Pytania ze spotkania informacyjnego w sprawie konkursu 8/POKL/9.1.1./2009 z dnia 04.03.2009r. 1. W jaki sposób zaplanować w budżecie środki na zastępstwo za nauczyciela, który się rozchorował (wpis we wniosku o dofinansowanie)? W ramach wydatków na personel w projekcie kwalifikowalne są wszystkie wydatki związane z zatrudnieniem danej osoby, a więc wszystkie składowe wynagrodzenia (poza składką na PFRON), jak również ewentualne wynagrodzenie wypłacane w trakcie choroby personelu. Jeżeli dojdzie do choroby osoby z personelu projektu i nie ma możliwości, aby działać bezkosztowo (np. przesunięcie zajęć na czas po okresie choroby), należy zatrudnić inną osobę, która przejmie obowiązki na ten czas (np. stała opieka w grupach przedszkolnych). Choroba personelu jest jednym z ryzyk realizacji projektu, w związku z czym Beneficjent ma prawo (wręcz obowiązek) je przewidzieć i przeciwdziałać mu, przewidując na to odpowiednie środki w budżecie powinien więc oszacować (na podstawie dotychczasowych doświadczeń w zarządzaniu placówką) możliwą liczbę dni lub godzin, które przeciętnie przypadają na dni wolne z powodu choroby i odpowiednio powiększyć wynagrodzenie (np. dodatkowa pozycja budżetowa). Założenie takie każdorazowo musi być uzasadnione i podlega ocenie merytorycznej. 2. Jeżeli w przedszkolu są obecnie realizowane zajęcia dodatkowe z języka angielskiego, za które płacą rodzice czy można ubiegać się o dofinansowanie takich zajęć w ramach konkursu (dałoby to szansę udziału w zajęciach większej liczbie dzieci)? Formami wsparcia finansowanymi w ramach Poddziałania 9.1.1 PO KL są działania przyczyniające się do zwiększonego uczestnictwa dzieci w wychowaniu przedszkolnym np. wsparcie dla przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego zagrożonych likwidacją, wydłużenie godzin pracy, uruchomienie dodatkowego naboru dzieci, zatrudnienie dodatkowego personelu itp. Widoczna więc jest tutaj zasada dodatkowości nie ma możliwości finansowania działań, które funkcjonują w poszczególnych placówkach bez wsparcia (np. przejęcie finansowania ze względu na dostępność środków), ale wyłącznie takich, które bez wsparcia z Europejskiego Funduszu Społecznego nie mają szans na realizację. Dlatego właśnie jednym z podstawowych części ocenianych we wniosku o dofinansowanie jest uzasadnienie realizacji projektu. Nie ma możliwości odpowiedzi na tak zadane pytanie dopiero wniosek aplikacyjny będzie pokazywał, jakie są przeszkody w udziale wszystkich dzieci
w zajęciach językowych lub czy istnieje realne, uzasadnione zagrożenie, że zajęcia dotychczas realizowane nie będą mogły się odbywać w dalszym okresie czasu itp. 3. Czy w przypadku likwidowania przez gminę placówki, która została objęta dofinansowaniem należy zwrócić środki z dotacji? Niebezpieczeństwo zwrotu środków z dotacji na dofinansowanie realizacji projektu wynikać może z tego, że projekt nie jest realizowany zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym. Jeżeli zadeklarowano, że finansowanie placówki objętej wsparciem w projekcie zostanie przejęte przez daną gminę, a ta nie wywiąże się z tego założenia rzeczywiście istnieje podejrzenie, że projekt nie został zrealizowany zgodnie z założeniami. Dotacja jest przekazywana na zrealizowanie konkretnych działań i z realizacji tych działań Beneficjenci są rozliczani. Istotnie jest tak, że każdy projekt powinien odznaczać się trwałością, a ideą wsparcia w Poddziałaniu 9.1.1 PO KL jest stworzenie placówek wychowania przedszkolnego, które po zakończeniu Programu nadal będą funkcjonować, jednak umowa o dofinansowanie projektu nie narzuca takiego obowiązku, ani żadnego konkretnego terminu, do którego placówki te miałyby zostać utrzymane. 4. Czy w ramach konkursu mogą zostać objęte wsparciem zespoły wychowania przedszkolnego? Tak jak wynika z form wsparcia możliwych do dofinansowania, wsparciem mogą być objęte przedszkola, jak również inne formy wychowania przedszkolnego. 5. Kogo dotyczą przyznawane punkty dodatkowe za kryteria strategiczne(instytucje mające doświadczenie w realizacji projektów, te które już otrzymały wsparcie w ramach PO KL) lidera czy partnera? Kryterium strategiczne: Projekt kierowany wyłącznie do placówek, które do momentu składania wniosku w ramach PO KL otrzymały wsparcie (rozpoczęcie realizacji wsparcia lub zaplanowanie projektu do realizacji w ramach innych programów operacyjnych w regionie przez umieszczenie na liście projektów indywidualnych lub przyjętych do dofinansowania w ramach procedury konkursowej) współfinansowane z funduszy strukturalnych. Kryterium to nie dotyczy ani lidera, ani partnera, ale placówki wychowania przedszkolnego, która zostanie objęta wsparciem (placówka taka może być bezpośrednio Beneficjentem, ale też projekt może być realizowany np. przez
organizację pozarządową, instytucję prywatną lub inną instytucję publiczną na jej rzecz). 6. Jaką metodologię należy przyjąć przy określaniu kosztów pośrednich w składanym wniosku o dofinansowanie? Przykładową metodologię wyliczenia kosztów pośrednich zawierają Zasady finansowania PO KL. W metodologii wyliczenia dla kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem konieczne jest oparcie się w niej o realne wydatki placówki, które były ponoszone w poprzednim okresie czasu. W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków wystarczająca jest metodologia będąca kalkulacją przewidywanych kosztów rynkowych. 7. Czy przedszkole niepubliczne, które nie otrzymuje wsparcia (dotacji z Urzędu Gminy) może wystąpić z wnioskiem o dofinansowanie? Każdy Beneficjent może wystąpić o dofinansowanie, jedynym zastrzeżeniem jest zawarcie partnerstwa, gwarantującego wniesienie do budżetu projektu 1,5- procentowego wkładu własnego pochodzącego z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli Wnioskodawcą nie jest placówka publiczna (kryterium dostępu). 8. Czy w ramach projektu można finansować warsztaty szkoleniowe dla nauczycieli? Tak, jeżeli jest to logicznym uzupełnieniem projektu (np. przygotowanie do wdrażanej w placówce w ramach projektu nowej metody nauczania). Nie ma możliwości, aby był to jedyny lub główny element projektu (w takim przypadku właściwym Działaniem byłoby 9.4). 9. W której pozycji budżetu należy wykazać wynagrodzenie księgowego, który księguje wydatki i rozlicza wynagrodzenie, a nie rozlicza projektu? Jeżeli księgowy księguje wydatki i wynagrodzenie ponoszone w ramach budżetu projektu, to jednocześnie rozlicza projekt i powinien być przewidziany w jego budżecie. Koszty księgowości stanowią jeden z elementów dopuszczalnego katalogu kosztów pośrednich, ale też mogą zostać ujęte w ramach kosztów bezpośrednich.
10. Czy zakup samochodu w ramach wniosku o dofinansowanie jest kosztem kwalifikowanym i czy spełnia kryteria cross-financingu? Koszt zakupu pojazdów, o ile jest uzasadniony, niezbędny do realizacji projektu i ekonomiczny (w stosunku do np. wynajęcia lub opłacenia usług transportowych) jest kwalifikowalny. Zakup pojazdów (podobnie jak mebli) niezależnie od wartości jednostkowej zawsze wchodzi w limit kosztów objętych cross-financingiem (10% wartości projektu). 11. Czy składając wniosek na kontynuację funkcjonowania przedszkola już otrzymującego dotację z EFS do dnia 30 czerwca 2009 r. można zaplanować okres rozpoczęcia realizacji projektu na 1 sierpnia 2009 r., a działalność w ośrodku przedszkolnym od 1 września 2009 r.? Termin realizacji projektu, zgodnie z zapisami dokumentacji konkursowej nie może być wcześniejszy niż termin złożenia wniosku o dofinansowanie do IP, a jednocześnie sugerowane jest, aby nie był wcześniejszy niż 5 miesięcy od zakończenia naboru wniosków (czas na zakończenie procedur związanych z oceną formalną i merytoryczną wniosku, negocjacjami oraz podpisywaniem umowy o dofinansowanie projektu) czyli w przypadku konkursu 8/POKL/9.1.1/2009 25 sierpnia 2009 r. Działania w projekcie nie muszą ograniczać się do terminu prowadzenia wsparcia, ale też obejmować okres niezbędny na zadania dodatkowe, związane z przygotowaniem tych działań, administracją itp. Terminy zaproponowane w pytaniu są więc możliwe, przy czym zaznaczyć trzeba, że z form wsparcia możliwych do dofinansowania wynika, że nie ma możliwości sfinansowania kontynuacji funkcjonowania przedszkola, ale że formy wsparcia powinny obejmować działania przyczyniające się do zwiększonego uczestnictwa dzieci w wychowaniu przedszkolnym np. wsparcie dla przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego zagrożonych likwidacją, wydłużenie godzin pracy, uruchomienie dodatkowego naboru dzieci, zatrudnienie dodatkowego personelu itp. Widoczna więc jest tutaj zasada dodatkowości nie ma możliwości finansowania działań, które funkcjonują w poszczególnych placówkach bez wsparcia (np. przejęcie finansowania ze względu na dostępność środków), ale wyłącznie takich, które bez wsparcia z Europejskiego Funduszu Społecznego nie mają szans na realizację. Dlatego właśnie jednym z podstawowych części ocenianych we wniosku o dofinansowanie jest uzasadnienie realizacji projektu. Wniosek aplikacyjny powinien pokazywać, jakie są przeszkody w udziale dzieci w edukacji przedszkolnej lub czy istnieje realne, uzasadnione zagrożenie, że zajęcia dotychczas realizowane nie będą mogły się odbywać w dalszym okresie czasu itp.
12. Czy można finansować z projektu odpis na ZFŚS oraz 13 -kę? Tak, w ramach budżetu projektu kwalifikowalne są wszystkie regulaminowe składowe wynagrodzenia, poza składką na PFRON. 13. W jaki sposób (przez jaki dokument) ma zostać zagwarantowane wniesienie wkładu własnego do projektu przez JST? Poprzez złożenie wniosku przez jednostkę samorządu terytorialnego (lub jej jednostkę organizacyjną) lub też przez inną jednostkę w partnerstwie z JST. We wniosku aplikacyjnym powinny znaleźć się zapisy, które udowodnią wniesienie wkładu własnego, zwłaszcza w punkcie 4.3 wniosku. W przypadku wkładu pieniężnego jest to wystarczające, w przypadku wkładu niepieniężnego powinno z budżetu szczegółowego projektu wynikać, jakie wydatki mają być pokrywane w ramach wkładu własnego niepieniężnego. 14. Czy środki stanowiące wkład własny JST do projekt muszą być przelane przez Gminę na konto projektowe? Tak, wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być (o ile to możliwe) ponoszone z wyodrębnionego na potrzeby projektu rachunku bankowego w tym wkład własny JST (pieniężny). 15. Jak należy skonstruować budżet dla projektu składanego w partnerstwie? W budżecie projektu powinny być ujęte wszystkie wydatki w ramach realizacji projektu, bez konieczności wskazywania w budżecie szczegółowym, które z nich ponoszone będą przez lidera, a które przez partnerów projektu. Jednocześnie w punkcie 3.5 wniosku powinny być opisane sposoby zarządzania projektem, wraz z planowanym sposobem dokonywania przepływów finansowych pomiędzy liderem a partnerami projektu. 16. Kiedy należy dokonać wyboru Partnera? Jakie informacje o Partnerze należy podać we wniosku o dofinansowanie? Dane dotyczące partnera ujmowane są w części II wniosku aplikacyjnego (należy wskazać dane wymagane przez generator wniosków aplikacyjnych), jak również w części opisowej wniosku (zwłaszcza punkt 3.5, opis zadań w punkcie 3.3). W przypadku, gdy liderem projektu jest instytucja publiczna (zobowiązana do stosowania prawa zamówień publicznych), a partnerem ma być instytucja spoza
sektora finansów publicznych (organizacja pozarządowa lub instytucja prywatna), konieczne jest przeprowadzenie postępowania wyboru partnera zgodnie z procedurą opisaną w dokumentacji konkursowej. Jeżeli terminy obwiązujące w ramach ww. procedury uniemożliwiają dokonanie wyboru przed zakończeniem naboru wniosków, Wnioskodawca w punkcie 2.8 wniosku powinien wskazać TAK (w realizacji projektu przewidziany jest udział partnera), a jednocześnie konieczne jest wypełnienie punktów 2.8.1.1 2.8.1.3 (dane partnera) w przypadku braku tych danych generator nie przyjmie wniosku jako prawidłowo wypełnionego. Dlatego w nazwie (8.2.1.1) należy podać informację procedura naboru partnera w toku, wskazać (8.2.1.2) status instytucji, która może ubiegać się o udział w projekcie (np. stowarzyszenie), natomiast w punkcie 8.2.1.3 (adres) wskazać województwo podkarpackie. Zapisy wniosku w dalszym ciągu powinny precyzować, jakie zadania powierzone zostaną partnerowi podczas realizacji projektu, jak również powinna być zawarta informacja o postępowaniu w celu wyłonienia partnera (wraz z przewidywanym terminem zakończenia procedury). 17. W jaki sposób powinny być realizowane w projekcie rozliczenia między Liderem a Partnerem? Sposób dokonywania rozliczeń pomiędzy liderem a partnerem w projekcie nie jest w żaden sposób ograniczony zapisami dokumentów programowych i każdorazowo wynika z zapisów wniosku aplikacyjnego i umowy partnerskiej. W praktyce stosowane są trzy rozwiązania: Nie przewiduje się przepływów finansowych pomiędzy partnerami (np. zakup koniecznych sprzętów przez lidera i przekazanie ich partnerowi). Przewiduje się przepływy finansowe w sposób analogiczny do rozliczania pomiędzy liderem a IP: na wyodrębniony rachunek bankowy partnera przelewane są środki z dotacji, środki te są wydatkowane przez partnera zgodnie z budżetu projektu, a następnie liderowi przedstawiane są rozliczenia, które stanowią część rozliczenia projektu we wniosku o płatność. W części przypadków przepływ ten jest uzależniony od złożenia zabezpieczenia finansowego liderowi przez partnera (obowiązek nakładany przez umowę partnerską, nie wynika on z Zasad finansowania PO KL). Partner dokonuje wydatków z własnych środków, a następnie są one refundowane przez lidera, po przedstawieniu rozliczeń zgodnych ze standardami rozliczeń w ramach PO KL. W chwili obecnej trwają konsultacje dokumentu o nazwie Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Dokument będzie swoistym poradnikiem dotyczącym funkcjonowania partnerstw w ramach systemu realizacji PO KL,
w związku z czym zachęcamy do korzystania z jego zapisów, kiedy tylko zostaną one przyjęte w ostatecznej wersji. 18. Czy zakup materiałów dydaktycznych dla przedszkola jest crossfinancingiem? Zakwalifikowanie danego zakupu do cross-financingu wynika z definicji tego typu wydatków (zawartej w Zasadach finansowania PO KL oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL). Materiał dydaktyczny należy do cross-financingu, jeżeli wypełnia definicję sprzętu, a jego cena jednostkowa jest wyższa od 350,00 (trzystu pięćdziesięciu 0/100) zł. 19. Jak potraktować w budżecie zakup komputera z oprogramowaniem czy jest to cross-financing? Oprogramowanie nie jest cross-financingiem, jednak w przypadku, gdy nie ma możliwości wyodrębnienia kosztu oprogramowania z kosztu zakupu sprzętu (np. komputer zakupiony wraz z systemem operacyjnym) i podwyższa wartość sprzętu, jest wliczane do cross-financingu w projekcie. 20. Jeżeli rodzice pokrywają całkowicie koszty wyżywienia w przedszkolu w roku bieżącym czy w ramach konkursu można ubiegać się o dofinansowanie na taki cel na kolejny rok? Pytanie jest analogiczne do wszystkich poprzednich dotyczących możliwych do dofinansowania form wsparcia we wniosku musi znaleźć się uzasadnienie realizacji projektu wraz z wszystkimi formami wsparcia w nim przewidzianymi, a celem projektu ma być dążenie do objęcia edukacją przedszkolną większej liczby dzieci. 21. Czy opłaty za wyżywienie na stołówce szkolnej (za tzw. wsad do kotła) są dochodem projektu? Nie ma konieczności, aby w budżecie projektu ujmować wszystkie wydatki w ramach działalności danej placówki niezależnie od tego, czy są pokrywane z dotacji oświatowej, opłat rodziców, czy np. sponsoringu. Informację dotyczącą zapewnieniu dzieciom posiłku w ramach bieżącej działalności placówki można ująć w części opisowej wniosku. Jeżeli wyżywienie zostanie jednak włączone do budżetu projektu, a opłacane będzie z opłat rodziców, kwota tych opłat powinna być wskazana jako wkład własny (prywatny) w punkcie 4.3 wniosku.
22. Czy koszt wynagrodzenia księgowej (pracującej na etacie w ZEASie) można zamienić na umowę o pracę ½ etatu w ZEASie i ½ etatu w projekcie? Czy można ująć to w zadaniu zarządzanie projektem? Tak, możliwe jest finansowanie części etatu osoby zajmującej się księgowością projektu. Jeżeli w systemie zarządzania projektu przewidziano (zgodnie z systemem praktykowanym w danej JST) udział ZEASu lub innej instytucji w rozliczaniu finansowym danej placówki, informacja na ten temat powinna być zawarta w punkcie 3.5 wniosku, wraz z podaniem danych tej instytucji (nazwa, adres, numery NIP i Regon, jeśli posiada). Dzięki temu w umowie o dofinansowanie projektu możliwe będzie wskazanie tej instytucji jako współrealizującej projekt (nie ma konieczności zawiązywania partnerstwa), a tym samym kwalifikowalne będą wydatki poniesione przez tą instytucję (np. wypłata dla księgowej). 23. Czy w przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie wydatków ponoszonych rzeczywiście należy sporządzić we wniosku metodologię ich wyliczenia? Tak, zgodnie z instrukcję wypełniania wniosku, metodologię należy sporządzić niezależnie od sposobu rozliczania kosztów pośrednich. Różna jest jednak specyfika metodologii w przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem konieczne jest odniesienie się w metodologii do realnych wydatków danej placówki w poprzednim okresie czasu. W celu przyjęcia kwoty kosztów pośrednich rozliczanych wg rzeczywiście poniesionych wydatków, wystarczająca jest metodologia będąca kalkulacją przewidywanych kosztów rynkowych. 24. Czy projekt dla przedszkola może obejmować lata przedszkolne np. 2009/2010 oraz 2010/2011 z przerwą wakacyjną, w której nie będą realizowane zajęcia? Jaki personel (ewentualnie, jakie zadania) należy przewidzieć w harmonogramie i budżecie projektu na okres wakacji? Projekt może być realizowany w terminie od złożenia wniosku aplikacyjnego do WUP do 31 sierpnia 2012 r. Nie ma możliwości wskazania terminu realizacji projektu z przerwą (wskazania dwóch terminów). Zawieszenie realizacji projektu na czas wakacji może być natomiast widoczne na harmonogramie realizacji projektu. Jeżeli przewidywany jest czas, w którym nie są podejmowane żadne działania w projekcie, na czas ten nie powinny być też przewidywane wynagrodzenia personelu projektu. Jednocześnie należy zaznaczyć, że nawet podczas miesięcy wakacyjnych projekt się toczy, konieczne są działania wynikające chociażby z promocji projektu, czy
obowiązków wobec IP (np. rozliczanie wniosku o płatność), w związku z czym nie powinno dojść do sytuacji, w której w danym okresie czasu ani jedna osoba nie jest zaangażowana w realizację projektu. 25. Jakie zmiany w projekcie może dokonywać Beneficjent sam i czy są jakieś limity kwot takich zmian? Możliwość dokonywania zmian w projekcie została opisana w Zasadach finansowania PO KL. Są dwie kategorie zmian: możliwe do dokonania samodzielnie przez Beneficjenta (wewnątrz zadań, z zastrzeżeniem braku zmian w odniesieniu do wynagrodzeń oraz pomiędzy zadaniami o wartości do 10% wartości zadań, pomiędzy którymi dokonywanie jest przesunięcie) oraz dokonywane za pisemną zgodą IP (wszystkie pozostałe). 26. Czy projekt może być realizowany z kilkoma Partnerami? Tak, nie ma zastrzeżeń co do liczby partnerów. 27. Jeżeli wniosek o dofinansowanie składa stowarzyszenie, które ma z uwagi na wymagany wkład JST umowę z gminą czy będzie wymagane złożenie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu (weksel) i kto go podpisuje? Instytucje publiczne są zwolnione z obowiązku wnoszenia zabezpieczenia realizacji projektu, a jednocześnie obowiązek ten dotyczy lidera. Jeżeli Wnioskodawcą będzie stowarzyszenie, będzie zobowiązane do złożenia zabezpieczenia, niezależnie od tego, jaki jest status partnera i czy on w ogóle funkcjonuje w projekcie. Uprawnienia do podpisywania weksla wynikać będą z wewnętrznych postanowień Wnioskodawcy z zapisów KRS i statutu. 28. Jeżeli przedszkole niepubliczne prowadzi osoba fizyczna z zarejestrowaną działalnością gospodarczą kto ma być określony we wniosku jako Beneficjent (przedsiębiorca czy przedszkole) i co może być w takim przypadku wymaganym wkładem JST? W przypadku udzielania wsparcia ośrodkowi wychowania przedszkolnego, które jest prowadzone jako działalność gospodarcza, wsparcie udzielane jest przedsiębiorstwu. W związku z tym, w tabeli 3.2.1 wniosku powinno być wskazane przedsiębiorstwo jako odbiorca wsparcia (choć przeznaczenie tej tabeli we wniosku było inne wskazanie danych koniecznych do określenia sposobu udzielania pomocy publicznej). Zgodnie z opinią IZ, nie ma w tej
sytuacji zagrożenia udzielania pomocy publicznej (nie dochodzi do zaburzenia konkurencyjności). Wkład własny JST musi zostać wniesiony (zgodnie z kryteriami dostępu określonymi w Planie Działania i powtórzonymi w dokumentacji konkursowej) na podstawie umowy partnerskiej z JST w sposób opisany w Zasadach finansowania PO KL w sposób pieniężny (uzyskanie dotacji w związku z chęcią realizacji projektu) lub niepieniężny (w budżecie należy wskazać sposoby wniesienia wkładu niepieniężnego).