Instrukcja wypełniania formularzy o aktualizację danych w Krajowej bazie

Instrukcja wypełniania formularzy o aktualizację danych w Krajowej bazie Warszawa, sierpień 2014

Spis treści 1 DEFINICJE... 3 2 AKTUALIZACJA DANYCH... 4 3 RODZAJE WNIOSKÓW o AKTUALIZACJĘ DANYCH... 5 3.1 Aktualizacja danych... 5 3.2 Zamknięcie zakładu... 6 4 PROCES SKŁADANIA WNIOSKÓW AKTUALIZACYJNYCH PRZEZ UŻYTKOWNIKÓW... 6 4.1 Wypełnianie formularza wniosku Aktualizacja danych na stronie WWW... 8 4.2 Wypełnianie formularza wniosku Zamknięcia zakładu na stronie WWW... 13 kontakt: Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami 00-805 Warszawa, ul. Chmielna 132/134 tel.: +48 22 5696596 (dostępny w dni robocze w godzinach 9.00 15.00) fax.: +48 22 5696500 pomoc@krajowabaza.kobize.pl Działalność KOBiZE jest finansowana ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej» K O B i Z E «2

1 DEFINICJE Ilekroć w Instrukcji jest mowa o: 1) Administratorze Krajowej bazy rozumie się przez to Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami, działający w strukturze Instytutu Ochrony Środowiska - Państwowego Instytutu Badawczego w Warszawie, który prowadzi Krajową bazę. 2) Dniach roboczych rozumie się przez to wszystkie dni oprócz sobót, dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy ustalonych decyzją Dyrektora Instytutu Ochrony Środowiska Państwowego Instytutu Badawczego we wszystkich jednostkach organizacyjnych IOŚ-PIB, dostępną na stronie internetowej http://www.kobize.pl. 3) Formularzu Aktualizacyjnym rozumie się przez to formularz dostępny dla Użytkownika po zalogowaniu się na stronie internetowej http://www.krajowabaza.kobize.pl, który umożliwia Podmiotowi przekazanie Krajowemu ośrodkowi informacji o zmianie danych podanych we Wniosku dotyczących Podmiotu, Zakładu lub Użytkownika, niezbędnych do wygenerowania Wniosku Aktualizacyjnego. 4) Formularzu Rejestracyjnym rozumie się przez to formularz dostępny na stronie internetowej http://www.krajowabaza.kobize.pl, który umożliwia Podmiotowi przekazanie Krajowemu ośrodkowi danych (w tym danych osobowych Użytkowników w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101. poz. 926, z późn. zm.)) niezbędnych do wygenerowania Wniosku. 5) Koncie w Krajowej bazie rozumie się przez to konto założone przez Administratora Krajowej bazy dla Użytkownika, za pośrednictwem którego Użytkokwnik wprowadza raport roczny do Krajowej bazy. 6) Krajowym ośrodku rozumie się przez to Instytut Ochrony Środowiska Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie, któremu powierzono wykonywanie zadań Krajowego Ośrodka Bilansowania i Zarządzania Emisjami, zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji (Dz. U. Nr 130, poz. 1070, z późn. zm.). 7) Podmiocie rozumie się przez to Podmiot korzystający ze środowiska w rozumieniu art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 25, poz. 150, z późn. zm.), obowiązany na mocy ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji do sporządzenia i wprowadzenia do Krajowej bazy raportu rocznego w terminie określonym w ww. ustawie. 8) Użytkowniku lub Wskazanym Przedstawicielu rozumie się przez to osobę wskazaną przez Podmiot do zarządzania Kontem w Krajowej bazie w jego imieniu, w tym do» K O B i Z E «3

sporządzenia i wprowadzenia raportu rocznego, wskazaną przez Podmiot we Wniosku albo Wniosku Aktualizacyjnym. 9) Wniosku rozumie się przez to wniosek o utworzenie Konta w Krajowej bazie, wygenerowany jako dokument w formacie PDF na podstawie danych wprowadzonych do Formularza Rejestracyjnego, niezbędnych do zapewnienia Użytkownikowi dostępu do Konta w Krajowej bazie. 10) Wniosku Aktualizacyjnym rozumie się przez to wniosek o aktualizację danych podanych we Wniosku dotyczących Podmiotu, Zakładu lub Użytkownika, wygenerowany jako dokument w formacie PDF na podstawie danych wprowadzonych do Formularza Aktualizacyjnego. 11) Zakładzie rozumie się przez to zakład w rozumieniu art. 3 pkt 48 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008, Nr 25, poz. 150, z późn. zm.). 11) Numerze identyfikacyjnym Zakładu rozumie się przez to 6-cyfrowy unikalny numer identyfikacyjny Zakładu. Numer ten jest nadawany przez Krajowy ośrodek, po pozytywnym rozpatrzeniu Wniosku o utworzenie Konta w Krajowej bazie i przesyłany w wiadomości e-mail do wskazanych we Wniosku Przedstawicieli do prowadzenia sprawozdawczości dla opisanego Zakładu. Numer ten nadawany jest jeden raz przy pierwszej rejestracji Zakładu w Krajowej bazie. 2 AKTUALIZACJA DANYCH Wprowadzone do Krajowej bazy dane, które zostały przez Podmiot podane we wnioskach składanych do Krajowej bazy, tj. informacje dotyczące: Podmiotu nazwa, REGON, NIP i KRS, Zakładu adres, Wskazanych Przedstawicieli imię, nazwisko oraz PESEL nie są możliwe do zmiany przez Użytkownika z poziomu Konta w systemie Krajowej bazy. Aby dokonać zmiany tych danych w Krajowej bazie należy wypełnić Formularz Aktualizacyjny, przesłać go drogą elektroniczną do Administratora Krajowej bazy, a następnie złożyć podpisany Wniosek Aktualizacyjny w formie pisemnej do Krajowego ośrodka na adres: Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami, ul. Chmielna 132/134, 00-805 Warszawa, z dopiskiem Krajowa baza. Aktualizacji danych można dokonać wyłącznie za pomocą Formularza Aktualizacyjnego i Wniosku Aktualizacyjnego wygenerowanego na podstawie danych wprowadzonych do Formularza Aktualizacyjnego. Formularz Aktualizacyjny dostępny jest w zakładce Wnioski dla zakładu dopiero po zalogowaniu na konto Użytkownika.» K O B i Z E «4

Proces aktualizacji danych odbywa się w dwóch etapach: 1) wypełnienie Formularza Aktualizacyjnego na stronie WWW; 2) otrzymanie wiadomości e-mail zawierającej aktywujący adres URL (tylko w przypadku dodania bądź zmiany Użytkownika; 3) złożenie Wniosku Aktualizacyjnego w formie pisemnej. Złożenie Wniosku Aktualizacyjnego w innej formie lub niezgodnie z Instrukcją, stanowi brak formalny Wniosku Aktualizacyjnego i skutkuje pozostawieniem go bez rozpatrzenia, o czym Krajowy ośrodek informuje niezwłocznie wnioskodawcę. 3 RODZAJE WNIOSKÓW O AKTUALIZACJĘ DANYCH Wyróżniamy dwa rodzaje Formularzy/Wniosków Aktualizacyjnych: 1) Aktualizacja danych; 2) Zamknięcie zakładu. 3.1 Aktualizacja danych Wniosek Aktualizacyjny Aktualizacja danych należy złożyć w przypadku, gdy: 1) nieprawidłowo wprowadzono dane we wcześniejszych wnioskach składanych do Krajowej bazy (omyłki pisarskie); 2) nastąpiła zmiana: a) nazwy Podmiotu podanej we Wniosku; b) Podmiotu (podmiot przejmujący zakład jest następcą prawnym dotychczasowego podmiotu), a co za tym idzie numeru REGON, numeru NIP i numeru KRS; c) nazwy Zakładu podanej we Wniosku; d) administracyjnych danych adresowych Zakładu (np. ulicy, numer budynku); e) danych osób wskazanych we Wniosku jako Upoważnieni Przedstawiciele do wprowadzania raportów, takich jak imię i nazwisko; 3) nastąpiła konieczność dodania drugiego Użytkownika dla wybranego Zakładu bądź zmiany Wskazanego Przedstawiciela (poprzez usunięcie wskazanej osoby i dodanie innej). Jeżeli nowy Podmiot nie jest następcą prawnym, składa Wniosek o utworzenie Konta w Krajowej bazie. W przypadku gdy Podmiot nie może uzyskać dostępu do Konta przejętego Zakładu zarejestrowanego w Krajowej bazie z uwagi na brak możliwości:» K O B i Z E «5

zalogowania się przez osoby wskazane do wprowadzania raportów we Wniosku do sporządzenia i wprowadzenia raportu w imieniu Podmiotu do Krajowej bazy, a z różnych powodów nie została wcześniej wszczęta procedura usunięcia Wskazanego Przedstawiciela oraz dodania na jego miejsce nowego Użytkownika (np. Użytkownik przestał być pracownikiem Zakładu i przed odejściem z pracy nie uruchomił procedury dodania dodatkowego Przedstawiciela poprzez wypełnienie stosownego Wniosku Aktualizacyjnego, dostępnego po zalogowaniu na Konto w Krajowej bazie, w zakładce Wnioski dla zakładu ) skorzystania z opcji Przypomnij hasło w celu ponownego uzyskania dostępu do Konta w Krajowej bazie, gdyż adres email, na który został uprzednio wysłany login i hasło z różnych względów nie jest już aktywny, powinien, w celu uzyskania dostępu do Konta i aktualizacji danych związanych ze zmianą prowadzącego instalację oraz Wskazanych Przedstawicieli wypełnić Formularz uzyskania dostępu do utworzonego konta w Krajowej bazie dostępny na stronie internetowej http://www.krajowabaza.kobize.pl w zakładce Wnioski i przesłać do KOBiZE w formie papierowej Wniosek o uzyskanie dostępu do utworzonego Konta w Krajowej bazie. 3.2 Zamknięcie zakładu Wniosek Aktualizacyjny Zamknięcie zakładu należy złożyć w przypadku, gdy w danym Zakładzie zostaje zakończona działalność. Wówczas Podmiot powinien złożyć raport za ten okres w roku sprawozdawczym, w którym eksploatowane były instalacje zlokalizowane na terenie danego Zakładu, a następnie złożyć Wniosek Aktualizacyjny Zamknięcie zakładu. 4 PROCES SKŁADANIA WNIOSKÓW AKTUALIZACYJNYCH PRZEZ UŻYTKOWNIKÓW Po zalogowaniu się do systemu Krajowej bazy otwiera się okno powitalne, gdzie należy dokonać wyboru Zakładu, dla którego zaistniała konieczność złożenia Wniosku Aktualizacyjnego. Po wybraniu Zakładu należy wybrać zakładkę Wnioski dla zakładu (Rys. 1). Wówczas wyświetli się lista wniosków jakie zostały już złożone dla danego Zakładu.» K O B i Z E «6

Rys. 1. Menu zakładu Aby wypełnić Formularz Aktualizacyjny i złożyć go w postaci elektronicznej należy nacisnąć przycisk Złóż nowy wniosek zlokalizowany z prawej strony ekranu. Wyświetli się wówczas okno, w którym należy pobrać właściwy do wypełnienia Formularz Aktualizacyjny. Po złożeniu Formularza Aktualizacyjnego drogą elektroniczną, należy pobrać w postaci pliku PDF Wniosek Aktualizacyjny, wydrukować, uzupełnić wymagane podpisy i pieczątki. Następnie podpisany Wniosek Aktualizacyjny wraz z wymaganymi załącznikami należy wysłać na adres Krajowego ośrodka. Na liście wniosków dla Zakładu wyświetlany jest Wniosek o utworzenie konta oraz wszystkie Wnioski Aktualizacyjne przypisane do wybranego Zakładu, z widoczną datą utworzenia i aktualnym statusem (brak statusu, oczekujący, rozpatrywany, wycofany, odrzucony, zaakceptowany). Wnioski Aktualizacyjne, które nie mają nadanego statusu można usunąć lub pobrać w formacie PDF, natomiast te, które mają nadany konkretny status można jedynie pobrać w formacie PDF, nie jest możliwe ich usunięcie. Każdy ze Wskazanych Przedstawicieli do wprowadzania raportów może pobrać w formacie PDF jedynie te wnioski, które były składane przez niego. Drugi Wskazany Przedstawiciel nie może pobrać tych wniosków w formacie PDF, są one dla niego widoczne jedynie na liście wniosków dla Zakładu, z aktualnym statusem wniosku i datą utworzenia. Ze względu na zawartość we Wniosku o utworzenie konta w Krajowej bazie danych osobowych Wskazanych Przedstawicieli do wprowadzania (w tym nr dowodu, nr PESEL), nie jest możliwy podgląd tego Wniosku przez Użytkowników.» K O B i Z E «7

Nowy Wniosek Aktualizacyjny można złożyć jedynie wówczas, gdy wszystkie dotychczasowe Wnioski Aktualizacyjne na liście są rozpatrzone przez Administratora Krajowej bazy. 4.1 Wypełnianie formularza wniosku Aktualizacja danych na stronie WWW Po pobraniu Formularza Aktualizacyjnego Aktualizacja danych zostanie wyświetlony formularz wypełniony danymi Podmiotu, Zakładu i Wskazanych Przedstawicieli do sporządzania i wprowadzania raportów, które zostały zawarte we wcześniejszych wnioskach składanych do Krajowej bazy. W przypadku, gdy zmianie uległy dane Podmiotu, należy odpowiednio dokonać zmian w tych polach, wprowadzając aktualne informacje w części, gdzie wyświetlane są dane Podmiotu składającego wniosek: Nazwa nazwa Podmiotu, zgodnie z nazwą zawartą w Krajowym Rejestrze Sądowym, ewidencji działalności gospodarczej albo w innym rejestrze umożliwiającym weryfikację danych Podmiotu; REGON 9-cyfrowy numer statystyczny podmiotu gospodarczego w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej; jeżeli nie nadano numeru REGON należy zaznaczyć pole brak ; NIP 10-cyfrowy numer identyfikacji podatkowej; jeżeli nie nadano numeru NIP należy zaznaczyć pole brak ; KRS 10-cyfrowy numer podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym; w przypadku Podmiotu nie wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego należy zaznaczyć pole brak. Ponieważ Wniosek Aktualizacyjny musi zostać podpisany i przesłany w formie pisemnej do Krajowego ośrodka, należy w Formularzu Aktualizacyjnym podać również imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania Podmiotu, które będą podpisywały Wniosek Aktualizacyjny. Jako osoby uprawnione do reprezentowania Podmiotu należy wskazać: członków reprezentacji zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w KRS albo w umowie spółki w przypadku spółek prawa handlowego, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, wspólników spółki w przypadku spółek cywilnych, bądź inne osoby właściwie umocowane w takim przypadku należy do Wniosku o aktualizację danych w Krajowej bazie dołączyć stosowne pełnomocnictwo udzielone w formie pisemnej,» K O B i Z E «8

podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji lub inny dokument będący podstawą do podejmowania czynności w imieniu lub na rzecz określonego Podmiotu. W przypadku wypełniania Formularza Aktualizacyjnego Aktualizacja danych w celu wprowadzenia zmian dotyczących Zakładu, należy wskazać przyczyny tych zmian, odznaczając odpowiednie pole/pola: a) nieprawidłowo wprowadzone dane we wcześniejszych wniosku składanych do Krajowej bazy (np. podanie adresu siedziby Podmiotu zamiast lokalizacji Zakładu, inne omyłki pisarskie); b) zmiana nazwy Zakładu; c) administracyjna zmiana danych adresowych Zakładu (np. nazwy ulicy, numeru budynku). Jeżeli nazwa Zakładu lub dane adresowe nie będą zmieniane (edytowane), zaznaczenie powodu aktualizacji nie jest wymagane. W przypadku, gdy zmianie uległy dane Zakładu, jakie podane były we Wniosku, należy odpowiednio dokonać zmian wprowadzając w tych polach aktualne dane. Jeżeli niepoprawnie wprowadzono we Wniosku dane dotyczące lokalizacji Zakładu, należy odpowiednio poprawić informacje w poszczególnych polach: Nazwa zakładu zakład, na terenie którego eksploatowane są instalacje; Ulica o ile istnieje; Nr budynku o ile istnieje; Nr lokalu o ile istnieje; Miejscowość nazwa miejscowości, w której znajduje się zakład; Kod pocztowy kod pocztowy miejscowości, w której znajduje się pocztowy urząd nadawczy; Poczta nazwa miejscowości, w której znajduje się pocztowy urząd nadawczy, o ile inna niż miejscowość; Województwo; Powiat; Gmina. W przypadku, gdy podmiot wprowadza do powietrza substancje w wyniku eksploatacji wyłącznie urządzeń (w tym środków transportu), należy podać dane dotyczące Podmiotu. Przeniesienie Zakładu (eksploatowanych instalacji) w inne miejsce jest związane ze zmianą lokalizacji tego Zakładu i tym samym zmianą jego oddziaływania na środowisko.» K O B i Z E «9

W takim przypadku Zakład przeniesiony traktuje się jako nowy Zakład i należy dla niego złożyć Wniosek o utworzenie Konta w Krajowej bazie. Dla takiego przypadku nie jest dopuszczalne złożenie Wniosku Aktualizacyjnego. W przypadku zmiany lokalizacji Zakładu należy złożyć Wniosek o utworzenie Konta w Krajowej bazie dla nowej lokalizacji Zakładu. Wypełniając ten formularz należy wskazać aktualny zakres korzystania ze środowiska w Zakładzie, tzn. zaznaczyć czy w Zakładzie ma miejsce wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza, czy z Zakładu odprowadzane są ścieki do wód lub do ziemi, czy pobierana jest woda podziemna lub powierzchniowa z ujęć własnych, czy składowane są odpady (dotyczy składowisk). W przypadku, gdy podmiot wprowadza do powietrza substancje w wyniku eksploatacji wyłącznie urządzeń (w tym środków transportu), należy podać dane dotyczące Podmiotu. W dalszej części formularza wyświetlona jest lista Wskazanych Przedstawicieli do sporządzania i wprowadzania raportów, przypisanych do wybranego Zakładu: Imię; Nazwisko. Do każdego Zakładu musi być przypisany co najmniej jeden Wskazany Przedstawiciel do sporządzania i wprowadzania raportów. Dodanie drugiego Użytkownika do prowadzenia sprawozdawczości dla opisywanego Zakładu jest opcjonalne i możliwe po wybraniu przycisku Dodaj Drugiego Przedstawiciela. Należy wówczas wypełnić następujące pola: Imię; Nazwisko; E-mail - służbowy adres poczty elektronicznej dodawanego Przedstawiciela, na który będzie wysłany login i hasło; oraz powtórzyć wpisany adres e-mail. Pozostałe wymagane informacje Użytkownik będzie musiał uzupełnić już po zalogowaniu się na Konto. Dodanie drugiego Użytkownika do sporządzania i wprowadzania raportów możliwe jest jedynie w przypadku, gdy do wybranego Zakładu przypisany jest tylko jeden Przedstawiciel. W przypadku, gdy Użytkownik chce dokonać zmiany Przedstawiciela dla danego Zakładu, wówczas powinien usunąć go z listy a następnie dodać nową osobę, wpisując w odpowiednie pola jej dane: imię, nazwisko, adres e-mal. Do jednego Zakładu może być przypisanych maksymalnie dwóch Wskazanych Przedstawicieli. Osoba wypełniająca Formularz Aktualizacyjny ma również możliwość usunięcia samego siebie. W odpowiedzi na przesłany Formularz Aktualizacyjny system wysyła na adres e-mail dodawanego Użytkownika do sporządzania i wprowadzania raportów wiadomość z» K O B i Z E «10

aktywującym adresem strony internetowej. Adres ten służy do rozpoczęcia procesu aktywacji Wniosku. Otwierając w przeglądarce otrzymany adres URL albo klikając w link następuje przejście do etapu aktywacji Wniosku. Jeżeli po wysłaniu Formularza Aktualizacyjnego w ciągu 24 godzin nie dotarła wiadomości e-mail z aktywującym adresem URL, w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy wiadomość nie znalazła się w folderze niechcianej poczty (SPAM). Przyczyną nieotrzymania wiadomości może być błędnie podany w Formularzu Aktualizacyjnym adres e-mail dodawanego Użytkownika. W takim przypadku konieczne jest usunięcie Wniosku Aktualizacyjnego z listy wniosków, ponowne wypełnienie Formularza Aktualizacyjnego i poprawne wpisanie adresu e-mail. Otwierając w przeglądarce otrzymany na adres e-mail aktywujący adres URL albo klikając w link następuje aktywacja Wniosku Aktualizacyjnego. Jeśli w Formularzu Aktualizacyjnym dodawanych było dwóch Wskazanych Przedstawicieli, to do pełnej aktywacji Wniosku Aktualizacyjnego konieczne jest kliknięcie w linki aktywujące przez obie osoby. Jednocześnie w wyniku aktywacji adresów URL przez obu dodawanych Przedstawicieli do wprowadzania raportów, system wysyła wiadomość e-mail na adres osoby wypełniającej formularz, zawierającą Wniosek w formacie PDF oraz wskazówki co do dalszego postępowania. Wniosek należy wydrukować, podpisać i przesłać na adres: Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami ul. Chmielna 132/134 00-805 Warszawa Krajowa baza Dane obowiązkowe (których podanie jest obligatoryjne) są w Formularzu Aktualizacyjnym oznaczone symbolem * (gwiazdka). Przesłanie wypełnionego Formularza Aktualizacyjnego drogą elektroniczną do Administratora Krajowej bazy, następuje poprzez naciśnięcie pola Złóż wniosek. Po złożeniu Formularza Aktualizacyjnego drogą elektroniczną, system wyświetli zaktualizowaną listę wniosków dla wybranego Zakładu. Wygenerowany na podstawie wprowadzonych do Formularza Aktualizacyjnego danych Wniosek Aktualizacyjny należy pobrać w formacie PDF, wydrukować, uzupełnić wymagane podpisy oraz pieczątki i wraz z wymaganymi załącznikami przesłać na adres Krajowego ośrodka. Pola na Wniosku Aktualizacyjnym, w których dokonano zmiany zostaną wyróżnione, widoczne będą zarówno dane przed zmianą, jak i nowe informacje. W przypadku, gdy W Formularzu Aktualizacyjnym dodawane były nowe osoby do prowadzenia sprawozdawczości, Wniosek Aktualizacyjny będzie możliwy do pobrania dopiero» K O B i Z E «11

po aktywacji adresów URL przez dodawanych Przedstawicieli do sporządzania i wprowadzania raportów. W przypadku, gdy do Formularza Aktualizacyjnego wprowadzono błędnie dane należy taki formularz usunąć z listy wniosków, wybierając w kolumnie Akcja opcję Wycofaj wniosek i wypełnić Formularz Aktualizacyjny ponownie. W przypadku, gdy nastąpiła zmiana danych Podmiotu lub osób uprawnionych do reprezentowania Podmiotu, które będą podpisywały Wniosek Aktualizacyjny, należy dołączyć do Wniosku Aktualizacyjnego oryginały albo kserokopie, potwierdzone za zgodność z oryginałem następujących dokumentów, potwierdzających wprowadzone zmiany: aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, nie starszego niż 3 miesiące (w przypadku spółek prawa handlowego), bądź wydruk ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości, którego nie trzeba potwierdzać za zgodność z oryginałem;; zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą); umowy spółki cywilnej w celu weryfikacji prawidłowości reprezentacji (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej); albo zaświadczenia potwierdzającego nadanie numeru REGON, jeżeli numer taki nie został nadany zaświadczenia o wpisie do innego rejestru umożliwiającego weryfikację danych podmiotu (np. zaświadczenia o wpisie do ewidencji producentów z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa) np. w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność rolniczą lub ogrodniczą. Przez kopię dokumentu potwierdzoną za zgodność z oryginałem należy rozumieć: kopię dokumentu zawierającą klauzulę za zgodność z oryginałem umieszczoną na każdej stronie dokumentu wraz z datą i czytelnymi podpisami 1 osób uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, kopię dokumentu zawierającą na jednej ze stron dokumentu klauzulę za zgodność z oryginałem od strony 1 do strony wraz z datą i czytelnymi podpisami 1 osób uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Wszystkie strony tak potwierdzonego dokumentu muszą być ponumerowane i przedstawione w sposób wskazujący na integralność dokumentu (np. zszyte). Zgodność z oryginałem kopii dokumentów powinna być poświadczona przez: osobę lub osoby upoważnione do reprezentacji wnioskodawcy, notariusza, adwokata lub radcę prawnego. 1 Podpis nieczytelny jest dopuszczalny wyłącznie z pieczęcią imienną osoby składającej podpis.» K O B i Z E «12

W przypadku, gdy jako osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu zostaną wprowadzone inne osoby, niż te które zostały podane we wcześniejszych wnioskach składanych do Krajowej bazy, należy do Wniosku Aktualizacyjnego dołączyć stosowny dokument będący podstawą do podejmowania czynności w imieniu lub na rzecz określonego Podmiotu (np. aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, stosowne pełnomocnictwo lub dokument będący podstawą do podejmowania czynności w imieniu lub na rzecz określonego Podmiotu). Administrator Krajowej bazy przekazuje drogą elektroniczną, na adres poczty elektronicznej Użytkownika składającego Wniosek Aktualizacyjny informację o pozytywnym rozpatrzeniu i aktualizacji danych, natomiast do dodawanych Wskazanych Przedstawicieli zostają przesłane wiadomości e-mail zawierające dane dostępowe do kont (loginy i hasła). W przypadku złożenia błędnie wypełnionego Wniosku Aktualizacyjnego, lub bez kompletu wymaganych dokumentów wzywa się podmiot do usunięcia braków w terminie 14 dni roboczych, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia. 4.2 Wypełnianie formularza wniosku Zamknięcia zakładu na stronie WWW Po pobraniu Formularza Aktualizacyjnego Zamknięcie zakładu zostanie wyświetlona lista Zakładów przypisanych do konta osoby wypełniającej Formularz Aktualizacyjny, na której trzeba odznaczyć Zakłady do zamknięcia. Ponieważ Wniosek Aktualizacyjny musi zostać podpisany i przesłany w formie pisemnej do Krajowego ośrodka, należy w Formularzu Aktualizacyjnym podać również imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu, które będą podpisywały Wniosek Aktualizacyjny. Po wypełnieniu i zatwierdzeniu Formularza Aktualizacyjnego przyciskiem Złóż wniosek, system wyświetli zaktualizowaną listę wniosków dla wybranego Zakładu. Wniosek Aktualizacyjny należy pobrać w formacie PDF, wydrukować, uzupełnić wymagane podpisy oraz pieczątki i przesłać na adres Krajowego ośrodka. W przypadku, gdy jako osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu zostaną wprowadzone inne osoby, niż te które zostały podane we wcześniejszych wnioskach składanych do Krajowej bazy, należy do Wniosku Aktualizacyjnego dołączyć stosowny dokument będący podstawą do podejmowania czynności w imieniu lub na rzecz określonego Podmiotu (np. aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, stosowne pełnomocnictwo lub dokument będący podstawą do podejmowania czynności w imieniu lub na rzecz określonego Podmiotu).» K O B i Z E «13

W przypadku, gdy do Formularza Aktualizacyjnego wprowadzono błędnie dane należy taki formularz usunąć z listy wniosków, wybierając w kolumnie Akcja opcję Wycofaj wniosek i wypełnić Formularz Aktualizacyjny ponownie.» K O B i Z E «14