formie prac interwencyjnych, ze względu na charakter zawartych w nim zarzutów, jest skargą na działalność wójta. Zgodnie zatem z art. 231 w związku z art. 229 pkt 3 Kpa powinno nastąpić przekazanie do rozpatrzenia właściwemu organowi, tj. Radzie Gminy w Białaczowie z równoczesnym zawiadomieniem o tym skarżącego lub wskazanie skarżącemu właściwego organu. W dniu 7 czerwca 2010 r. do Rady Gminy w Białaczowie wpłynęło pismo Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, którym przekazano, na podstawie art. 229 pkt 3 Kpa, do rozpatrzenia skargę na działalność Wójta Gminy Białaczów z zakresu pomocy społecznej. Zgodnie bowiem z art. 7 ust. 1 pkt 6 ustawy o samorządzie gminnym, zadania z zakresu pomocy społecznej należą do zadań własnych gminy, wykonywanych na podstawie art. 30 ust. 1 tej ustawy przez wójta gminy. Na skutek dekretacji Wójta Gminy sprawa została przekazana do Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, w wyniku czego Dyrektor GOPS przekazał do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi wyjaśnienia w przedmiotowej sprawie. Wobec nierozpatrzenia sprawy przez właściwy organ Wojewoda Łódzki skierował do Rady Gminy w Białaczowie pismo z dnia 27 lipca 2010 r. informując, że na podstawie art. 237 3 Kpa, skarżący winien być zawiadomiony o sposobie załatwienia skargi; ponadto, zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych, sprawa winna być załatwiona przez Radę Gminy w formie uchwały. W dniu przeprowadzenia kontroli sprawa nie została jeszcze rozpatrzona. Pismo, które wpłynęło do Urzędu Gminy w Białaczowie w dniu 21 lipca 2010 r. dotyczy zwolnienia z podatku od nieruchomości. Pismo nie stanowi skargi ani wniosku w rozumieniu działu VIII Kpa, w związku z czym powinno zostać rozpatrzone w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.) w związku z ustawą z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r., Nr 95, poz. 613).
Jak wynika z wyjaśnień udzielonych w toku kontroli, błędna kwalifikacja wyżej przedstawionych pism jako wniosków w rozumieniu art. 241 Kpa wynikała z: decyzji radcy prawnego, tytułu pisma, czy też decyzji Wójta, podjętej po wcześniejszych rozmowach z wnoszącym. Przyczyną powstania ww. nieprawidłowości w przedmiocie kwalifikacji pism jest niestosowanie przepisu art. 222 Kpa, wskazującego, że o kwalifikacji pisma jako skargi albo wniosku decyduje treść, nie zaś jego forma zewnętrzna. W przepisach art. 227 i 241 Kpa określony został zakres przedmiotowy spraw, według którego organ decyduje o tym, czy pismo jest skargą, czy też wnioskiem. Należy zaznaczyć, że w przypadku ustalania organów właściwych do rozpatrywania skarg zastosowanie ma przepis art. 229 Kpa. Z kolei regulacja zawarta w art. 242 Kpa implikuje fakt, iż pisma zakwalifikowane jako wnioski powinny być rozpatrywane przez organy właściwe ze względu na przedmiot wniosku oraz zakres kompetencji organu, którego dotyczy pismo. W kontekście wyżej przedstawionych nieprawidłowości należy także wskazać, iż zgodnie z brzmieniem art. 231 (w przypadku skarg) oraz 243 Kpa (w przypadku wniosków), pismo należy przekazać celem rozpatrzenia organowi właściwemu w sytuacji, gdy organ, do którego je skierowano, nie jest właściwy do rozpatrzenia. Kontrola wykazała także nieprawidłowości polegające na nienadawaniu lub stosowaniu niewłaściwych symboli klasyfikacyjnych na korespondencji w sprawach skarg i wniosków: 1) w przypadku,,interpelacji samorządowej, informacja skierowana do wnoszącego nie została opatrzona znakiem sprawy. Informacje uzyskane w toku kontroli wskazują, że było to spowodowane przeoczeniem oraz brakiem dostatecznej wiedzy pracownika zajmującego się klasyfikacją spraw; 2) odpowiedzi na pismo z dnia 13 lipca 2010 r., nadano znak sprawy: 0717/55/2010. W tym przypadku udzielone zostały wykluczające się wzajemnie wyjaśnienia; 3) wyjaśnienia Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, skierowane do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, otrzymały znak właściwy dla tej komórki organizacyjnej: GOPS 9141/798/10, co było wynikiem przekazania przez Wójta sprawy do GOPS; 4) pismu będącemu odpowiedzią na żądanie zwolnienia z podatku od nieruchomości, nadano znak: 2213/40/09. Zgodnie z uzyskanymi wyjaśnieniami, numer sprawy nadał pracownik referatu merytorycznego, przebywający w dniu kontroli na urlopie wypoczynkowym. Opisane wyżej nieprawidłowości zaistniały na skutek niezastosowania przepisu 18 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych
(Dz. U. z 1999 r., Nr 112, poz. 1319 ze zm.), zgodnie z którym, znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. W przypadku skarg i wniosków znak sprawy winien zatem składać się z kategorii jednolitego rzeczowego wykazu akt (0561 dla skarg lub 0562 dla wniosków) oraz numeru odpowiadającego pozycji sprawy w rejestrze skarg i wniosków. Ten sam numer powinny mieć wszystkie pisma wychodzące w danej sprawie. Nieprawidłowością stwierdzoną w toku kontroli jest także nierejestrowanie pism mających znamiona skargi lub wniosku bezpośrednio po ich kwalifikacji. Spośród czterech badanych spraw dwie nie zostały ujęte w rejestrze skarg i wniosków (skarga na działalność Wójta Gminy Białaczów, przekazana Radzie Gminy w Białaczowie pismem Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi z dnia 4 czerwca 2010 r. oraz pismo, które wpłynęło do Urzędu Gminy dnia 21 lipca 2010 r.). Wyjaśnienia udzielone w toku kontroli wskazują na niezarejestrowanie ww. spraw z powodu ich przekazania do innych komórek organizacyjnych Urzędu w celu rozpatrzenia. Przyczyną zaistnienia omawianej nieprawidłowości jest niezastosowanie przepisu art. 254 Kpa, obligującego do rejestrowania i przechowywania skarg i wniosków w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. Skutkiem zaś jest naruszenie tegoż przepisu, w wyniku czego zaistniał stan niezgodny z przepisami prawa. Przeprowadzona kontrola wykazała również nieprawidłowość polegającą na niewypełnieniu dyspozycji wynikającej z art. 244 2 Kpa, który zobowiązuje zawiadomienie wnioskodawcy o sposobie załatwienia wniosku. W odniesieniu do skarg ten sam obowiązek wynika z art. 237 3 Kpa. Powyższe stwierdzono w przypadku,,interpelacji samorządowej, (osoba wnosząca pismo została powiadomiona wyłącznie ustnie przez Wójta Gminy o ostatecznym załatwieniu sprawy) oraz sprawy przekazanej pismem Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego. Skutkiem jest naruszenie ww. przepisu prawa, w wyniku czego wnoszący pismo nie został poinformowany w ogóle o sposobie załatwienia sprawy lub został zawiadomiony w sposób niewłaściwy. Należy wskazać, że jedną z zasad postępowania administracyjnego jest zasada, określona w art. 14 1 Kpa, obligująca organy administracji publicznej do załatwiania spraw w formie pisemnej. Przepis art. 14 ust. 2 Kpa przyznaje organowi administracji publicznej możliwość załatwienia sprawy w formie ustnej, jednak w tej sytuacji muszą być spełnione określone warunki. Ponadto przedmiotowa kontrola wykazała uchybienie polegające na niezastosowaniu przepisu art. 253 3 Kpa, stanowiącego, że dni i godziny przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez kierownika jednostki powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. Zgodnie z zamieszczoną w Urzędzie Gminy w Białaczowie informacją, przyjęcia w sprawach skarg
i wniosków odbywają się od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 15.30. Z uwagi na to, że kontrolowany Urząd obsługuje tereny wiejskie należy uznać, że wypełniona została pierwsza część dyspozycji ww. przepisu dni i godziny przyjęć dostosowane są do potrzeb mieszkańców. Osobami odpowiedzialnymi za wyżej określone nieprawidłowości oraz uchybienie są: 1) Pan Jan Jóźwik - Wójt Gminy Białaczów w ramach nadzoru nad pracownikami Urzędu Gminy w Białaczowie, zgodnie z zapisem 7 ust. I pkt 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Białaczowie; 2) Pani Barbara Goworek Zastępca Wójta Gminy Białaczów, do obowiązków której, zgodnie z zakresem czynności, odpowiedzialności i uprawnień z dnia 8 kwietnia 1999 r., należy rozpatrywanie skarg i wniosków; 3) Pani Urszula Kałużyńska (do 10 kwietnia 2010 r.: Mazur), która, zgodnie z zakresem czynności, odpowiedzialności i uprawnień z dnia 1 lipca 2007 r., zajmuje się rozpatrywaniem skarg i wniosków. Jednak, zgodnie z wyjaśnieniami Pani Urszuli Kałużyńskiej, od dnia 20 kwietnia 2010 roku do dnia kontroli przebywała ona na urlopie macierzyńskim, w związku z czym, była zastępowana przez Panią Krystynę Gołąb zatrudnioną na samodzielnym stanowisku ds. rolnictwa i gospodarki komunalnej. Należy również zaznaczyć, że jak podała podczas kontroli Pani Urszula Kałużyńska, zastępująca ją osoba nie zajmowała się sprawą pisma z dnia 13 lipca 2010 r. Przedmiotowa kontrola wykazała, że w kontrolowanej jednostce przestrzegany jest przepis 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., Nr 5, poz. 46), stanowiący o konieczności powierzenia wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom przyjmowania i koordynowania rozpatrywania skarg i wniosków oraz umieszczenia stosownej informacji w widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki organizacyjnej. Zgodnie z ustaleniami kontroli, w hallu Urzędu Gminy w Białaczowie znajduje się informacja wskazująca, że osobą przyjmującą w sprawach skarg i wniosków jest Wójt Gminy Białaczów. Ponadto w trakcie kontroli ustalono także, że w sprawach, w których udzielono odpowiedzi, zachowany został termin wynikający z art. 244 1 Kpa, wskazujący na konieczność załatwienia wniosku bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. W oparciu o przyjęty protokół kontroli i w nawiązaniu do zawartych w nim ustaleń, działalność organów Gminy w kontrolowanym zakresie oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami wskazuje się na konieczność przestrzegania przepisów Kpa w przedmiocie właściwej kwalifikacji skarg i wniosków,
przestrzegania właściwości organów do rozpatrywania spraw, kwalifikowanych jako skargi i wnioski, należytego rejestrowania i przechowywania skarg i wniosków oraz zapoznanie pracowników ze sposobem znakowania pism, wynikającym z Instrukcji kancelaryjnej. Na podstawie 38 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi (Załącznik do Zarządzenia Nr 210/2010 Wojewody Łódzkiego z dnia 1 lipca 2010 r.) informuję, że jest Pan Wójt zobowiązany do powiadomienia Wojewody Łódzkiego w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Ponadto, w przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego informuję, że jest Pan Wójt zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli