Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Zespół Własności Przemysłowej Poradnik przedsiębiorcy poświęcony prowadzeniu i rozliczaniu projektów Warszawa 2010 1 z 9
Szanowni Państwo, Prezentujemy czwarty odcinek Poradnika nt. prowadzenia i rozliczania projektów w działaniu 8.1 PO IG, który poświęcony został kwestii aneksowania umów o dofinansowanie. W niniejszym odcinku zaprezentowano kwestie problematyczne związane z wprowadzaniem zmian w umowach wymagających zawarcia aneksu oraz zmian wymagających jedynie akceptacji RIF/PARP, bez konieczności zawierania aneksu. 2 z 9
4. Wprowadzanie zmian w umowach o dofinansowanie Beneficjent, podpisując umowę o dofinansowanie, zobowiązuje się do realizacji projektu zgodnie z jej zapisami. Refundacja poniesionych przez Beneficjenta wydatków będzie możliwa tylko wtedy, gdy projekt zostanie zrealizowany zgodnie z zawartą umową. Zatem Beneficjent, chcąc dokonać zmian w umowie, zobowiązany jest poinformować pisemnie PARP za pośrednictwem RIF o przyczynach powodujących konieczność wprowadzenia zmian, przed ich wprowadzeniem. W większości przypadków ww. zmiany wymagają dla swojej ważności zawarcia stosownego aneksu do umowy o dofinansowanie. PAMIĘTAJ! Zanim wprowadzisz jakiekolwiek zmiany w projekcie, powiadom o tym fakcie Regionalną Instytucję Finansującą. 4.1 Zmiany nie wymagające zawarcia aneksu do umowy Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie zmiana: adresu lub reprezentacji Beneficjenta; rachunku bankowego Beneficjenta, na który przekazywane jest dofinansowanie; terminu realizacji poszczególnych działań i etapów projektu, o ile zmiana ta pozostaje bez wpływu na termin zakończenia realizacji projektu; dotycząca aktualizacji Harmonogramu płatności, o ile nie powoduje to zmiany wysokości zaliczki oraz zmiany okresu kwalifikowalności wydatków; dotycząca przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem do 10 % wartości kwoty danej kategorii wydatków, z której następuje przesunięcie, bez względu na poziom wzrostu kategorii wydatków, do której następuje przesunięcie. nie wymaga zawarcia aneksu do umowy, a jedynie pisemnego poinformowania Regionalnej Instytucji Finansującej. PRZYKŁAD 1: Zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu Beneficjent zaplanował w kategorii Zakup nowych środków trwałych wydatki na poziomie 10 000 zł (zakup 2 laptopów- 8 000 zł, zakup urządzenia wielofunkcyjnego- 2 000 zł), natomiast w kategorii Nabycie wartości niematerialnych i prawnych wydatki na poziomie 5 000 zł (zakup licencji na potrzeby projektu). Po dokonaniu przez Beneficjenta stosownych zakupów okazało się, iż każdy z laptopów był tańszy o 1 000 zł (oszczędność w wysokości 2 000 zł), natomiast koszt zakupu licencji wzrósł o 2 000 zł. Beneficjent, chcąc dokonać 10 % przesunięć w Harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu, bez konieczności aneksowania umowy, na etapie rozliczania danego etapu może dokonać przesunięcia z kategorii Zakup nowych środków trwałych do kategorii Nabycie wartości niematerialnych i prawnych wyłącznie kwoty 1 000 zł, mimo iż oszczędności w tej kategorii wyniosły 2 000 zł, gdyż 10 % z 10 000 zł = 1 000 zł. W sytuacji, gdy Beneficjent dokonuje stosownych przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków, na etapie rozliczenia projektu zobowiązany jest do dostarczenia wraz z wnioskiem o płatność aktualnego Harmonogramu rzeczowo-finansowego, uwzględniającego dokonane przesunięcia. 3 z 9
UWAGA! W przypadku kilkukrotnego dokonywania przez Beneficjentów 10 % przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem każdorazowo należy odnosić się do wartości danej kategorii określonej w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie, bądź też ostatniego podpisanego aneksu do umowy. Jednocześnie należy pamiętać, iż 10 % przesunięć dokonujemy pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków, wyszczególnionymi w Tab. 2 Harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu. Nie należy definiować kategorii wydatku jako działania, czy też etapu projektu. Etapy w działaniu 8.1 PO IG mają jedynie charakter porządkujący cały projekt. Oprócz ww. zmian, wymienionych w umowie o dofinansowanie, istnieją również nieznaczne modyfikacje projektu, w przypadku których nie ma konieczności zawierania aneksu do umowy, a jedynie pisemnego poinformowania RIF. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów ww. modyfikacji. 1. Przesunięcia wydatków pomiędzy poszczególnymi działaniami (np. zakup laptopa, zakup urządzenia wielofunkcyjnego) w ramach tej samej kategorii wydatków (Zakup nowych środków trwałych) nie wymagają zawarcia aneksu do umowy, rozpatrywane są jednak indywidualnie, po dokonaniu szczegółowej analizy proponowanych zmian, w celu uniknięcia znaczącej modyfikacji projektu. 2. W przypadku, gdy Beneficjent zaplanował w projekcie wydatki na zakup analiz przygotowawczych, jednak do rozliczenia projektu jako potwierdzenie realizacji wydatku Beneficjent przedstawił, zamiast faktury, rachunek za wykonanie dzieła wraz z umową o dzieło, nie ma konieczności aneksowania umowy o dofinansowanie i zmiany kategorii wydatków na wynagrodzenia brutto. Rozliczenie wydatków na zakup analiz przygotowawczych nastąpi na podstawie przedłożonych przez Beneficjenta dokumentów księgowych (umowa o dzieło oraz rachunek) oraz stosownych potwierdzeń zapłaty. 3. W sytuacji, gdy Beneficjent planuje zmianę sposobu zatrudnienia pracownika np. z umowy zlecenie na umowę o pracę, a modyfikacja ta nie spowoduje konieczności zmiany Harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu (w nazwie działania nie sprecyzowano rodzaju zawieranej z pracownikiem umowy), zmiana taka jest dopuszczalna i nie wymaga zawarcia aneksu do umowy, a jedynie pisemnego poinformowania RIF. Należy zauważyć, że w podobnym przypadku, gdy zmiana będzie dotyczyła rezygnacji z umowy o pracę na rzecz umowy zlecenia, zmiana taka zostanie rozpatrzona również w kontekście ewentualnego wpływu na zaplanowane wskaźniki dot. zatrudnienia. 4. W sytuacji, gdy zmiana lokalizacji Projektu wiąże się jedynie ze zmianą numeru lokalu (nie ulega zmianie województwo, powiat, gmina, miejscowość i kod pocztowy), który nie jest ujęty w pkt 14 wniosku o dofinansowanie, nie ma konieczności aneksowania zapisów Umowy w ww. zakresie. W opisanym przypadku RIF akceptuje wnioskowane przez Beneficjenta zmiany, bez konieczności sporządzania aneksu do Umowy. 4.2 Zmiany wymagające zawarcia aneksu do umowy W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w projekcie Beneficjent jest zobowiązany do złożenia w Regionalnej Instytucji Finansującej stosownego wniosku o wprowadzenie 4 z 9
zmian wraz przedstawieniem ich zakresu oraz uzasadnieniem w terminie 30 dni od dnia zaistnienia przyczyny zmiany. UWAGA! W przypadku nieterminowego złożenia wniosku o wprowadzenie zmian w umowie mogą pojawić się poważne problemy z rozliczeniem projektu. W zależności od rodzaju planowanej zmiany konieczne jest również złożenie przez Beneficjenta dodatkowych dokumentów, takich jak: aktualny Harmonogram rzeczowo-finansowy projektu; aktualny Harmonogram płatności; aktualny plan finansowy; tabela skwantyfikowanych wskaźników realizacji projektu; dokument rejestrowy, aktualny na dzień złożenia wniosku o aneks. W przypadku zmiany formy prawnej Beneficjent do zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie konieczne jest przedłożenie w RIF następujących dokumentów: dokument, z którego wynika przekazanie przedsiębiorstwa innemu podmiotowi; aktualny dokument rejestrowy; umowa spółki/akt notarialny poświadczający utworzenie nowego podmiotu (dot. przypadku, gdy nowym Beneficjentem jest spółka cywilna); decyzja o NIP; zaświadczenie o nr REGON; zaświadczenie z banku o nr rachunku bankowego; oświadczenie o spełnianiu kryteriów MSP (nie wymagane w przypadku sukcesji uniwersalnej); deklaracje o niekaralności każdego ze wspólników/członków Zarządu; zaświadczenia z US i ZUS o niezaleganiu z należnościami wobec Skarbu Państwa (nie wymagane w przypadku sukcesji uniwersalnej); kopia formularza o otrzymanej/nieotrzymanej pomocy publicznej (pkt 1 części V. Załączniki Wniosku o dofinansowanie realizacji projektu) (nie wymagane w przypadku sukcesji uniwersalnej); kopia zaświadczenia o pomocy de minimis (pkt 2 części V. Załączniki Wniosku o dofinansowanie realizacji projektu) (nie wymagane w przypadku sukcesji uniwersalnej); oświadczenie Beneficjenta, treść zgodna z częścią VI. Deklaracja wnioskodawcy Wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (nie wymagane w przypadku sukcesji uniwersalnej). PAMIĘTAJ! Dokonanie zmian prawno-organizacyjnych w przedsiębiorstwie Beneficjenta musi być poprzedzone przekazaniem stosownej informacji do RIF, a następnie uzyskaniem zgody PARP. Wprowadzenie zmian mogących zagrażać prawidłowej realizacji projektu i umowy może stanowić podstawę jej rozwiązania przez PARP. Należy również pamiętać, iż zgoda np. na wniesienie aportem przedsiębiorstwa nie jest wydawana automatycznie. PARP analizuje każdy przypadek indywidualnie, mając na uwadze specyfikę celów, dla realizacji których działanie zostało przewidziane oraz projektu, o którego dofinansowanie wystąpił wnioskodawca, a także kryteria kwalifikowalności. 5 z 9
W przypadku złożenia przez Beneficjenta wniosku o aneks do umowy o dofinansowanie w związku z zawarciem umowy o przelew wierzytelności z instytucją kredytującą, w celu podjęcia przez PARP właściwej decyzji, konieczne jest dostarczenie przez Beneficjenta: umowy kredytowej; umowy cesji zawartej z instytucją kredytującą; dokumentu banku dotyczącego numeru rachunku bankowego, na który ma zostać przekazane dofinansowanie. PAMIĘTAJ! Umowa cesji powinna: - dotyczyć umowy kredytowej zawartej na finansowanie projektu zgodnie z umową o dofinansowanie; - wskazywać poprawne dane identyfikacyjne stron umowy o dofinansowanie; - zawierać numer rachunku bankowego instytucji kredytującej, na który ma być dokonana wypłata środków; - określać, że przedmiotem umowy cesji jest przelew wierzytelności z tytułu wsparcia stanowiącego zwrot części kosztów kwalifikowalnych poniesionych przez Beneficjenta na realizację projektu zgodnie z umową o dofinansowanie. Część składanych przez Beneficjentów wniosków podlega wyłącznie weryfikacji RIF, co znacząco przyspiesza proces wyrażania zgody na proponowane przez Beneficjentów zmiany, a zatem i samą realizację projektów. Natomiast pozostałe modyfikacje, do zawarcia stosownego aneksu do umowy wymagają akceptacji PARP, w związku z czym po dokonaniu wstępnej weryfikacji RIF przekazywane są do PARP celem ich zatwierdzenia. Najczęściej spotykane zmiany, które mogą być wprowadzone do umowy za zgodą RIF to: przesunięcie terminów rozpoczęcia i zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków, bez ingerencji w zmianę zakresu rzeczowego; zmiana terminów realizacji wskaźników, bez możliwości zmiany ich wartości, dokonana w związku z potrzebą dostosowania do zmienionego okresu kwalifikowalności wydatków; zmiana miejsca lokalizacji projektu w obrębie tego samego województwa; zmiana nazwy Beneficjenta, o ile nie wiąże się ona ze zmianą formy prawnej; przesunięcie działań pomiędzy etapami projektu pod warunkiem braku zmian kosztochłonności przesuwanych działań zaakceptowanej w Harmonogramie rzeczowo-finansowym (np. przesunięcie działania z etapu III do etapu II projektu bez zmiany wartości danego działania); wprowadzenie zaliczkowego sposobu finansowania projektu, o ile w projekcie nie dokonywano cesji wierzytelności z umowy o dofinansowanie. Decyzja o zaakceptowaniu zmian podejmowana jest przez PARP szczególnie w przypadku: przekazania przedsiębiorstwa należącego do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą innemu podmiotowi: osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą / spółce cywilnej / spółce prawa handlowego (tj. Spółka Jawna, Spółka Komandytowa, Sp. z o.o., S.A.); sukcesji uniwersalnej, tj. przekształcenia dotychczasowego Beneficjenta będącego spółką prawa handlowego (tj. Spółka Jawna, Spółka Komandytowa, Sp. z o.o., S.A.)/spółką cywilną w spółkę prawa handlowego; 6 z 9
przeniesienia praw i obowiązków wynikających z umowy na inny podmiot lub w przypadku innych zmian organizacyjno-prawnych w statusie Beneficjenta; cesji wierzytelności z umowy o dofinansowanie; przeniesienia miejsca lokalizacji projektu do innego województwa; zmiany zakresu rzeczowego projektu lub modyfikacji mogących mieć wpływ na zmianę/modyfikację celu projektu. 4.2.1 Zmiany zakresu rzeczowego projektu Każdy wniosek beneficjenta o dokonanie zmian w umowie dotyczących zakresu rzeczowego projektu jest rozpatrywany indywidualnie. UWAGA! Wprowadzenie nowego działania w ramach danej kategorii wydatków lub nowej kategorii wydatków do Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu skutkuje brakiem akceptacji zmian w formie aneksu. Nie ma możliwości dodawania nowych działań, kategorii do projektu, gdyż Komisja Konkursowa oceniła wniosek o dofinansowanie w określonej postaci, akceptując zarówno wszystkie pozycje wyszczególnione w Harmonogramie rzeczowo-finansowym, jak również wysokość wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem przypisanych danym działaniom. Wprowadzenie do projektu nowego działania oznaczałoby, że wniosek powinien zostać poddany ponownej ocenie Komisji Konkursowej, co po podpisaniu umowy o dofinansowanie nie jest jednak możliwe. PRZYKŁAD 2: Beneficjent złożył wniosek o wprowadzenie zmian w umowie polegających na dodaniu do kategorii wynagrodzeń nowego działania, polegającego na zatrudnieniu do realizacji projektu dodatkowej osoby- specjalisty ds. marketingu. Na etapie składania wniosku o dofinansowanie Beneficjent nie przewidział, iż osoba na ww. stanowisku będzie niezbędna do prawidłowej realizacji projektu. W związku z tym, że w Harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy nie przewidziano zatrudniania osoby na stanowisku specjalista ds. marketingu nie ma możliwości wprowadzenia do projektu nowego działania. PARP nie wyraża zgody na modyfikację projektu w ww. zakresie. Beneficjent może zatrudnić ww. osobę do pracy przy projekcie, jednak koszty związane z zatrudnieniem tej osoby nie mogą stanowić wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem. Przesunięcia wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem powyżej 10 % wartości kategorii, z której następuje przesunięcie, wymagają złożenia w RIF stosownego wniosku o wprowadzenie zmian oraz zawarcia aneksu do umowy. PRZYKŁAD 3: Zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu Beneficjent zaplanował w kategorii Zakup nowych środków trwałych wydatki na poziomie 10 000 zł (zakup 2 laptopów- 8 000 zł, zakup urządzenia wielofunkcyjnego- 2 000 zł), natomiast w kategorii Nabycie wartości niematerialnych i prawnych wydatki na poziomie 5 000 zł (zakup licencji na potrzeby projektu). Po dokonaniu przez Beneficjenta stosownych zakupów okazało się, iż 7 z 9
każdy z laptopów był tańszy o 1 000 zł (oszczędność w wysokości 2 000 zł), natomiast koszt zakupu licencji wzrósł o 2 000 zł. Z uwagi na powstałe podczas realizacji projektu oszczędności, Beneficjent złożył w RIF wniosek o wprowadzenie zmian w umowie i przesunięcie kwoty 2 000 zł z kategorii Zakup nowych środków trwałych do kategorii Nabycie wartości niematerialnych i prawnych. PARP, po dokonaniu stosownej weryfikacji, zaakceptowała wnioskowane przez Beneficjenta zmiany, w związku z czym zawarto z Beneficjentem aneks do umowy o dofinansowanie. UWAGA! PARP może nie wyrazić zgody na zawarcie aneksu do umowy, jeśli wnioskowana przez Beneficjenta zmiana może spowodować znaczącą modyfikację projektu. PRZYKŁAD 4: Beneficjent złożył w RIF wniosek o aneks do umowy w zakresie możliwości ograniczenia liczby osób pracujących w ramach projektu, przy jednoczesnym utrzymaniu kosztów kwalifikowanych przeznaczonych na ten cel w projekcie. Nie ma możliwości aneksowania umowy o dofinansowanie w zakresie ograniczenia liczby osób zatrudnionych do realizacji projektu przy jednoczesnym zachowaniu poziomu kosztów kwalifikowalnych. Zmniejszenie liczby zatrudnionych osób przy jednoczesnym utrzymaniu poziomu kosztów kwalifikowalnych oznaczałoby wzrost jednostkowych kosztów wynagrodzenia pracowników. Powyższa zmiana mogłaby mieć wpływ na ostateczną ocenę wniosku o dofinansowanie oraz decyzję o przyznaniu dofinansowania. Jeżeli modyfikacja, np. w zakresie osób zatrudnionych w projekcie pociąga za sobą konieczność zmiany Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu (np. w nazwie działania dokładnie sprecyzowano liczbę planowanych do zatrudnienia osób, wysokość wynagrodzenia, czy rodzaj zawieranej z pracownikiem umowy), konieczne jest złożenie w RIF wniosku o wprowadzenie zmian w umowie. 4.2.2 Wskaźniki osiągnięcia celów projektu Jednym z kluczowych obszarów dotyczących prawidłowego rozliczenia projektu jest osiągnięcie założonych we wniosku o dofinansowanie wskaźników produktu i rezultatu. Przykładowe wskaźniki produktu i rezultatu, jak również metodologia ich określania znajdują się w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w ramach PO IG Działanie 8.1, która wraz z pozostałą dokumentacją programową, widnieje na stronie internetowej PARP (www.parp.gov.pl). PAMIĘTAJ! Dokładnie przeanalizuj planowane do osiągnięcia wskaźniki. Założenie we wniosku o dofinansowanie realnych do osiągnięcia wskaźników jest podstawą prawidłowego rozliczenia projektu. Często dopiero w trakcie realizacji projektu, bądź po jego zakończeniu okazuje się, że osiągnięcie założonych wskaźników jest trudne, a czasem wręcz niemożliwe. Dlatego też wskaźniki wynikające ze zdefiniowanych celów projektu muszą być obiektywnie weryfikowalne, realne do osiągnięcia oraz adekwatne do rodzaju projektu. W przypadku określenia w tabeli 17 wniosku o dofinansowanie Skwantyfikowane wskaźniki realizacji celów projektu np. zatrudnienia osób Beneficjent jest zobowiązany do osiągnięcia 8 z 9
zadeklarowanej wartości wskaźnika zatrudnienia i zrealizowania założonego celu Projektu oraz utrzymania trwałości Projektu. W związku z czym nawet w sytuacji, gdy PARP wyrazi zgodę na usunięcie z Harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu jednej z 4 planowanych do zatrudnienia osób, nie zwalnia to Beneficjenta z obowiązku wykazania na zakończenie realizacji projektu pełnego osiągnięcia założonych wskaźników rezultatu (4 osoby), jeśli jednym ze wskaźników rezultatu było właśnie zatrudnienie 4 osób. PAMIĘTAJ! Każda zmiana wartości danego wskaźnika wymaga uzyskania zgody PARP. Zgoda na dokonanie zmian w tabeli Skwantyfikowane wskaźniki realizacji celów projektu nie jest wydawana automatycznie. PRZYKŁAD 5: Beneficjent złożył w RIF wniosek o wprowadzenie do umowy obniżonych wartości wskaźnika rezultatu dotyczących liczby nowych klientów. We wniosku o dofinansowanie wskazano wartość bazową (na dzień planowanego rozpoczęcia projektu) na poziomie 4.000 teraz (po rozpoczęciu projektu zgodnie z harmonogramem) wartość ta wynosi 1.000 klientów. Wartość docelowa na moment zakończenia realizacji projektu określona we wniosku została na poziomie 8.000 klientów; Wnioskodawca chce utrzymać poziom przyrostu klientów przyjęty we wniosku tj. dodatkowe 4.000 i obecnie planuje, iż na zakończenie projektu wykaże się 5.000 klientów. Wskaźniki produktu i rezultatu powinny być obiektywne, adekwatne dla danego rodzaju projektu oraz powinny odzwierciedlać założone cele projektu. W związku z tym w przypadku, gdy Beneficjent wnioskuje o obniżenie zadeklarowanych we wniosku o dofinansowanie wartości wskaźników rezultatu, konieczna jest dokładna analiza założonych celów projektu. Obniżenie wartości ww. wskaźnika rezultatu w omawianym przykładzie jest możliwe, bowiem przyrost wskaźnika pozostaje na zamierzonym poziomie z przyczyn obiektywnych zmianie musi ulec wartość bazowa wskaźnika. Należy pamiętać, że zawsze zmiana wskaźnika wymaga indywidualnego podejścia do każdego przypadku oraz szczegółowej analizy zaproponowanych zmian w celu uniknięcia modyfikacji celu projektu. Zatem w opisanym przypadku Beneficjent powinien przedstawić szczegółowe uzasadnienie planowanych modyfikacji oraz wyjaśnienie przyczyn ich dokonania, a które następnie wraz z wnioskiem o wprowadzenie zmian w umowie zostaną przekazane do akceptacji PARP. Należy pamiętać, że obniżenie wskaźnika może mieć miejsce w absolutnie wyjątkowych sytuacjach (jak ta opisana powyżej). W przypadku braku możliwości osiągnięcia zaplanowanego wskaźnika rezultatu istnieje możliwość przesunięcia terminu jego osiągnięcia na lata późniejsze, w okresie trwałości projektu. UWAGA! W przypadku wielokrotnego aneksowania na wniosek Beneficjenta zapisów umowy PARP będzie rozpatrywać pozytywnie wnioski jedynie w przypadku wystąpienia przyczyn losowych i absolutnie niezależnych od Beneficjenta. 9 z 9