Najczęstsze błędy w dokumentach składanych przez Beneficjentów w celu przygotowania umowy o dofinansowanie w ramach POIG

Transkrypt

1 Najczęstsze błędy w dokumentach składanych przez Beneficjentów w celu przygotowania umowy o dofinansowanie w ramach POIG Szanowni Państwo, Poniższy wykaz został przygotowany na podstawie wyników dotychczasowej weryfikacji dokumentów składanych przez beneficjentów wybranych działań PO IG (Działanie 4.4, 5.4.1, 6.1, 8.1, 8.2) w Regionalnej Instytucji Finansującej w województwie śląskim. Niniejszy dokument ma za zadanie przybliżyć Państwu obszary, które mogą być obarczone ryzykiem popełnienia błędu. Dodatkowo przy wybranych pozycjach znajdą Państwo wskazówki, jak należy postępować. Mamy nadzieję, że poniższy materiał pozwoli Państwu na lepsze rozeznanie co do poprawności sporządzenia poszczególnych dokumentów. Prezentowane zestawienie ma jedynie charakter informacyjny i nie uwzględnia specyficznych wymagań dokumentacji w ramach poszczególnych działań PO IG oraz nie uwzględnia specyficznych uwarunkowań poszczególnych projektów. Informujemy, że w przypadku wątpliwości związanych z wypełnieniem dokumentów, mogą się Państwo skontaktować z osobą odpowiedzialną w GARR S.A. za sporządzenie umowy o dofinansowanie. Dane kontaktowe znajdują się w piśmie dotyczącym dostarczenia dokumentów do sporządzenia umowy o dofinansowanie. Zachęcamy do kontaktu z pracownikami RIF. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Zadanie dofinansowane przez Ministerstwo Gospodarki ze środków budżetu państwa

2 1. Uwagi do wszystkich dokumentów Dokumenty nie zostały podpisane przez osoby upoważnione (wskazówka: dokument powinny podpisać osoby uprawnione do reprezentowania firmy, tj. zgodnie z KRS, właściciel firmy działającej na podstawie wpisu do CEIDG, itp. lub zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem). Nazwa firmy nie została wpisana w sposób ściśle zgodny z dokumentem rejestrowym (wskazówka: użycie dużych i małych liter, separatorów, myślników, etc.) Tytuł projektu lub jego numer jest niezgodny z wnioskiem o dotację. Nieczytelne podpisy (wskazówka: wymagany jest zwykły podpis i pieczątka imienna albo czytelny podpis tak, aby umożliwić identyfikację przez kogo dany dokument został podpisany). Brak wpisanej daty, miejscowości lub pieczątki firmowej (tam gdzie dotyczy). Dokumenty są przygotowane wg nieprawidłowego wzoru (nieaktualnego lub dotyczącego np. osób fizycznych zamiast prawnych). Błędy rachunkowe w dokumentach. Dokumenty nie zostały potwierdzone prawidłowo za zgodność z oryginałem (wskazówka: przez kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem należy rozumieć: kopię dokumentu zawierającego klauzulę za zgodność z oryginałem umieszczoną na każdej stronie dokumentu wraz z czytelnym podpisem osoby uprawnionej, lub kopię dokumentu zawierającą na pierwszej stronie dokumentu klauzulę za zgodność z oryginałem od strony do strony oraz czytelny podpis osoby uprawnionej, a także parafowanie każdej strony dokumentu. Jeśli podpis nie jest czytelny, należy dać przy nim pieczątkę imienną). 2. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego i ZUS o nie zaleganiu z należnościami wobec Skarbu Państwa Złożenie kserokopii dokumentu potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę (wskazówka: powinien to być oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez notariusza). Złożenie nieaktualnych zaświadczeń (wskazówka: muszą być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem dostarczenia do RIF). Adres na zaświadczeniach niezgodny z dokumentem rejestrowym. W przypadku spółek cywilnych i spółek jawnych nie dostarczono zaświadczeń, osobno na spółkę i osobno na wszystkich wspólników. 3. Pełnomocnictwo uprawniające do podpisania umowy o dofinansowanie Brak oryginału dokumentu. Dokument nie został wystawiony w formie aktu notarialnego albo nie zawiera podpisu notarialnie poświadczonego. Wskazówka: przed złożeniem pełnomocnictwa proponujemy skontaktować się z pracownikiem RIF w celu weryfikacji prawidłowości pełnomocnictwa w zakresie jego treści.

3 4. Deklaracja Wnioskodawcy o niekaralności, zgodnie z np. 6b ust. 3 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. nr 42, poz. 275 ze zm.) w odpowiednim formacie dla osób fizycznych oraz dla Wnioskodawców nie będących osobami fizycznymi Dokument nie został przygotowany wg wzoru dostępnego na stronie internetowej PARP (na odpowiednim wzorze obowiązującym dla osób fizycznych bądź osób prawnych). Deklaracja nie została podpisana przez osobę uprawnioną. W przypadku spółek cywilnych nie dostarczono oddzielnych deklaracji wszystkich wspólników. W przypadku Wnioskodawcy nie będącego osobą fizyczną nie dostarczono oddzielne deklaracji każdego członka organu zarządzającego albo każdego wspólnika Wnioskodawcy nie posiadającego organu zarządzającego (zgodnie z zapisami KRS Wnioskodawcy). 5. Oświadczenie Wnioskodawcy o numerze rachunku bankowego lub kopia dokumentu wystawionego przez bank dotyczącego numeru rachunku bankowego Wnioskodawcy W dokumencie nie wskazano, który rachunek przeznaczony jest do obsługi zaliczki, a który do refundacji wydatków (jeśli Wnioskodawca korzysta z zaliczki). Nie dostarczono kopii dokumentu wystawionego przez bank dotyczącego numeru odrębnego rachunku bankowego założonego wyłącznie do obsługi płatności zaliczkowych potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wnioskodawcy (informacja o numerze/numerach rachunku bankowego może być potwierdzona na jednym lub oddzielnych dokumentach banku) nie dotyczy Poddziałania Oświadczenie o adresie zamieszkania Wnioskodawcy, będącego osobą fizyczną Dokument dotyczy wyłącznie Wnioskodawcy wpisanego do CEIDG. Brak oryginału dokumentu. W przypadku spółki cywilnej brak oświadczeń dla wszystkich wspólników. 7. Oświadczenie o spełnianiu kryteriów MSP W Oświadczeniu wybrano status przedsiębiorstwa niezgodnie ze statusem wskazanym we wniosku lub formularzach informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis / inną niż pomoc de minimis (wskazówka: dane powinny być zgodne we wszystkich dokumentach, jeśli nie są zgodne z wnioskiem o dofinansowanie należy złożyć wyjaśnienia). Wybrany status firmy w oświadczeniu nie pokrywa się z wartościami wykazanymi w punktach 6-8 (np. zaznaczono mikro, a wartości zatrudnienia czy finansowe są właściwe dla małego przedsiębiorstwa). W punkcie 3 zaznaczono, że firma nie jest przedsiębiorstwem samodzielnym, a jednocześnie w punkcie 4 oraz 5 nie wykazano przedsiębiorstw partnerskich lub powiązanych oraz nie dostarczono odpowiednich załączników a, b lub c. W przypadku przedsiębiorstw partnerskich lub powiązanych w punktach 6-8 nie uwzględniono danych wszystkich podmiotów (wskazówka: punkty należy wypełnić zgodnie z instrukcją - należy zsumować dane z załączników a i c oraz dane z załączników b przemnożone przez wskazany w załączniku procent).

4 W załącznikach a, b, c w nagłówkach dla poszczególnych okresów nie wpisano lat, których dotyczą okresy. W punktach 6-8 nie podano prawidłowych danych o wielkości zatrudnienia, obrotów ze sprzedaży oraz sumy aktywów bilansu za 3 ostatnie zamknięte okresy obrachunkowe. W punktach 6-8 nie wskazano prawidłowych jednostek kwot, tj. tys. EUR. W punktach 6-8 należy wypełnić daty w nagłówkach dla danego okresu sprawozdawczego w formacie dd.mm.rr. 8. Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie przygotowany zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U nr 53 poz. 312). Punkt 7 Formularza kod PKD nie jest zgodny z kodem wykazanym we wniosku o dofinansowanie. Informacje w punkcie A.5 Forma Prawna oraz A.6 nie są zgodne z Oświadczeniem o spełnieniu kryteriów MSP oraz wnioskiem o dofinansowanie. W części B Formularza punkty 1 i 2 nie wybrano prawidłowo opcji formy prawnej (wskazówka: należy wybrać odpowiednią opcję dla formy prawnej Wnioskodawcy (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w p. 1 nie może wybrać opcji nie dotyczy, musi zaznaczyć tak albo nie, a w p. 2 zaznacza nie dotyczy, a np. spółka jawna wypełnia te punkty odmiennie). Niewypełnione dalsze części oświadczenia (zwłaszcza E) albo niekompletne dane osoby upoważnionej do przedstawienia informacji (np. brak telefonu, stanowiska). 9. Kopie sprawozdań finansowych za okres 3 ostatnich lat obrotowych sporządzonych zgodnie z przepisami o rachunkowości Wymóg dotyczy Wnioskodawców, którzy są zobowiązani do sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami o rachunkowości. Jeśli firma nie ma takiego obowiązku, prosimy o przekazanie takiej informacji w piśmie. Niekompletne kopie sprawozdań finansowych (wskazówka: jako kopie sprawozdań finansowych należy przesłać Rachunek zysków i strat oraz Bilans). Dotyczy wyłącznie Działania sprawozdania nie wskazują wielkości udział eksportu (wskazówka: w takim przypadku prosimy o dostarczenie oświadczenia, z którego będzie wynikało, iż w okresie trzech ostatnich lat obrotowych poprzedzających rok, w którym został złożony wniosek o udzielenie wsparcia, średni udział eksportu, w całkowitej sprzedaży nie był większy niż 30%, oraz w żadnym z tych trzech lat obrotowych udział eksportu w całkowitej sprzedaży nie przekroczył 60%). 10. Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis przygotowany zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U nr 53 poz. 311) Punkt 7 Formularza - kod PKD nie jest zgodny z kodem wykazanym we wniosku o dofinansowanie. Informacje w punkcie A.5 Forma Prawna oraz A.6 nie są zgodne z oświadczeniem o spełnieniu kryteriów

5 MSP oraz wnioskiem o dofinansowanie. W części B Formularza punkty 1 i 2 nie wybrano prawidłowo opcji formy prawnej (wskazówka: należy wybrać odpowiednią opcję dla formy prawnej Wnioskodawcy (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w p. 1 nie może wybrać opcji nie dotyczy, musi zaznaczyć tak albo nie, a w p. 2 zaznacza nie dotyczy, a np. spółka jawna wypełnia te punkty odmiennie). Niewypełnione dalsze części oświadczenia (zwłaszcza D) albo niekompletne dane osoby upoważnionej do przedstawienia informacji (np. brak telefonu, stanowiska) na końcu dokumentu. 11. Oświadczenie Wnioskodawcy albo kopie zaświadczeń o otrzymanej przez Wnioskodawcę pomocy de minimis w okresie bieżącego roku i dwóch poprzednich lat kalendarzowych poprzedzających dzień zawarcia umowy o dofinansowanie (w EUR i PLN) Dokument dotyczy wyłącznie Wnioskodawców, którzy w ramach projektu ubiegają się o pomoc de minimis i którzy otrzymali pomoc de minimis w okresie bieżącego roku i dwóch poprzednich lat kalendarzowych poprzedzających dzień zawarcia umowy. Rozbieżności pomiędzy przedstawionymi zaświadczeniami o otrzymanej pomocy de minimis z bieżącego roku i dwóch poprzednich lat kalendarzowych, a informacjami wykazanymi we wniosku o dofinansowanie. (Wskazówka: Wnioskodawca w takiej sytuacji jest wzywany do wyjaśnień). Wskazówka: Jeżeli w dokumencie rejestrowym Wnioskodawcy wskazano kod PKD związany z działalnością z zakresu transportu drogowego Wnioskodawca zostanie poproszony o przedstawienie informacji, czy posiada licencję uprawniającą do prowadzenia działalności z zakresu transportu drogowego oraz, czy w przypadku posiadania licencji prowadzona jest rozdzielność rachunkowa dla działalności prowadzonej w sektorze transportu drogowego. 12. Oświadczenie Wnioskodawcy o nieotrzymaniu pomocy de minimis Brak oświadczenia (wskazówka: w związku z brakiem otrzymania pomocy de minimis w okresie bieżącego roku i dwóch poprzednich lat kalendarzowych poprzedzających dzień zawarcia umowy o dofinansowanie należy dostarczyć oryginał oświadczenia Wnioskodawcy o nieotrzymaniu pomocy de minimis w tym okresie. Należy sporządzić własny dokument brak wzoru). 13. Harmonogram rzeczowo-finansowy Niektóre zasady dotyczące wypełniania harmonogramu rzeczowo-finansowego są różne dla poszczególnych Działań PO IG, poniżej zawarto najbardziej uniwersalne uchybienia. Kwoty niezgodne z wnioskiem o dotację albo z wartościami akceptowanymi przez Komisję Konkursową (w przypadku niekwalifikowania przez Komisję Konkursową części wydatków). Nazwa wydatku jest niezgodna z wnioskiem o dotację (wskazówka: wymagane są pełne opisy wydatków tak jak we wniosku o dotację, nie należy ich zmieniać). Nazwy kategorii wydatków zostały zmodyfikowane (wskazówka: należy je pozostawić zgodne z wzorem). Daty etapów są niezgodne z okresami wykazanymi w harmonogramie płatności albo wniosku o dotację. Wskazówki:

6 o W przypadku Działania 8.2 należy pamiętać o wpisaniu prawidłowej daty końcowej dotyczącej zakupu ekspertyz, analiz przygotowawczych lub usług doradczych związanych z przygotowaniem projektu i poniesionych przed jego rozpoczęciem. Początkowa data to do 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o udzielenie wsparcia, natomiast końcowa to ostatni dzień przed dniem stanowiącym rozpoczęcie realizacji Projektu. o Wydatki uznane przez Komisję Konkursową za niekwalifikowalne należy: w ramach Działania 6.1 wykazać w osobnej części harmonogramu, w ramach Działania 8.2 wykazać w danej kategorii z wartością zerową albo obniżoną do wartości akceptowanej przez Komisję Konkursową. o Na etapie podpisania umowy o dofinansowanie RIF może dokonać zmiany w zakresie terminu realizacji projektu do r. przy uwzględnieniu pozostałych warunków dla poszczególnych działań PO IG. 14. Harmonogram płatności do umowy o dofinansowanie Niektóre zasady dotyczące wypełniania harmonogramu płatności są różne dla poszczególnych Działań PO IG, poniżej zawarto najbardziej uniwersalne uchybienia. Nie dostarczono oryginału harmonogramu. Kwoty wydatków wykazane w poszczególnych okresach i ich suma nie są zgodne z zatwierdzoną kwotą dofinansowania. Brak wykazania kwartałów, w których Wnioskodawca nie występuje z wnioskami o płatność (wskazówka: należy wpisać 0). Wskazano nieprawidłowy kwartał płatności pośrednich i końcowej (wskazówka: należy uwzględniać terminy etapów zgodnie z wnioskiem o dotację). Nieprawidłowe wskazanie pierwszej płatności refundacyjnej (wskazówka: pierwsza płatność refundacyjną należy wykazać najwcześniej w kwartale, w którym będzie podpisanie umowy. Ponadto płatności zaliczkowe i refundacyjne należy wykazywać w osobnych wierszach, nawet jeśli występują w tym samym kwartale). Kwota zaliczki przekracza dopuszczalny limit (wskazówka: w przypadku wnioskowania o wypłatę zaliczki w trakcie realizacji projektu transza zaliczki nie może przekroczyć 50,00% kwoty dofinansowania dotychczas nierozliczonego wnioskami o płatność zakresu rzeczowego projektu. W przypadku Działania 8. 2 obliczając wysokość dopuszczalnej w ramach realizacji projektu zaliczki, należy wyłączyć dofinansowanie przypadające na przedmiotowy etap realizacji projektu na Ekspertyzy, analizy przygotowawcze oraz usługi translacyjne i inne usługi doradcze związane z przygotowaniem realizacji projektu (wydatki poniesione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o udzielenie wsparcia). Ostatnia płatność nie jest wykazana w kwartale, w którym przypada ostatni dzień realizacji projektu (wskazówka: ostatnią płatność należy wykazać w postaci refundacji). Płatność końcowa wynosi mniej niż 10% przyznanej kwoty dofinansowania. Wskazówka dla Działania 4.4 PO IG: o w każdym roku realizacji projektu należy wykazać co najmniej dwa wnioski o płatność w terminie do 31 października. Należy wykazać wniosek o płatność końcową, ale proszę pamiętać, że łączne dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie zaliczki lub płatności pośrednich nie może przekroczyć 95% maksymalnej wysokości dofinansowania.