Maj 2015 r. WYTYCZNE Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej dla Powiatowych Urzędów Pracy w związku z rejestracją oświadczeń o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom na warunkach określonych w 1 pkt 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 kwietnia 2015 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę (Dz. U. poz. 588). Przepisy ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotyczące wykonywania pracy przez cudzoziemców w Rzeczypospolitej Polskiej (rozdział 16) wraz z przepisami wykonawczymi określają szczególne warunki dostępu cudzoziemców do rynku pracy. Mają one służyć zaspokojeniu potrzeb kadrowych pracodawcy oraz umożliwiać cudzoziemcom podejmowanie pracy. W przepisach określających kompetencje samorządu powiatowego w zakresie polityki rynku pracy (art. 9) wymieniono realizowanie zadań związanych z podejmowaniem przez cudzoziemców pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Wraz z dynamicznym wzrostem liczby rejestrowanych oświadczeń o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi (zwanych dalej oświadczeniami), które zazwyczaj dotyczą obywateli Ukrainy, rośnie liczba nadużyć, w szczególności składanie oświadczeń dla innych celów, niż powierzenie pracy cudzoziemcowi. W opinii Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej nie ma podstaw do rejestracji oświadczeń składanych przez osoby, które w rzeczywistości nie zamierzają (np. nie są w stanie) powierzyć pracy danemu cudzoziemcowi. Rejestracja oświadczenia nie powinna być wyłącznie czynnością techniczną. Urzędom rejestrującym oświadczenia zaleca się zwrócenie uwagi zarówno na wiarygodność zamiaru powierzenia wykonywania pracy, której dotyczy oświadczenie, jak też na staranność wypełnienia druku oświadczenia, ponieważ przedmiotowe oświadczenie może być podstawą uzyskania wizy w celu wykonywania pracy. W związku z powyższym rekomenduje się, by rejestracją oświadczeń zajmował się pracownik merytoryczny PUP. Zaleca się, aby pracownik PUP dokonujący rejestracji oświadczenia przedkładał pracodawcy do zapoznania się i podpisu pouczenie o konsekwencjach prawnych powierzenia pracy cudzoziemcowi, jak i wykorzystywania do celów niezgodnych z deklarowanymi. Zaleca się promowanie wykorzystania tzw. e oświadczenia. W związku z tym Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej przedstawia dobre praktyki w zakresie sposobu postępowania PUP przy rejestracji oświadczeń, mające na celu przeciwdziałanie nadużyciom związanym z oświadczeniami, w tym identyfikację przypadków, w których oświadczenia składane są dla pozoru i nie powinny być rejestrowane. 1. Weryfikacja tożsamości podmiotu składającego oświadczenie 1 pkt 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 kwietnia 2015 r. dotyczy oświadczeń podmiotów zamierzających powierzyć cudzoziemcowi wykonywanie pracy. Zdarzają się przypadki, w których oświadczenia składane są w imieniu osób/podmiotów nieistniejących albo wbrew wiedzy lub woli osoby wskazanej w oświadczeniu jako podmiot powierzający wykonywanie pracy. PUP powinien zatem sprawdzić, czy oświadczenie pochodzi rzeczywiście od podmiotu, na rzecz którego cudzoziemiec ma wykonywać pracę. Dane podmiotów prowadzących działalność gospodarczą można weryfikować w Internecie za pomocą wyszukiwarek podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Gdy podmiotem powierzającym pracę na podstawie oświadczenia jest rolnik, można wymagać dokumentu potwierdzającego prowadzenie gospodarstwa rolnego (np. zaświadczenie o nadaniu numeru identyfikacyjnego producenta rolnego, zaświadczenie o podleganiu 1
ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu KRUS, zaświadczenie z Urzędu Gminy o powierzchni fizycznej i przeliczeniowej gospodarstwa rolnego lub inny dokument potwierdzający posiadanie gospodarstwa rolnego). Inne dane osobowe można weryfikować na podstawie dowodów osobistych lub innych dowodów tożsamości. Oświadczenie powinno być podpisane i złożone przez osobę fizyczną powierzającą wykonywanie pracy albo umocowaną do reprezentacji jednostki organizacyjnej powierzającej wykonywanie pracy (w przypadku jednostek organizacyjnych wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego dane tych osób znajdują się w Rejestrze). Osoby te mogą korzystać z pośrednictwa pełnomocników, jednak z uwagi na pojawiające się nadużycia należy zwracać uwagę na aktualność i wiarygodność przedkładanych pełnomocnictw. W przypadku najmniejszych wątpliwości można wymagać przedstawienia odpowiednich pełnomocnictw poświadczonych notarialnie. 2. Weryfikacja zamiaru powierzenia pracy Podstawową przesłanką dopuszczenia obywatela państwa trzeciego do polskiego rynku pracy na podstawie oświadczenia jest rzeczywista potrzeba oraz zamiar pracodawcy powierzenia pracy cudzoziemcowi. Doświadczenie wskazuje, że w niektórych przypadkach podmioty składające oświadczenia nie mają zamiaru powierzyć wykonywania pracy cudzoziemcowi, a oświadczenie służyć ma cudzoziemcowi jedynie do ułatwienia jego wjazdu i samodzielnego poszukiwania pracy lub pobytu w innym celu na terytorium RP lub innego państwa obszaru Schengen, zaś osobie składającej oświadczenie i ewentualnym (często działającym nielegalnie) pośrednikom jedynie jako źródło zarobkowania. Taka praktyka jest sprzeczna z obowiązującym prawem, często prowadzi też do wykorzystywania obywateli Ukrainy. W związku z tym przy ocenie możliwości i zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi szczególną uwagę należy wykazać w przypadku podmiotów rejestrujących kilkadziesiąt lub więcej oświadczeń (jednorazowo lub w krótkim okresie), a także w przypadkach, kiedy istnieją wątpliwości, czy dany podmiot ma faktyczną możliwość powierzenia pracy i wypłaty wynagrodzenia za pracę. Zaniepokoić powinny w szczególności przypadki, gdy wg oceny PUP: - liczba oświadczeń osoby deklarującej zamiar zatrudnienia cudzoziemców znacznie przekracza jej realne potrzeby (np. kilkadziesiąt lub kilkaset oświadczeń składanych przez osobę prowadzącą niewielkie przedsiębiorstwo lub gospodarstwo rolne), - oświadczenie zamierza zarejestrować przedsiębiorca zarejestrowany w KRS lub CEiDG, który dokonał wpisu w okresie bezpośrednio poprzedzającym złożenie oświadczenia, zwłaszcza gdy nie zatrudnia żadnych pracowników, - działalność gospodarcza jest zawieszona lub okresy zawieszenia działalności znacznie przekraczają okres aktywnej działalności. Również takie okoliczności, jak status bezrobotnego, bezdomność czy brak wystarczających dochodów z reguły wskazują, że oświadczenie nie jest składane w celu powierzenia pracy cudzoziemcowi i nie będzie wykorzystane zgodnie z jego przeznaczeniem. Oświadczenia podmiotu, który nie zamierza powierzyć pracy cudzoziemcowi, lecz wykorzystać procedurę rejestracji do celów innych, niż powierzenie pracy, nie powinny być rejestrowane. PUP powinien skupić się na pomocy podmiotom rzeczywiście poszukującym pracowników, a nie na formalnej rejestracji bez względu na faktyczny cel osoby składającej oświadczenie. 3. Szczególne warunki dot. działania agencji zatrudnienia Zdarzają się przypadki składania oświadczeń przez agencje zatrudnienia albo osoby, które faktycznie świadczą usługi pośrednictwa pracy. Oświadczenie może zarejestrować agencja zatrudnienia jako podmiot powierzający pracę w rozumieniu ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, tj. wówczas gdy zatrudnia cudzoziemca dla własnych potrzeb (np. do prac biurowych) albo gdy świadczy usługi pracy tymczasowej. 2
Jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że agencja lub inna osoba składająca oświadczenie pośredniczy pomiędzy cudzoziemcem a faktycznym pracodawcą, oświadczenie nie powinno zostać zarejestrowane. W przypadku, gdy powierzającym wykonanie pracy jest agencja pracy tymczasowej, wskazane jest wpisywanie przy miejscu wykonywania pracy siedziby pracodawcy użytkownika lub miejsca, w którym cudzoziemiec wykonuje pracę na rzecz pracodawcy użytkownika. Należy zaznaczyć, że prowadzenie działalności polegającej na pośrednictwie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem jest działalnością regulowaną i wymaga uzyskania wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia (www.kraz.praca.gov.pl), pod rygorem kary grzywny nie niższej niż 3.000 zł. 4. Okres Należy pamiętać, że nie jest możliwe zarejestrowanie oświadczenia, w którym wskazano wsteczną datę rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Cudzoziemiec, dla którego wystawiono jedno lub kilka oświadczeń, może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę przez okres nie dłuższy niż łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Tak samo ograniczony jest okres pobytu na podstawie wizy udzielonej w związku z oświadczeniem. Należy zauważyć, że maksymalny okres 6 miesięcy jest niezależny od liczby oświadczeń wystawionych dla danego cudzoziemca, liczby pracodawców je wystawiających, zawodu, miejsca wykonywania pracy, rodzaju umowy czy podstawy pobytu na terytorium RP. Rejestracja oświadczenia przez PUP nie nadaje uprawnienia do wykonywania pracy przez okres dłuższy niż 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Jednakże w przypadku, gdy okoliczności wskazują, że dla cudzoziemca już wcześniej zarejestrowane było inne oświadczenie, PUP może głównie w interesie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy oraz cudzoziemca podjąć próbę wyjaśnienia, czy maksymalny okres wykonywania pracy zgodnie z oświadczeniem nie został przekroczony. Służyć temu mogą np. informacje nt. dat przekroczenia granicy przez tego cudzoziemca, okresów w jakich podmiot rejestrujący oświadczenie wcześniej zatrudniał cudzoziemca lub nt. oświadczeń wcześniej zarejestrowanych dla tego cudzoziemca. Informacji takich może dostarczyć system rejestracji oświadczeń albo podmiot składający oświadczenie (należy zauważyć, że podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i przechowywać przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca kopii tego dokumentu). W przypadkach, w których okoliczności wskazują na przekroczenie maksymalnego okresu wykonywania pracy zgodnie z oświadczeniami, Urząd powinien niezwłocznie poinformować organy kontroli legalności pracy, a także uprzedzić o tym podmiot składający oświadczenie. Z drugiej jednak strony nie jest uprawnione odmawianie rejestracji oświadczenia na okres dłuższy niż posiadana w danym momencie wiza, jeżeli nie został wyczerpany maksymalny okres pracy na podstawie oświadczenia/oświadczeń. Nowe oświadczenie mogłoby bowiem służyć cudzoziemcowi do ubiegania się o odpowiednie zezwolenie pobytowe albo wizę. 5. Uwzględnienie specyfiki i sytuacji na lokalnym rynku pracy Nadrzędną zasadą, która organizuje przyjęty w Polsce system rozwiązań w zakresie zatrudnienia obywateli państw trzecich, jest zasada komplementarności. Celem dopuszczenia obywatela państwa trzeciego do polskiego rynku pracy jest uzupełnienie niedoborów siły roboczej na lokalnym rynku pracy poprzez umożliwienie podmiotom powierzającym pracę pozyskanie pracowników z zagranicy. Zasada ta dotyczy również możliwości powierzenia pracy na podstawie oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy, pomimo iż stosowana w tym przypadku procedura została uproszczona. Jednak sama rejestracja oświadczeń nie może mieć miejsca w oderwaniu od sytuacji na lokalnym rynku pracy. Odnośnie deklaracji o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych w oparciu o lokalny rynek pracy należy podkreślić, ze pracownik PUP może 3
również przy okazji rejestracji oświadczenia przedstawić kandydatów do pracy w oparciu o rejestr osób bezrobotnych i poszukujących pracy. Dotyczy to również sytuacji, gdy na lokalnym rynku pracy znajdują się już cudzoziemcy, zwłaszcza obywatele Ukrainy wcześniej korzystający z oświadczeń. Ważne jest również ułatwianie pozyskiwania pracowników podmiotom wiarygodnym, rzetelnym, współpracującym ze służbami zatrudnienia Należy pamiętać, że zadaniem powiatowego urzędu pracy jest dbanie o lokalny rynek pracy, w szczególności poprzez unikanie jego destabilizacji. Stąd w przypadku wystąpienia jaskrawego ryzyka wywołania negatywnych konsekwencji na lokalnym rynku pracy (np. poprzez rejestrację oświadczeń, w zawodach w których zarejestrowanych jest duża liczba bezrobotnych lub za wynagrodzeniem znacznie poniżej stawek obowiązujących dotychczas na rynku), należy posługując się interpretacją celowościową rozważyć odmowę zarejestrowania oświadczenia. Dotyczyć to może zwłaszcza przypadku, gdy wcześniej, przed wydaniem wizy lub zezwolenia pobytowego, zarejestrowano dla tego cudzoziemca oświadczenie określające wyższe wynagrodzenie. 6. Współpraca z innymi instytucjami Przeciwdziałaniu nadużyć związanych z rejestracją oświadczeń powinna służyć harmonijna współpraca z Państwową Inspekcją Pracy, Strażą Graniczną i placówkami konsularnymi, w szczególności niezwłoczne udzielanie na ich wniosek wszelkich informacji związanych z rejestracją oświadczeń. W przypadku, gdy w ocenie Powiatowego Urzędu Pracy zachodzi podejrzenie występowania nadużyć związanych z wykorzystywaniem oświadczeń lub naruszenia przepisów prawa pracy, zwłaszcza w zakresie działalności agencji zatrudnienia, rekomenduje się niezwłoczne przekazanie informacji organom kontrolnym (SG, PIP, Policja). Należy starać się wypracować odpowiednia praktykę z lokalnymi oddziałami ZUS w przypadkach, których istnieje obowiązek zgłoszenia cudzoziemca do ubezpieczenia społecznego wynikający z deklarowanego rodzaju umowy lub charakteru pracy. W wyniku tych ustaleń można np. przekazywać informacje do ZUS o zarejestrowanych oświadczeniach w przypadku, gdy deklarowane jest zawarcie umowy o dzieło, podczas gdy zatrudnienie nosi znamiona stosunku pracy lub umowy zlecenia, celem dokonania przez ZUS stosownych kontroli. Ważne, żeby uprzedzić o zamiarze poinformowania ZUS osobę składającą oświadczenie. Należy ponadto pamiętać o koordynacyjnej roli wojewódzkich urzędów pracy w zakresie regionalnej polityki rynku pracy, która powinna być realizowana we współpracy z zainteresowanymi instytucjami, organizacjami pracodawców i związkami zawodowymi. 7. Współpraca z pracodawcami i cudzoziemcami Ważne jest by komunikacja z pracodawcami była oparta na wzajemnym zaufaniu i rzetelnej informacji. Stąd warto rozważyć umieszczenie w urzędzie i na stronach dokładnych informacji na temat m.in. aktualnych możliwości rejestracji oświadczeń w danej jednostce czasu (np. podanie czasu oczekiwania na rejestrację) oraz przypadków w których z powodu wysokiego ryzyka nadużyć każda sprawy będzie badana indywidualnie, co może dodatkowo wydłużyć postępowanie. Z powodu licznych przypadków nieprawidłowości w miarę możliwości należy zwracać uwagę podmiotom rejestrującym oświadczenia, iż praca jest przez cudzoziemca wykonywana legalnie pod warunkiem podpisania odpowiedniej umowy, oraz że oświadczenie nie jest umową. Należy ponadto zwracać uwagę, że w świetle 1 pkt 20 rozporządzenia MPiPS z dnia 21 kwietnia 2015 r. warunki pracy cudzoziemca, w szczególności poziom wynagrodzenia i rodzaj umowy, powinny być takie, jak określone w oświadczeniu. W razie wątpliwości PUP może zwrócić się do organów PIP z wnioskiem o weryfikację faktycznych warunków pracy. 4
Powyższe rozwiązania powinny być traktowane przez powiatowe urzędy pracy jako przykłady działań podejmowanych stosownie do specyfiki lokalnych rynków pracy w celu ograniczenia szczególnie jaskrawych nadużyć związanych z oświadczeniami, nie zaś utrudniania pracodawcom pozyskiwania pracowników z zagranicy. Jednocześnie należy mieć świadomość, że bez podjęcia odpowiednich środków zaradczych nadużycia mogą stopniowo się nasilać i obejmować coraz szersze obszary kraju. System oświadczeń będzie korzystny dla polskiego rynku pracy i cudzoziemców chcących podejmować pracę w Polsce i możliwy do utrzymania tylko pod warunkiem przestrzegania i egzekwowania przepisów prawa oraz uwzględniania interesów lokalnego rynku pracy. 5