BiBlioteka Inwentaryzacja w sferze budżetowej Organizacja i zasady inwentaryzacji Dokumentacja Kompetencje i odpowiedzialność w zakresie inwentaryzacji Metody inwentaryzacji spis z natury, potwierdzenie sald, weryfikacja Naruszenie dyscypliny finansów publicznych Magdalena Sobczak
Autor Magdalena Sobczak Redaktor prowadzący Renata Krasowska-Kłos Korekta Mirosława Jasińska-Nowacka Projekt graficzny Kinga Pisarczyk Skład i łamanie Joanna Archacka Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. Wydanie I/2012, listopad 2012 r. ISBN 978-83-63360-23-8 Adres redakcji: 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 www.dziennik.pl, www.gazetaprawna.pl, www.forsal.pl Biuro Obsługi Klienta: 05-270 Marki, ul. Okólna 40 tel. 22 761 30 30, 801 626 666, e-mail: bok@infor.pl Druk: ready made Sp. z o.o.
SPIS TREŚCI ROZDZIAŁ 1. Podstawy prawne... 9 Ustawa o rachunkowości... 9 Finanse publiczne...15 Zmiany szczególnych zasad rachunkowości...17 Najnowsze wyjaśnienia Ministerstwa Finansów...20 ROZDZIAŁ 2. Charakterystyka inwentaryzacji... 23 Pojęcie inwentaryzacji... 23 Główne cele i przedmiot inwentaryzacji majątku...26 Czynności wchodzące w skład inwentaryzacji...28 Rodzaje i formy inwentaryzacji...30 Inwentaryzacja okresowa... 33 Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza... 34 Inwentaryzacja kontrolna, doraźna... 37 Inwentaryzacja ciągła... 38 Inwentaryzacja uproszczona... 38 Podstawowe zasady i metody inwentaryzacji...40 Metoda spisu z natury...44 Metoda uzgadniania salda... 45 Metoda weryfikacji...46 Terminy i częstotliwość inwentaryzacji...50 ROZDZIAŁ 3. Odpowiedzialność materialna pracowników a inwentaryzacja... 63 Przepisy prawne regulujące odpowiedzialność materialną pracowników... 63 Wyłącznie pracownicze stosunki pracy...64 Rodzaje odpowiedzialności materialnej... 65 Wspólna a indywidualna odpowiedzialność materialna za powierzone mienie.. 67 Wysokość odszkodowania...69 Umowa o wspólnej odpowiedzialności... 70 Forma i treść umowy... 72 Prawidłowe powierzenie mienia... 76 Inwentaryzacja... 83 Inwentaryzacja po odstąpieniu od umowy...84 Inwentaryzacja w razie nieobecności w pracy...85 Inwentaryzacja w przypadku utraty zaufania do współpracownika...88 Inwentaryzacja w przypadku niedoboru...88 Instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych a odpowiedzialność...92
ROZDZIAŁ 4. Kompetencje i odpowiedzialność w zakresie inwentaryzacji...99 Rola kierownika... 103 Zadania głównego księgowego...106 Członkowie komisji inwentaryzacyjnej...110 Członkowie zespołów spisowych...116 Kontrolerzy spisowi...119 Kto nie może być członkiem komisji i członkiem zespołu... 120 Osoby odpowiedzialnie materialnie za inwentaryzowane składniki... 122 ROZDZIAŁ 5. Etapy inwentaryzacji metodą spisu z natury i ich dokumentowanie...127 Prace przygotowawcze... 128 Ocena przydatności składników majątku... 129 Wydanie instrukcji inwentaryzacyjnej... 134 Zarządzenie wewnętrzne kierownika...135 Plan/harmonogram inwentaryzacji... 146 Powołanie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych... 148 Szkolenie... 152 Uporządkowanie dokumentów i przygotowanie pól spisowych... 154 Zabezpieczenie ewidencji magazynowej...157 Przygotowanie arkuszy spisowych, materiałów pomocniczych i pomocy technicznych...160 Prace spisowe... 162 Przystąpienie zespołów spisowych do spisu, przeprowadzenie spisu wg asortymentów i osób materialnie odpowiedzialnych... 162 Przyjmowanie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych przed spisem i po spisie... 164 Wypełnianie arkuszy spisowych... 168 Wyrywkowa kontrola...171 Prace rozliczeniowe... 174 Kontrola dokumentacji...175 Przekazanie dokumentacji i wycena składników... 182 Sporządzenie różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnianie przyczyn ich powstania... 182 Kompensowanie różnic inwentaryzacyjnych... 197 Rozliczenie końcowe... 200 Sporządzenie protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji... 201 Decyzja poinwentaryzacyjna kierownika jednostki...206 Przykłady z wniosków pokontrolnych...208
ROZDZIAŁ 6. Etapy inwentaryzacji metodą uzgadniania sald...211 Poinformowanie kontrahenta...213 Brak odpowiedzi...217 Odpisy aktualizujące... 218 Protokół... 219 Wyjaśnienie różnic...220 ROZDZIAŁ 7. Etapy inwentaryzacji metodą weryfikacji... 227 ROZDZIAŁ 8. Zakończenie i rozliczenie inwentaryzacji... 241 Księgowe ujęcie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie...246 Niedobory...248 Niedobory niezawinione...248 Niedobory zawinione...250 Nadwyżki... 257 ROZDZIAŁ 9. Przykładowe inwentaryzacje...259 Inwentaryzacja kasy...259 Inwentaryzacja druków... 273 ROZDZIAŁ 10. Naruszenie dyscypliny finansów publicznych z zakresu inwentaryzacji... 281 ROZDZIAŁ 11. Dokumentacja inwentaryzacyjna...299 Plan inwentaryzacji... 301 Zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji...302 Wykaz powołanych członków komisji...315 Harmonogram prac inwentaryzacyjnych... 316 Arkusz spisu z natury...320 Protokół inwentaryzacji kasy... 323 Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej...329 Pismo o uzgodnienie salda...329 Sprawozdanie kontroli inwentaryzacji... 333 Różnice inwentaryzacyjne... 335 Sprawozdanie z inwentaryzacji zakończonej i rozliczonej... 339 Oświadczenie... 343 Instrukcje inwentaryzacyjne...346 Elementy budowy instrukcji inwentaryzacyjnej...348
ROZDZIAŁ 12. Wyciąg z przepisów Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości wyciąg...351 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej... 355 Zarządzenie Ministra Finansów z dnia 16 listopada 1983 r. w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej wyciąg... 451 Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy wyciąg...499 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie...504 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu... 510 Wykaz wzorów Zarządzenie wójta w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w szkole...35 Zarządzenie burmistrza w przypadku zmiany dyrektora przedszkola... 37 Wniosek o przeprowadzenie inwentaryzacji sposobem uproszczonym...39 Protokół weryfikacji sald kont...48 Pismo o powierzeniu pracownikowi mienia z obowiązkiem wyliczenia/zwrotu...79 Oświadczenie pracownika...79 Umowa o współodpowiedzialności majątkowej za powierzone mienie... 80 Protokół ustaleń na okoliczność obciążenia osoby materialnie odpowiedzialnej z tytułu wystąpienia z winy osoby odpowiedzialnej rzeczywistych niedoborów... 91 Oświadczenie...96 Oświadczenia osoby odpowiedzialnej/materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją...97 Oświadczenia osoby odpowiedzialnej/materialnie odpowiedzialnej po inwentaryzacji... 98 Zarządzenie w sprawie powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu...109 Wykaz członków zespołów spisowych powołanych do przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej na koniec roku obrotowego 20.. r.... 118 Protokół oceny przydatności środków trwałych... 132 Protokół likwidacji środków trwałych (środków trwałych w używaniu)... 133 Zarządzenie Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w sprawie wprowadzenia Instrukcji Inwentaryzacji... 135
Zarządzenie Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w sprawie spisu z natury...138 Fragment zarządzenia w sprawie sporządzenie spisu z natury w pokoju...140 Zarządzenie dyrektora szkoły... 141 Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych...143 Harmonogram prac inwentaryzacji środków trwałych Państwowej Wyższej Szkoły...147 Wykaz powołanych członków komisji...150 Wykaz powołanych zespołów spisowych...151 Polecenie przeprowadzenia spisu...152 Protokół ze szkolenia komisji inwentaryzacyjnej...154 Protokół ze szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej...154 Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej...156 Oświadczenie osób odpowiadających za składniki majątkowe... 157 Protokół zabezpieczenia ewidencji inwentaryzowanych składników...159 Arkusz spisu z natury... 161 Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej składane przed rozpoczęciem spisu z natury...166 Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej składane po zakończeniu spisu z natury...167 Upoważnienie...168 Protokół z przeprowadzonej kontroli spisu z natury...174 Sprawozdanie z przebiegu spisu z natury...176 Sprawozdanie zespołu spisowego dotyczącego pola spisowego...178 Sprawozdanie zespołu spisowego z przebiegu spisu z natury...179 Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury... 181 Wezwanie...184 Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych...188 Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych... 191 Wykaz różnic inwentaryzacyjnych...194 Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych...195 Arkusz kompensaty niedoborów i nadwyżek...199 Protokół komisji inwentaryzacyjnej... 202 Protokół z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej... 205 Decyzja poinwentaryzacyjna...207 Wezwanie do uzgadniania sald...215 Protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej metodą uzgodnienia sald z kontrahentami... 220 Pismo o potwierdzenie salda...222 Pismo o uzgodnienie salda...225 Protokół werefikacji... 231 Sprawozdanie z inwentaryzacji...232 Przykładowy protokół inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji sald...234 Protokół inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji sald...237 Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie...263 Przykładowy protokół z inwentaryzacji kasy... 264 Oświadczenie składane przez kasjera... 266
Oświadczenie kasjera/kasjerki o przejęciu kasy z pełną odpowiedzialnością materialną... 269 Protokół z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania...278 Oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania...279 Zestawienie wyników inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania...280 Plan przeprowadzenia inwentaryzacji...301 Zarządzenie w sprawie: przeprowadzenia inwentaryzacji doraźnej (zdawczo-odbiorczej) w Urzędzie Gminy... 302 Zarządzenie wewnętrznego kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji rocznej (okresowo-okolicznościowej)...303 Zarządzenie w sprawie spisu z natury... 306 Zarządzenie wewnętrznego kierownika w sprawie inwentaryzacji rocznej...307 Zarządzenie wewnętrznego dyrektora... 309 Zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w likwidowanej jednostce budżetowej...311 Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w Szkole... 313 Wykaz powołanych członków komisji inwentaryzacyjnej... 315 Plan przeprowadzenia inwentaryzacji...316 Harmonogram i terminarz inwentaryzacji 1... 317 Harmonogram i terminarz inwentaryzacji 2...318 Harmonogram i terminarz inwentaryzacji 3...319 Arkusz spisu z natury uniwersalny... 320 Arkusz spisu z natury rzeczowe składniki majątku w użytkowaniu...322 Protokół inwentaryzacji kasy 1...323 Protokół inwentaryzacji kasy 2...324 Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie szkoły 1...325 Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie szkoły 2...326 Protokół z kontroli kasy...328 Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją...329 Potwierdzenie salda...330 Pismo o uzgodnienie salda...332 Protokół kontroli spisu z natury...333 Protokół z przeprowadzonej kontroli spisu z natury...334 Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych...335 Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych...336 Protokół komisji inwentaryzacyjnej...337 Sprawozdanie zbiorcze 1...339 Sprawozdanie zbiorcze 2... 340 Sprawozdanie opisowe przewodniczącego zespołu spisowego...341 Sprawozdanie końcowe przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej...342 Oświadczenie o kompletności spisu z natury...343 Oświadczenie...343 Spis inwentarza...344 Protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych ujętych w arkuszu...345
ROZDZIAŁ 1 Podstawy prawne Przeprowadzenie inwentaryzacji jest obowiązkiem kierownika każdej jednostki, a więc także jednostki sektora finansów publicznych. Nie można więc z niej zrezygnować. W sferze budżetowej całą procedurę przeprowadzania inwentaryzacji trzeba dostosować do szczególnych regulacji prawnych obowiązujących w tym sektorze. Fragment instrukcji inwentaryzacyjnej Podstawę regulacji przyjętych zasad w niniejszej instrukcji inwentaryzacyjnej stanowią poniższe akty prawne: 1. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 2. Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). 3. Ustawa z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 102, poz. 651 z późn. zm.). 4. Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. nr 14, poz. 114 z późn. zm.). 5. Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). 6. Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). 7. Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861 z późn. zm.). Ustawa o rachunkowości Podstawowym aktem prawnym stosowanym w jednostkach należących do sfery finansów publicznych, regulującym ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, jest ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.; dalej ustawa o rachunkowości). Określa ona zasady rachunkowości, tryb badania sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów oraz zasady wykonywania działalno-
10 Inwentaryzacja w sferze budżetowej ści w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jej przepisy stosuje się m.in. do gmin, powiatów, województw i ich związków, a także państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych. Jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości, a więc także jednostki sektora finansów publicznych, obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ustawy). Jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację tego obowiązku, to jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia. Przepis art. 4 ust. 1 wyraża ogólną, nadrzędną zasadę przyjętą w ustawie o rachunkowości, iż zasady rachunkowości opisane w ustawie nie tylko powinny być przez jednostkę poprawnie stosowane (tzn. nie tylko zgodnie pod względem formalno-prawnym), ale tak powinny być wybrane ze zbioru dostępnych alternatyw (rozwiązań), aby sprawozdanie finansowe za miniony okres rzetelnie i jasno przedstawiało sytuację majątkową i finansową jednostki. Dlatego dokonując wyboru, należy mieć na uwadze specyfikę działalności sektora finansów publicznych, ponieważ niektóre z zasad będą obowiązywały w nieco innym zakresie. Dotyczy to przede wszystkim zasady memoriału. (...)