Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych dr Artur Bartoszewski www.bartoszewski.pr.radom.pl Wykład III W prezentacji wykorzystano fragmenty i przykłady z książki: Joe Habraken; Microsoft Office User Specjalist: Access 97, Przewodnik egzaminacyjny, Wydawnictwo Translator s.c., Warszawa 1997. 1
Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych VII. MS ACCESS Wyszukiwanie informacji w tabeli 2
VII. MS ACCESS Wyszukiwanie informacji w tabeli Filtrowanie rekordów Filtry podobnie jak polecenie Znajdz działają z zastosowaniem kryteriów. Jednakże filtry mają tę wyższość nad funkcją Znajdź, że wyświetlają jedynie te rekordy, które spełniają kryteria filtru. Inne rekordy w tabeli zostają ukryte. Filtrowanie ułatwia pracę z rekordami. Istnieją dwa sposoby filtrowania tabel: filtrowanie według wyboru filtrowanie według formularza. 3
VII. MS ACCESS Wyszukiwanie informacji w tabeli Filtrowanie rekordów - filtrowanie według wyboru Niewiarygodnie prostym sposobem filtrowania rekordów jest filtrowanie według wyboru. Podajesz Accessowi przykład pola danych, według którego chcesz filtrować tabelę, a Access pokazuje jedynie te rekordy, które pasują. Np. tabela produktów zazwyczaj zawiera pole Dostawcy. Aby wyświetlić podzestaw tabeli, który zawiera jedynie produkty dostarczone przez określonego dostawcę, wskaż dostawcę i wywołaj polecenie Filtr. 4
VII. MS ACCESS Wyszukiwanie informacji w tabeli Filtrowanie rekordów - filtrowanie według formularza Kiedy filtrujesz według formularza, pusty wiersz arkusza danych pojawia się ze wszystkimi odpowiednimi kolumnami pól znajdującymi się w tabeli. Wystarczy zaznaczyć pole lub pola wymagane do filtrowania. Przy każdym oknie pola pojawia się rozwijalna w dół strzałka; kliknij ją i wskaż dane pełniące Filtrowanie według formularza pozwala ustawić kilka kryteriów filtrowania tabeli, włączając wyrażenia logiczne. 5
VII. MS ACCESS Modyfikowanie tabeli Ukrywanie pola Możesz ukryć pola, których chwilowo nie używasz lub zastanawiasz się nad ich usunięciem z tabeli. Ukrycie pola chroni dane, które wprowadziłeś do swoich rekordów i zachowuje wszystkie właściwości pola, które ustawiłeś. Na przykład, powiedzmy, że masz tabelę Pracownicy, która zawiera pola dotyczące sprzedaży. Możesz chcieć ukryć te pola pracując z tabelą ze względu na ich wrażliwą" naturę. Widok Arkusza danych jest jedynym widokiem, w którym możesz ukrywać całe pole. By tego dokonać, prześledź poniższe czynności: 1. W widoku Arkusza danych wskaż pole, które chcesz ukryć. 2. Wskaż Format, Ukryj kolumny. Zaznaczona kolumna lub kolumny znikną. 6
VII. MS ACCESS Modyfikowanie tabeli Odkrywanie pola Kiedy chcesz odkryć kolumny, wykonaj te czynności: 1. Wskaż Format, Odkryj kolumny. Pojawi się okno dialogowe Odkryj kolumny, w którym znajduje się lista wszystkich kolumn tabeli. 2. Pola ze znakiem zaznaczenia obok nich są odkryte; ukryte pola nie mają znaku zaznaczenia. Kliknij okienko obok dowolnego pola, które chcesz zmienić. Kliknięcie okienka zmienia stan pola z ukrytego na odkryte i vice versa. 7
Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych MS ACCESS Kwerendy 8
Kwerendy Kwerendy (zapytania) pozwalają na różne sposoby oglądać, zmieniać i analizować dane. Można ich również używać jako źródeł rekordów dla formularzy, raportów i stron dostępu do danych. 9
Co mogą kwerendy 10
Rodzaje kwerend Najczęściej stosowanymi rodzajami kwerend są: kwerenda wybierająca, Kwerenda sumująca, Kwerenda parametryczna Kwerenda krzyżowa 11
Kwerenda wybierająca Kwerenda wybierająca jest najczęściej używanym rodzajem kwerendy. Służy do otrzymywania danych z tabeli lub tabel i wyświetla wyniki w arkuszu danych, w którym można je następnie aktualizować (z pewnymi ograniczeniami). Kwerendy wybierające mogą być również używane do grupowania rekordów i obliczania sum, zliczeń, wyliczania średnich i przeprowadzania innych obliczeń. 12
Kwerenda wybierająca 13
Kwerenda wybierająca 14
Kwerendy sumujące 1. Utwórz kwerendę w widoku projektu dla wybranej tabeli. 2. Wprowadź pole według którego chcesz sumować. 3. Na pasku narzędzi odszukaj przycisk Sumy, wciśnij go. 4. Nastąpi grupowanie danych według wybranego pola. 15
Kwerenda Parametryczna Wykonanie kwerendy parametrycznej powoduje wyświetlenie okna dialogowego, w którym należy podać informacje, takie jak kryteria pobierania rekordów czy wartości, które mają być wstawione w polach. Kwerendę można tak zaprojektować, aby użytkownik był pytany o kilka różnych informacji, na przykład o dwie daty. Następnie w programie Access zostaną wyszukane wszystkie te rekordy, których daty zawierają się między dwoma podanymi datami. Kwerendy parametryczne są również przydatne do tworzenia formularzy, raportów i stron dostępu do danych. Na przykład: na podstawie kwerendy parametrycznej można utworzyć miesięczny wykaz pensji. Przy drukowaniu raportu wyświetlane jest okno dialogowe, w którym użytkownik jest proszony o podanie miesiąca, którego raport ma dotyczyć. Po podaniu miesiąca program Access wydrukuje odpowiedni raport. 16
Kwerenda Parametryczna Aby utworzyć kwerendę parametryczną należy w kwerendzie wybierającej wywołać okno dialogowe z pytaniem robimy to nawiasem [] który umieszczamy w wierszu KRYTERIA bądź LUB kwerendy. W nawiasie tym możemy wpisać treść komunikatu, który będzie wyświetlony w oknie. 17
Kwerenda Parametryczna Kwerenda parametryczna wyświetla uprzednio zdefiniowane okno lub okna dialogowe, w których należy podać wartości parametrów (kryteria). 1. Utwórz kwerendę wybierającą 2. W widoku Projekt kwerendy przeciągnij odpowiednie pola z listy pól kwerendy do jej siatki projektu. 3. W komórce Kryteria pod każdym z pól, którego chcesz użyć jako parametru, wpisz w nawiasach kwadratowych tekst monitu. Monit ten jest wyświetlany po uruchomieniu kwerendy. Tekst monitu musi różnić się od nazwy pola, ale może tą nazwę zawierać. 18
Kwerenda Parametryczna Aby utworzyć kwerendę parametryczną należy w kwerendzie wybierającej wywołać okno dialogowe z pytaniem robimy to nawiasem [] który umieszczamy w wierszu KRYTERIA bądź LUB kwerendy. W nawiasie tym możemy wpisać treść komunikatu, który będzie wyświetlony w oknie. 19
Kwerenda Parametryczna UWAGA: Instrukcja LIKE [Wpisz nazwę przedmiotu] & * wprowadzona w polu Przedmiot umożliwi wyszukiwać przedmioty podając część początku ich nazwy. 20
Kwerenda Parametryczna Przykład: Kwerenda parametryczna, która wyświetli dwa okna dialogowe w których podamy dwie oceny a następnie wyświetli oceny z tego przedziału. 21
Kwerendy krzyżowe Kwerendy krzyżowe stosowane są w celu obliczenia i zmiany struktury danych, co ułatwia analizowanie tych danych. Kwerendy krzyżowe obliczają sumę, średnią, zliczają dane lub przeprowadzają inny rodzaj podsumowania dla danych zgrupowanych według dwóch typów informacji jeden wzdłuż lewej, a drugi wzdłuż górnej krawędzi arkusza danych. 22
Kwerendy krzyżowe 23
Kwerendy tworzące tabele Tworzy nową tabelę z wszystkich lub z części danych znajdujących się w jednej lub kilku tabelach. Kwerendy tworzące tabele są przydatne w następujących sytuacjach: Tworzenie tabel, które mają być eksportowane do innych baz danych programu Microsoft Access. Tworzenie kopii zapasowej tabeli. Tworzenie tabeli archiwalnej, zawierającej nieaktualne rekordy. 24
Kwerendy tworzące tabele Etap 1 należy utworzyć kwerendę wybierającą, Etap 2 - należy zmienić typ na Kwerenda tworząca tabele.. 25
Kwerendy aktualizujące W oknie bazy danych przejdź na obiekt Tabele. Wskaż tabelę, którą chcesz skopiować, naciśnij prawy przycisk, wybierz Zapisz jako..., Wprowadź nową nazwę. Kwerenda aktualizująca zmienia bezpowrotnie zawartość tabeli, dlatego przed jej użyciem należy sprawdzić przy pomocy kwerendy wybierającej czy postawione kryteria umożliwiły odszukanie interesujących nas dane. 26
Kwerendy aktualizujące 1. Utwórz kwerendę wybierającą w widoku projektu. 2. Wprowadź pole. 3. Rozwiń menu Kwerenda, wybierz Kwerenda aktualizująca. 27
Kwerendy aktualizujące W wierszu Aktualizacja do: wpisz wyrażeni: Np.: [cena]*0,8 [cena]-[cena]*0,2 uwaga: bez spacji. Nawias klamrowy oznacza dla Accessa nazwę pola. Po uruchomieniu Access zapyta o potwierdzenie 28
Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych Literatura: W prezentacji wykorzystano fragmenty i przykłady z książki: Joe Habraken; Microsoft Office User Specjalist: Access 97, Przewodnik egzaminacyjny, Wydawnictwo Translator s.c., Warszawa 1997. 29