Szanowni Państwo, Polskie Towarzystwo Kardiologiczne organizuje: XXII Międzynarodowy Kongres Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego. Termin Kongresu: 13 15 IX 2018 r. Miejsce Kongresu: Kraków Przewidywana liczba uczestników: ~ 4 500 Organizację Kongresu Zarząd Główny PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie / firmom z dużym doświadczeniem w organizowaniu wydarzeń podobnej rangi. Główne zadania (podzielone na trzy grupy zdefiniowane poniżej jako zadanie 1, 2, 3) mogą być realizowane łącznie przez jedną firmę lub osobno przez dwie lub trzy firmy wyłonione w drodze konkursu, deklarujące wzajemną współpracę. Oferta winna zawierać informacje wg wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędne w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy: 1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). 2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia. 3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 4. Oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji. 5. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w konkursie ofert i niezgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz ze złożoną ofertą, w tym 1
związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania Ofertowego. 6. Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań. 7. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu imprez z udziałem środowiska medycznego. 8. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany w wyznaczonym terminie do uzupełnienia oferty o brakujące dane. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również niewybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Komisji przysługuje prawo swobodnego prowadzenia negocjacji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego. Oceny ofert dokona komisja złożona z członków zaakceptowanego przez Zarząd Główny PTK Komitetu Organizacyjnego Kongresu. Konkurs przebiegać będzie dwuetapowo: - I etap - złożenie ofert i wstępna ich selekcja; - II etap - spotkanie z firmami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji. Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań. Wszystkie przedstawione koszty mogą podlegać dalszym negocjacjom. 2
Oferty (w formie papierowej i wersji elektronicznej) wraz ze wstępną koncepcją aranżacji przestrzeni kongresowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30 kwietnia 2017 r. do godziny 15.00 na adres: Prof. dr hab. n. med. Piotr Jankowski I Klinika Kardiologii i Elektrokardiologii Interwencyjnej oraz Nadciśnienia Tętniczego UJ CM Ul. M. Kopernika 17 31-501 Kraków z dopiskiem XXII MK PTK Kraków 2018. 3
ZADANIE 1 1. Wynajem na rzecz i wyłączność PTK Centrum EXPO KRAKÓW na miejsce obrad XXII w dniach 13-15.09.2018. Udostępnienie dla PTK pomieszczeń MCK do przygotowania kongresu od dnia 12.09.2018 r. 2. Zapewnienie 12 sal wykładowych (1 sala na minimum 800 osób, 4 sale na minimum 400 osób, 2 sale na minimum 200 osób, 4 sal na minimum 100 osób), pomieszczenia wykładowców z systemem przyjmowania prezentacji (tzw. slajd room), powierzchni wystawienniczej 2000 m 2, pokoju gości (tzw. VIP-room) i przestrzeni na sesje plakatowe na minimum 100 dwustronnych stanowisk. 3. Kompleksowe wyposażenie Centrum EXPO KRAKÓW w sprzęt audiowizualny zapewniający dobrą widoczność prezentacji z każdego miejsca i wysokiej jakości dźwięk, z obsługą oraz zapewnieniem mównic z monitorami podglądowymi na wszystkich salach wykładowych i ekranami podglądowymi na stołach prezydialnych. 4. Kompleksowe oświetlenie obiektu. 5. Dostarczenie energii elektrycznej do wszystkich przestrzeni wykorzystywanych przez Kongres, w tym wystawy firm na powierzchni wystawienniczej, przestrzeni na sesje plakatowe, inne dodatkowe wydzielone powierzchnie. Rozliczenie energii według zużycia. 6. Obsługa techniczna obiektu. 7. Zapewnienie cateringu płatnego przez uczestników Kongresu (restauracja). 8. Zapewnienie i obsługa szatni. 9. Nadzór przeciwpożarowy. 10. Zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk. 11. Kompleksowe sprzątanie obiektu w trakcie i po wydarzeniu z uwzględnieniem wszystkich wykorzystywanych powierzchni, kontenery na śmieci, wywóz śmieci. 12. Ochrona obiektu. 13. Zabezpieczenie medyczne. 14. Ubezpieczenie i obsługa prawna Kongresu. 15. Wytypowanie osoby odpowiedzialnej za wydarzenie. 16. Zapewnienie dostępu do internetu (Wi-Fi) na terenie całego obiektu lub co najmniej wydzielenie strefy internetowej Wi-Fi. 17. Zapewnienie dostępności oraz obsługa parkingów, w tym miejsc parkingowych dla szczególnych Gości Kongresu. 4
18. Przygotowanie sali na posiedzenie Zarządu Głównego PTK w dniu 12 września 2018 (środa) sala na 25 osób (godzina 11.00-14.00). 19. Przygotowanie sali na posiedzenie Zarządu Głównego PTK w składzie rozszerzonym dniu 12 września 2018 (środa) sala na 100 osób (godzina 15.00-18.00). 20. Zapewnienie 130 pokoi zarezerwowanych w dn. 12-15 września 2018 r. (3 noclegi). 21. Zapewnienie 20 pokoi zarezerwowanych w dn. 11-15 września 2018 r. (4 noclegi). 5
ZADANIE 2 1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie kongresu z możliwością dokonywania płatności, obsługa recepcji z przygotowaniem i wydawaniem identyfikatorów, certyfikatów, materiałów kongresowych oraz wystawiania faktur uczestnikom kongresu. 2. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Kongresu z możliwością rezerwacji noclegu. 3. Opracowanie identyfikacji wizualnej Kongresu. 4. Współudział w promocji Kongresu. 5. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego w wersji pełnej i skróconej do publikacji w formie papierowej i elektronicznej. 6. Aplikacja mobilna. 7. Przygotowanie toreb na materiały dla uczestników Kongresu oraz ich spakowanie (uwzględniając materiały kongresowe oraz reklamowe) 8. Przygotowanie identyfikatorów dla uczestników Kongresu (z logo sponsora umieszczonym na smyczy reklamowej ) 9. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe. 10. Zapewnienie korespondencji z zaproszonymi Gośćmi (ok. 150 osób) dotyczącej zakwaterowania w trakcie Kongresu 11. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Kongresu 12. Wydanie gazety kongresowej 13. Zapewnienie punktu informacyjnego. 14. Zapewnienie transportu dla wybranych gości Kongresu. 15. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana. 16. Przygotowanie techniczne i obsługa: sal wykładowych, slajd roomu, wystawy firm, sesji plakatowej, VIP-roomu i innych wykorzystywanych pomieszczeń. 17. Przygotowanie i obsługa slajd roomu i komputerów na salach wykładowych. 18. Obsługa sal wykładowych. 6
19. Przygotowanie powierzchni pod sesje plakatowe, w tym moderowane, na co najmniej 100 dwustronnych stanowisk, obsługa sesji plakatowej. 20. Wyposażenie sal wykładowych w podesty, stoły prezydialne, obrusy i krzesła, wyposażenie VIP-roomu. 21. Aranżacja sal wykładowych, przestrzeni wystawienniczej, przestrzeni kongresowej i VIProomu z cateringiem. 22. Podział przestrzeni wystawienniczej na stoiska, korespondencja z firmami oraz partnerami Kongresu. 23. Identyfikacja wizualna przed i w obiekcie kongresowym. 24. Przygotowanie i prowadzenie recepcji. 25. Aranżacja i przygotowanie jednej przestrzeni wykładowej typu Hub, na minimum 200-250 uczestników. 26. Przygotowanie stref wypoczynku. 27. Organizacja wieczornej kolacji ze specjalnymi atrakcjami dla uczestników Kongresu (w dniu 13 lub 14 września 2018 r.). Wynajem powierzchni pod jej organizację. 7
ZADANIE 3 1. Koordynacja pomiędzy poszczególnymi dostawcami usług realizującymi Kongres. 2. Współorganizacja imprez towarzyszących. 3. Współudział w promocji Kongresu i Towarzystwa. 8
Załącznik do "Zaproszenie do składania ofert" FORMULARZ KOSZTORYSU - XXII Międzynarodowy Kongres Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego Liczba uczestników ca. 4 500 osób Zadanie cena netto Pozycja 1 Pozycja 2 Pozycja n RAZEM 9