R E G U L A M I N F A K T U R O W A N IA Chorzów, 01-01-2013 1 1. Podatnik - firma zwana dalej Sprzedawcą, wystawia faktury dla potrzeb podatku od towarów i usług na podstawie art. 106 Ustawy oraz rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. oraz na podstawie niniejszego regulaminu. 2. Faktury wystawiane przez Sprzedawcę są również dokumentami handlowymi, chyba że dokumentowanie dla celów cywilno-prawnych nastąpi w innej uzgodnionej formie. 2 1. Faktury w rozumieniu art. 106 Ustawy dla potrzeb podatku od towarów i usług wystawiane są z tytułu: a. dostawy towarów i realizacji usług przez Sprzedawcę na terenie kraju, jeśli obowiązek podatkowy z tytułu wskazanych czynności na nim spoczywa, b. realizacji usług na terenie kraju, jeśli obowiązek podatkowy spoczywa na podatniku jako nabywcy, wg art. 17 ust. 1 pkt 4 Ustawy, z zastrzeżeniem ust. 2, c. dostawy towarów na terenie kraju, jeśli obowiązek podatkowy spoczywa na podatniku jako nabywcy towaru zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 Ustawy, z zastrzeżeniem ust. 2, d. dostawy towarów, jeśli obowiązek podatkowy spoczywa na nabywcy wg art. 17 ust. 1 pkt 7 Ustawy, e. realizacji usług, jeśli obowiązek podatkowy spoczywa na Nabywcy wg art. 17 ust. 1 pkt 7 Ustawy, f. dostawy towarów oraz realizacji usług na terenie terytorium innego państwa członkowskiego UE lub innego państwa. 2. Sprzedawca wystawia faktury korygujące do faktur wskazanych w par.2 3. Faktury dotyczące czynności wymienionych w par. 2 wystawiane są w formie papierowej. 4. Sprzedawca może również wystawić fakturę w formie elektronicznej, o ile uzyska zgodę nabywcy. 5. Faktury w formie papierowej drukowane są w dwóch egzemplarzach i identyfikowane w następujący sposób: a. na egzemplarzu pierwszym słowami ORYGINAŁ 1, b. na egzemplarzu drugim słowami ORYGINAŁ 2, c. każdy egzemplarz jest podpisany przez osobę upoważnioną do wystawiania faktur, d. na oryginałach faktur postawiona jest pieczęć Sprzedawcy używana do oznaczania korespondencji handlowej i urzędowej, której wzór określa załącznik do niniejszego regulaminu.
3 Sprzedawca płatnik podatku od towarów i usług zapewnia autentyczność pochodzenia, czytelność oraz integralność treści faktury przy zachowaniu środków zabezpieczających je przed sfałszowaniem (podrobieniem) i zmianą treści zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, Regulaminu oraz wszelkich innych postanowień obowiązujących w tym zakresie. Powyższe zapewnione jest przez: 1. określenie osób uprawnionych do wystawiania i podpisywania faktur oraz odpowiedzialnych za ich treść: a. Arkadiusz Bieniek b. Barbara Kurzak 2. umieszczenie oryginalnego podpisu osoby wystawiającej fakturę w stosownym polu, 3. umieszczenie na fakturze pieczęci firmowej w kolorze zielonym, 4. zapewnienie niepowtarzalności numeracji faktur. Dla realizacji celów wskazanych w par. 3 następuje również zapis elektroniczny wystawianych faktur przy zastosowaniu programu SUBIEKT zainstalowanego na zdalnym serwerze firmy KOMAKO, która wynajmuje Sprzedawcy powierzchnię zapisu cyfrowego wystawianych faktur. Bezpieczeństwo elektronicznych kopii faktur zapewniane jest przez: a. logowanie do zasobów za pomocą szyfrowanego hasła b. szyfrowanie połączenia z terminalem c. zabezpieczenia typu firewall d. separację sesji połączeniowej e. separację aplikacji f. codzienne tworzenie kopii bezpieczeństwa zasobów 4 5 1. Sprzedawca zapewnia możliwość zweryfikowania prawidłowości wystawianych faktury poprzez kontrole biznesowe, mające na celu ustalenie zgodności otrzymanych oryginałów z kopią elektroniczną oraz zgodność z czynnościami, będącymi podstawą do wystawienia faktury. 2. Kontrola może zostać przeprowadzona przez osobę działającą w imieniu Sprzedawcy lub osobę trzecią reprezentującą nabywcę pod warunkiem wskazania interesu prawnego uzasadniającego uczestnictwo w tej kontroli. 6 1. Faktury wystawiane na podstawie Regulaminu zawierają następujące dane: a. datę wystawienia b. kolejny niepowtarzalny numer faktury
c. pełną nazwę Sprzedawcy i Nabywcy podatników VAT d. adresy Sprzedawcy i Nabywcy e. numery identyfikacji podatkowej (NIP) Sprzedawcy i Nabywcy f. datę realizacji usług, wysyłki lub dostawy towarów (w przypadku odbioru własnego przez Nabywcę data wystawienia jest równoznaczna z datą odbioru towaru) g. nazwę towaru lub usługi h. miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług i. cenę jednostkową towaru lub usługi netto j. wartość netto towarów lub usług objętych transakcją k. stawkę podatku l. sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku m. kwotę należnego podatku n. kwotę sumy należności (brutto) 2. W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podatników z innego kraju członkowskiego UE faktura nie będzie zawierała: a. stawki podatku b. sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku c. kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto 3. Faktura o której mowa w p. 2 zawiera dodatkowo: a. numer identyfikacji podatkowej Sprzedawcy poprzedzony kodem PL b. numer identyfikacji podatkowej Nabywcy poprzedzony dwuliterowym kodem stosowanym w państwie członkowskim tego Nabywcy 4. Na fakturach wystawianych przez Sprzedawcę płatnika podatku od towarów i usług Sprzedawca podaje dodatkowe informacje: a. termin płatności należności wynikającej z wystawionej faktury b. numer rachunku bankowego: 38 1140 2004 0000 3802 4094 4086 c. odniesienie do zamówienia Nabywcy, będącego podstawą dostawy towarów i wystawienia faktury d. informacja o sposobie i identyfikacji dostawy 7 1. Sprzedawca wystawia faktury nie później niż 7 dnia od dokonania dostawy towarów lub realizacji usługi. 2. Jeśli faktura dokumentuje przynajmniej dwie dostawy lub usługi, Sprzedawca w porozumieniu z Nabywcą wystawia fakturę zbiorczą nie później niż z końcem miesiąca w którym zostały dokonane. 3. W przypadku otrzymania od Nabywcy zapłaty, która rodzi obowiązek podatkowy, Sprzedawca wystawia fakturę w ciągu 7 dni od otrzymania zapłaty.
W przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury, na wniosek Nabywcy Sprzedawca ponownie drukuje fakturę i przekazuje w posiadanie Nabywcy, oznaczając ją dodatkowo hasłem DUPLIKAT i datą jego wystawienia. 8 1. Sprzedawca wystawia korekty faktur w przypadku: a. obniżki ceny towarów lub usług po wystawieniu faktury b. zwrotu towarów przez Nabywcę c. zwrotu Nabywcy całości lub części należności d. zmiany ceny, stawki podatku lub kwotach należności w wyniku pomyłki Sprzedawcy 9 2. Korekta faktury w przypadku podwyżki ceny zawiera w szczególności: a. numer kolejny i datę wystawienia b. odniesienie do faktury korygowanej z podaniem jej numeru i daty wystawienia c. pełne nazwy Sprzedawcy i Nabywcy wraz z adresami d. numery identyfikacji podatkowej Sprzedawcy i Nabywcy e. datę wysyłki towaru lub jego dostawy lub datę otrzymania płatności f. nazwę towaru lub usługi objętych zmianą ceny g. kwotę podwyższenia podatku należnego h. kwotę zmiany podatku należnego i. prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości prawidłowej 3. Korekta faktury w przypadku pomyłek w cenie, stawce podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury zawiera w szczególności: a. numer kolejny i datę wystawienia b. odniesienie do faktury korygowanej z podaniem jej numeru i daty wystawienia c. pełne nazwy Sprzedawcy i Nabywcy wraz z adresami d. numery identyfikacji podatkowej Sprzedawcy i Nabywcy e. datę wysyłki towaru lub jego dostawy lub datę otrzymania płatności f. prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości prawidłowej 4. Korekta faktury zawiera hasło FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA. 5. Sprzedawca wystawiający korektę faktury wymagać będzie pisemnego potwierdzenia jej odbioru przez Nabywcę 10 1. W przypadku wystawienia faktury przed czynnością skutkującą obowiązkiem podatkowym, która jednak nie doszła do skutku, Sprzedawca może anulować wystawioną fakturę.
2. Anulowanie faktury jest możliwe w następującym trybie: a. pisemna informacja Nabywcy o zamiarze anulowania faktury b. zwrot oryginału faktury posiadanego przez Nabywcę c. przekreślenie odzyskanej faktury z hasłem ANULOWANO oraz podpisem osoby upoważnionej do anulowania faktur. d. zarchiwizowanie anulowanej faktury do czasu przedawnienia zaległości podatkowej. która powstałaby z tytułu niewykonanej czynności 3. Osobami upoważnionymi do anulowania faktury są: a. Arkadiusz Bieniek b. Barbara Kurzak. 4. Możliwość anulowania faktury dotyczy również faktur korygujących (korekt). 11 W przypadku gdy cena dostarczanego towaru lub realizowanej usługi określona jest w walucie obcej, przeliczenia na walutę krajową dokonuje się wg średniego kursu danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień powstania obowiązku podatkowego. 12 W przypadku gdy Sprzedawca wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a ceny towarów lub usług są określone w walucie innego kraju, przeliczenia na walutę polską dokonuje się wg średniego kursu waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Jeżeli faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej kasą fiskalną, do egzemplarza takiej faktury dołączany jest paragon dokumentujący tę sprzedaż. Egzemplarz faktury z dołączonym paragonem pozostaje w archiwum Sprzedawcy. 13
ZAŁĄCZNIK NR 1 - WZÓR PIECZĘCI FIRMOWEJ I PODPISÓW OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO WYSTAWIANIA FAKTUR 1. pieczęć firmowa 2. wzór podpisu Arkadiusz Bieniek 3. wzór podpisu Barbara Kurzak