Bolesław Woszczyński POSTĘPOWANIE Z ZESPOŁAMI OTWARTYMI W ŚWIETLE WYTYCZNYCH NACZELNEJ DYREKCJI ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH Problematyka zespołów otwartych w zasadzie została już rozwiązana z punktu widzenia teoretycznego. W swoim artykule prof. K. Konarski, poruszając zagadnienia archiwalne określił zespół otwarty jako zespół, którego macierzysta kancelaria funkcjonuje i bądź bezpośrednio, bądź za pośrednictwem składnicy akt przesyła temu zespołowi kolejne dopływy akt. Dopiero z chwilą, gdy urząd ulegnie likwidacji lub głęboko sięgającym przekształceniom odcinającym w jego dziejach nowy chronologicznie odrębny okres, wtedy dopiero dopływy ustają, a zespół z otwartego staje się zamknięty 1. W podobny sposób zagadnienie ujmuje Polski Słownik Archiwalny, w którym pod hasłem zespół archiwalny otwarty czytamy, że jest to zespół akt uzupełniany kolejnymi dopływami akt ze składnicy lub z kancelarii 2. Należy jednak podkreślić, że w zasadzie wszystkie te określenia przybierały odpowiedni kształt wówczas, kiedy jeszcze nie było tak masowego napływu do archiwów akt wytworzonych przez współczesną kancelarię. Właśnie jej rozwój, a przede wszystkim wciąż zachodzące przeobrażenia w samej strukturze administracji, jakie można obserwować na przestrzeni ostatnich dziesięcioleci, spowodowały większe zainteresowanie się tym problemem. Przed archiwistą współczesnym rodzą się nowe, nie objęte teorią, zagadnienia; musi on swoją praktyczną działalnością uzupełniać już poprzednio sformułowane pojęcia teoretyczne. Problem ten szczególnie ostro zarysował się w ostatnim dziesięcioleciu, 1 K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady archiwistyki, Archeion nr 1 20, 1951, s. 44. 2 Polski Słownik Archiwalny, Warszawa 1952, s. 30. 22
kiedy to przystąpiono do opracowania prawie że bieżącej produkcji kancelaryjnej. Coraz to szersze zainteresowania badaczy aktualną problematyką życia politycznego, gospodarczego i społecznego kraju zmuszają archiwa do czynienia wysiłków, aby tam zgromadzone i odpowiednio opracowane zespoły akt były szybko udostępniane. Na gruncie ogólnych zagadnień wyrosła potrzeba zajęcia się sprawą zespołów otwartych. Przedstawiciele różnych ośrodków życia archiwalnego dzielili się swoimi uwagami, podając wiele praktycznych rozwiązań. W zasadzie najwięcej uwagi rozważaniom nad zespołem otwartym poświęcono podczas Piątej Archiwalnej Konferencji Metodycznej, która obradowała w Warszawie w dniach 12 14 grudnia 1961 roku. Poruszone tam problemy oraz dalsze głosy dyskusyjne doprowadziły wreszcie do opublikowania przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych (NDAP) w drugiej połowie roku 1967 wytycznych o postępowaniu z zespołami otwartymi. Zakończony więc został okres wstępnych dyskusji, przystąpiono do właściwej realizacji zamierzeń. * * * W celu uzyskania pełnego obrazu sytuacji, jaka doprowadziła do ogłoszenia wytycznych sięgnąć należy do wspomnianych głosów dyskusyjnych, które sugerowały różne postępowanie przy zespołach otwartych. Problem ten szczególnie interesuje wojskową służbę archiwalną, która ma do czynienia przede wszystkim z bieżącym wytworem kancelarii jednostek. Wiele uwagi zagadnieniom zespołów otwartych poświęciła Halina Chrościcka, która wygłosiła jeden z podstawowych referatów na wspomnianej V Archiwalnej Konferencji Metodycznej. Na płaszczyźnie problematyki archiwalnej omówiła autorka następujące zagadnienia: pojęcie zespołu otwartego i sprawa jego niepodzielności, zespół akt jako odzwierciedlenie procesu historycznego, typy zespołów. Jednak główną uwagę koncentrowała H. Chrościcka na sprawach związanych z metodami porządkowa zespołów otwartych. W zasadzie nikt dotychczas nie podejmował podstawowych prac archiwalnych przy zespołach otwartych. A przecież jak pisze autorka zespół otwarty gromadzony nieraz na dużej przestrzeni czasu, nie może czekać na porządkowanie do momentu zamknięcia 23
go przy ewentualnej likwidacji, której nigdy zresztą nie da się przewidzieć 3. H. Chrościcka stwierdza, że w praktyce archiwalnej mamy do czynienia z dwojakiego rodzaju nawarstwiania się zespołów otwartych: 1) nawarstwianie w związku z kolejnymi dopływami akt do archiwum i 2) nawarstwianie tych dopływów w wyniku kolejnych zmian organizacyjnych instytucji (jeżeli takowe zachodzą). Dalsze sugestie dotyczą tworzenia inwentarza kartkowego w archiwum zakładowym, a następnie ciągłego już w archiwum państwowym. Autorka uważa też za konieczne opracowywanie wielu dodatkowych pomocy archiwalnych do powstających inwentarzy (skorowidze, katalogi). We wnioskach końcowych zawarte są propozycje opracowania specjalnych wytycznych o postępowaniu z zespołami otwartymi. Inni autorzy artykułów 4 polemizowali z omówionymi propozycjami. Informowali również o metodach postępowania z zespołami otwartymi w innych krajach 5. Wypowiedziano się też w sprawie zasady proweniencji 6, twierdząc, że nie zawsze można odtwarzać układu akt, który został im nadany w kancelarii, gdyż nieraz byłoby to uznaniem nieładu i chaosu 7. Kolejne dopływy akt zespołów otwartych winny obejmować pełne materiały archiwalne danej instytucji z określonego odcinka czasu; opracowanie akt tych zespołów przebiegać winno etapami, w miarę stwierdzenia istnienia podstawy do zastosowania cezury w zespole. Jednak przed przystąpieniem do ostatecznego opracowania akt wyodrębnionej części zespołu otwartego należy przeprowadzić scalenie akt. Zapoczątkowana w grudniu 1961 r. na szerszą skalę dyskusja nad interesującą problematyką zespołów otwartych kontynuowana była i w latach późniejszych. Na łamach Archeionu zabierali głos pracownicy archiwów z różnych środowisk 3 H. C h o ś c i c k a, Problematyka zespołów otwartych, Archeion nr 37, 1962, s. 81. 4 Na łamach tego Archeionu: F. C i e ś 1 a k, Uwagi w sprawie opracowania zespołów otwartych (s. 95 99); T. G r y g i e r, Niektóre problemy zespołu otwartego (s. 99 104); I. I h n a t o w i c z, Z problematyki archiwalnej zespołów otwartych (s. 104 111). 5 S. N a w r o c k i, Zagadnienie zespołów otwartych w Public Record Office w Londynie, Archeion nr 37, 1962, s. 112 116. 6 Zasada proweniencji jest to poszanowanie związku zachodzącego między: 1) aktami zespołu a kancelarią, która ów zespół utworzyła, 2) aktami zespołu między sobą (niepodzielność). Polski Słownik Archiwalny, s. 22. 7 F. C i e ś l a k, op.cit., s. 96. Chodzi tu o stosowanie tzw. wolnej zasady proweniencji, rozpowszechnianej wśród archiwistów niemieckich. Por.: J. P r a ż a k, Tak zwana wolna zasada proweniencji, Archeion nr 27, 1957, s. 47 57. Problem porusza też Cz. B i e r n a t, Zasada przynależności zespołowej w ujęciu archiwistów holenderskich, Archeion nr 37, l962, s. 121 127. 24
regionalnych. Wysuwano wiele propozycji zmierzających do uregulowania istotnego dla współczesnej archiwistyki problemu. Omawiane były również zagadnienia dotyczące terminologii archiwalnej. Obecne doświadczenia wskazują, że określenie zespołu jako wytworu aktowego jednej kancelarii 8 już nie jest wystarczające. Dziś nawet w tej samej instytucji, zarówno wojskowej jak i cywilnej, mamy do czynienia z kilkoma kancelariami (przy istnieniu jednej kancelarii głównej). Z praktycznej działalności wiadomo, że w zasadzie twórcami pism są nie kancelarie jak w przeszłości ale poszczególni referenci. Sama kancelaria natomiast przejęła czynności wysyłki czystopisu. Ponadto kancelaria zajmuje się ostatecznym przygotowaniem akt do przekazania składnicy archiwum zakładowemu. W tej sytuacji o jedności danego zespołu akt decyduje przede wszystkim stopień i charakter więzi pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi odpowiedniej instytucji, wspólne kierownictwo, wspólny budżet, akty prawne powołujące urząd, wspólne przepisy kancelaryjne, wykazy akt itp. 9 Poszczególne ogniwa jednej instytucji stają się współtwórcami dużego zespołu i to o strukturze dość powikłanej. W każdym jednak razie mamy tu do czynienia z zespołem otwartym. Z omówionych wyżej spraw wynika, że spojrzenie na pojęcie zespołu otwartego oraz metod prac porządkowych musi być wielostronne. Z dyskusji toczącej się na łamach fachowego pisma Archeionu wynikało, że w zasadzie zespół otwarty powinien być częściowo opracowany już w archiwum instytucji. Do archiwum państwowego przekazywane byłyby kolejne dopływy wraz z inwentarzami ciągłymi. Akta jednej instytucji wytworzone w poszczególnych okresach i przekazywane już na stałe przechowanie do archiwum miałyby więc trwałą pomoc archiwalną. Ten inwentarz z kolei miałby numerację tomów, gdyż każdy nowy dopływ akt posiadałby nowy inwentarz ciągły. W niektórych krajach a przede wszystkim w Wielkiej Brytanii właśnie tak sprawa od lat jest rozwiązana. Mogą sobie na to pozwolić, gdyż archiwa centralne otrzymują akta po długim okresie przechowywania ich w archiwum niższego szczebla, a poza tym udostępnianie akt do badań następuje dopiero po pięćdziesięcioletnim upływie czasu od ich wytworzenia 10. 8 K. K o n a r s k i, op.cit., s. 70; Polski Słownik Archiwalny, s. 30. 9 I. R a d t k e, Problematyka zespołów otwartych na przykładzie akt Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej w Poznaniu, Archeion nr 41, 1964, s. 183. 10 Jak przypis 5. 25
Początkowe propozycje archiwistów zaprezentowane w dyskusji na łamach Archeionu zmierzały do tego, aby dopiero w archiwum, gdzie mamy do czynienia z pracownikami odpowiednio przygotowanymi do wykonywania zawodu, podejmowane były prace inwentaryzacyjne. Tak więc dopiero tu, przyjęte na podstawie spisów akta otrzymałyby inwentarz kartkowy. Sporządzenie takiego inwentarza w archiwum może przyczynić się do właściwej kontroli zawartości otrzymanych teczek akt, prawidłowego uzupełnienia tytułów i dokonania ponownej oceny pod kątem ich przydatności naukowej. Sam układ kart inwentarzowych będzie stale uzupełniany wraz z napływem nowych akt i rozwojem organizacyjnym instytucji. Przy takim postępowaniu akta w magazynie nie zmienią swego układu, będą leżały w porządku kolejności zachowanej dla danego akcesu dopływu akt. Wszystkie formy pracy nad zespołem otwartym winny mieć charakter przejściowy, aż do chwili zanim archiwum jak pisze Irena Radtke nie zdecyduje się na utworzenie z przyjętych akcesów zamkniętego odcinka zespołu otwartego i sporządzenia dla niego inwentarza książkowego. Ramy tego odcinka winny zależeć od zmian w organizacji i zmian w zakresie kompetencji, funkcji urzędu 11. Proponuje się postępować przy dalszym opracowaniu dopływów, jak przy zespołach zamkniętych; to zamknięcie byłoby sztuczne jednak uzasadnione organizacyjnie; o jego granicy mogą decydować jakieś większe przemiany wewnętrznostrukturalne. W wypadku braku zmian organizacyjnych i kompetencyjnych w ramach urzędu, względnie z braku zmian w ogólnych dziejach społeczno-gospodarczych i politycznych kraju granice poszczególnych zamkniętych odcinków zespołu otwartego winny określać pewne normy czasowe, które jednak nie mogą być zbyt krótkie (w granicach ćwierć wieku lub dłuższe). Z chwilą podjęcia decyzji co do zamknięcia akt danym okresem czasu należy raz jeszcze przejrzeć inwentarz kartkowy pod kątem wartości historycznej archiwaliów. Następnie kartom inwentarzowym nadać kolejny numer w ramach danego zespołu i według tej kolejności akta ułożyć w magazynie Po wykonaniu omówionych czynności inwentarz kartkowy może przyjąć formę ciągłą. Biorąc pod uwagę ten moment, że inwentarze książkowe sporządzane będą dla kolejnych, zamkniętych odcinków zespołu otwartego, należy również opracować odpowiedni system sygnowania akt. W swoim artykule I. Radtke proponuje, aby kolejne części, inwentarza danego zespołu otwartego traktować jako tomy 12. 11 I. R a d t k e, op.cit., s. 191. 12 Tamże, s. 192. 26
W rzędzie interesujących propozycji należy wymienić inny artykuł ogłoszony na łamach Archeionu, którego autor podejmuje wnikliwą dyskusję na omawiany temat 13. Na czoło swoich rozważań wysuwa on zagadnienie dotyczące pojęcia zespołu otwartego. Przy zachodzących zmianach organizacyjnych w danej instytucji, kiedy następuje likwidacja jednej i powstanie nowej dziedziczącej wytwór kancelarii poprzedniej omawiany problem pozostaje jeszcze w sferze dyskusji. Trudności nasuwają się z określeniem kancelarii macierzystej; rodzi się również nowe pytanie: kiedy mamy do czynienia jeszcze z zespołem otwartym, z wyodrębnioną jego częścią składową, a kiedy z materiałem już zamkniętym, którym można by określić pojęciem odrębnego zespołu. Ten ostatni problem szczególnie jaskrawo zarysowuje się przy zestawieniu z teorią obowiązującą w innych archiwach zagranicznych. Tak np. w archiwistyce radzieckiej nie może być zaliczony do tego samego zespołu materiał wytworzony przez różne urzędy i to nawet w wypadku, kiedy mamy do czynienia z dziedziczeniem akt 14. Inaczej problem ten rozwiązany jest u nas czy w archiwistyce niemieckiej, gdzie obowiązuje pojęcie zespołu złożonego 15. Wszystkie te trudności wynikają stąd, że w zasadzie instytucje naczelne odpowiedzialne za całokształt spraw archiwalnych nie zajmowały się przecież dość ważnym problemem zespołów otwartych. Częściowo mogło to być podyktowane tym, że przecież do wydania wskazówek, do ogłoszenia [ ] teoretycznych założeń musi być praktyka, ściślej realność zastosowania słusznych założeń teoretycznych w praktyce 16. Omawiając pracę przy zespole otwartym autor stwierdza, że powinna ona przebiegać etapami: początkowo będziemy gromadzić napływające akta w magazynie, zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym, przy zachowaniu właściwej kolejności teczek akt. Następnie po kilkurazowym dopływie (w zależności od 13 W. Z y ś k o, Zagadnienie opracowania zespołów otwartych założenia do instrukcji, Archeion nr 41, 1962, s. 197 207. 14 Z drugiej jednak strony nie wolno zaliczać do różnych zespołów materiałów archiwalnych tej samej kancelarii macierzystej na podstawie chronologicznych etapów jej działalności, na podstawie rozszerzenia lub zwężenia zakresu jej działalności, jeżeli pierwsze jej przeznaczenie nie uległo zmianie. K.G. M i t i a j e w, Teoria i praktyka pracy archiwalnej, Warszawa 1954, s. 94. 15 Zespół o budowie powikłanej a) przez zmiany organizacyjne i wywołane tym sukcesje i odstąpienia akt lub b) przez istnienie w obrębie danego urzędu kilku równorzędnych samodzielnych kancelarii. Polski Słownik Archiwalny, s. 31. 16 W. Z y ś k o, op.cit., s. 201. 27
objętości), można przystąpić do prowadzenia inwentaryzacji, z którą zostaną połączone czynności podstawowe, jak: właściwy opis teczek zgodny z zawartością, zaznaczenie prawidłowych dat krańcowych, określenie ilości kart itp. Kolejna praca wiąże się z systematyzacją kart inwentarzowych. Czynność tę podjąć można po stwierdzeniu, że zaistniały przesłanki do wyodrębnienia odcinka zespołu otwartego. Końcowym etapem będzie sporządzenie inwentarza ciągłego. Za przesłankę do ostatecznego uporządkowania akt proponuje autor przyjąć zasadnicze przeobrażenia strukturalne w danej jednostce administracyjnej. Sprawy tej jednak nie można generalizować, gdyż [ ] każdy zespół ma swoje indywidualne cechy, właściwości. W przypadku braku wspomnianych przesłanek, należałoby się zastanowić nad cezurami umownymi. Sprawa ta wymaga badań i wzajemnych konsultacji archiwistów 17. * Uogólniając szeroką dyskusję oraz zdobyte dotychczas przez archiwa państwowe doświadczenia Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych opublikowała Wytyczne o postępowaniu z zespołami otwartymi 18, zawierające: 1) zarządzenie naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych z 12 lipca 1967 r. w sprawie postępowania z aktami zespołów otwartych; 2) wytyczne dla archiwów zakładowych w sprawie przygotowywania akt do przekazania archiwum państwowemu; 3) wytyczne dla archiwów państwowych w sprawie akt zespołów otwartych; 4) aneksy. Zarządzenie dyrektora poleca archiwom zakładowym odpowiednio przygotowywać akta do przekazania oraz wprowadzić te wytyczne eksperymentalnie w wybranych archiwach zakładowych, których organizacja i obsada personalna mogą zapewnić właściwe ich stosowanie (s. 4). Jak więc z tego wynika, w pierwszej kolejności możliwe to będzie do zastosowania tylko w tych archiwach zakładowych, które zatrudniają personel wyszkolony, mający odpowiednią praktykę archiwalną. Wstępne rozpoznanie pozwala stwierdzić, że nie wiele placówek będzie mogło przystąpić do realizacji wytycznych. 17 Tamże, s. 206. 18 Wytyczne o postępowaniu z zespołami otwartymi, Warszawa 1967 (wyd. NDAP, egz. powiel.) 28
Wytyczne dla archiwów zakładowych w sprawie przygotowywania akt do przekazania archiwum państwowemu omawiają między innymi: postępowanie z aktami w przypadku likwidacji lub zmian organizacyjnych instytucji, przejmowanie akt z registratury 19 do archiwum zakładowego, przechowywanie i ewidencję akt w archiwum zakładowym, opracowywanie i przekazywanie akt do archiwum państwowego oraz sposób wypełniania wszelkich formularzy. Wytyczne te dotyczą materiałów archiwalnych powstałych i powstających po dniu 22 lipca 1944 r. wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego, które w myśl odpowiedniego rozporządzenia Rady Ministrów podlegają przekazaniu z archiwów zakładowych do archiwów państwowych 20. W odniesieniu do tych materiałów archiwalnych wytyczne ustalają jednolite zasady postępowania z aktami urzędów, instytucji, organizacji i przedsiębiorstw w zakresie: przejmowania akt z registratury do archiwum zakładowego, przechowywania i ewidencji akt w archiwum zakładowym oraz opracowywania i przekazywania akt do archiwum państwowego. Wytyczne nie dotyczą przekazywania dokumentacji projektowej, kartograficznej i audio-wizualnej, co regulują odrębne przepisy (s. 6). Wytyczne ustalają, że w przypadku rozwiązania instytucji każdorazowo zarządzenie likwidacyjne powinno zawierać postanowienia dotyczące postępowania z aktami, uzgodnione z właściwym archiwum. W wypadku całkowitej likwidacji bez sukcesora przejmującego jej działalność, akta kategorii A i B przejmuje właściwe archiwum. Przy zachowaniu sukcesora zasady dziedziczenia uzgadnia się z właściwym archiwum państwowym. W wypadku dziedziczenia akt według ogłoszonych założeń obowiązują następujące zasady postępowania: a) jeżeli następuje całkowite dziedziczenie funkcji i kompetencji jednej instytucji przez drugą, akta spraw zakończonych instytucji reorganizowanej przejmuje właściwe archiwum, natomiast akta spraw niezakończonych sukcesor; b) jeżeli następuje częściowe dziedziczenie funkcji i kompetencji jednej instytucji przez inną, akta spraw zakończonych instytucji reorganizowanej przechowuje archiwum zakładowe tej instytucji. 19 Registratura jest to miejsce rejestracji spraw i miejsce przechowywania akt zakończonych lecz potrzebnych jeszcze do pracy bieżącej komórek organizacyjnych. Por. Wytyczne..., s. 7. 20 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19.02.1957 r. w sprawie państwowego zasobu archiwalnego. Dz. U. nr 12, poz. 66 i rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30.12.1958 r. Dz. U. nr 2, poz. 12, 1959 r. 29
W przypadku konieczności korzystania z nich przez sukcesora należy udostępnić je na zasadach wypożyczenia (jako teczki zamknięte) z określonym terminem zwrotu. Sukcesor natomiast przejmuje jedynie akta spraw niezałatwionych, traktując je jako nowy wpływ i poddaje ponownej rejestracji (s. 7). Przejmowanie akt z nowej registratury do archiwum zakładowego odbywa się w myśl instrukcji kancelaryjnej opracowanej w danej instytucji. Archiwum zakładowe przejmuje z registratur poszczególnych komórek organizacyjnych wszystkie akta spraw zakończonych kategorii A i B po upływie przewidzianego instrukcją kancelaryjną czasokresu przechowywania ich tam. Archiwum zakładowe winno przejmować akta w stanie uporządkowanym (właściwy układ akt wewnątrz teczki, w obrębie sprawy pisma ułożone chronologicznie, do teczek dołączone spisy spraw lub rejestry, wyłączone wtórniki i akta kategorii C, odpowiednia tytulatura teczek nazwa instytucji, kategoria archiwalna, tytuł akt, daty skrajne). Akta kategorii A należy przygotować pod względem technicznym następująco: usunąć wszelkie części metalowe, akta sprawy włożyć w oddzielne obwoluty z szarego papieru lub złączyć za pomocą sklejenia grzbietów na styk. Teczki aktowe sporządzić z papieru koloru szarego (s. 8 9). Porządkowanie akt wewnątrz teczek nie stosuje się w odniesieniu do kategorii B krótkiego okresu przechowywania, które powinny być tylko odpowiednio opisane i ułożone. W myśl wytycznych archiwum zakładowe przyjmuje akta z danej komórki organizacyjnej w oparciu o spis zdawczo-odbiorczy (2 egz.), który w zasadzie powinien obejmować akta kategorii A i B. Akta każdej komórki organizacyjnej przechowywać można oddzielnie (uzależnione to jest jednak względami lokalowymi). Komórka przekazująca akta do archiwum sporządza spis zdawczo-odbiorczy w kolejności symboli (znak akt) i haseł klasyfikacyjnych, ustalonych wykazem akt. W wypadku braku takowego spis ten może odzwierciedlać układ strukturalno-tematycznochronologiczny teczek. Właśnie w archiwum zakładowym, obok różnych pomocy ewidencyjnych sporządzony winien być inwentarz kartkowy dla akt kategorii A według zasad obowiązujących w archiwach państwowych. Archiwa zakładowe, jak ustalają wytyczne, przekazują akta kategorii A do właściwego terenowego archiwum państwowego sukcesywnie w miarę upływu określonego okresu przechowywania. Archiwum zakładowe przekazuje akta do archiwum państwowego częściami, wydzielonymi na określonych warunkach, zwanymi w archiwach państwowych dopływami akt. Przez ten dopływ rozumie się taką część akt 30
kategorii A (aktualnie działającej instytucji), która to część uznana została w archiwum zakładowym za zamkniętą całość i przekazana do archiwum państwowego. O uznaniu części akt kategorii A za zamkniętą całość decydują przemiany organizacyjne instytucji. W wypadku, kiedy takowych nie ma można wówczas przyjąć umowny okres czasu, np. 5-letni, a nawet dłuższy, szczególnie wówczas, kiedy instytucja wytwarza niewielką ilość akt kategorii A (s. 12). Wytyczne zezwalają na zatrzymywanie przez archiwum zakładowe potrzebnych do bieżącego urzędowania akt kategorii A, o czym poczynić należy odpowiednią adnotację w spisie zdawczo-odbiorczym. Archiwum zakładowe obowiązane jest należycie przygotować akta do przekazania archiwum państwowemu, a mianowicie: możliwie w pełni skompletować akta spraw zakończonych (kategoria A); sprawdzić układ akt wewnątrz teczek oraz ponumerować strony i wpisać ich liczby na wewnętrznej spodniej stronie okładki (numerowanie stron ołówkiem zwykłym); aktom nadać układ strukturalno-rzeczowochronologiczny po scaleniu dopływów rocznych; sprawdzić wykaz akt; sporządzić inwentarz kartkowy i spis akt przekazanych, w którym należy też poczynić uwagi przy aktach wykazujących ślady zniszczenia przez mikroorganizmy. Wytyczne jak już wspomniano polecają archiwum zakładowemu sporządzić inwentarz kartkowy dla akt kategorii A, który spełnia rolę informatora i jest podstawą ich udostępniania do chwili przekazania do archiwum państwowego. Wyłączone zostały tylko akta z lat 1945 1950, których inwentaryzację winny prowadzić archiwa państwowe we własnym zakresie. Inwentaryzację przeprowadza się tam na kartkach ogólnie obowiązujących. Kartę inwentarzową wypełnia się oddzielnie dla każdej jednostki fizycznej (teczki). Samym kartom inwentarzowym należy nadać układ strukturalno-rzeczowo-chronologiczny. Akta do archiwum państwowego przekazuje się wraz z inwentarzem kartkowym. Wytyczne zawierają ponadto interesujące zalecenia: jeżeli przekazuje akta do archiwum państwowego po raz pierwszy, obowiązane jest opracować zwięzły zarys historyczny obejmujący cały okres działalności instytucji z uwzględnieniem informacji o strukturze organizacyjnej, reorganizacjach wewnętrznych, systemie kancelaryjnym, prowadzonej selekcji itp. W wypadku ponownego przekazania dołączyć należy informację o zaszłych zmianach w stosunku do ostatniego okresu (s. 16). Dalej wytyczne precyzują sposób postępowania przed przekazaniem akt do archiwum państwowego. Archiwum zakładowe zgłasza więc wniosek o przekazaniu akt wraz z ich opisem na 2 tygodnie przed ustalonym poprzednio terminem 31
przekazania. W tym okresie odpowiednie archiwum obowiązane jest dokonać ekspertyzy akt zakwalifikowanych do przejęcia w zakresie właściwości ich uporządkowania i prawidłowości kwalifikacji archiwalnej. Załącznikami do wytycznych dla archiwów zakładowych w sprawie przygotowywania akt do przekazania archiwom państwowym są wzory różnych druków z podaniem sposobów ich wypełniania (spis zdawczo-odbiorczy, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, karta inwentarzowa, spis akt przekazanych na trwale przechowanie do archiwum państwowego). Wreszcie wytyczne ustalają postępowanie z aktami zespołów otwartych w archiwach państwowych. W tej części omówiono następującą problematykę: przejmowanie akt z archiwów zakładowych do archiwów państwowych, ewidencja akt zespołów otwartych, opracowanie tych akt oraz ich udostępnianie. Wskazówki te dotyczą akt zespołów otwartych, posiadających historyczne znaczenie polityczne, społeczne, gospodarcze, kulturalne i naukowe, których okres przechowywania w archiwach zakładowych już upłynął. Zgodnie z wytycznymi zespół akt otwarty stanowią zarchiwizowane akta (przekazane już do archiwum państwowego) powstałe w wyniku aktualnie działającej instytucji (twórcy akt) i uzupełniane kolejnymi dopływami akt z jej archiwum zakładowego aż do czasu likwidacji względnie całkowitego przekształcenia instytucji (twórcy akt) powodującego powstanie nowego zespołu akt (s. 29). W myśl wydanych przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych zarządzeń o ciągłości zespołu otwartego mogą decydować: funkcja, zakres kompetencji i stopień samodzielności instytucji (twórcy akt) wynikające z aktów prawnych. Tak więc ciągłość zespołu otwartego nie przerywają takie czynniki, jak: rozszerzenie lub zwężenie kompetencji instytucji, zmiana nazwy instytucji (jeżeli nie towarzyszy temu likwidacja), zmiana podległości w obrębie resortu, zmiana w strukturze wewnętrznej instytucji (jeżeli nie towarzyszą temu zasadnicze zmiany w zakresie funkcji). Samo przejmowanie akt przez archiwa państwowe z archiwów zakładowych odbywa się na zasadach ogólnie przyjętych i odpowiednio unormowanych przepisami. Przejmowanie odbywa się wydzielonymi zwanymi dopływami akt. Wytyczne ustalają, że pod pojęciem tym rozumie się taką część zespołu akt, która w archiwum zakładowym uznana została już za zamkniętą całość i ostatecznie zlikwidowana do przekazania archiwum państwowemu. Jednak warunkiem uznania części akt zespołu otwartego za zamkniętą całość są zasadnicze zmiany kancelaryjne lub organizacyjne instytucji. 32
Gdyby jednak przeobrażenia takowe nie zachodziły przez dłuższy okres, wówczas można umownie daną część zespołu uznać za zamkniętą całość (s. 31). Dopływ akt zespołu otwartego musi zawierać kompletne akta spraw zakończonych kategorii A z danego okresu. Wytyczne ustalają też postępowanie z aktami, które są potrzebne jeszcze do pracy bieżącej instytucji. Dopływ akt przejmuje archiwum na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych w stanie uporządkowanym wraz z dołączonymi kartami inwentarzowymi na akta kategorii A. W archiwum państwowym zespół otwarty podlega normalnej ewidencji; dla niego przewiduje się wszystkie obowiązujące pomoce ewidencyjne, jak: spis zespołów, kartoteka zespołów, księga zespołów, księga nabytków i ubytków oraz pomoce dodatkowe spisy akt przekazanych na trwałe przechowanie do archiwum i skorowidz do kartoteki zespołów. Zgodnie z wytycznymi pierwszy dopływ akt danego zespołu otwartego rejestruje się w spisie zespołów i księdze nabytków. W oparciu o spis zespołów nowy zespół otrzymuje stały numer ewidencyjny w obrębie archiwum w postaci cyfry arabskiej. Kolejne dopływy otrzymują numerację rzymską. Problem porządkowania akt zespołów otwartych w archiwach państwowych, przy pełnym zastosowaniu tych wytycznych, w zasadzie odpada. Porządkowaniu podlegają akta zespołów otwartych, które przejęto do archiwum w stanie nieuporządkowanym i przed wejściem w życie wytycznych NDAP. Jednak akta zespołów otwartych przyjmowane do archiwum sukcesywnie dopływami z aktualnie działającej instytucji podlegają opracowaniu archiwalnemu, które polega na: sprawdzeniu kompetencji dopływu akt przejętych, uporządkowaniu wewnątrz teczek akt, przeprowadzeniu ewentualnie brakowania wewnętrznego w przypadku zaistniałej konieczności, uzupełnieniu inwentaryzacji kartkowej sporządzonej w archiwum zakładowym zgodnie z wymogami archiwalnymi, systematyzacji inwentarza kartkowego dostosowanej do ostatecznie ustalonego układu w ramach dopływu, nadaniu jednostkom fizycznym zespołu stałej sygnatury archiwalnej w postaci numeru bieżącego i sporządzeniu inwentarza książkowego oraz ewentualnie innych pomocy ewidencyjno-informacyjnych. Jednak do czasu archiwalnego opracowania akta dopływów zachowują układ akcesywny (według wpływu do archiwum) oparty na spisach akt przekazanych do archiwum. Wówczas pomoce ewidencyjno-informacyjne stanowią: inwentarz kartkowy i skorowidz nazw zespołu. Sporządzony w archiwum zakładowym 33
inwentarz stanowi informację o zawartości zespołu i podstawę udostępnienia tych akt do czasu ostatecznego opracowania. Karty inwentarzowe powinny być usystematyzowane odpowiednio do ostatecznie ustalonego układu archiwalnego. Ostatecznym wynikiem wszystkich czynności związanych z archiwalnym opracowaniem dopływu jest sporządzenie inwentarza ciągłego. Inwentarz ten zawiera już wszystkie potrzebne elementy, zgodnie z wymogami archiwistyki. Każdy następny, przyjęty do archiwum dopływ akt danego zespołu otwartego jest podstawą do opracowania kolejnego tomu tego samego inwentarza. Sygnaturę archiwalną jednostki inwentarzowej dopływu akt zespołu otwartego stanowi numer bieżący zastosowany w obrębie każdego tomu inwentarza. Wstęp do zespołu opracowany dla pierwszego dopływu akt uzupełnia się nowymi informacjami, w miarę przyjmowania do archiwum następnych dopływów. Każdy tom poprzedza informacja uzupełniająca (s. 35 37). Opublikowane wytyczne ustalają również sprawy związane z brakowaniem akt w archiwum. Stwierdza się w nich, że przedmiotem tej czynności mogą być akta zespołu otwartego przejęte do archiwum państwowego w okresie wcześniejszym oraz już uporządkowane akta w obrębie dopływu zespołu otwartego. Jeżeli chodzi o problem ostatni, to brakowanie przeprowadza się w stosunku do: materiałów aktowych, których dane informacyjne znajdują dostateczne odzwierciedlenie w materiałach innych zespołów przechowywanych w archiwum, a w szczególności w aktach instytucji wyższego szczebla hierarchicznego; duplikatów tych samych materiałów (powtarzalnych) o ile nie zostały wyłączone przed przekazaniem do archiwum (s. 38). Wytyczne zawierają informacje o sposobie udostępniania akt zespołów otwartych w archiwach państwowych 21. Fragment końcowy tych wytycznych stanowią objaśnienia do wypełniania formularzy oraz ich wzory. Jako aneksy zamieszczono rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 r. w sprawie 21 Zasady udostępniania akt w archiwach państwowych zostały ostatnio uregulowane nowym zarządzeniem Ministra Oświaty i Szkolnictwa Wyższego z dnia 13 stycznia 1968 r. (Monitor Polski nr 4, poz. 24). Ustala ono, że materiały archiwalne przechowywane w archiwach państwowych udostępnia się dla celów naukowo-badawczych, urzędowych, popularyzacji nauki i kultury narodowej oraz w interesie osób prywatnych. Ponadto precyzuje kto i w stosunku do jakich akt udziela zezwolenia na korzystanie z nich. W oparciu o nowe zarządzenie również wojskowa służba archiwalna przystąpiła do opracowania projektu normatywu regulującego postępowanie przy udostępnianiu archiwaliów wojskowych. 34
państwowego zasobu archiwalnego oraz zarządzenie nr 19 NDAP z dnia 13 sierpnia 1958 r. w sprawie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (wyciąg). * * * Opublikowane przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych wytyczne są w zasadzie pełniejszym i zwięzłym podsumowaniem toczącej się w poprzednich latach na łamach Archeionu szerokiej dyskusji związanej z problematyką zespołów otwartych, którą omówiono fragmentarycznie w części wstępnej. Chociaż w swoim założeniu wytyczne traktowane są jako tymczasowe, to jednak można sądzić, że będą służyć przez długi okres. Dopiero praktyka pozwoli sprawdzić ich właściwą przydatność oraz wprowadzić ewentualne uzupełnienia. Wojskowa służba archiwalna zawsze korzysta w odpowiednim stopniu z doświadczeń archiwów cywilnych. W tym konkretnym wypadku przejawia szczególne zainteresowanie. Problem zespołów otwartych staje dziś również i przed archiwistami wojskowymi. W Centralnym Archiwum Wojskowym częściowo zajmowano się omawianym zagadnieniem, kiedy opracowywane były zespoły akt jednostek bojowych z lat 1943 1945. Jednak wówczas sprawy te nie były jeszcze zasadniczymi; tylko pojedyncze wypadki dotyczyły bezpośrednio zespołów otwartych 22. Obecnie cała wojskowa służba archiwalna zainteresowana jest sposobem rozwiązywania tego problemu. Archiwa wojskowe, a przede wszystkim Centralne Archiwum Wojskowe przystąpiły do pracy przygotowawczej nad konkretyzowaniem wytycznych do porządkowania zespołów otwartych. W dużym stopniu będzie można wykorzystać propozycje zarysowane w omawianych głosach dyskusyjnych cywilnej służby archiwalnej oraz wytycznych NDAP zrozumiałe po odpowiednim zmodyfikowaniu i pełnym przystosowaniu ich do normatywów obowiązujących w wojsku. Dlatego też śledzić będziemy dalsze wypowiedzi na temat zespołów otwartych oraz wyniki doświadczeń z praktycznej realizacji obowiązujących obecnie wytycznych w sprawie postępowania z zespołami otwartymi. 22 Metody porządkowania szczegółowo omawiają J. M a l c z e w s k i i M. W r z o- s e k we wstępie do inwentarza ogłoszonego drukiem. Por. Inwentarz akt ludowego Wojska Polskiego z lat 1943 1945. Jednostki bojowe, część I. Warszawa 1961, s. 22 24. 35