Dokumenty (załączniki) wymagane do umowy o dofinasowanie projektów i procedura podpisania umowy

Transkrypt

1 Dokumenty (załączniki) wymagane do umowy o dofinasowanie projektów i procedura podpisania umowy 1

2 Statut lub inny dokument, np. wpis do odpowiedniego rejestru lub ewidencji, ewentualnie regulamin organizacyjny, akt notarialny w przypadku spółek prawa handlowego dokument potwierdzający rodzaj prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności. Tożsamy wymóg dotyczy Partnera. Występujące błędy: złożenie niewłaściwego dokumentu brak lub niewłaściwe potwierdzenie za zgodność z oryginałem (lub poświadczenie przez osoby niezgodnie z pkt 2.6 wniosku) niezgodność osób reprezentujących Wnioskodawcę z wyciągiem z Krajowego Rejestru Sądowego 2

3 Aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, wpis do ewidencji działalności gospodarczej, powołanie na wójta/burmistrza/dyrektora jst. Tożsamy wymóg dotyczy Partnera. nieaktualny dokument (3 miesiące od daty złożenia załączników) brak lub niewłaściwe potwierdzenie za zgodność z oryginałem dane z KRS niezgodne ze Statutem i innymi dokumentami złożenie pełnego wyciągu, zamiast skróconego 3

4 Pełnomocnictwo do reprezentowania Wnioskodawcy, w wypadku gdy wniosek/umowa są podpisywane przez osobę nieposiadającą statutowych uprawnień do reprezentowania. Tożsamy wymóg dotyczy Partnera. data wystawienia pełnomocnictwa późniejsza niż data złożenia wniosku o dofinansowanie podpisanie pełnomocnictwa przez nieupoważnioną osobę W przypadku jst (lub ich jednostek organizacyjnych) zaświadczenie komisji wyborczej o wyborze wójta, burmistrza, prezydenta lub Uchwała Rady Powiatu wybierającej Zarząd Powiatu lub pełnomocnictwo dla kierownia jednostki organizacyjnej st

5 Deklaracja poświadczająca udział własny. Tożsamy wymóg dotyczy Partnera nie dotyczy. Aktualne zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o nie zaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne (w przypadku podmiotów nie mających obowiązku opłacania składek na ZUS zaświadczenie z ZUS o braku takiego obowiązku). Zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami z właściwego Urzędu Skarbowego. Wnioskodawcą jest jst (posiadająca osobowość prawną), natomiast przedstawione zaświadczenie dotyczy Urzędu Gminy

6 CV kadry zarządzającej zaangażowanej w zarządzanie projektem, wymienione w części 3.5 wniosku o dofinansowanie oraz pisemna deklaracja uczestnictwa w projekcie. Załącznik nr 10 do Dokumentacji konkursowej. brak podpisów na dokumentach błędny okres realizacji projektu w deklaracji zły wzór CV i deklaracji w części 3.5 wniosku wskazano kilkuosobowy personel kluczowy, natomiast Wnioskodawca przedstawia tylko jedno CV Ewentualnie referencje Wnioskodawcy. poświadczające doświadczenie

7 Umowa partnerska niepodpisanie umowy przez strony umowy data podpisania umowy późniejsza niż złożenie wniosku podpisanie umowy przez nieuprawnione osoby brak poświadczenia za zgodność z oryginałem brak wszystkich niezbędnych elementów umowy 7

8 Umowa partnerska powinna określać: cel partnerstwa obowiązki Wnioskodawcy - Lidera projektu zadania i obowiązki partnerów w związku z realizacją projektu plan finansowy w podziale na partnerów oraz zasady zarządzania finansowego zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie zasady podejmowania decyzji w partnerstwie sposób monitorowania i kontroli projektu zgodnie z umową/porozumieniem za rozliczanie projektu odpowiedzialny jest Wnioskodawca zgodnie z umową/porozumieniem obowiązki w zakresie sprawozdawczości leżą po stronie Wnioskodawcy

9 Oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (VAT). Załącznik nr 8 do dokumentacji konkursowej. Tożsamy wymóg dotyczy Partnera. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające zarejestrowanie jako podatnik czynny lub zwolniony. Tożsamy wymóg dotyczy Partnera. Błędne dokumenty: zaświadczenie o nadaniu NIP oświadczenie Wnioskodawcy

10 Uchwała właściwego organu jst, lub inny właściwy dokument organu, który dysponuje budżetem Wnioskodawcy, zatwierdzająca projekt lub udzielająca pełnomocnictwa do zatwierdzania projektów współfinansowanych z EFS. W wypadku spółek prawa handlowego w przypadku rozporządzania prawem lub zaciągnięcia zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego, wymagana jest uchwała wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Tożsamy wymóg dotyczy Partnera. Uchwała powinna zawierać m.in: tytuł projektu, którego dotyczy nazwę instytucji ogłaszającej konkurs WUP w Lublinie nr konkursu - 1/POKL/7.3/2010

11 Oświadczenie o niekorzystaniu z pomocy pochodzącej z innych instrumentów finansowych w odniesieniu do tych samych wydatków kwalifikowalnych. Tożsamy wymóg dotyczy Partnera. Załącznik nr 11 do dokumentacji konkursowej. Oświadczenie o realizacji innych projektów współfinansowanych z EFS, sporządzone według wzoru ustalonego przez Wnioskodawcę. Oświadczenia dotyczące pomocy publicznej nie dotyczy

12 Harmonogram płatności 1 transza kwota inna niż we wniosku błędne okresy za jakie będzie składany Wniosek o płatność przy dacie wypłaty pierwszej transzy znajduje się okres, zamiast wskazania terminu wypłaty (bez wskazywania dziennej daty)!!! Załącznik do inwestycyjne harmonogramu płatności wydatki 12

13 Informacja o numerze konta z dokładnym adresem banku Gdy Beneficjentem jest jednostka organizacyjna jst informacja o rachunku powinna zawierać dwa numery rachunku: nr rachunku bankowego budżetu gminy oraz nr wyodrębnionego rachunku jednostki organizacyjnej jst, stanowiącej konto z którego będą dokonywane płatności

14 Załączniki do umowy: Deklaracja co do spełnienia wymagań w odniesieniu do systemu finansowo-księgowego (oświadczenie Wnioskodawcy o posiadaniu/nieposiadaniu wskazanego systemu księgowego) Oświadczenie o stosowaniu/niestosowaniu pzp Harmonogram Oświadczenie o kwalifikowalności VAT

15 Wzory załączników do umowy, które należy oddrukować i opieczętować zgodnie ze sposobem reprezentacji bez wypełniania: Zakres danych osobowych uczestników projektu Oświadczenie o wyrażaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie beneficjenta i podmiotów przez niego umocowanych Odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie beneficjenta i podmiotów przez niego umocowanych

16 Załączniki do umowy należy złożyć w ciągu 5 dni od otrzymania pisma informującego o możliwości przyjęcia wniosku do realizacji. Decyduje data wpływu do Instytucji Organizujacej Konkurs. W ciągu 5 dni od dnia wpływu załączników Instytucja Organizująca Konkurs dokonuje sprawdzenia dokumentów pod względem formalnymi merytorycznym, informuje o błędach lub przekazuje do podpisania 2 egzemplarze umowy o dofinansowanie, zaparafowanej przez upoważnionego przedstawiciela Instytucji Organizującej Konkurs. 16

17 Wnioskodawca w ciągu 7 dni kalendarzowych uzupełnia brakujące załączniki lub w ciągu 3 dni odsyła 2 egzemplarze podpisanej umowy. Po otrzymaniu umowy IOK w ciągu 3 dni odsyła podpisaną przez upoważnionego przedstawiciela IOK umowę wraz z załącznikami.

18 Poświadczenie kopii dokumentów wymaga sformułowania za zgodność z oryginałem, aktualnej daty oraz podpisu (czytelnego w przypadku braku pieczątki imiennej lub nieczytelnego wraz z pieczątką imienną) osoby lub osób poświadczającej/ych - upoważnionej/ych do reprezentowania Wnioskodawcy (wymienionej/ych w punkcie 2.6 wniosku o dofinansowanie projektu) na każdej stronie dokumentu lub jedynie na pierwszej stronie ze wskazaniem numerów poświadczanych stron dokumentu (w tym przypadku strony muszą być ponumerowane). 18

19 Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych 15 dni roboczych od daty podpisania umowy weksel in blanco wraz z wypełnioną deklaracją wystawcy weksla in blanco od osoby podpisującej weksel in blanco w imieniu Wnioskodawcy będzie wymagane pełnomocnictwo szczególne do wystawienia weksla

20 w przypadku Wnioskodawców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, bądź wspólnikami spółek cywilnych będzie wymagane: oświadczenie współmałżonka wyrażające zgodę na zaciągnięcie zobowiązania lub dokument potwierdzający rozdzielność majątkową jeżeli wnioskodawca pozostaje w związku małżeńskim - oświadczenie o niepozostawaniu w związku małżeńskim zwrot dokumentu stanowiącego zabezpieczenie umowy następuje na pisemny wniosek Beneficjenta po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność

21 Promocja projektu Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL Plan Komunikacji PO KL z dnia 5 sierpnia 2009 r. Na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek: promowania własnego projektu i informowania opinii publicznej o dofinansowaniu ze środków EFS poprzez używanie oficjalnych i wymaganych logotypów, znaków graficznych, zdań oraz sloganów i umieszczanie ich na dokumentach, materiałach szkoleniowych i promocyjnych, ogłoszeniach prasowych;

22 informowania uczestników projektu o bezpośrednich korzyściach wynikających z realizacji projektów współfinansowanych ze środków EFS w celu utworzenia ogólnej świadomości programu i utrwalenia jego pozytywnego wizerunku; oznaczania miejsc, w których realizowany jest projekt. Logotypy obowiązujące przy oznaczaniu projektu są dostępne na stronie (w zakładce Informacje PO KL)

23 Dziękuję za uwagę! Wojewódzki Urząd Pracy ul. Okopowa 5, Lublin Punkt konsultacyjny Tel