Szanowni Państwo, ZAPYTANIE OFERTOWE Płock, 14.08.2017r. COPCO Polska Sp. z o.o. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zaprasza Państwa do złożenia oferty na wydruk i dostawę kalendarzy książkowych i ściennych na 2018 rok z logo Ekoterm Plus, według gotowych projektów. ZAKRES PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA: Przedmiotem postępowania ofertowego jest wydruk i dostawę kalendarzy książkowych i ściennych na 2018 rok z logo Ekoterm Plus, według gotowych projektów. Projekty zostaną przekazane przez Spółkę wybranemu oferentowi po podpisaniu Zamówienia. Postępowanie dotyczy następujących kalendarzy: 1. Kalendarz książkowy z logo Ekoterm Plus - format A5, układ dzienny, w oprawie twardej z motywem przewodnim marki Ekoterm Plus. Blok kalendarza szyty oraz dodatkowo klejony, wzmocniony krepą. Prosimy o propozycję kalendarzy nie zamykanych gumką i bez gumki do przytrzymywania długopisu. Kalendarz musi mieć wszytą tasiemkę i zawierać praktyczny system registrów. Preferowany kolor kartek biały (ewentualnie ecru). Kalendarz powinien też zawierać: planer przed każdym miesiącem, notes teleadresowy, kalendarium w języku polskim, angielskim i niemieckim (mile widziane dodatkowe języki), samochodową mapę Polski, podwójne imieniny w języku polskim (imiona). Ilość: 4.000 szt. Kalendarze muszą być spersonalizowane, tzn. muszą zawierać dane teleadresowe Autoryzowanych Dystrybutorów Ekotermu Plus - dostawca wykona personalizację na podstawie projektów przekazanych przez spółkę ORLEN Paliwa po podpisaniu Strona1 801 805 541
umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. Planujemy przeznaczyć po 50 sztuk kalendarzy książkowych dla każdego Autoryzowanego Dystrybutora Ekotermu Plus, zatem potrzebujemy 80 zestawów po 50 sztuk kalendarzy spersonalizowanych dla każdego z Autoryzowanych Dystrybutorów Ekotermu Plus. Ostateczna ilość kalendarzy zostanie uzgodniona w późniejszym etapie. 2. Kalendarz ścienny Ekoterm Plus - trójdzielny, preferowany wymiar główki kalendarza: 34-37 cm x 24-25 cm, kalendarium dopasowane do wymiarów główki, plecki sztywne, główka kaszerowana - nie wyginająca się po zawieszeniu kalendarza na ścianie, plecki i główka kalendarza zabezpieczone folią błyszczącą, wydruk według gotowego autorskiego projektu, kartki z poszczególnymi miesiącami zrywane. Widoczny układ: duży miniony miesiąc, duży aktualny miesiąc, duży przyszły miesiąc. Kalendarium w języku polskim i angielskim (mile widziane dodatkowo w języku niemieckim). Kalendarz musi zawierać numerację tygodni w roku oraz polskie imiona (podwójne imieniny). Konieczny jest przezroczysty pasek z okienkiem do oznaczania danego dnia w aktualnym miesiącu. Ilość: 4.000 szt. Kalendarze muszą być spersonalizowane, tzn. muszą zawierać dane teleadresowe Autoryzowanych Dystrybutorów Ekotermu Plus - dostawca wykona personalizację na podstawie projektów przekazanych przez spółkę ORLEN Paliwa po podpisaniu umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. Planujemy przeznaczyć po 50 sztuk kalendarzy ściennych dla każdego Autoryzowanego Dystrybutora Ekotermu Plus, zatem potrzebujemy 80 zestawów po 50 sztuk kalendarzy spersonalizowanych dla każdego z Autoryzowanych Dystrybutorów Ekotermu Plus. Ostateczna ilość kalendarzy zostanie uzgodniona w późniejszym etapie. Kalendarze książkowe i ścienne z logo Ekoterm Plus (opisane powyżej w punktach 1 i 2) - wysyłka pod około 80 adresów na terenie Polski w następującej konfiguracji: 50 szt. kalendarzy książkowych + 50 szt. kalendarzy ściennych. Ostateczna ilość adresów do ustalenia w późniejszym terminie. Lista wysyłkowa zostanie przekazana dostawcy po wyprodukowaniu kalendarzy i podpisaniu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Do każdej przesyłki dostawca dołączy protokół odbioru kalendarzy (wzór Strona2 801 805 541
protokołu zostanie przekazany dostawcy do druku przez spółkę ORLEN Paliwa). Rodzaj wysyłki - kurierska - dostawca musi dostarczyć spółce potwierdzenie realizacji wysyłki. Spółka ORLEN Paliwa przewiduje, że po realizacji zamówienia określonego niniejszym zapytaniu ofertowym, Autoryzowani Dystrybutorzy Ekotermu Plus mogą chcieć dokonać indywidualnego zakupu większej ilości spersonalizowanych kalendarzy niż określona w zapytaniu ofertowym. W związku z powyższym prosimy o zapewnienie takiej możliwości według stawek wynegocjowanych w niniejszym postępowaniu - ewentualne dokupienie kalendarzy bezpośrednio przez Autoryzowanych Dystrybutorów Ekotermu Plus płatność będzie realizowana w 100% przez Autoryzowanego Dystrybutora Ekotermu Plus. Spółka ORLEN Paliwa zastrzega sobie prawo do podpisania Zamówinia z OWZ tylko z jednym dostawcą na produkcję i dostawę kalendarzy ściennych i książkowych lub z dwoma różnymi dostawcami (jeden dostawca wyprodukuje i dostarczy kalendarze ścienne, drugi dostawca dostarczy i wyprodukuje kalendarze książkowe). Jednocześnie spółka dopuszcza możliwość złożenia oferty na wybranych pozycjach: produkcję i dostawę kalendarzy książkowych; produkcję i dostawę kalendarzy ściennych; produkcję i dostawę kalendarzy książkowych oraz ściennych (oferta kompleksowa). Reklamacja W przypadku jakichkolwiek jakościowych uwag związanych z realizacją usługi określonej w niniejszym zapytaniu, dostawca pokryje wszelkie koszty związane z uwzględnieniem zgłoszenia/zgłoszeń reklamacyjnych i zobowiąże się do naprawienia "szkody" w ciągu 14 dni (dwóch pełnych tygodni). Zasady współpracy określają Ogólne Warunki Zakupu wraz z ustaloną tabelą cenową. Wraz z przedstawieniem oferty należy przesłać do ORLEN Paliwa próbki kalendarzy określonych w zapytaniu ofertowym (w przypadku kalendarzy ściennych prosimy o przesłanie sztywnej koperty), zgodnie z opisaną specyfikacją. Strona3 801 805 541
Oferta powinna obejmować: aktualny dokument dotyczący reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG (z 3 ostatnich miesięcy); akceptację Ogólnych Warunków Zamówienia OWZ (dokument załączony na CONNECT); podpisane oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy (dokument załączony na CONNECT); akceptację gwarancji minimum 12 miesięcy; potwierdzenie wykonania usługi zgodnie z treścią zapytania ofertowego; referencje / wykaz podmiotów, dla których w ciągu ostatnich 3 lat zrealizowano prace w zakresie porównywalnym do niniejszego zapytania lub referencje (minimum 3); informację o specyfice proponowanych kalendarzy gramatura, kolor papieru, kolor nadruku, kolor tasiemki, dokładne wymiary kalendarzy książkowych, wymiary główki kalendarzy ściennych, uwzględniając wymogi opisane w niniejszym zapytaniu; opis sposobu personalizacji, zarówno w kalendarzach książkowych jak i ściennych (koszt personalizacji powinien być uwzględniony w cenie jednostkowej kalendarza); próbki poszczególnych kalendarzy, wykonane zgodnie ze specyfikacją standardów w zapytaniu ofertowym. Próbki powinny być dostarczone do centrali spółki ORLEN Paliwa Sp. z o.o., Dział ds. Zakupów,, w terminie składania ofert. Oferta nie uzupełniona o ww. próbki nie będzie brana pod uwagę. termin realizacji zlecenia: 21 dni od otrzymania projektów. określenie kosztu dostawy w tabeli cenowej; wycenę usługi zgodnie z załączona tabelą cenową, zgodnie z poniższym: Cena netto i brutto wydruku poszczególnych kalendarzy opisanych w punktach 1 i 2, spersonalizowanych o dane Autoryzowanych Dystrybutorów Ekotermu Plus (cenę netto za pojedynczy egzemplarz i cenę netto łącznie za podaną ilość sztuk). Jednostkowa cena netto dostawy oraz łączna cena kompleksowej dostawy. Strona4 801 805 541
Spółka dopuszcza możliwość wykluczenia z postępowania oferty nie uzupełnionej o przesłane próbki kalendarzy. Termin ważności składanych ofert 90 dni. Oferta powinna uwzględnia również termin płatności 30 dni od daty otrzymania faktury. OFERTĘ HANDLOWĄ zawierającą cenę ( tabele cenowe, wycena usługi) proszę załączyć w miejscu do tego przeznaczonym, podanym na Platformie. W przeciwnym wypadku Państwa oferta może nie zostać wzięta pod uwagę w postępowaniu. Proszę o załączenie dokumentów w odpowiednich miejscach formularza na platformie zakupowej CONNECT. Błędne załączenie dokumentów, np. część handlowa w części technicznej, może skutkować wykluczeniem oferty. Oferty prosimy składać na Platformie Zakupowej Connect: https://connect.orlen.pl/ do dnia 28.08.2017 r. godzina 12.00 Pytania należy zadawać w zakładce korespondencja na ww. platformie. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej oferty/odpowiedzi na zapytanie. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu podmiotowi do którego skierowano zapytanie nie przysługują żadne roszczenia wobec ORLEN Paliwa Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i n. k.c. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo roszczenia o zwrot tych kosztów. Z poważaniem Sandra Białkowska Dział ds. Zakupów, tel. (24) 256-60-62 Strona5 801 805 541